Hazırlayan:Okay Akdeniz Tarih: İşletmelerin ERP süreçleri analizi için atölye çalışması

Transkript

1 Hazırlayan:Okay Akdeniz Tarih: İşletmelerin ERP süreçleri analizi için atölye çalışması

2 İşletme satınalma süreci İşletme, yurt dışından elektronik cihazlar tedarik edip, müşterilerine pazarlamaktadır. İş süreçlerinin sadece muhasebe kısmını bilgisayar ortamında kayıt etmektedir. Kaynaklarını planlı ve kontrol altında yönetmeyi amaçlamaktadırlar. Bu sebeple bir ERP satınalınma kararı vardır. ERP Implementasyon öncesinde iş süreçlerinin analiz edilerek dokümante edilmesi istemektedirler. ERP danışmanlığı yapan şirket, projenin satınalma iş süreçleri için görüşme ayarlamaktadır. Buna göre buradan alınan bilgileri uygulamanın içerisine uyarlayacak ve gerekli konfigurasyonları girecektir. Bu sebeple ilgili birimler ile görüşmeler yapılacaktır. İşletme yönetimi, departmanlarından satınalma süreçlerini oluşturmaları konusunda hazırlık yapmalarını beklemektedir. Danışmanlık veren şirketin danışmanları, işletmenin satınalma sürecindeki taleplerinin ERP nin modüllerine yerleştirmek ve doğru kurulumlarını yapılmasını için analizler yapacaktır. Talep edilen iş sürecinin ERP ye uygun olmadığı durumların ayrıca açık konu olarak tekrar değerlendirilmesi planlanacaktır. Ön hazırlık Danışmanlık şirketi adına finans ve tedarik zinciri süreçlerinin uyarlamasını yapacak bir grup gerekecektir. İşletme tarafında, yönetim, finans, satınalma, lojistik departmanlarından oluşan gruplar oluşacaktır. Ön analiz soruları Temel tanımlar departman organizasyonu nasıldır? sorumluları/madde ya da sorumluları/satıcı ilişkisi var mıdır, görev dağılımı nasıl yapılmaktadır? Tedarikçi kartı tanımlama süreci nasıldır? Tedarikçi gruplamaları nasıl yapılmaktadır? Sistemsel tedarikçi değerlendirme, scorecard uygulamalarına ihtiyaç duyulmakta mıdır? Tedarikçi kartı üzerinde talep, teklif toplama ve sipariş sürecini etkileyen temel parametreler nelerdir? Satınalınan malzeme tanımları ticari, ticari olmayan ürünler için nasıl yapılmaktadır? Talep yönetimi talep süreci kullanılmakta mıdır? talep süreci onaydan geçirilmekte midir, onay sürecindeki prosedür ve temel kriterlerden bahsedebilir misiniz? Üretim satınalma talep süreci ile idari satınalma talep süreci arasında fark var mıdır? talep kategorizasyonu nasıldır? Talep üzerinde bütçe kontrolü var mıdır? Teklif yönetimi tekliflerine ait sistemde tutulan detaylar nelerdir?

3 Teklif toplama sürecinde satınalma departmanı içinde belirli alımlar bazında gruplama yapılmakta mıdır? Teklif toplamanın ardından satınalma siparişine geçiş süreci nasıl işletilmektedir? Teklif kıyaslama sürecinde nasıl bir kıyaslama yöntemi kullanıyorsunuz? Teklif değişiklik tarihçesi takip ediliyor mu? Teklif talebine gelen cevaplar hangi ortamda ve formatta saklanıyor? İdari alımlar için teklif toplama süreci ve üretim satınalma süreci arasında farklılıklar nelerdir? İhale yönetimi kullanılmakta mıdır? Gelişmiş ihale yönetimi fonksiyonlarına ve ihale portaline ihtiyaç duyulmakta mıdır? yönetimi Sipariş üzerinde tutulan temel bilgiler nelerdir? Sektör özeline ait ne gibi alanlar bulunmaktadır? Sipariş durumları nelerdir? Siparişe ait bir onay süreci var mıdır? Varsa onay sürecinin nasıl işletildiğini açıklar mısınız? Sipariş değişiklik tarihçesi takip ediliyor mu? Değişiklik yönetimi onay süreci ile beraber işletiliyor mu? Döviz kuru, miktar, fiyat değişikliklerinin yönetimi nasıl yürütülmektedir? sözleşmeleri sistem üzerinde takip ediliyor mu? Hangi detaylar sistem üzerinde tutuluyor? fiyat bilgileri hangi kırılımlarda sistemde tutulmaktadır? Sözleşme fiyatlarının sistemdeki yerini ve siparişe bu bilginin akışını açıklar mısınız? iskonto tanımları ve işleyişi nasıl yürütülmektedir? Sipariş türleri nelerdir? Bu türlere göre sipariş yönetiminde uygulanan farklılıklar nelerdir? Fazla eksik teslimat yönetimi nasıl gerçekleştiriliyor? Mal kabulünde giriş listesi ve kalite kontrol kullanılmakta mıdır? bütçe onayı veya bütçe kontrolleri sistemsel olarak kullanılmakta mıdır?

