RİSK KAYIT FORMU OLASILIK ETKİ

Transkript

1 BESYO RİSK KAYIT FORMU BİRİM : BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU SIRA NO REFERANS NO TESPİT EDİLEN RİSKLER ALINACAK ÖNLEMLER OLASILIK ETKİ RİSK PUANI RİSKE VERİLECEK CEVAP BAŞLANGIÇ TARİHİ RİSKİN SAHİBİ AÇIKLAMALAR 1 A.1 2 A.2 3 A.3 4 A.4 5 A.5 6 A.6 7 A.7 8 A.8 Satın alma talebinin bütçede öngörülmemiş olması. Bütçede yeterli ödeneğin bulunmaması Satın alınan mala değerinin çok üzerinde para ödenmesi Yeterli piyasa araştırması yapılmadan satın almaya kararı verilmesi. Harcama talimatında yer alması gereken bilgilerin eksik veya hatalı olması İhtiyaç duyulan özellikteki malın alınamaması Görevlendirilen personelin bu işten menfaat sağlaması. Alınacak malzemelerin standartlara uygun olmaması Plan ve programlara uygun olarak ihtiyaçlar planlanır ve bütçe hazırlık döneminde gerekli ödenek teklifleri yapılır. Zorunlu hallerde bütçe hazırlık sürecinde temin edilemeyen ödenekler için ilave ödeneğin sağlanmasına yönelik talepler yapılır. Piyasa fiyat araştırma komisyonu üç ayrı firmadan az olmamak üzere gerçekçi bir fiyat tespiti için teklif alır. Ayrıca komisyon idarece gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlerdeki fiyatlarla karşılaştırarak geniş bir araştırma yapmak suretiyle maliyet tespiti yapar. Piyasa fiyat araştırma komisyonu üç ayrı firmadan az olmamak üzere gerçekçi bir fiyat tespiti için teklif alır. Harcama sürecinde görevli Gerçekleştirme Görevlisi her bir safhadaki kontrollerin sağlıklı yapılması için gerekli tedbirleri alır. Teknik şartnameler işin uzmanı kişilere hazırlatılır. İdari şartnamelerde hata yapılmaması için nitelikli personel çalıştırılır ve hazırlanan şartnameler ayrıca hiyerarşik (sıralı amirler) kontrolden geçirilir. Satın alma işlemlerinde deneyimli ve güvenilir personel görevlendirildi. Teslim alınan malların şartnameye uygunluğunu sağlamak üzere Muayene ve Kabul komisyonları oluşturulurken işin uzmanı kişilerin Müdür Müdür Kontrol Et Müdür Kontrol Et Kontrol Et

2 9 A.9 10 A A A A A B.1 16 B.2 17 B.3 18 B.4 İhtiyaç duyulmadığı halde mal alımına karar verilmesi. Malın tamamı teslim alınmadan ödeme yapılması. Malzemenin tamamının teslim edilmemesi veya eksik teslim edilmesi. Satıcı firmanın yasaklı firmalar listesinde olması Ödeme Emri Belgesindeki bütçe tertiplerinin hatalı olması Fatura ve taşınır işlem fişi arasındaki uyumsuzluk Öğrencilere sınavlarda uyulacak kuralların önceden duyurulmaması Cezai yaptırımlarla ilgili bilgilendirilme yapılmaması Sınav programlarının pedagojik kriterlere uygun hazırlanmaması Sınavların test tekniğine uygun yapılmaması bulundurulmasına dikkat edilir, yoksa ilave görevlendirmeler yapılarak mal teslim alınır. İhtiyaç tespitinin doğru yapılması için Taşınır istek belgesi ile talepler alınır, Taşınır kayıt ve Taşınır kontrol yetkilisi tarafından talep edilen taşınırların depo mevcutlarındaki durumu kontrol edilir. Harcama yetkilisince biri başkan biri işin uzmanı olması kaydıyla en az üç kişiden oluşan ve yedeklerin de olduğu Muayene ve Kabul Komisyonu nu görevlendirir. Komisyon, sayı ve nevi Harcama talimatında