1. GENEL BİLGİLER AMAÇ SİTE OTOMASYONU PROGRAMININ KURULUMU SİTE OTOMASYONU PROGRAMININ ÇALIŞTIRILMASI...

Transkript

1 1. GENEL BİLGİLER AMAÇ SİTE OTOMASYONU PROGRAMININ KURULUMU SİTE OTOMASYONU PROGRAMININ ÇALIŞTIRILMASI YENİ SİTE OLUŞTURULMASI VE SİTE İŞLEMLERİ PROGRAMA GİRİŞ VE İNSTALL ALMA ANA EKRAN VE MENÜ VE KISA YOLLARIN TANITIMI ANA EKRAN MENÜLERİ PROGRAM ANA EKRANINDA YER ALAN KISAYOLLAR İŞLEMLER MENÜSÜ MESKEN KAYIT İŞLEMLERİ İşlemler Menüsü Yeni Kayıt Kaydet Sil Arama Aidat Menüsü Aidat Borçlandırma Aidat Ödeme Tablosu Detaylı Mesken Ekstresi Tahakkuk İşlemi Hizmetler Hesap Makinesi Takvim Raporlar CARİ KART İŞLEMLERİ KART MALİKLERİ GENEL LİSTESİ SİTE DEĞİŞTİRME ÇIKIŞ TOPLU AİDAT TOPLU AİDAT BORÇLANDIRMA TOPLU BORÇ GÜNCELLEME TOPLU AİDAT TAHSİLATI TOPLU TAHSİLAT GÜNCELLEME MESKEN AİDAT TAHSİLATI

2 5.6. TOPLU SAYAÇ GİRİŞİ BANKA İŞLEMLERİ BANKAYA PARA YATIRMA BANKADAN PARA ÇEKME DEFTERLER KARAR DEFTERİ GELEN EVRAK DEFTERİ GİDEN EVRAK DEFTERİ DEMİRBAŞ DEFTERİ SAİR GİDER GELİR SAİR GİDER İŞLEMLERİ SAİR GELİR İŞLEMLERİ RAPORLAR GENEL RAPORLAR ADRES ETİKET RAPORLARI CARİ KART RAPORLARI BORÇ RAPORLARI ÖDEME RAPORLARI SAİR GİDER GELİR RAPORLARI DEFTER RAPORLARI DAĞILIM RAPORLARI BANKA RAPORLARI KASA RAPORU TAAHHÜTLÜ MEKTUP RAPORLARI İHTARNAME RAPORLARI GELİR GİDER RAPORLARI SAYAÇ RAPORLARI SMS RAPORLARI MESKEN ÇIKARMA DEVİR İŞLEMİ MESKENDEN ÇIKARILMA

3 10.2. MESKEN DEVİR İŞLEMİ MESKEN DEVRİNİ GERİ ALMA KAYITLARDA DÜZELTME TAHAKKUK MUHASEBE BAĞLANTILARI MESKEN MUHASEBE BAĞLANTILARI MESKEN ÖDEME BAĞLANTILARI BANKA MUHASEBE BAĞLANTILARI GENEL BAĞLANTILAR BORÇLARIN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ TAHSİLATLARIN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ FAİZLERİN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ SAİR BORÇ-ALACAKLARIN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ BANKADAN ÇEKİLEN PARALARIN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ PARAMETRELER SİTE BİLGİLERİ SİTE EKLEME SİHİRBAZI PROGRAM TANIMLARI HESAP KODU TANIMLAMA GRUP KODU TANIMLAMA ÖDEME TÜRÜ TANIMLAMA ÖZEL KOD TANIMLARI TATİL TANIMLARI VERİ TABANI AYARLARI FAİZ AYARLARI YIL SONU DEVİR İŞLEMİ KULLANICI TANIMLARI RAPOR TASARIMI BORÇ ŞABLONU OLUŞTURMA ÖDEME ŞABLONU OLUŞTURMA

4 MESKEN KARTI GÜNCELLEME HESAP MAKİNESİ TAKVİM EXCEL DEN VERİ ALMA BÖLGE VE DİL SEÇENEKLERİ TARİH VE SAAT AYARLARI Ekran Ayarlarını Sıfırla

5 Genel Bilgiler 1.1. Amaç Kullanıma hazır halde teslim edilmiş olan Tabim Site Otomasyonu içindeki bu kılavuz, programla tanışmanızı kolaylaştırmak ve programı kullanırken takıldığınız noktalarda size yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır Site Otomasyonu Programının Kurulumu Tabim Site Otomasyon Programını sisteminize kurmak için size verilen CD yi bilgisayarınızın CD sürücüsüne yerleştiriniz. Daha sonra gerekli Setup dosyasını çalıştırdığınızda bilgisayarınız birkaç işlem yaptıktan sonra lisans anlaşması ile ilgili bir pencere gelecektir. Bu ekranda lisans anlaşmasının kabul edildiğine dair olan Yes Evet butonuna basıldığında bilgisayarınız birbirini takip eden işlemleri yaptıktan sonra aşağıdaki görünen pencerede programın kurulum aşamasına geçecektir. Bu yükleme penceresini geçtikten sonra Tabim Site Otomasyonu Programının kurulumunu bitirdiğine dair aşağıdaki ekran görüntüsü gelecektir. Kurulum işlemini bitirmek için buradaki finish butonuna basılmadan önce alanına tıklanarak yani çek atılarak butonuna basılır. 5

6 2. Site Otomasyonu Programının Çalıştırılması Tabim Site Otomasyon Programını size verilen CD üzerinden bilgisayarınıza yükledikten sonra, programı çalıştırmak için; Başlat menüsünden Programlar içindeki TABİM YAZILIM bölümüne geçip, buradaki Site başlığı altındaki Tabim Site Programı simgesini tıklamanız yada masaüstündeki Tabim Site Otomasyonu kısayol simgesini çift tıklamanız yeterli olacaktır. Tabim Site Otomasyonunu çalıştırdığınızda lisans işlemlerinizi yaptırmadığınız için karşınıza Tabim Yazılım Lisans Anlaşması penceresi gelecektir. Bu pencere lisans işleminizi gerçekleştirene kadar program her açıldığında karşınıza çıkacaktır. Bu pencerede Lisans Anlaşmasını Okudum Kabul Etmiyorum seçeneğini işaretleyip Programı Kapat butonuna basarak programı açmadan kapatabilirsiniz. Programı çalıştırmak için Lisans Anlaşmasını Okudum Kabul Ediyorum seçeneğini seçip Programı Çalıştır butonuna basmanız gerekir. Bu seçim sonrasında Kullanıcı Girişi ekranı karşınıza gelecektir. Bu ekranda kullanıcı adı ve bu kullanıcı adına bağlı olarak şifre giriş hücreleri vardır. Kullanıcı bu bilgileri doğru girmeden programı çalıştıramaz. Eğer tanımlanmamış bir kullanıcı adı girildiyse, yukarıdaki bilgi mesaj ekranı gelecektir. Kullanıcı adını ve şifresini doğru olarak girdikten sonra programa giriş yapabilirsiniz. Programın ilk kurulumunda şifre tanımlanmadığı için herhangi bir kullanıcı adı seçip şifre 6

7 girmeden giriş yapabilirsiniz Yeni Site Oluşturulması ve Site İşlemleri Bu pencerede kullanıcı tarafından tanımlanan Sitelerin sırasıyla Adı, Unvanı ve Çalışma Yılı verileri görüntülenir. Yıl seçimi yapıldıktan sonra tamam butonuna basılırsa Sitenin seçilen yıl üzerinden çalışması sağlanacaktır. Buradan Site ve yıl seçiminizi yaptıktan sonra Tabim Site Otomasyonu açılacaktır. Site seçim yada yeni site oluşturma ekranına programın her açılışında ulaşıla bilinecektir. Yeni bir site oluşturmak istenildiğinde site seçim ekranında butonuna basılarak Yeni Site Oluşturma ekranına geçiş yapılır. Yeni Site Oluşturma ekranında Genel Bilgiler Sekmesinde sitenin adı ve unvanının yer aldığı Genel Bilgiler, Adres Bilgileri ve Diğer bilgileri programda kullanılacak Ayarlar girilir. Bu ekranda Site adı ve Unvanı zorunlu olarak girilmesi gereken alanlardır. Müşavir Bilgileri sekmesinde Müşavir bilgileri ve Muhasebe Programı ile Entegrasyonlu çalışacak Sitelerimizin entegrasyon bağlantıları sağlanacaktır. 7

8 Bu ekranda Muhasebe Bağlantıları bloğunda Çalışılacak Site alanında Üç Nokta ile simgelendirilmiş butonuna basıldığında Muhasebe programında oluşturulmuş sitelerin listesi gelecektir. Site seçimi ve altta görünen Aktif Yıl seçimi yapıldığında ve kayıt edildiğinde program otomatik olarak entegrasyon bağlantısını sağlamış olacaktır. Yeni site oluşturma ekranında Diğer Bilgiler butonuna basıldığında Başkan, Meskenler, Muhasip, Genel Kurul bilgilerine ilişkin veri girişi yapılır. Ayrıca bu ekranda Genel Kurul bilgileri girilebilir. Yeni site oluşturma ekranında Diğer Bilgiler butonuna basıldığında, mesken numaralarına ve makbuz numaralarına maske tanımlanabilir. Diğer Ayarlar kısmında Fazla Ödemeler Hangi Ödeme Türüne Göre Aktarılsın seçeneğinde tahsilatlarda fazla ödemeler için aktarılacak ödeme türü seçilir, sayaç bilgileri gözüksün seçeneğinde evet seçilirse mesken borçlandırma kartında sayaç bilgileri görünecektir. Arama türü seçildiğinde Mesken kartında seçilen türe göre arama yapıla bilinecektir, Otomatik açıklama metninde istenilen metin girilirse tahsilatlarda açıklama alanında bu metin otomatik olarak gelecektir. 8

9 Yeni site oluşturma ekranında Yıl Ekle Butona basıldığında Çalışma Yılı Ekleme ekranı gelir. Bu ekranda eklemek istediğimiz çalışma yılı yada başka bir deyimle yeni yıl girişi yapılır. Yıl girildikten sonra Yeni Yıl Oluştur butonuna basılırsa program otomatik olarak çalışma yılı eklendiğine dair bilgi ekranı getirecektir Eklenen her hangi bir yılı silmek istediğimizde aktif yıl kısmında silmek istediğimiz yıl seçimi yapıldıktan sonra Sil butonuna basılır. Program yıl silinmesine ilişkin onay penceresi açacaktır bu onaylama işlemi yapıldıktan sonra yıl silme işlemi de gerçekleşmiş olacaktır. Oluşturulmuş site bilgilerini silmek istediğimizde yine yeni site oluşturma ekranında silmek istediğimiz siteyi seçtikten sonra Site Sil butonuna basılır.silinen sitenin geri dönüşü olmadığından program onay ekranı getirecektir. Programın verdiği bu uyarıya evet demekle birlikte site silme işlemi de bitirilmiş olacaktır. Site kayıt işlemleri bitirildikten ve site seçimi yapıldıktan sonra program ana menüsü ekrana gelecektir. 9

