ÜYELİK İŞLEMLERİ. Hazırlayan Tarih İmza Özge Bakülüer. Gözden Geçiren Tarih İmza Devrim Erdönmez. Onaylayan Tarih İmza İDARE

Transkript

1

2 Hazırlayan Tarih İmza Özge Bakülüer Gözden Geçiren Tarih İmza Devrim Erdönmez Onaylayan Tarih İmza İDARE

3 Revizyon Takip Tablosu Güncel Revizyon Yayımlanma Tarihi Açıklama 1.0 İlk revizyon

4 İÇİNDEKİLER 1 Giriş Üye Sicil Üye Sicil İşlemleri Yeni Üye Kayıt Üyelik İşlemleri Yerinde Ziyaret Edilecek Üyeler Üyelik Onay İşlemleri Üye Olmayan Firma Kayıt Üye Olmayan Firmalar Kişi İşlemleri Bildirim İşlemleri Belge ve Hizmet İşlemleri Belge Hizmet Talebi Oluştur Toplu İşlemler Toplu İşlem Yap Tebligat / Etiket İşlemleri Kayıt Tebligatı Hazırlama Nace Değişikliği Tebligatı Hazırlama Derece Değişikliği Tebligatı Hazırlama Resen Kayıt Tebligatı Hazırlama Meslek Grubu Değişikliği Tebligatı Etiket Hazırlama Tebligat Takibi Seçim İşlemleri Seçim Tanımla Seçim Listesi Oluştur Raporlar Üye Özel Durum Raporları Üye Liste Raporları İstatistik Raporları Ortak Listesi Raporu Yetkili Listesi Raporu Askı Durumuna Göre Tarih Bazında Üyelerin Raporları İki Tarih Arasında Üyelere Verilen Belgeler İki Tarih Arasında Üyelere Verilen Hizmetler Adres ve Telefon Bilgileri İle Rapor Al Oda/Borsa Yönetim Oda/Borsa İşlemleri Oda/Borsa Güncelle Meslek Grubu/Nace Kodu Tanımla Oda/Borsa Derece Tanımla Oda/Borsa Personel Tanımlama Oda/Borsa Bölge Tanımlama Oda/Borsa Ceza Tanımlama Hakem Bilirkişi Eksper İşlemleri... 82

5 3.2.1 Liste Hakem Bilirkişi Eksper Talebi Hakem Bilirkişi Eksper Görevlendirme Toplantı İşlemleri Toplantı Oluştur Toplantı Başlat Toplantı Katılım Toplantı Numara Sıfırla Organizasyon/Fuar İşlemleri Organizasyon/Fuar Kayıt Fuar/Organizasyon Güncelle Fuar Organizasyon Listesi Toplantı Raporları Toplantı Gündemleri Al Toplantı Kararları Al Toplantı Katılımları Raporu Toplantı Bazında Katılım Durum Listesi Raporu Toplantıya Özürlü / Özürsüz Katılmayan Üyelerin Listesi Raporu Toplantıya Görevlendirme Nedeniyle Katılmayanların Listesi Raporu Ay Boyunca Yapılan Toplantıların Yarısından Bir Fazlasına Katılmayanların Listesi Raporu İptal Edilen Toplantıya Katılmayan Üyeler Katılım Yetersizliği Nedeniyle İptal Olan Toplantılar Toplu Yapılan Meslek Komiteleri Toplantısı için Hazirun Cetveli Oluştur Hazirun Cetveli Hakem Bilirkişi Eksper Raporları Görevli Hakem Bilirkişi Eskper Raporu Onaylı Hakem Bilirkişi Eksper Listesi Raporu Kişiye Atanan Görevler Raporu Görevli Atanmamış Talepler Raporu Organ Üye Listesi Organ İşlemleri Organ Tanımlama Organ Üye Tanımlama Komisyon Üyesi Atama Organ Üyesi Görevlendirme BELGE/HİZMET Ön Tanımlar Belge Tanımla Hizmet Tanımlama Oda/Borsa Tanımları Verilen Belgeler İmzacılar Bekleyen İşlemler İşlemleri... Hata! Yer işareti tanımlanmamış İşlem Bekleyen Belgeler... Hata! Yer işareti tanımlanmamış.

6 1 Giriş Bu rehber, TOBB Bilgi Sistemleri Uygulaması (TOBB-BS) kapsamında Üyelik modülü içerisinde Oda ve Borsalara üye olan firmaların üyelik yaşam döngüleri boyunca, Oda/Borsa tarafından mevzuata uygun şekilde Üye Kayıt ve Üye Bilgilerinin Güncellenmesi, Üyenin Askı ve Kayıt Silme İşlemleri, Seçim İşlemleri, Organlar, Meslek Komiteleri, Komisyon ve Kurullar ile Toplantıların Takibi, Hakem, Bilirkişi ve Eksperlerin Takibi, Verilen Belge ve Diğer Hizmetlere İlişkin İşlemler, Üyeler ile İletişim ve Organizasyon İşlemlerinin nasıl yapılacağını gösterir. Bu rehberin hedef kullanıcıları, TOBB bünyesinde yer alan Oda ve Borsalarda üyelik birim kullanıcıları ve yöneticilerdir. Uygulamanın kullanımı ve ana işlevleri TOBB_BS_TEMEL_İŞLEVLER klavuzunda anlatılmıştır. 2 Üye Sicil 2.1 Üye Sicil İşlemleri Yeni Üye Kayıt Kullanıcılar mega menüden üyelik, oda/borsa yönetim, tahakkuk tahsilat, muhasebe, bütçe, belge/hizmet ve yönetim modüllerine ulaşılabilmektedir. Açılan mega menüden üyelik modülü başlığı altında bulunan, üyelik işlemleri alt başlığından Yeni Üye Kayıt alt adımı ile yeni bir üye kaydedebilir. Üye Sicil-Üye Sicil İşlemleri

7 Ticaret Sicili Memurluğu tarafından tescil ve ilanı yapılan gerçek ve tüzel kişilerin Oda/Borsa ya ilk kayıtlarının yapıldığı ekrandır. Kullanıcı üyelik işlemleri menüsünden Yeni Üye Kayıt alt başlığından ekrana ulaşılabilmektedir. Yeni Üye Kayıt-Genel Bilgiler Yeni Üye Kayıt Ekranı, birlikte doldurulması gereken 6 adet panelden oluşmaktadır. Üye Bilgileri, Adres Bilgileri, İletişim Bilgileri, İlgili Bilgileri, Ortak Bilgileri, Temsilci Bilgileri panellerine veri girişleri tamamlandıktan sonra, Üye Kaydet tuşuna basılarak Oda/Borsa ya yeni üye kaydı yapılır. Üye kaydını gerçekleştirebilmek için tüm panellerdeki zorunlu alanların doldurulması gerekmektedir. Zorunlu alanlar Üye Bilgileri ikonu ile belirtilmiştir. Üyenin ana bilgilerinin girildiği paneldir. Üyeye ait MERSİS numarası sisteme girilir. ikonuna tıklayarak Üye ile ilgili unvan, adres, ticaret sicil numarası, nace faaliyet kodu gibi bilgiler MERSİS sisteminden sorgulanarak ekranda gösterilir. MERSİS bağlantısında sorun olduğunda, Mersis hizmeti ile bağlantı sorunu vardır. Lütfen daha sonra tekrar deneyiniz. mesajı ekranda gösterilir. Bu durumda kullanıcı firma, bilgilerini elle girebilir. MERSİS Numarası sistemde daha önceden kayıtlı ise ekranda xxxxxxxxxxx mersis numaralı firma sistemde zaten mevcut. Tekrardan kayıt edilemez. uyarı mesajı çıkacaktır. Mersisten Detaylı Sorgu butonu tıklandığında, açılan ekrandan vergi no, üye sicil no veya TC Kimlik Numarasına göre sorgu çekilir. Bu verilerden biri girilerek ara butonu tıklanır.

8 MERSİS Detaylı Ara Ara butonu tıklandıktan sonra, Üye bilgileri Mersis ten çekilir ve Üye Bilgilerini Taşı butonu tıklanarak bilgiler kayıt ekranına aktarılmış olur. Firma, idari yapısını Merkez veya Şube olarak seçecektir. Bölge seçimi yapılacaktır. İdari Yapı Şube olarak seçildiğinde, firma, şubenin bağlı olduğu Merkez firmayı seçerek üyenin Merkez Firması ilişkisini sisteme kaydetmelidir.

9 Kullanıcı, şirket tipleri olarak aşağıda belirtilen seçmeli verilerden birini seçecektir. Şirket tipine göre ekranda bazı alanlar özelleşecektir.(adi Komandit Şirket seçilirse TC Kimlik No, Adi Ortaklık seçilirse Vergi No alanlarının gelmesi gibi.) Alt şirket tipi alanı, seçilen şirket tipine göre özelleşir veya boş gelir. Vergi No alanı girildiğinde basılıp GİB e bağlanarak firmanın vergi bilgileri GİB üzerinden alınır. Nace Faaliyet Kodu, otomatik doldurulan bir alandır. Girilen kırılıma göre seçenekler listelenir ve kullanıcının seçimine göre nace faaliyet detayı otomatik olarak gelir. Girilen nace kodu na göre üyenin meslek grubu sistem tarafından otomatik olarak getirilecektir. Ayrıca, kullanıcı, Nace Faaliyet Kodu tuşuna basıldığında açılan Nace Faaliyet Kodu Sorgula ekranı aracılığıyla nace faaliyet kodu, nace faaliyet adı, faaliyet kapsamı, faaliyet kapsamı dışında kalanlar kriterlerinden istediğini doldurularak arama ve seçim yapabilir.

10 Nace Faaliyet Kodu Sorgula Üye oda/borsa kararı ile Res en kaydedileceği durumda, Re'sen Kayıt Alanı seçilir. Res en Kayıt seçildiğinde, Mersis No, İdari Yapısı, Şube ise Merkez Firma bilgileri, Şirket Tipi, Vergi No, Nace Faaliyet Kodu, Ticaret Sicil No ve Sermaye alanlarının doldurulması zorunludur. Üye Yerinde Ziyaret seçimi yapılırsa, yerinde ziyaret işlemleri gerçekleştikten sonra Üyelik başlığı altında bulunan Yerinde Ziyaret Edilecek Üyeler menüsünden ziyaret bilgileri girilebilir.

