ġubat 2008 ĠÇĠNDEKĠLER

Transkript

1 ġubat 2008 ĠÇĠNDEKĠLER 1. BaĢbakanlık Genelgesi (2005/7) 2. Bakanlığımız Genelgesi 3. S.D.Planı ile ilgili Açıklamalar 4. Dosya Planı (Yeni Düzenleme) 5. Ġndeks (Ortak Alanlar Ġçin) 6. Örnek Klasör Sırtlığı 7. Örnek Açıklayıcı YazıĢma Kodu Mithatpaşa Cad. B-Blok 1.Kat, Sıhhiye-ANKARA Ayrıntılı Bilgi için: İ.Sertkaya, Tel Nu: (0312) Tel : (0312) , Belge Geçer : (0312) ,

2 T.C. B A ġ B A K A N L I K Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü Sayı: B.02.0.PPG MART 2005 Konu: Standart Dosya Planı GENELGE 2005/7 Kamu kurum ve kuruluģlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde olu Ģ turulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir Ģekilde eriģim imkanı sağlamak amacıyla, BaĢbakanlık Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü' nün koordinasyonunda "Standart Dosya Planı" çalı Ģ maları baģlatılmı Ģ ve kamu kurum ve kuruluģlarının kendi "Ana Hizmet Birimlerine ĠliĢkin Dosya Planı"nı hazırlamaları, tarih ve B.02.0.PPG sayılı yazı ile talimatlandırılmıģtır. Ayrıca; tüm kamu kurum ve kurulu Ģ ları tarafından ortaklaģa kullanılacak olan, kurumların yardımcı hizmet, danıģma ve denetim birimlerine ait dosya planlarının da BaĢbakanlık Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanması öngörülmüģ ve bu çalı Ģ ma sonuçlandırılarak, Genelge ekinde bulunan "Ortak Alanlara Ait Dosya Planı" hazırlanmıģtır. Söz konusu talimat doğrultusunda "Ana Hizmet Birimlerine ĠliĢkin Dosya Planı"nı ha-zırlayan kamu kurum ve kuruluģları, bu dosya planlarına "Ortak Alanlara Ait Dosya Planı"n da eklemek suretiyle dosya planlarını oluģturmuģ olacaklar ve Genelgenin yayımı tarihinden itibaren uygulamaya baģlayacaklardır. Ana hizmet birimlerine iliģkin dosya planlarını henüz hazırlamamıģ bulunan kurum ve kuruluģlar ise bu yükümlülüklerini en kısa sürede yerine getirecekler, ancak ortak alanlarda belirtilen faaliyetler için "Ortak Alanlara Ait Dosya Planı"nı uygulamaya baģlayacaklardır. Belediyeler ve özel idarelerin ana faaliyetlerine yönelik dosya planları ĠçiĢleri Bakanlığınca, üniversitelerin ana faaliyetlerine yönelik dosya planları ise Yüksek Öğretim Kurulu BaĢkanlığınca en kısa sürede hazırlanarak BaĢbakanlık Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğüne gönderilecek, mezkûr Genel Müdürlükçe onaylanmasını müteakip ortak alanlarla birlikte tüm belediye, özel idare ve üniversitelerde kullanılmaya baģlanacaktır. Bilgilerini ve gereğini rica ederim. (25 MART 2005 tarihli ve sayılı Resmi Gazete'de yayımlanmıģtır.) NOT: Genelge ekleri için tarihli Resmi Gazete'ye bakınız. Recep Tayyip ERDOĞAN BaĢbakan 2

3 T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı Sayı : B.10.0.ĠMĠ / 10 / 2005 Konu : Standart Dosya Planı BaĢbakanlık Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü koordinasyonunda Standart Dosya Planı çalıģmaları tamamlanmıģ olup, Resmi Gazetede yayımlanarak, BaĢbakanlığın 2005/7 sayılı genelgesi ile yayımı tarihinden itibaren uygulamaya konulması bildirilmiģti. Bakanlığımızca hazırlanan Ana Hizmet Birimlerine iliģkin Dosya Planı ile Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanan ve tüm kamu kurum ve kuruluģları tarafından ortaklaģa kullanılacak olan, Ortak Alanlara Ait Dosya Planı Bakanlığımız web sayfasında yayınlanmıģtır. Dosyalama sistemlerinde standartlaģmanın sağlanarak, kurum içinde birlikteliğin sağlanmasına imkân vereceği gibi bunun tüm kurum ve kuruluģlara yaygınlaģtırılması, ülke çapında etkili ve verimli bir haberleģme sisteminin kurulmasına zemin oluģturacaktır. Bu nedenle, etkin, kolay eriģilebilir dosyalama sistemlerinin kurulması bakımından, ortak alanlarda belirtilen faaliyetler için gerekli çalıģmaların baģlatılarak, Ortak Alanlara Ait Dosya Planı nın uygulamaya konulması hususunda gereğini önemle rica ederim. M.Ulvi SARAN Bakan a. MüsteĢar Yardımcısı DAĞITIM: C Planı 3

