İŞ AKIŞ ŞEMASI BAŞLANGIÇ

Transkript

1 Ana Öğrenci İşleri Öğrencilerin belge talepleri Öğrencilerin belge taleplerinin alınması (Öğrenci Belgesi, Transkript, Askerlik Belgesi, Yabancı Uyruklu Öğrenci Bilgi Formu, Disiplin Cezası) Öğrenci Bilgi Sistemi üzerinden bilgilerin doğruluğunun teyit edilmesi Bilgilerin uyuşmaması nedeniyle belge verilmemesi Sistem üzerinden talep edilen belgenin düzenlenerek öğrenciye verilmesi

2 Ana Öğrenci İşleri Öğrencilere danışman atanması Eğitim-Öğretim dönemi başında öğrencilerin danışmanlıklarını yürütecek öğretim elemanlarının belirlenmesi için Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarına yazı yazılması Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarından alınan yazı doğrultusunda Öğrenci Bilgi Sisteminde danışman atamalarının yapılması.

3 Ana Arasınavlar için mazeret sınavı Öğrencinin mazeret dilekçesi ve mazeretine konu olan durumu beyanı için başvuru formu verilmesi Öğrencinin başvuru formu ve ekleri uygun mu? Yönetmelik gereği veya geçersiz mazeret nedeniyle mazeret sınavına giremeyeceğinin öğrenciye yazı ile bildirilmesi Öğrencinin başvuru formunun Yönetim Kuruluna hazırlanması Yönetim Kurulu kararı olumlu mu? Yönetim Kurulu kararının Rektörlüğe, Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlığına ve öğrenciye bildirilmesi

4 Ana Dikey Geçiş Sınavı ve yatay geçiş ile Fakültemize yerleşen öğrencilerin muafiyet ve intibak işlemlerinin yapılması Öğrencilerin Rektörlüğe veya Öğrenci işleri birimine teslim ettikleri daha önce öğrenim görmüş olduğu yükseköğrenim kurumundan almış olduğu derslere ait ders içerikleri ile transkriptlerinin alınması Öğrencilerin dilekçe ve eklerinin uygunluğunun kontrol edilmesi Öğrencilerin muafiyet ve intibak işlemlerinin yapılması için transkript ve ders içeriklerinin Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarına gönderilmesi BÖLÜM/ANABİLİM DALI BAŞKANLIKLARI Bölüm/Anabilim Dalı muafiyet komisyonunun kararı olumlu mu? Yönetmelik gereği muafiyet işleminin yapılamayacağının öğrenciye bildirilmesi Fakülte Yönetim Kurulu kararı uygun mu? Kurul kararlarının Rektörlük makamına bildirilmesi

5 Ana Mezuniyet işlemleri Mezuniyet aşamasında olan öğrencilerin mezuniyet bilgi formları ve transkriptlerinin Rektörlükten teslim alınması Mezuniyet bilgi formları ile transkriptlerin Bölüm/Anabilim Dalına gönderilmesi BÖLÜM/ANABİLİM DALI BAŞKANLIKLARI Bölüm/Anabilim Dalı kararı Öğrenci mezun olabilir mi? onayı Öğrenci mezun olabilir mi? Mezuniyet bilgi formlarının Rektörlüğe iade edilmesi Fakülte Yönetim Kurulu kararı uygun mu? Fakülte Yönetim Kurulu kararı ile mezuniyet bilgi formlarının Rektörlüğe gönderilmesi

6 Ana Kayıt yılı 2004 ve öncesi öğrencilerin diploma teslim işlemi ÖĞRENCİ Öğrencinin veya noterden vekalet ile yetki verdiği kişinin diploma talep etmesi ÖĞRENCİ Öğrenci almışsa geçici mezuniyet belgesini teslim etmesi/ geçici mezuniyet belgesi almamışsa öğrenci işleri biriminden teslim alacağı ilişik kesme formunu kütüphane birimi ve Rektörlük harç bürosundan onaylatması Geçici mezuniyet belgesi/ilişik kesme formu/öğrenci kimlik kartının teslim alınması Hazırlanmış olan diplomanın imza karşılığı ilgili öğrenciye teslim edilmesi

7 İŞ AKIŞ ŞEMASI Ana Süreç Adı Kayıt dondurma dilekçesi ve mazeretine konu olan belgenin Kayıt dondurma verilmesi Kayıt dondurma dilekçesi ve mazeretine konu olan belgenin incelenmesi ve Fakülte Yönetim Kuruluna sunulması ÖĞRENCİ ÖĞRENCİ İŞLERİ Fakülte Yönetim Kurulu kararı uygun mu? Yönetmelik gereği kaydının dondurulamayacağı öğrenciye yazılı olarak bildirilmesi Fakülte Yönetim Kurulu kararının Rektörlüğe bildirilmesi İŞ AKIŞ ŞEMASI

