BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ. Uygulama Esasları Araştırmacı Bilgilendirme Kılavuzu

Transkript

1 Uygulama Esasları Araştırmacı Bilgilendirme Kılavuzu 2018

2 İletişim Bilgileri İletişim Adresi Beytepe Hacettepe Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Beytepe Kampüsü Rektörlük Binası 5. Kat, Beytepe, Ankara Telefon (0312) (0312) (0312) (0312) (0312) İletişim Adresi Sıhhiye Hacettepe Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Sıhhiye Kampüsü İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Binası 1. kat, Sıhhiye, Ankara Telefon (0312) Faks (0312) E- posta Web sitesi

3 Önsöz Hacettepe Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Koordinasyon Birimi tarafından desteklenen projelerin amacı, Üniversitemizde temel bilimler, uygulamalı bilimler ve sanat alanlarında araştırmalar ile bu alanlarda akademik gelişime yönelik çalışmalara destek olmaktır. BAP Koordinasyon Birimi tarafından desteklenen projeler, Üniversitenin bilim ve sanat politikaları doğrultusunda öncelikli araştırma alanları ve konularının belirlenmesinde yol gösterecek nitelikte olmalıdır. BAP Koordinasyon Birimi destekli özgün proje sonuçlarından elde edilecek yaygın etkiye sahip yayın ve patent gibi çıktıların ülkemizin teknolojik, sosyal, ekonomik ve kültürel kalkınmasına yarar sağlaması beklenmektedir. BAP Koordinasyon Birimi desteklerinin kullanılmasındaki temel ilke, Üniversitemizin tüm birimlerinin ve farklı alanlarının desteklenmesine olanak sağlayacak şekilde dağıtılmasıdır. Bu uygulama esasları, Hacettepe Üniversitesi akademik personeline, proje destek türleri ve projelerin başvuru, yürütülme ve sonlandırma ile değerlendirme süreçlerinin işleyişi hakkında bilgi vermek amacıyla hazırlanmıştır. 2

4 İçindekiler Genel İlkeler 4 Proje Başvuru Süreci 9 Proje Süreci 11 TABLOLAR Tablo 1. Proje türüne göre 2018 yılı başvuru takvimi 13 Tablo 2. Proje türüne göre 2018 yılında desteklenen giderler ve bütçe üst sınırları 14 Tablo 3. Proje türüne göre sisteme yüklenmesi ve birime teslim edilmesi gereken belgeler 17 EKLER Ek 1. Başvuru belgeleri ile ilgili yardımcı bilgiler 19 Ek 2. Proje süreci ile ilgili yardımcı bilgiler 24 Ek 3. Proje sonuçlandırma ile ilgili yardımcı bilgiler 29 Ek 4. Etik kurul /Komisyon onayı ile ilgili yardımcı bilgiler 30 Ek 5. Seyahat giderlerinin karşılanması ile ilgili yardımcı bilgiler 32 Ek 6. Personel çalıştırma ile ilgili yardımcı bilgiler 35 Ek 7. Bursiyer çalıştırma ile ilgili yardımcı bilgiler 37 Ek 8. Akademik olan ve olmayan konferansların nitelikleri ve örnekler 39 EK 9. Makalenin yayımlandığı derginin hangi çeyrekte (Q1 veya Q2) yer aldığını saptamaya yönelik bilgiler 41 EK 10. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından ödemesi yapılacak Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım, Bilimsel ve Sanatsal Etkinlik Düzenleme, Eğitim Programlarının Akreditasyonu ve Bilimsel Dergi konularındaki destekler ile ilgili bilgiler 43 3

5 GENEL İLKELER Tanım ve Kapsam Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Koordinasyon Birimi tarafından sağlanan proje destekleri, bu belgede belirtilen uygulama esaslarına bağlı kalınarak yürütülür. BAP Komisyonu gerekli gördüğü hallerde, uygulama esaslarında değişiklik yapabilir. BAP Komisyonu gerekli gördüğü hallerde uygulama esaslarında değişiklik yapabilir ve yönergede belirtilmeyen hususlarda karar verir. Proje destek başvurusu yapacak araştırmacıların BAP Koordinasyon Birimi Uygulama Yönergesini ve ek olarak verilen açıklamaları dikkatle okumaları beklenmektedir. Proje Ekibi Proje yürütücüsü ve projede görev alan araştırmacılardır. Proje Yürütücüsü Projeyi teklif eden; hazırlanmasından, yürütülmesinden ve sonlandırılmasından sorumlu olan öğretim üyeleri ile doktora, tıp ve diş hekimliğinde uzmanlık ya da sanatta yeterlik eğitimini tamamlamış Üniversitemiz mensubu akademik personeldir. İdari personel proje yürütücüsü olamaz. Araştırmacı Bilimsel araştırma projesinin yürütülebilmesi için proje yürütücüsü tarafından proje ekibinde yer verilen öğretim elemanları; teknik kadrolarda görevli idari personel, proje konusu ile ilgili yüksek lisans, doktora, tıp ve diş hekimliğinde uzmanlık, sanatta yeterlik veya diğer lisansüstü öğrenim görmekte olan öğrenciler ile eğitimlerini tamamlamış ve uzmanlığı nedeniyle projede görev verilen kişilerdir. Araştırmacıların Üniversitemiz personeli veya öğrencisi olması zorunlu değildir. Ancak Üniversitemiz dışından olan araştırmacılar toplam araştırmacı sayısının %50 sini geçemez. Araştırma ve Yayın Etiği Proje ekibi Hacettepe Üniversitesinin araştırma ve yayın etiği ile ilgili kurallarına ( uymakla yükümlüdür. Desteklenen projelerden üretilen tüm yayınlarda (makale, tez, rapor, bildiri gibi) BAP Koordinasyon Birimi desteği proje numarası ile açıkça belirtilmek zorundadır. Aksi durumunda proje ekibinde görev alan Üniversite personeli üç yıl süre ile BAP Koordinasyon Birimi desteklerinden yararlanamaz. 4

6 Proje Türleri 1. Kapsamlı Araştırma Projeleri (KAP) Tamamlandığında ilgili alanda önemli yenilikler çıkarma potansiyeli olan, özgün değeri yüksek, yaygın etkisi ve katma değeri olan bilimsel ve sanatsal araştırma ve geliştirme projeleridir. Kapsamlı araştırma projelerinde sarf malzeme, makine-teçhizat, hizmet alımı, personel ve seyahat giderleri karşılanabilir. Kongre, konferans vb. bilimsel etkinliklere katılım, araştırmaların konularının geliştirilmesi, araştırmalarda ulusal ve uluslararası ortak sayısının artırılması, araştırmanın yönteminin geliştirilerek sonuçlarının sunulması gibi gerekçelerle seyahat bütçe kaleminde yer verilebilir. Proje bütçesi üst limiti belirli dönemlerde BAP Komisyonu tarafından belirlenir. Bu kapsamdaki projeler için belirlenen üst limitler alınacak demirbaş malzemelerin HÜNİTEK/Merkez Laboratuvarı bünyesinde kullanılacak olması durumunda BAP Komisyonu tarafından artırılabilir. Proje kapsamında alınan tüm cihazların kullanımı, ilgili laboratuvardaki çalışmayı aksatmamak ve gerekli sarf malzemelerin alınması koşuluyla tüm üniversitemiz araştırmacılarının kullanımına açıktır (Söz konusu beyan formu başvuru sırasında eklenmelidir). Projenin amaç ve içeriğine göre bütçe kalemlerinin dağılımının dengeli olması gözetilir. Araştırmanın gereği olan tüketim malzemelerinin ihtiyaçtan fazla yazılması ve bütçe üst limitini doldurmak amacıyla farklı bütçe kalemlerinin eklendiğinin değerlendirme sonucunda belirlenmesi halinde projenin niteliğine bakılmaksızın destek başvurusu reddedilecektir. 2. Öncelikli Alan Araştırma Projeleri (ÖNAP) Bilim Kurulu nun belirlediği öncelikli alanlar da dikkate alınarak BAP Komisyonu tarafından önerilen ve Rektör tarafından onaylanan öncelikli alanlarda, diğer destek programlarından daha yüksek bütçe ile desteklenebilen projelerdir. Bu kapsamdaki projelerin çok disiplinli olması tercih nedenidir. Bu destek programı için başvuru yapacak araştırmacının daha önce en az bir TÜBİTAK 1001, 1003, 1007 veya AB destekli araştırma projesini yürütmüş ve projeyi başarıyla sonuçlandırmış olması tercih nedenidir. 3. Katılımlı Araştırma Projeleri (KTP) Yurtiçindeki üniversiteler, kamu kurumları veya özel sektör kuruluşlarının katılımıyla ulusal; yurtdışından üniversiteler, araştırma enstitüleri, özel sektör ve uluslararası kar amacı gütmeyen kurum ve kuruluşların katılımıyla uluslararası kapsamda ortak yürütülecek bilimsel ve sanatsal araştırma ve geliştirmeye yönelik kapsamlı projelerdir. Bu tür projelerde, işbirliği yapılan kuruluşun bütçeye (personel, ayni ve/veya nakdi vb.) katkıda bulunması beklenir. Katılımlı araştırma projelerinde sarf malzemesi, makine-teçhizat, hizmet alımı, personel ve seyahat giderleri karşılanabilir. Projenin amaç ve içeriğine göre bütçe kalemlerinin dağılımının dengeli olması 5

7 gözetilir. Araştırmanın gereği olan tüketim malzemelerinin ihtiyaçtan fazla yazılması ve bütçe üst limitini doldurmak amacıyla farklı bütçe kalemlerinin eklendiğinin değerlendirme sonucunda belirlenmesi halinde projenin niteliğine bakılmaksızın destek başvurusu reddedilecektir. 4. Lisansüstü Tez Projeleri (TEZ) Lisansüstü tezlerini kapsayan ve tez danışmanı olan öğretim üyesinin öğrencileri ile yürüttüğü araştırma projeleridir. Tez projelerinin yürütücüsü, tez danışmanıdır. Lisansüstü tez danışmanlarının yürütücülüğünde, Üniversitemizde lisansüstü eğitim alan Araştırma Görevlileri, Öğretim Görevlileri ve araştırmacıların tez çalışmalarının gerçekleştirilmesi için gereksinim duyulan makine-teçhizat, sarf malzemesi, hizmet alımı ve seyahat giderlerinin, BAP Koordinasyon Birimi tarafından belirlenen bütçe limitlerine uygun olarak, talep edebileceği ve tez süresi içerisinde bir kez kullanılabilecek araştırma projeleridir. Kongre, konferans vb. bilimsel etkinliklere katılım, araştırmaların konularının geliştirilmesi, araştırmalarda ulusal ve uluslararası ortak sayısının artırılması, araştırmanın yönteminin geliştirilerek sonuçlarının sunulması gibi gerekçelerle seyahat bütçe kaleminde yer verilebilir. Bu destekten yararlanan lisansüstü öğrencilerinin tezlerinde ve tezden üretilen yayınlarda BAP Koordinasyon Birimi desteğini açıkça belirtmesi gerekir. Lisansüstü tez projelerinin sonuçları için yayın koşulu öngörülmeyen enstitü veya fakültelerde yürütülen tez projelerinin sonuçlarının ulusal veya uluslararası hakemli dergilerde yayımlanması beklenir. Bu yayınlarda BAP Koordinasyon Birimi desteğinin açıkça belirtmesi gereklidir. 5. Hızlı Destek Projeleri (HZP) Kapsamlı araştırma projesine dönüşme potansiyeli bulunan, BAP Komisyonu tarafından belirlenerek BAP Uygulama Esasları ile duyurulan kısa süreli ve düşük bütçeli araştırmaların desteklenmesi için gereksinim duyulan sarf malzemesi, makine-teçhizat ve hizmet alımı giderlerinin karşılanmasına yönelik projelerdir. Kongre, konferans vb. bilimsel etkinliklere katılım, araştırmaların konularının geliştirilmesi, araştırmalarda ulusal ve uluslararası ortak sayısının artırılması, araştırmanın yönteminin geliştirilerek sonuçlarının sunulması gibi gerekçelerle seyahat bütçe kaleminde yer verilebilir. Araştırmanın gereği olan tüketim malzemelerinin ihtiyaçtan fazla yazılması ve bütçe üst limitini doldurmak amacıyla farklı bütçe kalemlerinin eklendiğinin değerlendirme sonucunda belirlenmesi halinde projenin niteliğine bakılmaksızın destek başvurusu reddedilecektir. 6