10 Not: Program içindeki tüm bölümlerde Enter, Tab, Alt, Yukarı Ok, Aşağı Ok ve klavyenizin en üst bölümünde bulunan F fonksiyon tuşlarıyla hücreler içinde dolaşabilir yada fare yardımıyla istediğiniz hücre üzerine konumlanabilirsiniz Programa Giriş ve İnstall Alma Tabim Site Otomasyonu Programı sisteme ilk yüklendiği zaman Demo olarak çalışmaktadır. Tabim Site Otomasyon Programını demodan kurtarıp, çalışır hale getirmek için Tabim Site Otomasyon Programının ana ekranında bulunan yazısının üzerine tıklamanız gerekir. Bu yazının üstüne tıkladığınızda Tabim Yazılım Lisans Anlaşması penceresi ekrana gelecektir. Lisans anlaşmasını Okudum Kabul Ediyorum seçeneğini işaretleyip Programı çalıştır butonuna tıkladığınızda Lisans alma seçeneği ekrana gelecektir. Buradan ilk seçenek olan ve ok işareti ile gösterilen seçeneği seçip daha sonra İlerle butonuna bastığınız takdirde Internet üzerinden şifre alına bilinecektir. Aşağıdaki ekran görüntüsünde ilgili alanlara Tabim Yazılım tarafından verilen ürün seri numarası ve kontrol numarasını girip ilerle butonuna bastığınızda ve sonrasında gelen pencerede istenilen seçimler yapıldıktan ve Site Bilgilerinizi Kontrol edip kabul işlemi onaylandıktan sonra ilerle butonuna bastığınızda Internet üzerinden şifrenizi alabilirsiniz. Eğer Telefon İle Almak isterim seçeneği işaretlenip ilerle butonuna basarsanız Tabim Yazılım Şifre Departmanı ile irtibata geçerek şifrenizi alabilirsiniz.şifreyi aldıktan sonra programı kapatıp 10

11 açtığınızda Demo sürümü kalkacak ve Lisans ile ilgili ekranların hiçbirisi görüntülenmeyecektir. Eğer Çok Kullanıcılı Sisteme göre Ürün aldıysanız Terminal Makineye de Site Otomasyon Programımızı kurduktan sonra Program içerisinden Parametreler menüsünden Veri tabanı ayarlarına girdiğinizde Sunucu seçeneğini seçip ana makine IP adresini yada ana makine adını ve ana makinedeki veri yolunu girdiğinizde ve tamam butonuna tıkladığınızda bağlantı sağlacaktır. 3. Ana Ekran Menü ve Kısa Yolların Tanıtımı 3.1. Ana Ekran Menüleri Ana ekrandaki seçenekleri yada kullanımı kolaylaştırıcı kısa yol tuşlarını kullanarak yapmak istediğiniz işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. Ekranın sol alt bölümünde programı kullanan kullanıcının kodunu ve açıklamasını görebilirsiniz.ekranın alt kısmında aktif Site adı, aktif yıl yer almaktadır. Aktif yıl yanında yer alan CAPS klavyenizin büyük harf-küçük harf durumunu gösterir. NUM klavyenizde numara bölümünün aktif olup olmadığını, SCRL kaydırmanın aktif olup olmadığını, INS ise klavyenizde insert tuşunun basılı olup olmadığını gösterir. Ekranın sağ alt bölümünde ise kullanılan Tabim Site Otomasyonu Programının versiyon bilgisi bulunmaktadır. Tabim Site Otomasyonu Programı menüsü Ana Ekranın en üstünde bulunur, bu menüler ve Ana Ekrandaki görünümleri şu şekildedir; :İşlemler menüsünde mesken kayıtları, cari kart işlemleri, kat malikleri genel listesi, toplu sms işlemleri, site değiştirme ve çıkış işlemleri; :Toplu Aidat menüsünde toplu aidat borçlandırma, toplu aidat tahsilatları, toplu borç güncelleme, toplu sayaç girişi, toplu tahsilat güncelleme, mesken aidat tahsilatı ve bu kayıtlar üzerinde değişiklik ve güncelleme ; 11

12 :Banka işlemleri menüsünde banka işlemlerine giriş, bankalar arası para transfer işlemi; : Defterler menüsünde karar defteri, gelen evrak ve giden evrak defteri, demirbaş defteri işlemleri ve dökümleri : Sair Borç Alacak menüsünde sair borç alacak ( gelir- gider) kayıt girişi, yapılan kayıtları düzeltme işlemleri ve dökümleri ; :Raporlar menüsünde genel rapolar,borç ve ödemelere ilişkin genel raporlar, cari kart raporları, defter raporları, gelir gider raporları, tanımlı raporlar meskenler, tanımlı raporlar borçlar, ihtarname dökümleri, adres etiket ve mektup raporları, kiracı raporları ; :Mesken çıkarma devir menüsünde meskenlikten çıkarma; mesken devir işlemi, kayıtlarda düzeltme ; Liste ve raporlara yansıtılması; :Tahakkuk menüsünde tüm Site meskenlerinin bakiyelerinin hesaplanması ve gecikme cezalarının tahakkuk edilmesi; :Muhasebe bağlantıları menüsünde yapılan borçlandırma ve ödemelerin muhasebeye entegrasyonu, mesken muhasebe bağlantısı, banka muhasebe bağlantısı ve sair borç alacak muhasebe bağlantısı, faizlerin muhasebeleştirilmesi ; ayarları ve diğer tanımlamaların yapılması; :Parametreler menüsünde programın genel kullanımı ve çalışması ile ilgili genel tanımlamaların yapılması, Network :Programla ilgili yardım alabileceğiniz menüdür Program Ana Ekranında Yer Alan Kısayollar : Bu buton mesken kartına girip yeni mesken kartı açmak, mevcut mesken kartlarında düzeltme yapmak borç ve tahsilat giriş ve takibi yapmak amacı ile kullanılır. Mesken işlemlerinde detaylı şekilde anlatılmıştır. : Bu buton ile site yönetiminin malzeme vb. satın alım işlemi gerçekleştirdiği yada çalışmış olduğu cari kartların tanımlandığı, borç alacak bilgilerinin takip edildiği ekran görüntülenir. : Banka işlemleri butonu banka kartı açıp yeni banka eklemek, mevcut banka kartları ile ilgili düzeltme işlemlerini gerçekleştirmek ve para yatırma-çekme işlemlerinde kısayol butonu olarak kullanılır. : Site Değiştirme butonu, programdan çıkış yapmadan üzerinde çalışma yapılan aktif site yada yıl değiştirmek amacı ile kullanılır. Bu butona basıldığı takdirde site seçim ekranı gelir. Site seçim ekranı giriş işlemlerinde detaylı olarak anlatılmıştır. 12

13 : Meskenden çıkarılma meskenden çıkarma işleminin kısa yol butonudur. Bu buton ile karşınıza gelecek ekran Mesken Devir işlemlerinde detaylı olarak anlatılmıştır. Gider- Sair Gelir işlemlerinde anlatılmıştır. : Sair Gider- Sair Gelir kısa yol butonu ile Sair Gider- Sair Gelir işlemlerine kolaylıkla erişebilirsiniz. Detaylı olarak Sair : Toplu SMS Butonu Toplu SMS gönderimi ekranına geçiş için kullanılır. Toplu SMS Gönderim ekranı ve işlemler aşağıda anlatılmıştır. SMS butonuna basıldığı zaman yandaki ekran gelir. Burada isterseniz tüm mesken kayıtlarınıza veya SÜZ butonu ile mesken no, grup kodu, ad, meslek, il, ilçe, özel kodlar ve-veya başvuru tarihine göre filtreleme yaparak istediğiniz mesken kayıtlarına SMS gönderebilirsiniz. Süzme işlemi yaptıktan sonra butonuna basarak sms gönderilecek mesken kayıtları seçilmiş olur. Filtreleme işleminden sonra SMS göndermek için butonuna basılır. Bunun ardından aşağıda ki SMS ekranı gelecektir. Buraya mesajınızı yazıp tamam butonuna bastıktan sonra SMS programından göndericiyi başlatmanız yeterli olacaktır. Butonu ile SMS raporu alabilirsiniz. Raporlar menüsünde SMS Raporlarında raporlama işlemi detaylı olarak anlatılmıştır. : Ajandam sizlere not alma, aldığınız notları hatırlatmada yardımcı olacak bir yardımcı programdır. Bu butona tıkladığınızda 13

14 aşağıdaki ekran gelecektir. Ajandam ekranı sizlere not alma imkanı sunmaktadır. Ekran ilk açıldığında boştur. butonu ile sağ tarafa yeni not satırı eklenir. Bu satırda 1. not aldığınız işin yapılıp yapılmadığını belirtmek amacı ile kullanılır. İkinci alan tarih alanıdır. Not alınan işin tarihi girilir. Üçüncü alan ise saattir. Buraya alarm saatini girilir ve son olarak alarm olup olmayacağını belirlemek amacı ile VAR-YOK ikilisinden biri seçilir. Bu işlemin ardından solda yer alan sarı alana ise not girişi gerçekleştirilir ve kaydet butonu ile notumuz kaydedilir, Not sil butonu ile yazılmış bu notu silebiliriz. Çıkış butonu ile program ana ekranına dönüş yapılır. 4. İşlemler Menüsü Bu bölümdeki seçenekleri kullanarak mesken kayıtlarına ilişkin bilgi girişlerine,cari kart işlemlerine, kat malikleri genel listesine, diğer site bilgilerine geçiş yapabilirsiniz. Çıkış butonunu kullanarak programdan çıkabilirsiniz Mesken Kayıt İşlemleri Site de bulunan mesken kayıtlarının yapıldığı ekrandır. Bu seçenekle mesken kartına geçiş yapılarak yeni meskene ait tüm kayıtlar girilebilir ve önceden yapılmış mesken kayıtlarında değişiklik yapılabilir. Ayrıca aranan kaydın bulunması veya silinmesi, bu ekran aracılığıyla yapılmaktadır.klavye kısa yol butonu F3 tür. 14

15 Genel bilgiler bloğunda meskende oturanın kimlik bilgileri girilir. Genel bilgiler bloğunda meskenleri sınıflandırabileceğimiz Grup Kodu alanı vardır. Kat maliklerini yada meskenleri birbirinden ayırt edebileceğim özelliklerin atanması grup kodu yardımı ile olacaktır. Blok numaralarına göre gruplama yada aidat tutarına göre gruplama örnek olarak gösterilebilir. Parametrelerden tanımladığımız Grup Kodları burada seçim yapılarak meskenlere atanmaktadır. Böylece grup kod tanımlamalarına göre borçlandırma yapıla bilineceği gibi liste raporlar da alınabilmektedir. Ev Adresi bloğuna kişinin ev adresi, ev telefonu ve diğer bilgileri, İş Adres bloğuna ise kişinin İş adresi, iş telefonu ve diğer bilgileri girilmektedir. Yazışma adresi seçimi ile de alacağımız herhangi bir dökümde hangi adresin görüntüleneceği seçimi yapılabilir. Mesken Bilgileri bloğunda kişinin Siteye başvurduğu tarih, kara no su, ada, parsel, konut tipi gibi bilgiler girilmektedir, ayrıca bu alanda her hangi bir meskenin devrine ilişkin yapılmış olan bilgiler de görüntülenecektir. Ayrıca meskende oturanın kiracımı, mal sahibi ve meskenin kullanımda olup olmadığının da bilgisi girilebilir. Mal sahibi bilgileri bloğunda kişi kiracı ise mal sahibi bilgileri girilebilir. Özel kodlar alanında yine grup kodunda olduğu gibi meskenleri sınıflayabileceğimiz, özellik atadığımız bilgi seçimi yapılır. Özel Kodlar parametreler menüsünden tanımlanır, meskenlere ilişkin özel kodları buradan girebilirsiniz. Ayrıca bu ekranda meskene ilişkin özel notlar tutulabileceği gibi meskenin kartına ilişkin tarayıcıdan yada panodan fotoğraf aktarma ve görüntüleme işlemi yapılabilmektedir. Genel bilgiler sekmesinin yanındaki aile bilgileri sekmesi ile kat malikinin yakınlarının bilgi girişi yapılabilir. Ekle butonuna basılarak yeni bir satır eklenir adı soyadı, mesleği, yakınlık, doğum yeri ve doğum tarihi, bilgileri girilerek kayıt butonuna basılarak kayıt işlemi gerçekleştirilmiş olur. Bulunulan satır üzerinde alttaki butonuna basılarak bu kişinin kimlik bilgilerine ilişkin detay bilgileri girilebilir. Bu ekranın alt görev çubuğunda bazı işlemlerin klavye kısa yolları da görüntülenmektedir. F4 Yeni Kayıt, F10 Kayıt, F3 Kayıt arama, bu kısa yollardan örnek olarak gösterilebilir. Diğer bilgiler sekmesine tıklandığında Kat malikinin kimlik bilgileri girilebilir. İhtarname Noter bilgileri bloğunda kişiye borcunu ödemediğinden dolayı çekilen ihtarların bilgi girişi yapılabilir. Internet bilgilerinde Tabim Yazılım Web Otomasyonu bu programla birlikte satın alınmış ise web aktarımında Kat malikine verilecek Kullanıcı Adı ve şifre bu alanda verilebilir. Muhasebe bilgilerinde bu programla birlikte Tabim Yazılım Genel Muhasebe Programı alınmış ise hesap planı tanımlaması yapılabilir. Özel Notlar sekmesinde Kat maliki için özel notlar yazılabilir. Bu yazıların yazı boyutu, numaralandırması, stili, rengi ve fontu belirlenebilir ve 15