4 DOSYALAMA ĠġLEMLERĠNDE STANDARTLAġMA Kamu kurum ve kuruluģlarının hedefi, üstlenmiģ oldukları görev ve fonksiyonları en iyi Ģekilde yerine getirecek verimli bir çalıģma düzenini oluģturmak ve bu sayede baģarılı olmaktır. Bunun sağlanabilmesi etkili bir yönetim anlayıģı ile mümkündür. Etkili bir yönetimin sağlanabilmesinde ise, evrak, dosya ve arģiv gibi hizmetler en önemli unsurları oluģturmaktadır. Gerek etkili bir yönetim için ihtiyaç duyulan bilginin zamanında temini, gerekse toplumun bilgi edinme hakkı doğrultusunda talep edebileceği her türlü bilgi ve belgeye anında eriģimi ve paylaģımı; bilginin kayıtlı bulunduğu ortamların teģekkülü safhasında disiplin altına alınması ile mümkündür. Bu ise, kuralları önceden belirlenmiģ bir dosyalama sisteminin uygulanması ile sağlanabilecektir. Kurum ve kuruluģların büyük bir bölümünde dosyalama hizmetleri, üzerinde önemle durulması gereken bir iģlem olarak görülmemiģ; dosyalama iģlemlerinde birimler tamamen bağımsız bırakılmıģtır. Birimlerin birbirlerinden habersiz dosyalama yapmaları ise, kurum içinde birlikteliği ortadan kaldırdığı gibi bilgi ve belgeye eriģimi adeta imkansız hale getirmiģtir. Dosyalama sistemlerinde standartlaģma, kurum içinde birlikteliğin sağlanmasına imkân vereceği gibi bunun tüm kurum ve kuruluģlara yaygınlaģtırılması, ülke çapında etkili ve verimli bir haberleģme sisteminin kurulmasına zemin oluģturacaktır. Dosyalama Hizmetlerinde StandartlaĢma ile; Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluģlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmı Ģ olacaktır. Standart dosya numaralan bütün kamu kurum ve kuruluģlarında aynı ko nuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir Ģekilde ulaģılabilecektir. Kurum ve kuruluģlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleģme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır. Kurum ve kuruluģlar arasında evrak ve yazıģmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluģturulması çalıģmalarına alt yapı oluģturacaktır. Kurum içi ve kurumlar arası evrak akıģı ve bilgi alıģveriģinin düzenli ve hızlı bir Ģekilde yapılmasını kolaylaģtıracak ve verimliliği artıracaktır. Kurumların yazıģma ve dosyalama iģlemlerinin standartlaģması, arģivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arģivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleģimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır. Kurum içi ve kurumlar arası evrak ve iģ takibi kolaylaģacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taģıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir. 4

5 STANDART DOSYA PLANI Dosya, aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Dosya Planı, kurum ve kuruluģların iģ ve iģlemleri sonucunda teģekkül eden belgelerin, sistemli bir Ģekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmıģ konu ve konu numaraları envanteridir. Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü koordine-sinde baģlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucu olup, planda; ve rakamları ile numaralandırılan alanlar, kurum ve kuruluģların yardımcı hizmet, danıģma ve denetim birimlerinin görüģ ve önerileri doğrultusunda Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü tarafından, rakamları ile numaralandırılan alanlar ise, ana hizmet birimlerinin görüģ ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluģların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri tarafından, hazırlanmıģtır. Kurumların teģkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar birimlerin adı veya ana faaliyet adı zikredilmek suretiyle sayısal aralığında numaralandırılmıģtır. Yardımcı hizmet, danıģma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimlere (TeftiĢ, Hukuk, Personel, Eğitim, Ġdari ĠĢler, Mali ĠĢler vb.) ait faaliyetler ile her kurum ve kuruluģta benzer faaliyet yürüten birimlere (DıĢ ĠliĢkiler, Bilgi ĠĢlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlere iliģkin açılması gereken dosyalar ise, birim adı belirtilmeksizin faaliyetin adı altında sayısal aralığında numaralandırılmıģtır. Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı kullanılmıģtır. Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmıģ, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluģlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiģtir. Planda, ana hizmet birimi veya faaliyeti adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilgileri dikkate alınarak, hiyerarģik bir bütünlük içerisinde bir araya getirilmiģ ve numaralandırılmıģtır. Yardımcı hizmet, danıģma ve denetim birimlerinde de bu yapı korunmuģ, ancak konular birim adı yerine faaliyetin adı altında sıralanmıģtır. Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıģtır. Örneğin; 622 Halkla İlişkiler 6 01 Vatandaşların Talep ve Şikayetleri Talepler ġikayetler GörüĢ ve Teklifler Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge teģekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teģekkül etmesi halinde ise, ana konu altında sıralanmıģ alt konu baģlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını hedeflemektedir. 5

