İÇ KONTROL SİSTEMİ VE FAALİYETLERİ KONTROL LİSTESİ

Transkript

1 İÇ KONTROL SİSTEMİ VE FAALİYETLERİ KONTROL LİSTESİ Evet Hayır Yok Notlar A. İÇ KONTROL ORTAMI ETİK DEĞERLER A1 Kuruluşunuzun etik davranış ve değerler ile dürüstlüğü teşvik edici bir "İş Yürütme Kuralları" (Codes of Conduct) var mıdır? A2 Eğer varsa; İş Yürütme Kuralları: A3 - çıkar çatışmalarını engelliyor mu? - tedarikçilerden para, hediye vb. Teşviklerin kabulünü yasaklıyor mu? - proje kaynakları ve varlıklarının proje amaçları dışında kullanımını yasaklıyor mu? - etik dışı davranış ve yaklaşımları yasaklıyor mu? Sözkonusu İş Yürütme Kuralları, kuralların ihlal edilmesi halinde önleyici eylemler ve disiplin cezaları uygulanmasını sağlıyor mu? A4 İNSAN KAYNAKLARI Kuruluşunuzun kalıcı bir personel performans değerleme sistemi var mıdır? A5 A6 A7 Personel geliştirme ve eğitim planı var mıdır? Personel alım prosedürlerinin bir parçası olarak, adayların yetkinliğini belirleyici önlemler alınmakta mıdır? Yetkin personelin kalıcı ve motive şekilde çalışması için gerekli tedbirler alınmakta mıdır? A8 A9 Personelin işten çıkarılması veya görev değiştirmesi sürecinde; bilgi ve belgelerin devri ile şifre ve erişim haklarının iptali konularında gereklki önlemler alınmakta mıdır? ÖRGÜT YAPISI Güncel bir örgüt şeması var mıdır? A10 Her bir posizyon için yazılı ve sarih iş tanımları bulunmakta mıdır? A11 Bu iş tanımları işlevlerin ve görevlerin mükerrerliğini engelleyebilmekte midir? A12 Proje Uygulama El Kitabı var mıdır? A13 Proje Uygulama El Kitabı aşağıdaki konuları kapsamakta mıdır? - örgüt şeması - her bir posizyon için görev ve sorumlulukların tanımı - satın alma süreci ve prosedürleri - varlık ve kaynak yönetimi prosedürleri - operasyonel raporlama prosedürleri - nakit ve banka hesabı yönetim prosedürleri - mali raporlama süreci ve muhasebe politikaları ve prosedürleri - bütçe izleme prosedürleri - uygun olmayan harcamalar listesi A14 İlgili personel Proje Uygulama El Kitabı'ndan ayrıntılı olarak bilgi sahibi midir? B. HEDEF VE AMAÇLARIN BELİRLENMESİ B1 Proje Uygulama El Kitabı proje hedef, amaç ve faaliyetlerini açık bir şekilde tanımlamakta mıdır? B2 Bütçe hazırlama süreci aşağıdaki konularda yeterli güvence sağlamakta mıdır? B3 - planlanan faaliyetler ile tahmini maliyetlerin ilkişkilendirilmesi - varsayımların gerçekçi ve ulaşılabilir olması - faaliyetlerin bileşenler ve harcama kategorileri bazında sınıflandırılması - bütçe başlıkları ve hedeflerinin net olması - bütçe birimlerinin net olması - tahmini maliyetlerin makul ve gerçekçi olması Bütçeler bazında en azından 3 ayda bir gerçekleşme-hedef mukayesesi yapılması ve sapmaların nedenlerinin belirlenmesi sağlanmakta mıdır? C. RİSK YÖNETİMİ C1 Mali yönetim uygulamaları konusundaki riskler başta olmak üzere, projeye ilişkin temel riskleri tespit etmeye yönelik bir "risk belirleme sistemi" mevcut mudur? (risklerin tezahür etme ihtimalleri ve olası etkilerini de kapsayan) C2 Belirlenen riskleri önleyici, azaltıcı veya çözecek bir plan veya mekanizma/süreç mevcut mudur? C3 Böyle bir plan mevcutsa, yazılı hale getirilmiş midir? D. KONTROL FAALİYETLERİ GÖREVLERİN AYRILIĞI D1 Kuruluşunuz aşağıdaki faaliyetler ve konularda "görevlerin ayrılığı" ilkesini uygulamaya yönelik tedbirler düzenlemeler yapmış mıdır? - proje varlıkları ve kaynaklarının gözetimi, korunması ve kontrolüne ilişkin işler (örneğin; nakit hesabının tutulması ile nakit kullanımının yürütülmesi) - yönetim ve yetkilendirme (örneğin; ihale işlemleri ile sözleşme imzalama) - yönetim ve muhasebe (örneğin; faturaların kabulü ve teslim alınması ile faturaların muhasebeleştirilmesi) - muhasebe ve ödemeler (örneğin; ödeme emri hazırlanması ile ödeme emrinin imzalanması) GÖZETİM FAALİYETLERİ D2 Mali işlemlerle ilgili faaliyetlerde, işlemlerin kontrolü görevli personelin amiri (üstü) bir başka yetkili tarafından gerçekleştirilmekte midir? Note : This questionnaire is only a help tool. There is no guarantee that it is all inclusive.