16 yazıcıdan dökümü alınabilir İşlemler Menüsü Bu menü deki seçenekleri kullanarak yeni kayıt oluşturma, önceden oluşturulmuş kart bilgilerinde düzeltme yapabilme, kayıt arama ve mesken kaydını silme işlemleri yapılır. Buradan açılacak her menü için klavye kısa yolları sağ tarafta gösterilmiştir. Genel olarak açılan pencerelerde klavyeden Esc tuşuna basıldığında ise açık ekran kapanacaktır Yeni Kayıt butonuna basarak, mesken kayıt işlemleri ekranını yeni bir mesken kartı oluşturulması amacıyla, yeni kayıt düzenine çevirebilirsiniz. Kayıt ekranı açıldığında program otomatik olarak mesken numarası verecektir.mesken no yanındaki butonuna basarak mesken numarasında değişiklik yapabilirsiniz. Kısa yol tuşu F4 tuşudur. Mesken No Değiştir Kaydet Sil Butonuna basarak, yaptığınız bütün işlemleri ve değişiklikleri kayıt edebilirsiniz. Kısa yol tuşu F10 tuşudur. butonuna basarak ekranda görünen mesken kartı silme işlemi yapılır. Silme işleminin geri dönüşü olmadığı için bu butona bastığınızda program otomatik olarak silme işleminin yapılacağına dair aşağıdaki onay ekranlarını getirecektir. Bu soruda evet butonunu tıkladığınızda ortağı silmekten emin olup olmadığınızı kesinleştirmek amacı ile ikinci bir onay mesaj gelecektir. Bu mesaja da onay vermeniz durumunda aktif mesken kaydı tamamen silinecektir Arama Mesken kartı arama butonuna basarak penceresinde, bilgilerini görmek istediğiniz meskenin mesken no sunu, adını, soyadını, grubunu veya daire numarasını yazarak istediğiniz mesken bilgisine ulaşabilirsiniz. Ulaşmak istediğiniz mesken bilgilerine; mesken numarasına göre ulaşmak istiyorsanız, arama türünde Mesken No alanını seçmeniz gerekir. Mesken adına göre ulaşmak istiyorsanız,.adı. alanını seçmeniz gerekir. Eğer, meskenin soyadına göre ulaşmak istiyorsanız, Soyadı alanını seçmeniz gerekir. Seçili alana bağlı olarak, klavye ile aranacak kayıt bilgilerini giriniz. Girilen bilgiler aşağıda aranacak kayıt bölümünde ve kullanıcının girdiği değerler doğrultusunda arama işlemi yapılır. Bulunan kayıtlar istenilen doğrultusunda alfabetik yada numaralı şekilde sıralanacaktır.kısa yol tuşu F3 dür. 16

17 Aile arama kısa yolu ile mesken de oturan kişilerin aile bilgileri girilmiş ise bu ekran aracılığı ile sitede oturan kişilerin aile bilgilerine daha hızlı bir şekilde ulaşılmış olur Aidat Menüsü Bu menü de meskene ait borçlandırma, ödeme, tahakkuk işlemlerini gerçekleştireceğimiz ve ekstre alabileceğimiz komutlar yer almaktadır Aidat Borçlandırma İşlemler menüsünden komutu ile veya klavyeden F6 kısayol tuşunu kullanarak açtığımız bu ekran meskene ait borç planı oluşturma ve borçlandırma yaptığımız ekrandır.vade Tarihi alanına borçlandırma yapacağımız ayın son günü girilir Aidat Türü alanına Parametrelerde Ödeme Türü Tanımlamalarında tanımladığımız tür seçimi yapılır, Açıklama alanına borçlandırmanın açıklaması, Faiz oranı kısmına ödenmediği takdirde uygulanacak gecikme cezası oranı, Ödeme Tutarı alanına aidat miktarı girilir. Bu ekranda yer alan kısa yol komutlar şu şekildedir; 17

18 Ekle butonu forma yeni satır ekleyerek yeni borç girişi yapmanızı sağlar. Sil butonu ile girişi yapılmış borç satırlarının silinmesini sağlar. Kaydet butonu ile yapılan değişikliklerin kaydı gerçekleştirilir. Yapılan ödemeler butonu ile yapılanı ödemeleri görüntüleyebilirsiniz. Dağılım butonu ile karşınıza gelecek formdan kolayca ödeme planı oluşturabilirsiniz. Tutar hesapla butonu ile ortağın girilen tarihler arasındaki toplam borcu hesaplanır. Ödeme Türüne Göre dağılım butonu ile meskenin, girilen tarih aralığında ki borçları ödeme türlerine göre hesaplanarak görüntülenir. Bu buton yardımı ile ortağın borçlarının listesi yazıcıdan alınabilir. Senet Dökümü butonu ile ortağın girilen tarih aralığındaki ve seçilen ödeme türlerindeki borçları için senet düzenlenip yazıcıdan çıktı alınabilir. Şablon butonu ile parametrelerden tanımlanan borç şablonu ile kolaylıkla borç planı düzenlenebilir. Satır kopyala butonu ile ortağa ait borç satırlarında seçilmiş olan satır kopyalanır. Satır Yapıştır butonu ile seçilmiş olan satıra önceden kopyalanan satır yapıştırılır. Böylece birbirinin aynı olan satırların giriş işlemleri kolaylaştırılır. Çıkış butonu yardımı ile Aidat Borçlandırma formundan çıkılır. Otomatik Dağılım Bu ekran yardımı ile istediğimiz sayıda taksitten oluşan bir ödeme planını kolaylıkla oluşturabiliriz. Burada borç başlangıç tarihi, borç tutarı, taksit sayısı, faiz oranını girip ödeme türü seçimi yapıldıktan sonra hesapla butonu ile ödeme planı oluşturulur.tutar hanesindeki rakam taksit sayısı kadar yapılacak borçlandırmaların toplamıdır. Ödeme Türlerine Göre Dağılım 18

19 Ödeme Türlerine Göre Dağılım butonu ile karşımıza gelecek ekrandan istediğimiz tarih aralığını girdikten sonra GETİR butonu ile meskene ait bakiyelerin ödeme türlerine göre görüntülenmesi sağlanır. Senet Basımı Senet Basım butonuna tıklandığında karşımıza gelecek ekrandan istediğimiz tarih aralığını belirterek ve ödeme türünü seçerek istenilen ödeme türünde istenilen senetlerin basımı YAZDIR gerçekleştirilir. Şablon Şablon butonuna tıklandığında parametrelerde tanımlanan borç planı görüntülenecektir. Tümünü seç butonuna basıldıktan sonra ekle butonuna tıklandığında seçilen tüm satırlar mesken borç ekranına aktarılmış olacaktır. Çıkış butonu ile ekleme işlemi yapılmadan bu ekrandan çıkılabilir Aidat Ödeme Tablosu 19

20 Meskenden yapılan tahsilatlar bu ekrandan girilir.ödeme Tarihi alanına borcun tahsil edildiği tarih girilir, Aidat Türü alanında tahsilatın hangi ödeme türüne mahsuben alındığı ödeme türü seçimi yapılır. Açıklamada tahsilatın açıklaması girilir. Valör Tarihi, eğer ödeme bankaya yapılıyorsa ödemenin hesaba geçtiği tarihtir. Makbuz No, tahsilat makbuz karşılığında kasa ya yapılıyor ise verilen numaradır, Ödenen tutar yapılan tahsilatın tutarı dır. Banka kodu alanında ödeme bankaya yapılıyor ise programda tanımlanan banka seçimi yapılır. Elle yazılacağı gibi banka no alanına maus ile konumlandığınızda üç nokta butonuna basarakta seçim yapıla bilinir. Mesken ödeme ekranında yer alan butonlar ve görevleri: Ödeme Planı butonuna basılarak mesken adına düzenlenmiş olan borç planı görüntülenir. Herhangi bir borçlandırma çift tıklandığında Tahsilat ekranına aktarıla bilinir. Klavyede F6 kısayol tuşu ilede bu mesken borç planına ulaşılabilir. Son Bakiye butonuna basılarak yapılan son tahakkuk işlemine göre ortağın bakiye bilgileri görüntülenir. Makbuz butonu yardımı ile meskenden yapılan tahsilata ait makbuz dökümü kolayca yazıcıdan alına bilinir. Toplu makbuz butonu ile kullanıcılar için geliştirilmiş olan bir diğer tahsilat ekranına geçiş yapılarak makbuz dökümü alınabilir. Yazdır butonu ile ortağın yaptığı ödemeler yazıcıdan liste olarak alınabilir. Ödeme Türüne Göre Dağılım butonu ile ortağın yaptığı ödemelerin ödeme türlerine göre görüntülenmesi sağlanır. Dağılım butonu ile ortağın toplu şekilde yaptığı ödemelerin ödeme türü öncelik sırasına göre, istenilen tarihten başlamak üzere tahsil edilmesiniı sağlar. Satır kopyalama butonu ile ortağın yaptığı ödemelerden seçilen satırın kopyalanması sağlanır. Satır yağıştır butonu ile kopyalanan satırın içeriğinin seçilen satıra yapıştırılması sağlanır. Çıkış Komutu ile ortağın yaptığı ödemeler ekranından mesken kartına çıkış sağlanır. 20

21 Dağılım Butonuna basılarak solda yer alan Ödeme Dağıtma ekranı gelir. Burada ortağın toplu olarak yaptığı ödeme, tahakkuk tarihine kadar parametrelerde belirtilen ödeme türlerindeki önceliklerine göre borçlarına dağıtılır. İlgili alanlar doldurulup tamam butonuna basıldığında dağılım işlemi yapılmış olur. Son Bakiye Bilgileri Butonu ile ortağın solda yer aldığı şekilde Son Bakiye Bilgileri görüntülenir. Bu bilgiler son yapılan tahakkuk işlemine göredir. Makbuz Dökümü Ödeme işlemi gerçekleştirildikten sonra ödeme tarihi, valör tarihi ve ödeme türü seçilerek Yazdır butonuna basılarak makbuz dökümü alınır. Toplu Makbuz Toplu Makbuz işlemi ile birden fazla ödeme türüne göre tahsilat yapılıyor ise butonu ile bu ekranda ekle denilerek ödeme tarihi, makbuz no, ve açıklamaları yazılır ve kaydet denildiğinde mesken ödeme kartına aktarılmış ve makbuzunda yazıcıdan çıktısı alınmış olur Detaylı Mesken Ekstresi 21

22 Bu buton ile meskene yapılan borçlandırmaların, tahsilatların ve tahakkuk eden gecikme cezalarının tarih sıralamasına göre ayrıntılı bir şekilde rapor halinde çıktısı alınmış olur Tahakkuk İşlemi Tahakkuk İşlemi meskenler için görüntüleyebileceğimiz bakiyelerin ve raporların sonuç rakamlarının hesaplatıldığı tarihtir. İstenilen tarihte tahakkuk işlemi yapılabilir. Rapor rakamları bu tarihler üzerinden yapılan hesaplatmalar sonucu alınır Hizmetler Kullanıcıya yardımcı olmak amacı ile hizmetler menüsünde HEsap Makinesi ve Takvim yer almaktadır Hesap Makinesi 22