8 6. Araştırma Altyapısı Projeleri (AYP) Üniversitenin bilimsel/sanatsal araştırma altyapısının geliştirilmesi ve araştırma potansiyelinin yükseltilmesi amacıyla bilimsel araştırma kriterlerine uygun olarak hazırlanan projelerdir. Hacettepe Üniversitesinin araştırma ve eğitim altyapısının geliştirilmesi amacıyla yürütülen bu projelerde projenin önerildiği birimin sorumlusunun yürütücü ya da araştırmacı olarak yer proje ekibinde yer alması gereklidir. Araştırma Altyapısı projelerinde sarf malzemesi, makine-teçhizat, seyahat ve hizmet alımı giderleri karşılanabilir. Başvurularda proje önerisi formunun bilimsel araştırma kriterlerine uygun olarak ve önerilen bütçenin araştırma altyapısına nasıl hizmet edeceği detaylandırılarak doldurulmalıdır. Bütçe kalemlerinin dağılımına ve proje niteliğine katkısına BAP Komisyonu tarafından karar verilir. 7. Çağrılı Projeler (ÇAP) Rektörün veya BAP Komisyonu nun, üniversitemiz ve/veya ülkemiz için önem arz eden konularda araştırmaların yapılması amacıyla, konu ve koşullarını belirlemek suretiyle Üniversitemiz kadrosundan konunun uzmanı bilim insanlarına hazırlatacağı özel projelerdir. Proje konuları, başvuru tarihleri, koşulları bütçeleri Bilimsel araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi tarafından Çağrı Kapsamı na uygun olarak ilan edilecektir. 8. Kariyer Başlangıç Destek Projeleri (KBP) Üniversitemizde son iki yıl içerisinde yardımcı doçent olarak atanmış bulunan öğretim üyelerinin araştırmalarının desteklenmesine yönelik projelerdir. Araştırmacılar Kariyer Başlangıç Destek Projesi kapsamında yalnızca bir kez destek alabilirler. 9. Uluslararası Araştırma İşbirliği Projeleri (UİP) Üniversitemiz BAP Koordinasyon Birimi Uygulama Esaslarında Genel İlkeler altında belirtilen proje yürütücüsü tanımına uyan araştırmacıların uluslararası düzeyde tanınmış olan dünyanın önde gelen üniversitelerinde veya araştırma merkezlerinde ilgili kuruluşlardan araştırmacılarla işbirliği içerisinde yürütecekleri araştırma projeleridir. Bu kapsamda uluslararası yetkinliğe sahip üniversitelerin araştırmacı öğretim elemanlarının ders verme, araştırma yapma ve geliştirme gibi bilimsel faaliyetlerde bulunmak üzere Üniversitemizdeki ilgili faaliyetlere katılması desteklenebilir. Araştırmacılara konusunda dünyanın önde gelen araştırma kuruluşlarında yürütecekleri inceleme, araştırma ve geliştirme imkanı vermek için desteklenen bu projelerde destek süresi en fazla 3 aydır. Bu proje türünde, bulunulan yıl veya bir önceki yılda Academic Ranking of World Universities (ARWU, veya Times Higher Education World University Rankings (THE, rankings) sıralama sistemlerine göre genel dünya sıralamasında veya araştırma alanlarına göre sıralamada ilk 200 de 7

9 yer alan üniversitelerde yürütülecek araştırma çalışmaları öncelikli olarak desteklenmektedir. Araştırmacının, işbirliği kapsamında yurtdışında yapacağı çalışmaları, bir araştırma projesi önerisi olarak düzenlemesi ve yurt dışındaki ilgili birimin yetkilisi tarafından bu araştırma projesinin kapsamını da içeren kabul mektubunu ve Ana Bilim Dalı Başkanı nın onay yazısını sunması şarttır. Ayrıca gerekli ise yasal izinlerin, etik kurul onaylarının ve destek mektuplarının başvuru sırasında sunulması gerekmektedir. Yürütücü bu destekten kariyeri boyunca ilk desteğin sonuçlanmasından en az bir sene sonra olmak üzere en fazla iki kez yararlanabilir. Destek bütçesi, seyahat kaleminden oluşur. Uluslararası Bilimsel İşbirliği Geliştirme Desteğinden yararlanan proje yürütücülerinin dönüşlerinden itibaren en geç 6 ay içerisinde Üniversite/Fakülte/Bölüm/Ana Bilim Dalı düzeyinde yapacakları sunum ile gerçekleştirdikleri işbirliğinin çıktılarını paylaşmaları ve sunum metnini Birimimize iletmeleri zorunludur. Çalışma yapılan birimin başkanından Hacettepe Üniversitesi Rektörüne hitaben yazılan bir değerlendirme yazısı eklenmelidir. Bu şartı yerine getirmeyen proje yürütücüleri bir yıl boyunca BAP Koordinasyon Birimi desteklerinden yararlanamazlar. Proje Başvurusu Değerlendirme BAP Koordinasyon Birimine sunulan projeler, BAP Komisyonu tarafından değerlendirilir. Belgelerinde eksiklik veya hata bulunan başvurular, BAP Koordinasyon Birimi tarafından eksiklik ya da noksanlıkların tamamlanması uyarısıyla yürütücüye iade edilir. Komisyon, proje değerlendirme sürecinde gerekli gördüğü hallerde komisyonlardan (Fen ve Mühendislik Bilimleri Değerlendirme Komisyonu, Tıp ve Sağlık Bilimleri Değerlendirme Komisyonu, Sosyal ve Beşeri Bilimler Değerlendirme Komisyonu, Akademik Gelişim Projeleri Değerlendirme Komisyonu) ön değerlendirme görüşü ve/veya iç/dış hakemlerden uzman görüşü alabilir. Komisyon üyesi ve/veya değerlendirme komisyonu üyeleri ve/veya hakem görüş ve önerileri alınan projeler, toplantı gündemine alınır. Komisyon, proje hakkında alınan görüş ve önerileri de dikkate alarak proje başvurusunun olduğu gibi desteklenmesine, bütçe ve/veya içerik ve/veya şekil bakımından revize edilmesine ya da reddedilmesine karar verir. 8

10 PROJE BAŞVURU SÜRECİ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ Proje başvuruları ilan edilen takvime uygun olarak internet adresinde kullanımda olan Hacettepe Üniversitesi Proje Süreçleri Yönetim Sistemi (APSİS) kullanılarak gerçekleştirilir. BAP Koordinasyon Birimi tarafından verilen desteklere başvurmak için APSİS Gerekli Belgeler sekmesinde bulunan formata uygun olarak uygun başvuru ve beyan formları çevrimiçi olarak ve belge üzerinde doldurulur. Başvuru için gerekli diğer belgelerle beraber çevrimiçi olarak yüklenir. Çevrimiçi başvuru süreci ile ilgili işlemler EK-1 de verilmiştir. Başvurunun değerlendirmeye alınabilmesi için ilgili proje türü için istenilen belgelerin eksiksiz olarak yüklenmesi gerekir. Başvurusunu çevrimiçi olarak tamamlayan yürütücünün e-posta adresine değerlendirme sürecinin başladığına dair otomatik bilgilendirme iletisi gönderilir. Başvuru Tarihleri Başvuru takvimi her yıl BAP Koordinasyon Birimi internet adresinden araştırmacılara ilan edilir. Her yıla ait geçerli olacak başvuru takvimi Tablo 1 de güncellenerek sunulur. Uluslararası Araştırma İşbirliği Projeleri için başvuru, işbirliğinin başlaması beklenen tarihten en az 2 ay önce yapılmalıdır. Seyahat ve yurtdışından konferans vermek, araştırmalara katılmak gibi faaliyetler için yurtdışından gelecek konuk öğretim elemanları için başvuru, etkinliğin başlaması beklenen tarihten ya da konuk araştırmacının geleceği tarihten en az 2 ay önce yapılmalıdır. Seyahat bütçe kalemi kullanılmasını gerektiren tüm başvurular, seyahat tarihinden en az 2 ay önce yapılmalıdır. Bütçe ve Harcama Kalemleri BAP Koordinasyon Birimi tarafından desteklenen giderler aşağıdaki şekilde gruplandırılmıştır: Makine ve teçhizat Sarf ve tüketim malzemesi Seyahat Hizmet Personel (KAP, ÖNAP, ÇAP ve KTP destek türlerinde personel çalıştırmak mümkündür. Doktora sonrası sözleşmeli araştırmacı istihdamı proje bütçesi sınırlarının dışında tutulur.) Bursiyer (KAP, ÖNAP, ÇAP ve KTP destek türlerinde bursiyer çalıştırmak mümkündür.) Araştırma veya kongre/sempozyum katılımı amacına yönelik seyahat giderlerinin karşılanabilmesi için, proje başvurusunda ilgili seyahat bütçesinin başvuru sırasında öngörülmüş ve BAP Komisyonu tarafından onaylanmış olması zorunludur. Projelerin değerlendirilmesi aşamasında BAP Komisyonu tarafından onaylanan seyahat bütçelerindeki tutarlar makine-teçhizat, sarf malzemesi vb. diğer harcama kalemlerine aktarılamaz. Benzer şekilde makine-teçhizat, sarf malzemesi vb. diğer harcama kalemleri için BAP Komisyonu tarafından onaylanan tutarlar da seyahat bütçesine aktarılamaz. 9

11 BAP Komisyonu, bilgisayar, yazıcı, kırtasiye, fotokopi, seyahat, hizmet alımı ve benzeri yaygın olarak gerçekleştirilen talepler için sınırlama getirebilir. Proje destek türlerine göre geçerli olan giderler ve destek üst sınırları her yıl belirlenerek BAP Koordinasyon Birimi internet adresinden araştırmacılara ilan edilir. Her yıla ait geçerli olacak başvuru takvimi Tablo 2 de güncellenerek sunulur. Bilimsel başarı ile bütçe artışı: Son bir takvim yılında SCI, SCI-E, SSCI veya AHCI indeksleri tarafından taranan ve Journal Citation Ranking (JCR) puanlamasında Q1 veya Q2 dilimlerinde yer alan dergilerde tam metin veya derleme niteliğinde yayın yapan, ya da Hacettepe Üniversitesi, TÜBİTAK veya TÜBA tarafından bilimsel ve sanatsal başarıları nedeniyle ödüle layık görülen üniversite akademik personeline yürütücüsü olduğu KAP Projeleri için bütçe sınırı %10 a kadar, TEZ ve HZP Projeleri için bütçe sınırı %20 ye kadar artırılabilir. Bu kapsamda, sadece bir yayın ya da ödül ancak bir proje için kullanılabilir ve bir proje için tek bir yayın ya da ödül kaynaklı bütçe artışı yapılabilir. Araştırmacı bu bütçe artışından faydalanmak için gerekli dilekçeyi ve ilgili belgeleri (yayın beyan formu) başvuru sırasında sisteme yüklemelidir. Devam eden projelerde de bu kapsamda seyahat kalemi için ek bütçe talep edilebilir. Yayınların Q1 veya Q2 dilimlerinde yer alan dergilerde yer alıp almadığını gösteren yöntem Ek 8 de sunulmuştur. Bu amaçla kullanılacak yayınların Hacettepe Üniversitesi adresli olması ve yayında yazar olarak yer alan diğer Hacettepe Üniversitesi personelinden izin alınması gerekir. Bu destek kapsamında her bir yayın, yazarlardan sadece biri için ve bir kez kullanılabilir. Bu kapsamda yapılan başvuruya ilişkin nihai karar, ilgili değerlendirme komisyonunun önerisi üzerine BAP Komisyonu tarafından verilir. Sağlanan bütçe artışı bilimsel veya sanatsal çalışmaların niteliğinin artmasına yönelik olarak bilimsel amaçlı seyahat veya sarf malzemesi/makine-teçhizat/hizmet alımı kalemlerini tanımlanan araştırmaya yönelik olması koşuluyla) içeren giderlerin karşılanması amacıyla kullanılabilir. Seyahat giderlerine yönelik harcama talepleri, yürütücünün uluslararası bir etkinliğe katılması halinde karşılanır. Sarf malzemesi, hizmet alımı ve makine-teçhizat giderlerine yönelik taleplerde yürütücünün yapacağı bilimsel veya sanatsal çalışma için ihtiyacı açıklayan gerekçeyi sunması zorunludur. Başvuru Belgeleri Proje türlerine göre sisteme yüklenmesi ve birime teslim edilmesi gereken belgeler Tablo 3 de verilmiştir. 10

