TÜRKİYE ÜNİVERSİTE SPORLARI FEDERASYONU BAŞKANLIĞI Öğrenci/Sporcu Tescil, Lisans ve Vize Prosedürü

Transkript

1 TÜRKİYE ÜNİVERSİTE SPORLARI FEDERASYONU BAŞKANLIĞI Öğrenci/Sporcu Tescil, Lisans ve Vize Prosedürü 1. Genel Tescil, Lisans ve Vize Prosedürü, Türkiye Üniversite Sporları faaliyetlerinde yer almak amacıyla üniversite öğrencileri/sporcuları için gerekli olan Lisans ve Vize işlemlerinde üniversite yöneticilerine yardımcı olunması amacıyla hazırlanmıştır. Federasyon faaliyetlerinde öğrenci/sporcu için Federasyon Tescil, Lisans ve Vize Talimatı hükümleri geçerlidir. Talimat hükümleri ile farklılık arz eden durumlarda talimat hükümleri geçerli olup bu dokümanda yer alan hususlar dayanak olamaz. 2. İşlem Merkezi Tescil, Lisans ve vize işlemleri ve kayıtların muhafazası federasyonun ve resmi internet araçları aracılığıyla internet üzerinden yürütülecektir. Bu araçlarla ilgili bilgilere Türkiye Üniversite Sporları Federasyonu nun iletişim bilgilerinden ulaşabilirsiniz. Ofis Adresi, Telefonu ve Faks Numarası; Adres : Emek Mahallesi Kırım Caddesi 36/13 Emek/Çankaya/ANKARA Telefon : Faks : İnternet Sayfası Lisans işlemleri için gerekli tüm bilgiler, duyurular ve gerekli evraklar, Türkiye Üniversite Sporları Federasyonu internet sayfası resmi internet adresinde yer almaktadır. 4. Üniversitelerin Kaydı Üniversiteler lisans işlemlerine başlamadan önce TUSF Bilgi İşlem sistemine (EXTRANET) kayıtlarının yapılması gereklidir. Kayıt işlemleri TUSF tarafından üniversitelerin beyanı esas alınarak yapılacaktır. Üniversiteler; Extranet sistemine kayıt yaptırmak için internet sayfasında yer alan bilgileri takip etmeli veya federasyon ofisine telefon aracılığıyla ulaşmaları gereklidir. Uyarı: Extranet sistemine kayıt yaptırmamış üniversitelerin lisans işlemlerine başlanamaz.