6 Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleģme kodundan hemen sonra (-) iģareti konularak yazılacaktır. Örnek; Say ı :B.02.0.ARV A B C A:HaberleĢme Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası. HaberleĢme kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluģun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı BaĢbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıģtır. YazıĢma ve haberleģmede standartlaģmanın ilk adımını oluģturan haberleģme kodları "Sayı" bölümünün ilk unsurunu teģkil etmektedir. Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, iģlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Bu plan ile, yazıların "sayı" bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani "dosya numarası" uygulaması da sağlanmı Ģ olacaktır. DOSYALAMA ĠġLEMLERĠNDE UYULACAK KURALLAR Ana hizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde teģekkül eden belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet birimi adı veya ana hizmet faaliyeti altında listele nen konulardan faydalanılarak; Yardımcı hizmet, danıģma, denetim veya genel konuları ihtiva eden belgelerin dosyalanmasında ise, ve sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak, dosya açılacaktır. Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular "Genel"i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. Konuların sonunda bulunan ve "Diğer" adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayırımını gerektirdiği durumlarda, dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiģ ise, konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar açılabilecektir. Dosya planında istisna getirilen ayırımlara iliģkin kullanılacak kısaltmalar planın "Ek-1" ve "Ek-2" bölümünde verilmiģtir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda "Ek - 1" ve "Ek-2" bölümünde verilen kısaltmalar dosya numarasına yansıtılarak kullanılacak ve ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır. Örnek-1: Ülkelere göre ayrı dosya açılması gerektiğinde; DE: Almanya ile Enerji Konusunda ĠĢbirliği IQ: Irak ile Enerji Konusunda ĠĢbirliği Örnek-2: Ġllere göre ayrı dosya açılması gerektiğinde; : VatandaĢların Talep ve ġikayetleri (Ankara) : VatandaĢların Talep ve ġikayetleri (Bayburt) 6

7 Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb.) belgelere eriģimi daha da etkinleģtirebilmek amacıyla "s" kısaltması kullanılarak, belgenin seri numarası dosya numarasına eklenecektir. Örnek-1: Kararlar için; S 54/351: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı S 035: 35 numaralı Satın alma Komisyon Kararı Örnek-2: Dava dosyalan için; S 2004/13: 2004/13 sayılı idari dava dosyası S 2003/115: 2003/115 sayılı icrâ dava dosyası Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan veya konunun uzmanı "evrak memurları" tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek, yazıya yansıtılacak ve iģlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır. Ana hizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danıģma ve denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazının dosya numarası, ortak alanlarda ilgili faaliyet için hazırlanmı Ģ planlardan en uygun konu tespit edilerek, verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi yazılarda da aynı dosya numarası değiģtirilmeden kullanılacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır. Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır. Kurum ve kuruluģlar, dosya planının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleģtirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere dosya planından sorumlu bir birim belirleyeceklerdir. Planın ekinde bulunan "Ġndeks", dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaģmayı amaçlamakta olup, ilgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarası verilmeyecektir. Dosya, o dosya numarasını taģıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır. Bir iģlemle ilgili yazılar, iģlem sonuçlandırılıncaya kadar "iģlemdeki yazılar" adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; iģlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu", "Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı" ve "yılı" gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır (Ek-3). Dosya üzerinde bulunması gereken unsurların tatbikinde kurum içinde birliktelik sağlanması amacıyla, dosyalama hizmetlerinden sorumlu birimler gerekli giriģimlerde bulunacaktır. 7

