NOTERLİK DAİRELERİ ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK *

Transkript

1 NOTERLİK DAİRELERİ ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK * BİRİNCİ KISIM Genel Hükümler Amaç Madde 1- Bu Yönetmelik noterlik daire ve arşivlerinin hizmetin daha verimli bir şekilde yürütülebilmesine imkân verecek şekilde düzenlenmesi, sürekli saklanması icap eden evrakın kayba uğramaması için gerekli şartlar altında korunması, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ise ayıklanarak imha edilmesine dair usul ve esasları düzenler. Kapsam Madde 2- Bu Yönetmelik 1, 2 ve 3 üncü sınıf noterlikleri kapsar. Hukuki dayanak Madde 3- Bu Yönetmelik, Noterlik Kanununun 41, 166/9 ve Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 60 ncı maddesi muvacehesinde, Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında 3473 sayılı Kanunun 6 ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 2 nci maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4- Bu yönetmelikte geçen; a) Noterlik Arşivi: Noterlik faaliyeti neticesinde ortaya çıkan arşiv malzemesinin saklandığı arşivi, b) Arşiv Malzemesi: Noterliklerde yapılan sürekli saklanması gereken evrak ile saklanma süreleri ilgili maddelerde açıklanan işlem kağıtları ve her türlü eklerini, deflerler, makbuzlar, kartonlar, cilbentleri, c) Mükellef: Bu yönetmelik hükümlerine göre görevli hizmet birimi olan noterliği, d) Ayıklama: Sürekli saklanması gereken evrak ve defterlerle cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde belirlenen süreler sonunda muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayrılması işlemini, e) İmha: Ayıklanarak ayrılan malzemenin bu yönetmelikte belirtilen hükümlere uygun şekilde imhası ile ilgili işlemi, ifade eder. İKİNCİ KISIM Mükellefiyetler Koruma ve saklama yükümlülüğü Madde 5- Noterlikler ellerinde bulunan arşiv malzemesi ve arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler. Mükellefler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak: a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından, b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından, c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50-60 arasında tutulmasından, d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

2 e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden, f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için derece arasında) tutulmasından, sorumludurlar. Arşiv malzemelerinin gizliliği Madde 6- Noterlik evrak ve defterlerinin gizliliği, kimler tarafından incelenebileceği, hangi hallerde daire dışına çıkarılabileceği hususlarında, Noterlik Kanununun 55 nci maddesinde tespit edilen esaslar uygulanır. ÜÇÜNCÜ KISIM Ayıklama ve İmha Komisyonu Komisyonunun kuruluş şekli: Madde 7- Birinci ve İkinci Sınıf Noterliklerde Ayıklama ve İmha Komisyonu; noterin baş- kanlığında başkâtip ile başka bir imza yetkilisi varsa; o personelin, başkâtip dışında birden fazla imza yetkili personel varsa onlar arasından, başkâtip dışında imza yetkili başka personel yoksa kâtipler arasından noter tarafından görevlendirilecek olanın katılmasıyla, üç kişiden kurulur. (Değişik ikinci fıkra R.G. 3 Ekim ) Üçüncü sınıf noterliklerde bu komisyon, ilgili noter ve varsa başkâtibi, yoksa imza yetkilisi, şayet yetki verilmemişse kâtibinden; eğer noterlikte personel yoksa noter odası tarafından odaya bağlı noterler arasından görevlendirilecek noter olmak üzere iki kişiden oluşur. Ayıklama ve imha çalışmalarını yapacak personeli bulunmayan ilgili noter, komisyona katılacak noterin belirlenmesi ve görevlendirilmesi için noter odasına başvurur. Komisyonun çalışma esasları ve yetkisi Madde 8- Ayıklama ve İmha Komisyonu her yılın Mart ayı başında ilgili noterin isteği ile çalışmalara başlar. Komisyon kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemeyi tasnif ve ayıklamaya tabi tutar. Bu işlemde son teftiş tarihine kadar olan malzeme konu alınır. (Üçüncü ve dördüncü fıkralar yürürlükten kaldırılmıştır R.G. 3 Ekim ) DÖRDÜNCÜ KISIM Saklama, Tasnif, Ayıklama ve İmha İşlemleri BİRİNCİ BÖLÜM Tasnif ve Saklama İşlemlerin gruplandırılması Madde 9 (Değişik - 2 Şubat 2017 T s. R.G.) Noterliklerde yapılan işlemler, saklama şekil ve esasları bakımından, nitelikleri dikkate alınarak A, B, C ve D olarak dört gruba ayrılmıştır: a) D Grubu: 1) 18/1/1972 tarihli ve 1512 sayılı Noterlik Kanununun 61 inci maddesi gereğince yapı- lan tespitlere ilişkin tutanakları, 2) 1512 sayılı Kanunun 62 nci maddesine göre yapılan emanet işlerine ait tutanakları (69 uncu madde gereğince açık veya kapalı olarak saklanmak üzere verilen vasiyetnameler hariç),