11 Yerinde Ziyaret Edilecek Üye Onay Ekranı Eğer kayıt sırasında oda/borsa üyelik onay süreci tamamlanmışsa, onay sürecini onaylayan Yönetim Organı, Kayıt Karar Tarihi, Kayıt Karar No alanları sisteme girilir. Bu alanlar doldurulmadıysa, üye yeni kayıt bilgileri ön kayıt olarak ele alınır. Onay süreci tamamlandığında, Üyelik Onay İşlemleri menüsünden onay bilgileri girilir. Adres Bilgileri Bu menüde üyeye ait adres bilgilerinin kayıt edileceği alanlar yer almaktadır. Adres bilgileri, UAVT sistemine uygun olarak girilir. Üyeye ait birden fazla adres bilgisi girilebilir. Seçilen adres türü üyenin yazışma adresi ise yazışma adresi kontrol kutucuğu işaretlenmelidir. Adres Bilgileri Aşağıda görülen buton grupları ile adres bilgilerini tutan tablo üzerinde işlemler gerçekleştirilir.

12 Adresle ilgili bilgiler tamamlandıktan sonra, Ekle butonuna basılarak adres bilgileri adres listesinde tutulur. Listede güncellenmek istenen adres bilgisinin üzerine çift tıklandığında, adres bilgileri üst panele dolar ve gerekli güncelleme işlemi yapılır. Hatalı girildiği düşünülen adres bilgisi listeden seçilir ve Seçilileri Sil butonuna basılarak firmaya ait adres bilgisi listeden silinir. Üye için aşağıda belirtilen özelliklerde adres bilgisi girilebilir. Adres Tipi o Tescil Adresi o İşyeri Adresi o Büro Adresi o Merkez Adres o Ev Adresi o Şube Adresi Firma tescil adresi mutlaka girilmesi gereken adres türüdür. Adres No dan Sorgula/Ara butonu tıklandığında, açılan pop-up ta adres kodu girilir alanda bulunan ikon tıklanarak sorgulama işlemi yapılır. Sorgulanan adres Adres Seç butonu ile seçilir. Temizle butonu ile veri giriş alanları temizlenir. Adres No dan Sorgula/Ara İletişim Bilgileri Üyeye ait iletişim bilgilerinin kaydedildiği ve listelendiği ekrandır.

13 İletişim Bilgileri Adres bilgisi, Web Adresi, KEP adresi alanlarını içeren ana iletişim bilgileri, telefon bilgileri, E-Posta Bilgileri olmak üzere üç bölümden oluşmaktadır. Üye için istenildiği kadar adres bilgisi girilebilir. Girilen bilgilerden hangisinin temel iletişim bilgisi olduğu İletişim Telefonu veya İletişim Epostası işaretlenerek belirtilmelidir. Ekrandaki ilgili alanların girilmesini takiben Ekle butonuna basılarak listede ilgili iletişim bilgileri listelenir. Listede güncellenmek istenen iletişim bilgisinin üzerine tıklandığında, iletişim bilgisi alanı dolar ve güncellenmek istenen alanlar güncellenir. Silinmek istenen iletişim bilgisi tablodan üzerine tıklanarak seçili hale getirilir ve Sil butonuna basılarak silme işlemi gerçekleştirilir. E-Posta adresi geçerli bir E-Posta adresi olmalıdır. formatı hatalı ise, sistem E-posta adresi hatalı, Lütfen geçerli bir E-Posta adresi giriniz hata mesajını verir. Sistem bu E-Posta adresinin alınıp alınmadığını kontrol etmektedir. Eğer bu E-Posta adresi alınmışsa, sistem Bu E-Posta adresi sistemde mevcut lütfen başka bir E-posta adresi ekleyin hata mesajını verir. Web adresi formatı hatalı ise, sistem tarafından Web Adresi geçersiz; web adresi formatında olmalıdır. hata mesajı kullanıcıya gösterilir. Paylaşılsın mı kutucuğu işaretlendiği takdirde, kaydedilen iletişim bilgileri(web Adresi-KEP Adresi) diğer kullanıcılar tarafından görüntülenebilecektir. Ortak Bilgileri Üyenin ortaklık bilgilerinin kaydedildiği ekrandır. Firmaya ait ortak bilgileri Ortaklık Tiplerine göre gerçek veya tüzel kişi olarak seçilir. Üyeye ait birden fazla ortak bilgisi varsa, bu kayıtlar tek tek eklenerek aşağıdaki tabloda listelenerek gösterilir. Ortaklık başlangıç tarihi(zorunlu alan), bitiş tarihi, ortaklık karar no, pay edinme şekli, hisse adedi, nominal pay değeri girilir. Girilen pay nominal değerine ve hisse adedine göre ortağın sermayesi sistem tarafından otomatik olarak hesaplanır. Ortak Firmanın Oda/Borsaları butonu ile eklenen ortağın başka Oda/Borsa üyeliği varsa bunlar görüntülenir.

14 Firma ortağı ortaklık tipine göre tüzel kişi seçildiyse Firma alanında bulunan ikonu tıklanarak açılan popup tan firma sorgulaması yapılır. Sorgulama işlemi Firma Ünvanı, Ticaret Sicil Numarası, Mersis Numarası, Vergi Kimlik Numarası veya TC Kimlik Numarası ile yapılır. Ortaklık Tipi-Tüzel Kişi Firma (+) ikonu tıklandıktan sonra, Firma Sorgula Firma ortağı ortaklık tipine göre Gerçek Kişi seçildiyse Kimlik No alanında bulunan ikonu tıklanarak açılan pop-up tan kişi sorgulaması yapılır. Sorgulama işlemi kimlik no, ad ve soyadı ile yapılır.

15 Ortak Bilgileri-Gerçek Kişi Sorgulanacak kişi sistemde kayıtlı ise öncelikli olarak TC Kimlik Numarası ve ad ve soyadın ilk iki harfi girilerek Kişi Sorgula butonu ile sorgulama işlemi yapılır. Kişi Görüntüle butonu ile kişinin ana bilgilerinin bulunduğu karta ulaşılır. Eğer sorgulanan kişi sistemde kayıtlı değilse, Yeni Kişi Kayıt butonu tıklanarak kişinin sisteme kaydı sağlanır. Temizle butonu ile veri giriş alanları temizlenir. Kişi Ara Yeni Kişi Kaydet ekranında Kimlik Tipi TC veya Pasaport olarak seçilir. TC seçildiği taktirde MERNİS ten sorgula butonu tıklanarak ilgili kişinin bilgileri MERNİS üzerinden çekilir. MERNİS bağlantısında herhangi bir problem olduğunda manuel olarak da veri girişi yapılarak Kişi Kaydet butonu tıklanarak kayıt işlemi gerçekleştirilir.

16 Yeni Kişi Kaydet İlgili Bilgileri Bu ekran, firma işlemlerini yürüten(yönetici, Muhasebeci vb.) ilgili kişinin tanımlandığı ve listelendiği ekrandır. İlgili Tipi, Kimlik Bilgileri, İlgilinin Başlangıç ve Bitiş tarihleri sisteme girilir. İlgili Tipi; Muhasebe Müdürü, Ortaklar Kurulu Üyesi vb. combobox tan seçimi yapılır. Kimlik No alanında bulunan eklenir. ikonu tıklanarak kişi sorgulatılır.(bkn.kişi Ara) Ekle butonu ile aşağıdaki tabloya İlgili Bilgileri Ekranı Girilen bilgilerde değişiklik yapmak için düzenle butonu kullanılır. Tabloda üzerine tıklayarak seçili hale getirdiğimiz ilginin bilgileri üzerinde düzenle butonu yardımı ile düzenleme işlemi yapılır. Düzenle tıklandığında yukarıdaki veri alanlarının dolması beklenir. Silinmek istenen veri için Seçilileri Sil butonu kullanılır. İlgili kişiye ait bilgilerin girildiği alanlardaki bilgiler Temizle butonu kullanılarak silinebilir.

17 Temsilci Bilgileri Firmaya ait Temsile Yetkili Olanlar ve Temsil Şekli bilgilerinin eklendiği ve listelendiği ekrandır. Ekrandaki comboboxların içerisindeki veriler aşağıda belirtilmiştir. Temsilci tipine göre, gerekli seçimler Gerçek ve Tüzel Kişi olarak seçildikten sonra, seçime göre Kimlik No alanı veya Firma bilgisi ve buna bağlı olarak Firma Tüzel Temsilci bilgileri eklenmektedir. Yetkilendirme yapılacak temsilciler için yetki türü seçenekleri: Münferiden Temsile Yetkili Müştereken Temsile Yetkili Sınırlı Temsile Yetkili Bu seçeneklerden birisi seçilecektir. Temsilci süresiz yetkili ise bitiş tarihlerinin girilmesine gerek yoktur, Süresiz Yetkili kontrol kutucuğu işaretlenmelidir. Seçilen temsilci tipine göre ekrandaki alanlar özelleşmektedir. Temsilci Tipi Tüzel seçildiğinde, Temsilci Bilgileri-Tüzel Kişi Temsilci Tipi Gerçek seçildiğinde, Temsilci Bilgileri-Gerçek Kişi

18 Veri girişleri tamamlandıktan sonra ekranın sağ üst köşesinde bulunan butonu tıklanarak kayıt işlemi gerçekleştirilir. Kayıt başarılı bir şekilde gerçekleşti ise sistem Üye başarılı bir şekilde kaydedilmiştir uyarısı verir. Veri girişlerinde eksik kalan alanlar var ise sistem yine uyarı verecek üye kaydı gerçekleşmeyecektir. Üye kaydet butonun yanında bulunan Üye kaydı gerçekleştiğinde kayıt aidatı kesilmiş olur. butonu ekrandan çıkmak için kullanılır Üyelik İşlemleri Üye Sorgula ekranı daha önceden kaydedilen ve onay mekanizmasından geçmiş artık Oda/Borsa nın fiili üyesi olan üyelerin sorgulandığı, görüntülendiği, listelendiği ve üyenin ana kartına ulaşıldığı ekrandır. Unvan, Sicil Başlangıç No, Sicil Bitiş No, Ticaret Sicil No, Oda Tescil Tarihi, Nace Faaliyet Kodu, Meslek Grubu, Derece, Durum gibi üye sorgulama kriterleri ekranda bulunmaktadır. Bu verilerden birini veya birkaçını girerek üye sorgulaması yapılabilir. Hiçbir veri girişi yapılmadan Sorgula butonu tıklandığında, sisteme kayıtlı tüm üyeler listelenir. Son kaydedilen üye listenin en başında gösterilir. Görüntülenmek istenilen üye, tablodan üzerine çift tıklanarak açılır ve üyenin ana kartına ulaşılır. Üye Sorgula Üye ana kartı üzerinde ekranın sağ üst köşesinde bulunan Görüntüle butonu üyenin kayıt esnasında alınan bilgilerinden oluşur. Sadece görüntüleme ekranıdır herhangi bir değişiklik yapılamaz (Firma Görüntüle) Güncelle butonu ise üyeye ait bilgiler üzerinde tüm güncelleme işlemlerinin yapılacağı alanları gösterir.(firma Bilgileri Güncelle) Üye Belgeleri butonu üyeye ait dökümanların taranarak üye ana kartında ve sistemde saklanmasını sağlar. Belge Hizmet Talep üye ana kartı üzerinden üyenin talep ettiği belgeleri ve hizmetleri vermek için kullanılır. Tahsilat üyenin aidat, belge, hizmet gibi tahsilatlarını yapmak için kullanılır. Tahakkuk üyeye tahakkuk oluşturmak için kullanılır.

