T.C. ÇANAKKALE VALİLİĞİ DENETLENEN SULAMA : AKÇİN GÖLETİ SULAMA BİRLİĞİ

Transkript

1 T.C. ÇANAKKALE VALİLİĞİ İLİ İLÇESİ : ÇANAKKALE : AYVACIK- AKÇİN KÖYÜ DENETLENEN SULAMA BİRLİĞİ : AKÇİN GÖLETİ SULAMA BİRLİĞİ DENETİMİN KAPSAMI : İDARİ VE MALİ DENETİM DENETLEME TARİHİ : 11/11/2014 1

2 1- İDARİ DENETİM GİRİŞ 6172 Sayılı Sulama Birlikleri Kanununun 18 inci maddesine istinaden Valilik Makamının 19/09/2014 tarihli Olur ları ile kurulan denetim komisyonunca Akçin Göleti Sulama Birliğinin 2013 yılı denetimi aşağıdaki konular itibariyle gerçekleştirilmiştir. BİRLİĞİN KURULUŞU Akçin Göleti Sulama Birliğinin Ana Statüsü 6172 sayılı Kanunun 4.maddesi uyarınca Orman ve Su İşleri Bakanlığının 01/04/2013 tarihli oluru ile onaylanarak yürürlüğe girmiştir. Sulama Birliğinin merkezi Ayvacık ilçesi Akçin Köyü dür. TEŞKİLAT, ARAÇ GEREÇ ve YERLEŞİM DURUMU Sulama Birliğinin 2013 yılında sulama faaliyetine başlamadığı ve personel istihdamı olmadığı anlaşılmıştır. Sulama Birliği, Köy Kooperatifine ait 1 odadan ibaret çalışma ortamında hizmet vermektedir. Yerleşim durumunun yeterli olmadığı görülmüştür Yılında Birliğe ait araç ve iş makinası bulunmamaktadır. Birliğe ait çalışma odasında 1 dizüstü bilgisayar,1 yazıcı-tarayıcı faks, 1 optik nokta vuruşlu yazıcı mevcut olduğu görülmüştür. MECLİS VE YÖNETİM KURULU İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER Birliğin görev alanı içerisindeki yerleşim birimleri baz alınarak oluşturulan birlik meclisinin; AkçinKöyünden 2, Misvak Köyünden 6, Karagömlek Köyünden 3, Sapanca Köyünden 6, 2

3 Bahçeli Köyünden 3, olmak üzere toplam 20 seçilmiş üyeden oluştuğu, 151 mükellef kaydı bulunduğu görülmüştür. Ana statünün 24 üncü maddesi ile Meclis toplantılarının Nisan ve Kasım aylarında yapılması, Yönetim Kurulunun ayda iki kez toplanılması öngörülmüştür. Kurulduktan sonra İlk toplantısını 31/10/2013 tarihinde gerçekleştirerek başkan, katip üyeler, yönetim kurulu üyeleri, denetim kurulu üyeliği seçimleri yapılmıştır kasım ayı toplantısında 2014 yılı bütçesinin kabul edildiği, birlik bütçe muhasebe, alım satım ve kira, personel ve tahakkuk tahsilat ve ceza yönetmeliği olmak üzere dört adet yönetmeliğin kabul edilerek yürürlüğe girdiği anlaşılmıştır. Buna göre 2013 yılında toplam 2 adet meclis kararı, 3 adet yönetim kurulu kararı alındığı, gerek meclis gerekse Yönetim kurulu toplantı tutanaklarındaki imza eksikliklerinin bulunduğu görülmüştür. BİRLİKÇE TUTULAN DEFTER ve KAYITLAR Birlik Ana Statüsünün 55 inci maddesi ile öngörülen; Yönetim Kurulu Karar Defteri, Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterinin oluşturulduğu, Üye Kayıt Defterinin noter onaylı olarak düzenlendiği, meclis karar defterinin oluşturulmadığı sadece kararların tutanak şeklinde yazılarak muhafaza edildiği görülmüş olup yönetmeliğe uygun defterlerin düzenlenerek aksatılmadan işlenmesi bu defterlerin bilgisayar ortamında da tutulması gerektiği değerlendirilmiştir yılında 7 adet gelen evrak, 10 adet giden evrak kaydı bulunmaktadır. 2- MALİ DENETİM Tutulacak Defterler: Kasa Defteri: Akçin Göleti Sulama Birliği Ana Statüsünün Birliğin Tutacağı Defter ve Kayıtlar başlıklı 55.maddesinde ve ayrıca, Bütçe ve Muhasebe 3