3 3) (Değişik - 24 Mart 2017 T s. R.G.) 1512 sayılı Kanunun 70 inci maddesi gereğince yapılan imza onaylı tebligat işlerine ilişkin işlem kâğıtlarını (Azilnameler ile Terk Eden Eşin Ortak Konuta Davet Edilmesine İlişkin İhtarlar hariç), 4) 1512 sayılı Kanunun 103 üncü maddesi gereğince yapılan çevirme işlemlerini, 5) (Değişik 17 Mart 2018 tarih/ s. RG) Tescil edilmiş araçların her çeşit satış ve devirlerine ilişkin sözleşmeler ile araçların tescili sebebiyle tescil işlemlerine esas olmak üzere alınacak belgeleri, b) C Grubu: 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre yapılan protesto işlemlerini, c) B Grubu: 1) 1512 sayılı Kanunun 68 inci maddesi gereğince, özel ve tüzel kişilerin, ilgili mevzuat hükümleri veya özel kanunları uyarınca noterliklerde yaptırdıkları defter, fatura, makbuz ve benzeri diğer onaylamalara ilişkin işlem kâğıtlarını, 2) 1512 sayılı Kanunun 94, 95, 96, 97, 98 ve 99 uncu maddeleri gereğince yapılan örnek işlemlerini, 3) (24 Mart 2017 T s. R.G. de yayımlanan değişiklikle eklenmiştir.) 1512 sayılı Kanunun 70 inci maddesi gereğince yapılan imza onaysız tebligat işlerine ilişkin işlem kâğıtlarını (Azilnameler ile Terk Eden Eşin Ortak Konuta Davet Edilmesine İlişkin İhtarlar hariç), ç) A Grubu: B, C ve D grubu işlemleri dışında kalan tüm işlemleri, kapsar. İşlem grubunun belirtilmesi Madde 10- Noterlik işlemlerinin, yapılış/tarih ve sırasına göre alacağı yevmiye numarasının teselsülüne halel gelmeyecek şekilde işlemin hangi gruba girdiği, işlem kağıdının ilk sayfası üzerinde, sağ köşede yevmiye numarasının önüne görünecek şekilde, yevmiye defterinde de işlem numarasının önüne, A, B, C harfleri konulmak suretiyle belirtilir. İş kâğıtlarının saklanması ve cilbentlerin işlem grubuna göre düzenlenmesi Madde 11- Noterlik işlem kağıtları, yukarıda değinilen esaslara göre gruplandırılarak, her grup ayrı bir cilt veya cilbent içinde toplanır. İş kağıtlarının saklanması, cilbentlere konuluş şekil ve esasları bakımından Noterlik Kanunu Yönetmeliğindeki hükümler uygulanır. Cilt veya cilbentlerin sırt yüzeylerine yazılması gereken diğer bilgiler dışında hangi grup evraka ait olduğu, A, B, C harfleri konularak gösterilir. İşlem kağıtlarını hangi gruba giriyorsa, o gruba ait cilt veya cilbent içinde tarih ve yevmiye numaraları takip edecek şekilde saklanır. Defter ve belgelerin saklanması Madde 12- Noterlik hizmetinin görülmesinde kullanılan defter, evrak ve belgeler 1512 sayılı Noterlik Kanunu, ilgili Yönetmelikler ve diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak saklanır. İKİNCİ BÖLÜM Saklama Süreleri İşlem kâğıtlarının saklanma süresi Madde 13- A grubuna giren noterlik işlem kâğıtları, 1512 sayılı Noterlik Kanunu ve Noterlik Kanunu Yönetmeliği hükümlerine uygun şekilde süresiz olarak saklanır. (Değişik 17 Mart 2018 tarih/ s. RG) D grubunda yer alan emanet işlerine ilişkin tutanaklar, saklama süresinin sona erdiği takvim yılının, bunun dışında kalan işlemlerde ise yapıldıkları takvim yılının bitiminden itibaren; B grubuna giren işlem kâğıtları 10 yıl süre ile, C grubuna giren işlem kâğıtları 5 yıl süre ile, D grubuna giren işlem kâğıtları ise 75 yıl süre ile saklanır.