8 Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyaların arģivde raf üzerinde bulunması gereken yerini de belirleme özelliğine sahiptir. ArĢivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarģik bir bütünlük içinde saklanacaktır. Dosyaların bu Ģekilde saklanması, birbirleri ile ilgili konulara ait dosyaların bir arada bulunmasını sağlayacağı gibi, ileride arģivlerde yapılacak tasnif iģlemlerinde uygulanacak "asli düzen"in kendiliğinden oluģumuna da temel teģkil edecektir. Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet ArĢiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kont-rolünden geçirerek, birim arģivine devredeceklerdir. Devir iģlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluģturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. Uygunluk kontrolü esnasında, birleģtirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleģtirilecek veya ayrılacaktır. BirleĢtirme ve ayırma iģlemlerinde, açılmıģ bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. BirleĢtirme ve ayırma iģlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır. Dosyaların ünite, birim ve kurum arģivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arģiv iģlemlerinde Devlet ArĢiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve Kurumların kendi arģiv yönetmelik hükümlerine uyulacaktır. Dosya planında, yeni konuların açılması, mevcut olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi gerektiği durumlarda, düzenlenmesi gereken alan; -Ana hizmet birimlerinin numaralandırıldığı sayısal aralığında ise, dosya planından sorumlu birim haberdar edilerek, bu birimlerce, -Yardımcı hizmet, danıģma ve denetim birimlerinin numaralandırıldığı ile sayısal aralığında ise, kurum veya kuruluģların dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü'nü haberdar etmesi üzerine bu Genel Müdürlükçe, uygun görülen düzeltmeler yapılabilecektir. Üniversite, belediye ve özel idarelerin ana hizmet birimleri faaliyetlerini ihtiva eden dosya planlarında yeni konuların açılması, mevcut olanların kaldırılması yada düzeltilmesi gerektiği durumlarda, belediyeler ve özel idareler için ĠçiĢleri Bakanlığı; üniversiteler için Yüksek Öğretim Kurulu BaĢkanlığı haberdar edilmek suretiyle uygun görülen düzeltmeler yapılacaktır. Bu kurumlar, bahis konusu dosya planlarını web sitelerinde de yayınlayarak, kullanıcı kuruluģlarca güncel dosya planının takibini ve kullanımını sağlayacaklardır. Dosya planında "Diğer" adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yılsonunda birimlerince incelenerek, yoğun yazıģma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecektir.dosya planlan iģin öngörülen değiģiklikler yılsonunda yapılacaktır. Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan "Ortak Alanlar" ve web adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir. 8

9 Andorra AD Dominik DM İsveç SE Mısır EG Svaziland SZ ABD Virjin Adalaları, VI Dominik Cumhuriyeti DO İsviçre CH Moğolistan MN Şili CL Afganistan AF Ekvator EC İtalya IT Moldavya Cumhuriyeti MD Tacikistan TJ Almanya DE Ekvodor Gine GQ İzlanda IS Monako MC Tanzanya TZ Amerikan Samoa AS El Salvador SV Jamaika JM Montserrat MS Tayland TH Angola AO Endonezya ID Japonya JP Moris Adalar MU Tayvan TW Anguilla AI Eritre ER Kamboçya KH Moritanya MR Togo TG Antarktika AQ Ermenistan AM Kamerun CM Mozambik MZ Tokelan TK Antigua ve Barbados AG Estonya EE Kanada CA Namibya NA Tonga TO Arjantin AR Etiyopya ET Katar QA Nauru NR Trinidad ve Tobago TT Arnavutluk AL Falkland Adalar FK Kayman Adalar KY Nepal NP Tun us TN A rub a AW Faroe Adalar FO Kazakistan KZ Nijer NE Turks ve Caicos Adlar TC Avustralya AU Fas MA Kenya KE Nijerya NG Tuvalu TV Avusturya AT Fiji FJ Kırgızistan KG Nikaragua NI Türkiye TR Azerbaycan AZ Fildişi Sahili CI Kırıbatı KI Niue Adalar NU Türkmenistan TM Bahama BS Filipinler PH Kolombiya CO Norfolk Adalar NF Uganda UG Bahreyn BH Finlandiya FI Komor Adalar KM Norveç NO Ukrayna UA Bangladeş BD Fransa FR Kongo CG Özbekistan UZ Umman OM Barbados BB Fransız Guyanası GF Kongo CD Pakistan PK Uruguay UY Batı Sahra EH Fransız Polinezyası PF Kore KP Palau PW Ürdün JO Belçika BE Gabon GA Kore Cumhuriyeti KR Panama PA Vallis Fununa Adalar WF Belize BZ Gambiya GM Kosta Rica CR Papua Yeni Gine PG Vanuatu VU Benin BJ Gana GH Kuveyt KW Paraguay PY Vatikan ŞehirDevleti VA Bermuda BM Georgia & Sandwich GS Kuzey Kıbrıs Türk Cumh. CY Peru PE Venezüella VE Beyaz Rusya BY Gine GN Kuzey Mariy an Adalar MP Pitcairn Adası PN Vietnam VN Bhutan BT Gine Bissau GW Küba CU Polonya PL Yemen YE Birleşik Arap Emirlikleri AE Granada GD Lao LA Portekiz PT Yeni Kaledonya NC Birleşik Devletler US Grönland GL Lesotho LS Porto Riko PR Yeni Zelanda NZ Birleşik Krallık GB Guadalup GP Letonya LV Reunyon RE Yılbaşı Adası (Christmas) CX Bolivya BO Guam GU Liberya LR Romanya RO Yugoslavya YU Bosna Hersek BA Guatemala GT Libya Arap Cemahiriyesi LY Ruanda RW Yunanistan GR Bostvana BW Guyana GY Lihtenştayn LI Rusya Federasyonu RU Zambiya ZM Brezilya BR Güney Afrika ZA Litvanya LT Samoa WS Zimbabwe ZW Bruney Darüsselam BN Gürcistan GE Lübnan LB San Marino SM Bulgaristan BG Haiti HT Lüksemburg LU Sao Tome ve Principe ST 9