23 Kullanıcıya yardımcı olmak amacı eklenmiş olan hesap makinesidir Takvim Kullanıcıya yardımcı olmak amacı ile programa eklenmiş bir yardımcı programdır. Üstte yer alan mavi alan bir aylık takvimi içermektedir. Sağ üstte ve sol üstte yer alan ileri-geri tuşları ile önceki ve sonraki ayı görüntüleyebilirsiniz. Aşağıda yer alan gün hesaplama kısmında ise yukarıda yer alan alanlara gireceğiniz tarihler arası farkı gün olarak hesaplarken aşağıda yer alan kısımda ise girilen tarihe sizin eklediğiniz günün hangi tarihe geldiğini göstermektedir. Her iki kısımda da girişleri yaptıktan sonra arada yer alan butonuna basarak hesaplamayı yaptırabilirsiniz Raporlar Raporlar menüsünde, Kat maliki bilgilerini içeren Kat Maliki Bilgileri formu, yapılan sözleşme, devir yapacak ise devir yazısı, aile bilgilerini içeren aile beyan formu, içerisinde bulunduğunuz mesken için alınan raporlardır Cari Kart İşlemleri Site yönetimlerin malzeme aldıkları yada iş yaptırdıkları satıcı müşterilerin tanımlandığı ve borç alacak bilgilerinin girildiği ekrandır. 23

24 Yeni kayıt butonuna basılarak yeni cari kart ekranı boş olarak getirilir. Genel bilgiler bloğunda cari karta ilişkin bilgiler girilir. Adres bilgileri bloğunda adres ve iletişim bilgileri girilir. Sil butonu ile içerisinde bulunduğumuz cari kart silme işlemi gerçekleştirilir. Kaydet butonu ile yapılan işlemler kayıt edilir. Arama butonu ile cari kart arama penceresi getirilerek istenilen cari kart bilgilerine ulaşılır. Önceki Sonraki butonları ile cari kartlar arasında geçiş sağlanır. Borçlar butonuna basılarak firmayla yapılan işin bilgileri girilir. Cari kart borç işlemleri firmadan satın alınan malzemenin veya yapılan işin bilgilerinin girildiği ekrandır. Yeni kayıt butonu ile satır eklenerek tarih, açıklama, tutar ve makbuz numarası girilerek işlem tamamlanmış olur. Buraya girilen bililer sonucunda cari kart ekranında borç alacak bilgilerinde toplam borcumuz oluşmuş olacaktır. Buradaki bilgi girişinde program açık hesap olarak işlem yapacaktır. Firmaya yapılan ödemeler Alacaklar butonuna basılarak geçiş yapılır. Yeni kayıt butonuna basılarak ödeme satırı açılır, açıklama, tutar ve makbuz numarası girildikten sonra kaydet butonu ile kayıt işlemi tamamlamış olur. Eğer bu işlemin sair giderle entegresi istenirse Sair Gidere At butonuna tıkanır. Sair gelir gider ekranında anlatacağımız bilgi girişleri yapıldıktan sonra kaydet butonuna basılırsa otomatik olarak sair gider ekranına eklenmiş olacaktır. 24

25 4.3. Kat Malikleri Genel Listesi İşlemler menüsünden mesken genel listesi butonuna basarak mesken genel listesine erişebilirsiniz. Burada alacağınız liste sütun ekleme-çıkartma yolu ile kendinize özel liste oluşturup bu listede mesken veri girişini hızlandırabilirsiniz. Bu ekranda Mesken No, Adı, Soyadı bilgilerini değiştiremeyecek diğer tüm bilgilerde güncelleme yapabileceksiniz Site Değiştirme İşlemler menüsünden Site Değiştirme butonuna basılarak site seçimi ekranı getirilir. Bu ekranda istenilen Site ve aktif yıl seçilerek programı kapatmanıza gerek kalmadan aktif Site değişikliği yapabilirsiniz Çıkış kapanacaktır. Bu butonu kullanarak programdan çıkış işlemi yapabilirsiniz.gelen onay penceresinde evet derseniz program 5. Toplu Aidat Mesken kartından tek tek işlem yapmayarak toplu olarak yapılan Toplu aidat borçlandırma, Toplu Borç Güncelleme, Toplu Aidat Tahsilatı, Toplu Tahsilat Güncelleme,Mesken Aidat Tahsilatı ve Toplu Sayaç Girişi işlemlerinin yapıldığı menüdür. 25

26 5.1. Toplu Aidat Borçlandırma Toplu aidat borçlandırma mesken kartından yapılan tek tek borçlandırmaların bu ekranda tek bir işlemle borç planının, verilen kriterlerle tüm meskenlere aktarılmasını sağlar. Dağılım butonu ile daha önce mesken kartında bahsedilen dağılım doğrultusunda daha hızlı veri girişi sağlanıp tüm mesken kyıtlarına borçlandırma yapabilmekteyiz. Ödeme Planı oluşturulduktan sonra grup kodu seçimi yapılmadığı takdirde program ödeme planını tüm meskenlere uygulayacaktır. Eğer mesken kartlarında Grup Kodu belirtilmişse ve Toplu Aidat Borçlandırma ekranında Mesken Grup Kodu seçimi yapılırsa Kaydet komutu ile birlikte oluşturduğunuz ödeme planı sadece belirtilen grup kodlarındaki meskenlere borçlandırılır. Seçilen grup kodunda yer almayan meskenlere her hangi bir işlem uygulanmaz. Bu işlemin sonunda ekran üzerinde toplam kaç meskene borçlandırma yapıldığı görülebilir. Ekle komutu ile ödeme planına yeni satır eklenir. Sil komutu ile Ödeme planına eklenmiş olan bir satır iptal edilir. Kaydet butonu ile oluşturduğunuz ödeme planını tüm meskenlere aktarmaya başlanır. Dağılım komutu ile aylık ödemeleri eşit olan bir ödeme planını istediğiniz taksit sayısında otomatik olarak oluşturur. Raporlar butonu ile oluşturulan ödeme planının listesi yazıcıdan döküm olarak alınabilir. Çıkış butonu ile program ana ekranına dönüş yapılır Toplu Borç Güncelleme 26

27 Toplu borç güncelleme ekranı önceden yapılmış olan bir borçlandırmayı değiştirmek yada yanlış yapılan bir borçlandırmayı silmek amacıyla kullanılır. Güncelleme yapacağımız yada sileceğimiz ilgili kaydı doğru tespit etmesi için güncellenecek borçlar kısmındaki verilen filtrenin güncellenmesi istenen kayıtlarla aynı olması gerekmektedir. Eğer program o tarihli ve ödeme türüyle uyuşan bir borçlandırma bulamazsa her hangi bir işlem yapmayacaktır. Uygun verileri girdikten sonra, yukarıdaki Uygun kayıtları güncelle alanına çek atılıp butonuna basıldığında düzeltmeler yapacak, Uygun Kayıtları Sil alanına çek atılıp güncelle denildiğinde ise uygun kayıtlar silinecektir. Güncellemede istenirse ilgili alanların yanındaki butonu ile işaret konularak hangi alanların güncelleneceği seçimi yapıla bilinir Toplu Aidat Tahsilatı Toplu Aidat Tahsilatı ekranı mesken kartlarına tek tek girerek yapılacak olan mesken aidat ödemelerini tek ekrandan yapılmasını sağlamak için kullanılan bir ekrandır. Bu pencerede butonuna basarak yeni bir işlem satırı açılır.mesken no alanında beliren üç nokta simgesine basılarak mesken arama penceresine geçiş yapılır. Üzerinde bulunduğumuz satır üzerinde hangi mesken kaydında olduğumuzu yukarıdaki kırmızı alanda görebilmekteyiz. Ayrıca Aidat Ödeme Tablosu ve Aidat Borç Tablosu butonu ilede mesken kartı ile bağlantı sağlanarak borç ve ödemeler ekranını görüntülene bilinecek Son Bakiye butonu ile de tahsilat öncesi bakiyesi incelenebilinicektir. Ödemeye ilişkin mesken kartında anlatılan tahsilat veri girişleri yapıldıktan sonra Tamamlandı şeklinde bilgi mesajı gelecek ve bu tahsilatlar mesken kartına aktarılmış olacaktır. kayıt butonuna basıldığında Toplu Aidat Tahsilatı 5.4. Toplu Tahsilat Güncelleme 27

28 Toplu Borç Güncelleme ekranında bahsettiğimiz uygulama prensibi ile çalışan bu güncelleme ekranı meskenler den yaptığımız hatalı tahsilatların kayıtlarını toplu olarak silmek yada üzerinde değişlik yapmak için kullandığımız ekrandır Mesken Aidat Tahsilatı Ödeme şablonu oluşturularak daha kolay tahsilat yapmayı amaçlayan ve günlük makbuz kesimi ile tahsilatı amaçlayan ekrandır. Mesken no alanında kat maliki seçimi yapılır, makbuz numarasına tıklanarak... üç nokta ile sıradaki makbuz numarası verilir, hangi ay ödeme yapılıyorsa tahakkuk tarihine o ayın son günü yazılır. Ceza işlem tarihine ödeme tarihi girilir. Grup kodu seçimi yapılarak parametrelerde tanımlanan ödeme şablonu getirilmiş olur, açıklamada ödenen ay seçimi yapıldıktan sonra kaydet ve yazdır butonuna basılırsa tahsilat kaydı yapılmış ardından da makbuz dökümü otomatik alınmış olacaktır. Sil butonu ile yanlış yapılmış işlem silinir. Tasarla butonu ile ilgili makbuz formunun tasarım ekranına geçilir. Ön izleme ile makbuz dökümü yapılmadan ön kontrol yapılmış olur. Çıkış butonu bu ekran kapatılır Toplu Sayaç Girişi 28

29 Toplu Sayaç Giriş ekranı ile meskenlere su ve elektrik gibi sayaç değerleri içeren borçlandırmaları yaparken sürekli mesken kartı değiştirmeden tek ekran üzerinden girişleri sağlamak, böylece işlemi hızlandırıp size zaman kazandırmak amacı ile düzenlenen bir ekrandır. Toplu Aidat menüsünden Toplu sayaç butonuna basılarak açılan bu ekrandaki komutlar ve açıklamaları şu şekildedir: Çağır komutu ile aram ekranı çağrılıp mesken seçimi yapılır. Ekle butonu ile yeni bir sayaç borç satırı eklenir. Sil butonu ile üzerinde bulunduğumuz satırın silme işlemi yapılır. Aktif meskenden yani üzerinde bulunduğumuz mesken kayıtın dan bir önceki mesken kayıtını getirir. Aktif meskenden yani üzerinde bulunduğumuz mesken kayıtın dan bir sonraki mesken kayıtını getirir. Çağır komutu ile sayaç girişi yapılacak mesken seçildikten sonra alanından sayaç borçlandırma tarihi girilir. Tarih girişi yapıldıktan sonra ödeme türü seçimi yapılır. Eğer daha öncesinde seçilen ödeme türüne göre borçlandırma yapılmışsa bu borçlandırmalar ekranda görüntülenir. Ekle butonu ile yeni bir borç satırı eklenir, bu ekleme ile otomatik olarak tarih, ödeme türü ve açıklama alanı yeni satırda oluşacaktır, ilk indeks ve son indeks değerleri girildikten sonra program otomatik olarak tüketim miktarını ve tüketim tutarını hesaplar. Yalnız dikkat edilecek nokta programın bu hesaplamayı otomatik yapabilmesi için Parametrelerden ödeme türü tanımlaması yapılırken Tutar alanına birim fiyatın girilmiş olması gerekmektedir. Kaydet butonu ile kayıt gerçekleştirilir. Ardından sonraki mesken butonu ile bir sonraki ortağa geçiş yapılıp aynı işlemler gerçekleştirilir. 6. Banka İşlemleri Site yönetiminin çalıştıkları bankaların girildiği menüdür. Banka işlemleri, bankalar arası para transfer işlemlerinin gerçekleştirildiği menüdür. Banka İşlemleri ekranında yer alan butonlar ve açıklamaları; Yeni kayıt butonu ile boş bir banka kartı açılır. Yeni açılan banka kartında veya mevcut banka kartı üzerinde yapılan değişiklikleri kaydeder. Seçilen banka kartını kayıtlardan siler. Arama butonu ile işlem yapılacak bankayı seçmek amacı ile tanımlı banka kartları listesi ekrana getirilir. 29