4 Defterlerin saklanma süreleri Madde 14- Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 46 ve takip eden maddeleri gereğince tutulmakta olan defterlerden; a) Emanet Defterleri: Kaydını taşıdıkları emanet işlemleri tamamen sona ermiş olan emanet defterleri, hükmünü yitiren en son işlemin sona erme tarihinden başlayarak 10 yıl süre ile, b) Muvazene Defterleri: Ait oldukları yılın bitimini takip eden yıldan başlayarak 10 yıl süre ile, c) Teftiş Defterleri: Son olarak yazılan tenkit ve önerilerin ait olduğu teftiş tarihinden itibaren 10 yıl süre ile, d) Muhabere ve Zimmet Defterleri: Yazılı olan son kayıt tarihinin ait olduğu yıl sonundan itibaren 10 yıl süre ile, e) Personel İzin Defteri: Kayıtlarını taşıdığı personelin emeklilik, vefat, istifa, terk ve benzeri nedenlerle görev ve noteri ile ilgileri kalmamış olması şartıyla son ayrılan personelin ayrılış tarihinden başlayarak 10 yıl süre ile, f) Demirbaş Eşya Defteri: Yazılı olan eşya ve mühürlerin hurda hale gelmesi, amortisman sürelerini doldurması ve hizmet dışı kalması ve benzeri nedenlerle kullanımlarının son bulması halinde son işlemin kaydı tarihinden itibaren 10 yıl süre ile saklanırlar. g) Yevmiye defterleri, tescil defterleri ve personel sicil defterleri belli bir süreye bağlı olmaksızın süresiz olarak saklanırlar. Sair belgelerin saklama süresi Madde 15- Noterlik personeline ilişkin sözleşmeler ve diğer özlük belgeleri ile noter, personel ve tercümanlara ait yemin tutanakları dışında kalan Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 56 ncı maddesinde yer alan dosya ve kartonlarda saklanan bütün belgeler, ilgili oldukları yılını takip eden yılbaşından başlayarak 10 yıl süre ile saklanırlar. Bu konularda sair mevzuat hükümlerinin tanıdığı daha kısa süreler saklıdır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Ayıklama ve İmha İşlemleri Arşivlik malzemenin ayıklanması Madde 16- Komisyon her yıl Mart ayı başında ilgili noterin talebiyle toplanarak arşivlik malzemeleri: a) Arşivde muhafaza edilecekler, b) İmha edilmesinde sakınca bulunmayanlar, olmak üzere ikili tasnife tabi tutar. İmha edilecek malzeme ile ilgili işlemler Madde 17- Saklanma süreleri sona eren B ve C grubu noterlik işlem kâğıtları ile noterlik defter, evrak ve belgeleri diğer şartların da gerçekleşmiş olması kaydı ile imha edilebilir. İlgili noter isteğe bağlı olarak saklamaya devam edebilir. Ancak noterce takip veya soruşturma açıldığı bilinen işlem kâğıdı ile evrak ve belgeler, bu işlemler tamamen sonuçlanıp kesinleşmeden imha edilemez. Böyle bir olayın vukuu halinde kanuni zamanaşımı süresinin geçip geçmediği araştırılmak gerekir. (Değişik son fıkra ) İmha edilmesinde sakınca bulunmayan malzeme için komisyonca: a) Evrakın kayıt edildiği yevmiye defterinin tasdik makamı ve tasdik tarihi ile kullanma tarihi ve varsa numarası,

