Tapu Dairesi Başkanlığı 2013 Yılı Değerlendirme Raporu. Adres: Dikmen Caddesi No :14 Bakanlıklar /ANKARA. Tel:

Transkript

1 Tapu Dairesi Başkanlığı 2013 Yılı Değerlendirme Raporu Adres: Dikmen Caddesi No :14 Bakanlıklar /ANKARA Tel: E-Posta: Twitter 1

2 167. YIL 2

3 BAŞKANIN SUNUŞU Hidayet GÜVENÇ Tapu Dairesi Başkanı 167 yıllık geçmişe sahip olan kurumumuz günümüze ülkemizin en önemli ve en güvenilir kurumları arasında dilimize tapu gibi sağlam deyimini kazandırarak gelmiştir. İdaremiz devlet-vatandaş ilişkilerinin en yoğun yaşandığı, vatandaşa doğrudan hizmet veren kamu kurumlarından biridir. Bu yoğunluğun maksimum seviyede yaşandığı birimlerimiz olan tapu müdürlüklerimiz de İdaremizin vatandaşa açılan kapısıdır. Küresel değişme ve gelişmelerin etkisiyle ortaya çıkan yeni yönetim anlayışı toplumsal yaşamın her alanında köklü değişiklikler yapmayı gerektirmektedir. Rekabet gücü ve yaşam kalitesi yüksek ülkelerde yaşanan tecrübelerden görülen o ki; mevcut yönetim anlayışı ve örgüt yapısı ile bu değişimin gerçekleştirilemeyeceği görülmektedir. Bu kapsamda kamu hizmetinde değişim ihtiyacı ile hizmetin sunumunda farklılaşmaya gidilerek hizmetin hızlı olmasının yanında hizmetin güvenilir, etkin ve vatandaş odaklı sunumunun sağlanması gerekmektedir. Bu amaçla 6083 sayılı Teşkilat Yasamızın 5. Maddesinde Başkanlığımızın görevleri arasında Tapu hizmetlerinin etkin ve zamanında sunulmasını sağlamak, tapu işlemlerinin mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli düzenlemeleri yapmak temel görev ve hedef olarak ifade edilmiştir. Bu maddeden de anlaşılacağı üzere kurumumuzun hedefi sadece tapu işlemi yapmak değil, sunulan hizmetin tapu hizmeti kavramı altında vatandaş odaklı verilmesinin sağlanmasıdır. Kamu hizmetinde vatandaş odaklı olmadan sunulan katı hizmet, hizmetten öte külfeti beraberinde getirecektir. Dünya örneğinde kamu hizmetlerinin sunumu ve niteliğini artırabilmek için bir çok yaklaşım getirilmiş ve koyu merkeziyetçi yapılardan yereli daha fazla güçlendiren, devletin gücünü merkezden yerele indirgeyen, devlet haklıdırdan vatandaş haklıdır felsefesini hakim kılan sistemler modern ülkelerin temel hedefleri olmuşlardır. Şüphesiz ki temel felsefesini İnsanı yaşat ki Devlet yaşasın düsturundan alan, ecdadımızın yolunda güler yüzle, vatandaş memnuniyeti odaklı verilecek tapu hizmeti zorunluluk arz etmektedir. Ancak tapu müdürlüklerimizin giderek artan iş yükü, tapu çalışanlarında memnuniyetsizliğe neden olmakta, bu memnuniyetsizlik nedeniyle de güvenilir ve nitelikli hizmet vermemize rağmen yaptığımız işin zorluğunu anlatamamamız ve yeterince güler yüzlü hizmet veremememiz nedeniyle de vatandaş memnuniyetsizlikleri oluşabilmektedir. Bu kapsamda da idaremizin öncelikli hedefi vatandaş memnuniyeti kadar çalışan memnuniyetinin de sağlanmasıdır. Bunun için de personelin iş yükünü azaltacak projelere Başkanlığımızca öncelik verilmektedir. Bu değerlendirme raporu ile de vatandaş ve çalışan memnuniyeti konusunda yaptığımız çalışmalar hakkında bilgi verilmekle birlikte cevaplı teftiş raporlarına konu olan hususlar Cevaplı Teftiş Analiz Raporu ile detaylandırılmıştır. Yıllardır vermiş olduğu çok değerli hizmetleri ışığında yapmış olduğu işlemlerin yüzde yüzüne yakını güvenilir olan kurumumuz personelini canı gönülden kutluyorum. 3

4 Genel Değerlendirme 2013 yılı İş yükü ve Yevmiye Sayıları yıllarına göre yevmiye artış oranları İÇİNDEKİLER Yılında Enfazla Yevmiyeli İşlem Yapan Personelimiz. Projelerimiz Elektronik Ortamda Haciz Çalışmaları 4

5 yıllarına göre yevmiye azalış oranları yıllarına göre Bölge Müdürlüklerinin Performansı 2013 Yılı Yevmiye Baremlerine Göre Müdürlüklerimizin Analizi Çağrı Merkezi Çalışmaları Sıramatik ve Performans Cevaplı Teftiş Raporlarının Analizi Çağrı Merkezi Çalışmaları 5