2 5. Üniversite Yöneticilerinin Kaydı Üniversitelerin lisans işlemlerini gerçekleştirebilmeleri için öncelikle Rektörlük, Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı, Spor Koordinatörlüğü veya Üniversitenin yetkili kıldığı birimler tarafından belirlenecek üniversite yöneticilerinin, EXTRANET kayıtlarının yapılması gereklidir. Kayıt işlemleri TUSF tarafından üniversitelerin beyanı esas alınarak yapılacaktır. Üniversite adına işlem yapacak olan Üniversite Yöneticisi sayısı beş (5) kişi ile sınırlandırılmıştır. Üniversiteler, öğretim yılının herhangi bir zamanında bu yöneticilerde değişiklik güncelleme yapma hakkına sahiptir. 6. Yeni Lisans ve Vize İçin İstenen Belgeler ve Belgelerin Extranet Sistemine Elektronik Belge Olarak Yüklenmesi Yukarıdaki maddede belirtilen Üniversite Yöneticileri, Federasyon faaliyetlerine katılacak öğrencilerinden/sporcularından tescil, lisans ve vize işlemlerinde kullanılmak üzere aşağıdaki belgeleri ister; - Reşit olmayan öğrenci/sporcu için veli/vasisinin muvafakatı, - Bir adet vesikalık fotoğraf, - Resmî veya özel sağlık kuruluşlarından alınacak sağlık raporu (Sağlık Raporu, kayıt işlemini gerçekleştiren kullanıcı tarafından görüldükten sonra ilgili birim bünyesinde, sezon bitiş tarihi olan 31 Ağustos a kadar muhafaza edilecektir), - Üniversitelerin ilgili birimi tarafından onaylanmış Öğrenci Belgesi (devamlı öğrenci olduğunu gösteren Öğrenim Durumu Belgesi), Federasyon, gerekli olmadıkça, yukarıdaki belgelerin herhangi birisini somut evrak olarak Federasyon Ofisine kargo, posta veya elden teslim edilmesini istemeyecektir. Belirtilen bu evraklar Extranet Sisteminin ilgili alanlarına elektronik belge olarak yüklenecek olup, söz konusu belgelerden Vesikalık Fotoğraf haricinde kalanlar her yıl yenilenecektir. Federasyon Başkanlığı yukarıda bahsedilen yöntemler haricinde başka hiçbir belgeyi veya işlemi kabul etmeyecektir. Federasyon, içerisinde bulunulan öğretim yılına ait olan ve öğrenciler/sporcular için yatırılması gereken Yeni Lisans veya Vize Bedeli nin ödenebilmesi için İnternet Bankacılığı hizmetini Üniversite Yöneticilerine ücretsiz sunacaktır. İnternet Bankacılığı Hizmeti ni tercih etmeyen üniversiteler Federasyona ait Banka Hesap Numarasına Havale veya EFT yöntemini tercih edebileceklerdir. Organizasyonlara katılım için yapılması gereken Kayıt İşlemi için öncelikle Lisans Bedeli yatırılmasına gerek yoktur. Yukarıda bahsedilen belgeler ile kayıt işlemi gerçekleştirildikten sonra, en son aşamada lisans bedeli yatırılabilir. Yukarıda belirtilen durumun tersine, herhangi bir kayıt veya belge yükleme işi yapılmadan Lisans Bedeli ödenmesi yolu ile de işlemlere başlamak mümkün olacaktır. Üniversitelerin Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı, Muhasebe Departmanı veya ilgili biriminden Lisans Bedeli ödemesi için çekilecek olan avans tutarı, Federasyon hesabına yatırılabilir. Bu sayede sistem üzerinde ilgili üniversite adına bir Cari Hesap oluşur. Bu cari hesabın kontrolü adresindeki HESAP DÖKÜMÜ sekmesinden sağlanabilmektedir. Kayıt işlemi tamamlanan öğrencilerin lisans bedeli, yatırılan tutar içerisinden otomatik olarak düşer ve kalan bakiye kontrol edilebilir.

3 7. Yeni Lisans ve Vize İşlemleri Extranet Sistemine yüklenen elektronik belgeleri onaylamaya Federasyon tarafından yetki verilen kişiler, (TUSF Personelleri) yüklenen belgeleri kontrol ettikten sonra ilgili kişinin lisansını üniversite adresine veya faaliyet yerine posta/kargo yoluyla ulaştırır. Posta/Kargo masrafları Federasyon tarafından karşılanacaktır. Yapılan kontrollerde eksik bulunması halinde, eksik evraklar tamamlanana kadar Lisans veya Vize işlemi askıya alınır, kişi Federasyon Faaliyetlerine katılamaz. 8. Şahsi Başvurular Yeni Lisans ve Vize işlemleri üniversiteler tarafından yapılır. Öğrenciler/sporcuların şahsi başvuruda bulunmalarına izin verilmeyecektir. 9. Yabancı Uyruklu Öğrencilerin/Sporcuların Lisans İşlemleri Üniversite Yöneticisi, Üniversitede kayıtlı olan veya YÖK talimatları doğrultusunda Öğrenci Değişim Programları aracılığıyla üniversiteyi temsil edecek yabancı uyruklu öğrenciler/sporcular için madde 6 ve madde 7 de belirtilen belge ve işlemlerin haricinde bir işlem yapmasına gerek olmayacaktır. 10. Vize İşlemleri Vize işlemleri, içerinde bulunulan öğretim yılının herhangi biz zamanında, madde 6 da belirtilen belgelerden Vesikalık Fotoğraf haricindekilerin yenilenmesi kaydıyla yapılabilecektir. Önemli Not: Üniversite Yöneticileri tarafından yapılan Yeni Lisans ve/veya Vize işlemleri tamamlandıktan sonra kayıt altına alınan öğrenci/sporcu, bir öğretim yılı içerisinde Federasyon tarafından organize edilecek olan tüm faaliyetlere bu lisans ile katılım sağlayabilecektir.