4 Yönetmeliğinin 31. maddesinde, sayılmıştır. Kasa Defteri tutulacak defterler arasında 213 Sayılı V.U.K.nun 219. maddesi gereğince de Kasa Defteri kayıtlarının günü gününe tutulması gerekir. Kasa tahsilatının yapılması halinde; Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinde açıklandığı üzere, sayfaları müteselsil sıra numaralı ve Birlik Başkanı tarafından sayfa sayısı tasdik edilecek Kasa Defterinin Yönetmeliğin 34.maddesinde açıklandığı şekilde tutularak; Sulama Birliği içinde tahsil edilen paraların Kasada muhafaza edilmesi, Kasa Defterine günü gününe kaydedilmesi ve bunların gün sonlarında veya daha sonra (Yönetim Kurulunca belirlenen limite göre) banka hesabına yatırılması gerekir. Alındı Kayıt Defteri ve Kullanılacak Belgeler: Sulama Birliğinde seri ve sıra numarası taşıyan (tahsilat makbuzu gibi) belgelerin bulunmadığı, gönderme emri yerine de bankaya hitaben yazılan talimat yazılarının kullanıldığı anlaşılmıştır. Akçin Göleti Sulama Birliği Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 38. maddesinde gönderme emri kullanılacak belgeler arasında sayılmış olup gönderme emri; her ne kadar yönetmelik ekinde örneği gösterilmemiş ise de seri ve sıra numarası taşıyan ve banka ödemelerinde kullanılması öngörülen bir belgedir. ( AnılanYönetmelikte Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğine atıfta bulunulmaktadır.) Ayrıca, Sulama Birliği Çerçeve Ana Statüsünün 46. maddesinde, Birlik gelirlerinin tahsilatında, birlik meclisi tarafından belirlenen yöntem ve süreler doğrultusunda, birlik tarafından tasdik edilmiş formlar, makbuzlar kullanılacağı açıklanmaktadır. Bu nedenle; -Tahsilat ve ödemelerde kullanılacak belge ve formların sıra numaralı örneklerine Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ekinde yer verilmesinde ve kullanılacak bu form ve makbuzların Ana Statüde açıklandığı üzere tasdik edilmesinde; -Seri ve sıra numarası taşıyacak makbuz,vs. belgelerin kaydına mahsus Alındı Kayıt Defterinin de tutulması gereken defterler arasında sayılmasında, fayda görülmektedir. 4

