6. ODA MERKEZ BÜRO İŞLEYİŞİ

Transkript

1 6. ODA MERKEZ BÜRO İŞLEYİŞİ 26. Dönem Çalışma Programı nda, Odamız merkez ve şubelerin büro işleyişinde etkinliğini arttırıcı teknik alt yapının güçlendirilerek oda çalışma hedeflerine ulaşılmasına hizmet eder şekilde geliştirilmesi hedeflenmiştir. Üyeye erişimin ilk adımı olan üye bilgi ve iletişim adresi güncellemelerine özen gösterilmiş yenilenen web sitesi ve JMOBİS in üyelerin etkin katılımı için kullanılmasına çalışılmıştır. Odamızın gerek kendi birimleri ve üyeler ile gerekse diğer kurum ve kişilerle iletişiminin daha sağlıklı kılınması amacıyla, Jeoloji Mühendisliği Bilgi İşletim Sistemi destekli, etkin bir idari işleyiş sağlanmıştır. Oda bilgilerinin daha etkin kullanımı ve hızla temini amacıyla Bilgi İşletim Sistemi içinde arşiv sisteminin oluşturulması çalışmaları arttırılmış bu kapsamda sisteme veri girişleri sürekli hale getirilmiştir. 26. Dönem Çalışmaları kapsamında Odamızın Yönetsel Organizasyon, Yönetsel-Personel Organizasyon ve Personel Akış Şemaları grafiksel olarak tasarlanmış web sayfamızda yayınlanmıştır. Yine web sayfamızda Odamızın vizyon ve misyonuna ilişkin bilgiler eklenmiştir.

2 DÖNEM ÇALIŞMA RAPORU

3 26. dönem çalışmaları kapsamında gerek yeni işe başlayan, gerekse daha önceden çalışan personelin odamız bilgi sistem altyapısı ile oda ve mesleki mevzuat hakkında bilgilendirilmesi ile iş verimliliğin artırılması kapsamında dönem içinde her altıda bir hizmet içi eğitim seminerleri verilmiştir. Bu eğitimlerde, teknik ve idari bilgilerin yanında modern yönetim anlayışın gerektirdiği, iletişim becerilerinin geliştirilmesi, oda üye ilişkisi, örgütsel yönetim ve temel hedef ve beklentilerimiz, stres yönetimi, takım ruhu ve resmi yazışma kuralları gibi çok sayıda konu hakkında bilgiler aktarılmış, personelin birlikte çalışma kültürünün geliştirilmesi konusunda çabalar gösterilmiştir. ODA PERSONEL DURUMU İLLERİN NÜFUS SAYILARI ( 2017 yılı TUİK Verileri) BELEDİYE PERSONEL SAYISI ÇALIŞMA BİÇİMİ İSTANBUL Büyükşehir 3 TAM ZAMANLI ANKARA Büyükşehir 10 TAM ZAMANLI İZMİR Büyükşehir 3 TAM ZAMANLI Bursa Büyükşehir 1 TAM ZAMANLI Antalya Büyükşehir 1 TAM ZAMANLI Adana Büyükşehir 1 TAM ZAMANLI Konya Büyükşehir 1 TAM ZAMANLI Gaziantep Büyükşehir 1 YARI ZAMANLI Kocaeli Büyükşehir 1 YARI ZAMANLI Diyarbakır Büyükşehir 1 TAM ZAMANLI Hatay Büyükşehir 1 YARI ZAMANLI Manisa Büyükşehir 1 YARI ZAMANLI Kayseri Büyükşehir 1 YARI ZAMANLI Samsun Büyükşehir 1 YARI ZAMANLI Balıkesir Büyükşehir 1 YARI ZAMANLI Aydın Büyükşehir 1 TAM ZAMANLI Denizli Büyükşehir 1 YARI ZAMANLI Muğla Büyükşehir 1 TAM ZAMANLI Eskişehir Büyükşehir 1 TAM ZAMANLI Trabzon Büyükşehir 1 TAM ZAMANLI Sivas İl Belediyesi 1 YARI ZAMANLI Adıyaman İl Belediyesi 1 YARI ZAMANLI 91