5 b) Bu evrakın saklandığı işlem grubuna ait cilt veya cilbendin ait olduğu tarih ve numarası, gösterilmek suretiyle iki nüsha imha listesi hazırlanır. Bu listeler komisyonun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır ve denetime hazır şekilde süresiz olarak saklanır. Uygunluk kontrolü Madde 18- Komisyon imhadan önce listeler ve evrak arasında uygunluk kontrolü yaparak listeyi kesin hale getirir. Ayrıca bu konuda bir tutanak düzenlenerek gerek liste, gerekse tutanak komisyon tarafından imzalanır. İmhanın şekli Madde 19- (Değişik ) İmhası kararlaştırılan ve uygunluk kontrolü yapılarak imha listesi kesinleşen B ve C grubu noterlik işlemleri ile defterler, evrak ve belgeler imha edilir. Yönetmelik öncesi işlem kâğıtlarının imhası Madde 20- Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden önceki işlem kağıtlarından yukarıda yazılı hükümlere göre imha edilebilir nitelik kazanan B ve C grubuna girenleri, ilgili noterin talebi üzerine komisyonca ayıklanarak bulundukları cilt ve cilbentlerden sökülerek çıkarılır. (Değişik 2 nci fıkra ) Komisyon tarafından imha edilebilirliği saptanan evrakın kayıtlı bulunduğu yevmiye defterinin tasdik makamı ve tasdik tarihi ile kullanma yılı ve varsa numarası ile bu evrakın saklandığı cilt veya cilbentlerin tarih ve numaralarını belirten iki nüsha liste hazırlanır. İmha işlemine geçilmeden önce komisyonca yeniden yapılan uygunluk kontrolü ile işin mahiyetine göre imha edilebilirlik kararında herhangi bir hata olup olmadığı araştırılması zorunludur. Yapılan bu inceleme sonunda da hata bulunmadığının saptanması halinde imhaya karar verilir ve keyfiyet bir tutanakla tespit olunur. Liste tutanağa eklenir ve dosyasında süresiz olarak saklanır. (Değişik son fıkra R.G. 3 Ekim ) Komisyonca, bu suretle kesinleşen listelere göre imha edilecek malzeme başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde kıyılarak, öncelikle kâğıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Bu şekilde değerlendirme imkânı bulunamaması halinde uygun bir yöntemle imha edilir. BEŞİNCİ KISIM Çeşitli Hükümler Emeklilik, devir halleri Madde 21- İşbu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden önceki işlem kâğıtlarının, defterlerin, evrak ve belgelerin imha edilebilir nitelik kazananların ayıklama ve imhası ile ilgili komisyon çalışmasını talep etmek ilgili noterin yetkisindedir. Emeklilik ve tayinlerde noterliğin başka bir notere devri sırasında öncelikle imha işlemlerinin icrası istenemez. Devir alan noter de ayıklama ve imha işlemlerini yapıp yapmamakta serbesttir. Masraflar Madde 22- Bu Yönetmeliğe göre yapılacak işlemler için gerekli masraflar ilgili noterliğe aittir. Ancak 3 üncü sınıf noterliklerde komisyona katılacak olan ilgili Oda Yönetim Kurulunca görevlendirilen noterin yolluk ve masrafları Noterler Birliğince karşılanır.

6 Gruplandırma zorunluluğu Madde 23- (Değişik 17 Mart 2018 tarih/ s. RG) Noterlik işlemlerinin A, B, C ve D gruplarına ayrılarak mahsus cilbentlerinde saklanması zorunludur. Madde 24- Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır. Geçici Madde 1 (17 Mart 2018 tarih/ s. RG ile eklendi) Bu Yönetmeliğin 9 uncu maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde tanımlanan D grubuna dahil tüm noterlik işlem kağıtları 75 yıl saklama süresine tabi olacaktır. Yürürlük Madde 25- İşbu yönetmelik tarihinde yürürlüğe girer. * Yürütme Madde 26- Bu Yönetmelik hükümlerini Türkiye Noterler Birliği yürütür. * Resmi Gazete nin günlü ve sayılı nüshasında yayımlanmıştır