BARIŞ TATİL SİTESİ YÖNETİMİ

Transkript

1 BARIŞ TATİL SİTESİ YÖNETİMİ STRATEJİK YÖNETİM PLANI ( ) stratejik plan hazırlanması ve uygulanması ile ilgili usul ve esaslara göre düzenlenmiştir

2 İÇİNDEKİLER 1. GİRİŞ 2. DURUM ANALİZİ 2.1. Yasal Dayanak 2.2. Faaliyet Alanları ve Hizmetler 2.3. Paydaş Analizi Paydaş Tanımı Paydaş Etki/Önem Matrisi 2.4. Kurum içi Analiz ve Dış Çevre Analizi Kurum içi Analiz Yönetim Yapısı İnsan Kaynakları Fiziki Durum Kurum Kültürü Teknolojik Yapı GZFT Analizi Güçlü Yönler-Zayıf Yönler Dış Çevre Analizi (Bölgesel) Fırsatlar-Tehditler GZFT Matrisi ve Stratejiler PEST Analizi (Ulusal) Politik-Ekonomik-Sosyal-Teknolojik 2.5. Varsayımlar 3. GELECEĞE BAKIŞ 3.1. Amaç, Görev ve Değerler 3.2. Amaç, Hedef ve Stratejiler 3.3. Maliyetler 3.4. Performans Göstergeleri ve Ölçme-Değerlendirme 4. EKLER 5. YARARLANILAN KAYNAKLAR 2

3 1. GİRİŞ Barış Tatil Sitesi Düzce ili, Akçakoca ilçesi, Ayazlı mahallesi, Ereğli caddesi, 3030Pc pafta, 120 ada, 2 parsel üzerinde villalar, altyapı tesisleri ve ortak kullanım yerlerini kapsayan ve genelde yazlık olarak kullanılan bir yerleşim birimidir İlk ve geçici genel kuruldan günümüze sınırlı kaynak ihtiyacı, aidat ödemelerinde düzensizlik, gelirlerin giderleri karşılamada yetersiz kalması, yönetimlerin sorunlara iyi niyetle yaklaşımları sonucu /6 ve /3 Genel Kurullarımızda profesyonel yönetime geçiş kararı alındı. İşbu karar gereği yönetim kurulumuz tarafından stratejik yönetim ve planlama teknikleri doğrultusunda uygulamaya geçildi. Stratejik yönetim, geleceğe yönelik amaç ve hedeflerin belirlenmesine, bu hedeflere ulaşılabilmesi için gerekli işlemlerin tespit edilmesine imkan sağlayan bir yönetim tekniğidir. Günümüzde Stratejik yönetim ve performansa dayalı bütçeleme tekniği; artan görev ve sorumluluklara, gelir kaynaklarının azlığına karşın mevcut kaynakları daha etkin kullanma, geleceğimize yön verme ihtiyacı ile önceliklerimizin özenle belirlenmesini zorunlu kılmaktadır. Stratejik planlama, geleceğimizi yönetme disiplinini, paydaşlarımızla işbirliğinin geliştirilmesini, yetki ve sorumlulukların netleşmesini, zaman ve kaynak israfının önlenmesini, diğer yönetimlerle rekabetçi yapılanma kazancını ve sonuçta kurumsallaşarak başarımızın artmasını sağlayacaktır. 3

4 Amaç Yönergenin amacı, Stratejik Planın hazırlanması ve uygulanması ile ilgili usul ve esasları belirlemektir. Kapsam Yönerge, sitemizde yaşayan, hizmet veren veya hizmetlerden yararlanan tüm paydaşlarımızı kapsar. Dayanak Yönerge, Yönetim Planı ve 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun amir hükümleri gereğince DPT ve TBD tarafından yayınlanan stratejik planlama kılavuzuna dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar a. Kılavuz : Stratejik plan hazırlama kılavuzunu, b. Yönetim : Yönetim Kurulu Başkanlığını, c. Başkan : Yönetim Kurulu Başkanını, d. Bşk.Yrd : Yönetim Kurulu Başkan Yardımcılarını, e. Koordinatör: Planlamadan sorumlu Başkan Yardımcısını, f. Stratejik Plan: Başkanlığın amaç, ilke, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, izlenecek yöntem ve kaynak planını, g. Güncelleme: Plan hedeflerinde yapılan sayısal değişiklikleri, h. Yenileme : Planın iki yıllık dönem için yeniden hazırlanmasını ifade eder. Genel İlkeler a. Çalışmalarda hizmetlerden yararlanan tüm tarafların katılımları sağlanır, katkıları alınır b. Çalışmalar koordinatör gözetiminde paydaşların katılım ve katkılarıyla yürütülür. c. Stratejik plan doğrudan yönetim tarafından hazırlanır. İhtiyaç halinde dışarıdan eğitim ve danışmanlık hizmeti alınabilir. d. Yönetim ve görevliler birbirleri ile uyum, işbirliği ve eşgüdüm içinde, hesap verme sorumluluğunu dikkate alarak çalışırlar. e. Yönetim ve ilgili personel stratejik planın hazırlanmasında görev alırlar. f. Yönerge onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yönetim Kurulu Başkanı tarafından yürütülür. 4