30 Aktif bankaya para yatırma bilgilerini girmek amacı ile para yatırma ekranını getirir. Aktif bankadan çekilen para bilgilerini girmek amacı ile para çekme ekranını getirir. Aktif bankayı değiştirir. Bir önceki veya bir sonraki banka kartını getirir. Banka işlemleri menüsünden program ana ekranına dönüş işlemini gerçekleştirir Bankaya Para Yatırma Banka işlemlerinden Para Yatırma butonu ile yukarıdaki ekran getirilir. Bu ekranda üst kısımda ekle, sil, kaydet, süz, yazdır ve çıkış butonları yer almaktadır. Aktif bankaya para yatırma işlemi, Ekle butonu ile yeni satır eklenip, Ödeme Tarihi, Açıklama, Valör Tarihi, Makbuz No, Ödenen Tutar girildikten sonra kaydet butonu ile kayıt gerçekleştirilir. Daha önce yapılmış bir işlemin iptali ise öncelikle iptali gerçekleştirilecek satırın seçilmesinin ardından Bu soruya evet dediğiniz takdirde aktif satır silinir. sil komutu ile yapılır. Sil komutuna basıldığı zaman uyarı mesajı karşınıza gelecektir. süz butonu ile aktif bankaya yapılan para yatırma işlemleri filtrelenebilir, böylelikle istenilen kayıta ulaşıla bilinir. Bu buton ile karşımıza aşağıdaki ekran gelir. Bu ekrandan banka ile ilgili yapılmış olan para yatırma işlemlerini ödeme tarihine göre, valör tarihine göre veya makbuz numarasına göre filtreleyebiliriz. Filtre değerleri girilip tamam butonuna basılırsa sadece belirtilen kriterlere uyan kayıtlar Banka Para Yatırma ekranında görüntülenecektir. 30

31 6.2. Bankadan Para Çekme Banka da biriken paraların giderler için yada kasa ya aktarımında kullanılan menüdür. Ekle butonuna basılarak yeni bir kayıt satırı açılır. Çekilme tarihi girilir açıklama alanına paranın ne sebeple çekildiği açıklaması girilir. Belge numarası ve çekilen tutar girildikten sonra butonuna basılır.eğer üzerinde bulunduğumuz satırı iptal etmek istiyorsak ilgili satır üzerinde Sil butonuna basılır ve kayıt yapılır. Yazdır butonu ile ekranda ki bilgilerin dökümü alınır. Ekranın en alt kısmında ise yapılan toplam işlem ve bu işlemlerin toplam tutarları yer almaktadır. 7. Defterler Site yönetim kararlarının takip edildiği karar defteri, gelen ve giden evrakın takibi, demirbaş takibi ve dökümleri bu menü aracılığı ile yapılır Karar Defteri Yapılan genel kurullarda alınan kararların takip edildiği ekrandır.yeni karar butonuna basılarak Tarih ve Konu başlığı girilir. Notlar kısmında alınan kararların girişi yapılır.yazılan bu kararlar görev çubuğu penceresinde istenirse hizalama seçeneği, kalın yazma, italik ve altı çizili seçeneği, yazı boyutu ve rengi ve yazı fontu seçilebilir. Eğer bu kararlar bilgisayar formatında belge olarak kayıtlı ise butonuna basılarak dosya yolu konumu belirtilebilir. Daha sonra butonuna basılarak otomatik olarak belge açılabilir. Kaydet butonuna basılarak 31

32 karar girişi kaydı yapılmış olur Gelen Evrak Defteri Site yönetimi gelen evrak takibinin yapıldığı ekrandır. Ekle butonu ile yeni evrak girişi yapılır sıra numarası alanındaki... Üç Nokta butonuna basılarak yeni sıra numarası verilir.evrakın nerden ve kimden geldiği, tarihi, cinsi, verilen evrak numarası ve bu evrakın kime geldiği girişi ve konu başlığı yazıldıktan sonra ayrıntı olarak içerik kısmına bilgi girişi yapılır. Evrak ile ilgili bilgi girişi yapıldıktan sonra kaydet butonu ile evrak bilgileri kayıt edilmiş olur. İlk kayıt butonu ile kayıtlı ilk evrakın bilgilerine ulaşılır. Önceki evrak ve sonraki evrak butonları ile evrak kayıtları arasında geçişler yapılabilir. En son kayıt butonu ile kayıtlı en son evrakın bilgilerine ulaşılır. Ayrıca karar defterinde bahsedilen eşleştirilebilir. dosya yolu bağlantısı ile bilgisayar ortamında kayıtlı olan evrak ile 7.3. Giden Evrak Defteri ile aynıdır. Yönetimdeki yazışmaları takip edildiği ve gönderilen yazışmaların kayıt edildiği ekrandır.bilgi girişi olarak gelen evrak defteri işlemleri 32

33 7.4. Demirbaş Defteri Demirbaş bilgilerinin girildiği ve kullanım ömrü biten demirbaşların çıkartıldığı ekrandır. Ekle butonuna basılarak yeni demirbaş kartı açılır. Sıra numarası butonuna basılarak sıradaki demirbaş numarası verilir. İlgili alanlarda Demirbaşla ilgili bilgi girişi yapıldıktan sonra kaydet butonuna basılarak demirbaş kaydı yapılır. Yazdır butonuna basılarak ilgili demirbaşla ilgili döküm yazıcıdan çıkartılabilir. Demirbaş kopyala butonuna basılarak aynı özelliklere sahip demirbaşların hızlı veri girişi sağlanmış olur. Çeşitli nedenlerle kullanılmaz hale gelen ve faydalı ömrü biten demirbaşlar, Demirbaştan çıkart butonuna basılarak çıkartma ile ilgili bilgi girişi yapıldıktan sonra tamam butonuna basılarak aktif demirbaş listesinden çıkartılmış olur. 8. Sair Gider - Gelir Sitenin gelir-gider işlemlerinin takip edildiği bölümdür. Gelir-Gider takibi yapabilmek için öncelikle Parametreler menüsünde Program Tanımları alanında Hesap Kodu tanımlarının yani gelir-gider kalemlerinin tanımlanmış olması gerekir (Örnek: Hesap Kodu 120, Hesap Adı Personel Giderleri). Parametreler menüsünde ayrıntı olarak anlatılacaktır. 33

34 8.1. Sair Gider İşlemleri Sair Gider işlemleri butonuna tıkladığınız zaman yukarıdaki ekran gelecektir. Burada butonu ile gider girişi yapmak için yeni satır eklenir. Gider işleminin gerçekleştiği tarih girildikten sonra Hesap Çağır butonu ile önceden tanımlanmış olan hesap kodu seçimi yapılır.gidere ilişkin açıklama girilir. Fiyat alanına KDV siz gider rakamı yazar ve KDV sütunu alanında KDV oranını yazarsanız otomatik olarak Toplam tutar alanında KDV li tutar oluşmuş olacaktır. KDV siz girişler için toplam tutar sütununda gider rakamını girmeniz yeterli olacaktır. Ödeme şekli seçimi yapıldıktan sonra eğer ödeme kasadan yapılmış ise kaydet butonu ile yapılan işlemler kayıt edilir. Diğer taraftan ödeme direkt olarak bankadan yapılmış ise butonu ile banka seçim ekranı gelecek buradan ilgili banka seçildikten sonra bankadan ödeme gerçekleştirilmiş olacaktır. Hatalı yapılan bir banka ödemesi butonu ile iptal edilmiş olunur. butonu ile ekranda görüntülenen sair giderler Excel e aktarılır. Filtre butonu ile sair giderler ilişkin aranılan bir kayıtın bulunması için ilgili filtreler girilir ve tamam butonuna basılırsa verilen kriterlere göre sair gider bilgileri görüntülenmiş olacaktır. Ekranın en alt kısmında ise yapılan toplam işlem sayısı ve işlem toplamları tutar olarak yer almaktadır. Makbuz butonu ile gider makbuzu dökümü alınır, yazdır butonu ile de ekranda yer alan gider işlemlerinin dökümü alınır Sair Gelir İşlemleri Mesken aidat tahsilatları haricinde sitenin başka bir geliri var ise bu ekranda giriş yapılır. Sair Gelir işlemleri butonuna tıkladığınız zaman yukarıdaki ekran gelecektir. Burada butonu ile gelir girişi yapmak için yeni satır eklenir. Gelir işleminin gerçekleştiği tarih girildikten sonra Hesap Çağır butonu ile önceden tanımlanmış olan hesap kodu seçimi yapılır.gelire ilişkin açıklama girilir. Fiyat alanına KDV siz gider rakamı yazar ve KDV sütunu alanında KDV oranını yazarsanız otomatik olarak Toplam tutar alanında KDV li tutar oluşmuş olacaktır. KDV siz girişler için toplam tutar sütununda gelir rakamını girmeniz yeterli olacaktır. Ödeme şekli seçimi yapıldıktan sonra eğer gelir kasaya yapılmış ise kaydet butonu ile yapılan işlemler kayıt edilir. Diğer taraftan ödeme direkt olarak bankaya yapılmış ise butonu ile banka seçim ekranı gelecek buradan ilgili banka seçildikten sonra bankaya tahsilat gerçekleştirilmiş olacaktır. Hatalı yapılan bir 34

35 banka tahsilatı butonu ile iptal edilmiş olunur. butonu ile ekranda görüntülenen sair gelirler Excel e aktarılır. Filtre butonu ile sair gelirlere ilişkin aranılan bir kayıtın bulunması için ilgili filtreler girilir ve tamam butonuna basılırsa verilen kriterlere göre sair gelir bilgileri görüntülenmiş olacaktır. Ekranın en alt kısmında ise yapılan toplam işlem sayısı ve işlem toplamları tutar olarak yer almaktadır. Makbuz butonu ile gelir makbuzu dökümü alınır, yazdır butonu ile de ekranda yer alan gelir işlemlerinin dökümü alınır. 9. Raporlar Tabim Site Otomasyonu Programı için alınabilecek tüm dökümler Raporlar ana başlığı altındadır. Her ana başlığın altında ilgili başlığın ayrıntılı rapor başlıkları vardır. Her hangi bir rapor adı tıklandığında o raporun filtre ekranı gelecektir bu ekranlarda başlangıç ve bitiş değerlerine veri girildiği zaman rapor o kriterler doğrultusunda oluşturulur. Mesken bilgilerine dair raporlar, borç ve ödeme raporları, defter dökümleri, demirbaş raporları, banka raporları, sayaç raporları, SMS raporları, gelir gider ve bilanço dökümleri, hesap özeti, adres etiket listeleri, mektup ve kiracı bilgilerine dair dökümlerde bu menüden alınır. Ayrıca parametrelerden site yönetimi için özel oluşturulan Kullanıcı Tanımlı Raporlarda bu menüden alınır Genel Raporlar Kat Malikleri Listesi; Meskenlerin Sıra No, Mesken No, İsim ve Grup Kodlarının yer aldığı listedir. Mesken G.Durum Listesi; Sıra No, Mesken No, Adı-Soyadı, Borcu-Ödenen, Kalan, Gecikme Cezası tutarını içeren tüm meskenlerin borcu alacağını gösteren listedir. Detaylı Kat Malikleri Listesi, Mesken ile ilgili her türlü bilgiyi sütun olarak ekleyip çıkarabileceğiniz, kendi listenizi oluşturabildiğiniz listedir Aile Detay Bilgilileri Raporu; Kat maliki yakın bilgilerinin alındığı listedir. Kat malikleri doğum yeri listesini alabilirsiniz 35