4 Batman İl Belediyesi 1 YARI ZAMANLI Edirne İl Belediyesi 1 YARI ZAMANLI TOPLAM Yukarıdaki tablodan da görüleceği üzere ülke genelinde otuz yedi personel ve iki danışman kadrosu olmak üzere toplam 39 kişi çalışmaktadır. Söz konusu çalışanların iş verimliğinin artırılması ve birlikte çalışma kültürünün geliştirilmesi için personelin, çalışma saatleri, özlük hakları, işe geliş-gidiş saatleri, sorumlukları, JMOBİS sistemi üzerinde personel takip sistemi ve iş verimliliği kontrolü, her ay düzenli faaliyet raporu sunmaları gibi örgütsel işleyişteki kapasitelerini artırmaları sağlanmış, kurumsal aidiyetin geliştirilmesi içinde, sicil ve özlük hakları dosyaları, sözleşmesi eksik olanların sözleşmelerinin yapılması, izin durumları vb. konularda da standarlar getirilmiş, personel kimlik belgeleri verilerek odaya olan aidiyet duygularının geliştirilmesine gayret gösterilmiştir. Yine oda üyelerinin yararlandığı indirimli olanaklardan personelin yararlanması içinde çalışma yürütülmüştür. Yine personel politasının geliştirilmesi analitik çalışma başlatılmıştır. Bu kapsamda; personelin ortalama yaşı 38 olup, odada ortalama çalışma yılları 7.5 yıldır. Çalışanların %25 İ oda profesyonel görevler için çalışmasını yürütmekte olup, diğer personel idari büro personeli niteliğindedir. Çalışanların 3 ü ilk öğretim,2 si Lise, 32 kişisi ise üniversite mezunudur. Çalışan personelin 12 si 2 ve daha üstü bölüm mezunudur. Yine personelin 4 tanesi A sınıfı iş güvenliği uzmanlığı belgesi bulunmaktadır. Bugün itibariyle 24 ilde 37 personelimiz bulunmaktadır. Bu kentlerin 20 Büyükşehir Belediyesi dört ilde il belediyesi bulunmaktadır yılı TUİK verileri baz alındığında personel ve altyapı açısından kişi plan ülke nüfusunun kişisi doğrudan odamıza doğrudan erişimi söz konusudur. 92

5 PERSONEL ANALİZİ PERSONELİN ORTALAMA YAŞI TOPLAM PERSONEL SAYISI 37 PERSONELİN ORTALAMA YAŞI 38,21 PROFESYONEL PERSONEL SAYISI 9 TOPLAM PERSONEL SAYISI 37 PROFESYONEL PERSONEL / TOPLAM PERSONEL %24 %24 %76 PERSONEL ORTALAMA HİZMET YILI TOPLAM PERSONEL SAYISI 37 PERSONEL ORTALAMA HİZMET YILI 7,3 93

6 PERSONEL EĞİTİM DURUMLARI TOPLAM PERSONEL SAYISI 37 İLKÖĞRETİM MEZUNU 3 LİSE MEZUNU 2 ÜNİVERSİTE MEZUNU 32 %87 %8 %5 SENDİKALI/SENDİKASIZ PERSONEL SAYILARI VE ORANLARI TOPLAM PERSONEL SAYISI 37 %100 SENDİKALI PERSONEL SAYISI 23 %62 SENDİKASIZ PERSONEL SAYISI 14 %38 %38 %62 94

7 TAM ZAMANLI/YARI ZAMANLI PERSONEL SAYISI TOPLAM PERSONEL SAYISI 37 TAM ZAMANLI ÇALIŞAN PERSONEL SAYISI 25 %67 YARI ZAMANLI ÇALIŞAN PERSONEL SAYISI 12 %33 %33 %67 2 VE ÜZERİ ÜNİVERSİTE MEZUNU PERSONEL SAYISI 2 VE ÜZERİ ÜNİVERSİTE MEZUNU 12 PERSONEL SAYISI TOPLAM PERSONEL SAYISI 33 %68 %32 95

8 A SINIFI İŞ GÜVENLİĞİ UZMANI PERSONEL SAYISI A SINIFI İŞ GÜVENLİĞİ UZMANI 4 PERSONEL SAYISI TOPLAM PERSONEL SAYISI DÖNEM ÇALIŞMA RAPORU %10 %90 EĞİTİMLER/SERTİFİKALAR NETCAD 8 AUTOCAD 4 BİLGİSAYAR İŞLETMENLİĞİ 9 DİĞER EĞİTİM VE SERTİFİKALAR 20 TOPLAM PERSONEL SAYISI 37 96