5 Tablo 1 : Stratejik Planlama Süreci KAVRAM DURUM ANALİZİ AMAÇ, GÖREV, DEĞERLER STRATEJİK AMAÇLAR STRATEJİK HEDEFLER FAALİYETLER VE PROJELER İZLEME, ÖLÇME ve DEĞERLENDİRME YÖNTEM SWOT Analizi İç Çevre Analizi Dış Çevre Analizi Paydaş Analizi Varoluş gerekçesi Temel ilkeler ve Değerler İstenilen gelecek Orta ve Uzun vadeli Amaçlar Ölçülebilir Hedefler Hedeflere ulaşma Yöntemleri İş planları Kaynak Planları Raporlama Performans Göstergeleri Performans Yönetimi AÇIKLAMA NEREDEYİZ? NEREYE ULAŞMAK İSTİYORUZ? NASIL ULAŞIRIZ? BAŞARIMIZI NASIL TAKİP EDERİZ VE DEĞERLENDİRİRİZ? Tablo 2 : Stratejik Planlama Yaklaşımı AMAÇ - GÖREV DEĞERLER Güçlü Yönler Fırsatlar İÇSEL Unsurlar ÇEVRESEL Unsurlar Zayıf Yönler Tehditler STRATEJİK AMAÇLAR STRATEJİK HEDEFLER PROJELER BÜTÇE 5

6 2. DURUM ANALİZİ 2.1. Yasal Dayanak Sitemiz, Yönetim Planı ve 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun amir hükümleri ile ilgili diğer yasaların emredici kuralları saklı kalmak kaydıyla Genel Kurulda 2 yıllık dönem için oybirliği ile seçilen Yönetim Kurulu tarafından yönetilir. Denetleme Kurulu tarafından denetlenir Faaliyet Alanları ve Hizmetler Faaliyet alanları ve hizmetler ana başlıklar altında aşağıda belirtilmiştir. Kurumsal Hizmetler Temsil, ağırlama, iç denetim, inceleme ve soruşturma faaliyetleri, gelir ve alacakların tahsilatı, satın alma faaliyetleri, planlama ve bilgi işlem faaliyetleri bu bölümde yer alan faaliyetlerdir. Altyapı Hizmetleri Yollar, yağmur suyu, kanalizasyon drenaj kanalları ile elektrik, su, telefon, aydınlatma sistemlerinin işletme ve bakımı bu bölümde yer alan faaliyetlerdir. Plan ve Proje Hizmetleri Plan ve projelendirme ile ilgili hizmetler bu bölümde yer alan faaliyetlerdir. Çevre Düzenleme Hizmetleri Çimlerin biçilmesi, ağaçların budanması, bahçe, otopark ve yolların temizlenmesi, atıkların belediyece belirlenen yerlerde toplanması bu bölümde yer alan faaliyetlerdir. Sağlık ve Güvenlik Hizmetleri İnsan sağlığını koruyucu ve kollayıcı ilaçlama, evcil ve sokak hayvanlarının denetimi, site sakinlerinin can ve mal güvenliğini sağlayıcı özel güvenlik hizmetleri bu bölümde yer alan faaliyetlerdir. Sosyal ve Kültürel Hizmetler Site sakinlerinin sosyal ve kültürel ihtiyaçlarına yönelik etkinlikler düzenlemek, destek vermek, bu yönde bilgi ve becerilerini arttıracak projeler geliştirmek bu bölümde yer alan faaliyetlerdir. Tanıtım ve Halkla İlişkiler Hizmetleri Yönetimce gerçekleştirilen tüm hizmetlerin tanıtılması ve duyurulması bu bölümde yer alan faaliyetlerdir. 6

7 2.3. Paydaş Analizi Paydaş : Yönetimi doğrudan veya dolaylı, olumlu veya olumsuz yönde etkileyen, etkilenen, yönetimin hizmet sunduğu veya işbirliği yaptığı kişi ve kuruluşlardır. Paydaş analizinde önce paydaşlar belirlenmiş, sonra yönetimi etkileyebilme güçleri ve etkilenme derecelerine göre önem sıralaması yapılmıştır. İç ve dış paydaşlarımız, etki/önem matrisi ile stratejik konumları aşağıda gösterilmiştir (Tablo:2). İç Paydaşlar 1. Genel Kurul : Site maliklerinden oluşan dönemsel atama kuruludur. 2. Yönetim Kurulu : Genel Kurulca atanan, hizmet üreten ve uygulayan kuruldur. 3. Denetleme Kurulu : Genel Kurulu temsilen yönetim erkini denetleyen kuruldur. 4. Site Sakinleri : Bütçeye mali kaynak sağlayan hizmetin sunulduğu iç paydaşlardır. Dış Paydaşlar 5. Güvenlik Firması : Sözleşmeli güvenlik hizmeti veren dış paydaştır. 6. Yerel Yönetimler : Lojistik ve stratejik destek beklenen belediye, muhtarlık ve diğer sivil toplum örgütleridir. 7. Sağlık Kurumları : Sağlık hizmetlerinde destek ve işbirliği beklenen kurumlardır. 8. Firma & Esnaf : Mal ve hizmet alımlarında tedarikçi ve müşteri sayılabilecek kesimdir. 9. Sosyal Medya : Katılımcı hizmet verimliliğinde gerekli dış paydaştır. 10. Banka : İnternet bankacılığı hizmeti veren dış paydaştır. 11. Avukat : Yönetimi temsilen dava ve icra takibi yapan, danışmanlık hizmeti veren dış paydaştır 12. Bahçıvan : Yaz sezonu için çevre bakımı ve temizlik hizmeti veren bir dış paydaştır. 13. Site Market : Günlük alışveriş ile büfe işletmeciliği yapan tedarikçi dış paydaştır. Paydaş Etki/Önem Matrisi Paydaşlarla çalışma yöntemini belirler. Burada Etki, paydaşın yönetimi etkileme gücünü, önem ise yönetimin paydaş beklentilerine verdiği önceliği belirler. Tablo 3 : Paydaş Etki/Önem Matrisi Önem / Etki Zayıf Güçlü Önemsiz İzle Bilgilendir Önemli Çıkarlarını gözet, çalışmalarına dahil et 7 Birlikte çalış