6 GENEL DEĞERLENDİRME Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun 5. Maddesinin Tapu Dairesi Başkanlığı başlıklı bölümünün 2. Bendinde Tapu Müdürlüklerinin sevk ve idaresine yönelik faaliyetler ile iş hacimlerine göre yıllık çalışma programlarını hazırlamak, yaptıkları işlemlere ait istatistiki bilgileri toplamak ve sonuçlarını değerlendirmek ve Tapu Ve Kadastro Genel Müdürlüğü Merkez Teşkilatı Kuruluşu İle Görev Yetki Ve Sorumlulukları Hakkında Genelge nin Tapu Dairesi Başkanlığı nın görevleri ç)tapu Müdürlüklerinde gerçekleştirilen hizmetlere ilişkin istatistikî verileri toplayarak sonuçlarını değerlendirmek, d) Tapu Müdürlüklerinde çalışan personelin performansını değerlendirmek, olarak sayılmıştır. Bu kapsamda Başkanlığımız tarafından TAKBİS üzerinden detaylı raporlamalar gerçekleştirilerek tapu müdürlüklerinde üretilen birincil veri olan YEVMİYE SAYISI nın detaylı bir şekilde analiz edilmesi sağlanmış ve personelimiz ile müdürlüklerimizin genel performans durumlarının ortaya çıkarılabilmesi için altlık oluşturulmuştur. Bu çalışmada yıllar itibariyle müdürlüklerimiz yevmiye sayıları, yıllara göre artış ve azalışları, bu artış/azalışta dikkat çeken birimlerimiz, müdürlüklerimizin yevmiye kriterine göre değerlendirilmesi ve bu yevmiyenin ne kadar personelle gerçekleştirildiği ve en çok yevmiye yapan personelimizin değerlendirilmesi yapılmıştır 2013 yılı itibariyle TAKBİS üzerinden detaylı iş analizleri gerçekleştirilmiştir ila 2013 yılları arasında yevmiye bazında gerçekleştirilen iş hacmi dikkate alındığında işlem hacminde 11 sene içerisinde yaklaşık %145 oranında artışın olduğu görülmektedir. Genel Değerlendirme 6

7 İş yükünde meydana gelen tüm bu artışa rağmen aralığında personel sayısı iş yükü kadar artırılamadığı gibi, personel başına düşen iş yükü ise yıllar itibariyle sürekli olarak yükselmiştir yılları arası ortalama iş yükü ve personel sayısı analizi 2013 Yılı sonu itibariyle ülkemizde son 11 yılda tapu işlemleri sayısı yaklaşık olarak 2,5 kat; personel başına düşen işlem adedi yaklaşık olarak 2 kat, toplam harç miktarı ise yaklaşık olarak 13 kat artarken bu süre içerisinde personel sayısı sadece %20,9; artmıştır yıllarına ilişkin tablolar değerlendirildiğinde tapu müdürlüklerimizde artan iş yükü ile birlikte personel sayısının orantılı bir şekilde artmadığı görülmektedir. Bununla birlikte tapu müdürlüklerimizin Hazine ye kazandırmış olduğu harç gelirleri ise, yıllar itibariyle artmıştır. Bu sayede Genel Müdürlüğümüz hazineden almış olduğu ödeneğin oldukça üstünde bir geliri ülkemize kazandırmıştır. Genel Değerlendirme 7

8 2013 YILI İŞ YÜKÜ VE YEVMİYE SAYILARI Bu bölümde yıllar itibariyle müdürlüklerimizin, yevmiyeye düşen zemin ve taraf sayıları, yevmiye sayıları,yıllara göre artış ve azalışları, bu artış/azalışta dikkat çeken birimlerimiz, müdürlüklerimizin yevmiye kriterine göre değerlendirilmesi ve bu yevmiyenin ne kadar personelle gerçekleştirildiği ve en çok yevmiye yapan personelimizin değerlendirmesi yapılmıştır. Örnek Bir Çalışma Bu örnek çalışmada 2013 yılında farklı müdürlüklerde yapılan intikal işlemlerindeki zemin ve taraf sayıları değerlendirilmiştir. Örnek intikal işlemlerinde Siverek TM nde bir taşınmaz için ortalama 1o mirasçıya intikal işlemi gerçekleştirilip, yaklaşık 11 zemine işlem yapılırken; bu sayı Beşiktaş Tapu Müdürlüğü nde 4,5 malik ve 1,5 zemin olarak gerçekleşmektedir. Zemin Müdürlüklerimizde tek bir yevmiye aslında bir çok BEŞİKTAŞ SİVEREK taraf sayısı ve zemin sayısını içermektedir. Mrasçı Yılı İş Yükü ve Yevmiye Sayıları 8

