ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ

Transkript

1 ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ

2 YATAKLI TEDAVİ KURUMLARI TIBBÎ KAYIT VE ARŞİV HİZMETLERİ YÖNERGESİ : ( Sağlık Bakanı'nın tarih ve sayılı olurları ile yürürlüğe girmiştir. ) Madde 1 - Bu Yönergenin amacı, Yataklı Tedavi Kurumlarına muayene, teşhis ve tedavi amacıyla gelen hastalara, yaralılara, acil ve adlî vak'alara ait kayıtların, düzenlenen ve kullanılan dokümanların toplanmasına ve bu dokümanların hastaların daha sonraki başvurularında veya araştırmacılar veyahut adlî makamlarca her istenildiğinde derhal hazır bulundurulması için merkezi tıbbî kayıt ve arşiv sistemi içinde tasnif ve muhafaza edilmesine ilişkin usûl ve esasları belirlemektir.

3 Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönerge: "( sayılı onayla değişiklik) Kurumlarda kağıt üzerinde tutulan, kurum dışına çıkmayan ve hukuken ıslak imza gerektirmeyen poliklinik defterleri,laboratuvar defterleri, yatan hasta takip kartları, anamnez formları, tedavi takip kartları gibi sağlık kayıtları ve belgeleri, lüzumu halinde istenilen içerik ve formatta çıktıları alınacak şekilde olmak şartıyla, elektronik imza uygulamaları yaygınlaşana kadar, belirlenen standart ve kurallar çerçevesinde gerekli yedekleme ve güvenlik önlemleri alınarak yapılandırılan kurumlar sadece elektronik ortamda tutabilir, iş ve işlemler bu ortamda gerçekleştirilebilir."

4 Arşiv bir kurumun bilgi deposu ve hafızası olduğunu Arşiv atık evraklardan oluşan bir depo olmadığını UNUTMAYIN

5 Bu Çalışmalar ile; Kurumda üretilen belgelerin sistematik olarak düzenlenmesi, Tasnif edilmesi, Dosyalanması, Depolanması, Ödünç-İade Takibi, Saklanmasına gerek kalmayan malzemenin imha edilmesi, Belgelerin Dijital ortama aktarılması, Hedeflenmektedir.

6 1 - İŞ ANALİZİ VE ÖN ÇALIŞMALAR

7 İŞ ANALİZİ VE ÖN ÇALIŞMALAR ÜÇ ANA BAŞLIKTAN OLUŞMAKTADIR A - BELGE ENVANTERLERİNİN ÇIKARILMASI B - AYIKLAMA VE İMHA ENVANTERİ HAZIRLANMASI C - SAKLAMA PLANI HAZIRLANMASI

8 amacıyla yapılmaktadır. A - BELGE ENVANTERLERİNİN ÇIKARILMASI Bu Çalışma; Saklama Planının yapılması, Ayıklama ve İmha Planlaması hazırlanması, Fiziksel düzenleme, Dijital arşivleme,(milat bir tarih) Doğru belgeye en kısa sürede ulaşılması

9 B - AYIKLAMA VE İMHA YÖNETMELİĞİ Kurumların hizmet ve eylemleri sonucu oluşan ve yasal gerekler veya kurumsal hizmet gereğince saklanması gerekenler, yasal bakımdan önemini yitiren belgelerin ayıklanarak imha edilmesine dair uygulamaları düzenlemek amacıyla hazırlanmaktır.

10 C - SAKLAMA PLANI HAZIRLANMASI Birimlerin görevleri ve eylemleri sonucunda hangi tür belgeleri ürettikleri, Üretilen belgelerin birimsel bazda konuları, Yıllık üretilen belge miktarı, Belgelerin artış hızı.

11 Aynı tür belgelerin, farklı adlarla isimlendirilmesinin önlenmesi amacıyla, klasörlerin konu başlıklarının belirlenmesi, Saklama süreleri ve kurumda sürekli saklanması gereken belgeler ve bilgisel değerleri nedeniyle gelecekte ihtiyaç duyulacak nitelikteki belgelerin saptanmasını, kapsayacak bir çalışmadır.