8 Tablo 4 : Paydaşlar Tablosu Paydaşlar İç Paydaş/Dış Paydaş/Müşteri Neden Paydaş Önceliği Genel Kurul İç Paydaş Temel Ortak Bilgilendir Yönetim Kurulu İç Paydaş Temel Ortak Bilgilendir Denetleme Kurulu İç Paydaş Temel Ortak Bilgilendir Site Sakinleri İç Paydaş Temel Ortak Çıkarlarını gözet, Müşteri Hizmet Alanlar çalışmalarına dahil et Güvenlik Firması Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte çalış Yerel Yönetimler Dış Paydaş Temel Ortak Stratejik Ortak Birlikte çalış Sağlık Kurumları Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte çalış Firma & Esnaf Çıkarlarını gözet, Dış Paydaş Stratejik Ortak tedarikçiler çalışmalarına dahil et Sosyal Medya Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Banka Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarlarını gözet, çalışmalarına dahil et Avukat Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte çalış Bahçıvan Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte çalış Site Market Tablo 5 : Paydaş Analizi Dış Paydaş Müşteri Hizmet Alanlar Çıkarlarını gözet, çalışmalarına dahil et Faaliyetler Kurumsal Altyapı Plan-Proje Çevre Sağlık Sosyal Tanıtım Paydaşlar Temsil-Denetim Bütçenin Hazırlaması Mali İşlem Raporları Faaliyet Raporu Altyapı İşletme-Bakımı Üstyapı Denetimi Stratejik Planlama Muhasebe İşlemleri Genel Kurul Yönetim Kurulu Denetleme Kurulu Site Sakinleri Güvenlik Firması Yerel Yönetimler Sağlık Kurumları Firma & Esnaf Sosyal Medya Gelir-Alacak Tahsili Banka Avukat Bahçıvan Site Market Gider-Borç Ödenmesi Demirbaşların Kaydı Bilgi İşlem Çevre Düzenleme Temizlik Hizmetleri Sağlık Hizmetleri Çevre Güvenliği Toplantı-Etkinlik Sosyal Dayanışma Anket Düzenleme Raporlama-Duyurma 8

9 2.4. Kurum içi Analiz ve Çevre Analizi Stratejik planlamaya kaynak oluşturan çevre analizi yönetimi iki yönden inceler. Kurum içi Analiz (GZ) Güçlü yönler-zayıf Yönler Çevre Analizi (FT) Bölgesel dış çevre Fırsatlar-Tehditler Ulusal dış çevre (PEST faktörleri) Politik-Ekonomik-Sosyal-Teknolojik GZFT Analizi yönetimin rekabet gücünü, PEST Analizi ise yönetimi etkileyen dış çevrenin durumunu inceler. PEST faktörleri yönetim kontrolü dışında gelişir, yönetim için fırsatlar veya tehditler oluşturur Kurum içi Analiz Site yönetimi her yıl temmuz ayında toplanan olağan genel kurulda oybirliği ile seçilen Yönetim Kurulu (3), Denetim Kurulu (2) ile Güvenlik (hizmet alımı_3), Bahçıvan (geçici_1) olarak toplam 9 kişiden oluşmaktadır. Kurum Yapısı Kurulların faaliyet alanları, görev ve sorumlulukları aşağıda yönetim şemasında gösterilmiştir. Tablo 6 : Yönetim Şeması 9

10 İnsan Kaynakları İnsan kaynaklarımız, eğitim, cinsiyet, hizmet yılı, yaş ve yıllara göre aşağıda gösterilmiştir. Tablo 7 : İnsan Kaynakları Görev Alanı Eğitim Durumu Cinsiyeti Hizmet Yılı Yaş Durumu Yönetim Denetim Güvenlik Bahçıvan İlkokul Ortaokul Lise&EML Üniversite DÖNEM GÖREVLİ Kadın Erkek 1-6 yıl 6-10 yıl yıl yıl Fiziki Durum Sitenin fiziki durumu, hizmet alanları ve yeterlilik düzeyi aşağıda belirtilmiştir. Tablo 8 : Fiziki Durum SİTE ZEMİN ALANI m2 HİZMET ALANLARI YETERLİLİK FİZİKSEL YAPILAR Miktarı Birimi Kurumsal Altyapı Plan-Proje Çevre Düzenleme Sağlık Güvenlik Sosyal Kültürel Halkla İlişkiler Yeterli Kısmen Yetersiz AÇIKLAMALAR Türü BİNALAR (Anayapı) Özel & Ortak m2 A tipi villa (21) Konut m2 farklı yapılanma B tipi villa (2) Konut m2 farklı yapılanma C tipi inşaat kalıntısı (1) Kalıntı 434 m2 faaliyet yok Yönetim & Güvenlik binası (1) Ofis 9 m2 düzenlemede Takımhane (1) Takımhane 6 m2 düzenlemede Kafeterya (1) Sosyal Tesis 130 m2 kullanımda Market (1) Dükkan 122 m2 kullanımda DONATI ALANLARI Ortak m2 Yeşil alanlar (25) Bahçeler m2 bakımda Yollar İç yollar m2 bakımda Otoparklar Otoparklar 3 ad düzenlemede ALTYAPILAR (Şebeke) Ortak mt Elektrik hattı şebeke mt proje yok Temiz su hattı şebeke mt vaziyet planında Kanalizasyon hattı şebeke 580 mt proje yok Zemin drenaj hattı (açık kanal) şebeke 280 mt duvar içinde kısmen ÇEVRE YAPILAR Ortak Dış duvarlar Betonarme 560 mt kısmen onarım Parmaklıklar Ferforje 540 mt gerekirse boya Kapılar Ferforje 14 ad 8 konut çıkışı! Aydınlatma Direkten 42 ad direkler çürük BÜTÇE YAPISI 2008 Gelirler (A) Giderler (B) Yeterlilik Düzeyi (A-B)/A 11% DÖNEM ÖNCESİ % -9% 10% 34% 10