9 Aşağıdaki tablolarda bazı tapu müdürlüklerimizdeki bir intikal işlemine yönelik olarak bir parsel için toplam mirasçı sayısı ile zemin sayıları belirtilmiştir. İL ADI TAPU MÜDÜRLÜĞÜ İŞLEM ADI İŞLEM SAYISI AĞIRLIK (BİRDEN FAZLA ÖLÜM HALİNDE İNTİKAL) İŞLEM ADI İŞLEM SAYISI AĞIRLIK (İNTİKAL) TOPLAM TARAF- İŞLEM ENDEKSİ ZEMİN - İŞLEM EN- DEKSİ ŞANLIURFA Siverek B.F.Ö.H.İ 19 ŞANLIURFA Şanlıurfa B.F.Ö.H.i. 47 ADANA Karataş B.F.Ö.H.i. 38 ANKARA Kalecik B.F.Ö.H.i. 61 KAHRAMANMARAŞ Kahramanmaraş B.F.Ö.H.i. 91 GAZİANTEP Şahinbey B.F.Ö.H.i. 147 KARAMAN Karaman B.F.Ö.H.i. 175 ANTALYA Aksu B.F.Ö.H.i. 49 SİVAS Yıldızeli B.F.Ö.H.i. 4 YOZGAT Sorgun B.F.Ö.H.i. 25 SİVAS Sivas B.F.Ö.H.i ,08 İntikal 220 0, ,14 11,36 0,07 İntikal 667 0, ,71 3,85 0,17 İntikal 190 0, ,13 10,57 0,26 İntikal 171 0, ,94 9,55 0,09 İntikal 956 0, ,48 4,22 0,10 İntikal , ,43 2,97 0,17 İntikal 859 0, ,28 5,90 0,19 İntikal 208 0, ,25 6,21 0,01 İntikal 276 0, ,18 11,29 0,05 İntikal 516 0, ,07 10,50 0,12 İntikal , ,00 4,53 İL ADI TAPU İŞLEM İŞLEM ADI MÜDÜRLÜĞÜ SAYISI AĞIRLIK (BİRDEN FAZLA İŞLEM ADI İŞLEM ÖLÜM HA- SAYISI LİNDE İNTİ- KAL) AĞIRLIK (İNTİKAL) TOPLAM TARAF- ZEMİN- İŞLEM İŞLEM ENDEKSİ ENDEKSİ İSTANBUL ARNAVUTKÖY B.F.Ö.H.i ,22 İntikal 809 0, ,86 2,59 MERSİN TOROSLAR B.F.Ö.H.i. 99 0,16 İntikal 527 0, ,64 2,39 ERZURUM Yakutiye B.F.Ö.H.i. 84 BURSA Osmangazi B.F.Ö.H.i. 409 ANKARA Sincan B.F.Ö.H.i. 101 İZMİR Konak B.F.Ö.H.i. 251 İSTANBUL Kadıköy B.F.Ö.H.i. 156 KASTAMONU Kastamonu B.F.Ö.H.i. 76 BALIKESİR Edremit B.F.Ö.H.i. 70 İSTANBUL Beşiktaş B.F.Ö.H.i. 100 ESKİŞEHİR Tepebaşı B.F.Ö.H.i ,13 İntikal 558 0, ,52 2,88 0,21 İntikal , ,76 2,16 0,10 İntikal 888 0, ,38 3,56 0,16 İntikal , ,09 1,63 0,05 İntikal , ,82 1,40 0,16 İntikal 386 0, ,78 6,95 0,10 İntikal 651 0, ,75 1,95 0,11 İntikal 832 0, ,48 1, yılı İş Yükü ve Yevmiye Sayıları.. 0,19 İntikal , ,20 2,86

10 T Ü R KİYE GENELİNDE 2012 VE 2013 YILLARINDA YA P I L A N YEVMİYE SAY I SINDA K İ A RT I Ş ORANINA G Ö R E M Ü D Ü R LÜ K L E RİMİZDEKİ ART I Ş ORANLARI yevmiyeleri 2012 ve 2013 yıllarının değerlendirildiğinde bazı müdürlüklerimizin yevmiye sayılarında önemli ölçüde artışların olduğu görülmektedir Döneminde Yevmiye Artış Oranı En Fazla Olan Müdürlüklerimiz. 1-SANCAKTEPE TM: %40,93 2-FETHİYE TM: %38,01 3-ESENYURT TM: %28,46 4-BEYLİKDÜZÜ TM: %23,17 5 YENİMALALLE TM;: %23,14 6-ALANYA TM: %23,12 7-MALTEPE TM: %22,92 8-BALIKESİR TM: %22,90 9-KARŞIYAKA TM : %21,88 10-KÜÇÜKÇEKMECE TM: %21,47 11-ETİMESGUT TM: %21,41 12-KEPEZ TM: %20,91 13-ŞAHİNBEY TM: %20,14 14 SİNCAN TM: %18,00 15 K.MARAŞ TM: %17,46 16-ALTINDAĞ TM: %17,43 17-KEÇİÖREN TM: %16,59 18-MAMAK TM: %16,47 19-MURATPAŞA TM: %13,85 20 ÇANKAYA TM TM %13,58 21-SELÇUKLU TM TM: %12, , 2013 dönemi itibariyle yevmiye sayısı oransal olarak en fazla artan müdürlüğümüz % 40,93 ile Sancaktepe Tapu Müdürlüğü olmuştur. Bu oranı Fethiye Tapu Müdürlüğü %38.01 ile izlerken Esenyurt Tapu Müdürlüğünde artış oranı %28,46 olarak gerçekleşmiştir yılı İş Yükü ve Yevmiye Sayıları 10