12 PROJE SÜRECİ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ Destek verilmesi kabul edilen projelerin yürütücülerine APSİS yazılımı tarafından otomatik bilgilendirme iletisi gönderilir. Bu iletide, yürütücünün yapması gereken işlemler ve basılı olarak BAP Koordinasyon Birimi ne sunulması gereken belgeler bildirilir. BAP Koordinasyon Birimi tarafından desteklenmesine karar verilen projelerin işleyiş, raporlama ve harcama süreçleri ayrıntılı olarak EK 2 de sunulmuştur. Ek Süre ve Bütçe Talebi Desteklenen projelere ihtiyaç halinde, projenin başarı ile sürdürüldüğünün ara raporlar ile izlenebiliyor olması koşulu ile ek süre ve bütçe sağlanabilir. Sağlanacak ek süre ve bütçe, yürütücünün gerekçeli talebinin BAP Komisyonu tarafından uygun görülmesi durumunda %50 ile sınırlıdır. Tez projelerinde verilen süreler, yetkili birimler tarafından tezler için verilen ek süreleri kapsayacak şekilde uzatılabilir. Ek bütçe taleplerinin protokolde belirtilen bitiş tarihinden en geç 45 gün önce gerçekleştirilmesi gerekir. Proje Ekibinde Değişiklik Talebi Proje ekibi değişikliği talebinde, değişiklik talebinin gerekçesi açıkça ifade edilmeli ve ekibe dahil edilecek ve ekipten çıkarılacak araştırmacının beyan dilekçesi taleple birlikte sunulmalıdır. BAP projesi yürütücülerinin Üniversite Yönetim Kurulu kararı gerektiren uzun süreli görevlendirme ve/veya izin (askerlik, sağlık problemleriyle ilgili izinler, doğum izni gibi) almaları durumunda ıslak imza gerektiren mali süreçlerle ilgili işlemlerin aksamaması için, projenin yürütücülüğünün ilgili tarihler arasında proje ekibindeki tam zamanlı bir öğretim üyesi ya da doktora, tıpta/diş hekimliğinde uzmanlık ve sanatta yeterlilik derecesi olan Üniversitemiz personeli bir araştırmacıya devredilmesi gerekir. Ayrıca proje yürütücüsü izinli olduğu süre boyunca projesinin dondurulması için BAP Komisyonu na talepte bulunabilir. BAP Komisyonu ndan onay alınarak devir işleminin yapılmaması veya projenin dondurulmaması halinde, projeyle ilgili mali süreçler durdurulur. Proje İptali Proje iptali talebinde, iptal gerekçesi açıkça belirtilmiş olmalıdır. İptal talebi BAP Komisyon tarafından kabul edildiği takdirde proje bütçesinden alınan demirbaş varsa BAP Koordinasyon Birimine iade edilmelidir. Proje yürütücüsünün projeyi devretmeden Üniversiteden ayrılması durumunda proje komisyon tarafından iptal edilir. Alınan her türlü malzeme için komisyon karar verir. Ara Rapor Süresi 6 ayı aşan tüm projeler için 6 aylık dönemler halinde, desteğin türüne göre APSİS Gerekli Belgeler sekmesinde bulunan formata uygun olarak hazırlanmış ara raporun BAP Koordinasyon Birimine çevrimiçi sunulmalıdır. Ek süre talebi onaylanan projelerde, proje süresinin 6 ayı geçmesi halinde her 6 aylık dilim 11

13 için ara rapor istenir. BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ Ara raporlarını istenen format ve sürede teslim etmeyen yürütücülerin projeleri durdurulur. Ara raporları içeriklerinde eksiklik olması durumunda, BAP Koordinasyon Birimi tarafından revizyon istenebilir. İstenen revizyonları süresi içinde yapmayan ve ara raporunda şekil ve içerik yönünden eksiklikleri gidermeyen yürütücülerin projeleri durdurulur. Sonuç Raporu Proje süresinin bitimini izleyen üç ay içerisinde sağlanan desteğin niteliğine göre APSİS Gerekli Belgeler sekmesinde bulunan formata uygun olarak Sonuç Raporu veya Geri Bildirim Formu doldurularak BAP Koordinasyon Birimine çevrimiçi sunulmalıdır. Koordinatör tarafından ilgili Değerlendirme Komisyonuna gönderilerek hakem ve revizyon süreçlerinden geçen ve olumlu görüş bildirilen sonuç raporları BAP Komisyonu tarafından karara bağlanır. BAP Koordinasyon Birimi desteği alan tüm yürütücülerin proje çıktılarında ve sonuç raporlarında aldıkları desteği açıkça proje numarası vererek önsöz, özet ya da teşekkür bölümlerinde belirtmeleri zorunludur. Proje çalışmalarını süresi içerisinde tamamlamayan, ara ve sonuç raporlarını süresinde vermeyen ya da harcamalarını onaylanan bütçe kalemlerine uygun olarak kullanmayan yürütücüler, izleyen üç yıl süresince hiç bir BAP desteğinden yararlanamazlar. Lisansüstü Tez Desteği için sonuç raporuna ek olarak tezin jüri tarafından onaylanan pdf formatındaki kopyası ve tezin başarılı bulunarak tamamlandığına dair ilgili enstitü veya fakülteden alınmış belge APSİS aracılığı ile BAP Koordinasyon Birimi ne sunulur. Tez projeleri için verilen süreler yetkili birimler tarafından tezler için verilen yasal ek süreleri kapsayacak şekilde uzatılabilir. Ancak tez projeleri için sağlanacak mali destekler ilgili Lisansüstü eğitim ve öğretim mevzuatında belirlenen normal öğrenim süreleri ile sınırlıdır. Üniversitemiz Lisansüstü Eğitim Öğretim Yönetmeliğine göre, normal tez süresinin iki katı süre geçmesine rağmen ilgili tez öğrencisinin çalışmalara devam etmemesi veya başarısızlığı nedeniyle proje çalışmasının tamamlanamaması durumunda, proje yürütücüsünün gerekçeli talebi üzerine bu türdeki projeler BAP Komisyonu tarafından iptal edilebilir. Bu tür durumlarda proje yürütücülerinin, dilekçelerine ek olarak, tez çalışmasının yapıldığı ilgili enstitü veya fakülteden alacağı, öğrencinin başarısızlık durumunu belirten yazıyı da birime sunmaları zorunludur. Projenin iptal edilmesi durumunda, proje kapsamında satın alınmış makine, teçhizat ve demirbaşlar, BAP Komisyonu kararına bağlı olarak, diğer araştırmalarda kullanılmak üzere proje yürütücüsüne veya çalışmanın yürütüldüğü bölüm/anabilim dalı başkanlığına teslim edilir. Ayrıca başarısızlıkları nedeniyle projenin iptal edilmesine neden olan lisansüstü öğrencileri, süresiz olarak BAP Koordinasyon Birimi desteklerinden faydalandırılmazlar. 12

14 Tablo 1. Proje türüne göre 2018 yılı başvuru takvimi Proje Türü Başvuru Takvimi 1. Kapsamlı Araştırma Projeleri 1. Dönem: 30 Mart Öncelikli Alan Araştırma Projeleri Sürekli Açık 3. Katılımlı Araştırma Projeleri Sürekli Açık 4. Lisansüstü Tez Projeleri Sürekli Açık 5. Hızlı Destek Projeleri Sürekli Açık 6. Araştırma Alt Yapısı Projeleri Sürekli Açık 2. Dönem: 29 Haziran Dönem: 28 Eylül Çağrılı Projeler Sürekli Açık 8. Kariyer Başlangıç Destek Projeleri Sürekli Açık 9. Uluslararası Araştırma İşbirliği Projeleri Sürekli Açık 4. Dönem: 28 Aralık

15 Tablo 2. Proje türüne göre 2018 yılında desteklenen giderler ve bütçe üst sınırları Proje Türü Desteklenen Giderler Bütçe Üst Sınırları 1. Kapsamlı Araştırma Projeleri Sarf Malzeme Makine-Teçhizat Hizmet Alımı Seyahat (en fazla %10) Personel (en fazla %20) Bursiyer * Bütçe dağılımı komisyon tarafından değerlendirilecektir. 2. Öncelikli Alan Araştırma Projeleri Sarf Malzeme Makine-Teçhizat Hizmet Alımı Seyahat (KAP lerindeki sınır dikkate alınarak komisyon tarafından karar verilir) Personel (en fazla %20) Bursiyer * Bütçe dağılımı komisyon tarafından değerlendirilecektir. 2 Yıl TL (toplam 2 yıl için) 2 Yıl Bütçe üst sınırı yok. 3. Katılımlı Araştırma Projeleri Sarf Malzeme Makine-Teçhizat Hizmet Alımı Seyahat (KAP lerindeki sınır dikkate alınarak komisyon tarafından karar verilir) Personel(en fazla %20) Bursiyer 2 Yıl Bütçe üst sınırı yok * Bütçe dağılımı komisyon tarafından değerlendirilecektir. 14

16 4.Lisansüstü Tez Projesi Desteği BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ Sarf Malzeme Makine-Teçhizat Hizmet Alımı Seyahat (en fazla 3000 TL) * Hizmet alımı desteklenen projenin bütçesinin %50 sini geçemez. 5. Hızlı Destek Projeleri Sarf Malzeme Makine-Teçhizat Seyahat( en fazla 3000 TL) Hizmet Alımı * Hizmet alımı desteklenen projenin bütçesinin %50 sini geçemez. 2 Yıl TL 2 yıl TL 6. Araştırma Alt Yapısı Projeleri Sarf Malzeme Makine-Teçhizat Hizmet Alımı Seyahat * Hizmet alımı ve seyahat bütçenin %50 sini geçemez * Bütçe dağılımı komisyon tarafından değerlendirilecektir. 7. Çağrılı Projeler Sarf Malzeme Makine-Teçhizat Hizmet Alımı Seyahat (KAP lerindeki sınır dikkate alınarak komisyon tarafından karar verilir) Personel (en fazla %20) Bursiyer 2 Yıl Bütçe üst sınırı yok 2 Yıl Bütçe üst sınırı yok 15

17 8.Kariyer Başlangıç Destek Projeleri Sarf Malzeme Makine-Teçhizat Hizmet Alımı 2 yıl TL 9. Uluslararası Araştırma İşbirliği Projeleri Sarf Malzeme Makine-Teçhizat Seyahat 3 ay TL En fazla 3 aya kadar günlük 200 TL yevmiye desteği ve TL ye kadar ulaşım giderleri 16