11 GİDERLERİN SINIFLANDIRILMASI Güvenlik Temizlik-Bahçıvan Elektrik İnşaat-Tesiat Bakım Demirbaş Telefon-İnternet Temsilcilik Noter-Avukat Banka Masraf Kırtasiye Fazla Aidat İadesi 800 Diğer Kurum Kültürü Sitemizin demografik yapısını, bölgeden ve bölge dışından gelenler oluşturmaktadır. Site sakinlerinin %10 u yıl boyunca sürekli kalırken, sezonluk gelen %90 sakinimizin %10 u sezon sonu dönüşte konutlarını kiraya vermektedir. Sitemizde oluşan bu bölgesel ve kültürel hareketlilik, yönetimlerin iletişim, karar alma ve uygulama süreçlerini olumsuz yönde etkilemektedir. Sitenin iletişim ve karar alma süreçleri ile gelenek ve değerlere ilişkin görüş ve davranışları aşağıda gösterilmiştir. Tablo 9 : Kurum Kültürü BİLİŞİM İLETİŞİM KARAR ALMA Görüşme Bireysel Görüş Gündem Buluşma YÖNETİM İÇİNDE Telefonla Toplantı Gündem Görüş Karar le Rapor Planlama Web.den Tutanak Uygulama PAYDAŞLARLA Kontrol Önlem GELENEK VE DEĞERLER Güç Bireyci Belirsizlikten Uzlaşma Mesafesi Toplumcu Kaçınma Kültürü Yönetim Kurulu BDışında Yüksek Yüksek Yüksek Yüksek Denetleme Kurulu BDışında Yüksek Yüksek Yüksek Yüksek Genel Kurul Bölgede Düşük Yüksek Yüksek Yüksek Sağlık Kurumları Bölgede Yüksek Yüksek Düşük Yüksek Banka Bölgede Yüksek Düşük Yüksek Yüksek Güvenlik Firması B%3-BD%97 Yüksek Düşük Düşük Yüksek Sosyal Medya B/BDışında Yüksek Yüksek Düşük Düşük Avukat Bölgede Yüksek Düşük Düşük Yüksek Yerel Yönetimler Bölgede Yüksek Yüksek Düşük Düşük Site Sakinleri B%10-BD%90 Düşük Düşük Yüksek Düşük Bahçıvan Bölgede Düşük Düşük Yüksek Düşük Firma & Esnaf Bölgede Düşük Düşük Yüksek Düşük Market Bölgede Düşük Düşük Yüksek Düşük YETERLİLİK DÜZEYİ 73% 38% -17% 38% 14% 11

12 Teknolojik Yapı Site sakinleriyle etkileşimi arttırmak ve karar alma süreçlerini hızlandırmak amacıyla internet ortamında web sitesi oluşturulmuştur. Adresimiz : Site girişindeki ofisin (arşiv) güvenlik birimine tahsisi ile birlikte yönetim faaliyetleri, sosyal medya kanallarını da içeren web sitemiz üzerinden yürütülmekte, mevcut toplu_sms / turkcell aboneliği ile desteklenmektedir. Kullanılan ekipmanların teknolojik altyapısı, kullanıldığı faaliyet alanları, sorumluları, kullananlar ve yeterlilik düzeyi aşağıda gösterilmiştir. Tablo 10 : Teknolojik Yapı KULLANILAN EKİPMAN KULLANAN YETERLİLİK Faaliyet Alanı Srm Ekipman Tanımı Mik Brm Yeri Kişi & Grup Düzeyi PC5440A1DC Bilgisayar 1 set Başkan Yeterli MF4550D OfficeLaser Yazıcı 1 ad Bşk.Yrd. Yeterli AIRTIES 6271 Modem 1 ad Bşk.Yrd. Yeterli MC120 Multitek Telefon 1 ad Görevli Kısmen SKYTECH Potatif Radyo 1 ad Kurumsal MSWin7 İşletim Yazılımı 1 ad MSOffice2007 Yazılımı 1 ad MSEssen.Antivirüs Yazılımı 1 ad PG Toplu Sms aboneliği 1 ad GÜVENLİK Tur Yazılımı 1 ad yönetim genel amaçlı Yüksek Mali İşler Çim Kesme Makinası 2 ad Bahçıvan Yeterli Altyapı Çit Kesme Testeresi 2 ad Plan-Proje Ağaç Kesme Motoru (elk.li) 1 ad Çevre Düzenleme Tırpan Motoru 1 ad Dalgıç Pompa 1 ad İlaçlama Pompası 1 ad Sağlık-Çevre Soğutucu Vitrin 2 ad Site Sakinleri Sosyal-Kültürel Kettle 1 ad Gruplar Tanıtım Elektrikli Semaver 1 ad Yönetim Kısmen Halkla İlişkiler Oturma Grupları 6 tk Denetim Mutfak Malzemeleri 40 prç Genel Kurul Başkanlık Bşk.Yrd. Bşk.Yrd. GZFT Analizi (Güçlü ve Zayıf yönler, Fırsatlar ve Tehditler) Stratejik Planlama sürecinin ilk adımını oluşturur, sonraki aşamalarda kaynak oluşturma ve rehberlik konularında büyük önem arz etmektedir. 12 Yönetim & Güvenlik Ofisi Takımhane Kafeterya