10 Burkina Faso BF Heard ve Mcdonald Ada. HM Macaristan HU Senegal SN Burma MM Hindi stan IN Madagaskar MG Seysel SC Burundi BI Hırvatistan HR Makao MO Sierra Leone SL Buvet Adası BV Hollanda NL Makedonya MK Singapur SG Cad TD Hollanda Antilleri AN Malavi MW Slovakya Cumhuriyeti SK Cebeli Tarık GI Honduras HN Maldiv Adalar MV Slovenya SI Cezayir DZ Hong Kong HK Malezya MY Solomon Adalar SB Cibuti DJ İngiliz Hint Okyanus Ada. IO Mali ML Somali SO Cocos Adalar CC İngiliz Virjin Adalar VG Malta MT Srilanka LK Cook Adası CK Irak IQ Marshal Adalar MH Sudan SD Çek Cumhuriyeti CZ İran IR Martinik MQ Surinam SR Çin CN İr l an da IE Mayotte YT Suriye Arap Cumhuriyeti SY Danimarka DK İspanya ES Meksika MX Suudi Arabistan SA Doğu Timor TP İsrail IL Merkez Afrika Cumhuriyeti CF Svalbard ve Jan Mayen SJ 10

11 ĠL TRAFĠK KODLARI Adana 01 Adıyaman 02 Afyonkarahisar 03 Ağrı 04 Amasya 05 Ankara 06 Antalya 07 Artvin 08 Aydın 09 Balıkesir 10 Bilecik 11 Bingöl 12 Bitlis 13 Bolu 14 Burdur 15 Bursa 16 Çanakkale 17 Çankırı 18 Çorum 19 Denizli 20 Diyarbakır 21 Edirne 22 Elazığ 23 Erzincan 24 Erzurum 25 EskiĢehir 26 Gaziantep 27 Giresun 28 GümüĢhane 29 Hakkâri 30 Hatay 31 Isparta 32 Mersin 33 Ġstanbul 34 Ġzmir 35 Kars 36 Kastamonu 37 Kayseri 38 Kırklareli 39 KırĢehir 40 Kocaeli 41 Konya 42 Kütahya 43 Malatya 44 Manisa 45 KahramanmaraĢ 46 Mardin 47 Muğla 48 MuĢ 49 NevĢehir 50 Niğde 51 Ordu 52 Rize 53 Sakarya 54 Samsun 55 Siirt 56 Sinop 57 Sivas 58 Tekirdağ 59 Tokat 60 Trabzon 61 Tunceli 62 ġanlıurfa 63 UĢak 64 Van 65 Yozgat 66 Zonguldak 67 Aksaray 68 Bayburt 69 Karaman 70 Kırıkkale 71 Batman 72 ġırnak 73 Bartın 74 Ardahan 75 Iğdır 76 Yalova 77 Karabük 78 Kilis 79 Osmaniye 80 Düzce 81 11

12 DOSYA PLANI MUHTEVĠYATI 1 GENEL KONULAR ANA HĠZMET FAALĠYETLERĠ Temel Sağlık ĠĢleri Tedavi Hizmetleri Ġlaç ve Eczacılık ĠĢleri Kadın Sağlığı ve Aile Planlaması Hizmetleri Verem SavaĢı ĠĢlemleri Kanserle SavaĢ ĠĢlemleri Sıtma Hastalık ĠĢlemleri Proje ĠĢleri DANIġMA-DENETĠMLE ĠLGĠLĠ FAALĠYETLER AraĢtırma, Planlama ve Koordinasyon ĠĢleri Basın ve Halkla ĠliĢkiler ĠĢleri Hukuk ĠĢleri TeftiĢ ĠĢleri YARDIMCI HĠZMETLERLE ĠLGĠLĠ FAALĠYETLER Bilgi-ĠĢlem ĠĢleri DıĢ ĠliĢkiler ve AB ĠĢleri Emlak ve ĠnĢaat ĠĢleri Hizmet Öncesi ve Hizmet içi Eğitim ĠĢleri Ġdari ĠĢler Kültür, Tanıtım ve Yayın ĠĢleri Mali ĠĢler Özel Kalem ve Protokol ĠĢleri Personel ĠĢleri Satınalma ve SatıĢ ĠĢleri Sivil Savunma ĠĢleri Sosyal ĠĢler ve Sağlık ĠĢleri