belirtilen malları ölçerek veya sayarak teslim alır ve buna ilişkin tutanağı düzenleyip komisyonca imzalar Harcama yetkilisince biri başkan biri işin uzmanı olması kaydıyla en az üç kişiden oluşan ve yedeklerin de olduğu Muayene ve Kabul Komisyonu nu görevlendirir. Komisyon, sayı ve nevi Harcama talimatında belirtilen malları ölçerek veya sayarak teslim alır ve buna ilişkin tutanağı düzenleyip komisyonca imzalar Satıcı firmanın yasaklı olup-olmadığı (EKAP) üzerinden kontrol edilir. Gerçekleştirme Görevlisi ön mali kontrollerin sağlıklı bir şekilde yapılmasına dikkat eder. Gerçekleştirme Görevlisi ön mali kontrollerin sağlıklı bir şekilde yapılmasına dikkat eder. Bu konuda yapılan uygulamalar yeterli değil. Sınavlarda uyulacak kurallar belirlenerek öğrencilere ilan edilecektir. Bu konuda yapılan uygulamalar yeterli değil. Öğrencilere bu konuda daha fazla bilgilendirme yapılacaktır. Zaman azlığı, salon yetersizliği ve gelen talepler nedeniyle zaman zaman teorik ve uygulamalı derslerin sınav takvimine pedagojik ölçülerde yerleştirilmesine dikkat edilmiyor. Bu konuda gerekli önlemler alınacaktır. Bazı derslerde soru ve seçenek sayısı bakımından test tekniğine uyulması konusunda önlem alınacaktır. Müdür Müdür Gerçekleştirme Görevlisi Taşınır Kayıt Yetkilisi Kontrol Et Bölüm Başkanı Kontrol Et Bölüm Başkanı Bölüm Başkanı Bölüm Başkanı

3 19 B.5 Sınav listelerinin hazırlanmaması Böyle bir uygulama yapılmıyor.acil önlem alınacak Kontrol Et Bölüm Başkanı 20 B.6 Gözetmen sayısının azlığı Sayı, sınav sayısı ve öğrenci sayısına göre bazen yetersiz kalmaktadır. Önlem alınacak. Müdür 21 B.7 Sınav esnasında yedek gözetmen Eleman azlığı nedeniyle bazen problem bulundurulmaması yaşanabiliyor. Önlem alınacak. Bölüm Başkanı 22 B.8 Sınav dönemi başlamadan bir müdür yardımcısı Sınavda görev alacak öğretim başkanlığında sınavlarda görev alacak öğretim elemanlarının bilgilendirilmemesi ve elemanları ile toplantı yapılmaktadır. Daha fazla eğitim verilmemesi Önlem alınacak Kontrol Et Bölüm Başkanı 23 B.9 24 B B.11 Sınavlarla ilgili süreç ve prosedürlerin hazırlanması Öğrencilerin sınav salonunu önceden öğrenmesi Ders sorumlularının salonları denetlememesi 26 B.12 Soru güvenliğinin sağlanamaması Sınavlarla ilgili detaylı bir süreç hazırlanmadı. Talimat ve duyuru düzeyinde yeterli derecede önlem alınmadı Önlem alınacak. Öğrencilerin sınava gireceği salonlar ve sınavın başlamasına 5 dakika görevliler tarafından açılmaktadır. Çok az sayıda ders sorumlusu sınavının başında bulunmamaktadır. Bu durum sınav düzeninin sağlanmasında bazen sorun yaratmaktadır. Önlem alınacak. Bu konuda herhangi bir problem yaşanmamaktadır Kontrol Et Müdür Kontrol Et Bölüm Başkanı Müdür Kontrol Et Müdür 27 B.13 Yetersiz aydınlatma Aydınlatma çok iyi Kontrol Et Müdür 28 B.14 Ses ve gürültü Sınıflar için ses ve gürültü sorunu yok. 29 B.15 Yetersiz havalandırma Sınıflar sürekli havalandırılmakta. 