13 Bu analiz yönetimi bulunduğu çevrede sistematik olarak inceler. Güçlü ve zayıf yönleriyle, dış etkenlerden kaynaklanan fırsatları ve tehditleri belirlemesine yardımcı olur. Güçlü yönler yönetimin stratejik amaçlarına ulaşmasında önemli rol oynayan araçlardır. Zayıf yönler ise bu amaçlara ulaşmasını zorlaştırabilecek veya engelleyebilecek faktörler olarak alınması gereken önlemlerin belirlenmesinde önemli rol oynar. Kısaca GZFT Analizi yönetimin kendini tanıma çabası olup, gelecek için çıkılan yolda şu anda neredeyiz? sorusunun cevabını verir. Güçlü ve zayıf yönler belirlenirken yukarıda tanımlanan yönetim yapısı, yetki ve sorumlulukları, varsa yönetim içi değişiklikler, insan gücü, yönetim kültürü, teknolojik altyapısı ve mali durumu dikkate alınır. Tablo 11 : Güçlü ve Zayıf Yönler GÜÇLÜ YÖNLER ZAYIF YÖNLER 1. Coşkulu, özverili ve katılımcı 1. Eğitim ve koordinasyon eksikliği yönetime sahip olmak 2. Teknoloji kullanma yetersizliği 2. Paydaşlarla ilişkilerin iyi olması 3. Kurumiçi iletişim yetersizliği 3. Olumlu imaj 4. İş tecrübesinde eksiklik 4. Eğitimli, deneyimli ve katılımcı 5. Çalışma koşullarında uyumsuzluk yönetim yapısı 6. Aidat ödemelerinde düzensizlik 7. Sosyal aktivite eksikliği Tablo 12 : Fırsatlar ve Tehditler FIRSATLAR TEHDİTLER 1. Sitenin ilçe merkezine yakın plaj ve festival alanında bulunması 1. Sıkça değişen mevzuatın bilinmiyor olması 2. Belediye hizmetlerinde olumlu 2. Belirsizlik karşısında idare edilme gelişmeler beklentisi 3. Bilişim teknolojisinde yaygın kullanım ortamı 3. Ülke ekonomisindeki istikrarsızlık 4. Mal ve hizmet temininde zorluk 13

14 Güçlü Yönler (Verimliliği arttıran iç faktörlerdir) Tablo 13 : Güçlü Yönler SWOT ANALİZİ - Güçlü Yönler Etki Değerlendirmesi Öncelik sıralaması Olumlu imaj Temel Eğilimler Coşkulu, özverili ve katılımcı yönetime sahip olmak Paydaşlarla ilişkilerin iyi olması Eğitimli, deneyimli ve katılımcı yönetim yapısı Tablo 14 : Zayıf Yönler İlişki Güçlü yönetim yapısı Güçlü koordinasyon Güçlü işbirliği Sağlam ve hızlı gelişme Etkisi çok olumsuz Etkisi olumsuz Etkisiz Etkisi olumlu Etkisi çok olumlu SWOT ANALİZİ - Zayıf Yönler Etki Değerlendirmesi Temel Eğilimler Eğitim ve koordinasyon eksikliği İlişki İşin ciddiyetini anlama eksikliği Etkisi çok olumsuz Etkisi olumsuz Etkisiz Etkisi olumlu Etkisi çok olumlu Teknoloji kullanma yetersizliği İşin kalitesini düşürür Öncelik sıralaması Kurumiçi iletişim yetersizliği İş tecrübesinde eksiklik Çalışma koşullarında uyumsuzluk Aidat ödemelerinde düzensizlik Sosyal aktivite eksikliği Güven ve bağlılığı zedeler Olumsuz etkisi eğitimle güçlendirilebilir Motivasyonu düşürür İsteksizlik yaratır Bütçe yönetimini olumsuz etkiler Kaynaşma ve iletişimi olumsuz etkiler 14

15 Tablo 15 : Fırsatlar SWOT ANALİZİ - Fırsatlar Etki Değerlendirmesi Öncelik sıralaması Tablo 16 : Tehditler Temel Eğilimler Sitenin ilçe merkezine yakın plaj ve festival alanında bulunması Belediye hizmetlerinde olumlu gelişmeler Bilişim teknolojisinde yaygın kullanım ortamı İlişki Bölge kaynaklarına ulaşım avantajı sağlar Lojistik ve stratejik destek sağlar İletişimi güçlendirir iş akışını hızlandırır Etkisi çok olumsuz Etkisi olumsuz Etkisiz Etkisi olumlu Etkisi çok olumlu SWOT ANALİZİ - Tehditler Etki Değerlendirmesi Öncelik sıralaması Temel Eğilimler Sıkça değişen mevzuatın bilinmiyor olması Belirsizlik karşısında idare edilme beklentisi Ülke ekonomisindeki istikrarsızlık Mal ve hizmet temininde zorluk İlişki Zaman ve emek israfına yol açar Gelişimi engeller işleri olumsuz etkiler Bölgesel kalkınmada dengesizlik yaratır Öngörülemeyen maliyet artışı yaratır Etkisi çok olumsuz Etkisi olumsuz Etkisiz Etkisi olumlu Etkisi çok olumlu GZFT Matrisi ve Stratejiler Stratejiler yönetimin amaç ve hedeflerine nasıl ulaşabileceğini gösteren kararlardır. GZFT Matrisi ile yapılan analizin amacı, güçlü ve zayıf yönlerle 15