11 T Ü R KİYE GENELİNDE 2012 VE 2013 YILLARINDA YA P I L A N YEVMİYE SAY I LARINA G Ö R E M Ü D Ü R LÜ K L E RİMİZDEKİ ART I Ş ORANLARI 2012, 2013 dönemi itibariyle yevmiye sayısı oransal olarak en fazla artan müdürlüğümüz yevmiye artışı ile Esenyurt Tapu Müdürlüğü olurken, yevmiye artışı ile Yenimahalle, yevmiye artışı ile Şahinbey Tapu Müdürlüğü takip etmiştir dönemi itibariyle yevmiye artış sayıları en fazla olan 20 tapu müdürlüğü değerlendirildiğinde, Ankara Bölge Müdürlüğüne bağlı 6 adet müdürlüğün İstanbul Bölge Müdürlüğüne bağlı 5 adet müdürlüğün, Antalya Bölge Müdürlüğüne bağlı 3 adet müdürlüğün, Gaziantep Bölge Müdürlüğüne bağlı 2 adet müdürlüğün, Denizli, Konya, İzmir, Bursa Bölge Müdürlüğüne bağlı 1 er tapu müdürlüğünün olduğu görülmektedir. EN FAZLA YEVMİYE ARTIŞI OLAN MÜDÜRLÜKLER ( ) ARTIŞ İSTANBUL İSTANBUL Esenyurt ANKARA ANKARA Yenimahalle GAZİANTEP GAZİANTEP Şahinbey ANKARA ANKARA Keçiören ANKARA ANKARA Çankaya ANKARA ANKARA Etimesgut DENİZLİ MUĞLA Fethiye ANTALYA ANTALYA Kepez ANKARA ANKARA Mamak İSTANBUL İSTANBUL Küçükçekmece İSTANBUL İSTANBUL Sancaktepe ANTALYA ANTALYA Alanya İSTANBUL İSTANBUL Maltepe İZMİR İZMİR Karşıyaka ANKARA ANKARA Sincan KONYA KONYA Selçuklu BURSA BALIKESİR Balıkesir GAZİANTEP KAHRAMAN- MARAŞ Kahramanmaraş İSTANBUL İSTANBUL Beylikdüzü ANTALYA ANTALYA Muratpaşa Türkiye Genelinde Yılları Arasında Yevmiye Artış Oranları 11

12 T Ü R K İ YE GENELİNDE 2012 VE 2013 YILLARINDA YAPILAN YEVMİYE ORANINA G Ö R E M Ü DÜRLÜ K LERİMİZDEKİ AZALIŞ ORANLARI 2012, 2013 dönemi itibariyle yevmiye sayısı oransal olarak en fazla AZALAN müdürlüğümüz %95,22 yevmiye azalışı ile Doğanşar Tapu Müdürlüğü olurken, % 63,31 azalış ile Toprakkale, %60,27 azalış ile Hafik Tapu Müdürlüğü izlemiştir dönemi itibariyle yevmiye azalış oranları en fazla olan 20 tapu müdürlüğü değerlendirildiğinde, Hatay Bölge Müdürlüğüne bağlı 7 adet müdürlüğün, Sivas Bölge Müdürlüğüne bağlı 3 adet müdürlüğün, İzmir Bölge Müdürlüğüne bağlı 3 adet müdürlüğün, İstanbul, Kastamonu, Erzurum, Eskişehir, Edirne, Konya, Trabzon Bölge Müdürlüğüne bağlı birer adet müdürlüğün, olduğu görülmektedir. EN FAZLA AZALIŞ OLAN MÜDÜRLÜKLER ORAN % SİVAS SİVAS Doğanşar -95,22 HATAY OSMANİYE Toprakkale -63,31 SİVAS SİVAS Hafik -60,27 İZMİR AYDIN Yenipazar(AYDIN) -49,63 TRABZON ARTVİN Artvin -49,29 KASTAMONU KASTAMONU Tosya -38,93 ERZURUM KARS Kars -35,28 HATAY ADANA Karataş -33,37 İZMİR AYDIN Kuyucak -28,57 İZMİR MANİSA Akhisar -24,80 İSTANBUL SAKARYA Sapanca -24,19 SİVAS TOKAT Erbaa -22,59 EDİRNE TEKİRDAĞ Hayrabolu -21,38 HATAY ADANA Sarıçam -18,63 KONYA KONYA Beyşehir -16,50 HATAY OSMANİYE Osmaniye -13,21 HATAY ADANA Yüreğir -12,84 HATAY MERSİN Akdeniz -12,47 ESKİŞEHİR AFYONKARAHİSAR Afyonkarahisar -8,30 HATAY ADANA Çukurova -7,04 Türkiye Genelinde Yılları Arasında Yevmiye Azalış Oranları 12