19 Üye ana kartında sağ üst köşede üyenin durumu(faal,askı,terk,tasfiye), vadesi geçmiş borcu varsa borçlu ibaresi, borç tebligatı, borç bildir(e-posta), b-borç bildir (sms) ve yazdır butonu bulunmaktadır. Borç tebligatı üyeye yapılacak olan borç bildirimini ana kart üzerinden almanızı sağlar, borç bildir e-posta ve sms butonları ise yine üye ile iletişim için kullanılacak kısa yollardır. E-posta ve sms bilgisi eksik ise sistem uyarı mesajı verecektir. Yazdır butonu ana kartta bulunan bilgilerin çıktısını almak için kullanılır. Üye ana kartı, görüntüle paneli üzerinde üyenin organ üyelikleri de görüntülenmektedir. Üye Ana Kartı-Firma Görüntüle

20 Güncelle paneli tıklandığında ilk olarak üyenin genel bilgilerinin bulunduğu genel bilgiler paneli açılır. Bu ekranda üyenin vergi bilgileri, nace kodu, ticaret sicil numarası gibi verilerinde değişiklik yapılır. Üyenin Mersis te değişen bilgisini kontrol etmek için Mersis Değişikliklerini Kontrol et butonu tıklanır. Üye Ana Kartı-Firma Güncelleme-Genel Bilgiler Mersis Değişikliklerini Kontrol Et butonu tıklandıktan sonra, Üye Ana Kartı-Mersis Değişikliklerini Kontrol Et

21 Üye bilgileri çekilir. Üye genel bilgilerini Güncelle butonu tıklanırsa Mersis ten gelen firma bilgilerinin güncellenmesine onay veriyor musunuz? mesajı alınır. Evet butonu tıklandığında bilgiler güncellenmiş olur. Üye Tescil Adresi Güncelle butonu tıklandığında Mersis ten gelen tescil adresi bilgilerinin güncellenmesine onay veriyor musunuz? Onay mesajına evet butonu tıklanırsa üyenin tescil adresi güncellenmiş olur. Unvan Bilgileri panelinde ise üyenin unvan bilgileri güncellenir. Bu ekranda üyenin yeni unvanı yeni ünvan alanına girilir ve işlem nedeni(tescil, düzeltme, tasfiye) olarak biri seçilir. Kaydet butonu ile unvan bilgisi güncellenmiş olur. Değişen unvan bilgisi aşağıdaki tabloda listelenir. Üye Ana Kartı-Firma Güncelleme-Unvan Bilgileri Faaliyet Bilgileri panelinde, üyenin faaliyet gösterdiği alan bilgisindeki değişiklikler güncellenir. Yeni faaliyet detayı girilerek kaydet butonu tıklandığında işlem gerçekleşmiş olur. Üyenin faaliyet detayı başlangıç ve bitiş tarihleri bazında aşağıdaki tabloda listelenir. Üye Ana Kartı-Firma Güncelleme-Faaliyet Bilgileri

22 Adres Bilgileri panelinde, üyenin adres bilgileri güncellenir. Daha önceden kayıtlı adresinde güncelleme yapmak için tablodan üzerine çift tıklanarak adres seçilir, adres durumu aktif, pasif, yerinde tespit edilemedi seçeneklerinden biri seçilir, kaydet butonu ile işlem tamamlanır. Yerinde tespit edilemedi seçilirse yerinde tespit edilememe tarihi girilerek işlem devam eder. Üye Ana Kartı-Firma Güncelleme-Adres Bilgileri İletişim Bilgileri panelinde telefon ve e-posta değişiklikleri yapılır. Üye için birden fazla telefon ve e-pota girilebilir. Kayıtlı telefon veya eposta çift tıklanarak seçili hale gelir değişiklik işleminden sonra düzenle butonu tıklanarak işlem tamamlanır. Temizle butonu veri giriş alanlarını temizlemek için,sil butonu tablodan seçilen verinin silinmesi için kullanılır. Üye Ana Kartı-Firma Güncelleme-İletişim Bilgileri Ortak Bilgileri panelinde, yeni ortak eklenir veya kayıtlı ortak bilgilerinde güncelleme yapılır. Ortaklıktan ayrılan veya süresi biten ortaklar ortaklık bitiş tarihi girilerek önceki ortaklar tablosuna düşer.

23 Üye Ana Kartı-Firma Güncelleme-Ortak Bilgileri Temsilci Bilgileri panelinde, yeni temsilci eklenir veya kayıtlı temsilci bilgilerinde güncelleme yapılır. Yetki bitiş tarihi biten temsilciler önceki temsilciler tablosuna düşer. Üye Ana Kartı-Firma Güncelleme-Temsilci Bilgileri Derece Bilgileri panelinde, üye dereceleri güncellenir. Bu işlem için Derece seçilir, karar bilgileri, yönetim organı ve açıklama alanı isteğe bağlı olarak doldurulup kaydet butonu ile işlem yapılır. Değişen dereceler, önceki dereceler tablosunda tarih bazında listelenecektir.

24 Üye Ana Kartı-Firma Güncelleme-Derece Bilgileri Durum Bilgileri panelinde, üyenin durum bilgileri güncellenir. Örn: Faal üye askıya alınmak istendiğinde durum değişim nedeni(borcundan dolayı, adresten dolayı, borsada ürün tescili yok) seçeneklerinden biri seçilip karar bilgileri girilerek kaydet butonu tıklanır. Üye durumu terk seçilecekse durum değişim nedeni; 6102 sayılı TTK Geçici 7. Madde, Ticaret Sicilden Terk veya Resen Terk olarak seçilip karar bilgileri girilir, Üye durumu tasfiye seçilecekse durum değişim nedeni, iflas etmiş veya itibarını yeniden kazanamamış olarak seçilip yine karar bilgileri girilerek kaydet butonu ile güncelleme işlemi yapılır. Değişen durum bilgileri, önceki durum bilgileri tablosunda tarih bazında listelenecektir. Üye Ana Kartı-Firma Güncelleme-Durum Bilgileri Nace Bilgileri paneli, üyeye yeni nace eklemesi yapmak ve ana faaliyet kodunu değiştirmek için kullanılır. Yeni nace ataması için nace faaliyet kodu alanında bulunan (+) ikonu tıklanarak açılan pop-up tan nace kodu seçilir ve karar bilgileri, tarih bilgileri girilir seçilen nace kodu ana faaliyet kodu olacaksa Ana Faaliyet kontrol kutucuğu işaretlenmelidir. Ekle butonu ile işlem gerçekleşir. Değişen veya sona eren nace bilgileri önceki naceler tablosunda tarih bazlı olarak listelenir. Seçilen nace kodunu sonlandırmak için tablodan ilgili nace seçilir ve faaliyeti bitir butonu tıklanarak işlem gerçekleştirilir.

25 Üye Ana Kartı-Firma Güncelleme-Nace Bilgileri Ceza Bilgileri panelinde, disiplin kurulu tarafından üyeye verilmiş cezalar eklenir ve güncelleme işlemi yapılır. Ceza, uyarı, kınama, üyelikten çıkarma, para cezası, kara liste, haciz ve ihale yasaklısı seçimlerinden biri seçilir, yönetim organı ve karar bilgileri girilerek ekle butonu ile işlem gerçekleştirilir. Listeden seçilip silinen ceza, önceki cezalar tablosuna düşer. Üye Ana Kartı-Firma Güncelleme-Ceza Bilgileri İlgili Kişi Bilgileri panelinde, üye için yeni ilgili tanımlaması yapılır var olan temsilci bilgilerinde güncelleme yapılır. Listeden seçilerek silinen ilgili Önceki İlgililer tablosuna düşecektir.

26 Üye Ana Kartı-Firma Güncelleme-İlgili Kişi Bilgileri Uyarılar panelinde, açıklama ve durum (aktif,pasif) zorunlu alanlardır. Girilen uyarılar tarih, saat ve kullanıcı bazlı olarak aşağıdaki tabloda listelenir. Üye Ana Kartı-Firma Güncelleme-Uyarılar Üye ile güncelleme işlemi bu şekilde tamamlanır. Üye Belgeleri panelinde üyenin ana kartı üzerinden, üyeye ait belgeleri, üye belgeleri ekranından taranıp sisteme yüklenir. Bu işlem için Doküman Tara butonu tıklanır. Üye Ana Kartı-Üye Belgeleri Belge/Hizmet Talep paneli ile üye ana kartından üyeye belge ve hizmet verilir. Üye bilgileri Mersis No, Unvan, Ticaret Sicil No ve borç durumları sistem tarafından getirilecektir. Belge adı seçimi yapılır, yapılan seçime göre teslimat şeklini sistem otomatik olarak getirir ve belge adedi girilerek ekle butonu tıklanır.

27 Üye Ana Kartı-Belge/Hizmet Tahsilat paneli üyenin aidat, belge, hizmet gibi işlemlerden doğan tahsilatları gerçekleştirilir. Üye Ana Kartı-Tahsilat Tahakkuk paneli ile üye için manuel tahakkuk oluşturulur. Üye için mükerrer tahakkuk oluşturulamaz, örn: kayıt aidatı kesilen bir üye için manuel tahakkuk ekranında yeni bir kayıt aidatı tahakkuk ettirilmek istenirse sistem; Bu üyenin Kayıt Aidatı kesilmiştir. İkinci kez Kayıt Aidatı oluşturulamaz. Açıklaması vermektedir. Üye için, yıllık aidat, munzam aidat ve adiat farkından oluşan tahakkuklar bu ekran üzerinden oluşturulur.

28 Üye Ana Kartı-Tahakkuk Bildirim İşlemleri paneli ile üyeye ana kart üzerinden iletişim bilgilerinde yer alan e-posta ve sms bilgileri üzerinden gönderim işlemi yapılır. E-posta yada sms gönderiminden önce şablon içeriği oluşturulmak istenirse Şablon Seç butonu tıklanır. Üye Ana Kartı-Bildirim İşlemleri-E-posta Şablon Seç butonu tıklandıktan sonra, yeni şablon butonu tıklanır, Yeni şablon butonu tıklandıktan sonra, bildirim tipi, açıklama ve bildirim şablonu alanları doldurularak kaydet butonu tıklandığında standart bir şablon oluşturulmuş olur.