18 Tablo 3. Proje türüne göre sisteme yüklenmesi ve birime teslim edilmesi gereken belgeler Proje Türü Sisteme Yüklenmesi Gereken Birime Teslim Edilmesi Gereken Belgeler 1. Kapsamlı Araştırma Projeleri Proje Başvuru Formu Teknik Şartname (gerekli ise) Proforma fatura (gerekli ise) Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Belgeler Teknik Şartname (gerekli ise) Proforma fatura (gerekli ise) Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Hak Sahipliği Beyan Formu Hak Sahipliği Beyan Formu Bursiyer SGK Bilgi Formu 2. Öncelikli Alan Araştırma Projeleri Proje Başvuru Formu Teknik Şartname (gerekli ise) Proforma fatura (gerekli ise) Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Teknik Şartname (gerekli ise) Proforma fatura (gerekli ise) Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Hak Sahipliği Beyan Formu Hak Sahipliği Beyan Formu Bursiyer SGK Bilgi Formu 3. Katılımlı Araştırma Projeleri Proje Başvuru Formu Teknik Şartname (gerekli ise) Proforma fatura (gerekli ise) Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Hak Sahipliği Beyan Formu Teknik Şartname (gerekli ise) Proforma fatura (gerekli ise) Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Hak Sahipliği Beyan Formu İşbirliği Protokolü İşbirliği Protokolü Bursiyer SGK Bilgi Formu 4. Lisansüstü Tez Projeleri Proje Başvuru Formu Teknik Şartname (gerekli ise) Proforma fatura (gerekli ise) Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Teknik Şartname (gerekli ise) Proforma fatura (gerekli ise) Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Tez Önerisi Onay Belgesi Tez Önerisi Onay Belgesi 17

19 5. Hızlı Destek Projeleri Proje Başvuru Formu Teknik Şartname (gerekli ise) Proforma fatura (gerekli ise) Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Hak Sahipliği Beyan Formu 6. Araştırma Alt Yapısı Projeleri Proje Başvuru Formu Teknik Şartname (gerekli ise) Proforma fatura (gerekli ise) Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Hak Sahipliği Beyan Formu 7. Çağrılı Projeler Proje Başvuru Formu 8.Kariyer Başlangıç Destek Projeleri Teknik Şartname (gerekli ise) Proforma (gerekli ise) Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Hak Sahipliği Beyan Formu Bursiyer SGK Bilgi Formu Proje Başvuru Formu Teknik Şartname (gerekli ise) Proforma fatura (gerekli ise) Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Hak Sahipliği Beyan Formu AD Başkanlığı onay yazısı Kadro atanma yazısı Teknik Şartname (gerekli ise) Proforma fatura (gerekli ise) Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Hak Sahipliği Beyan Formu Teknik Şartname (gerekli ise) Proforma fatura (gerekli ise) Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Hak Sahipliği Beyan Formu Teknik Şartname (gerekli ise) Proforma (gerekli ise) Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Hak Sahipliği Beyan Formu Teknik Şartname (gerekli ise) Proforma fatura (gerekli ise) Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Hak Sahipliği Beyan Formu AD Başkanlığı onay yazısı Kadro atanma yazısı 9. Uluslararası Araştırma İşbirliği Projeleri Proje Başvuru Formu Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Kabul/Davet Yazısı İşbirliği Protokolü AD Başkanlığı onay yazısı Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli ise) Kabul/Davet Yazısı İşbirliği Protokolü AD Başkanlığı onay yazısı 18

20 Ek 1. Başvuru belgeleri ile ilgili yardımcı bilgiler Çevrimiçi APSİS üzerinden destek başvurusu için aşağıda sıralanan adımlar izlenmelidir: 1. Proje başvurusunu yapacak kişilerin Hacettepe Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Uygulama Yönergesi ve Uygulama Esaslarında belirtilen yürütücü niteliğini taşıması gerekmektedir. Yürütücüler, doktora, tıpta/diş hekimliğinde uzmanlık ya da sanatta yeterlik eğitimini tamamlamış Üniversitemiz personelidir. 2. Üniversitemiz mensubu olan proje ekibinin APSİS Özgeçmiş Düzenleme menüsü altındaki bilgilerinin güncellenmiş olması zorunludur. Projede yer alacak kurum dışı araştırmacıların iletişim bilgilerini ve pdf formatında hazırlanmış özgeçmiş dosyalarının başvuruda sisteme yüklenmesi zorunludur. 3. Proje başvuruları için gerekli belgeler Tablo 1 de verilmiştir. 4. Başvuru formları Word Document (.docx) formatında APSİS te Gerekli Belgeler menüsünde sunulmaktadır. Bu formlar yürütücüler tarafından Türkçe olarak bilgisayar üzerinde doldurulmalı ve.pdf formatında APSİS e yüklenmelidir. Islak imzalı beyan formunun tarayıcıdan geçirilerek pdf formatına çevrilmiş hali başvuruda sunulmalıdır. Başvurunun kabul edilmesi durumunda ıslak imzalı halinin BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmesi gerekir. 5. APSİS üzerinde proje başvurusu sırasında bütçe, harcama kalemleri ve gerekçeleri girilmeli ve çevrimiçi beyan edilmelidir. 6. Seyahat giderleri hariç her bir harcama kalemi için proforma fatura beyan edilmesi zorunludur. 7. Teknik Şartnameler Word Document (.docx) formatında olmalıdır. Şartnameler tek bir dosyada toplanabilir veya birden çok dosya olarak düzenlenebilir. 8. Başvurunun niteliğinin gerektirdiği durumlarda, uygun Etik Kurul/Komisyon dan alınmış, Etik Kurul/Komisyon Onay Belgesi sisteme yüklenmelidir. Etik Kurul/ Komisyon Onay Belgesi ile projede yer alan bilgilerin (içerik ve isimler yönünden) birebir aynı olması gerekir. Etik Kurul/ Komisyon Onay Belgesi güncel tarihli (onay tarihinden itibaren 1 yıl geçerli) olmalıdır. 9. Projelerin seyahat bütçe kalemine ait başvurularda proje destek türüne göre gerekli olan durumlarda sözlü sunum ve/veya davetli konuşmacı kabul/davet yazılarının orjinalini ve Türkçe tercümelerini, bildiri özeti ve Türkçe tercümelerini sisteme yüklemesi zorunludur. Ayrıca etkinliğin internette yer alan ana sayfasının, düzenleme kurulu ve etkinlik programı sayfalarının görüntülerinin de yüklenmesi gerekir. 10. Katılımlı Araştırma Projeleri için yapılan başvurularda Hacettepe Üniversitesi ve işbirliği yapılan kurum/kuruluş yetkilileri arasında imzalanan işbirliği protokolü sisteme yüklenmelidir. İşbirliği protokolu uluslararası katılımlı projelerde Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanmalıdır. 11. Lisansüstü Tez Projesi Desteği için başvurularda Tez Önerisi Onay Belgesinin sisteme yüklenmesi zorunludur. 12. Uluslararası Araştırma İşbirliği Projeleri için başvurularda karşı kuruluştan alınmış işbirliği davet yazısı 19

21 ve Türkçe tercümesinin sisteme yüklenmesi zorunludur. Proje Başvurusunu Sorunsuz Yapabilmek İçin Öneriler 1. Üniversitemiz mensubu olan proje ekibinin APSİS Özgeçmiş Düzenleme menüsü altında bulunan bilgileri güncel olmalıdır, 2. Projede yer alacak, yurt içinden veya yurt dışından araştırmacıların iletişim bilgileri belirtilmeli ve pdf formatında hazırlanmış özgeçmiş dosyaları sunulmalıdır, 3. BAP Koordinasyon Birimi web sayfasından veya APSİS sisteminden temin edilen Proje Başvuru Formu eksiksiz olarak doldurulmalı ve pdf formatında sunulmalıdır, 4. Proje kapsamında talep edilen makine teçhizat ve tüm malzemelerin teknik özelliklerini içeren Teknik Şartname Dosyası word formatında hazırlanmalıdır, Çalışma kapsamında kitap satın alınması talebi var ise, bu kitapların Üniversitemiz kütüphanesinin envanterinde mevcut olup olmadığına veya ilgili kitapların alımına ihtiyaç duyulduğuna dair onaylı bir yazı alınmalı ve pdf formatında sunulmalıdır, 5. Talep edilecek proje bütçesine temel teşkil edecek olan proforma faturalar temin edilmeli ve pdf formatında sunulmalıdır, 6. Proje kapsamında talep edilecek her bir harcama kaleminin KDV hariç birim fiyatı ve KDV oranı proforma fatura ile uyumlu olmalıdır, 7. Proje konusu gerektiriyor ise Etik Kurul Onay Belgesi temin edilmeli ve pdf formatında verilmelidir, 8. Hayvanlar üzerinde yapılacak deneylerde, araştırmacılardan en az birinin Laboratuar Hayvanı Kullanım Sertifikası na sahip olması zorunludur, 9. Eğer çalışmanın belirli kısımları başka bir merkezde gerçekleştirilecek ise ilgili merkezden kabul yazısı temin edilmeli ve pdf formatında sunulmalıdır. Özgeçmiş Bilgilerinin Güncellenmesi Üniversitemiz mensubu olan araştırmacılar: Proje başvurusu gerçekleştirecek veya herhangi bir projenin ekibinde yer alacak Üniversitemiz mensubu araştırmacıların, APSİS yazılım otomasyonundaki Özgeçmiş Düzenleme menüsünün altında bulunan alanlardaki bilgilerini güncellemeleri zorunludur. Üniversitemiz kadrosunda olmayan araştırmacıların özgeçmiş dosyalarının başvuru esnasında sisteme yüklenmesi gerekmektedir. Yurt içinden veya yurt dışından araştırmacılar: Üniversitemiz mensubu olmayan diğer araştırmacıların temel kimlik ve iletişim bilgilerine ilave olarak, özgeçmiş dosyalarının başvuru esnasında sisteme yüklenmesi gerekmektedir. 20

22 Yaklaşık Maliyet ve Proforma Fatura BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ Proje başvurusunda bulunan araştırmacıların, talep edecekleri bütçeyi oluştururken, İhtiyaç duyulan her türlü mal ve hizmetin yaklaşık maliyetinin tespit edilmesi zorunludur. İlgili mevzuat gereği yaklaşık maliyetin tespitinde ise aşağıdaki fiyatlar esas alınmaktadır: Kamu idare ve müesseselerince malın özelliğine göre belirlenmiş fiyatlar, İhaleyi yapan idare veya diğer idareler tarafından gerçekleştirilmiş aynı veya benzer mal alımlarındaki fiyatlar ve ücretler, İlgili meslek odaları tarafından belirlenmiş fiyatlar, Piyasada ihale konusu malı üreten ya da pazarlayan gerçek veya tüzel kişilerden alınan proforma fatura. Proforma fatura teklif mahiyetindedir. Firmalar, proforma fatura ile malın miktarını, birim fiyatını ve vergi oranını tespit etmiş ve araştırmacıya bildirmiş sayılır. Araştırmacıların, proje bütçelerini temin edecekleri proforma faturaları temel alarak belirlemeleri ve başvuru aşamasında bu belgelerin pdf dosya formatındaki nüshasını sisteme yüklemiş olmaları gereklidir. Proje başvurusu kabul edilen araştırmacıların proforma dosyalarının asıllarını BAP Koordinasyon Birimi ne teslim etmeleri zorunludur. Teknik Şartname Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Bazı Hususlar 1. Teknik şartnamede yer alacak hükümler ve talep edilecek her husus; tereddüde, yanlış anlamaya ve bir isteğin diğeri ile çelişmesine imkan bırakmayacak şekilde, açık ve kesin olmalıdır. 2. Teknik şartnameler en az 3 (üç), mümkünse daha fazla üretici firmanın ürününü kapsayacak ve böylece rekabet ortamını yaratacak şekilde hazırlanmalıdır. Teknik şartnamelerde; belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün tanımlanmamalı ve belirli bir marka veya modele veya belirli bir firmaya yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmemelidir. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması yada teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması veya birimde var olan bir cihazın parça veya parçalarının istenilmesi hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir. 3. Yedek parça alımlarında parçayı tanımlama ve asıl ürüne entegresi konusunda tereddütler yaşanmaması için, yedek parça alımlarında, ihale konusu işin tanımının yapılabilmesi için, yedek parçasına ihtiyaç duyulan ana malın marka ve modeli belirtilerek teknik şartname düzenlenebilecektir. 4. Teknik şartname, istenen malzemeyi çok değişik kalite seviyelerinde tanımlayan ve/veya malzeme kalitesini düşürecek serbestlik verici hükümler taşımamalıdır. 5. Teknik şartnamesi hazırlanacak malzemeden beklenen performans, çalışma şartları, kullanım yeri ve amacı açıkça belirtilerek fonksiyonel istekler yazılmalı; varsa malzemenin birlikte kullanılacağı diğer 21