16 fırsatları ve tehditleri açıkça görmek, zayıf yönleri güçlü yönlere, tehditleri fırsata dönüştürme çabasıdır (Tablo 17). Tablo 17 : GZFT Matrisi (Strateji Belirleme) GZFT Matrisi (Strateji Belirleme) Fırsatlar (F) Tehditler (T) Güçlü Yönler (G) GF GT Zayıf Yönler (Z) ZF ZT İçsel Durum Güçlü Zayıf Gelişme Stratejileri Değişim Stratejileri GF ZF GT ZT Önleme Stratejileri Savunma Stratejileri Fırsatlar Çevresel Durum Tehditler Stratejiler belirlenirken kaynaklarla farklı alanlardaki yetenekler göz önünde bulundurularak strateji ve hedeflerin karşılıklı uyumu kontrol edilir. GF_Gelişme Stratejileri, güçlü yönleri kullanarak dış fırsatların olumlu etkilerinden azami düzeyde yararlanmaya yönelik stratejilerdir (Tablo 18). ZT_Savunma Stratejileri, zayıf yönler ve dış tehditlerin olumsuz etkilerini en aza indirmeye yönelik stratejilerdir (Tablo 19). ZF_Değişim Stratejileri, zayıf yönlerin olumsuz etkilerini en aza indirirken fırsatların olumlu etkilerinden yararlanmaya yönelik stratejilerdir(tablo 20). GT_Önleme Stratejileri, dış tehditlerin olumsuz etkilerini güçlü yönlerle en aza indirmeye ve ortadan kaldırmaya yönelik stratejilerdir (Tablo 21). 16

17 Tablo 18 : GF_Gelişme Stratejileri Güçlü Fırsat 1. Sitenin ilçe merkezine yakın plaj ve festival alanında bulunması 2. Belediye hizmetlerinde olumlu gelişmeler 3. Bilişim teknolojisinde yaygın kullanım ortamı 1. Coşkulu, özverili ve katılımcı yönetime sahip olmak Bölge kaynaklarına ulaşım avantajı yönetim çalışmalarını güçlendirir Hizmet kalitesine lojistik destek sağlanır Teknoloji kullanımı işleri kolaylaştırır verimi arttırır 2. Paydaşlarla ilişkilerin iyi olması Plaj ve festival etkinlikleri paydaş ilişkilerini güçlendirir Kalitede gelişme paydaşlarla ilişkide güven duygusunu perçinler Teknolojik ortam paydaşla iletişimi güçlendirir 3. Olumlu imaj Kültürel varlığımız imajımızı daha da güçlendirir Memnuniyetin artması imajımızı daha da güçlendirir Teknolojik ortam imajımızı daha da güçlendirir 4. Eğitimli, deneyimli ve katılımcı yönetim yapısı Deneyimli yönetim sosyal dokuya dinamizm kazandırır Katılımcı işbirliğiyle hizmet kalitesi en üst düzeye çıkarılır Yönetim bilişim ortamında güçlendirilir

18 Tablo 19 : ZT_Savunma Stratejileri Zayıf Tehdit 1. Sıkça değişen mevzuatın bilinmiyor olması 2. Belirsizlik karşısında idare edilme beklentisi 3. Ülke ekonomisindeki istikrarsızlık 4. Mal ve hizmet temininde zorluk 1. Eğitim ve koordinasyon eksikliği 2. Teknoloji kullanma yetersizliği 3. Kurumiçi iletişim yetersizliği Hizmetiçi eğitimle giderilebilir Eşzamanlı uygulamalarda iş akışında bozukluk yaratabilir İletişimsizlik ortamında hata oranı ve iş kaybı artar Hedef kitle bilgilendirilir işin ciddiyetini anlaması sağlanır Olumsuz beklentilerle iş akışında düzensizlik yaratır İletişimde kopukluk işte gecikme ve aksamalara neden olur Eğitimle yaratıcı bakış açısı kazandırılabilir Altyapı eksikliklerini gidermede güçlük yaratır Güven ve bağlılığı zedeler motivasyonu düşürür İş kaybı ve maliyet artışı iş kapasitesini düşürür Hizmet kalitesini olumsuz etkiler Beklentide gecikmeler güven ve bağlılığı zedeler 4. İş tecrübesinde eksiklik İş takibinde zorluk yaratsada eğitimle giderilebilir Tecrübe yetersizliği hizmet kalitesini doğrudan etkiler Gerekli eğitimlerin maliyetini arttırır İş tecrübesinde eksiklik öngörülemeyen maliyetleri tetikler 5. Çalışma koşullarında uyumsuzluk Uygulamada aksaklık yaratır Değişimi olumsuz etkiler Koşulların düzenlenmesini olumsuz etkiler İyileştirme çabalarını olumsuz etkiler 6. Aidat ödemelerinde düzensizlik 7. Sosyal aktivite eksikliği Bütçe yönetimini olumsuz etkiler hedef kitle üzerinden düzenlenebilir Kaynaşma ve iletişimi olumsuz etkiler Kaynak yetersizliğine ve işte aksamalara neden olur Motivasyonu düşürür katılımda isteksizlik yaratır Gelir ve ödemeler dengesini olumsuz etkiler Ekonomik sıkıntılar sosyal aktivitelerin attırılmasını engeller İş ve zaman kaybına neden olur Bütçe destekli katılımla konsolide edilebilir 18