29 E-posta-Sms Bildirim Şablonu Sms gönder butonu tıklandıktan sonra, ilgili üyenin cep telefonu bilgileri veri giriş alanına tıklandığında otomatik olarak gelecektir. Telefon ve içerik girildikten sonra gönder butonu tıklanarak sms gönderim işlemi yapılmış olur. Sms Gönder Mali Bilgiler paneli ile üyeler yıllık bilanço karlarını ve cirolarını sisteme girmiş ve munzam aidatları buna göre hesaplanmış olacaktır. Yıl bilgisi içinde bulunduğumuz yıl olmalıdır, yoksa sistem Yıl alanı içinde bulunduğumuz yıldan büyük olamaz! uyarısı verecektir. Vergi matrahı girilir, Belge tipi; Bilanço, vergi levhası, beyanname veya tahakkuk fişi olarak seçilir, açıklama alanı isteğe bağlı olarak doldurulur Ekle butonu ile vergi matrahı sisteme tanımlanmış olur. Temizle butonu veri giriş alanlarını temizlemek için kullanılır. Tanımlanmış olan vergi matrahı aşağıdaki tabloda listelenmiş olur.

30 Üye Ana Kartı-Mali Bilgiler Üye Detay Bilgileri panelinde üyenin sicil bilgileri ile ilgili raporlama yapılır. Üyeye ait raporlamada hangi bilgiler görüntülenmek isteniyorsa kutucuklardan seçip işaretleyerek rapor al butonu yardımıyla üye hakkında genel rapor alınır. Üye Ana Kartı-Üye Detay Bilgileri Üye Borç Bilgileri panelinde üyenin borç bilgileri ile raporlama yapılır. Aidat borçları, açık aidat borçları gibi üyenin borç durumuyla ilgili rapor alınan ekrandır. Üye Ana Kartı-Üye Borç Bilgileri Yerinde Ziyaret Edilecek Üyeler Yeni üye kayıt esnasında kayıt bilgileri girilirken üye belirttiği tescil adresinde ziyaret edilecekse Yerinde Ziyaret Edilsin mi? kutucuğu işaretlenir, işaretlenen üye yerinde ziyaret edilecek üyeler ekranına düşer.

31 Yerinde Ziyaret Edilecek Üye Sorgula Ziyaret edilecek üyelerin listesi ekranda açık şekilde kullanıcıya gelecektir. İstenirse Ticaret Sicil No, Unvan, Üye Sicil No ve durum gibi kriterlerden bir veya birkaçı seçilerek sorgulama yapılır. Yerinde ziyaret edilecek üyeler listede açık olarak gelecektir. Yerinde ziyaret işlemi tamamlanan üye için listeden seçim yapılarak onayla butonu tıklanır ve ziyaret bilgileri sisteme girilir. Üyelik Yerinde Ziyaret Onay Bilgileri Yerinde ziyaret işlemi geçekleştikten sonra ziyaret bilgileri; ziyaret tarihi, ziyaret eden kişi, yerinde bulundu gibi bilgiler ve ziyaret edenin görüşleri varsa açıklama alanına girerek Onayla butonu ile yerinde ziyaret bilgileri sisteme girilmiş olur. Temizle butonu veri giriş alanlarını temizlemek için kullanılır. İptal butonu işlemi iptali için kullanılan butondur. Onaylama işleminden sonra, sistem aşağıdaki mesajı verecektir.

32 2.1.4 Üye Onay İşlemleri Üyenin üyelik durumu, Üyelik onay yetkisine sahip birimlerce (yönetim kurulu, ya da yönetim kurulunun yetkisini devrettiği birim tarafından) değerlendirilir. Onay yetkisine sahip birim tarafından üyelik sistem üzerinden onaylanır veya reddedilir. Onaylarken yönetim kurulunun karar tarihi ve sayısı girilir. Firmanın üyeliğinin onaylanması durumunda, sistem üzerinde firma statüsü faal üye olarak güncellenir. Firmaya ilgili karar Üyelik kaydının yapıldığına ilişkin tebligat formu oluşturularak, KEP üzerinde üye sicil numarası ile birlikte firmaya tebliğ edilir. Firmanın üye sicil numarası bu adımda belirlenir. Onay işlemi öncesi üyenin bilgilerinde güncelleme yapmak gerekirse satır sonunda bulunan tıklanarak kullanıcı Firma Bilgileri Güncelle ekranına yönlendirilir. ikonu Onaylanacak Üyelik Sorgula Firma seçiminden sonra onayla butonu tıklandığında, kayıt karar tarihi, kayıt karar nosu, yönetim organı ve üye derecesi seçildikten sonra onayla butonu ile üyelik işlemi onaylanmış olur. Onay işlemi sonrası üyeye ait üye sicil no oluşmaktadır. Üyelik Onay Bilgileri Üyeliğin onaylandığına dair uyarı mesajı aşağıdaki gibidir,

33 2.1.5 Üye Olmayan Firma Kayıt Sistemde üye olmayan firmaların bilgilerinin kaydedildiği ekrandır. Firma bilgileri için Şirket Tipi, Unvan, Firma Uyruk alanları; firma yetkilisi için Kimlik No, Başlangıç Tarihi, Görevi ve Yetki türleri zorunlu alanlardır. Kimlik No alanında bulunan (+) ikonu tıklanarak firmanın temsilcisi seçilir. Yetkili başlangıç-bitiş tarihi, görevi ve yetki türü alanları veri girişi zorunlu alanlardır. Veri girişi tamamlandıktan sonra Kaydet butonu ile kayıt işlemi gerçekleştirilir. Temizle butonu veri giriş alanlarını temizlemek için kullanılır. Üye olmayan firmalar ekranı üyelere temsilci veya ortak eklemek için kullanılan ekrandır. Üye Olmayan Firma Kaydet Üye Olmayan Firmalar Üye olmayan firmaların sorgulandığı ve yeni üye olmayan firma kaydının gerçekleştirileceği ekrandır. Unvan ve MERSİS No ile sorgulama işlemi yapılacak, üye olmayan firma kaydet butonu tıklanarak ise yeni kayıt gerçekleştirilecektir.

34 Üye Olmayan Firma Kaydet Butonu Listede yer alan firmaların üzerine çift tıklayarak veya seçilmek istenen üye olmayan firmanın sağ tarafındaki ok işaretine tıklayarak üye olmayan firmanın bilgilerinin olduğu ekran açılır, bu ekrandan güncelleme işlemi yapılabilir. Üye Olmayan Firma Listesi Kişi İşlemleri Sistemde mevcut kayıtlı kişilerin sorgulandığı ve yeni kişi kaydının yapıldığı ekrandır. Sistemde kayıtlı olan bir kişinin Sorgulama işlemini gerçekleştirebilmek için ilgili kişinin kimlik tipi seçimi yapılıp(tc, Pasaport), istenirse TC Kimlik Numarası ile istenirse Ad ve Soyadının ilk iki harfi ile sorgulama işlemi yapılır. Zorunlu alanlar girilmediği taktirde sistem uyarı mesajı verecektir ve işlem gerçekleşmeyecektir. Kişi İşlemleri

35 Yeni Kişi Kayıt Sisteme yeni kişi eklemek için kullanılan ekrandır. Sisteme yeni kişi kaydetmek için Yeni Kişi Kaydet butonu tıklanır. Yeni açılan sayfadan kayıt işlemi gerçekleştirilir. Kimlik Tipi seçimi TC olarak seçildikten sonra TC Kimlik Numarası ile MERNİS ten Sorgula butonu ile bilgiler MERNİS üzerinden çekilir. Manuel giriş yapıldığında, Kimlik Tipi Kimlik Numarası, Ad ve Soyad gibi zorunlu veri giriş alanları doldurulur Kişi Kaydet butonu tıklanarak yeni kişi sisteme kaydedilmiş olur. Yeni Kişi Kayıt Aşağıdaki buton grubu ile kişi üzerinde işlem yapılabilmektedir. Kişi Düzenle butonu tıklandığında ilgili kişinin bilgilerinde güncelleme yapılacak olan ekran açılmaktadır. Kişinin adres bilgileri, iletişim bilgileri ve ortak olduğu firmalara ilişkin bilgilerinde güncelleme yapılabilir. Kişi Düzenle butonu tıklandıktan sonra,

36 Kişi Bilgileri Güncelle Kişi Görüntüle butonu ile kişinin bilgi kartı görüntülenmiş olur. Görüntüleme ekranıdır, herhangi bir değişiklik yapılamaz.

37 Kişi Bilgileri Görüntüleme

38 2.1.8 Bildirim İşlemleri Üyelere toplu olarak sms veya gönderimi yapmak için kullanılan ekrandır. Gönderim işlemi için üye seçimi yapmak gerekmektedir. Üye sorgulaması için Sicil no aralığı, nace faaliyet kodu, durum, derece, meslek grubu ve bölge adına seçimlerinden bir veya birkaçı seçilir sorgula butonu tıklanır. Çağırılan listeden istenirse üye seçilerek, istenirse listedeki tüm üyelere gönderim işlemi yapılır. Listeyi Seç butonu tıklandığında sms veya seçimi yapılarak içerik girilir ve gönderim işlemi tamamlanır. Bildirim İşlemleri Listeyi Seç butonu tıklandıktan sonra, Bildirim İşlemleri-E-posta

39 Bildirim İşlemleri-Sms Her iki işlemde başarı ile gerçekleştikten sonra aşağıdaki mesaj alınır.

40 2.2 Belge ve Hizmet İşlemleri Belge Hizmet Talebi Oluştur Belge Talebi Gir Üyelerin belge talep işlemlerinin yapıldığı ekrandır. Ekrandaki zorunlu alanlar yıldız ikonu ile belirtilmiştir. Belge Talebi Gir Talep işlemini başlatabilmek için üye firma alanında bulunan (+) ikonu tıklanarak üye firma seçimi yapılmalıdır. Üye seçildiğinde mersis no, ticaret sicil no, durum gibi alanlar otomatik olarak dolmaktadır. Belge Adı, Teslimat Şekli ve Belge Adedi zorunlu alanları girilir Ekle butonu tıklandığında talep oluşturulmuş olur. Belge Adı seçimi yapıldıktan sonra belge ücretli ise ücret kısmı otomatik olarak dolar. Seçilen belge için aktif ücret tarifesi belirlenmemiş ise sistem; Seçilen belge için aktif ücret tarifesi

41 bulunmamaktadır. Lütfen ücret tarifelerini kontrol ediniz. Mesajı verecektir. Belge/Hizmet modülü altında bulunan verilen belgeler ekranından belge için ücret tarifesi tanımlaması yapmak gerekmektedir. Talep edilen belge ücretsiz belge ise Elden teslim edilecek ücretsiz belgeler listesine gönderilir. Buradan Görüntüle butonu tıklanarak belge görüntülenir ve çıktısı alınır. Belge teslim işlemi tamamlandıktan sonra Teslim Edildi butonu tıklanarak belge listeden düşürülür. Talep edilen belge İhale Durum Belgesi ise İhale Tarihi veri giriş alanı gelmektedir. İhale tarihi girilmesi gereklidir. Üyelerin talep edebileceği belgelerden TOBB tarafından belirlenenler için standart şablonlar oluşturulacaktır. Ancak Oda/Borsaların sadece kendi üyelerine vermek üzere kendi belirledikleri belge formatı ile yeni belge şablonu tasarlamalarına uygun ortam sistem üzerinde mevcuttur. Silme işlemleri için tablodan seçim yapılması gerekir; aksi takdirde sistem uyarı mesajı verecektir. Borç tutarı ve vadesi, geçmiş borç tutarı alanları sistem tarafından otomatik getirilecektir. Girilen belge talebi sırasında oluşan tahakkukun ödenmesi için vezneye gönder butonu tıklanır.