36 9.2. Adres Etiket Raporları 9.3. Cari Kart Raporları 9.4. Borç Raporları Hazirun listesi; Mal sahibi ad soy ad ve adres bilgilerinin içerdiği ve genel kurullarda gereken listedir. Toplu Ekstre Raporu; Tüm meskenlerin ekstrelerinin tek bir raporda görüntülenmesidir. Çarşaf liste; Tüm meskenlerin ödeme türlerine göre borcunu alacağını gösteren rapordur. Kat Malikleri Fihrist Listesi; Meskenlerin mesken numarasını, adını, soyadını, mesleğini, ev adres ve iş adres bilgilerini, telefonlarını gösteren listedir. Kat Malikleri Adres listesi; Meskenlerin ev ve iş adreslerini ayrı ayrı mesken numarası, adını, soyadını, adresini, il ve ilçesini döküm olarak yazıcıdan alabileceğiniz listedir. Kat Malikleri Yazışma Adresi Listesi; Meskenlerin kartında yazışma adresi olarak belirtilen ev yada iş adreslerinin dökümünü veren listedir. Kat Malikleri Telefon Listesi; Meskenlerin mesken numarası, adı-soyadı, ev telefonu, iş telefonu ve cep telefonlarının dökümünün alınabildiği listedir. Etiket Dökümü 2 ve 3 lü ise Meskenlerin yazışmalarda kullanılan etiketlerin dökülmesi için etiket kağıdı standartlarına uygun olarak döküm alınabileceği ev, iş ve yazışma adresine göre rapordur. Zarf Dökümü Meskenlerin yazışmalarda adına zarf düzenlemek amacı ile kullanılır. Zarf üzerine ortağın adı, soyadı adresi, ili ilçesi yer almaktadır. Her bir mesken için ayrı zarf düzenlenir. Cari Kart Listesi; Cari kart listesinin görüntülendiği listedir. Cari Kart Listesi Bakiye; Tüm cari kartların borç ve alacaklarının görüntülendiği listedir. Cari Kart Ekstresi; Tüm cari kartlarla dönem içerisinde yapılan işlemlerin ayrıntılı olarak görüntülendiği listedir Ödeme Raporları Borç Listesi; Meskenlere yapılan borç tahakkuklarının listelendiği rapordur. Borç Takvim;i Meskenlerin her ay ne kadar borçlandırıldığını gösterir rapordur. Borç Tablosu; Verilen tarih filtresine kadarki borcunu ve sonraki ayın borcunu gösteren rapordur. Kümülatif Borç Listesi; Ödeme türlerine göre toplam borçlandırmaları gösterir Faiz Borç Listesi; Meskenlere işletilen faizleri liste halinde gösterir rapordur Faiz Borç Takvimi; Aylar itibari ile meskenlere işletilen faiz rakamlarını gösterir. Toplu Senet Dökümü; Tüm meskenlere toplu senet hazırlamak için kullanılan rapordur Sair Borç Alacak Raporları Ödeme Listesi; Mesken no, mesken adı-soyadı, ödeme tarihi, valör tarihi, tutar, ödeme türü, banka ve makbuz no içeren meskenlerin ödeme raporudur. Ödemeyenlerin Listesi; Verilen tarih aralığında aidatını ödemeyen meskenlerin görüntülenmesini sağlayan rapordur. Kat Maliklerinin Toplam Ödeme Listesi; Toplam yaptıkları ödemeyi raporlayan listedir. Listede mesken, mesken adı-soyadı, grup kodu ve toplam ödeme değerleri yer alır. Kat Maliklerinin Ödeme Türüne Göre listede her ortağın ayrı ayrı ödeme türlerine göre ödemeleri gösterir Ödeme Türlerine Göre Toplam Ödeme Listesi; Mesken ayrımı yapmadan toplam da ödeme türlerine göre ödemeleri gösteren listedir. 36

37 Sair Gider Gelir Raporu; İstenilen tarih aralığında, istenilen hesap kodundaki ve belirtilen tutardaki gelir giderlerin alındığı rapordur. Detaylı Sair Borç-Alacak Raporu ; İstenilen tarih aralığında, istenilen hesap kodundaki ve belirtilen tutardaki gelir giderlerin detaylarının alındığı rapordur. Sair Gider Raporu; Sadece sair giderlerin alındığı rapordur. Sair Gelir Raporu; Sadece sair Gelirlerin alındığı rapordur Defter Raporları Gelen Giden Evrak Raporu; Gelen giden evrakların toplu olarak alındığı rapordur. Demirbaş Raporu ; Girilen demirbaşların listesini ve bilgilerini gösteren rapordur Dağılım Raporları Kat Maliklerinin Dağılım Listesi; Meskenlerin adı-soyadı, borç, alacak ve bakiye durumlarını ödeme türüne göre listeleyen rapordur. Ödeme Türüne Göre Dağılım Listesinde ise sadece istenilen ödeme türünün toplam borç, alacak ve bakiyesi raporlanır Banka Raporları Bankaların Listesi, banka no su, adı, borç, alacak ve bakiyeye göre filtreleme yaparak bankaların no, banka adı, şube, hesap no, müdür adı, telefon ve faksını içeren banka raporudur. Detaylı Banka Listesi, yine filtreleme yaparak alabileceğimiz bu rapor banka no, banka adı, banka şubesi, hesaptaki borç, alacak ve bakiyeyi gösteren rapordur. Bankalar Hareket Listesi banka no, adı, şubesi, tarih, borç, alacak ve bakiyesine göre filtreleyip banka yada bankalara yatırılan para ve çekilen paranın raporunun alınabildiği listedir. Bankalara Kat Maliklerinden Yatan; Mesken kartında tahsil edilen aidatların dökümünün alınabildiği rapordur Kasa Raporu Banka Ekstresi banka üzerinden yapılan her işlemin borç alacak şeklinde düzenlendiği rapordur Taahhütlü Mektup Raporları Kasa Raporu; Günlük veya istenilen tarih aralığındaki ; Mesken ödemelerini, istendiği takdirde banka havalelerini ve sair borç alacaklarını raporlayabileceğiniz dökümdür. Bu raporda fiş no, kasaya giren-çıkan tutar yer almaktadır. Ayrıca rapor sonunda meskenlerden toplam tahsilatlar, bankadan çekilen yada yatırılan toplam tutarlar ve sair borç-alacak toplamları yer almaktadır. Yani günlük kasamızı görebileceğimiz rapordur. Yazışma yapılan meskenlerin mesken no, adres, ilçe, il ve mektup numaralarını içeren rapordur.taahhüt etiketinin de yapıştırıldığı rapordur İhtarname Raporları 37

38 İhtarname alanlar listesi, aidatlarını geciktiren meskenlere bilgi vermek ve ihtarname çekmek amacıyla alınan dökümdür.alınan bu ihtarname dökümünde meskenin toplam borç, toplam ödenen, gecikme cezası ve kalan bakiyesi görüntülenir. İhtar İkaz Yazısı, belli bir borç tutarına göre mesken ad-soya d, grup kodu, özel kodlar, il ve ilçeye göre filtreleyerek, filtre koşullarına uyan meskenlere ihtar ikaz yazısı dökümü almak amacı ile kullanılır. İhtar Yazısı(1) meskenlerin toplam borç ve gecikme cezalarının bilgisini veren 10 günlük ihtar ikaz dökümüdür.diğer ihtarnameden yazı ve şekil bakımından farklı olup istenilen ve uygun bulunan ihtarname dökümü alınabilir Gelir Gider Raporları İhtar Yazısı(2) Meskenlerin toplam borç ve gecikme cezalarının bilgisini veren 20 günlük ihtar ikaz dökümüdür.diğer ihtarnameden yazı ve şekil bakımından farklı olup istenilen ve uygun bulunan ihtarname dökümü alınabilir. Gelir Gider Listesi A4 Yan yana; Hesap Özeti yada faaliyet raporu dediğimiz bu raporda solda giderler sağda da gelirlerin toplam olarak gösterildiği rapordur. Gelir Gider Listesi; Dikey formatta alınan ve toplamda gelir gider raporunu gösteren diğer bir rapordur. Detaylı Gelir Raporu; Gelir olarak işlenen tüm işlemlerin ayrıntılı görüntülendiği rapordur. Onaylı Gelir defteri olarak ta kullanıla bilinmektedir. Detaylı Gider Raporu; Gider olarak işlenen tüm işlemlerin ayrıntılı görüntülendiği rapordur. Onaylı Gider defteri olarak ta kullanıla bilinmektedir. Toplu Gelir Ve Gider Raporu; Gelir ve gider hesap kodlarına göre toplamda alınabilen rapordur. Günlük Gelir Raporu; Gün itibariyle işlenen gelirlerin görüntülendiği rapordur. Bilanço Raporu; Bankaları kendi arasında ve kasayı ödeme türüne göre tahsilatları, hesap kodlarına göre de gelir ve giderleri giren çıkan, bakiye olarak tasnifleyen ve banka, kasa bakiyelerini gösteren rapordur Sayaç Raporları Borç Listesi; Sayaç Raporlarında yer alan Borç Listesi ile ödeme türlerinde tanımlanmış olan elektrik, su gibi sayaç değerleri içeren ödeme türünde istediğiniz filtrelemeyi yaparak meskenlerin borç listesini gösteren rapordur. Sayaç Okuma Listesi; İstediğiniz filtrelemeyi yaparak sayaç okuma esnasında ki son indeks değerlerini not edeceğiniz listenin dökümünü veren rapordur SMS Raporları SMS Raporlarında gönderilmiş olan SMS lerin durumuna (gönderildi, beklemede, başarılı, başarısız), site adına, konusuna veya gönderilen Kat Malikinin adı, soyadı ve kayıt tarihine göre filtreleme yaparak SMS rapor alabilirsiniz. 10. Mesken Çıkarma Devir İşlemi Meskenden çıkarılma, mesken devir işlemi,mesken devrini geri alma ve kayıtlarda düzeltme işlemlerine erişeceğimiz menüdür Meskenden Çıkarılma 38

39 Meskenden çıkmak isteyen Kat malikinin işlemlerinin yapılacağı menüdür. Buradan meskenden çıkma isteğinde bulunan mesken seçimi arama yapıldıktan sonra Meskenden Çıkar butonuna basılır. Meskenden Çıkar butonuna basılınca Mesken den çıkarma ekranı gelecektir. Burada çıkış tarihi ve çıkış karar numarasını girdikten sonra Meskenden Çıkar butonuna basılıp gelecek onay mesajını Evet dediğiniz takdirde meskenden çıkarma işlemi tamamlanır. Yukarıdaki işlemleri gerçekleştirdiğiniz takdirde bu mesken tamamen silinmeyecektir. Aktif meskenler kategorisinden, Çıkarılan Meskenler kategorisine alınacaktır Mesken Devir İşlemi Kat maliki değişimi ile kullanılacak olan bu menü de çıkan kat maliki yerine otomatik olarak yeni kat maliki alınır ve eskiden gelen borç ve ödemleri de aktarılmış olur. Öncelikle mesken devrini yapacak kat maliki arama butonuna basılarak bulunur daha sonra butonuna basılarak yeni gelen Kat Malikinin bilgileri ekranda görüleceği üzere girilir. Devret butonuna basıldığında eski kat maliki aktif mesken kartından çıkarılmış yeni kat maliki kayıt edilmiş olacaktır. Bu işlem sonucunda bilgiler devredildi şeklinde bir bilgi penceresi gelecektir. Çıkış butonuna basarak bu ekran da çıkış yapıla bilinecektir Mesken Devrini Geri Alma Mesken devri yapılan meskenleri tekrar aktif meskenliğe almak için yapılan işlemdir. Meskenliğe Geri Alınma butonuna tıkladığımızda meskenliği devri yapılmış tüm kat maliklerinin yer aldığı aşağıdaki liste gelecektir. 39