19 Tablo 20 : ZF_Değişim Stratejileri Zayıf 2. Teknoloji kullanma yetersizliği Fırsat 1. Eğitim ve koordinasyon eksikliği 1. Sitenin ilçe merkezine yakın plaj ve festival alanında bulunması Bölge kaynaklarından yararlanmak için piyasa ilişkilerinin geliştirilerek s ürdürülmes ine önem verilmeli Teknolojik yatırımlara ağırlık verilmeli 2. Belediye hizmetlerinde olumlu gelişmeler Lojistik ve stratejik destekli belediye hizmetlerine verilen önem arttırılmalı Teknolojik eksikliklerin tesbiti ile giderilmesi sağlanmalı 3. Bilişim teknolojisinde yaygın kullanım ortamı Eğitimler kısa zamanlı, maliyeti düşük elektronik ortamda varilmeli Yönetim işlerinin elektronik ortamda yürütülmesine ağırlık verilmeli 3. Kurumiçi iletişim yetersizliği İletişim seviyesinin arttırılmasına özen gösterilmeli Etkili iletişimle güven ve bağlılık duygusu güçlendirilmeli İletişimi arttırmak için teknoloji kullanmaya özen gös terilmeli 4. İş tecrübesinde eksiklik 5. Çalışma koşullarında uyumsuzluk 6. Aidat ödemelerinde düzensizlik İş tecrübesindeki eksiklik hizmetiçi eğitimlerle giderilmeli Uyumsuz koşullar teknoloji kulanılarak aşılmalı Aidat alacakları ödeme planına göre düzenlenmeli Çalışma standartlarının belirlenmesi yönünde gerekli çaba gös terilmeli Yetersiz koşulların hizmet standartlarına çıkarılması sağlanmalı Aidatl tahsilatı ile bütçe kaynak kaybı önlenmeli İş tecrübesindeki eksikliğin teknoloji kullanarak giderilmesine özen gös terilmeli Koşullara yönelik uyumsuzlukların bilgi teknolojileri ile aşılmasına önem verilmeli Aidat durumu ile yönetim hizmetleri bilgi teknolojileri üzerinden takibe sunulmalı 7. Sosyal aktivite eksikliği İletişim ve koordinasyonu güçlendirici sosyal aktiviteler des teklenmeli Sosyal etkinlikler araştırılıp organize edilmeli Sosyal aktivitelerde teknoloji kullanımı sağlanmalı 19

20 Tablo 21 : GT_Önleme Stratejileri Güçlü Tehdit 1. Sıkça değişen mevzuatın bilinmiyor olması 2. Belirsizlik karşısında idare edilme beklentisi 3. Ülke ekonomisindeki istikrarsızlık 4. Mal ve hizmet temininde zorluk 1. Coşkulu, özverili ve katılımcı yönetime sahip olmak Bilgi eksikliği daha özverili ve fazla çalışma ile aşılabilir Beklentilere karşı strateji geliştirme fırsatı yaratır İstikrarsızlık karşısında strateji geliştirme fırsatı yaratır Zorluklara karşı strateji geliştirme fırsatı yaratır 2. Paydaşlarla ilişkilerin iyi olması 3. Olumlu imaj İlişkilerin iyi olması sorunların aşılmasında faydalı olabilir Sorunlara odaklanılarak avantaja dönüştürülebilir İlişkilerin iyi olması olumsuz beklentilerin en aza indirilmesini sağlayabilir Olumlu imaj motivasyon eksikliğini azaltabilir İlişkilerin iyi olması istikrarsızlığı bertaraf etme becerisini arttırır Olumlu imaj istikrarsızlığı en hafif şekilde giderme yeteneği sağlar İlişkilerin iyi olması alternatif çözümler sunabilir Zorlukların aşılmasında faydalanılabilir 4. Eğitimli, deneyimli ve katılımcı yönetim yapısı Zorlukları azaltma etkisi yaratır Sosyal davranma eğilimini arttırır İstikrarsızlığın olumsuz yansımasını azaltır Alternatif çözümlere yönelik strateji geliştirme fırsatı yaratır 20

21 PEST Analizi Ulusal Dış Çevre PEST Analizi yönetimi etkileyebilecek Politik, Ekonomik, Sosyal ve Teknolojik faktörlerin olumlu veya olumsuz etkilerini ortaya çıkarmak için kullanılır.

22 3. GELECEĞE BAKIŞ 3.1. Amaç, Görev ve Değerler Amacımız Site sakinlerinin beklentilerini en üst düzeyde karşılayarak diğer sitelere örnek bir yönetim sergilemektir Görevimiz Kaynaklarını etkin kullanan, çevreye duyarlı, az maliyetle en faydalı hizmeti üreten, üye beklentilerini karşılayan, diğer sitelere örnek bir yönetim olmaktır Değerlerimiz Site sakinlerinin sağlığı ve güvenliği, Tasarrufa önem verme, Coşkulu, özverili, katılımcı hizmetlere önem verme, Site sakinlerine odaklı görev anlayışı, Eğitimli, deneyimli ve katılımcı birikimi varlık nedeni görme, Sürekli iyileştirme ile olumlu yönde değişimi esas alma, Çevreyi koruma, Topluma ve insana değer verme Amaç, Hedef ve Stratejiler Stratejik amaçlarımızın, yönetim işlevlerini daha ileriye götürecek, gerçekçi ve ulaşılabilir nitelikte olmasına özen gösterilmiştir. Stratejik hedeflerimiz, amaçlarımıza ulaşmak için atacağımız adımları sayısal olarak ve bir zaman diliminde gösteren alt amaçlar olarak belirlenmiştir. GF (Gelişme), ZT (Savunma), ZF (Değişim), GT (Önleme) Stratejilerinin oluşturulmasında GZFT Analizinden yararlanılmıştır. Yönetimimizin stratejik amaçları ve bu amaçlara ilişkin hedefler ile stratejileri Tablo 22 de gösterilmiştir. 22