8 Ana Sınav sonuçlarına itiraz ÖĞRENCİ Sınav sonucuna itiraz dilekçesi verilmesi Öğrenciden alınan dilekçe uygun mu? Öğrencinin dilekçesinin sorumlu öğretim üyesine veya Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlığına gönderilmesi SORUMLU ÖĞRETİM ÜYESİ BÖLÜM/ANABİLİM DALI BAŞKANLIĞI Sorumlu öğretim üyesine veya Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlığının kararı olumlu Yönetmelik gereği başvuru süresi geçmiş ise veya itiraz reddedilmişse öğrenciye yazılı olarak bildirilmesi Fakülte Yönetim Kurulu kararı uygun mu? Fakülte Yönetim Kurulu kararının Rektörlüğe gönderilmesi

9 Ana İŞ AKIŞ ŞEMASI Ek sınav işlemleri Mezun durumunda olan öğrencinin durumunun kontrol edilerek şahsen başvurusunun alınması Öğrencinin ek sınava katılması uygun mu? Yönetmelik gereği sınava katılma hakkı olmadığının sözlü olarak öğrenciye bildirilmesi Öğrencinin başvuru formu ve transkriptinin Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarına gönderilmesi BÖLÜM/ANABİLİM Akademik takvimde belirtilen tarih aralığında sınavların yapılması ve sınav sonuçlarının hem öğrenci bilgi sistemine hemde başvuru formuna işlenerek ne gönderilmesi Başvuru formlarının fotokopilerinin alınarak asıllarının Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesi Ek sınavlar sonucunda mezun durumunda olan öğrencilerin mezuniyet bilgi formları ve transkriptlerinin Rektörlükten teslim alınması Mezuniyet bilgi formları ile transkriptlerin Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarına gönderilmesi 1 1

10 BÖLÜM/ANABİLİM Bölüm/Anabilim Dalı kararı Öğrenci mezun olabilir mi? onayı Öğrenci mezun olabilir mi? Mezuniyet bilgi formlarının Rektörlüğe iade edilmesi Fakülte Yönetim Kurulu kararı uygun mu? Fakülte Yönetim Kurulu kararı ile mezuniyet bilgi formlarının Rektörlüğe gönderilmesi

11 Ana Fakülte Kurulu Fakülte Kurulunda görüşülecek belgelerin teslim alınarak kontrol edilmesi ve kurula hazırlanması Fakülte Kurulu kararı olumlu mu? Fakülte kurulu kararının uygun olmadığının Rektörlüğe ve öğrenciye yazılı olarak bildirilmesi Fakülte Kurulu kararının Rektörlüğe gönderilmesi

12 Ana Öğrenci kontenjanlarının belirlenmesi Rektörlüğün belirlediği tarihler doğrultusunda Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarının ÖSYS/Yatay Geçiş/Yabancı Uyruklu/İsteğe Bağlı Hazırlık Sınıfı öğrenci kontenjan taleplerinin alınması BÖLÜM/ANABİLİM DALI BAŞKANLIĞI Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarınca belirlenen kontenjan sayılarının ne iletilmesi Fakülte Yönetim Kurulu kararı olumlu mu? Kontenjan talebinin ilgili yönetmelik doğrultusunda tekrar değerlendirilmesi için Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarına bilgi verilmesi Fakülte Yönetim Kurulu kararının Rektörlüğe gönderilmesi

13 Ana Yaz okulu işlemleri Farklı yükseköğrenim kurumundan yaz döneminde eğitim görmek isteyen öğrencilerden alınan dilekçe ile ders içeriklerinin alınması ve incelenmesi Öğrencilerin dilekçesi uygun mu? Dilekçe ve ders içeriklerinin Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlığına gönderilmesi BÖLÜM/ANABİLİM DALI BAŞKANLIĞI Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlığının kararı uygun mu? Yönetmelik/Senato kararı gereği yaz okulu başvurusunun uygun olmadığının öğrenciye bildirilmesi Yönetim Kurulu kararı uygun mu? Yönetim Kurulu kararının Rektörlüğe gönderilmesi Yaz okulu bitiminde ilgili Üniversite tarafından öğrencinin not durum belgesinin gönderilmesi Öğrencinin not durum belgesinin incelenerek not dönüşümünün yapılması ve Yönetim Kuruluna sunulması Yönetim Kurulu kararı uygun mu? Yönetim Kurulu kararının Rektörlüğe gönderilmesi

14 Ana Çift anadal/yandal programlarının açılması ve kontenjanlarının belirlenmesi Rektörlükten gelen çift anadal/yandal programı kontenjan yazısının bölüm/anabilim dalı başkanlıklarına gönderilmesi Bölüm/anabilim dalı başkanlıklarından alınan yazı doğrultusunda çift anadal/yandal programı açacak olan bölümlerin kontenjan taleplerinin Fakülte Yönetim Kuruluna hazırlanması Fakülte Yönetim Kurulu Yönetim Kurulu kararının Rektörlüğe gönderilmesi REKTÖRLÜK Çift anadal/yandal program açılması ve kontenjan talebinin Senato kararının Dekanlığa gönderilmesi REKTÖRLÜK Çift anadal/yandal programına başvuru yapan öğrencilerden kazanların listesinin Dekanlığa gönderilmesi Fakülte Yönetim Kurulu Kararı (Çift anadal/yandal programını kazanan öğrencilerin ilgili bölüm/anabilim dallarına Fakülte Yönetim Kurulu kararının Rektörlüğe gönderilmesi