4 İşletme iş süreçlerinin planlaması Bütçenin yapılması Sadece satınalma bütçesi yapılacaktır. Her ay ne kadar ödeme yapılacağı belirlenecektir. Bu belirlenen tutarın üzerinde satınalma yapılamaz. Yönetimin kesin kararıdır. Her departmanın ayrı bütçesi mevcuttur. 1.ların ödemesinin yapılacağı döneme denk düşen ödeme tutarlarının belirlenmesi gerekecektir. 2.Depo operasyonlarının aylık bir maliyeti vardır. Buna göre, periyodik kira haricinde gelen ürün adetine göre maliyet belirlenmektedir. İmza limitlerinin belirlenmesi İşletmenin iki tip imza limiti mevcuttur. Harcama Onaylama Bir seferde yapılacak harcamaların belli bir tutarın üzerinde olması durumunda, mutlaka bir onaydan geçmesi gerekliliği vardır. Bu limitlere göre hangi görevdeki kişiye yönlendirileceğinin belirlenmesi gerekmektedir. Yapılan satınalmalar belli rakama kadar direkt olarak onaylabilmektedir. Belli bir rakamın üzerindeki ödeme onaylarının mutlaka belirlenen görevlere yönlendirilmesi gerekmektedir. Talep Satış departmanı tarafından verilen satış öngörüsüne göre talep bilgisini kayıt altına alınmalıdır. Bu kısımda hangi tedarikçilerden alınacağı belli değildir. Talep eden taraf ile teklifi alan taraf aynı departman olamaz. Talep bütçe kontrol Talep edilen ürünlerin tahmini tutarlarının bütçeyi aşıp aşmayacağı kontrol edilmeldir. Bu tahmin daha sonra, gerçekleşecek tutarda kontrol edilecek ve doğru tahmin yapılıp yapılmadığı denetlenecektir. Talep Workflow Talebin içeriği yönetimin onayına sunulacaktır. Yönetim onaylar ise süreç devam edecektir. Teklif oluşturma Talebe uygun olarak tedarikçiler tespit edilecektir. Her bir ürün için en az üç adet teklif zorunlu olacaktır. Üç adet teklifin dışında süreç ilerlemeyecektir. Tedarikçi tespiti Tedarikçilerin vereceği teklif cevabına istinaden, karar verilecektir. Buna göre, en uygun tedarikçi ve miktar tespitinde departmanı ile satınalma departmanın ortak kararı gerekecektir. Bununla

5 beraber ödemenin yapılacağı takvimin doğru seçilmesi gerekecektir. Zira, muhasebe departmanı o haftaya düşen ödemeleri sadece ilgili haftanın Cuma gününde ödemesini yapmaktadır. sözleşmesinin oluşturulması Alınacak ürünler için sözleşmeler yapılmalıdır. Bu sözleşmeler bir yıllık olmalıdır. Belirlenen miktarlarda sipariş verilmesine göre fiyat değişecektir. Sözleşme iş akışları Sözleşmede yer alan değerler yönetimin onayına sunulacaktır. Buradan onay gelmeden satınalmalar gerçekleşmeyecektir. siparişi oluşturma Tedarikçiden ürünlerin hangi adette ve hangi koşullarda satınalınacağını belirten sipariş belgesidir. siparişi üzerinde tutulması istenen temel bilgiler, tedarikçi bilgileri, ödeme şekli, teslimatın nasıl yapılacağı bilgisi, ürün, miktar, birim fiyat ve iskonto bilgileri olacaktır. Sipariş oluşturma işleminde mutlaka bir onay mekanizması olmalıdır. iş akışları Yapılan satınalma yönetimin onayına sunulacaktır. Yönetimin onayı sonrasında süreçe devam edecektir. Yönetim tekrar değerlendirilmesini veya iptaline onay verebilir. Tekrar değerlendirme sonrasında satınalma siparişinde bir değişiklik yapılırsa neyin değiştirildiği takip edilmek istenmektedir. Stok ve depo operasyonları Yapılan satınalmanın içindeki adetlere göre depodaki maliyetler hesaplanacaktır. nın maliyetleri aşmaması gerekmektedir. sonrası ürünlerin stoklara fiziki girişi yapılır ve tedarikçiye alındığına dair bilgi verilerek teyit edilir. Bunun akabinde, tedarikçi işletmeye malın faturasını gönderecek ve ödeme talep edecektir. Muhasebe Yapılan satınalma faturasının kayıt girişini yapacaktır. Yapılan kayıt girişi sonrasında, oluşan ödeme kaydını oluşturacaktır. Fatura kaydı ile satınalma yapılan adetlerin arasında bir fark olup olmadığı departmanı tarafından kontrol edilecektir. Ödeme emri Ödeme emri kaydı muhasebe tarafından oluşturulacaktır. Bu ödeme işleminin hangi tarihte yapılacağının planlanması satınalma siparişinin ödeme kaydında belirlenmiş olmalıdır. Sözleşme içerisinde de bu bilgi yer alacaktır. Ödeme Workflow Ödeme emri yönetimin onayına gönderilecektir.onay verilmesi sonrasında ödeme emri işleme alınacaktır.