23 cihazlar/elemanlar ile uyumlu çalışması isteğine de yer verilmelidir. 6. Teknik şartnamede sayılar ile ifade edilen teknik kriterlere tolerans verilmelidir. Tolerans; en az..., en çok... veya +/-... şeklinde, o özelliğin gerektirdiği hassasiyeti sağlayacak miktar tespit edilerek verilmelidir. 7. Teknik şartnamelerde ölçü birimleri için Uluslararası Ölçü Birimleri Sistemine uygun birimler kullanılmalıdır. 8. Teknik Şartnamede istenilen özellikler maddeler halinde numaralandırılarak veya tablo halinde belirtilmelidir. 9. Varsa; temin edilecek araç, malzeme ve teçhizat ile birlikte istenecek yedek parça ve sarf malzemesi, test ve kalibrasyon cihazı, bakım set ve avadanlığı, doküman (kullanma kılavuzu, yedek parça kataloğu, bakım talimatı, v.b) ile ilgili hususlar teknik şartnameye dahil edilmeli, bu tür malzeme, cihaz ve dokümanın miktarı belirtilmelidir. 10. Çevre şartlarından etkilenebilecek malzeme için (kimyasal malzeme, elektronik, optik ve elektro optik cihazlar, araç, teçhizat, vb.) çevre şartları ile ilgili istekler bunların hangi şartlarda muayene edileceği hususu ile birlikte teknik şartnamelere yazılmalıdır. Çevre ile ilgili istekler; malzemenin kullanım yerine göre, sıcaklık, basınç, rutubet, buz, kar, yağmur, rüzgar, su ve tuz serpintisi, şok ve ivme, titreşim gürültü, toz, kum, mikroorganizma, radyasyon, elektrik, manyetik ve elektromanyetik etkiler, kimyevi maddeler, vb çevre koşullarından etkilenmeleri gibi isteklerden kullanım yerinde maruz kalabileceği çevre şartlarını kapsar. 11. Temin edilecek malzeme ve/veya sistemi kullanacak personele verilmesi gerekli olabilecek teknik içerikli eğitimler ile ilgili hükümler teknik şartnamede belirlendiği şekilde ihale dokümanında belirtilmelidir. 12. Gerekli ise, kalite güvence sistemi belgesi ve ürün kalite belgesi hususları belirtilmelidir. 13. Cihaz alımlarında en az iki yıl garanti şartı konulmalıdır. İki yıldan fazla garanti istenildiği takdirde ayrıca bildirilmelidir. Gerekli ise, cihazlarla ilgili kaç yıl süreyle yedek parça garantisi istenildiği belirtilmelidir. 14. APSİS sistemi yardım menüsü altında yer alan Teknik Şartname Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar ve Örnek Şartnameler dosyasında örnek teknik şartnameler verilmiştir. 22

24 Proje Önerilerinin Ret/İade Edilmesine Neden Olan Bazı Hususlar 1. Başvuru formunun eksik ve/veya özensiz doldurulması, 2. Başvurulan destek türü için gerekli olan belgelerin ve/veya araştırmacının niteliğinin eksik olması, 3. Başvurunun uygun tarihte yapılmamış olması, 4. Başvurulan destek türü için gerekli ise, Etik Kurul/ Komisyon Onay Belgesinin tarihinin 1 yıldan daha eski olması ve/veya Etik Kurul/ Komisyon Onay Belgesinde yer alan isimlerle projede yer alan isimlerin uyuşmaması 5. Çalışmanın amaç, kapsam, yöntem ve başarı ölçütlerinin açıkça ortaya konulmamış olması, 6. Çalışmanın literatürdeki öneminin açıkça ortaya konulmamış olması, 7. Literatür özetinin ham liste halinde verilmiş olması, 8. Talep edilen proje bütçe kalemlerinin gerekçesinin yeterince açık ve anlaşılır olmaması, 9. Birimlere araştırma dışında altyapı oluşturmaya yönelik demirbaşların talep edilmiş olması, 10. Araştırmanın yapılacağı birimdeki mevcut altyapının dikkate alınmamış olması, 11. Teknik şartname dosyasının usulüne uygun olarak hazırlanmamış olması, 12. Araştırmacının aynı veya benzer bir projesinin başka bir kurum tarafından destekleniyor olması. 13. Araştırmanın gereği olan tüketim malzemelerinin ihtiyaçtan fazla yazılması ve bütçe üst limitini doldurmak amacıyla farklı bütçe kalemlerinin eklendiğinin değerlendirme sonucunda belirlenmesi 23

25 Ek 2. Proje süreci ile ilgili yardımcı bilgiler Proje Başvurusu Kabul Edilen Yürütücü ve Araştırmacıların İzleyeceği Adımlar Başvurusu kabul edilen proje yürütücüsü aşağıdaki belgeleri BAP Koordinasyon Birimine teslim etmelidir: a. Protokol Dosyası: Proje yürütücüsü tarafından APSİS üzerinden indirilmeli, ilgili alanları doldurulmalı ve imzalandıktan sonra birime teslim edilmelidir. Lisansüstü Tez Projesi Desteği için protokolde yer alan kısım lisansüstü eğitimin yürütüldüğü ilgili enstitü müdürlüğü veya fakülte dekanlığı tarafından da onaylanmış olmalıdır. Projenin onaylanmasından sonra üç ay içerisinde protokolü imzalanmayan projeler iptal edilir. b. Beyan Formu: Destek türüne uygun beyan formu proje yürütücüsü veya yürütücü niteliği taşımayan ancak adına başvurulan yardımcı araştırmacı tarafından APSİS üzerinden indirilmeli, ilgili alanları doldurulmalı ve tüm araştırmacılar tarafından imzalandıktan sonra birime teslim edilmelidir. c. Satın Alma Talep Dilekçesi ve Bütçe Tablosu: Proje yürütücüsü tarafından APSİS üzerinden oluşturulmalı, ıslak imzalı olarak birime teslim edilmelidir. Tüm bütçe kalemleri için satın alma işlemlerinin projenin başlangıcında veya aynı dilekçede talep edilmesi zorunlu değildir. Projenin çalışma takvimine uygun olarak muhtelif zamanlarda satın alma talebinde bulunulması mümkündür. Desteklenmesine karar verilen projelerle ilgili olarak satın alma işlemleri için proje yürütücülerinin, Harcama İşlemleri menüsünden satın alma talep dilekçesini hazırlayarak sistem üzerinden iletmeleri ve ıslak imzalı olarak birime teslim etmeleri gerekmektedir. ç. Teknik Şartname Dosyası: BAP Komisyonu tarafından onaylanan teknik şartname dosyasının yazıcı çıktısı her sayfası proje yürütücüsü tarafından imzalanarak, ve son sayfasında proje yürütücüsünün unvanı, adı soyadı ve tarih belirtilmek suretiyle birime teslim edilmelidir. Araştırmacılar gerekli hallerde sistemde yüklü olan teknik şartnameleri BAP Koordinasyon Biriminin bilgisi dahilinde güncelleyebilirler. Bu durumda, güncel teknik şartname dosyalarının Satınalma Talebi menüsünden sisteme yüklenmesi ve yazıcı çıktısının imzalı olarak Birime teslim edilmesi zorunludur. Seyahat dışındaki, satın alınması talep edilen tüm mal ve hizmetlerle ilgili olarak teknik şartname bulunması zorunludur. Teknik şartname dosyası EK-4 de belirtilen ilkelere uygun olarak hazırlanmalıdır. d. Proforma Faturalar ve Teklif Mektupları: Proje başvurusu aşamasında sisteme yüklenen proforma faturaların asılları BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmelidir. e. Proje kapsamında yapılacak kongre/sempozyum benzeri bilimsel etkinlik katılımı için bütçe kalemi kullanımı: Etkinliğin internet sitesi, düzenleme kurulu ve etkinlik programını gösteren sayfaların basılı halleri; sözlü sunum yapılacak ise bildirinin sözlü sunum olduğunu açıkça belirten Kabul Yazısı ya da Konuşmacı Davet Mektubu, sergilenecek ya da seslendirilecek eserin kabulunu belirten yazı; Türkçe tercümeleri; Bildiri veya Konuşma Özeti ve Türkçe Tercümesi; Sergilenecek ya da seslendirilecek eserin niteliğini ya da kendisini içeren belgeler; etkinlik internet sayfası, düzenleme kurulu sayfası, etkinlik programı birime teslim edilmelidir. 24

26 f. Lisansüstü Tez Projesi Desteği için başvurularda Tez Önerisi Onay Belgesi veya Anabilim Dalı Başkanı tarafından onaylanan belge birime teslim edilmelidir. g. Katılımlı Araştırma Projeleri ve Uluslararası Araştırma İşbirliği Projeleri için araştırmacılar ve işbirliği yapılan kurum yetkilileri arasında imzalanan işbirliği protokolünün aslı imzalanmış olarak birime teslim edilmelidir. Proje uluslararası katılımlı ise Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanan işbirliği protokolü imzalanmış olarak birime teslim edilmelidir. Uluslararası Bilimsel İşbirliği Geliştirme Desteği için yapılacak olan inceleme, araştırma ve geliştirme etkinliklerinin niteliğini açıkça ortaya koyan davet/kabul mektubu, Türkçe tercümesi, gerekli etik kurul onay belgesi, destek yazıları ve Üniversiteden alınacak diğer izin belgeleri, araştırma görevlileri için bağlı oldukları birimden alacakları akademik izin ve onaylar imzalanmış olarak birime teslim edilmelidir. h. Etik Kurul İzin Belgesi: İzin belgesinin aslı birime teslim edilmelidir. Yürütme Süreci: Desteklenmesi uygun görülen başvurular için yürütme süreci aşağıdaki ilkelere uygun olarak gerçekleştirilir. Mali mevzuat gereğince, aşağıdaki ilkelere uygun olarak gerçekleştirilmeyen etkinlik katılımları için herhangi bir ödeme yapılması mümkün değildir. 1. Araştırmacılar, BAP Komisyonu tarafından onaylanan desteği kullanmak üzere, sistem üzerinden oluşturacakları seyahat harcama talebini elektronik ortamda ve ıslak imzalı olarak birime ulaştırmalıdır. 2. Araştırmacılar, ilgili bilimsel etkinliğe katılım amacıyla görevlendirilebilmeleri için görev yaptıkları birime dilekçe ile başvurmalıdır. Talep eden araştırmacılar için BAP Koordinasyon Birimi tarafından sağlanacak desteğe yönelik resmi yazı verilmektedir. 3. İlgili birim yönetim kurulu kararı ve Rektörlük Olurunun etkinlik tarihinden önce alınması zorunludur. 4. Katılımın ardından, aşağıdaki belgelerin BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmesi gerekir: a. Rektörlük görevlendirme onayı (*) b. Rektörlük izin oluru c. Katılım belgesi d. Katılım ve seyahat ile ilgili harcama belgeleri (e-bilet, taksi, metro, tren, otobüs vb. harcamalar ile ilgili belgeler) e. Katılım ücreti ödenmiş ise bunu gösterir belgenin asıl sureti f. Geri Bildirim Formu (*) Görevlendirmede ilgili seyahatin amacı, tarih aralığı, gidilecek yer, ilgili proje kapsamında karşılanacak giderler, ulaşım şekli (otobüs, tren, uçak vb.) vb. gerekli tüm hususlar açıkça belirtilmelidir. 25