2 İÇ KONTROL SİSTEMİ VE FAALİYETLERİ KONTROL LİSTESİ Evet Hayır Yok Notlar VARLIKLARIN VE KAYNAKLARIN YÖNETİMİ - DEMİRBAŞLAR D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 Ayniyat-demirbaş sistemi var mıdır? Ayniyat sisteminde her bir varlık için detaylı tanım ve kod mevcut mudur? Detaylı tanım ve kodlar ilgili varlığın üzerinde görünür şekilde işlenmiş midir? Ayniyat sistemi her bir varlığın maliyetini ve ilgili fatura numarasını göstermekte midir? Ayniyat sistemi her bir varlığın nerede bulunduğunu ve kimin kullanımında olduğunu göstermekte midir? Ayniyat sisteminin periyodik olarak muhasebe sistemi ile mutabakatı yapılmakta mıdır? Ayniyat sistemindeki varlıkların fiziki olarak mevcudiyeti periyodik olarak kontrol edilmekte midir? D10 Sözkonusu kontroller varlıkların muhafazasından sorumlu personel dışında başka bir personel tarafından yapılmakta mıdır? D11 Varlıkların kukkanımı ve muhafazasından sorumlu personel sorumlulukları konusunda bilgi sahibi midir? VARLIKLARIN VE KAYNAKLARIN YÖNETİMİ - TAŞITLAR D12 Her bir taşıt için ayrıntılı kayıt tutulmakta mıdır? D13 Taşıtların kaydı aşağıdaki konuları kapsamakta mıdır? - günlük kullanım bilgileri (güzergah ve km) - tüketilen malzeme ve yakıt D14 Sözkonusu kayıtlar periyodik olarak kontrol edilmekte midir? D15 Kontroller aşağıdaki konuları içermekte midir? - taşıt kullanımlarının makullüğü - yakıt kullanımının makullüğü - tüketim malzemesi kullanımının makullüğü VARLIKLARIN VE KAYNAKLARIN YÖNETİMİ - TÜKETİM MALZEMELERİ D16 Tüketim Malzemesi kayıtları düzenli ve detaylı olarak tutulmakta mıdır? D17 Kayıtlar aşağıdaki konuları içermekte midir? - her bir kalemin tanımı, - stoklara giriş çıkışlar (ilgili belgelerle ilişkilendirilerek) - stok bakiyeleri D18 Her bir tüketim malzemesi kullanımı konusunda; referans numarası, talep nedeni ve yetkili imzaları kapsayan bir "talep formu" kullanılmakta mıdır? D19 Düzenli fiziki stok sayımı yapılmakta mıdır? D20 Düzenli fiziki stok sayımını stokların muhafazasından sorumlu personel dışında başka bir personel yapmakta mıdır? D21 Düzenli fiziki stok sayımı sonuçları tüketim malzemesi kayıtlarıyla karşılaştırılmakta mıdır? D22 Düzenli fiziki stok sayımı sonuçları muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılmakta mıdır? VARLIKLARIN VE KAYNAKLARIN YÖNETİMİ - DİĞER VARLIKLAR D23 Kiralanan varlık var ise, bu varlıklar da sahip olunan varlıklarla aynı kontrol prosedürlerine tabi mi? D24 Verilen avanslar muhasebe sisteminde ayrıntılı olarak izleniyor mu? D25 Avans hesapları düzenli olarak (en azından ayda bir) kontrol ediliyor mu? (mizan ile kayıtlar) ZAMAN VE BORDRO YÖNETİMİ D26 Kuruluşunuzda zaman çizelgesi uygulaması var mıdır? D27 Sözkonusu zaman çizelgeleri; - ilgili personel tarafından mı doldurulmaktadır? - yeterli ve düzenli bir sıklıkta doldurulmakta mıdır? (örneğin; aylık, 15 günlük veya haftalık) - zamanında hazırlanmakta mıdır? (ilgili