40 Arama butonuna basıp devri yapılmış olan kat maliki bulunduktan sonra Meskene Geri Al butonuna basılır, Kat Maliki Meskene alınsın mı uyarı penceresine evet yanıtı verildiğinde mesken devrini geri alma işlemi de bitirilmiş olacaktır Kayıtlarda Düzeltme Meskenlikten çıkarılmış veya devri yapılmış bir meskenin kayıtlarında geçmişe yönelik bilgi almak amacı ile yada düzeltme ve güncelleme yapmak için kullanılan menüdür. Bu düzeltmenin amacı bu meskenlerin cari kartlarında değişiklik ve güncellemeleri yapmaktır. Arama butonuyla güncelleme yapılmak istenen kayıt bulunur ve mesken kartında anlattığımız şekilde veri girişleri ve gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra kaydetme işlemiyle bitirilir. 11. Tahakkuk Tahakkuk işlemi meskenlere düzenlenmiş olan borç ve yapmış olduğu ödemelerin belirtilen gün bazında bakiye hesaplanmasını, gecikme cezasının verilen tarihte hesaplatılmasını ve liste raporlara yansıtılarak son durumlarının alınmasını sağlayan seçenektir. İstenilen bir mesken no aralığı veya grup kodu seçimi yapılıp Hesapla butonuna basılırsa tahakkuk işlemi yapılmış olur. Bu ekranın mesken kaydındaki tahakkuk işleminden farkı tüm meskenlere yada mesken numarası aralığı verilerek istenen meskenlere tahakkuk işlemi yapabilmektir. Kriterler girilip tamam butonuna basıldığında tahakkuk işlemi yapılmış olur ve işlem bitiminde kaç meskene tahakkuk yapıldığı bilgi mesajı gelir. Herhangi bir kriter seçilmez ise tüm meskenlere toplu tahakkuk yapılmış olur. Mesken bakiyeleri ve tüm liste raporlar tahakkuk işlemi sonucu oluşturulur. Tarihler Arası Ekstre Al butonuna basılır ve tarih filtresi verilirse Raporlar menüsünde anlattığımız Toplu Ekstre raporu bu tarih filtresine göre oluşacaktır. 12. Muhasebe Bağlantıları 40

41 Muhasebe entegrasyonunda Kat Maliki muhasebe bağlantıları, Kat Maliki Ödeme Bağlantıları, Banka muhasebe bağlantıları ve Genel bağlantıların tanımlamaları yapılıp Borçların, Tahsilatların, Faizlerin, Sair Gider ve Gelirlerin, Bankadan Çekilen Paraların Muhasebeleştirme işlemleri yapılır Mesken Muhasebe Bağlantıları Kat Maliki Muhasebe Bağlantıları butonu tıklandığında yukarıda yer alan Kat Maliki Muhasebe Bağlantısı ekranı gelecektir. Ekran açıldığında aktif olarak bulunan tüm Kat Maliklerinin listesi ekranda görüntülenir. Her meskenin Borç Hesap Numarası ve Alacak Hesap Numarası ve Hesap Açıklamaları girilir.eğer ekranın üst bloğunda yer alan Borç Hesap No, Alacak Hesap No ve Açıklama Alanına Hesap girişi yapılarak Kopyala Butonuna basılırsa giriş yapılan Hesap Adı her meskenin kendi Adı ve Soyadı Şeklinde kopyalanarak hızlı veri girişi sağlanmış olacaktır Listedeki tüm meskenlerin borç-alacak hesap no ve açıklamaları girildikten sonra Hesap Aç butonu ile tüm meskenler için Tabim Genel Muhasebe Programı hesap planında hesap açılması işlemi tamamlanmış olur. Genel Muhasebe Programında oluşturulan hesap aynı zamanda mesken kartında da gözükecektir. Ara Butonuna basılarak Mesken arama penceresi açılacak ve istenilen ortağın hesap satırına ulaşıla bilinecektir. Kaydet butonu ile yapılan işlemler kayıt edilir Mesken Ödeme Bağlantıları 41

42 Meskenlerin ödeme ve borçlandırmalarını ödeme türlerine göre ayrı hesaplarda takip edebilmek için hesapların tanımlandığı bölümdür. Meskenlerin ödeme türlerine ilişkin Tabim Genel Muhasebe Programı hesap planına hesapları açmak için öncelikle ödeme türünü belirlemek gerekir. Her bir ödeme türü için ayrı ayrı hesap açılacaktır. Bu işlem için ekranda önce solda görüldüğü şekilde ödeme türünü belirleyip Kat maliklerini getir butonu ile kat maliklerini listeye ekleriz. Her bir ortağa seçilen ödeme türüne göre borçlandırma hesapları açmak için Borç Hesap No, Borç Hesap Açıklama, Alacak Hesap No ve Alacak Hesap Açıklama alanların girişi yapılırken ödemelerde kullanılacak hesap kodları için Ödeme Borç Hesap ve Ödeme Borç Hesap Açıklama, Ödeme Alacak Hesap No ve Ödeme Alacak Hesap Açıklamaları girilir. Hızlı veri girişi yapılması amacıyla Konulan Toplu Kat Maliki Kopyalama butonu ile Borç Hesap No ve Borç Hesap Açıklama hesapları Ödeme Alacak Hesap No Ödeme Alacak Hesap Açıklama sütununa bütün meskenler için kopyalama yapıla bilinir. Mesken Kopyala butonu ile sadece mesken Ad ve Soy ad kopyalaması yapılır. Bu işlemler yapıldıktan sonra butonu ile Muhasebe programında ilgili hesaplar açılır. Eğer açılacak olan hesapların üst hesabı tanımlı değil ise Üst Hesap Tanımlı Değil uyarı mesajı alınır. Bu durumda bu ekran kayıt edildikten sonra ilgili hesap Mesken Muhasebe Bağlantılarından açıldıktan sonra bu işlem tekrarlanır Banka Muhasebe Bağlantıları 42

43 Banka ile ilgili işlemlerin Muhasebeye aktarılmasında hangi hesapların kullanılacağının tanımlandığı bölümdür. Banka Muhasebe Bağlantılarına tıklandığında banka işlemlerinde tanımladığımız banka isimleri gelmektedir.bu satırlarda muhasebe programında çalışacağı Borç Hesap Numarası ve Alacak Hesap Numarası girilip Hesap Aç butonuna tıklanırsa Muhasebe programındaki hesap planında Bankalar hesabının ilgili alt hesapları açılmış olur. İşlem bittikten sonra kaydet butonuna tıklanarak işlem sonlandırılır. Tüm bankalara aynı hesap numarası verilmek istenirse Üst kısımda yer alan Borç Hesap No, Borç Hesap Açıklama, Alacak Hesap No, Alacak Hesap Açıklama, girilip sağda yer alan kopyala butonuna basıldığında hesaplar tüm bankalar için aynı olmak üzere oluşturulur Genel Bağlantılar Nakit giriş çıkışlarında kullanılacak hesaplar buradan takip edilir ve belirlenir. Banka hesabından Kasa hesabına yada Kasadan Banka hesabına çıkışlar yada nakit tahsilatlardaki işlemlerin hesapları buradan belirlenir. Kurulumda bu aktarımlar otomatik olarak gelir eğer değiştirilmek istenirse ilgili satırlar üzerinde değişiklikler yapılarak kayıt edilir Borçların Muhasebeleştirilmesi Borçların Muhasebeleştirilmesi kat malikinin aidat yada tanımladığımız diğer ödeme türlerine göre yapmış olduğumuz borçlandırmaların muhasebeleştirilmesi için kullanılan menüdür. Bu ekran açıldığında tüm borçlandırmalar ekranda listelenir. Ekrana gelen liste tarih bazlıdır ve ilk ödeme tarihiyle başlar. Bu ekran tüm borçları göstereceğinden istenilen kayıtlara ulaşabilmek için Filtre butonuna basılır. Bu ekranda mesken no, ad- soy ad, ödeme başlangıç-bitiş tarihi, ödeme türü ve muhasebeleştirilip muhasebeleştirilmediği seçeneklerine göre filtreleyip istediğiniz işlemlerin ekrana gelmesini sağlayabilirsiniz. 43

44 Listelenen bu borçlandırmalar, ilgili ekranlarda girilmiş olduğu için her hangi bir borç satırında değişiklik yapılamaz, değişiklik yapılması gerektiği durumlarda ilgili ekrana geçilip düzenleme yada güncelleme işlemi yapılmalıdır. Doğru Listeleme işlemi yaptırıldıktan sonra Muhasebeleştir butonuna basılırsa aşağıdaki ekran gelecektir. Bu ekranda birinci seçenekte ekranda da bulunan hareketler ayrı ayrı fişlere, ikinci seçenekte tekbir fişe sistem tarihi ile oluşturulur. Üçüncü seçenekte muhasebeleştirilecek kayıtlarda benzer hesaplar kullanılacaksa ayrı ayrı işlenirken dördüncü seçenekte benzer hesaplar tek bir hesapta toplanır. İlgili seçenekler belirlendikten sonra Tamam butonuna basılırsa Entegre kayıtları yani fişler oluşturulmuş olacaktır. Entegrasyon işlemi tamamlandıktan sonra Listemizde sol ilk hücrede Muhasebe sütununda her işlemin karşısında muhasebeleştirilmesi yapıldığına dair E ( Evet) harfi gelecektir. H yazan satırlardaki işlemler muhasebe programına entegrasyonu yapılmamış anlamına gelmektedir. Entegresi yapılan her hangi bir satır üzerinde fiş göster butonuna basılırsa yandaki fiş önizleme ekranı gelecektir. Bu ekran kontrol amaçlı olup herhangi bir düzeltme yapılamamaktadır. Hatalı yada düzeltme yapılması gereken bir muhasebe fişi varsa öncelikle entegre iptali yapılmalıdır. Bulunduğumuz satırlar tek tek iptal edile bilineceği gibi filtre verip istediğimiz kayıtlar bulunarak butonu ile entegrasyonu iptal edilebilir. Borçların Muhasebeleştirilmesi ekranında butonuna basılarak Tabim Muhasebe Programında bulunan tüm fişler görüntülenecektir. 44

45 Bu ekranda istenilen satır üzerinde Fiş Detay butonuna basarak ilgili fişin Tabim Muhasebe Programını açmadan detayı görüntüle bilinir. Kısayol tuşu F6 dır. Borçların Muhasebeleştirilmesi ekranında fiş üzerinde düzenleme ve silme işlemi yapılamaktadır.bu tür işlemler Tabim Muhasebe Programında yapılmaktadır. butonu ile Borçların Muhasebeleştirilmesi ekranı kapatılır Tahsilatların Muhasebeleştirilmesi Tahsilatların Bağlantısı kat malikinin aidat, faiz yada tanımladığımız diğer ödeme türlerine göre yapmış olduğu ödemelerin muhasebeleştirilmesi için kullanılan menüdür. Bu buton tıklandığında tüm ödemeler ekranda listelenir. Önceki işlemlerde olduğu gibi entegre yapılacak fişlerin filtrelenmesi, ve muhasebeleştirilmesi diğer entegrasyonlarda olduğu gibidir Faizlerin Muhasebeleştirilmesi 45