5 Gelirlerden Alacaklar Hesabı Akçin Göleti Sulama Birliğinde 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabının hiç kullanılmadığı, dolayısıyla gelirin tahakkukunun yapılmadığı ve tahsilat esasına göre kayıtların gerçekleştirildiği anlaşılmıştır. Birliğin Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinde sadece hesap planı olarak kullanılacak hesaplar sıralanmış ve bu işlemlere ilişkin hesap açıklamalarına yer verilmemiş, ancak 62.maddesinde Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğine atıfta bulunulmuştur. Alacakların takibinin yapılarak, takibe alınan tutarların eki dayanağı belge, liste vs. lerle birlikte 121-Takipli Alacaklar Hesabına alınmak suretiyle muhasebe kayıtlarında da izlenmesi sağlanmalıdır. Personel İstihdamı ve Mali Hizmetler Birimi; 6172 Sayılı Kanunun Personel İstihdamı başlıklı 14.maddesinde; (3) Birliğin toplam personel giderleri, gerçekleşen en son yıl bütçe gelirlerinin her takvim yılı başından geçerli olmak üzere o yıl için 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun mükerrer 298 inci maddesi hükümleri uyarınca tespit ve ilan edilen yeniden değerleme oranı ile çarpımı sonucu bulunan miktarın % 30'unu aşamaz. Bu oran ihtiyaç olması halinde birliğin talebi üzerine Bakan onayı ile % 40 a kadar artırılabilir. Yıl içerisinde aylık ve ücretlerde beklenmedik bir artışın meydana gelmesi sonucu personel giderlerinin söz konusu oranları aşması durumunda; cari yıl ve izleyen yıllarda personel giderleri bu oranların altına ininceye kadar yeni personel alımı yapılamaz. Yeni personel alımı sebebiyle bu oranın aşılması halinde oluşan kamu zararı, zararın oluştuğu tarihten itibaren hesaplanarak kanuni faiziyle birlikte başkandan tahsil edilir. denilmektedir. Akçin Göleti Sulama Birliğinin Teşkilat Yapısı, Görev Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönetmeliğin 5. maddesinde teşkilatın şeması gösterilmiş olup; Birliğin kendi içinde ve diğer kişi ve kuruluşlarla ilişkilerini sağlayacak yazışmaların, arşivleme vb. hizmetlerin yapılması, birliğin gelir ve giderlerine yönelik evrakın düzenlenmesi, tahakkuk, tahsilat ve ödemelerin yapılması, birlik personelinin özlük hakları ile ilgili işlemlerin yapılması İdari ve Mali İşler Birimi nin görevleri olarak sayılarak bu birimden birlik saymanı sorumlu 5

6 tutulmuş ve saymanın ekonomi ve/veya muhasebe alanında eğitim almış olması zorunludur, denilmiştir. Personel istihdamı konusunda mevzuatında belirtilen harcama sınırı da göz önünde bulundurularak, teşkilat yapısının oluşturulması ve özelliği nedeniyle de mali hizmetler biriminin ihmal edilmemesi gerekir. Harcamalar: Harcamaların birlik başkanının imzası ile gerçekleştirilerek banka hesabından ödendiği anlaşılmıştır. Madde 32. Birlik Ana Statüsü Yönetim Kurulunun Görev ve Yetkileri başlıklı 32/e. maddesinde; artırma-eksiltme şartnameleri ile ihale ve satın alma kararlarını incelemek ve tasdik etmek görevi, yönetim kuruluna verilmiştir. Birlik Ana Statüsünün Birlik Başkanının Görev ve Yetkileri başlıklı Md.37/d maddesi ile, Birlik bütçesinin tahsilat ve ödeme amirliğini yapmak, 37/e) maddesi ile de; Birlik meclisi kararları gereğince yapılan her türlü satın alma ve ihale işlerini bir komisyon marifetiyle yürütmek ve yönetim kurulunun onayıyla sonuçlandırmak görevi birlik başkanına verilmiştir. Sulama Birliğine ait mal ve hizmetlerin alınmasında mevzuat gereği Gerçekleştirme Görevlisi olarak görev yapan kişilerin de sorumluluğu bulunmaktadır. Ödemelerin ilgililere yapılabilmesi için de öncelikle Gerçekleştirme Görevlisinin imzası bulunmalı daha sonra da Harcama Yetkilisi ve Muhasebe Yetkililerinin imzasına göre ödeme gerçekleştirilmelidir. Sulama Birliğinde satın almaların harcama yetkilisi sıfatıyla sadece birlik başkanı tarafından imzalanan ödeme emri belgesine dayanılarak yapıldığı görüldüğünden, görev ve yetkiler konusunda yukarıdaki düzenlemelere uyulmalıdır. Akçin Göleti Sulama Birliği tarafından düzenlenen Ödeme emri belgelerinde belge üzerinde bulunan; ilgilinin Adı Soyadı,T.C Kimlik Numarası, Banka Şube Adı ve Banka Hesap Numarası kısımlarının boş bırakıldığı görülmüştür. Bazı belgelerde ise sadece adı soyadı kısmının doldurulduğu anlaşılmıştır. Bundan sonra düzenlenecek evraklarda Ödeme Emri belgesi üzerindeki ödeme yapılacak olan ilgiliye ait kısımların doğru bir şekilde yazılarak doldurulması ve ödemelerin de bu bilgilere göre ilgili hak sahiplerine yapılmasında daha dikkatli olunması gerekmektedir. 6