13 Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Birim ArĢivinde saklama süresi Kurum ArĢivinde saklama süresi GENEL ĠġLER 010 Mevzuat ĠĢleri 01 Kanunlar 01 Kanun Tasarına verilen Görüşler 02 Tüzükler 01 Tüzük Tasarılarına Verilen Görüşler 03 Yönetmelikler 01 Yönetmelik Tasarılarına Verilen Görüşler 04 Yönergeler 05 Tebliğler 06 Genelgeler 01 İç Genelgeler 02 Dış Genelgeler 07 Talimatlar, Duyurular, Sirküler 020 Olurlar, Onaylar 030 AnlaĢma, SözleĢme ve Protokoller 01 AnlaĢmalar 02 SözleĢmeler 03 Protokoller 040 Faaliyet Raporları 01 Haftalık faaliyet Raporları 02 Aylık Faaliyet Raporları 03 Yıllık Faaliyet Raporları 04 Düzenli Olmayan Faaliyet Raporları 05 Kurum DıĢı Faaliyet Raporları 041 Brifingler ve Bilgi Notları 01 Brifingler 02 Bilgi Notları 042 Ġstatistikî Bilgiler 043 ÇalıĢma Planı ve Programları 01 Hükümet Programları 02 Kalkınma Planları 03 Ġcra Planları 04 Birimlerin Yapacakları ĠĢ Planı ve Programları 050 Toplantılar 01 Genel Kurul Toplantıları 01 Davetler ve Verilen Cevaplar 02 Gündem 13

14 03 Toplantı Kararları 04 Toplantı Zabıtları 02 Yönetim Kurulu Toplantıları 01 Gündem 02 Kararlar 03 Zabıtlar 051 Kongre, Konferans, ġura ve Sempozyumlar 01 Kongreler 02 Konferanslar 03 ġuralar 04 Sempozyumlar 060 Kalite Yönetim Sistemi 01 Kalite El Kitabı 02 Prosedürler 03 Prosesler 04 Talimatlar 05 Formlar 06 Kalite ile Ġlgili Eğitim Faaliyetleri 07 Ġç Tetkik Faaliyetleri 08 Ġzleme, Önleyici ve Düzeltici Faaliyetler 09 Bireysel Öneriler 10 DıĢ Tetkik Faaliyetleri 090 Ġlgi Kurum KuruluĢlara Göre Açılan Dosyalar 01 Türkiye Büyük Millet Meclisi 02 CumhurbaĢkanlığı 03 BaĢbakanlık 01 Başbakanlık Bağlı ve İlgili Kuruluşlar 04 Devlet Bakanlıkları 01 Devlet Bakanlıkları Bağlı ve İlgili Kuruluşlar 05 Bakanlıklar 01 Bakanlıklar Bağlı ve İlgili Kuruluşlar 06 Yargı Organları 07 Kurullar 08 Genelkurmay ve Askeri Birlikler 09 Tüzel KiĢiler 10 Özel ġahıslar 100 TEMEL SAĞLIK HĠZMETLERĠ 101 Biyolojik Ürün Kontrol ĠĢlemleri 01 Analiz Raporları TEMEL SAĞLIK HĠZMETLERĠ ĠġLEMLERĠ 102 GeniĢletilmiĢ BağıĢıklama Programı ĠĢlemleri 01 Polio Eradikasyonu Programı 01 Kızamık Eliminasyonu Programı 14