13 T ÜRKİYE GENELİNDE 2012 VE 2013 Y I L LARINDA YAPILAN YEVMİYE SAY I LARINA G ÖRE M ÜDÜRLÜ KLERİMİZDEKİ AZALIŞ O RANLARI AZALIŞ , 2013 dönemi itibariyle yevmiye sayısı en fazla azalan müdürlüğümüz 6,476 yevmiye azalışı ile Akhisar Tapu Müdürlüğü olurken, 4,607 yevmiye azalış ile Kars Tapu Müdürlüğü, azalış ile Toprakkale Tapu Müdürlüğü izlemiştir dönemi itibariyle yevmiye azalış en fazla olan 20 tapu müdürlüğü değerlendirildiğinde, Hatay Bölge Müdürlüğüne bağlı 7 adet müdürlüğün, Sivas Bölge Müdürlüğüne bağlı 3 adet müdürlüğün, İzmir Bölge Müdürlüğüne bağlı 3 adet müdürlüğün, İstanbul, Kastamonu, Erzurum, Eskişehir, Edirne, Konya, Trabzon Bölge Müdürlüğüne bağlı birer adet müdürlüğün, olduğu görülmektedir. EN FAZLA AZALIŞ OLAN MÜDÜRLÜKLER ( ) AZALIŞ İZMİR MANİSA Akhisar ERZURUM KARS Kars HATAY OSMANİYE Toprakkale HATAY ADANA Sarıçam HATAY ADANA Yüreğir HATAY ADANA Karataş HATAY OSMANİYE Osmaniye TRABZON ARTVİN Artvin KASTAMO- NU ESKİŞEHİR KASTAMONU Tosya AFYONKARAHİSA R Afyonkarahisar SİVAS SİVAS Doğanşar HATAY ADANA Çukurova HATAY MERSİN Akdeniz İZMİR AYDIN Yenipazar(AYDIN) SİVAS TOKAT Erbaa KONYA KONYA Beyşehir EDİRNE TEKİRDAĞ Hayrabolu İSTANBUL SAKARYA Sapanca İZMİR AYDIN Kuyucak SİVAS SİVAS Hafik Türkiye Genelinde Yılları Arasında Yevmiye Azalış Oranları 13

14 T Ü RKİYE GENELİNDE 2009 VE 2013 Y I L L ARINDA YAPILAN YEVMİYE SAY I LARINA G Ö R E BÖLGE MÜDÜRLÜKLERİMİZİN PERFO RMANSI Bölge Müdürlüklerinin Performansı 14

15 Bölge Müdürlüklerinin Performansı 15

16 Bu kapsamda yılları arasında Bölge Müdürlüklerimiz bazında yevmiye artış ve azalış oranları ve buna bağlı sıralama şu şekilde gerçekleştirilmiştir. Bölge Artış, Azalış (+,-) 1-Ankara Bölge Md. %16,40 2-Antalya Bölge Md. %15,82 3-Gaziantep Bölge Md. %14,91 4-İstanbul Bölge Md. %14,03 5- Samsun Bölge Md. % Kayseri Bölge Md. %12,32 7-Van Bölge Md. %10,99 8-Bursa Bölge Md. %10,74 9-Edirne Bölge Md. %10,48 10-Denizli Bölge Md. % 8,82 11-Diyarbakır Bölge Md. % 7,94 12-Şanlıurfa Bölge Md. %7,93 13-İzmir Bölge Md. %6,11 14-Yozgat Bölge Md. %5,44 15-Elazığ Bölge Md. %2,47 16-Kastamonu Bölge Md. %2,23 17-Trabzon Bölge Md. %1,61 18-Konya Bölge Md. %1,46 19-Eskişehir Bölge Md. %0,98 20-Hatay Bölge Md. -%0,09 21-Erzurum Bölge Md. -%8,37 22-Sivas Bölge Md. -%10, yılı yevmiyelerinin Bölge Müdürlükleri bazında değerlendirilmesi neticesinde 3 bölge müdürlüğümüz dışında tüm bölge müdürlüklerimizde yevmiye sayılarında artış yaşanmıştır Bölge Müdürlüklerinin Performansı 16

17 YILI YEVMİYE BA REMLERİNE GÖRE MÜDÜRLÜ K LERİMİZİN ANA LİZİ 2013 yılında alınan yevmiyelerin yevmiye baremlerine göre değerlendirilmesi neticesinde 500 yevmiye altında işlem yapan toplam 61 müdürlüğümüzün olduğu bu müdürlüklerde alınan toplam yevmiyenin 100 personel ile gerçekleştirildiği ve bu yevmiyenin toplam yevmiye içindeki oranının %0,3 olduğu personel başına düşen ortalama yevmiye sayısının ise 200 olduğu görülmektedir. Buna karşın yevmiye bareminde toplam 18 müdürlüğümüzün olduğu bu müdürlüklerde alınan toplam yevmiyenin 503 personel ile gerçekleştirildiği ve bu yevmiyenin toplam yevmiye içindeki oranının %9,4 olduğu personel başına düşen ortalama yevmiye sayısının ise 1245 olduğu görülmektedir. (Bu çalışmada müdürlüklerde 50 yevmiye ve üzeri işlem yapan tüm personel yevmiye alan personel sayısına dahil edilmiştir.) 2013 Yılı Yevmiye Baremlerine Göre Analiz. 17

18 YILINDA E N FA ZLA YEVMİYELİ İŞLEM YA PA N P E RSONELLERİMİZ En Fazla İşlem Yapan Personel.. 18

19 Şüphesiz işlem hacimlerinde hem bölge düzeyinde hem de müdürlük düzeyinde meydana gelen işlem hacmindeki artışın karşılanabilmesi için yeterli personelin müdürlüklerimizde istihdam edilememesi nedeniyle müdürlüklerimizin yönetilebilir hale getirilebilmesi ve belirli bir standart dahilinde işleyişini sağlanabilmesi amacıyla personel üzerindeki iş yükünü azaltıcı projelerin uygulamaya geçirilmesini gerektirmektedir. Başkanlığımızca son yıllarda personelin iş yükünü azaltıcı projeler hayata geçirilmeye çalışılmaktadır. En Fazla İşlem Yapan Personel.. 19