12 Bu çalışma sayesinde : Kurum arşivlerinde gereksiz yere belge tutulması önlenecek ve Arşiv depolarında geniş yer kazanımları sağlanacaktır, Belgelerin ödünç iade, ayıklama imha prosedürleri oluşturulacak sorumluluk, kişilere değil sisteme verilmiş olacaktır, Standart Dosya Planı daha etkin oluşturulabilecektir.

13 2 FİZİKSEL DÜZENLEME

14 HAFIZASI SAĞLAM KURUM KARIŞIK HAFIZALI KURUM

15 Fiziksel düzenleme ile; Kurum arşivinde bulunan belgeler tek tek ele alınarak tarayıcı ile saklama planı doğrultusunda dijital Dosya/Klasörü oluşturulup, ilgili hasta dosyası veya klasör barkotlanır. Dosya/Klasörler; arşiv kutularına barkot seri numarasına göre istiflenir. Barkodlanan Dosya/Klasör raf adres bilgileri Arşiv Yönetim Sistem Bilgisayar Programına (HBYS) giriş işlemi yapılır. (sistemde halen sadece dosya numarası bulunmaktadır) Bu işlemler sayesinde arşivde mevcut belgeler Kayıt altına alınmış olur.

16 İmha edilmesi gereken belgeler ayıklanarak depoda yer tasarrufu sağlanacaktır, (hasta dosyaları 100 yıl saklama süresi) arşiv alanı(m2) H.dosya sayısı personel Çelebi Hastanesi (2008) /30-90sf 3+1 Yoncalı FTR Has /25-30sf 1 Tavşanlı Hastanesi /30-35sf 2 Simav Hastanesi /15-20sf 2 Gediz Hastanesi /20-25sf 1 Emet Hastanesi Bilgisayar programına girilmiş olan bilgiler ile istenildiği zaman bu belgelere; Fiziksel olarak maksimum 2 dakika içinde, Dijital olarak maksimum 1 dakika da ulaşılması sağlanmaktadır Bu çalışmalar sonucunda Arşiv Depoları standartlara uygun hale getirilmiş olacaktır.

17 BELGE/HASTA DOSYA/KLASÖRLERİ BARKODLAMANIN AVANTAJLARI Tek tek barkodlama, belgelerin ödünç-iade işlemlerini hızlandıracak ve sisteme birebir bağlı olmasını sağlayacaktır. İmha işlemi, evrak - barkod bazında gerçekleşeceği için daha güvenilir olacaktır. Belgelerin sorgulanma sonucunda raporlaması daha kolay olacaktır. Hangi belgenin nerede olduğu net olacaktır.

18 İstenildiği takdirde barkodun üzerine birim konu gibi bilgiler barkod numarası olarak verilebilir, Belge/Dosya veya Klasörün barkodunu okuyarak hangi birim/servise ait olduğu ve konusu bilgilerine ulaşılabilecektir. Belgelerin tek tek barkodlanması sayesinde herkes yetkisi dahilindeki belgeleri sorgulayabilecek, raporlayabilecek ve ödünç isteyebilecektir.(e-imza)

19 İade edilen belgeler, yerlerine kaldırılırken barkod etiketi okutularak ödünçten otomatik olarak düşmesi sağlanacaktır. Barkodlu bir belgenin birimlerde veya arşivde kaybolması engellenebilecektir. Barkod o belgenin arşive ait işlenmiş bir belge olduğunu gösterecektir. Barkod numarasından sorgulama ile birim ve adres bilgilerine ulaşılacaktır.

20 ÖNERİLER Arşiv Yönetim Sistemi ile HBYS entegrasyonu sağlanabilir yada HBYS modülü geliştirilebilir. Arşivde çalışan personele eğitim verilebilir. Kamu Hastaneler Birliğine geçiş tarihi, Milat kabul edilip o tarihten itibaren Dijital arşiv uygulamasına geçilebilir. Kullanılacak alt yapı: arşiv kutusu,scaner(tarayıcı),barkot yazıcı ve okuyucudur. Raf sistemlerinde yer kazanımı amaçlı kompak arşivlemeye geçilebilir.

21 BİLGİ; GÜÇ tür ARŞİV; HAFIZA... GEÇMİŞİNİ BİLMEYEN GELECEĞİNİ ZATEN TAYİN EDEMEZ

22 TEŞEKKÜR EDERİZ