27 Harcama İşlemleri İle İlgili Açıklamalar Genel Hususlar 1. Tüm harcama işlemleri BAP Koordinasyon Birimi tarafından yürütülmektedir. Araştırmacıların kurumlardan veya firmalardan muhtelif ürünleri veya hizmetleri kendilerinin alması ve bu tür harcamalar için ödeme talep etmeleri mevzuata aykırıdır. Bu tür harcamalardan araştırmacılar sorumlu olup, birim tarafından herhangi bir ödeme gerçekleştirilemez. 2. Proje kapsamında satın alma işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için, satın alınması istenen mal ve hizmetleri belirten Satın Alma Talep Formu Proje Süreçleri Yönetim Sistemi üzerinden oluşturulmalı ve yazıcı çıktısı ıslak imzalı olarak BAP Koordinasyon Birimi Satın Alma Bölümü ne teslim edilmelidir. 3. Seyahat harcamalarının ödenmesi ancak Yönerge ve Uygulama Esaslarında belirtilen usuller çerçevesinde gerçekleştirilebilir. Araştırmacıların gerekli ön işlemleri gerçekleştirmeden yapacakları seyahatlerin giderleri için ödeme yapılması mümkün değildir. 4. Onaylanan proje planında seyahat harcama kaleminde bulunan bütçe tutarları başka bir mal veya hizmet alımına aktarılamaz. 5. Sonuç raporu teslim edilen ve BAP Komisyonunca karara bağlanan projeler kapsamında herhangi bir ödeme gerçekleştirilemez. 6. Onaylanan proje bütçe planında bulunmayan herhangi bir mal veya hizmet için harcama yapılması mümkün değildir. Zorunlu nedenlerle harcama kalemlerinde değişiklik yapılabilmesi ancak BAP Komisyonunun onay vermesi durumunda mümkündür. 7. Onaylanan bütçeler yalnızca proje planında belirtilen mal veya hizmetlerin karşılanmasına yönelik olup, projeler için bütçenin tamamının harcanması zorunluluğu bulunmamaktadır. Dolayısıyla, söz konusu mal veya hizmetlerin daha düşük bedel ile temin edilmesi durumu proje yürütücülerinin ek taleplerde bulunması hakkını doğurmamaktadır. 8. Araştırmacılar teslim tutanaklarını veya faturaları ancak söz konusu mal veya hizmetleri eksiksiz olarak teslim almaları durumunda imzalamalıdırlar. Araştırmacıların tüm ürünleri teslim almadan, kendi talepleri doğrultusunda veya firmaların taahhütlerine itimat ederek söz konusu form veya belgeleri imzalamaları kendilerine yasal sorumluluklar doğurmaktadır. Dolayısıyla bu tür durumlarda ortaya çıkabilecek kamu zararlarından araştırmacılar sorumludur. 9. Araştırmacıların söz konusu alım işlemine konu olan ve resmi evraklarda belirtilen mal veya hizmet alımlarının yerine başka ürünler veya hizmetler alması mevzuata aykırı olup, bu tür durumlar yasal sorumluluk doğurmaktadır. 10. Satın alınacak mal veya hizmetler için firmalar tarafından teklif edilen ürünlerin şartnamelere uygunluğundan araştırmacılar sorumludur. 26

28 Satınalma/Harcama Talep Formu BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ Desteklenmesine karar verilen projelerle ilgili olarak satın alma işlemlerinin başlatılabilmesi için, proje yürütücülerinin, otomasyon sistemine kullanıcı adı/şifresi ile giriş yaparak ilgili projelerine ulaşıp, Harcama İşlemleri menüsünden satın alma talep formunu hazırlayarak sistem üzerinden Birime iletmeleri ve yazıcı çıktısını imzalayarak birime teslim etmeleri gerekmektedir. Avans (Ön Ödeme) Kullanımlarında Uyulacak Kurallar 1. Avans kullanımı istisnai bir durum olup, sadece acil ve temininde güçlük çekilen ürün ve hizmetler için kullanılabilir. Zorunlu durumlarda APSİS üzerinden oluşturulacak harcama talebi başvurularında bu husus belirtilmelidir. Oluşturulan harcama talebi elektronik ortamda ve ıslak imzalı olarak Birime teslim edilmelidir. 2. Avans talebi Birim tarafından kabul edilerek araştırmacı hesabına yatırılmadan önce herhangi bir harcama yapılmamalıdır. 3. Avans talep edilirken, avans tutarının hesabına yatırılması istenen proje ekibindeki araştırmacı ve ilgili araştırmacının banka bilgileri eksiksiz olarak belirtilmelidir. 4. Avansın hesabına yatırılacağı araştırmacı için sistem üzerinden üretilecek Banka Formu Birime teslim edilmelidir. 5. Avanslar hangi iş için verilmişse sadece o iş için kullanılır. 6. Alınan avans araştırmacının hesabına yatırıldığı tarihten itibaren 30 iş günü içerisinde kapatılmalıdır. Bu süre arazi çalışmaları için alınan avnaslarda 5 aydır. 7. Avans kapsamında alınacak faturalarda, Hacettepe Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi, Proje Yürütücüsünün adı ve proje no ile Kızılbey vergi dairesi ve vergi numarası belirtilmelidir. 8. Avans kapatılırken, faturaların asıllarının ibraz edilmesi yasal zorunluluktur. Faturaların asıllarının kaybedilmesi veya asıllarına ulaşılamadığı takdirde, noter onaylı suretleri teslim edilmelidir. 9. Avans dilekçesinde istenilen malzemelere ait miktar ve tutarlar ile alınan faturalardaki miktar ve tutarlar aynı olmalıdır. 10. Harcama toplamı avans tutarından eksikse; Kalan tutar, Vakıfbank Ankara Şubesi TR numaralı hesaba elden veya EFT/havale yapılarak yatırılmalıdır. 11. Dekontta alıcı adı (Hacettepe Üniversitesi Strateji Daire Başkanlığı), açıklama kısmına avans iadesiproje no ayrıntılı olarak belirtilmelidir. Bankadan alınan dekont, faturalar ile birlikte Birime teslim edilmelidir. 12. Hizmet kalemleri için (taşıt kiralama, baskı ve cilt giderleri, yemek giderleri vs) avans çekildiği takdirde, fatura ile yada faturalarla birlikte hizmet alımının tam ve istenilen şekilde eksiksiz alındığın belirten bir raporun proje yürütücüsü veya avans mutemedince yazılarak ıslak imzalı olarak Birime teslim edilmesi zorunludur. 27

29 13. Hizmet alımlarında, kendisinden hizmet alınan ve vergi mükellefi olmayan şahıslara ödeme yapılması halinde aşağıdaki hususlara uyulmalıdır; a. APSİS Gerekli Belgeler menüsünden temin edilecek harcama pusulası hazırlanmalıdır. b. Harcama belgesi üzerinde gelir vergisi tutarı (%15) kesintisi yapılarak ödendiği gösterilmelidir. Kesinti yapılan söz konusu vergi, Vakıfbank Merkez Şubesi TR numaralı hesaba yatırılmalıdır. Dekontta, alıcı adı: H.Ü. Strateji Daire Başkanlığı, açıklama: harcama pusulası gelir vergisi kesintisi- proje no...) ibareleri belirtilmelidir. c. Harcama Pusulası ve Bankadan alınan dekont Birime teslim edilmelidir. 14. Avans kullanılmak suretiyle alınan mal veya malzeme; BAP Koordinasyon Birimi görevlilerince taşınır sistemine kaydedilerek kişiye zimmetlenir. 28

30 Ek 3. Proje sonuçlandırma ile ilgili yardımcı bilgiler Projelerin sonuçlandırılması ve proje raporlarının sunulması aşağıdaki ilkelere göre yürütülür: a. Proje yürütücüsü, protokolde belirtilen bitiş tarihini izleyen 3 ay içerisinde, araştırma sonuçlarını içeren ve BAP Komisyonu tarafından belirlenen ve APSİS Gerekli Belgeler sekmesinde bulunan formata uygun olarak hazırlanmış proje sonuç raporunu ya da geri bildirim formunu BAP Koordinasyon Birimi ne teslim etmelidir. b. Desteklenen projelerin raporlarında elde edilen sonuçlara ve bilimsel kazanımlara ayrıntılı olarak yer verilmeli, sağlanan desteğin nasıl kullanıldığı açıklanmalıdır. c. Lisansüstü Tez Desteği için, çalışması normal seyrinde giden, tez çalışması dönemleri danışman, tez izleme komitesi veya ilgili akademik kurullar tarafından başarılı bulunan projeler için ara rapor istenmez. Ancak herhangi bir nedenle tez çalışmasında başarısızlık olması durumunda, proje yürütücüsü 1 ay içerisinde ayrıntılı gelişme raporu hazırlayarak birime sunmalıdır. ç. Proje raporlarının süresi içerisinde sunulmaması durumunda, rapor teslim edilinceye kadar proje yürütücülerinin yürütmekte olduğu tüm projelere ait işlemler durdurulur. Bu durumdaki proje yürütücüleri yeni bir projede görev alamazlar. Rapor sunmayan veya raporu yetersiz (başarısız) bulunan araştırmacılara uygulanacak yaptırımlarla ilgili hususlar Uygulama Yönergesi Hükümlerine göre BAP Komisyonu tarafından belirlenir. d. Desteklenen projeler sonunda çıkacak olan yayın, bildiri ve eser sunumlarında BAP Koordinasyon Birimi desteğinin teşekkür kısmında açıkça belirtilmesi gerekir. e. Destek kapsamında tamamlanan tezin BAP Koordinasyon Birimi ne teslim edilmesi ve verilen desteğin, önsöz ve teşekkür kısmında açıkça belirtilmesi gerekir. 29