15 02 Neanatal Tetanos 03 Hematit-B 04 Boğmaca 05 Difteri 02 AĢılama ÇalıĢmaları 01 GAP İle İlgili İşlemler 103 Hastalık Kontrol Programı ĠĢlemleri 01 Su ve Besinlerle BulaĢan Hastalıklar 02 Solunum Yoluyla BulaĢan Hastalıklar 03 Legionella Kontrol Programı 04 Diğer Hastalıklar 05 Salgın Raporları ve Ġncelemeleri 06 Mevsimsel Grip Ġncelemeleri 07 KuĢ Gribi Ġncelemeleri 08 Pandemik Grip Ġncelemeleri 104 Zoonoz ve Parazitler Hastalıkları 01 Kuduz Mücadele Programı 02 Parazit Hastalıkları Kontrolü Ġle Ġlgili ĠĢlemler 01 Kırım Kongo Kanamalı Ateşi 02 Kuş Gribi 03 Trişinelloz 04 Leishmaniasis Kontrolü 05 Deli Dana (BSE) Hastalığı 06 Şarbon 07 Brusellosis 08 Diğer Zoonoz ve Parazitler Hastalıklar 105 Epidemiyolojik Ġncelemeler 01 Ġlaç, AĢı, Serum ve Diğer Biyolojik Ürünlerle Ġlgili ĠĢlemler 106 Zührevi Hastalıklar Kontrol Programı ĠĢlemleri 01 HIV/AIDS Enfeksiyonu 01 D-86 Kişisel Bilgi Formu 02 Frengi 01 Frengi Bildirge Fişleri 03 Diğer Cinsel Yolla BulaĢan Hastalıklar 107 Lojistik Hizmet ĠĢlemleri 01 AĢı, Ant serum, Enjektör ve Soğuk Zincir Malzemeleri Sevki 02 Askeri Birliklere Verilecek AĢı ve Anti serum 03 Bakanlık Ġhtiyacı Ġçin Sağlık Projesi ve Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı Kanalıyla Satın Alınacak AĢı, Anti serum, Enjektör ve Soğuk Zincir Malzemeleri 04 Hibe Olarak Verilen AĢı ve Anti serumlar 05 DSÖ ve UNICEF Ġle Ġlgili ĠĢlemler 108 Salgın Kontrolü ve Sürveyans 15

16 Nolu Formlar Nolu Formlar 03 AFP Formları 04 N.T. Formları 05 GBP Formu 06 Filyasyon Raporu 109 Hava Aromatize Edici Ürünleri Üretim ĠĢlemleri 01 Hava Aromatize Edici Ürünleri Fason Üretim ĠĢlemleri 110 Kağıt, Plastik v.b. Materyallere EmdirilmiĢ Kokuların Üretim ĠĢlemleri 01 Fason Üretim ĠĢlemleri 111 Genel Pestisitlerin Üretim ĠĢlemleri 01 Pestisitlerin Fason Üretim ĠĢleri 112 Ġthal ĠĢlemleri 01 Kâğıt, Plastik vb. Materyallere EmdirilmiĢ Kokuların Ġthal ĠĢlemleri 01 Kâğıt, Plastik vb. Materyallere Emdirilmiş Kokuların Rutin İthal İşlemleri 02 Kağıt, Plastik vb. Materyallere Emdirilmiş Kokuların Teknik ve Yardımcı Madde İthal İşlemleri 02 Hava Aromatize Edici Ürünlerin Ġthal ĠĢlemleri 01 Hava Aromatize Edici Ürünlerin Teknik ve Yardımcı Madde İthal İşlemleri 02 Hava Aromatize Edici Ürünlerin Rutin İthal İşlemleri 03 Pestisitlerin Ġthal ĠĢlemleri 01 Pestisitlerin Ruthin İthal İşlemleri 02 Pestistlerin Teknik ve Yardımcı Madde İthal İşlemleri 04 Su Ġthal ĠĢlemleri 01 Dezenfektanlar 02 Kimyasal Kökenli 03 Kireç Kaymağı 04 Klor Tabletleri ve Diğerleri 05 Mikrobiyolojik Kökenliler 05 Optisyenlik Ġthal ĠĢlemleri 01 Kontak Lensler 02 Güneş Gözlükleri 03 Tek Odaklı Camlar 06 EĢya ve Levazım Ġthal Ġzin ĠĢlemleri 01 Deterjan İthal İzin İşlemleri 02 Genel Amaçlı Temizleyicilerin İthal İzin İşlemleri 03 Hijyenik Mamuller İthal İzinleri 01 Çocuk Bezi 02 Ped 03 Hasta Altı Bezi 04 Göğüs Koruyucular 05 Tamponlar 05 Bebek Malzemeleri İthal İzin İşlemleri 01 Biberonlar 16