42 Talebe ilişkin olarak hazırlanan belgelerin bir kopyası dijital arşivde saklanacağından, belgenin teslimi sonrasında herhangi bir tarihte verilmiş olan belgeye erişim sistem üzerinden sağlanabilecek, üyeye verilmiş tüm belgelerin listesine kullanıcılar ulaşılabilecektir. Ücretli belge talep edilmesi halinde, Tahsilat işlemleri sürecine gidilmekle birlikte, ilgili belge talebi için sisteme tanımlandığı tarihte tahsilat işleminin gerçekleşmemesi durumunda gün sonunda belge talebi silinecektir. Önizle butonu tıklandığında belgeye henüz evrak numarası verilmediği görülür, bunun nedeni tahsilatının gerçekleşmemiş olmasıdır. Vezneye Gönder butonu tıklandıktan sonra, Hizmet Talebi-Tahsilat Süreci Tahsilat ekranına yönlendirildikten sonra firma bilgileri alanı otomatik olarak getirilir. Tahsilat şekli, tahsilat işlem türü ve ödeme şekli seçildikten sonra listelenen tahakkuklardan seçim yapılarak dağıt butonu karşısında bulunan alana tutar girilir. Sonrasında tahsilat yap butonu aktif hale gelecektir. Tahsilat yap butonu tıklandıktan sonra ödeme gerçekleşmiş olur ve belge elden teslim bekleyen belgeler ekranına düşer. Bu ekran üzerinden teslimatı gerçekleştirilir. Hizmet Talebi Gir Diğer hizmetler genel olarak Oda/Borsalar tarafından verilen onay ve tasdik işlemleri ile hakem, bilirkişi ve eksperler aracılığı ile verilen hizmetleri içermektedir. Üyenin hizmet talebi sisteme girilerek, ilgili hizmetin ücretli olup olmadığı kontrol edilir. Talep edilen hizmet ücretliyse, hizmete ilişkin ücret bilgisi üyeye belirtilerek ödeme yapması için yönlendirilerek Tahsilat işlemleri sürecine geçilir. İlgili hizmet talebi için sisteme tanımlandığı tarihte tahsilat işleminin gerçekleşmemesi durumunda gün sonunda hizmet talebi silinecektir.

43 Üye Firma alanında bulunan (+) ikonu tıklanarak firma seçimi yapılır. Hizmet Adı zorunlu alandır. Seçilen hizmete göre hizmet ücreti alanı defolt olarak gelmektedir. Ekle butonu ile ilgili hizmet talebi onaylanır aşağıdaki tabloda listelenir. Üye olmayan firmalara da hizmet verilebilmektedir. Hizmet verilecek firma üye değilse Üye Olmayan Firma kutucuğu işaretlenir. Hizmet Talebi Gir Üye Olmayan Firma/Kişi kutucuğu işaretlendikten sonra, Üye Olmayan Firma/Kişi

44 Üye Olmayan Firma/Kişi Ekle butonu görünür hale gelir. Buton tıklandığında açılan pop-up tan hizmet talep eden ilgili kişi veya firma ise ilgili kutucuk işaretlenir. Üye Olmayan Firma/Kişi Ekle butonu tıklandıktan sonra, Üye Olmayan Firma/Kişi Ekle Açılan ekranda Firma Bilgileri Kaydet ve Kişi Bilgileri Kaydet kutucukları bulunmaktadır. Yapılan seçime göre ekran değişiklik göstermektedir. Firma bilgileri kaydedilecekse, Vergi Kimlik No, Ünvan, Ticaret Sicil No, Mersis No gibi veri girişleri yapılarak kaydet butonu tıklandığında kayıt işlemi gerçekleşmiş olur. Kişi bilgileri kaydedilecekse, TCKN ve Ad-Soyad girilerek kayıt işlemi tamamlanmış olur. Firma Bilgileri Kaydet kutucuğu işaretlendiğinde, Hizmet Talebi Gir-Firma Bilgileri Kaydet Kişi Bilgileri Kaydet kutucuğu işaretlendiğinde,

45 Hizmet Talebi Gir-Kişi Bilgileri Kaydet Daha öncesinde tanımlanmış olan hizmet Hizmet Adı combosundan seçilir, seçilen hizmetin tutar bilgisi sistem tarafından otomatik olarak getirilir fakat bu alan manuel olarak değiştirilebilir. Hizmet adedi girilerek Ekle butonu yardımı ile aşağıdaki tabloya eklenir. Ücretli olan hizmet tahsilat sürecine yönlendirilir. Vezneye Gönder butonu tıklandıktan sonra, Hizmet Talebi-Tahsilat Süreci Tahsilat ekranına yönlendirildikten sonra firma bilgileri alanı otomatik olarak getirilir. Tahsilat şekli, tahsilat işlem türü ve ödeme şekli seçildikten sonra listelenen tahakkuklardan seçim yapılarak dağıt butonu karşısında bulunan alan otomatik olarak dolar. Sonrasında tahsilat yap butonu aktif hale gelecektir. Tahsilat yap butonu tıklandıktan sonra ödeme gerçekleşmiş olur. Belge ve Hizmet tahsilatlarında kısmi ödeme yapılmamaktadır. Elden Teslim Bekleyen Belgeler

46 Talep edilen ücretli belgelerin tahsilatları gerçekleştikten sonra düştüğü ekrandır. Üye Firma alanı sistem tarafından otomatik olarak getirilmektedir. Tablodan seçilen belge Görüntüle butonu ile görüntülenir ve çıktısı alınır. Üyeye tesliminden sonra Teslim Edildi butonu tıklanır. Elden Teslim Bekleyen Belgeler Bekleyen Belgeler Kullanıcı tarafından üyelere teslim edilmek üzere bekleyen belgelerin gösterildiği ekrandır. Üye Firma seçimi (+) ikonu ile yapıldıktan sonra, seçilen üyeye ait MERSİS Numarası, Ticaret Sicil Numarası, Vadesi Geçmiş Borç Tutarı ve Borç tutarı sistem tarafından getirilecektir. Görüntüle butonu ile belgeyi görüntüleme ve çıktı alma işlemi gerçekleştirilir. Hangi belgelerin fiziksel olarak teslim edilebileceği, hangi belgelerin e-imzalı olarak talep sahibine sunulacağı Oda/Borsa tarafından belirlenecek olup; belirleme doğrultusunda ilgili teslimat seçeneklerinin talep sahibi tarafından tercih edilebilir olacaktır. Oda/Borsaların ilgili kargo şirketleri ile yapacakları anlaşmalar doğrultusunda alternatif gönderim şekilleri sistem üzerinde her Oda/Borsa için ayrı ayrı tanımlanıştır. Belge üyelik sistemi ya da EBYS üzerinden e-imza ile onaylanarak üyeye yoluyla gönderilir.

47 Bekleyen Belgeler İşlem Bekleyen Belgeler Teslimat şekline göre işlem bekleyen belgelerin listelendiği ekrandır. Ekran da sol kulakçıkta görüldüğü gibi; Mesai Saatlerinde E-İmza Bekleyen Belgeler 7/24 E-İmza Bekleyen Belgeler Kargo Bekleyen Belgeler Verilmiş Tüm Belgeler Alanları mevcuttur. Tablodan seçili hale getirilen talep Firma Bilgisi getir butonu tıklandığında ilgili belgeyi hangi üyenin talep ettiği bilgisine ulaşmak için kullanılır. Görüntüle butonu ile ilgili belge görüntülenir. Teslimat şekline göre kargo bekleyen bir belge ise kargo bilgileri girmek için aşağıdaki pop-up açılır. İşlem bekleyen Belgeler Teslimat şekli kargo ise,

48 Kargo Bilgileri 2.3 Toplu İşlemler Toplu İşlem Yap Üyelerin toplu durum, derece ve nace kodu değişikliklerinin yapıldığı ekrandır. Toplu değişiklik işlemini başlatmak için Toplu İşlem Tipi combosundan; Genel Üye Listeleri, Askı Listeleri ve Terk Listeleri oluşturmak için liste tipi seçilir. Toplu Değişiklik Seçilen liste tipi Genel Üye Listeleri ise; toplu işlem tipi durum değişikliği, derece değişikliği ve nace kodu değişikliği olarak seçilip yeni liste butonu tıklanır.

49 Toplu İşlemler-Genel Üye Listesi Yeni Liste butonu tıklandıktan sonra; Toplu İşlemler-Yeni Liste Yapılmak istenen işleme göre liste ismi girilerek(örn: Derece değişikliği listesi vs.) kaydet butonu tıklanır. Yönlendirilen ekrandan derece değişikliği yapılacak olan üyelerin seçim işlemi yapılır. Sorgulanan üyeler istenirse toplu istenirse tek tek seçilerek (<)(>) ikonlar ile tablolar arası aktarım yapılır. Aktarılan yeni liste ekranın sağ üst köşesinde bulunan Listeyi Kaydet butonu tıklanarak kaydedilir.

50 Toplu İşlemler-Genel Üye Listesi Oluştur Liste kaydedildikten sonra toplu işlem yap ekranına yönlendirilir. Buradan kaydedilen liste seçilir ve Listeyi Getir butonu tıklanır. Listeyi getir butonu tıklandıktan sonra, Aynı liste üzerinde güncelleme işlemi Listeyi güncelle butonu ile yapılır.