31 Ek 4. Etik kurul /Komisyon onayı ile ilgili yardımcı bilgiler Üniversitemizde araştırmalara onay veren Etik Kurul ve Komisyonlar, görev alanları ve ilgili mevzuat adresinde yer almaktadır. Üniversitemiz BAP Koordinasyon Birimine başvurusu yapılan projelerde Etik Kurul Onayının gerekli olduğu koşullar için aşağıda yardımcı bilgiler sunulmaktadır. Araştırmanın kapsam ve niteliğine bağlı olan diğer bilgiler ilgili mevzuatta yer almaktadır. Proje başvurularında temin edilmesi gereken Etik Kurul Onay Belgesi (BF-12) insanlar üzerinde yürütülecek araştırma projelerinde iyi klinik uygulamaları ve ilgili mevzuatta açıklanan kurallar dahilinde veya deney hayvanlarının araştırmada kullanımları ile ilgili mevzuatta açıklanan koşullarda, başvurunun niteliğine göre belirlenen yerde, gerçekleştirilebileceğine dair Etik Kurul un olumlu kararını gösteren yazıdır. Ülkemizde insanlar üzerinde yapılacak klinik araştırmalarda Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu (TİTCK) ndan da ( izin alınması gereklidir. İlaç ve Biyolojik Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmelik te yer alan ilaç, tıbbi ve biyolojik ürünler ile bitkisel ürünler ve Tıbbi Cihaz Klinik Araştırmaları Yönetmeliği nde açıklanan tıbbi cihazlarda Üniversitemizde yapılacak çalışmalar için Hacettepe Üniversitesi Klinik Araştırmalar Etik Kurul onayı ve TİTCK izni gereklidir. İlaç ve Biyolojik Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmelik kapsamında bulunan biyoyararlanım ve biyoeşdeğerlik çalışmalarında Biyoyararlanım-Biyoeşdeğerlik Çalışmaları Etik Kurul onayı ve TİTCK undan izni alınmalıdır. İlaç ve Biyolojik Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmelik ile Tıbbi Cihaz Klinik Araştırmaları Yönetmeliği ne göre yapılacak araştırmanın/çalışmanın yürütülmesi için sorumlu araştırmacının araştırma konusu ile ilgili dalda uzmanlık veya doktora eğitimini tamamlamış hekim veya diş hekimi olması gerekli olduğundan, Etik Kurul Onay belgesinde ve başvurusu yapılan projede başlıklar, ayrıca sorumlu araştırmacı ve proje yürütücüsü aynı olmalıdır. Kozmetik Ürün veya Hammaddelerinin Etkinlik ve Güvenlilik Çalışmaları ile Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmelik kapsamına göre gönüllüler üzerinde yapılacak akademik çalışmalarda Kozmetik Klinik Araştırmalar Etik Kurulu ndan izin alınmasını takiben TİTCK na başvuru yapılarak, onay alınması gereklidir. Bu çalışmalarda aynı zamanda proje yürütücüsü olması gereken sorumlu araştırmacı, çalışma veya araştırma konusu ile ilgili dalda, çalışma veya araştırmanın gerektirdiği seviyede eğitimini tamamlamış, çalışma veya araştırmayı yürütücek kişi olup, başvurusu yapılan proje ve izin belgesindeki başlığın aynı olması 30

32 istenmektedir. BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ Hacettepe Üniversitesi Girişimsel Olmayan Klinik Araştırmalar Etik Kurulu Çalışma Esasları Hakkındaki Yönerge nin kapsamında yer alan insana bir hekimin doğrudan müdahalesini gerektirmeyen araştırmaları, gözlemsel çalışmaları, anket çalışmalarını, dosya ve görüntü kayıtları gibi retrospektif arşiv taramaları dahil olmak üzere girişimsel olmayan çalışmaları içeren projelerin başvurusunda ise Girişimsel Olmayan Klinik Araştırmalar Etik Kurulu ndan onay alınmalıdır. Hacettepe Üniversitesi Senatosu Etik Komisyon Yönergesi nde tanımlanan insan beden bütünlüğüne müdahale içermeyen, biyolojik materyallerin kullanılmadığı, gözlemsel ve betimsel nitelikte (ölçek/skala çalışmaları, anketler, dosya taramaları, sistem-model geliştirme çalışmaları, veri kaynakları taraması, web üzerinden yapılan anketler gibi) insanlarla yürütülen araştırma projelerinde Hacettepe Üniversitesi Etik Komisyonu ndan onay alınmalıdır. Hayvan Deneyleri Etik Kurullarının Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönetmelik ile Deneysel ve Diğer Bilimsel Amaçlar İçin Kullanılan Hayvanların Refah ve Korunmasına Dair Yönetmelik kapsamında yer alan deney hayvanı veya canlı hayvan üzerinde uygulanacak prosedürleri içeren projeler için Hacettepe Üniversitesi Hayvan Deneyleri Yerel Etik Kurulu ndan onay belgesinin alınmış olması gereklidir. Üniversitemiz dışında hayvanlar üzerinde gerçekleştirilecek araştırmalarda Hayvan Deneyleri Yerel Etik Kurul Onay belgesi deneylerin yapılacağı yerdeki Etik Kurul dan alınmalıdır. Hayvanlar ile ilgili çalışmalarda proje ekibinde hayvanları prosedürlerde kullanmaya yetkili ve kullanım sertifikası olan araştırmacı yer almalıdır. Deney hayvanlarının kullanımını içeren araştırma projesinde Hayvan Deneyleri Yerel Etik Kurulu Onayı alındıktan sonra projede ve çalışmaya katılacak kişilerdeki değişiklikler ilgili etik kurula yazılı olarak bildirilmeli ve onayı alınmalıdır. Etik Kurul onay belgesi, başvuru tarihine göre en fazla bir yıl içinde alınmış olmalıdır. Etik Kurul onayı ve gerektiğinde TİTCK izni alınmamış projelerin başvuruları işleme konulmaz ve iade edilir. Proje başvurusu kabul edilirse, Etik Kurul Onayı ve diğer izin belgelerinin aslı BAP Koordinasyon Birimi ne teslim edilmelidir. Etik Kurullardan Onay alındıktan sonra proje kapsamında ve çalışmaya katılacak kişilerdeki değişiklikler ilgili etik kurula yazılı olarak bildirilmeli onay alınmalı ve BAP Koordinasyon Birimine değişiklikler ve belgeler ile birlikte sunulmalıdır. 31

33 Ek 5. Seyahat giderlerinin karşılanması ile ilgili yardımcı bilgiler Projeler Kapsamında Araştırma Amaçlı Seyahat Giderlerinin Karşılanması Bu kapsamda aşağıdaki ilkelere uygun olarak destek sağlanabilir; a. Proje başvurusunda seyahat gerekçesinin, yürütülecek araştırma faaliyetlerinin, ilgili yerde geçirilecek sürenin ve tahmini gider tutarının detaylı olarak izah edilmesi gerekir. Seyahat tarihinden en az 15 gün önce, talep dilekçesi, birim Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük izin onayları birime teslim edilmelidir. Yönetim Kurulu kararında ilgili seyahatin amacı, tarih aralığı, gidilecek yer, ilgili proje kapsamında karşılanacak giderler, ulaşım şekli (otobüs, tren, uçak vb.) gibi gerekli tüm hususlar açıkça belirtilmelidir. b. Geçici görev yolluğu hesaplamalarında 6245 Sayılı Harcırah Kanunu na göre işlem yapılır. Kanuna göre hesaplanan tutarların ilgili proje destek limitlerini aşması durumunda, yalnızca destek limitleri içerisinde kalan tutarlar için ödeme yapılır. c. Arazi çalışması gerektiren araştırmalar kapsamında araç kiralama için dikkat edilecek hususlar ve karşılanacak yakıt miktarları EK-5 de belirtilmiştir. ç. Katılımın ardından en geç 15 gün içerisinde seyahat ile ilgili belgeler, çalışma bir merkezde yürütülmüş ise ilgili merkezden alınan katılım yazısı ve faaliyet raporu birime teslim edilmelidir. d. Yurt dışı katılımlarda, katılım belgesinin ve faaliyet yazısının Dekan, Dekan Yardımcısı, Anabilim Dalı Başkanı, Bölüm Başkanı veya Müdür tarafından onaylanmış tercümesi birime teslim edilmelidir. Projeler Kapsamında Bilimsel Etkinliklere Katılım Amaçlı Seyahat Giderlerinin Karşılanması Bilimsel etkinliklere katılım desteğinden faydalanabilmek için aşağıdaki hususların yerine getirilmesi zorunludur: a. Katılım tarihinden en az 60 gün önce, APSİS üzerinden Bilimsel Etkinliklere Katılım Başvuru Formu kullanılarak başvuru yapılmalıdır. b. Destek başvurusunda talep edilen giderler ve gerekçeleri izah edilmelidir. c. Sözlü sunum yapmak üzere katılımlara yönelik başvurular için bildiri örneği/özeti, araştırmacı beyan formu, kabul yazısı, etkinlik web sayfası, etkinlik programı (kesin veya taslak) sisteme yüklenmiş olmalıdır. ç. Davetli konuşma yapmak üzere katılımlara yönelik başvurular için konuşma metni örneği/özeti ve davet yazısı sisteme yüklenmiş olmalıdır. d. Kabul edilen destek talepleri için ilgili birim yönetim kurulu kararı ve Rektörlük oluru etkinlik tarihinden önce alınmış olmalıdır. e. Katılımın ardından Üniversite Yönetim Kurulu Kararı ve personel görevlendirme onayı, katılım belgesi, 32

34 seyahat ile ilgili harcama belgeleri, katılım ücreti ödenmiş ise fatura ya da makbuzun asıl sureti, sözlü sunumla katılanlar için etkinlik sözlü sunum programı birime teslim edilmelidir. Yönetim Kurulu kararında ilgili seyahatin amacı, tarih aralığı, gidilecek yer, ilgili proje kapsamında karşılanacak giderler, ulaşım şekli (otobüs, tren, uçak vb.) vb. gerekli tüm hususlar açıkça belirtilmelidir. Yurtiçi ve Yurtdışı Geçici Görev Yollukları İle İlgili Hususlar Geçici görev yolluğu hesaplamalarında 6245 Sayılı Harcırah Kanunu na göre işlem yapılır. Mali mevzuat gereğince, aşağıdaki ilkelere uygun olarak gerçekleştirilmeyen seyahatler için herhangi bir ödeme yapılması mümkün değildir. 1. Araştırmacılar, BAP Komisyonu tarafından onaylanan seyahat desteğini kullanmak üzere, APSİS sistemi üzerinden oluşturacakları harcama talebini elektronik ortamda ve ıslak imzalı olarak Birime ulaştırmalıdır. 2. Araştırmacılar, ilgili seyahat için izinli ve görevli sayılabilmeleri için görev yaptıkları birime dilekçe ile başvurmalıdır. Talep eden araştırmacılar için BAP Koordinasyon Birimi tarafından sağlanacak desteğe yönelik resmi yazı verilmektedir. 3. İlgili birim yönetim kurulu kararı ve Rektörlük Oluru nunseyahat tarihinden önce alınması zorunludur. 4. Seyahat in ardından, aşağıdaki belgeler BAP KoordinasyonBirimine teslim edilmelidir: a. Birim Yönetim Kurulu Kararı (*) b. Rektörlük İzin Oluru c. Ulaşım, katılım ücreti vb giderler için yasal olarak geçerli harcama belgeleri (*) Yönetim Kurulu kararında ilgili seyahatin amacı, tarih aralığı, gidilecek yer, ilgili proje kapsamında karşılanacak giderler, ulaşım şekli (otobüs, tren, uçak vb.) vb. gerekli tüm hususlar açıkça belirtilmelidir. Arazi Çalışmaları Kapsamında Araç Kiralama İşlemleri İle İlgili Hususlar 1. Faturalarda kiralanan aracın cinsi ve türü (binek, arazi veya ticari gibi) belirtilmelidir. 2. Kiralanan aracın teknik muayene onaylarının bulunmasına dikkat edilmelidir. 3. Kiralanan aracın zorunlu trafik sigortası yapılmış olmalıdır. 4. Kiralanan aracın seyahat süresini kapsayacak şekilde tam kaskosu yapılmış olmalıdır. 5. Kiralanacak araç kullanılmadan önce, Araç Kiralama Bildirim Formu web sitesinden temin edilmeli, gerekli bilgi alanları doldurularak kiralama süreci sonunda imzalı olarak birime teslim edilmelidir. 6. Kiralanan aracın kiralama anındaki kilometresi ve kiralama süresi sonundaki (teslimde) kilometresi kayıt altına alınmalı, Araç Kiralama Bildirim Formu na işlenmelidir. 7. Yakıt faturaları ile araç kullanım kilometresi uyumlu olmalıdır. 8. Kiralanacak olan araçların türüne göre destek sağlanacak yakıt tutarları aşağıda verilen tablolara uygun olarak belirlenecektir. 33