23 Tablo 22 : Stratejik Amaçlar, Hedefler ve Stratejiler Stratejik Amaçlar Amaç 1 : Çalışanların bilgi, beceri ve Amaç 2 : Yönetim hizmetlerinin sunulmasında kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlamaya yönelik organizasyonel, memnuniyetini arttırmak, paydaşlarla teknolojik ve fiziki altyapıyı güçlendirmek ilişkileri ve işbirliğini güçlendirmek Stratejik Hedefler Çalışanlara Yönelik Hedef 1.1 : 2012 yılı başından itibaren çalışanların motivasyonunu, bilgi, beceri ve memnuniyetini arttırmak. Paydaşlara Yönelik Hedef 1.2 : 2012/3.çeyreğinden itibaren paydaşlarla ilişkileri ve işbirliğini güçlendirmek. Tedarik Yönetimi Hedef 2.1 : 2012/2.çeyreğinden itibaren tedarik işlemlerinde ekonomik, verimli ve sürekli işbirliğini sağlayacak koşulları geliştirmek. Topluma Yönelik Hedef 2.2 : 2012/2.çeyreğinden itibaren toplumun yaşam kalitesine katkı sağlayıcı fiziki ve sosyal altyapıyı güçlendirmek. Kaynak Yönetimi Hedef 2.3 : 2012/2.çeyreğinden itibaren kaynakların kullanımına yönelik teknolojik ve fiziki altyapıyı geliştirmek. Büyüme ve Yatırıma Yönelik Hedef 2.4 : 2013/3.çeyreğinden itibaren gelecekle ilgili beklentileri karşılayıcı yönde yönetimle işbirliği sağlayacak organizasyonel altyapıyı oluşturmak (Site Konseyi) Üretime Yönelik Hedef 2.5 : 2013/3.çeyreğinden itibaren Konsey Raporları doğrultusunda belirlenecek taleplerin planlanması, programa alınması, sonuçlarının değerlendirilmesini sağlamak. Mükemmellik Hedef 2.6 : 2013/3.çeyreğinden itibaren yönetim sistemlerinin sürekli ve olumlu yönde geliştirilmesini sağlamak. 23 Stratejiler S1.1.1 : Çalışanlara görevleri ile ilgili hizmet içi eğitim verilmesini sağlamak. S1.1.2 : Güvenlik ofisindeki internet donatısı ile iletişim etkinliğini arttırmak. S1.2.1 : Site imajının geliştirilerek varlığının sürdürülmesi (Site logosu ve çevre düzeni). S1.2.2 : Site Konseyi oluşturulmasına yönelik teklifin Genel Kurula sunulması ile gereksinimleri karşılayıcı hizmetlerin geliştirilmesi. S1.2.3 : Web sitesi oluşturularak bilişim ortamından yararlanılması. S1.2.4 : Web tabanlı anketlerle site sakinlerinin memnuniyet ve bağlılığının arttırılması. S2.1.1 : Piyasa koşullarına yönelik malzeme ve işçilik maliyetlerinde optimizasyon sağlanması. S2.1.2 : Piyasa ilişkilerinin geliştirilmesi. İşbirliğinde sürekliliği sağlayacak yönde iş kolları rehberi çıkarılması. S2.1.3 : Süreklilik arzeden mal ve hizmet alımlarında sözleşmeli hizmet işbirliğinin arttırılması. S2.1.4 : Zorunlu ancak ekonomik olmayan işlerde kendi imkanlarımızın arttırılması yönünde çalışma yapılması (takımhane). S2.1.5 : Benzer beklentilere sahip çevre sitelerle ortak projeler yürütülmesi. S2.2.1 : Kafeteryanın işletmeye alınması ile büfe, yemek ve evlere servis hizmeti sunulması. S2.2.2 : Paydaş taleplerine yönelik rehberlik hizmeti ile işbirliği, güven ve bağlılıkların güçlendirilmesi. S2.2.3 : Sosyal aktivitelerle komşuluk ilişkilerini destekleyici faaliyetlerin yürütülmesi. S2.2.4 : Evsel atıkların (plastik, cam, ahşap, metal) ayrıştırılarak geri kazanımının sağlanması. S2.3.1 : Sitenin finansal yapısını, performansa dayalı bütçe yönetim sistemine uygun şartlarda kullanmak. S2.3.2 : Özkaynaklardan yaratılacak fonları yatırım stratejilerinde kullanmak. S2.3.3 : Sürekli güncellenecek iş planları ve muhasebe kayıtları ile finansal risklerin yönetilmesi. S2.3.4 : Saha raporlarına dayalı analizlerle enerji tüketiminin azaltılmasını sağlamak. S2.4.1 : İletişim ve kaynaşmayı arttırmaya yönelik sosyal aktivitelerin desteklenmesi. S2.4.2 : Site sakinleri arasında işbirliği olanaklarının araştırılması. S2.5.1 : Hizmet verimliliğinin arttırılması ve maliyetlerin düşürülmesi. S2.5.2 : Hizmetlerin uygun koşullarda ve zamanında yapılmasının sağlanması. S2.6.1 : Hizmetlerin olumlu yönde iyileştirmelerle yürütülmesi. S2.6.2 : Yönetim sistemlerinin belgelendirilerek sürdürülmesi. S2.6.3 : Diğer yönetimlerle kıyaslama yapılması.