51 Gelen listedeki üyelerin revize derecesi seçilir. İlgili Yönetim Organı, Karar No, Karar Tarihi ve açıklama alanları doldurulduktan sonra onayla butonuna basılara listedeki üyelerin derecelerinde değişik yapılmış olur. Derece Değişikliği Onay Askı Listesi Oluştur Seçilen liste tipi Askı Listesi ise; yeni liste butonu tıklanarak askı listesine eklenecek üyeleri seçimi yapılır. Toplu İşlem Yap- Askı Listeleri Yeni liste butonu tıklandıktan sonra, liste ismi girilir kaydet butonu tıklanır.

52 Toplu işlemler-askı Listesi Oluşturma Liste kaydedildikten sonra askı listesi oluştur ekranına yönlendirilir. Yönlendirilen ekrandan askı listesi oluşturmak için askı nedeni seçilir (adresten dolayı, borçtan dolayı, adres ve borçtan dolayı ve hepsi), Askı tarihi girilir Örn. İki yıl boyunca adresinde tespit edilemeyen üyeler girilen askı tarihine göre hesaplanır. Listede 03/07/2015 ve öncesi tarihlerde adresinde tespit edilemeyen üyeler listelenir. Terk Listesi Oluştur Girilen tarihten iki yıl ve öncesinde askıda kalan üyelerin terk işleminin yapıldığı ekrandır.

53 Toplu İşlemler-Terk Listesi Oluştur Girilen tarihten iki yıl ve öncesinde askıda kalan üyeler listelenir. Liste tipi terk listesi seçilir, Yeni Liste butonu tıklanır. Yeni Liste butonu tıklandıktan sonra, açılan ekrandan liste adı girilir kaydet butonu tıklanır. Liste kaydedildikten sonra terk listesi oluştur ekranına yönlendirilir. Ekranda görülen askı tarihi günün tarihi olarak sistem tarafından otomatik olarak getirilmektedir. Sorgula butonu ile üye sorgulaması yapılır.

54 Toplu İşlemler-Terk Listesi 2.4 Tebligat / Etiket İşlemleri Kayıt Tebligatı Hazırlama Üye kaydı gerçekleştirilen üyelere gönderilmek üzere kayıt tebligatını oluşturmak için kullanılan ekrandır. Başlangıç-bitiş tarihleri(zorunlu alan), üye sicil numarası, nace faaliyet kodu, meslek grubu, şirket tipi, derecesi ve durum kriterlerinden bir veya birkaçı seçilerek üyeler için resen kayıt tebligatı oluşturulur. Hazırlanan tebligatı imzalayacak personel seçimi yapıldıktan sonra Hazırla butonu tıklanarak tebligatın çıktısı alınır. Önizle butonu tebligatın taslak halidir. Temizle butonu ile veri giriş alanları temizlenir. Kayıt Tebligatı Hazırlama Hazırla butonu tıklandıktan sonra,

55 Kayıt Yapıldığına Dair Tebligat-Döküm Nace Değişikliği Tebligatı Hazırlama Ana Nace Faaliyet Kodu bilgilerinde değişiklik olan üyelere ilgili değişikliği tebliğ için kullanılan ekrandır. Sorgulama kriterleri (Başlangıç/Bitiş tarihi, Üye Sicil No Başlangıç/Bitiş, Nace Faaliyet Kodu, Meslek Grubu, Şirket Tipi, Derecesi, Meslek Grubu, Nace Faaliyet kodu, İmzalayacak Personel(Personel tanımlama ekranında imza yetkisi olan personel)) girilerek, üye durum bilgisi ilgili kutucuklardan işaretlenir. Önizle butonu ilgili tebligatın taslak halidir. Temizle butonu veri giriş alanlarını temizlemek için kullanılır.

56 Nace Değişikliği Tebligatı Hazırlama Hazırla butonu tıklandıktan sonra,

57 Nace değişikliği tebligatı dökümü Derece Değişikliği Tebligatı Hazırlama Derece bilgilerinde bir değişiklik olan üyelere derece değişikliği tebligatı için kullanılan alandır. Sorgulama kriterleri (Başlangıç/Bitiş tarihi, Üye Sicil No Başlangıç/Bitiş, Nace Faaliyet Kodu, Meslek Grubu, Şirket Tipi,

58 Derecesi, İmzalayacak Personel(Personel tanımlama ekranında imza yetkisi olan personel) girilerek önizleme butonuna tıklanarak tebligat hazırlanır. İstenirse faal, askıda, tasfiye seçilerek sorgulamaya dahil edilir. Derece Değişikliği Tebligatı Hazırlama Hazırla butonu tıklandıktan sonra, Derece Değişikliği Kayıt Tebligatı-Döküm Resen Kayıt Tebligatı Hazırlama Resen kayıt işlemi gerçekleştirilen üyelere ilgili tebligatı göndermek için kullanılan ekrandır. Başlangıç-bitiş tarihleri, üye sicil numarası, nace faaliyet kodu, meslek grubu, şirket tipi, derecesi ve durum kriterlerinden bir

59 veya birkaçı seçilerek üyeler için resen kayıt tebligatı oluşturulur. Hazırlanan tebligatı imzalayacak personel seçimi yapıldıktan sonra Hazırla butonu tıklanarak tebligatın çıktısı alınır. Temizle butonu ile veri giriş alanları temizlenir. Resen Kayıt Tebligatı Hazırlama Hazırla butonu tıklandıktan sonra, Resen Kayıt Tebligatı-Döküm Meslek Grubu Değişikliği Tebligatı

60 Meslek Grubu Değişikliği yapılan üyelere ilgili tebligatı göndermek için kullanılan ekrandır. Başlangıç-bitiş tarihleri(zorunlu alan), üye sicil numarası, nace faaliyet kodu, meslek grubu, şirket tipi, derecesi ve durum kriterlerinden bir veya birkaçı seçilerek üyeler için resen kayıt tebligatı oluşturulur. Hazırlanan tebligatı imzalayacak personel seçimi yapıldıktan sonra Hazırla butonu tıklanarak tebligatın çıktısı alınır. Önizle butonu tebligatların taslak halidir. Temizle butonu ile veri giriş alanları temizlenir. Meslek Grubu Değişikliği Tebligat Hazırlama Hazırla butonu tıklandıktan sonra,

61 Meslek Grubu Değişikliği Tebligatı-Döküm Etiket Hazırlama Oda/Borsaların toplu gönderimlerinde kullanacakları etiket dökümlerini hazırladıkları ekrandır. Hazırlanmak istenen etiketler için kriterler aşağıdaki ekranda görüldüğü gibidir. Ekrandaki zorunlu alan çıktı tipi alanıdır. Hazırla butonu tıklanarak etiket dökme işlemi gerçekleştirilir.

62 Etiket Hazırlama Tebligat Takibi Üyelere tebliğ edilmek üzere hazırlanmış olan tebligatların teslimat durumlarının takip edildiği ekrandır. İlgili tebligat ekranlarında(örn: kayıt tebligatı hazırlama, meslek grubu değişikliği tebligatı hazırlama vb.) hazırlanmış olan tebligatlar bu ekrana da düşmektedir. Tebligat formatı, 30 adet üzerinde olan tebligatlar excel, 30 dan az olanlar ise pdf olarak saklanır. Excel formatlı tebligatlar kargo firmasına teslim edilir. Tebligat Takibi Pdf formatlı tebligatlar seçildiğinde tebligat indir butonu aktif olmaktadır. Tebligat İndir butonu tıklandığında ilgili tebligatın pdf çıktısı alınır.

63 Tebligat Takibi-Tebligat İndir Kullanıcı teslimat detaylarını isterse manuel olarak girebilir, isterse excel dosyası yükle kutucuğunu işaretleyerek toplu yükleme yapabilir. Tebligatların teslim detaylarını manuel girmek için satır üzerine çift tıklamak gerekir. Satıra çift tıklandıktan sonra, Tebligat Takibi-Manuel GirişTeslim Bilgisi Açılan tablodan tıklanarak seçilen tebligat veri giriş alanlarını doldurur. Teslim durumu; teslimi iade, kayıp olarak seçilir, durum açıklama combosundan taşınmış, adres hatalı gibi seçimler yapılır, teslim edilen kişi ve teslimat tarihi girilerek teslimat bilgileri güncelle butonu tıkanır.

64 Excel Dosyası Yükle kutucuğu tıklandıktan sonra, kargo firmasından alınan teslimat dosyası yükle butonu ile sisteme yüklenerek teslimat bilgileri güncellenmiş olur. Teslimat bilgileri excel dosyası yükleme 2.5 Seçim İşlemleri Seçim Tanımla Seçim Tanımla ekranı ile belirlenen tarihte yapılacak olan Ara ve Genel Seçimler sisteme tanımlanır. Seçim Dönemi yıl olarak girilir. (zorunlu alan) Seçim Tarihi gg/aa/yy formatında girilir.(zorunlu alan) Seçim Türü Ara veya Genel Seçim olarak seçilir. (zorunlu alan) Açıklama alanı isteğe bağlı olarak doldurularak Kaydet butonuna basılır. Kayıt başarılı bir şekilde gerçekleştiyse, sistem uyarı mesajı verecektir. Girilen bilgilere göre oluşan seçim aşağıdaki tabloda listelenir.

65 Seçim Tanımla Kaydet butonu tıklandıktan sonra, Seçim Listesi Oluştur Seçim Listesi Oluşturma üç panelden oluşmaktadır. Bunlar; Seçim Listesi, Nihai Seçim Listesi ve Seçim Listesine Giremeyen Üyeler. Seçim Listesi oluşturmak için Seçim Listesi ekranına tıklanır. Ekranda bulunan seçim comboboxında, seçim tanımlama ekranında tanımlanmış seçimlerden oluşmaktadır. Organ Liste Meslek Komistesi/Meclis olarak sistem tarafından otomatik olarak getirilecektir. Meslek grubu seçimi yapılır, tüm meslek gruplarının listesi alınmak isteniyorsa tüm meslek grupları kontrol kutucuğu işaretlenmelidir. Liste türü; seçme, seçilme ve seçme+seçilme olarak seçildikten sonra, alınan listenin sıralama şekli Üye Sicil No, Ticaret Ünvanı ve Üye Sicil No(sayısal) olarak seçilir, Oluşturulan liste A3 kağıt boyutunda dökülsün isteniyorsa ilgili kontrol kutucuğu işaretlenerek Ön İzleme butonu tıklandığında aşağıda oluşan tabloda ilgili seçimde seçmen veya aday listeleri görüntülenmiş olur. Rapor Al butonu ile ilgili seçim listesinin pdf dökümü alınır.

