No PGT-P-QD- 011 Sayfa Page 1 of 12 GÖNÜLLÜ RAPORLAMA SİSTEMLERİ Revizyon ASIL PROSEDÜRÜ Tarih KALİTE MÜDÜRLÜĞÜ

Transkript

1 Sayfa Page 1 of 12 RISK Emniyet : Yüksek Ekonomi :Yüksek Çevre : Yok Yükümlülük :Yüksek SEVİYESİ Sorumlu Departman : Kalite Departmanı KG Kontrolü: Vahap ONEN Dağıtım : Tüm Departmanlar Prosedür Durumu : DRAFT ÖZET : ISO Guidelines for Developing Quality Manuals standardı uyarınca hazırlanmış bu prosedür Pegasus Havayollarının gönüllü raporları hakkında kılavuz oluşturma,bilgilendirme ve yönetme usullerinin açıklanması ve uyulması. Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Adı : Arzu YAĞMURCA Kalite Güvence Md. Adı : Kemal HELVACIOĞLU Adı : Sertaç HAYBAT Genel Müdür Kabin Hizm. Uçuş Emniyet Müdürü İmza : İmza : İmza : Tarih : Tarih : Tarih :

2 Sayfa Page 2 of 12 REVİZYONLARIN KAYDI REV. NO REVİZYON TARİHİ YENİ REVİZYON DEĞİŞİKLİKLERİ ALINDI / YERLEŞTİRİLDİ ASIL Arzu YAĞMURCA

3 Sayfa Page 3 of AMAÇ : Bu prosedür mevcut gönüllü raporlama sisteminin daha etkin işletilmesi ve tüm çalışanların katılımını sağlaması, Pegasus Havayolları operasyonunun kalite, emniyet ve veya güvenlik gerekliliklerinin yerine getirilmesinde engel teşkil eden herhangi bir hususun rapor edilmesi ve alınan raporların değerlendirilmesine yönelik usul ve işlemlerin yönetilmesini sağlamak için hazırlanmıştır. 2. KAPSAM : Bu prosedür Pegasus Havayolları operasyonunun tüm süreçlerini ve tüm çalışanlarını kapsar. 3. SORUMLULUKLAR : Kalite ve Uçuş Emniyet Departmanları uygulandığından emin olmakla sorumludur. bu prosedürün uygulandığını takip etmekten ve İstasyonlarda mevcut bulunan Flight Safety ve Quality Box larının temiz tutulmasından, emniyetinden ve formların eksildiğinde tamamlanması için Kalite Departmanını bilgilendirip gerekli formların temin edilerek İstasyonlara gönderilmesini koordine etmekten İstasyon Müdürleri sorumludur. Flight Safety ve Quality Box lar sadece Kalite ve Uçuş Emniyet Departmanlarında görevli elemanlar tarafından açılarak gerekli ön değerlendirme yapılır, gerçekleştirilecek faaliyetin takibi yine Uçuş Emniyet departmanı tarafından yapılır. 4. TANIMLAR : Emniyet : (Operasyonel) Operasyon sırasında bir yaralanma veya hasar oluşumunun ortaya çıkması durumunun kabul edilebilir seviyede olması. Güvenlik : Sivil Havacılığın kanunsuz müdahalelere karşı korunmasının materyal, insan kaynağı ve önlemler kombinasyonu ile elde edilmesi İnsan Faktörleri Prensipleri : Malzeme, cihaz,system, prosesler,ve veya prosedürlerin tasarımında, insan yeteneklerini ve limitlerini göz önüne alarak, insan performansını en üst seviyeye getirmek ve insan hatalarını azaltmak için uygulanan prensipler 5. REFERANSLAR : ISO Hoyle David, ISO :9001:2000 an A-Z Guide, Butterworth-Heinemann,2003, London ISARP s Accident Prevention and Flight Safety Manual