4 UYGULAMA GÖRSELLERİ 1. İDARECİ, ANTRENÖR, KAFİLE BAŞKANI KAYIT İŞLEMİ adresinden üniversite kullanıcılarına tanımlanmış kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapınız. Sisteme erişim sağlandıktan sonra sol taraftaki menüden KAFİLE İŞLEMLERİ sekmesine tıklayınız.

5 Açılan sayfada sırasıyla; Faaliyet seçiniz, Kategori Seçiniz, Ve kayıt işlemi gerçekleştirmek istediğiniz kişinin Unvanını belirleyiniz.

6 Açılan sayfada YENİ KAYIT butonuna tıklayarak eklemek istediğiniz kişinin bilgilerini yazdıktan sonra KAFİLEYE EKLE butonuna tıklayarak işlemi tamamlayabilirsiniz. 2. ÖĞRENCİ / SPORCU KAYIT İŞLEMİ adresinden üniversite kullanıcılarına tanımlanmış kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapınız.

7 Sisteme erişim sağlandıktan sonra sol taraftaki menüden LİSANS İŞLEMLERİ sekmesine tıklayınız. YENİ KAYIT Butonuna tıklayınız.

8 Açılan sayfada TC KİMLİK NO bölümüne Öğrencinin / Sporcunun Kimlik Numarasını yazınız ve BİLGİLERİ GETİR butonuna tıklayınız. Öğrencinin bilgileri ilgili alanlara geldikten sonra FAKÜLTE, BÖLÜM ve SINIF alanlarını doldurduktan sonra KAFİLEYE EKLE butonuna tıklayınız.

9 SAĞLIK RAPORU için öğrenciye ait SPOR YAPMASINDA SAKINCA YOKTUR ibaresi bulunan raporu teslim alınız ve BEYAN VE TAAHHÜT EDERİM kutucuğunu işaretleyiniz ve ONAYLIYORUM butonuna tıklayınız. Sağlık Raporu için onay verdikten sonra Öğrencinin Fotoğrafını yüklemek için yukarıdaki resimde belirtilen GÖZAT butonuna tıklayınız.

10 GÖZAT butonuna tıkladıktan sonra açılacak sayfadan öğrencinin fotoğrafını bilgisayarınızdan seçin ve AÇ butonuna tıklayınız. Fotoğrafta görünmesini istemediğiniz alanları yukarıdaki fotoğrafta 1 numara ile gösterilen + işaretiyle belirleyin ve KES butonuna tıklatın.

11 İşlemi tamamlamak için İŞLEMİ BİTİR butonuna tıklayınız. Fotoğraf yükleme işleminden sonra; eğer kayıt işlemi yapmak istediğiniz öğrenci 18 yaşından küçük ise adresinden VELİ MUVAFAKAT BELGESİ ni bilgisayarınıza indirin ve öğrencinin ilgili alanları doldurmasını sağlayınız. Öğrenci durumunu gösterir belge ile Veli Muvafakat belgesini resimde gösterilen GÖZAT butonuna tıklayarak bilgisayarınızdan bulun ve açılan sayfada AÇ butonuna tıklayarak sisteme yükleyiniz.

12

13 DOSYALARI KAYDET ve ardından İŞLEMİ BİTİR butonlarına sırasıyla tıklayarak işlemi tamamlayınız. Kayıt işlemini KAFİLEYE EKLE butonuna tıklayarak tamamlayınız. Kayıt işlemi tamamlanan bir öğrenci / sporcu, KAFİLE İŞLEMLERİ sekmesine tıklayarak, katılım sağlanacak olan FAALİYET ve KATEGORİ seçildikten sonra KİŞİ LİSTESİ bölümünden öğrenci bilgilerinin yazıldığı satırın sonundaki ok işaretine tıklanarak ( ) ilgili faaliyete katılması sağlanacaktır.