66 Seçim Listesi Oluştur Önİzleme butonu tıklandığında, listede ekranda tabloda listelenir ve Nihai Listeyi Kaydet butonu aktif hale gelir. Önizleme butonu tıklandıktan sonra, Seçim Listesi Oluştur-Nihai Listeyi Kaydet Kaydedilen liste sol kulakçıkta bulunan Nihai Seçim Listesi ekranına düşer. Rapor Al butonu tıklandıktan sonra, listenin.pdf dökümü alınır. Liste nihai liste değilse başlıkta Taslaktır ibaresi bulunmaktadır. Temizle butonu ise veri alanlarını temizlemek için kullanılır. Nihai Seçim Listesi Seçim Listesi ekranında oluşturulan ve kaydedilen liste, nihai seçim listesine düşer. Tüm meslek grupları kutucuğu işaretlenerek sorgula butonu tıklandığında, liste aşağıdaki tabloya gelir. Rapor Al butonu ile ilgili listenin.pdf çıktısı alınır. Temizle butonu veri giriş alanlarını temizlemek için kullanılır.

67 Nihai seçim listesi Ek Liste Oluştur Nihai listeyi aldıktan sonra üyelerin seçim listesi kriterlerinde oluşan değişikliklere göre seçim listelerine dahil olacak veya çıkarılacakları almak için hazırlanan listedir. Oluşturulan listede eklenen veya çıkarılan üyeler var ise tabloda satır sonunda eklenen ve çıkarılan ibareleri bulunmaktadır. Seçim Listesine Giremeyen Üyeler Belirlenen kriterler sonucu Seçim Listesine giremeyen üyelerin raporlandığı ekrandır. Seçim, organ türü, meslek gurubu seçimi yapılır, Listenin sıralama şekli, ticaret ünvanı veya üye sicil no olarak seçildikten sonra çıktı alınacak kâğıt boyutu tercihe göre A3 kağıt boyutu kullan kutucuğu işaretlenir. Önizle butonu ile liste aşağıdaki tabloda listelenir. Rapor Al butonu tıklanarak listenin pdf olarak çıktısı alınır. Temizle butonu veri giriş alanlarını temizlemek için kullanılır. Seçim Listesine Giremeyen Üyeler 2.6 Raporlar

68 Raporlar Alt Başlığı Üye Özel Durum Raporları Üye listelerinde sorgulama yapıldığı ekrandır. Sorgulanmak istenen üye listesi Liste Türü ; combosundan seçilir, bunlar aşağıdaki gibidir, o Üyelik Durumlarına Göre Üye Listesi o Belirli Nace Kodu İçin Üye Listesi o Belirli Bir Meslek Grubunda Yer Alan Üyelerin Listesi o Belirli Bir Tarihte Belirli Bir Meslek Grubu İçerisinde Yer Alan Üyelerin Listesi o Adresinde Tespit Edilememe Tarihi Üstünden İki Yıl Geçen Üyelerin Listesi o Adresinde Tespit Edilememe Tarihi Belirli İki Tarih Arasında Olan Üyelerin Listesi o Tescil Adresinde Tespit Edilemeyen Üyelerin Listesi o Kayıtlı Hiçbir Adresinde Tespit Edilemeyen Üyelerin Listesi seçilir, seçim sonucu aktif olan ilgili alanlara veri girişi yapıldıktan sonra Sorgula butonu tıklanarak sorgulama işlemi gerçekleştirilir. Seçilen liste durumuna göre nace kodu alanı, durumu alanı veya meslek gurubu alanı invisible olacaktır. Temizle butonu ile veri giriş alanları temizlenir. Excele İndir butonu ile ilgili raporun excel dökümü alınır. Genel Üye Listeleri

69 2.6.2 Üye Liste Raporları Kullanıcının sistemde kayıtlı üyelerini çeşitli kriterler seçerek raporlama yaptığı ekrandır. Üyelik Tarihi Başlangıç/Bitiş aralığı girilerek, belirlenen tarih aralığında Kayıt Karar Tarihine göre üye listelemesi yapılır. Meslek Grubu, Nace Kodu ve Durum combolarından seçimler yapılarak, oluşturulmuş kriterlere göre üye listelemesi yapılır. İl, İlçe ve Bölge seçimine göre raporlama alınabilir. Adres Ekle ve Telefon Ekle kontrol kutucukları seçilirse alınacak olan Üye Listesi raporu ilgili alanlarına verileri eklenir. Seçilmezse ilgili alanlar boş olarak rapor alınır. Temizle butonu veri alanlarını temizlemek için kullanılır. Üye Liste Raporu İstatistik Raporları Üyeler hakkında istatistiki raporların alındığı ekrandır. Sistem üzerinden aşağıdakiler gibi üyeler hakkında genel bilgi raporları alınabilir. İstatistiki raporlama ekranı 7 adımdan oluşmaktadır. Bunlar; Üye Sayısı-Şirket Tipi Üye Sayısı-Meslek Grubu Üye Sayısı-Derece Bilgisi Üye Sayısı-Durum Bilgisi Üye Sayısı-İdari Durum Üye Sayısı-Ortaklık Bilgisi Ekranda, üye sicil no, üyelik başlangıç bitiş tarihi, meslek grubu, vergi durumu vb. sorgulama kriterleri bulunaktadır. Seçilen kritere göre de sorgulama yapılabilir, sorgulama kriteri girilmeden de raporlama işlemi yapılabilir. Rapor tipi pdf veya xls olarak seçilmelidir. Rapor tipi seçimi yapılması zorunludur.

70 Üye Sayısı-Şirket Tipi Rapor Al butonu tıklandıktan sonra, Üye Sayısı Şirket Tipi Rapor Ortak Listesi Raporu Sistemde mevcut bulunan üyelerin ortaklarının listelenip rapor alındığı ekrandır. Sorgulama yapılacak kriterlere (Üye Sicil No Başlangıç/Bitiş, Derece, Üye Kayıt Tarihi Başlangıç/Bitiş, Durum, Meslek Grubu, Nace Faaliyet Kodu, Şirket Tipi, Yetki Başlangıç/Bitiş Tarihi) uygun olan üyelerin ortak bilgilerinin listelendiği

71 ekrandır. Eğer organ üyesi olanlar ve eski ortakların sorgulamaya dahil edilmesi isteniyorsa bu alanların yanlarındaki kutucukların işaretlenmesi gerekmektedir. Üye Ortak Listesi Yetkili Listesi Raporu Sistemde kayıtlı olan firma yetkililerinin çeşitli kriterlere ( Üye Sicil No Başlangıç/Bitiş, Derece, Üye Kayıt Tarihi Başlangıç/Bitiş, Durum, Meslek Grubu, Nace Faaliyet Kodu, Şirket Tipi, Yetki Başlangıç/Bitiş Tarihi, Sorgulama Türü) göre raporlama işleminin yapıldığı ekrandır. Organ üyesi olanlar ve Eski Süresi Dolan Yetkililer işaretlenirse sorgulamaya bu kişiler de dahil edilir. Sorgulama türü; yalnızca gerçek kişi ortaklar, yalnızca tüzel kişi ortaklar ve tüm ortaklar (tüzel ve gerçek) seçeneklerinden biri seçilmelidir. Sorgulama türü zorunlu alandır. İl combosu sistem tarafından otomatik olarak getirilmektedir. Üye Yetkili Listesi Askı Durumuna Göre Tarih Bazında Üyelerin Raporları Askıya alınma tarihlerine göre üyelerin raporlandığı ekrandır. Askıya alınma karar tarihi girilir, Durum değişim nedeni; borcundan dolayı, adresten dolayı ve borsada ürün tescili yok seçeneklerinden biri seçilir, raporlama tarihi günün tarihi olarak sistem tarafından getirilir. Raporlama tarihi manuel olarak düzenlenebilir. Sorgula butonu tıklandığında ilgili liste aşağıdaki tabloda listelenir. Rapor Al botunu ile, listenin.pdf dökümü alınır. Temizle butonu veri giriş alanlarını temizlemek için kullanılır.

72 Askı Durumuna Göre Tarih Bazında Raporlama İki Tarih Arasında Üyelere Verilen Belgeler Belirlenen tarih aralığında seçilen üyeye verilen belgelerin raporlandığı ekrandır. Üye sorgula alanında bulunan (+) ikonu tıklanarak üye seçimi yapılır. İstenilen tarih aralığı girilerek çıktı tipi pdf veya xls olarak seçildikten sonra belge adı seçimi yapılır. Belge adı seçilme ise alınmış olan tüm belgeler raporlanır. İl, İlçe, Bölge seçimi yapılarak raporlama kriteri olarak eklenebilir. Döküm alınacak raporda Ödemesi yapılan belgeler görüntülenmek isteniyorsa Ödemesi Yapılanlar kontrol kutucuğu işaretlenir. Rapor Al butonu tıklanarak raporlama işlemi gerçekleştirilir. İki Tarih Arasında Üyeye Verilen Belgeler İki Tarih Arasında Üyelere Verilen Hizmetler Belirlenen tarih aralığında üyelere verilen hizmetlerin raporlandığı ekrandır. Üye sorgula alanında bulunan (+) ikonu tıklanarak üye seçimi yapılır. İstenilen tarih aralığı girilerek çıktı tipi pdf veya xls olarak seçildikten sonra hizmet adı seçimi yapılır. Hizmet adı seçilmez ise alınan tüm hizmetler raporlanır. İl, İlçe, Bölge seçimi yapılarak raporlama kriteri olarak eklenebilir. Döküm alınacak raporda Ödemesi yapılan belgeler görüntülenmek isteniyorsa Ödemesi Yapılanlar kontrol kutucuğu işaretlenir. Rapor Al butonu tıklanarak raporlama işlemi gerçekleştirilir.

73 İki Tarih Arasında Üyelere Verilen Hizmetler Adres Bilgileri İle Adres ve Telefon Bilgileri İle Rapor Al Üyelerin adres ve telefon bilgilerine göre raporlama yapılan ekrandır. Üyeleri adres bilgilerine göre sorgulayarak getirmek için İl ve İlçe alanları zorunlu alan olarak belirlenmiştir. İl combosu sistem tarafından otomatik olarak getirilmektedir. Aynı zamanda Mahalle, Cadde, Sokak, Bulvar, Meydan ve Belde/Bucak bilgileri de girilerek sorgulama yapılabilir. İstenilen kriterler girildikten sonra Rapor Al butonuna tıklanarak uygun kriterlerdeki üyeler listesine ulaşılır. Adres Bilgileri İle Rapor Alma İletişim Bilgileri İle İletişim bilgileri ile üye sorgulatmak için istenilen üyeye ait telefon numarası girilir, rapor al butonuna tıklanarak telefon numarasına sahip üyeye ulaşılır. Temizle butonu ile telefon no alanında bulunan veriler silinir.