17 02 Emzikler 03 Diş Halkaları 04 Tabakalar 06 Hammadde İthal İzinleri 01 Genel Amaçlı Temizleyici Hammaddesi İthal İzinleri 02 Dezenfektan Hammaddesi İthal İzinleri 03 Hijyenik Mamul Hammaddesi İthal İzinleri 04 Bebek Malzemeleri Hammaddesi İthal İzin İşlemleri 07 Toplum Beslenmesi İthal İşlemleri 07 Biyolojik Ürün Ġthal ĠĢlemleri 08 Havuz Kimyasalları Ġthal ĠĢlemleri 01 Havuz Kimyasalları Rutin İthal İşlemleri 02 Havuz Kimyasalları Teknik ve Yardımcı Madde İthal İşlemleri 09 Peloidler Ġthal ĠĢlemleri 01 Peloidler Rutin İthal İşlemleri 02 Peloidler Teknik ve Yardımcı Madde İthal İşlemleri 10 Biyosidal Ürünler Ġthal ĠĢlemleri 01 Biyosidal Rutin İthal İşlemleri 02 Biyosidain Teknik ve Yardımcı Madde İthal İşlemleri 113 Refik Saydam Hıfzıssıhha Merkezi ĠĢlemleri 01 RSHM GörüĢ ĠĢlemleri 02 RSHM Numune ĠĢlemleri 114 Üretim Ġzin ĠĢlemleri 01 Hava Aramotize Edici Ürünlerin Fason Üretim Ġzin ĠĢlemleri 02 Pestisitlerin Fason Üretim Ġzni ĠĢlemleri 03 Genel Amaçlı Temizleyici Maddelerin Üretim Ġzinleri 04 Hijyenik Pet ve Tampon Üretim Ġzinleri 05 Kağıt, Plastik vb. Materyallere EmdirilmiĢ Kokuların Üretim Ġzni ĠĢlemleri 06 Ġçme Suları Kabul (Ġzin) ĠĢlemleri 07 Havuz Kimyasalları Üretim Ġzin ĠĢlemleri 08 Peloidler Üretim Ġzni ĠĢlemleri 09 Biyosidal Ürünler Üretim Ġzinleri 115 Su Ambalajında Kullanılan Materyallerin Ġzinlendirilmesi 01 Pet Ambalajlarının Ġzinlendirilmesi 02 Polikarbonat Damacanların Ġzinlendirilmesi 116 Mezarlıklarla Ġlgili ĠĢlemler 01 Mezarlık Envanter ĠĢlemleri 02 Mezarlık Yeri 03 Cenaze Nakli 04 Ölümler 01 Ölü Ruhsatı Verecek Görevliler 05 Mezarlıklar Müdürlüğü ne Yapılan Bildirimler 117 Ölçüm Ġle Ġlgili ĠĢlemler 17

18 01 Ġllerden Gelen Çevre Hava Kalitesi Ölçüm Sonuçları 01 Cihaz (Hava Kalitesi Ölçüm Cihazı)İşlemleri 02 Ġllerden Gelen Gürültü Kirliliği Ölçüm Sonuçları 01 Cihaz (Gürültü Ölçüm Cihazı) İşlemleri 03 Yakıt Analiz ĠĢlemleri 01 Sıvı Yakıt Analiz İşlemleri 02 Katı Yakıt Analiz İşlemleri 118 Atıklarla Ġlgili ĠĢlemler 01 Tehlikeli Atıklar 02 Tıbbi Atıklar 03 Katı Atıklar 04 Sıvı Atıklar 119 Çevre Sağlığı ĠĢlemleri 01 Radyasyon 01 Dozimetre 02 Kurban Hizmetleri 03 Hudut Kapıları ve Hava Alanları 04 Konut Sağlığı 05 Açık Alanlar 07 Ġl Mahalli Çevre Kurul Kararları 08 Köy Kurulması 09 Denizlerin Korunması 10 Yılan Sokmaları 11 Vadiler Civarında Çevre Sağlığı Sorunları 12 Ġmar ve Altyapı ĠĢlemleri 13 CED ĠĢlemleri 14 Çevre Sağlığı Değerlendirme Raporları 15 Hıfzıssıhha Meclis Kararları 01 Ġl Hıfzıssıhha Meclis Kararı 02 Ġlçe Hıfzıssıhha Meclis Kararı 16 Gıda Numunesi Alınması ĠĢlemleri 17 Baz Ġstasyonları Ġle Ġlgili ĠĢlemler 120 Sularla Ġlgili ĠĢlemler 01 Doğal Maden Suları 02 Ġçme Suları 01 İçme ve Kullanma (Şehir Şebeke) Suları 03 Kanalizasyon, Arıtma Tesisleri Ġle Atık Sular 04 Ġçme ve Kullanma Sularının Sanitasyonu 05 Ġçme ve Kullanma Suların Analiz Sonuçları 06 Kontrol Formu 07 Doğal Maden Sularının ġifalı Hassalarının Değerlendirilmesi ve Onaylanması 121 Turizm ve Ticari KuruluĢlarla Ġlgili ĠĢlemler 01 Kaplıcalar 02 Mavi Bayrak Projesi 18