20 20

21 Arşivlerin elektronik ortama aktarılması ve elektronik doküman yönetim sisteminin Müdürlüklerimizde kullanılması halinde tapu arşivinin elektronik ortamda ilgilisine açılması mümkün olacağından Müdürlüklerimize işlem için başvuran vatandaş sayısını azaltacak ve müdürlüklerimizin işlemleri daha kısa sürede tamamlaması sağlanacaktır. İkinci nüsha tapu kütüklerinin basılı ortamda üretilmeyerek, merkez arşivine elektronik ortamda gönderilmesi TAKBİS veri tabanında tapu senedi, ipotek belgesi ve ipotek terkin cetvelinin mevcut olması ve e-arşiv modülünde tüm tapu müdürlükleri için ayrı ayrı görüntülenebilmesi nedeniyle ayrıca ikinci nüsha tapu senedi, ipotek belgesi ve ipotek terkin cetvellerinin çıktılarının alınmaması ve merkez/bölge arşivlerine gönderilmemesi, tescillerin TAKBİS ekranı üzerindeki tapu senedi ve ipotek belgesine göre yapılması kararlaştırılmıştır. Son durum itibari ile 22 Bölge Müdürlüğünde toplam 738 tapu müdürlüğünde e-arşiv modülü kurulumları tamamlanmıştır. Tüm tapu müdürlüklerinde e-arşiv modülü kurulumlarının tamamlanması hedeflenmektedir. Tapu Sicili Tüzüğü nün Belgelerin Arşivlenmesi başlıklı 83. maddesi (1) Arşivlenecek belgelerin tespiti, elektronik ortamda arşivlenmesi, arşivlemenin usul ve esasları Genel Müdürlükçe belirlenir. (2) Hangi belgelerin imha edilebileceği ve imha edilme süreleri Genel Müdürlükçe belirlenir. hükmündedir. Güncel belgelerin taranması için tapu müdürlüklerine e- arşiv modülü kurulumlarının yapılması, uygulamanın yaygınlaştırılması ve sonuçlarının izlenmesi çalışmaları devam etmektedir. Elektronik Arşiv Çalışması.. 21

22 E-arşiv oluşturulması amacıyla; Tapu Müdürlüklerinde önceden yapılmış işlemlerde aktif/pasif ayrımı yapılmaksızın resmi senetlerin tamamının taranması, resmi senetler dışında ise sadece aktif kayıtlara ilişkin tescile ve kimlik tespitine esas belgelerin taranması kararlaştırılmıştır. Günlük İşlemlerde ise tescile/terkine/kimlik tespitine esas tüm belgelerin taraması yapılmaktadır. Tarama Yapılması Gereken Evraklar aşağıda belirtilmiştir; 1-Resmi senet, 2-Tescil istem belgesi, 3-Tapulama, kadastro tutanağı veya yenileme tutanağı, 4-Cebri satış/izale-i şüyu, mahkeme kararları, 5-Vekâletname, temsil belgesi (Vasi, kayyım, yetki belgesi vs.) 6-Mirasçılık (veraset) belgesi, 7-Köy yerleşim alanlarındaki temlik cetvelleri, 8-Özelleştirme kararları, 9-Tahsis yazısı, 10-Tahsisin iptali yazısı, 11-Resmi yazı (İlgili idarelerin resmi senet/tescil istem belgesi düzenlenmeden mülkiyet değişikliği gerektiren içeriğe sahip tescil talep yazıları, örneğin 2B satışları vb.) 12-Noterce düzenlenen miras taksim ve temlik sözleşmeleri, ÖKBA sözleşmeleri, 13-Vasiyetname, 14-İlmuhaber, /3 sayılı genelge gereğince alınan teknik rapor, 16-Onama ipoteklerine ait sözleşmedeki onama kısmı(1sayfa), 17-İşlem ret kararları, 18-Veraset ve intikal ilişikleri, 19-Kira, vefa, şufa, sükna, iştira, satış vaadi, devre mülk, finansal kiralama vb. sözleşmeler, 20-Meclis ve encümen kararları, Elektronik Arşiv Çalışması.. 22

23 Elektronik ortamda haciz projesinde amaç E-devlet sürecine entegre olmak, e sicil çalışmalarını tamamlamak, memurun iş yükünü azaltmak, sahte terkin müzekkerelerinin önüne geçmek, daha kısa zamanda daha kaliteli hizmet üretmek, tapu müdürlüklerinde kaybolan haciz müzekkerelerinin önüne geçmek ve dolayısıyla memurun sorumluğuna neden olan hatalara engel olmak, elektronik iletişim ile işlemleri kesintisiz ve güvenli yapmak, işlemleri en az maliyetle ve en az emekle yaparak verimliliği sağlamaktır. E-haciz uygulamasına geçen kurumlar Sosyal Güvenlik Kurumu Maliye Bakanlığı-Gelir İdaresi Başkanlığı.. Bankalardaki hesaplara ve Emniyet Genel Müdürlüğü sisteminde tescilli araçlara elektronik ortamda haciz işleyip kaldırabilmekteler. İlk Çalışmalarımız: Gelir İdaresi Başkanlığı ve Vergi Dairesi Müdürlükleri ile gerçekleştirilecektir. Vergi dairesi müdürlerince e- haciz bildirimleri Gelir İdaresi Başkanlığına iletilir. Gelir İdaresi Başkanlığı ile Genel Müdürlüğümüz arasında yapılacak yazılım çalışmaları neticesinde e-haciz bildirimleri Genel Müdürlüğümüze iletilir. Genel Müdürlüğümüze gelen bildirimler TAKSBİS ağı üzerinden ilgili müdürlüklere iletilir. Tapu müdürünün ekranında başvuru şeklinde görünür ve memura havale eder. Elektronik Ortamda Haciz Çalışması.. 23