4 Sayfa Page 4 of UYGULAMA : Pegasus Havayolları nda mevcut gönüllü raporlama sisteminin suçlamaya yönelik olmadığının gösterilmesi,raporlama sistemimizin insan faktörleri hususunu da içine katacak şekilde geliştirilmesi gerekli görülmüştür. Pegasus Havayolları Gönüllü Raporlama Sistemi aşağıda belirtilen temel özellikleri içerir : o o o o o o Tam gizlilik İnsan faktörleri raporlamasını teşvik eden politika Sorumluluk paylaşımı ve şirketin insan faktörleri raporlama sistemini yaygınlaştırması Raporlara verilen cevapların takip prosesi Raporlayana geribesleme Raporlayanların potansiyel operasyonel tehlikeleri önlemeleri halinde takdir edilmeleri Uçuş emniyet raporlama sistemlerinin kalitesinde, kişilerin tanımlanmış sınırlar içinde müeyyidelere karşı muafiyetlerinin olması önemlidir. Muafiyet tam olmayacaktır ve olamaz. Umursamazlık ve ihmalkarlıkla davranan kişiler ve suistimal tolere edilemez. Raporların güvenlikle ve gizlilikle işleyişe konulması çok önemlidir. Sistemin çalışması için özellikle bireylerin kendi hatalarını rapor etmeleri beklendiğinde, kendini raporlama halinde raporlayanın cezalandırılmaması önemli bir diğer unsurdur. Burada amaç geçmişte farklı departman yöneticilerine yönlendirilen raporları bir merkezde tutarak bunları değerlendirmek, ve sistemi makina, prosedür, insan hususlarında raporlama yolu ile geliştirmek, uçuş emniyetini sağlamaktır. İnsan faktörlerinden kaynaklanan olaylar aşağıda verildiği gibi gruplandırılabilir ve bununla kısıtlı değildir : a) Potansiyel olarak tehlikeli bir duruma neden olabilecek kişilerin ihmali veya eylemleri b) Operasyonel çevre örneğin uçak ekipmanları veya bir kişi tarafından hatalı kullanılan operasyonel prosedürler Bu bilgilerin yönetim kademelerine ulaşması, düzeltici ve önleyici tedbirlerin alınmasını sağlayacaktır. Bu prosedür gönüllü raporlama sistemini açıklamaktadır. 6.1 Raporlama Sistemleri Zorunlu olay raporlamaları ve gönüllü raporlamalar altında iki tip raporlama sistemimiz yürürlüktedir. Zorunlu Olay Raporları Accident Prevention And Flight Safety Manual de tanımlandığı gibi gerçekleştirilecektir Gönüllü Raporlamalar Tüm departmanlar gönüllü confidential raporlama sistemine dahil edilmiştir. Pegasus Havayolları personeli tehlikeleri, olayları, herhangi bir hayat kaybı, hasar, veya yaralanma olmadan önce raporlayacaktır. Bu raporlama için Confidential Safety Report ( PGT-F-FS-03 )veya Irregularity Recommendation Form ( PGT-F-FS-01) kullanılabilir. Raporlama yapan kişiler için herhangi bir cezalandırılma hususu söz konusu değildir. Non punitive ceza gerektirmeyen raporlama sistemi, sunulan rapor içeriğine dayanarak raporlayan kişiye karşı disiplin önlemleri alınmayacağı ve kriminal bir faaliyetin olmadığı anlamına gelmektedir.

5 Sayfa Page 5 of 12 A ) Confidential Safety Report ( Non punitive reporting ) Raporlanması gereken bir durum olması halinde doldurulan ancak raporlayanın kimliğinin gizli tutulduğu raporlama sistemidir. Confidential raporlama sistemi ile isimsiz yazılan raporlar arasında fark vardır. Confidential raporlama sistemi raporlayan kişiye geri besleme yapılmasına izin verdiği gibi ayrıca gelecekte de rapor yapılmasını cesaretlendirmeye yönelik teşvik edici bir sistem olduğu için tercih edilir. Confidential İnsan Faktörleri raporlama sisteminin etkinliği emniyet ve risk bilgilerinin korunması temeline dayanır. Teslim alındıktan sonra Confidential raporlar doğrulanmalı (yapılabildiği kadar) tehlikelerin belirlenmesi ve risklerin değerlendirilmesi hedef alınarak incelenir. Kök nedenin bulunması için bir araştırma başlatılarak riskin ortadan kaldırılması veya risklerin azaltılmasında gerekli adımlar atılır. Confidential rapor formunda ( PGT-F-FS-03 ) ad soyad yazılı olan bölüm raporlayana bilgi vermek amacıyla istenmekte ve rapor işleme konulmadan önce bu bölüm kesilerek raporlayana geri gönderilir. Bu raporda verilen bilgiler ve raporlayanın adı tamamen gizli tutulacaktır. Raporlayan ve iletilen bilgi serbest ve güvenli raporlama sistemi garantisi altındadır. B) Irregularity Recommendation Form ( Non punitive reporting ) Herhangi bir olağandışı durum fark edildiğinde veya ileride düzeltilmesi gereken bir durum belirlendiğinde, veya olumlu katkı yaratacağı düşünülen tavsiyeler için kullanılan raporlama sistemidir. Bu form da yukarıda açıklandığı gibi işlem görecektir. Raporda verilen bilgiler tamamen gizli tutulacaktır. Raporlayan ve iletilen bilgi serbest ve güvenli raporlama sistemi garantisi altındadır Geri Besleme Tüm Confidential raporlar (eğer mümkünse) bir işlem yapılıp yapılmasına bakılmaksızın cevaplandırılacaktır. Bu tutum yönetimin emniyet konusunda olumlu taahhüdünü göstermekte ve çalışanların confidential raporlar yazmalarını cesaretlendirme için gereklidir. Araştırmanın detayları ilgili birimlere gönderilirken raporları gönderen çalışanların kimliği hakkındaki gizliliğe riayet edilecektir. Not :Tüm confidential raporların bir nüshası Uçuş Emniyet Müdürlüğünce muhafaza edilecektir. Formlar Safety ve Quality Box ların yanında : o Flight Safety Departmanının irregularity/recommendation report o Confidential Report o Kalite Departmanının aksaklık bildirim raporu Bulunmaktadır. Ayrıca Intranetten bu formlara ulaşılabilmektedir.