6 Organizasyon şeması Muhasebe Tedarik Zinciri Genel müdür Satış Bilgi İşlem İK Tanımlar Ürünler Ürün kodu Alpha Beta Gama Adı Device Alpha Device Beta Device Gama Tedarikçiler Tedarikçi kodu Adı Tedarikçi kodu T1 Venus Co. TG1 T2 Jupiter Co. TG1 T3 Mars Co. TG1 Tedarikçi grupları Tedarikçi grubu TG1 TG2 TG3 Adı Ticari ürün satıcıları Hizmet satıcıları Yurtdışı tedarikçiler

7 Depo tanımları Depo kodları DEPO1 DEPO2 DEPO3 Adı İzmir depo Ankara depo İstanbul depo Ödeme yöntemleri Ödeme şekli PEŞİN HAVALE/EFT FATURA+30 FATURA+60 FATURA+90 CEK-TRY CEK-USD CEK-EUR BEDELSIZ Adı Peşin ödeme Havala ve EFT 30 gün vadeli fatura 60 gün vadeli fatura 90 gün vadeli fatura TL Çek Dolar Çek Euro Çek Bedelsiz ödeme Tedarikçi teklifleri Tedarikçi Ürün Fiyat Paket içi miktar T1-Venüs Co. Alpha adet T1-Venüs Co. Beta adet T1-Venüs Co. Gama adet T2-Jupiter Co. Alpha adet T2-Jupiter Co. Beta adet T2-Jupiter Co. Gama adet T3-Mars Co. Alpha adet T3-Mars Co. Beta adet T3-Mars Co. Gama adet Herhangi bir üründen sipariş verileceği zaman verilen sipariş miktarı x sipariş paketindeki adet kadar ürün alınmaktadır. Örneğin, T-Venüs tedarikçisinden Alpha ürününde 5 paket sipariş verildiğinde, Toplam tutar = Fiyat x Paket sayısı x Paket içi miktar Toplam tutar = 1000 x 5 x 100 adet Toplam tutar = maliyet olacaktır.

8 Bütçe rakamları Departman Dönem-2017 Tutar ( ) Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık

9 ERP uyarlama adımları Borç hesapları Tedarikçi tanımları Tedarikçi kodu Para birimi Ünvanı/Adı Tedarikçi grubu cı grubu Adres defteri Amaç Adres bilgisi Tip İletişim numarası/adres Birincil Tedarikçi tanımları Genel TRY, EUR, USD Adres bilgileri Teslimat, Fatura, İş İletişim bilgileri , Telefon Evet/Hayır Fatura ve teslimat Fatura hesabı Vergi grubu Vergili, Vergisiz Varsayılan Teslimat şekli CFR,CIF,CIP, CPT, DAP, DAT,DDP, EXW, FAS,FCAİ,FOB Varsayılan Sevkiyat yöntemi TIR, GEMİ, UÇAK, TREN Depo varsayılanları Depo kodu DEPO1, DEPO2,DEPO3... varsayılanları havuzu Ödeme varsayılanları Ödeme periyodu Ödeme yöntemi HAVALE/EFT, PEŞİN,... Muhasebe hesap boyutları Tedarikçi Ürün grubu