35 Binek Araçlar İçin Yakıt Tablosu Motor Hacmi Yakıt Türü Ortalama Yakıt (lt/100km) 1600cc Benzin cc Motorin cc Benzin cc Motorin 8 Arazi Araçları İçin Yakıt Tablosu Motor Hacmi Yakıt Türü Ortalama Yakıt (lt/100km) 2000cc(4x2) Benzin cc(4x4) Benzin cc(4x2) Motorin cc(4x4) Motorin cc(4x2) Benzin cc(4x4) Benzin cc(4x2) Motorin cc(4x4) Motorin cc(4x2) Benzin cc(4x4) Benzin cc(4x2) Motorin cc(4x4) Motorin cc(4x2) Benzin cc(4x4) Benzin cc(4x2) Motorin cc(4x4) Motorin 12 34

36 Ek 6. Personel Çalıştırma ile İlgili Yardımcı Bilgiler tarih ve sayılı Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik ine göre Kapsamlı Araştırma Projeleri, Katılımlı Araştırma Projeleri ve Çağrılı Araştırma Projeleri ve Öncelikli Alan Araştırma Projeleri kapsamında personel çalıştırılabilecektir. Personel gideri toplam proje bütçesinin %20 sini geçemez. Araştırmacıya ödenecek aylık brüt ücret her yıl Asgari Ücret Tespit Komisyonu tarafından belirlenen brüt asgari ücretin altında olamaz. Araştırmacı Personel Çalıştırma kapsamında çalışacak personelin aylık brüt maaşları, her yıl Komisyon tarafından belirlenecektir. Projede çalışacak personelin en az yükseklisans öğrencisi olması gerekmektedir. Lisans öğrencileri projede çalıştırılamamaktadır. Bir araştırmacı personel, projeler kapsamında SGK lı olarak en az 3 ay, en fazla 6 yıl çalıştırılabilecektir. Çalıştırılacak araştırmacı personelin SGK Mevzuatı gereğince işe giriş ve çıkış işlemlerinin yasal süresinde yapılabilmesi için en geç 2 ay önce BAP Koordinasyon Birimine proje yürütücüsü tarafından bildirimde bulunulması gerekmektedir. Aksi takdirde uygulanacak Ceza-i işlemlerden proje yürütücüsü sorumludur. 1. Proje bütçesinin personel kalemine kıdem ve ihbar tazminatları, vergi ve SGK primleri eklenmelidir. 2. Personel çalıştırma ödeneği için ek ödenek/fasıl aktarımı talep edilemez. 3. Proje yürütücüsünün, proje başvurusunda araştırmacı çalıştırmayı öngörmüş olması, personelin niteliği, adı- soyadı, çalışacağı süre ve projeye brüt maliyetini belirlemiş olması gerekir. 4. Çalıştırılmak istenen araştırmacının projeye sağlayacağı katkı, işinin tanımı, niteliği ve gerekçesi proje başvurusunda ayrıntılı olarak açıklanmalıdır. 5. Projede çalışacak araştırmacının, projenin başlama tarihinde herhangi bir kurum veya kuruluşta ücret karşılığı çalışmıyor olması gerekir. 6. Üniversitemiz lisansüstü öğrencileri ve doktora sonrası araştırmacılar projelerde araştırmacı personel olarak çalıştırılabilir. Lisans öğrencileri araştırmacı personel olarak çalıştırılamaz. 7. Bir proje yılı proje protokolünün imzalanmasını takiben başlar ve 12 (oniki) aydır. 8. Doktora sonrası araştırmacılar ve doktora yapan Üniversitemiz araştırmacıları için gelir vergisi muafiyeti uygulanır. 9. Yabancı uyruklu araştırmacılar personel çalıştırma kalemi kapsamında çalıştırılamaz. 10. Çalıştırılacak araştırmacı personel Türkiye sınırları içinde ikamet etmelidir. 35

37 5510 Sayılı Kanun gereği sağlık raporu alan SGK lı personelin istirahat süresinin, işverenlerce elektronik ortamda Sosyal Güvenlik Kurumu na bildirilmesi zorunluluğu getirilmiş ve bildirimin süresinde gönderilmemesi durumunda idari para cezası uygulanması öngörülmüştür. Üniversitemizin cezai bir durumla karşı karşıya kalmaması için herhangi bir sağlık kuruluşundan rapor alan proje araştırmacı personelin, sağlık raporunu aldığı gün mutlaka BAP Koordinasyon Birimi ne bildirmesi gerekmektedir. Bildirilmemesi halinde sorumluluk proje yürütücüsüne aittir. 36

38 Ek 7. Bursiyer Çalıştırma İle İlgili Yardımcı Bilgiler Araştırma alt yapısı kurma ve geliştirme projeleri dışındaki projeler kapsamında görevlendirilecek tezli yüksek lisans ve doktora programlarındaki öğrencilere burs verilebilecektir. Bursiyerlerde aşağıdaki şartlar aranır: a) Türkiye de ikamet etmek. b) Kırk yaşından gün almamış olmak. c) Bir kurum veya iş yerinde çalışmıyor olmak. ç) Aynı dönemde TÜBİTAK yurtiçi lisansüstü burs programı bursiyeri olmamak. d) Aynı dönemde başka bir projede bursiyer olmamak. Bursiyer Seçiminde Uyulacak İlkeler Burs miktarı YÖK Yürütme Kurulu nun belirleyeceği üst sınır dikkate alınarak Komisyon tarafından belirlenir. Bursiyerlere, belirlenen burs miktarı görev yapılan ayı takip eden ay içerisinde proje bütçesinden ödenir. Bir projede en fazla iki bursiyer görevlendirilebilir. Ancak projeden ayrılan bursiyer yerine aynı şartlarda yeni bir bursiyer görevlendirilebilir. Bir bursiyer aynı anda birden fazla projede görev alamaz ve proje yürürlüğe girdikten sonra görevlendirilen bursiyer sayısı artırılamaz. Bursiyer seçiminde uygulanacak destek limitleri ve bursiyer sayıları nihai olarak Komisyon tarafından belirlenerek ilan edilir. Bursiyerlerin SGK Kapsamına Alınması İle İlgili Bilgiler 5510 sayılı Kanunun 87 nci maddesinin birinci fıkrası (e) bendine kamu kurum ve kuruluşları tarafından desteklenen projelerde görevli bursiyerler için projenin yürütüldüğü kamu kurum ve kuruluşları, özel sektör kuruluşları ve üniversiteler ibaresi eklenerek projelerde görevli bursiyerler için ödenecek iş kazası ve meslek hastalıkları sigortası ile genel sağlık sigortası ödeme yükümlüsü belirlenmiştir. Bu kapsamda, üniversite ve diğer yürütücü kuruluşlar tarafından gerçekleştirilecek uygulamada; sigorta başlangıcı yapılmayan bursiyerlere herhangi bir ödeme yapılamayacaktır. Kamu kurumlarınca desteklenen araştırma projesi yürüten Öğretim Elemanlarımızın Bursiyer SGK Bilgi Formunu doldurarak ekine bursiyer öğrencinin nüfus cüzdanı fotokopisini ve öğrenci belgesini ekleyerek bursiyerliğin başlamasından en geç 7 gün önce Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimine ulaştırması 37

39 gerekmektedir. BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ Bursiyer ödemelerinin düzenli olarak yapılabilmesi için Burslu Öğrenci Bilgi Formunun her ayın 5 ine kadar Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimine ulaştırılması gerekmektedir. Sigorta işlemleri nedeniyle her ayın 5 ine kadar Burslu Öğrenci Bilgi Formu gelmeyen bursiyerlerin ödemeleri yapılamayacağından proje yürütücüsü olan öğretim elemanlarımızın gerekli hassasiyeti göstermeleri gerekmektedir. İlgili Kanun hükümlerine göre bundan sonraki süreçlerde takvime uygun olarak bildirim yapılmayan bursiyerler için herhangi bir ödeme yapılması söz konusu olamayacaktır. 38

40 Ek 8. Akademik Olan ve Olmayan Konferansların Nitelikleri ve Örnekler Akademik Olmayan (predatory) Konferanslar: 1. Ticari organizasyonlar tarafından bilim insanları için tamamen kar için düzenlenir. 2. Kar etme amacı gizlenmeye çalışılsa da yüksek kayıt ücreti alırlar. 3. Etkili bir hakem değerlendirme süreci işletmezler. 4. Hemen hemen tüm çalışmalar sunum için kabul edilir. 5. Başvuru tarihlerini (deadline) sürekli uzatırlar, mümkün olduğunca esnek tutarlar. 6. Konferans kurullarındaki isimler çoğunlukla aktif değildir. Bazılarının isimleri görüntüyü kurtarmak için izinsiz listelenir. 7. Uluslararası niteliği olmamasına rağmen değişik amaçlarla Uluslararası sözcüğü başlığa eklenir. 8. Farklı konu alanlarına ilişkin çalışmaları aynı konferansta sunmak mümkündür. 9. International Academic Conference ya da International Conference of Arts, Sciences' and Technology gibi genel adlarla düzenlenir. 10. Belirgin bir temaya sahip değildir. Amacı ve teması olmadığı için sonuç raporu da yoktur. 11. Aynı konferans yıl içinde farklı mekânlarda tekrarlanır. 12. Akademik niteliğinden öte düzenlendiği turistik şehir ile cazip hale gelmeye çalışırlar. 13. Turistik bir yerdeki otelde, aynı anda birden fazla konferans düzenlenir. 14. Tanınmış davetli konuşmacılarla vitrini güçlü tutarlar. 15. Sahte dergilere (çoğunlukla açık erişim) aracılık ederler. 16. Sahte dergiler tarafından ek gelir kaynağı olarak da düzenlenir. 17. Salon katılımları oldukça düşüktür. 18. Web sayfaları yazım hatalarıyla doludur. 19. Yazın kıyılarda, kışın kayak merkezlerine yakın yerlerde düzenlenir. Akademik (Scholarly conferences) Konferanslar: 1. Bilim insanları tarafından bilim insanları için düzenlenir. 2. Sınırlı bir alanda faaliyet gösteren, kar amacı olmayan, akademik bir birimin (üniversite, dernek, oda, sendika ) işlevlerinden biri olarak gerçekleştirilir. 3. SCI, SSCI gibi dizinlerde yer alan akademik dergileri yayımlayan akademik yapılar tarafından düzenlenir. 4. Çalışmalar sıkı hakem süreçlerinden geçtikten sonra kabul edilir. 5. Yeni ve ilginç araştırma sonuçlarının paylaşılmasına aracılık ederler. 6. Bir alandaki araştırmacıların bir araya gelmesini sağlayarak kendi aralarında bir iletişim ağı oluşturmalarına aracılık ederler. 39

41 7. Bilim kurulu, konferans sonuç raporunu yayımlar. 8. Saygınlığa sahip oldukları için ulusal düzenlemelerde farklı üniversitelerden, uluslararası düzenlemelerde çoğunluğu farklı üniversitelerden katılımcılarla gerçekleştirilirler. 9. Hem geçmişte düzenlediklerini hem de gelecekte düzenlenecek olanları sayfalarında paylaşırlar. İyi Örnekler: American Urological Association (AUA): The American Educational Research Association (AERA): Political Science Association : European Society of Biomaterials-ESB: AIChE-American Society of Chemical Engineere: 40

42 EK 9. Makalenin yayımlandığı derginin hangi çeyrekte (Q1 veya Q2) yer aldığını saptamaya yönelik bilgiler Web of Science taraması yaparak başvuruda kullanacağınız makale bilgilerine erişiniz. Makale başlığına tıklayarak özün (abstract) bulunduğu sayfaya erişiniz. 41

43 Abstract başlığı üstündeki View Journal Information bağlantısına tıklayınız. Açılan sayfa, derginin bulunduğu kategorilerde hangi çeyrekte yer aldığını göstermektedir. Dergi birden fazla kategoride de yer alabilir. Bu durumda herhangi bir kategoride Q1 ya da Q2 de yer alması başvuru için yeterlidir. Derginin hangi çeyrekte yer aldığını gösteren ekran görüntüsünün dosya eklentileri arasında bulunması gerekmektedir. 42