7 Banka Hesap Özeti Cetvellerinin günü gününe bankadan alınmadığı ve Muhasebe İşlem Fişine eklenmediği görülmüştür. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 102 Bankalar hesabının Hesaba İlişkin İşlemler başlıklı 56. maddesinin 2-c bendinde; c) Banka hesap özet cetveli Kurumun hesabının bulunduğu bankalarca, bir gün içerisinde kurum adına tahsil edilen paraların miktarları ile karşılığında onaylanan veya düzenlenen alındıların tarih ve numaralarını; kurum adına ödenen veya gönderilen paraların miktarları ile bunlara ait çek ve gönderme emirlerinin tarih ve numaralarını gösteren iki nüsha banka hesap özet cetveli düzenlenerek ertesi gün kuruma gönderilir. Banka hesap özet cetvelinin bir nüshası muhasebe işlem fişine bağlanır, diğer nüshası ise açılacak bir dosyada muhafaza edilir. Tahsilat ve ödemeleri ayrıntılı olarak gösteren cetvelin bankaca, ertesi gün doldurularak onaylandıktan sonra teslimat müzekkeresi ve gönderme emirlerinin ikinci nüshalarıyla birlikte kuruma gönderilmesi ve kurumun da bu cetveli araması gerekir denilmektedir. Hesapların Karşılıklı olarak daha sağlıklı bir şekilde kontrolünü sağlamak amacıyla Banka Hesap Özet Cetvelleri Muhasebe İşlem Fişinin ekine eklenmeli, bu şekilde bankaya yatırılan tutarların günü gününe takibi sağlanmalı ve yönetmelik hükmüne göre hareket edilmelidir. Gönderme Emri: Bankadaki birlik hesaplarından yapılacak ödemeler için kullanılır. Alıcının adı, hesap numarası ve ödemenin tutarı gibi bilgiler bulunur. Sayman tarafından düzenlenip imzalanarak, ilgili bankaya gönderilir. Bankadan yapılacak her türlü ödemeler, internet bankacılığı kullanılarak da yapılabilir. Bu durumda sayman yapmış olduğu ödemelerin, havalelerin ve aktarmaların belgelerini, işlem sırasına göre ve gerekli yerleri, harcama yetkilisi ve kendisi tarafından imzalandıktan sonra aylık olarak dosyalamak ve diğer evraklarla birlikte muhafaza etmek zorundadır. İnternet Bankacılığı aracılığıyla yapılan havalelerde alınan dekontlar ekstre ile tutarlılık sağlaması halinde banka tarafından onaylanmasına gerek yoktur. Yönetmeliklerin Düzenlenmesi: Sulama Birliği Çerçeve Ana Statüsünün 46. maddesinde, Birlik gelirlerinin tahsilatında, birlik meclisi tarafından belirlenen yöntem ve süreler doğrultusunda, birlik tarafından tasdik edilmiş formlar, makbuzlar kullanılacağı, açıklanmaktadır. 7