24 Gelir İdaresi Başkanlığının Haciz İşlemleri Gelir İdaresi Başkanlığının işlemleri elektronik ortamda gerçekleştirilirken, hacze konu gayrimenkulü tespit etme görevi vergi dairesi müdürlüklerine ait olacaktır. Vergi dairesi müdürlüğü hacze konu taşınmazı, haciz müzekkeresinin tarih sayısını, borç miktarını, borçlunun kimlik bilgilerini elektronik ortamda idaremize iletecektir. Tapu müdürlüklerinde yapılacak işlemler ise taşınmaz ve malik bilgisini, TAKBİS ile tapu kütüklerinde karşılaştırarak işlemleri tapu kütüklerine ve onay/ kaydet butonu ile Takbis e işlemek olacaktır. Eğer taşınmaz kaydına rastlanılmamışsa sistem üzerinden e-haciz bildirimi reddedilecektir. Bu çalışma kapsamına, Gelir İdaresi Başkanlığı dışında, kamu haczi talep eden idareler ve icrai haciz talep eden Adalet Bakanlığı birimleri de dahil edilecektir. Elektronik Ortamda Haciz Çalışması.. 24

25 Elektronik ortamda ipotek terkini projesi ile amaçlanan E-sicil çalışmalarına altlık oluşturmak, memurun iş yükünü azaltmak, kaliteli ve hızlı hizmet vermek, elektronik iletişim ile kesintisiz ve güvenli işlemler yapmak, sahte terkin yazılarının önüne geçmektir. Toplam ipoteklerin yaklaşık yarısına sahip bankalar ile; (T.C Ziraat Bankası, Halk Bankası ve İş Bankası ile) tarihinde, web servisi aracılığıyla TAKBİS üzerinden e-imza ile ipoteklerin terkini için protokol taslağının hazırlanması ve pilot (test) uygulama çalışmaları için Makam Olur u alınmıştır. İş Bankası ile protokol yapılmıştır. Tapu Sicili Tüzüğünün "Belgelerin elden takibi ve şekli" başlıklı 88.maddesi "(1) Kamu kurum ve kuruluşları, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, mahkemeler, icra müdürlükleri, bankalar ve özel hukuk tüzel kişileri tarafından düzenlenen aynî veya kişisel hakkı sona erdirecek nitelikteki belgeler, tapu işlemi için elden ibraz edilemez. Bu belgeler 7201 sayılı Kanun hükümlerine göre müdürlüklere tebliğ edilir. (2) Birinci fıkra gereğince, tapu işlemlerine yönelik düzenlenen belgelerde silinti, kazıntı ve çıkıntı yapılamaz." hükmü ile ipotek terkinlerinde daha güvenli yeni bir uygulama getirilmiştir. Böylece, eski uygulamada, bankalar ya da finans kurumları tarafından yazılı olarak düzenlenen ipotek terkin talepleri, vatandaş eliyle ya da görevli memurlarca tapu müdürlüklerine iletilerek tapu müdürlüğü yetkilerince terkin edilirken, yeni tüzük hükmü ile yaşanılan aksaklıkların hak kaybına neden olunmasının kısmen önüne geçilmiştir. Ancak, 7201 sayılı Tebligat Kanunu hükümlerine göre, yeni uygulamanın da personel ve zaman kaybına neden olabileceği öngörülmüş, böylece ipotek terkin taleplerinin Tapu Müdürlüklerine güvenli elektronik ortamda iletilmesi ve taleplerin yerine getirilmesi yönündeki çalışmalara hız verilmiştir. İpotek terkinlerinin elektronik ortamda yapılması için bir çok bankanın da talebi bulunmakta ve değerlendirilmektedir. Elektronik Ortamda İpotek Çalışması.. 25

26 Bu kapsamda Türkiye Bankalar Birliği ve çeşitli Banka/Finans kurumları temsilcileri ile Başkanlığımız bünyesinde oluşturulan Komisyonun birlikte yaptığı değerlendirmeler neticesinde oluşturulan Elektronik İpotek Terkini Web Servisi Gereksinim Analizi Raporu çerçevesinde sistemin işleyişine yön verilmiştir. Devam eden çalışmalar neticesinde ipotek terkinlerinin elektronik ortamda yapılmasının altlığını oluşturan yazılım çalışması Kurumumuzca tamamlanarak, tarihli Makam Oluru nda yer verilen bankalara Kurumumuzca Elektronik İpotek Terkini Web Servisi hizmeti sağlanmıştır. Sistemin işleyişi özetle; tapu sicilinde lehine ipotek tesis edilmiş olan Kurumun yetkilisi tarafından ipotek terkini talebine konu bilgilerin Bankaca sisteme girilerek tapu müdürlüklerine elektronik ortamda gönderilmesi, terkin işleminin de tapu müdürlüklerinde yevmiye alınmak suretiyle sonlandırılması esasına dayanmaktadır. Lehine ipotek tesis edilmiş olan Kurum yetkilisince; ipotek terkini gerçekleştirilecek olan taşınmaz bilgilerinin, borçlunun kimlik ve iletişim bilgileri ile ipotek terkin harcının tahsilinin sağlanarak, bilgilerin web servisi aracılığı ile tapu müdürlüklerine iletilmesinin akabinde tapu müdürlüğünce işlemin yevmiye alınarak tamamlanması esasına dayanan sistemin pilot çalışmaları ise devam etmektedir. Devam eden çalışmalar neticesinde ipotek terkinlerinin elektronik ortamda yapılmasının altlığını oluşturan yazılım çalışması Kurumumuzca tamamlanarak, tarihli Makam Oluru nda yer verilen bankalara Kurumumuzca Elektronik İpotek Terkini Web Servisi hizmeti sağlanmıştır Elektronik Ortamda İpotek Çalışması.. 26