30 B.16 Akademik takvime uymama Sınavlar akademik takvime uygun yapılmaktadır. Müdür 31 B.17 Yetersiz temizlik Temizlik mükemmel Kontrol Et B.18 Sınav sürelerinin fazla olması Sınavlar belirtilen zaman aralığında yapılmalı Kontrol Et Bölüm Başkanı 33 B.19 Gözetmenlerin davranışları Gözetmen davranışları kabul edilir düzeydedir Kontrol Et Müdür 34 B.20 Salonların sınavlara hazır duruma Sınav salonları, sınavlar başlamadan hazır duruma Kontrol Et getirilmemesi getirilmektedir. 35 B.21 Öğrenci sayısına göre soru basılmaması Nadiren sorun yaşansa da önlemler yeterli Kontrol Et Bölüm Başkanı 36 B.22 Sınavlar için ayrılan gün sayısının azlığı Zaman zaman itiraz edilse de akademik takvime uyuluyor Kontrol Et Müdür 37 C.1 Gerek olursa odalardaki kalorifer peteği sayısı Soğuk, nemli alanlar ve yeterince arttırılacak veya klima takılacak. Isıtma ve ısınmayan veya çok ısınan çalışma Kontrol Et soğutma cihazlarının düzenli bakımları yapılacak, alanları düzenli çalışmaları sağlanacak.

4 38 C.2 Çalışma alanlarında yerlerine uygun şekilde monte edilmemiş dolap, raf, TV, tablo ve benzeri diğer malzemelerin insanların üzerine düşmesi Düşme tehlikesi gösterenler sabitlenecek. Gerekirse kaldırılacak veya yerleri değiştirilecek Kontrol Et C.3 Yangın merdiveninin olmaması Yangın merdiveni yapılacak Kabul Et C.4 41 C.5 42 C.6 43 C.7 44 C.8 Zeminin su, yağ, çamur ve benzeri maddeler yüzünden kayganlaşması, zemindeki çukurlar, pürüzlü yüzeyler, delikler, hareketi kısıtlayıcı malzeme ve birikintiler, sarkmış kablolar, aşınmış yüzeyler Bozuk, arızalı makine ve elektrikli cihazların bakım ve onarımlarının yapılmadan kullanılmaya devam edilmesine izin verilmesi İş yerinde insanlardan, makinelerden veya dış ortamdan kaynaklanan gürültü Ekranlı araçlar ve diğer ekipmanların uzun süre kullanılması, kullanıcının gözleri ile ekran arasındaki mesafe ile ışık yönü, klavye ve farenin konumu, kol mesafesi, oturma şeklinin uygun olmaması Yeterli sayıda yangın söndürme tüpü olmaması, yangın tüplerinin dolu olmaması, yerden 90 cm yüksekte olacak şekilde yerleştirilmemiş olması, yangın dolaplarındaki hortumların çalışmaması 45 C.9 Sel ve su baskını 46 C.10 Çalışanlara sivil savunma, ilk yardım konularında eğitim verilmemesi Zeminin sürekli temiz ve kuru tutulması sağlanacak. Zeminde beliren kırık, delik ve çökmeler en kısa sürede tamir ettirilecek. Zeminlerde hareketi kısıtlayan malzeme bırakılmasına izin verilmeyecek. Kayganlık için uyarı levhaları konulacak. Çalışmayan, sık sık arıza yapan, bazı parçaları eksik olmasına rağmen kullanılmaya devam edilen elektrikli cihaz ve makineler kenarda köşede bırakılmayacak, ofislerde tutulmayacak. Bu tür cihazlar depoya alınarak, yetkili servisler tarafından onarılana kadar kullanılmalarına izin verilemeyecek. Personel ikaz edilecek. Kapılar kapalı tutulacak. Sessiz makineler kullanılacak. Personele uygulamalı eğitim verilecek. Ekranlı araçlarla uzun süreli çalışma ve kurallara uymama sonucu meydana gelen rahatsızlıklar anlatılacak. Bunun çalışanın verimini nasıl düşürdüğü bire bir gösterilecek. Tüplerin ve yangın dolaplarının periyodik bakımları yaptırılacak, çalışıp çalışmadıkları kontrol edilecek. Kanallar genişletilmeli, su taşıyan kanal ve ızgara sayısı arttırılacak. Kanallar ve ızgaralar sürekli temizlenerek açık tutulacak. Eğitim ve tatbikat sayısı arttırılacak. Müdür