9 Büroya Oda yönetim kuruluna/başkanlığına hitaplı gelen her türlü dilekçe, yazı, bilanço, vb. yazılı belge ve ekleri için Gelen Evrak İşlemleri, Oda Yönetim Kurulu tarafından imzalanarak oda birimlerine, kişi ve kuruluşlara gönderilen her türlü yazı, vb. evrak için Giden evrak işlemleri gerçekleştirilmektedir. Dönem içinde üzerinde işlem gerçekleştirilen Gelen ve Giden (tekil) evraklara ait dağılımlar aşağıda sunulmuştur TARİHLERİ ARASI GELEN EVRAK TMMOB VE ODALARDAN JMO ŞUBE TEMSİLCİLİKLERDEN KAMU KURUMLARINDAN ÜYELERDEN DİĞER GENEL TOPLAM TARİHLERİ ARASI GİDEN EVRAK GENEL TOPLAM TMMOB VE ODALARA JMO ŞUBE TEMSİLCİLİKLERE KAMU KURUMLARINA evak3244 kuruma aynı sayı ile gönderilmiştir ÜYELERE DİĞER Çalışma Dönemi içinde yürütülen büro hizmetlerinin bir parçası da Serbest Jeoloji Mühendisliği Hizmet Ürünlerine Yönelik yürütülen çalışmalar oluşturmaktadır. Bu kapsamda işlemler yaygın olarak parsel bazındaki jeolojik-jeoteknik etüt (Zemin Etüt), İmar Planına Esas Jeolojik-Jeoteknik Etüt, Yeraltısuyu arama ve kullanma rapor, Jeotermal hizmetler, madencilik ve belgeleri için yapılmaktadır. İki yıllık süre içinde bu alanda yürütülen hizmetlere ilişkin sayılar aşağıda sunulmuştur; SJMMHK TESCİL İŞLEMLERİ TESCİL KAYIT TESCİL YENİLEME TOPLAM TESCİL

10 LPG SORUMLU MÜDÜRLÜK LPG BAŞVURU LPG YENİLEME LPG İPTAL BİLİRKİŞİ HİZMETLERİNE İLİŞKİN BELGE BİLİRKİŞİ SAYILARI JEOTERMAL TEKNİK SORUMLU SAYILARI JEOTERMAL ODAMIZDA ONAYLANAN TOPLAM RAPOR SAYILARI RAPOR SAYILARI Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık Toplam RAPOR SAYILARI (TÜM JEOLOJİK HİZMETLER) Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık 98

11 RAPOR SAYILARI Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık Toplam RAPOR SAYILARI (TÜM JEOLOJİK HİZMETLER) Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık 6.1. JEOLOJİ MÜHENDİSLERİ ODASI BİLGİ İŞLETİM SİSTEMİ (JMO-BİS) Jeoloji Mühendisleri Odası Bilgi Sistemi Projesi (JMO-BİS), bilgisayar teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak Odamızın daha kaliteli hizmet verebilmesi, jeoloji mühendisliği alanında yaşanan nicelik ve nitelik açısından gelişmeye uyumlu bir örgütsel işleyişin ve kurumsallaşma sürecinin artan ihtiyaçlarının karşılanabilmesi amacıyla hayata geçirilmiştir. JMOBİS Projesi başlangıçta, Merkez ve 12 şubemizde kullanılmaya başlamıştır. 21. Dönem de idari ve mali işleyiş hacmi yüksek olan 6 temsilciliğimizin sisteme katılması sağlanmıştır. 22. Dönem de de personel, mekan ve iş hacmi kriterleri esas alınarak temsilciliklerimiz sistemin içine alınmıştır. Bugün itibarıyla, Genel Merkez, 12 Şube ve 64 Temsilciliğimizde sistem sorunsuz olarak işletilmektedir. 24. çalışma dönemde oda mali işleyişi ve muhasebe sistemi ile entegrasyonu sağlanmış, 26. Dönemde bu çalışmalar devam ettirilmiştir. 26. Dönem Çalışmaları kapsamında TM- MOB Jeoloji Mühendisleri Odası İktisadi İşletmesinin Kurulması üzerine, işletmenin yürüteceği tüm iş ve işlemler ile muhasebe yazılımları sisteme entegre edilmiştir. Ayrıca personel takibinin JMOBİS sistemi üzerinden gerçekleştirilmesi çalışması başlatılmıştır. Sisteme bazı ek yazılımlar ilave edilerek geçmiş dönem organlarında görev alan tüm yöneticiler ile yine geçmiş dönem çalışma raporları da temin edilerek sisteme entegre edilmiştir. Ayrıca yönetsel şeffaflığın gereği olarak yönetim ve denetim kurulu kararların sistem üzerinden üyelere açılması konusunda yazılım geliştirilerek gerekli deneme çalışması yapıl- 99