8 Buna göre, hem tahsilat hem de ödemelerde kullanılacak belge ve formların örneklerine Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ekinde yer verilmesinde fayda görülmektedir. Ayrıca, Sulama Birliğinin Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 62.maddesinde; Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hususlarda Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümleri uygulanır denilmiştir. Sulama Birliğinin bu Yönetmeliğin 62. maddesi çok genel bir ifade olup, bu haliyle Yönetmeliğinin sınırlarının çizilmesinde karışıklıklara meydan verebilecektir. Yönetmelikler, kanunların ve tüzüklerin uygulanmasını sağlamak üzere ve bunlara aykırı olmamak şartıyla çıkarılan hukuki metinlerdir ve idarenin tek taraflı düzenleyici işlemleri arasındadır. Bu nedenle Birliğe ait Yönetmeliklerin net, uygulanabilir ve tamamen birliğin faaliyetlerini kapsayacak şekilde düzenlenmesi gerekir. Dolayısıyla Birliğin Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin sınırlarının çizilmesinde ve atıfta bulunulacak ise (örneğin: hesap planında yer alan hesapların nasıl kullanılacağına ilişkin açıklamalar için anılan yönetmelik hükümlerine uyulacağı, gibi...) sınırının belirtilmesinde fayda görülmektedir. Personel İstihdamı ve Mali Hizmetler Birimi; 6172 Sayılı Kanunun Personel İstihdamı başlıklı 14.maddesinde; (3) Birliğin toplam personel giderleri, gerçekleşen en son yıl bütçe gelirlerinin her takvim yılı başından geçerli olmak üzere o yıl için 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun mükerrer 298 inci maddesi hükümleri uyarınca tespit ve ilan edilen yeniden değerleme oranı ile çarpımı sonucu bulunan miktarın % 30'unu aşamaz. Bu oran ihtiyaç olması halinde birliğin talebi üzerine Bakan onayı ile % 40 a kadar artırılabilir. Yıl içerisinde aylık ve ücretlerde beklenmedik bir artışın meydana gelmesi sonucu personel giderlerinin söz konusu oranları aşması durumunda; cari yıl ve izleyen yıllarda personel giderleri bu oranların altına ininceye kadar yeni personel alımı yapılamaz. Yeni personel alımı sebebiyle bu oranın aşılması halinde oluşan kamu zararı, zararın oluştuğu tarihten itibaren hesaplanarak kanuni faiziyle birlikte başkandan tahsil edilir. denilmektedir. 8

9 Akçin Göleti Sulama Birliğinin Teşkilat Yapısı, Görev Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönetmeliğin 5. maddesinde teşkilatın şeması gösterilmiş olup; Birliğin kendi içinde ve diğer kişi ve kuruluşlarla ilişkilerini sağlayacak yazışmaların, arşivleme vb. hizmetlerin yapılması, birliğin gelir ve giderlerine yönelik evrakın düzenlenmesi, tahakkuk, tahsilat ve ödemelerin yapılması, birlik personelinin özlük hakları ile ilgili işlemlerin yapılması İdari ve Mali İşler Birimi nin görevleri olarak sayılarak bu birimden birlik saymanı sorumlu tutulmuş ve saymanın ekonomi ve/veya muhasebe alanında eğitim almış olması zorunludur, denilmiştir. Personel istihdamı konusunda mevzuatında belirtilen harcama sınırı da göz önünde bulundurularak, teşkilat yapısının oluşturulması ve özelliği nedeniyle de mali hizmetler biriminin ihmal edilmemesi gerekir. Mahsul Sulama Alanlarının İlanı : Tahakkuk ettirilen sulama ücretlerinin tüm üyeler tarafından görülebilmesi için ilan edilmesi otokontrolü de sağlayacağından, söz konusu listelerin üyelerin bulunduğu mahallerin mutat yerlerinde ilan edilmesi ve buna ilişkin süre ve yöntemler konusunda ilgili Yönetmeliğinde düzenleme yapılmasında fayda görülmektedir. Sulama Ücretlerinin Beyan ve Ödeme Süreleri: Sulama ücretlerinin ne zaman tahakkuk ve tahsil edileceğine dair birlik meclisince karar alınmakta olduğu ifade edilmekle birlikte, ilgili Yönetmeliğinde tarh, tahakkuk, takip ve tahsil usul ve zamanları ile ilgili bir düzenleme yapılmasında fayda görülmektedir. 3- TARIMSAL DENETİM 2013 yılında faaliyeti olmadığından tarımsal denetim yapılmamıştır. 4- TEKNİK DENETİM Yapılan incelemede; sulama tesislerinin 2014 Yılı içerisinde tamamlandığı ve henüz birliğe devrinin gerçekleştirilmediği görülmüştür yılı içerisinde sulanan alan toktur. 9

10