dönemin bitmesinden sonraki birkaç gün içinde) - personelin amiri tarafından onaylanmakta mıdır?, D28 Personel kayıtları güncel midir? D29 Personel alım, terfi ve işe sonverme işlemleri muhasebe ve ödemelerden sorumlu olmayan bir yönetici tarafından "usulüne uygun ve adil şekilde" yapılmakta mıdır? D30 Bir personel, birim veya dışarıdan hizmet veren şahıs için hazırlanan bordro ilgili mevzuata uygun hazırlanmakta mıdır? D31 Hazırlanan bordro ve ilgili ödemeler bu işleri yapan personel dışında yetkin bir personel tarafından kontrol edilmekte midir? NAKİT VE BANKA HESABI YÖNETİMİ D32 Projeye mahsus bir özel hesap açılmış mıdır? D33 Tüm ödemeler en az iki yetkilinin imzası ile yapılıyor mu? D34 Ödeme emirlerini imzalayan - hazırlayan - kayıtlarını tutan personel farklı mı? D35 Banka bakiyelerinin hesap ektreleri ve muhasebe kayıtları ile mutabakatı sık sık ve düzenli olarak sağlanmakta mıdır? D36 Mutabakatları yapan personel ile kayıtları tutan personel farklı mı? D37 Mutabakatalar proje uygulamaları ile ilgili tüm faaliyetleri kapsamakta mıdır? En son gelenler IC KONTROL CHECKLIST.xls Page 2 of 3

3 İÇ KONTROL SİSTEMİ VE FAALİYETLERİ KONTROL LİSTESİ Evet Hayır Yok Notlar D38 Tüm fatura vb. Ödemeye esas belgeler, mükerrer ödemeyi engellemeyi teminen ödeme günüde "ÖDENDİ" kaşesi ile işaretlenmekte midir? ÇEKLER D39 Çek ile ödemeler yalnızca banka transferlerinin mümkün veya pratik olmadığı durumlarda mı yapılmaktadır? D40 Çek koçanları güvenli bir yerde kilit altında tutulmakta mıdır? D41 Çek ödemeleri ve koçanları kayıtları tutan personel dışında başka bir personel tarafından kontrol edilmekte midir? D42 Boş çeklerin önceden imzalanması uygulaması engellenmekte midir? D43 Çek ödemeleri yapılırken, imzalanan her çekin bir kopyası alınarak muhafaza edilmekte midir? GÜNLÜK KASA ÖDEMELERİ D44 Kasadan yapılan ödemeler yalnızca banka transferlerinin ve çek ile ödemelerin mümkün veya pratik olmadığı durumlarda mı yapılmaktadır? Bu ödemeler küçük miktarlarla sınırlı tutulmakta mıdır? D45 Kasada tutulan nakit para kısıtlı miktarlarda mıdır? D46 Kasada tutulan nakit para güvenli ve kilit altında tutulmakta mıdır? D47 Kasada tutulan nakit paraya erişim yalnızca yetkili personel ile sınırlanmış mıdır? Bu personel ile muhasebe kayıtlarını yapan ve nakit mutabakatını yapan personelin farklı olması sağlanmış mıdır? D48 Kasa defteri güncel olarak tutulmakta mıdır? D49 Kasa defteri, muhasebe kayıtları ve fiziki nakit mevcudunun mutabakatı düzenli ve yeterli sıklıkta yapılmakta mıdır? D50 Kasa defterindeki hareketler kasadan sorumlu personel dışında bir başka personel tarafından düzenli ve yeterli sıklıkta kontrol edilmekte midir? D51 Her bir nakit hareketi için makbuz vb. destekleyici belge düzenlenmekte midir? Bu belgeler kasadan sorumlu personelin dışında bir başka personel tarafından onaylanmakta mıdır? Ödemeyi alan tarafın kimliği teyid edilmekte midir? Ödemeyi alan