6 Sayfa Page 6 of Formların Toplanması Formlar aşağıda belirtilen yetkilendirilmiş personel tarafından ayda bir kere olmak üzere toplanacaktır. Sabiha Gökçen Havalimanı : İstasyonda görevli Kalite Denetçisi Antalya Havalimanı : İstasyonda görevli Kalite Denetçisi AHL Teknik Ofis : Teknik Kalite Güvence Md. Ve / veya Teknik Kalite Mühendisi Genel Merkez : Uçuş Emniyet ve FDM Uzmanı Kalite Güvence Md. Diğer İstasyonlar : Kalite ve Uçuş Emniyet Departmanları koordinasyonunda 6.3. Formların Değerlendirilmesi Yetkilendirilmiş personel tarafından toplanmış formlardan Irregularity/Recommendation Report ve Confidential Report formları Uçuş Emniyet Müdürüne, Aksaklık Bildirim Raporu Kalite Müdürlüğüne teslim edilecek ve değerlendirilmeye alınan formlar içerdikleri konu ve kapsama göre ilgili departmanlara düzeltici faaliyet isteği ile birlikte gönderilecektir Değerlendirilen ve Düzeltici Faaliyet Kapsamına Alınan Formlar Hakkında Bilgilendirme Alınan formlar kişi kendi adını yazmadığı ve geri dönüş istemediği takdirde tüm raporlar confidential olarak korunacaktır. Alınan formlarda raporun sahibi adını yazmış ise kendisine yapılan işlem hakkında geri bildirim yapılmasını istiyor fakat adının saklı kalmasını istiyorsa bu rapor da confidential olarak işlem görecektir. Alınan formlarda insan faktörleri hususları olduğu takdirde raporlayanın kimliği saklı kalma şartı ile İnsan Kaynakları Direktörlüğü ile önleyici faaliyetler hususunda konu paylaşılacaktır. Kimliğinin açıklanmasında mahzur görmediğini raporunda ifade eden tüm personelin raporları potansiyel operasyonel tehlikelerin belirlenmesi ve/veya önlenmesini sağlamış ise bu husus tüm çalışanlar ile paylaşılacak, ilgili çalışan takdir belgesi ile ödüllendirilecektir. 7. KAYITLAR : Alınan raporların kayıtları 2 yıl sure ile Kalite ve veya Uçuş Emniyet Departmanlarında muhafaza edilecektir 8. EKLER : 1 Irregularity/ Recommendation Report Form 2 Confidential Report Form 3 Aksaklık Bildirim Formu PGT-F-QD-045

7 Sayfa Page 7 of 12 Irregularity Recommendation Report Form Sayfa 1

8 Sayfa Page 8 of 12 Irregularity/ Recommendation Report Form Sayfa 2

9 Sayfa Page 9 of 12 Confidential Safety Report Sayfa 1

10 Sayfa Page 10 of 12 Confidential Safety Report Sayfa 2

11 Sayfa Page 11 of 12 Aksaklık Bildirim Formu Sayfa 1

12 Sayfa Page 12 of 12 Aksaklık Bildirim Formu Sayfa 2