46 Faizlerin Entegrasyonu yapılabilmesi için öncelikle Mesken Ödeme bağlantıları Ekranında FZ ödeme türü olarak entegre hesap tanımlarının yapılmış olması gerekmektedir. Faizlerin bağlantısı meskenlere tahakkuk edilmiş, işletilmiş olan faizlerin muhasebe entegrasyonunun yapıldığı menüdür.açılış ekranında işletilen faiz kayıtları görüntülenecektir. Muhasebe entegrasyonu yapılmak istenen faiz kayıtları filtre yapılarak seçim yapılır, istenen kayıtlara ulaşıldığında muhasebeleştir butonuna basılarak istenen seçimler doğrultusunda muhasebe entegrasyonu yapılır. Faizler her yapılan tahakkukta değişebileceği için bu ekranda muhasebesi yapılıp yapılmadığına dair her hangi bir sütun olmayacaktır. Fiş Listesi butonundan fiş görüntülene bilineceği için doğru yapılıp yapılmağı bu ekrandan görüntüle bilinir Sair Borç-Alacakların Muhasebeleştirilmesi Sair Borç Alacak işlemlerinde yapılan entegrede kullanılan hesaplar Parametrelerden Hesap Kodu tanımlamalarında tanımlanan kalemlerin Borç Muhasebe Kodu ve Alacak Muhasebe Kodu tanımlanmalarına göre yapılır. Sair Borç Alacak Bağlantılarına girildiğinde şimdiye kadar ki yapılmış tüm sair borç alacak işlemleri listelenecektir. Uygun kayıtlar filtreleme sonucu bulunduktan sonra diğer ekranlarda olduğu gibi Muhasebeleştir butonuna basılırsa muhasebeleştirme işlemi yapılmış olur Bankadan Çekilen Paraların Muhasebeleştirilmesi Bankadan aidat haricinde çekilen paraların muhasebeleştirildiği ekrandır. Önceki işlemlerde olduğu gibi entegre yapılacak fişlerin filtrelenmesi, ve muhasebeleştirilmesi diğer entegrasyonlarda olduğu gibidir. 46

47 13. Parametreler Parametreler bölümü programın yükleme işleminden sonra öncelikli olarak kullanılması gereken bölümdür. Burada programımızın ileride kullanacağı sabitleri tanımlanır. Bu sabitler, Site bilgileri başta olmak üzere, grup kodları, özel kodlar, ödeme türleri, hesap kodları, faiz ayarları, kullanıcı tanımları gibi bir çok değişkenden oluşmaktadır. Bu tanımlamalar dışında ayrıca yıl sonu devir işlemi, rapor tasarımı ekranlarına ulaşabilir, bölge dil seçenekleri, tarih ve zaman ayarına da bu menüden erişip değişiklik yapabiliriz. Excel den veri alma, ödeme ve borç şablonları oluşturma, mesken kartı güncelleme yine bu menüden yapılan işlemelerdir Site Bilgileri Site programını kapatmadan Site bilgi penceresini görüntülemek ve üzerinde güncelleme yapmak amacıyla kullandığımız menüdür.bu ekranla yapılabilecek işlemleri site bilgi girişi sayfamızda yer vermiştik Site Ekleme Sihirbazı İlk kurulumda yeni site oluşturma da kullanıcıya kolaylık sağlamak amacıyla hazırlanmış sihirbazdır. Birbirini izelyen ekranlarda veri girişleri yapıldıktan sonra site kayıtı yapılmış olur Program Tanımları Mesken kayıtlarında, ödeme ve tahsilat işlemlerinde, sair borç ekranlarında kullanacağımız kodların tanımlandığı menüdür Hesap Kodu Tanımlama 47

48 Gelir Gider işlemlerinde kullanacağımız gelir-gider kalemlerini tanımladığımız ekrandır. Burada yeni bir gelir-gider kalemi tanımlama için butonu kullanılır. Bu butona basılarak yeni satır eklenir. Eklenen satırda Üst Hesap kodu, Üst Hesap Açıklama girilir, hesap kodu ve hesap kodu açıklama girilir. Bundan anlaşılacağı üzere iki kırınımda üst hesap alt hesap tanımlaması yapabilmekteyiz. Borç Muhasebe No alanına genel muhasebede kullanılan hesap kodunu biliyorsak elle girilebilir veya bu alanda yer alan butonuna basılarak hesap planı çağrılıp orada seçim yapılabilir. Eğer Muhasebe Programında tanımlı olmayan bir hesap girilmiş ise Hesap Aç butonu ile ilgili hesap açılabilir. İlgili hesap adı ve açıklamaları seçildikten sonra kayıt butonu ile kayıt edilir, çıkış butonu ile çıkış yapılır Grup Kodu Tanımlama Bu ekran kaydını yaptığımız meskenleri sınıflamak ve gruplamak amacıyla kod tanımlaması yaptığımız ekrandır. Ekle butonuyla istenildiği kadar grup tanımlaması yapılabilir, sil butonuyla var olan gruplar silinebilmektedir. Yaptığımız bu grup tanımları mesken kartlarında Genel bilgiler bloğunda seçim yapılarak meskenlere atanmaktadır Ödeme Türü Tanımlama Ödeme Türü Tanımları ekranı solda görüldüğü şekilde meskenlere ait ödeme türlerini tanımladığımız ekrandır. İstenilen sayıda ödeme türü tanımlaya bilinir. Ekle butonu ile yeni satır ekleyip kod, açıklama, öncelik sırası, girildikten sonra kaydet butonu ile kaydedilir. Elektrik, su gibi ödemelerin birim tutarını ise tutar alanına yazılmaktadır. Elektrik, su borçlandırması yaparken program otomatik olarak birim tutarını buradan almaktadır. Öncelik sıralaması yapıldığında mesken tahsilat ekranlarında dağılım yolu ile tahsilat yapılırsa tahsil edilen tutar önceliğe göre ve borç durumuna göre dağıtılacaktır Özel Kod Tanımları 48

49 Meskenleri mesken özelliklerine göre gruplandırmak amacı ile tanımlama yaptığımız menüdür. Burada 4 ayrı özel kod tanımlayabilirsiniz. Mesken kayıtları gerçekleştirirken özel kodları seçtiğiniz takdirde; meskenleri özel kodlarına göre raporlayıp istenilen dökümler alabilirsiniz. Örn. SSK lı, ÇALIŞAN, İL DIŞINDA olan, EVLİ olan meskenlerimizin listesini alabilirsiniz. Özle kodlarda istediğiniz kodlamayı yapıp, çeşitlendirirseniz istediğiniz içerikte rapor alabilirsiniz Tatil Tanımları Sitenin hazırlanan ödeme planları süresince, istenilen tatil günlerinin tanımlandığı bölümdür. Resmi Tatil günlerine rastlayan ödemelerin sonraki ilk iş gününe kadar olan sürede gecikme cezasının uygulanmaması için tanımlanan tatil günleridir.bu menü de Cumartesi Pazar günleri hariç tanımlama yapılır, çünkü sitem bu günleri otomatik olarak tanımlamaktadır.ekle butonuyla tatil günü tanımlaması yapılır ve kaydet denilir Veri Tabanı Ayarları Programın çalışmasında Veri tabanı sunucusunun yolunu tanımladığımız menüdür. Burada tek kullanıcılı sistemlerde bağlantı türü yerel seçilir. veritabanı yolu ise şekilde görüldüğü gibi yazılır. Çok kullanıcılı sistemlerde ise aşağıdaki gibi olur. Bağlantı türünde sunucu seçimini işaretledikten sonra veri tabanı sunucusunun yani ana makinenin IP adresi yada ismi yazılır. Deneme butonu ile test edilir.tamam butonu ile kaydedilir. Programı kapatıp tekrar girdiğinizde sistem artık çalışır durumdadır Faiz Ayarları 49

50 Faiz ayarları bölümünde programın mesken ödemelerinde gecikme durumunda uygulayacağı faiz sistemini, gecikmede opsiyon gün sayısını seçilen ekrandır Yıl Sonu Devir İşlemi İçinde bulunduğumuz yıl bilgilerin yeni yıla toplam borç ve alacaklarının yada bakiyelerin aktarılmasıdır. Hangi tarih itibariyle devir yapılacak ise aynı tarih için toplu tahakkuk işlemi yapılarak devir işlemine başlanmalıdır. Tahakkuk tarihi için ve Devir İşlemi İçin girilecek tarihin gelecek yılın iş gününe denk gelen tarih girilmesi gerekmektedir. Bilgi alınacak yıl devrini yapacağınız aktif yılı, devrin yapılacağı yıl mevcut bilgileri aktaracağımız yeni yılın seçimi ile yapılır. Gecikme cezalarının aktarılacağı ödeme türü, faiz oranı seçildikten sonra her ödeme türü ayrı ayrı aktarılacaksa evet tüm ödeme türleri tek ödeme türü olarak aktarılacaksa hayır seçilip tek ödeme türü seçimi yapıldıktan sonra tamam butonuna basılır. Ekranın en altında ilerleme çubuğunda aktarma işleminin % lik olarak durumu gösterilmekte. %100 olduğu zaman karşımıza tahakkuk işleminin başarıyla tamamlandığına dair bilgi penceresi gelecektir. Bu işlemin ardından içerisinde bulunduğunuz yılın bilgileri son tahakkuk şekline göre yeni yıla aktarılmış olur Kullanıcı Tanımları Programa yetkisiz kişilerin erişimini engellemek amacı ile istediğiniz sayıda kullanıcı tanımlayıp şifrelendirebilirsiniz. Yeni Kullanıcı butonu ile yeni satır açıp adı, soyadı, görevi ve kullanıcı adı girilerek yeni kullanıcı ekleme işlemi tamamlanmış olur. Kullanıcı Sil butonu ile önceden oluşturulan bir kullanıcı silinebilir, bu işlemi gerçekleştirmek istediğimizde silinecek kullanıcının şifresini girmemiz gerekir. 50

51 Şifre Değiştir butonuna basıldığı takdirde aşağıdaki şifre ekranı gelecektir. Buradan eski şifre ve yeni girişi yapılıp butonuna basarak şifre değiştirme işlemi gerçekleştirilmiş olur Rapor Tasarımı Rapor tasarım ekranı program içerisinde mevcut raporlarda değişiklik yapılabilmesi, yeniden tasarlanabilmesi amacı ile kullanılır. Burada tasarımında değişiklik yapılacak rapor seçilir. Tasarla butonu ile tasarım ekranı getirilir Borç Şablonu Oluşturma Mesken kartlarında kullanıcıya her yeni kayıtta borç planı oluşturmayıp şablon dan getirilerek pratik bir şekilde borç planı oluşturma amacıyla düzenlenmiş ekrandır. Borç planı oluşturma Mesken Borç işlemlerinde anlatılmıştır Ödeme Şablonu Oluşturma Ana ekranda F5 Mesken aidatında kullanılacak ödeme şablonunun tanımlandığı ekrandır. Bu ekranın amacı her aidat grubu ( Grup Kodu ) yani aidat tutarları farklı olan sitelerde grup kodlarına göre ödeme şablonu oluşturup daha hızlı tahsilat yapabilmektir. Ekleme işlemi yapıldıktan sonra ödeme türü seçilir, açıklama yazılır, tutar yazılır ve bu tutarı ödeyecek olan grup kodu seçimi yapıldıktan sonra kayıt işlemi ile bitirilmiş olur. 51

52 Mesken Kartı Güncelleme Toplu olarak mesken kartlarında değişiklik yapmak amacıyla kullanılan menüdür. Güncellenecek alanlar kısmında değiştirilmesini istediğimiz seçimler yapılıp güncelleme değerlerinde yeni seçimler girilir. Güncelleme değerlerinin yanındaki değiştirilmiş olacaktır. ilgili butona basarak seçim yaptıktan sonra güncelle butonuna basılırsa mesken kartı belirlenen kriterde Hesap Makinesi Yapacağınız hesaplarda kullanmanız amacıyla hazırlanmış hesap makinesi programıdır. Hizmetler ana başlığı altında bilgiler verilmiştir Takvim Kullanıcıya takvim hizmeti vermek için yapılmış bir bölümdür. Hizmetler ana başlığı altında bilgiler verilmiştir Excel den Veri Alma Elinizde bulunan herhangi bir Excel dosyasından bu ekran yardımı ile mesken ekranına bilgi alabilirsiniz. Mevcut Excel dosyasında son sütun ve satır sayısı girildikten sonra Veri Alma butonuna tıklandığında dosya seçimi yapılacak arama ekranın gelecektir.ilgili dosya seçimi yapıldıktan sonra aç denildiğine mesken ekranı ile uygun olursa veri alınabilecektir. Veri yapısına örnek olarak Excel dosyası site klasörü içerisinde bulunacaktır Bölge ve Dil Seçenekleri amacı ile eklenmiştir. butonu ile programdan çıkış yapmadan işletim sisteminizin Bölge Ve Dil seçeneklerine kolaylıkla erişmeniz 52