5 47 C C C C C C.16 Elektrik kaçağı, açıkta duran, ucu açık kablolar, bozuk ve hasarlı priz ya da diğer anahtarlar, kapatılmayan ve üzerinde tehlike işareti bulunmayan sigorta kutuları, yönetmeliklere uygun olmayan elektrik tesisatı, tesisatın yetkisiz kişilerce kullanılması Çalışma alanında gece görüşlü güvenlik kamera sisteminin olmaması Çalınma ve kayıplara karşı yeterli güvenlik önleminin alınmaması Uygun şekilde monte edilmemiş, kırık veya çatlak cam yüzeyler Temizlik hizmetlerinde tehlikeli olabilecek kimyasalların kullanılması Görev harici veya yasal çalışma süreleri dışında eleman çalıştırma Elektrik panoları kilitli tutulacak, arızalı kablo ve prizler derhal değiştirilecek. Açıkta kablo bırakılmayacak. Üzerinde tehlike işareti bulunmayan pano bırakılmayacak. Bunun için yeterli sayıda kolay yapışabilen çıkartmalar satın alınacak. Kamera sisteminin periyodik bakım ve onarımı yapılacak. Ani elektrik kesintilerine karşı kesintisiz güç kaynağı kullanılacak. Gece görüşlü kamera sayısı arttırılacak, kolay giriş olabilecek yerlere demir parmaklık takılacak. Kapanmayan pencereler, kırık ve çatlak camlar hemen değiştirilecek. Temizlik için zararsız olduğu kanıtlanmış kimyasallar alınarak tüketime verilecek. Personel, yasal çalışma saatleri dışında çalışmaya zorlanmayacak. Olağanüstü durumlar dışında görev tanımında belirtilen süreler aşılmayacak. Yasak ve cezalar hatırlatılacak, ikaz işaretleri ile uyarı yapılacak. Kontrol arttırılacak Kontrol Et Kontrol Et Müdür Kontrol Et Kontrol Et Kontrol Et C.17 Odalarda ve diğer alanlarda sigara içilmesi 54 C.18 Acil çıkış işaretleri ve acil kaçış yollarını Uygun yerlere çıkışı gösteren işaretler asılacak. gösteren kat levhalarının olmaması 55 C.19 Yetersiz havalandırma. Görevliler, hava durumunu dikkate alarak, alanları sürekli havalandırılacak. 56 C.20 Çalışanların oturduğu koltuk ve Personelin verimini düşüren, çalışmasını rahat kullandığı masanın ergonomik yapmasını engelleyen malzeme alınıp, uygun olmaması, kırık veya hasarlı olması malzeme verilecek. Yalnız çalışmaktan korkan, sağlık problemi 57 C.21 Yalnız çalışma yaşayan personel, örgüt yapısını bozmadan rotasyona tabi tutulacak veya yanına başka bir çalışan verilecek. Kontrol edilecek, sallanan, kopma tehlikesi 58 C.22 Uygun olmayan merdiven ebatları ve bulunan korkuluklar tamir edilene kadar, merdivenlerde tırabzan olmaması merdiven kullanıma kapatılacak, uyarı levhaları konulacak, tehlike bandı ile çevrilecek. 59 C.23 Çalışma alanlarında düzenli temizlik ve Düzenli temizlik yapılacak bakım yapılmaması 60 C.24 Çay, kahve veya yemek gibi ihtiyaçların Odalarda yemek yenmemesi konusunda