27 Geçmişten günümüze dek Tapu ve Tasarruf İşlemleri Daireleri Başkanlıklarınca çıkarılan genelge ve web sitemizde yer alan genel duyuruların güncellenmesi ve sınıflandırılmasına ilişkin çalışma kapsamında, 1400 adet genelge 579 adet genel duyuru ile ilgili olarak yapılan çalışma aşağıda gösterilmiştir; Yürürlükte Kalması Uygun Yürürlükten Kaldırılanlar Yürürlükte Kalması Uygun Görülüp de Yürülükten Kaldırılmış Olan Görülenler Güncellenmesi Gerekenler Genelgeler Genel Duyurular Teşkilatımız birimleri ile kamu kurum ve kuruluşlarına faydalı olacak, tapu ve kadastro işlemlerine ilişkin başvurulacak yazılı bir kaynak hazırlamak, tapu müdürlüklerine işlemler hakkında yol göstermek ve uygulama birliğini sağlamaktır. Yaklaşık 800 sayfalık kitap çalışması, Ayrıca Tapu müdürlüklerince sıkça yapılan ve Müfettişlikçe sıkça tenkit edilen işlemlerin tekrarlanmaması için, Cevaplı Teftiş Birimince talimatlandırılan 130 konu başlığı içeren kitapçık çalışması. Yazılı Kaynakların Güncellenmesi.. 27

28 Vatandaş odaklı yönetim anlayışı çerçevesinde, Kurumumuz görev hizmet ve faaliyetleri kapsamında halen hizmet vermeye devam eden Alo Tapu Hattı, Hizmet Takip Masası, Online Randevu birimlerimizin, Bakanlık Çağrı Merkezi (Alo 181) bünyesinde tek çatı altında toplanarak, bu birimlerimizin daha sistematik olarak çalışması, geliştirilmesi ve yaygınlaştırılması hedeflenmektedir. Vatandaş memnuniyetini artırmak hedefinde olan Kurumumuzca Çağrı Merkezimizin kurulması ile vatandaşlar işlem randevularını Merkez üzerinden telefonla kolaylıkla alabilecekler, tapu müdürlüğüne gitmeden önce işlemleri için gerekli belgeler gibi bilgi taleplerinin yanı sıra, işlem sürecinde karşılaştıkları sorunlara ilişkin şikayet bildirimlerini ve Kurumumuz açısından hizmet iyileştirmede ayrıca önem arz eden öneri ve görüşlerini Çağrı Merkezi üzerinden kolaylıkla Kurumumuza iletme imkanına kavuşmuş olacaklardır. Çağrı merkezi ile Alo Tapu Hattı, Hizmet Takip Masası, Online Randevu birimlerimizin, Bakanlık Çağrı Merkezi (Alo 181) bünyesinde tek çatı altında toplanacaktır. Çağrı Merkezi Çalışması 28

29 Müdürlüklerimizde kullanılan sıramatikler bir çok bölgemizde farklı yazılım ve ekipmanlarla kurgulanmıştır. Bununla birlikte sıramatikler ve bunlara bağlı bilgilendirme monitörü ve totemlerde farklı yazılım ve dizaynlara sahiptir. Sıramatiklerden elde edilen bilgiler Genel Müdürlüğümüzce raporlanamamakla, anlamlı istatistiki veriler elde edilememektedir. Bu kapsamda sıramatik sistemindeki farklı uygulamaları ortadan kaldırabilmek ve Genel Merkezce kontrol altına alınarak raporlanabilecek bir sıramatik sistemi öngörülmüştür. Konu ile ilgili olarak sıramatik sisteminde uzman İş Bankası yetkilileri ile görüşülüp iş analizi oluşturulmuştur. Müdürlüklerimizde çalışan personelin performansının takip edilmesinin TAKBİS üzerinden ölçülmesinin oldukça zor olduğu bilinmektedir. Bu kapsamda performans ölçümünün altyapısını oluşturmak amacıyla Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığı ile yapılan ortak çalışmalar neticesinde çalışan ve çalışmayan personelin ayrımının sağlanabilmesi ve personelin performans ölçümüne altlık teşkil edilebilmesi amacıyla Havale Takip Sistemi uygulamasına geçilecektir. Bu çalışma halen Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığı tarafından sürdürülmektedir. Ayrıca TKMP2 kapsamında performans denetimi ile ilgili bir bileşen yer almakta olup performans ölçümünün sağlanabilmesi için danışmanlık hizmeti alınması planlanmaktadır. Sıramatik ve Performans 29