12 mış, 27. Dönem kurul kararlarının sistemden tüm üyelere açılmasının altyapısı oluşturulmuştur. JMOBİS sistemi teknolojideki gelişimler ile yasal mevzuatın öngördüğü zorunluluklarda dikkate alınarak sürekli geliştirilme çalışmaları devam etmektedir. Bu kapsamda üyelerin yaptıkları bir çok işlemin JMOBİS sistemi üzerinden gerçekleştirilmesi çalışmaları sürekli olarak geliştirilmektedir. Yine üyelerimizin kişisel verilerin korunumu, bilişim suçlarının önlenmesi kanuni düzenlemelerin kurumlara/odalara getirdiği sorumlukların giderilmesi amacıyla da gerekli kapasite geliştirme çalışmaları devam etmektedir. Son iki yıl içerisinde üyelerimiz defa JMO-BİS- ÜYE sistemini kullanarak işlemlerini gerçekleştirmişlerdir. Bu kapsamda 3000 kez aidat işlemi gerçekleştirilmiştir WEB SİTEMİZ ( Odamızın web sayfası güncellenerek, odanın yaptığı etkinliklerin üyelere ve toplumun tüm kesimlerine duyurularak daha rahat erişim sağlanmış, bu kapsamdaki çalışmalar bir yandan güncellenerek devam ederken, bir yandan da Odamızın geçmiş dönemlerde gerçekleştirildiği etkinliklerin taranarak web sayası üzerinden üyelerimiz ve ülke insanımızın hizmetine sunulmuştur. Bu kapsamda; Türkiye Jeoloji Kurultayı Başkanları ve Kurultay bildiri özelerinin 1972 yılına kadar temin edilen arşivi, geçmiş dönemde gerçekleştirilen sempozyum, çalıştay ve konferanslar taranarak web arşivi oluşturulmuştur. Yine kitap, yayın ve malzemelerin web sayfası üzerinden üzerinden demo edilerek satış işleminin gerçekleştirilmesi sağlanmıştır. 100

13 Yine Odamıza ait web sayfasının ana sayfasında ÖDÜLLER başlığı altında Odamız tarafından verilen Altın Çekiç Araştırma ve Makale Ödülleri ve Hizmet ödülleri arşivi oluşturulması çalışmaları devam etmekte olup, önümüzdeki dönem çalışmaları tamamlanarak sistem üzerinden üyelerimizin bilgisine açılacaktır. Ana sayfa da oluşturulan YAYIN ve MALZEME SATIŞ butonu ile İktisadi İşletme ye bağlı kitap.jmo.org.tr adresi üzerinden yayın ve malzeme satışına başlandı. Ayrıca, Odamız tarafından 2004 yılından buyana yayınladığı teknik gezi rehberleri, hazırladığı raporlar, mesleki, toplumsal veya sosyal alana ilişkin makaleler, yasal düzenlemelere ilişkin görüşler ile satışta yer alan yayınlar yeniden düzenlenerek üyelerin faydalanmasına açılmıştır. Web sayfası üzerinde eğitim bölümü açılarak odanın Ankara dışında olup, konferanslara katılamayan üyelerimizin de bu etkinliklerden yararlanmaları için video kayıtları yapılarak tüm üyelerimizin hizmetine sunulmuştur. Yine özellikle üyelerimizin yararlanmaları için mesleki standartlar, formatlar, klavuzlar için alan açılmış, süreç içerisinde bu alana veri ilave edilerek meslektaşlarımız güncel standart, format ve klavuzlara göre hizmet üretmeleri sağlanmasına destek verilmiştir. Ayrıca web sayfasının mesleki mevzuat bölümü yenilenmiş, meslek alanımızı ilgilendiren çok sayıda kanun, yönetmelik, genelge, şartname, klavuz hem ilave edilmiş, hemde güncellenerek üyelerimizin hizmetine sunulmuştur. 101

14 Gerek Odamız, gerekse odamız tarafından desteklenen veya meslek alanımıza ilişkin çok sayıda etkinlik web sayfası üzerinde seri biçimde yer almış, İnternet üzerinden ulaşılır Kütüphane indeksi geliştirilmiştir. Üniversiteler, kurum ve kuruluşlar ile meslek alanımızda faaliyet gösteren derneklerin etkinlikleri web sayfamız üzerinden duyurulmaya başlanmıştır. Ayrıca web sayfası üzerinden duyuru bölümü açılarak meslektaşlarımızı ilgilendiren personel alım ilanları, ödüller, süreli işler yayınlanarak üyelerimizin bilgi sahibi olması sağlanmıştır. Web sayfamızdan üyelerimizin JMOBIS ÜYE GİRİŞİ üzerinden üye bilgi güncellemeleri yapabilmeleri ile bu ekranlar aracılığıyla internet üzerinden güvenli bir şekilde aidat ödemelerinin yanı sıra SJM olarak çalışan meslektaşlarımızın üye bölümü üzerinden hazırladıkları projeleri sicillerine kaydetmeleri ve online oda sicil ve kayıt belgesi almaları sağlanmıştır. ÜYE GİRİŞİ BÖLÜMÜNE eklenen, KARİYER bölümü ile işsiz üyelerimizin iş arayan firmalara ulaşabilmeleri, eleman arayan firmaların ise gerek verdikleri ilanlar ile gerekse de KARİYER bölümüne bırakılan özgeçmişleri inceme şansı sağlanmıştır. Bugün itibariyle kariyer bölümünde onlarca ilan ve özgeçmiş bulunmaktadır. Ayrıca ilanların her iki ayda bir yenilenmesi çalışmaları da devam etmektedir. 102