10 Teslimat şekilleri Teslimat kodu EXW FCA CPT Teslimat şekilleri Açıklama Ex Works Free Carrier Carraige Pait To İşyerinde Teslim / Ex Works (EXW) Taşıyıcıya Masrafsız / Free Carrier (FCA) Taşıma Ödenmiş Olarak / Carriage Paid To (CPT) Taşıma ve Sigorta Ödenmiş Olarak / Carriage and Insured Paid To (CIP) Terminalde Teslim / Delivered At Terminal (DAT) (Yürürlük: ) Belirlenen Yerde Teslim / Delivered At Place (DAP) (Yürürlük: ) Gümrük Vergileri Ödenmiş Olarak / Delivered Duty Paid (DDP) Gemi Doğrultusunda Masrafsız / Free Alongside Ship ( FAS) Gemide Masrafsız / Free On Board (FOB) Masraflar ve Navlun / Cost and Freigh (CFR) Masraflar, Sigorta ve Navlun / Cost,İnsurance And Freight (CIF) Ödeme periyodu Periyod kodu Periyodu tipi Birim periyod Periyod sayısı Ödeme periyodu Genel 2x120DAY Gün, Ay, Yıl Örn:120 Örn:2

11 Ödeme yöntemi Ödeme kodu HAVEL/EFT PEŞİN Ödeme yöntemi Açıklama HAVALE/EFT PEŞİN havuzu Havuz kodu POOL1 POOL2 POOL3 havuzu Açıklama Hizmet alımları Cihaz alımları Sarf malzemeler cı grubu Grup kodu BUYER1 BUYER2 BUYER3 cı grubu Açıklama Elektronik Yedek parça Sarf malzeme Genel muhasebe Hesap planı Hesap kodları Hesap kodu Hesap adı 100 KASA MERKEZ KASALARI MERKEZ TRY MERKEZ USD MERKEZ EUR 153 TİCARİ MALLAR TİCARİ MALLAR TİCARİ MALLAR

12 Bütçe Bütçe kayıt Bütçe kaydı Genel Bütçe geçerlilik tarihi Örn: Bütçe modeli 2017LOJ Bütçe kayıt tipi Orijinal, Transfer, Revizyon Bütçe satırları Tarih Hesap & Boyut Tutar Para birimi LOJ TRY PUR TRY İhale ve tedarik Talep oluşturma Talep kaydı Başlık Talebi açan Talep tarihi Talep kodu Talep satırları Tarih Ürün kodu Miktar Birim Fiyat Döviz tipi Bütçe kodu Teklif oluşturma Teklif kaydı Başlık Tedarikçi kodu Teklif tarihi Teklif kodu Teklif satırları Tarih Ürün kodu Miktar Birim Birim Fiyat Döviz tipi

13 sözleşmesi Satın alma sözleşmesi Başlık Siparişi kodu Tedarikçi hesabı Fatura hesabı Yönetim Geçerlilik tarihi Sona erme tarihi Teslimat Teslimat şekli Teslimat tarihi Fiyat ve indirim Ödeme yöntemi Ödeme periyodu Para birimi Toplam indirim sözleşmesi satırları Ürün kodu Miktar Birim Birim Fiyat Döviz tipi Sona erme tarihi siparişleri Satın alma siparişi Başlık Siparişi kodu Tedarikçi hesabı Fatura hesabı Yönetim Sipariş havuzu cı grubu sözleşmesi Teslimat Teslimat şekli Teslimat tarihi Fiyat ve indirim Ödeme yöntemi Ödeme periyodu Para birimi Toplam indirim satırları Ürün kodu Miktar Birim Birim Fiyat Döviz tipi Bütçe kodu

14 Ürün ve bilgi yönetimi Ürün tanımları Ürün tanımı Genel Ürün kodu Ürün grubu Ürün adı Birim Adet, Kg,... Vergi KDV %18, KDV %8,... Standart paket 1 Fazla teslimat 0 Eksik teslimat 0 Maliyetler Maliyet grubu Ağırlıklı Ortalama, FIFO, LİFO, ABC sınıflandırma Değer, Kar, Kazanç, Taşıma maliyeti Envanter Paket içi miktar Birim Tedarikçi Ürün grubu Adet, Kg Muhasebe hesap boyutları Stok ve depo yönetimi Depo tanımları Depo kodu DEPO1 DEPO2 DEPO3 Depo tanımı Depo adı İzmir depo Ankara depo İstanbul depo Organizasyon yönetimi Organizasyon hiyerarşi Department Parent Boyut Genel müdür N/A GM Tedarik Zinciri Genel müdür SCM Tedarik zinciri LOJ Tedarik zinciri PUR Finans Genel müdür FIN Bilgi İşlem Genel müdür IT İnsan kaynakları Genel müdür HR

15 İş akışları