15 Ana Kısmi zamanlı çalıştırılan öğrencilerin işlemleri REKTÖRLÜK/ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ Rektörlükçe belirlenen kontenjan dahilinde ve belirtilen tarihlerde kısmi zamanlı öğrenci bursu için başvuru ilanına çıkılması Başvuru formlarının kontrol edilerek başvuruların kabul edilmesi BURS KOMİSYONU Başvuruları kabul edilen öğrencilerin durumlarının burs komisyon üyelerince değerlendirilmesi ve kazanan öğrencilerin isim listesinin oluşturulması Kazanan öğrencilerin isim listesinin Rektörlüğe gönderilmesi Kazanan öğrencilerin isim listesinin ilan edilmesi Kazanan öğrencilerin işe başlatılması Çalışan öğrencilerin aylık puantajlarının düzenlenerek Rektörlüğe gönderilmesi

16 Ana Burs işlemleri REKTÖRLÜK Burs kontenjanlarının ve başvuru tarihlerinin belirlenmesi Burs kontenjanlarının ve başvuru tarihlerinin bölüm/anabilim dalı başkanlıklarına yazılı olarak bildirilmesi ÖĞRENCİ İŞLERİ BÖLÜM/ANABİLİM DALI Burs kontenjanlarının ve başvuru tarihlerinin ilan edilmesi BURS KOMİSYONU Başvuruları kabul edilen öğrencilerin durumlarının burs komisyon üyelerince değerlendirilmesi ve kazanan öğrencilerin isim listesinin oluşturulması Kazanan öğrencilerin isim listesinin Rektörlüğe gönderilmesi

17 İŞ AKIŞ ŞEMASI Ana Ders kayıt işlemleri Akademik Takvimde belirtilen tarihler arasında öğrenci bilgi sistemine giriş yaparak ders kayıt işlemini gerçekleştirir Ders kaydı ile ilgili öğrencinin akademik anlamda soru ve sorunlarına yardımcı olur. Ders seçimi hususunda bilgilendirir ve ders kaydını onaylar ÖĞRENCİ Ders kaydı ile ilgili idari anlamda öğrencinin yaşayacağı problemler konusunda öğrenciye yardımcı olmak DANIŞMAN

18 Ana Yazışmalar Resmi Kurum/Kuruluş ile mezun olan ve aktif öğrencilerin bilgi ve belge taleplerinin alınması Dilekçe ve yazıların incelenmek üzere ilgili birim/bölüm/anabilim Dalı Başkanlıklarına gönderilmesi Birim/Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarından alınan görüş doğrultusunda ilgiliye cevap yazılması

19 Ana İŞ AKIŞ ŞEMASI Haftalık ders programı Eğitim-Öğretim yılı başlamadan önce Bölüm/Anabilim Dallarından haftalık ders programlarının yazılı olarak istenmesi Bölüm/Anabilim Dalı haftalık ders programlarının Fakülte Kuruluna hazırlanması Fakülte Kurulu kararı uygun mu Haftalık ders programlarının Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarınca tekrar düzenlenmesi BÖLÜM/ANABİLİM Haftalık ders programının uygulanması

20 Ana Sınav programı Akademik takvimde belirlenen tarihler doğrultusunda 5/ı derslerinin sınavları için sınıf tahsis edilmesi Eğitim-öğretim yılı başlangıcında Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarından akademik takvimde belirtilen tarih aralığı kapsamında ve 5/ı derslerinin sınav salonları dikkate alınarak arasınav/yarıyıl sonu sınavı/bütünleme sınav tarihlerinin istenmesi Bölüm/Anabilim Dallarının sınav programların Web sayfasından ilan edilmesi 5/ı derslerinin sınavları için gözetmen görevlendirilmesi ve görevlendirme yazılarının bölüm/anabilim dalı başkanlıklarına gönderilmesi

21 Ana Staj işlemleri ÖĞRENCİ Staj başvuru formunun öğrenci işleri biriminden alınması ve istenen belgelerin hazırlanması Staj başvuru formunu ve diğer evrakları staj koordinatörünün stajın yapılacağı işyeri birim amirinin ve öğrenci işleri biriminin onaylaması Eksik bilgi ve belgelerin tekrar düzenlenmesi için öğrenciye bilgi verilmesi ÖĞRENCİ Staj başvuru formu ve diğer evrakların staj koordinatörüne teslim edilmesi STAJ KOORDİNATÖRÜ Staj koordinatörünün öğrenciler staja başlamadan en geç 1 ay öncesinde staj başvuru formu ve diğer evrakları öğrenci işleri birimine teslim etmesi Fakülte Kurul kararı uygun mu? Staja başlayacak öğrencilerin en az 1 gün önce SGK işe giriş bildirgelerinin hazırlanması Staj yapan öğrencilerin aylık SGK primlerinin sisteme işlenmesi SGK primlerinin ay sonuna kadar Rektörlüğe resmi yazı ile Staj yapan öğrencilerin staj bitiş tarihinden en fazla 10 gün sonrasına kadar SGK çıkış işlemlerinin yapılması