tarafın imzası alınmakta mıdır? E. İLETİŞİM, BİLGİ, LOJİSTİK, GÜVENLİK E1 Mali konularla ilgili tüm belgeler ve bilgilerin ivedilikle muhasebe birimine iletilmesi konusunda gerekli prosedürler hazırlanmış mıdır ve uygulanmakta mıdır? E2 Bilgi sistemleri, bilgisayarlar ve sunucular güncel bir veri güvenlik sistemi ile korunma altında mıdır? E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9 Muhasebe ve ödeme sistemleri başta olmak üzere, kritik ve önemli sistemlere erişim için kod ve şifre uygulaması mevcut mudur? Bu konuda yetkili personelin güncel bir listesi bulunmakta mıdır? Elektronik veri ve bilgilerin yeterli sıklıkta yedeklemesi yapılmakta mıdır? Yedeklemeler güvenli bir ortamda muhafaza edilmekte midir? Veri ve bilgilerin asıllarının kaybolması halinde, yedekler hızlı bir şekilde geri kazanılabilmekte midir? Proje ile ilgili bilişim altyapısı ve üstyapısını krumaya yönelik yeterli önlem alınmış mıdır? Mali bilgi, belge ve verilerin tutulduğu bölmelere erişim yetkili personel dışında kısıtlanmış mıdır? Dosyalama ve arşiv sistemi ihtiyaç duyulan bilgi ve belgelere hızlı şekild eerişilebilmesini sağlayacak bir yapıda mıdır? Proje sistemine aşina olmayan personel de mevcut sistemi zorlanmadan kullanabilir mi? Güncel bir dosyalama ve arşiv endeksi mevcut mudur? E10 Her belge ve dosya dosyalama ve arşiv endeksinde yer almakta mıdır? E11 Proje belgeleri yangın-su basması gibi risklere karşı korunmalı bir yerde tutulmakta mıdır? E12 Arşivleme koşulları ilgili belgelerin proje bitiminden sonra belirli bir süre (örneğin 5 yıl) muhafaza edilebileceği özelliklere sahip midir? F. İZLEME FAALİYETLERİ F1 Yönetim düzenli olarak proje iç kontrol uygulamalarını ve uygulamalardaki değişiklikleri gözden geçirmekte midir? F2 Yönetim iç ve dış denetim raporlarında tespit edilen eksikliklere yönelik önlem almakta ve bu önlemlerin uygulanmasını takip etmekte midir? G. KOORDİNASYON FAALİYETLERİ (Eğer kuruluşunuz veya biriminiz proje kapsamında diğer kuruluş ve birimlerin uygulama ve faaliyetlerinin koordinasyonundan sorumlu ise) G1 Diğer proje uygulayıcısı kurum(lar) tarafından uygulanan iç kontrollerin yeterliliği konusunda gerekli güvenceler sağlanmış mıdır? G2 Diğer kurum(lar) tarafından hazırlanan proje mali ve operasyonel raporları düzenli şekilde temin edilerek gözden geçiriliyor mu? G3 Diğer kurum(lar)dan alınan mali raporlardaki gerçekleşmelerle bütçe hedefleri düzenli olarak karşılaştırılıyor mu ve (varsa) önemli sapmaların nedenlerine ilişkin bilgi temin ediliyor mu? G4 Diğer kurum(lar)dan alınan mali raporlarla ilgili destekleyici belgeler kontrol ediliyor mu? Eğer kontrol ediliyorsa, ne sıklıkta ve ne kapsamda (örneğin; % 100 veya örneklem usulü ile) G5 Diğer kurumların faaliyetleri "yerinde ziyaretler" ile kontrol ediliyor mu? Hazırlayan: İsim, Ünvan, İmza, Tarih Onaylayan: İsim, Ünvan, İmza, Tarih En son gelenler IC KONTROL CHECKLIST.xls Page 3 of 3