6 çalışma odalarında hazırlanması ve yenmesi 61 C.25 Sürekli kapalı yerde çalışma 62 C C D.1 65 D.2 66 D.3 Çalışma alanlarında böcek, sinek, fare vb. olması Yeterli aydınlatma, tüm alanlarda aydınlatmanın çalışır halde bulunmaması Taşınır kayıt yetkilisinin sorumluluğunda bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevden ayrılması sonucu kayıp ve kaçağın oluşma riski. Dayanıklı taşınırların personele zimmet fişi düzenlenmeden verilmesi sonucu malzemelerin istenilen zamanda bulunamaması riski. Ambarda bulunan taşınırların çalınması, yıpranması, bozulması ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli önlemlerin alınmaması sonucu hizmetin aksama riski. personel uyarılacak. Böyle alanlarda çalışmak zorunda olan personel, talep etmeye gerek kalmadan periyodik olarak diğerleri ile değiştirilecek. Sinek, böcek ve diğer haşereyi yok eden dezenfekte özelliği yüksek malzeme kullanılacak. İlaçlama yapılacak. Voltajı düşük, kesik, arızalı lambalar değiştirilecek, gerekirse yenilenecek. 1.Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi olarak görevlendirilen personelin, devir ve teslim işlemleri tamamlanmadan görevinden ayrılmasına harcama yetkilisi tarafından muvafakat/onay verilmez; devir ve teslim işlemi tamamlanmadan atama ya da görevlendirme işlemlerine ilişkin tebligat yapılmaz. 2.Ambarındaki dayanıklı taşınırlar ve bunlara ilişkin kayıt ve belgeleri teslim etmeyen veya istifa, hastalık, tutuklanma, ölüm gibi nedenlerle devir ve teslim edemeyen taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin sorumluluğundaki taşınırlar ile dayanağı kayıt ve belgeler, devir kurulu aracılığı ile yeni taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine devir ve teslim edilir. Devir kurulu, harcama yetkilisi tarafından belirlenen bir kişinin başkanlığında, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin de katıldığı, en az üç kişiden oluşturulur. Ambar sayım sonuçları Ambar Devir ve Teslim Tutanağı ile kayıt altına alınır. 1.Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde gerekli kayıtlar yapılması suretiyle kullanacak personele zimmet fişinin düzenlenmesi ve imzalı nüshasının saklanması. 1.Ambarlara yetkisiz kişilerin girmemesi için önlem alınması. 2.Ambarda yangın ve su basması tehlikelerine karşı gereken önlemlerin alınması. İhtiyaç dışı alım yapılmaması için önlem alınması. 3.İhtiyaç fazlası taşınırların diğer kamu idarelerine bedelsiz devrini sağlamak amacıyla, Muhasebat Kontrol Et Kontrol Et Kontrol Et Kontrol Et Kontrol Et Kontrol Et

7 67 D.4 68 D.5 69 D.6 Satın alma, bağış, yardım veya devir şeklinde ambara giren taşınırların giriş kaydına esas teşkil eden taşınır işlem fişinin düzenlenmemesi ya da eksik ve hatalı düzenlenmesi riski Taşınırların giriş kaydına esas olmak üzere düzenlenen taşınır işlem fişlerinin muhasebe birimine gönderilmemesi sonucunda muhasebe birimiyle mutabakatın sağlanamaması Devir nedeniyle ambardan çıkarılan ya da kullanılamaz hale gelmesi nedeniyle hurdaya ayrılan taşınırlarla ambarda muhafaza sırasında kaybolan veya çalınan taşınırların çıkış kaydına esas teşkil eden taşınır işlem fişlerinin düzenlenmemesi sonucu kayıt bilgilerine ulaşılamama riski. Genel Müdürlüğünün internet adresinde bulunan ihtiyaç fazlası taşınır sorgu ekranı kullanılmak suretiyle sisteme giriş kayıtlarının yapılması. 1. Ambara girişi yapılacak tüm taşınırların mutlaka tutanak ya da kanıtlayıcı bir belge karşılığında teslim alınması. 2.Kayda esas belgelerde yer alan taşınırların cinsi ve miktarı ile teslim alınan malzemelerin karşılaştırılması; teslim alınan malzemelerin taşınır kodlarının, Maliye Bakanlığının Taşınır kod listesine göre belirlenmesi. 3.Kayda esas belgede taşınırların cins, nitelik ve miktarları eksik ya da hatalı yazılmış ise, taşınır işlem fişi düzenlenirken hataların düzeltilerek kayıtlarının yapılması. 4.Giriş kaydına esas belgede değerleri belli olmayan taşınırların değerlerinin, değer tespit komisyonu tarafından belirlenmesi. 1.Satın alınan Taşınırlar için düzenlenen taşınır işlem fişlerinin bir nüshasının ödeme emri belgesine eklenerek muhasebe birimine gönderilmesi. 2.Giriş kaydına esas taşınır işlem fişlerinin ve muhasebe birimine gönderilen yazıların sıralı olarak dosyalanması. 3.Böylece giriş kayıtlarının muhasebe birimine eksik ve yanlış gönderilmesinin önlenmesi. 4.Muhasebe birimi ile yapılan yazışmalarda üst yazıya ek olarak taşınır işlem fişlerinin tarih ve sayılarının belirtilmesi ile kontrol kolaylığının sağlanması 1.Ambardan çıkış işlemi yapılacak tüm taşınırlar için kanıtlayıcı belge düzenlenmesi.söz konusu kanıtlayıcı belgeler: 2.Başka kamu idarelerine devir suretiyle çıkışlarda taraflar arasında imzalanan protokol, diğer devir işlemlerinde yetkili makamın onayı; sayımda noksan çıkan taşınırlar için sayım tutanağı ile Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı; çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar için Kontrol Et Kontrol Et Kontrol Et

8 70 D.7 71 D.8 İdarenin elinde bulunan kullanılabilir durumda ve kullanımı ekonomik olan dayanıklı taşınırların hurdaya ayrılmak suretiyle çıkış işleminin yapılması sonucu kamu zararı oluşması riski. Ambarda ve ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların sayımlarının yapılmaması nedeniyle doğru envanter kayıtlarının oluşturulamaması ve kayıtlı malzemelerin bulunamaması riski. Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı; hurdaya ayrılan dayanıklı taşınırlar için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağıdır. 3.Kanıtlayıcı belgeler çıkış kaydının yapılması için, ambardan sorumlu taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine verilir ve düzenlenen taşınır işlem fişinin ekinde muhafaza edilir. Çıkış kaydında, taşınırın kayıtlı değeri esas alınır. 1.Hurdaya ayrılacak dayanıklı taşınırlar harcama yetkilisinin belirleyeceği en az 3 kişiden oluşan komisyon tarafından değerlendirilir. 1.Sayımlarının yapılması için harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu oluşturulur. Sayım sonuçları, Yönetmelik ekinde yer alan formata uygun olarak düzenlenecek sayım tutanağı ile kayıt altına alınır. Sayım tutanağının sistem kayıtlarına uyumluluğu kontrol edilir. Sayım fazlası taşınırlar Başkanlık tarafından oluşturulan değer tespit komisyonu tarafından belirlenen değerler üzerinden taşınır işlem fişi ile sisteme alınır. 2.Sayım noksanı taşınırlara ise kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı oluşturularak buna istinaden taşınır işlem fişi düzenlenerek kayıtlardan silinir. 3.Sayım fazlası veya noksanı sonucunda oluşturulan taşınır işlem fişleri üst yazı ve kanıtlayıcı belgeleri ile muhasebe birimine gönderilir Kontrol Et Kontrol Et