74 İletişim Bilgileri İle Rapor Alma 3 Oda/Borsa Yönetim Oda Borsa Yönetim 3.1 Oda/Borsa İşlemleri Oda/Borsa Güncelle İlgili Oda/Borsa ların kendi bilgilerini sistem üzerinden düzenlediği ve güncellediği ekrandır. İlgili Oda/Borsa adı aşağıdaki ekranda kırmızı çerçeve ile belirtilmiştir. Her Oda/Borsa Genel Bilgilerini, Adres Bilgilerini, İletişim Bilgilerini, Logo ve Akredite logosunu ve eğer varsa Şubesini bu ekran üzerinden günceller, sisteme tanımlar.

75 Genel Bilgiler Genel Bilgiler ekranında; Oda/Borsanın işleyişi ile ilgili bilgilerin girildiği ekrandır. Belgelerde Logo Gösterme kontrol kutucuğu dökümü alınan belgelerde logo gösterilmemesi için kullanılır. Evrak Sayı Alma Yöntemi Evrak Sayı Numaratörü olarak sistem tarafından getirilir. Comboboxtan seçim yapılabilir. Belge Numaratör Değeri güncel kullanmış olduğunuz evrak sayınız hangi numarada kaldı ise bir fazlası yazılır. Kaydet butonu ile veriler kaydedilir. Oda/Borsa Güncelle Adres Bilgileri Oda/Borsanın adres bilgilerini eklediği, güncellediği ekrandır. İl ve İlçe seçimi zorunlu alanlardır, adres bilgileri, mahalle, sokak, cadde gibi bilgileri girilerek ekle butonu ile adres eklemesi yapılır. Oda/Borsa Güncelle-Adres Bilgileri İletişim Bilgileri Oda/Borsanın iletişim bilgilerini eklediği ve güncellediği ekrandır. Telefon No ve e-posta zorunlu alanlardır. Veri girişleri tamamlandıktan sonra ekle butonu ile ilgili veri tabloya eklenmiş olur. Birden fazla veri girişi yapılabilir.

76 Oda/Borsa Güncelle-İletişim Bilgileri Logo Ekle Oda/Borsaların logo ve akredite logolarını eklediği ekrandır. Dosya seç butonu tıklanarak logo seçimi yapılır, Yükle butonu ile logo yüklemesi yapılmış olur. Yüklenen logo boyutu 200x200 olmalıdır. Oda/Borsa Güncelle-Logo Ekle Şube Bilgileri Oda/Borsaların varsa şubelerini sisteme tanımladığı ekrandır. Şube adı, il ve ilçe seçimi yapılır, Şubelerde kullanılan makbuz boyutunu belirlemek için Makbuz A5 kontrol kutucuğu işaretlenerek Ekle butonu ile aşağıdaki listeye ekleme işlemi yapılır.

77 Oda/Borsa Güncelle-Şube Bilgileri Numaratör Bilgileri Numaratör bilgileri ekranından, üye sicil numaranız hangi numarada kaldı ise bir fazlasını ilgili alan yazıp kaydet butonu tıklandığında yeni kayıt olan üyelerin sicil numaraları aynı sırada devam etmektedir. Oda/Borsa Güncelle-Numaratör Bilgileri Meslek Grubu/Nace Kodu Tanımla Sisteme yeni bir meslek grubu eklemek ve nace kodu taşıma işlemi için kullanılan ekrandır. Sistemde mevcut olan meslek gruplarını görmek için Meslek Grupları başlığının yanındaki ok işaretine tıklanarak mevcut meslek gruplarının listesi açılır. Açılan meslek gruplarının yanlarındaki ok işaretlerine tıklandığında ise meslek gruplarına dahil olan nace kodları listelenir.

78 Meslek Grupları Meslek grubu altındaki nace kodları, Meslek Grubu-Nace kodları

79 Yeni meslek grubu eklemek için; meslek grubu ekle butonu tıklanır. Meslek Grubu Ekle Ekranda görülen Meslek Grubu Ekle butonu tıklanarak aktif hale gelen yeni alandan Meslek Grubu Adı alanı doldurulur ve Kaydet butonu tıklanır; tanımlanan meslek grubu ekranda görülen listenin en altına mavi renkle eklenir. Kaydedilen meslek grubu Nace Faaliyet Kodu ile ilişkilendirilir bu ilişkilendirmeden sonra mavi renk normale döner. Oluşturulan yeni meslek grubuna Nace Kodu atama işlemi için meslek grubu listeden tıklanarak seçilir seçim işleminden sonra ok ile belirtilmiş olan alan aktif duruma gelir. Nace Faaliyet kodu biliniyorsa manuel olarak giriş yapılabilir, bilinmiyorsa (+) ikonu tıklanarak nace sorgulaması yapılır. Nace kodu seçiminden sonra Meslek Grubuna Ata butonu ile atama işlemi tamamlanır. Seçilen Nace Kodu başka bir meslek grubu altında ise sistem; Nacenin zaten bir meslek grubu var. Tekrardan meslek grubu atanamaz. uyarı mesajı verecektir. Meslek Grubu-Nace Ataması Var olan Nace kodunu başka bir meslek koduna taşımak için ise; Meslek Grubu altındaki nace tıklanır aşağıdaki ekranda aktif hale gelen alandan Meslek grubu değişikliği işlemi gerçekleştirilir.

80 Nace Kodu Değişikliği Tüm değişiklik ve atama işlemlerinden sonra TOBB Onayına Gönder butonu tıklanarak karar bilgileri sisteme girilir. Karar Tarihi Karar Madde No Alanları veri girişi zorunlu alanlardır. Onayla butonu tıklanarak işlem tamamlanır. Onay Bilgisi Ekle Onayla butonu tıklandıktan sonra, eğer kayıt başarılıysa, işlemin başarılı bir şekilde gerçekleştiğine dair sistem mesajı kullanıcıya verilir Oda/Borsa Derece Tanımla Sermaye aralığına göre Derecelerin tanımlandığı ekrandır. Derece Tanımı Başlangıç ve Bitiş Sermayeleri zorunlu veri girişi alanlarıdır. Sermaye aralığı birbirine eşit olarak girilemez. Kullanıcı sermaye aralığını girmediğinde ya da eşit girdiğinde sistem Başlangıç sermayesi bitiş sermayesine eşit olamaz. uyarı mesajı vermektedir. Veriler girilir Ekle butonu yardımı ile işlem tamamlanır, ilgili derece tanımı tabloda listelenir.

81 Derece Tanımla Tablodan üzerine tıklanarak seçili hale getirilen ilgili derece tanımı ile Güncelleme ve Silme işlemi gerçekleştirilir Oda/Borsa Personel Tanımlama Oda/Borsa personellerinin sisteme tanımlandığı ekrandır. Bu ekranda tanımlanmış olan personel verilen yetkiye göre tebligat imzacıları olarak atanır. Bu işlem için ilgili personelin ad-soyad, personel sicil no, telefon no, e-posta, personele imza yetkisi veya raportör yetkisi verilecekse kutucuklar işaretlenerek görev seçimi yapıldıktan sonra Kaydet butonu tıklanarak personel tanımlanması yapılmış olur. Düzenle butonu ile, yetkisi veya bilgilerinde değişiklik yapılmak istenen personel listeden üzerine çift tıklanarak seçilir bu işlem sonrası veri alanları dolacak ve değişiklik işlemi yapılabilecektir. Personelin işten ayrılması durumunda, tablodan çift tıklanarak seçilen ve veri alanları dolan personel Pasif Yap butonu tıklanarak pasif hale getirilir. Böylece tabloda durum kolonunda Aktiften Pasife geçmiş olacaktır. Listeden tıklanarak seçili hale getirilen personel Sil butonu ile silinir. Temizle butonu ile veri giriş alanları temizlenir. Sorgula butonu ile kayıtlı personel sorgulaması yapılır. Personel Tanımlama

82 3.1.5 Oda/Borsa Bölge Tanımlama Oda/Borsa ların bölgelerini sisteme tanımladığı ekrandır. Tanımlama işlemi için Bölge Adı alanı doldurulup Kaydet butonu tıklanır. Daha önceden kaydedilen bölge Sorgula butonu ile sorgulama işlemi gerçekleştirilir. Oda/Borsa Bölge Tanımlama Oda/Borsa Ceza Tanımlama Oda/Borsa ların bünyesinde bulunan üyelerine vereceği cezaların tanımlandığı ekrandır. Ceza Tanımı alanı doldurulur Ekle butonu tıklanır. İlgili ceza sisteme tanımlanmış olur. Daha önce tanımlanmış olan ceza tekrar tanımlanamaz. Tanımlanan ceza tabloda listelenir. Listeden üzerine tıklayarak sarı renk ile seçili hale gelen ceza Sil butonu ile silinir. Ceza Tanımlama 3.2 Hakem Bilirkişi Eksper İşlemleri Liste Hakem /Bilirkişi / Eksperlerin sisteme tanıtıldığı ekrandır. İşleme Ekle butonu tıklanarak başlanır. Hakem/Bilirkişi/Eksper Liste

83 Ekle butonuna tıklandığında açılan tanımla ekranından Hakem/Bilirkişi/Eksper olarak kişilerin tanımlanacağı ekran açılır. Hakem/Bilirkişi/Eksper Tanımlama Kimlik no alanında bulunan (+) ikonu tıklanarak kişi araması yapılır. Kişi Ara Kimlik No, Görev Başlangıç ve Bitiş Tarihleri, Karar Organı, Karar Tarihi, Karar No, Atanacak Görev(Hakemi Bilirkişi Eksper), Meslek, İş tecrübesi ve Adres alanları zorunlu alanlardır. Veri girişleri tamamlandıktan sonra Ekle butonu tıklanarak kayıt işlemi tamamlanır. Gerçekleştirilen kayıt listelenir. İlgili kayıtta güncelleme işlemi yapılmak istendiğinde tablodan tıklanarak seçili hale getirilir ve Güncelle butonu tıklanır.

84 Hakem/Bilirkişi/Eksper Güncelleme Hakem Bilirkişi Eksper Talebi Kullanıcının sistem üzerinden üyenin talebi doğrultusunda ilgili konu için talep oluşturduğu ekrandır. Ekrandaki zorunlu alanlar yıldız ikonu ile belirtilmiştir. Sistemde daha önceden kayıtlı olan üye firma ikonu tıklanarak açılan sayfadan sorgulanıp seçilerek işlem devam eder. Talep edilen hizmet seçilir (Hakem, Bilirişi, Eksper), Görev Tanımı ve Talep Adresi girilmesi zorunlu alanlardır. Açıklama alanı zorunlu alan değildir. Talep ekle butonuna basılır. Oluşturulan talep tabloda listelenir. Temizle butonu ise veri giriş alanlarını boşaltmak için kullanılır. Talep Sil butonu ise daha önceden oluşturulan talebi silmek için kullanılır.

85 Hakem Bilirkişi Eksper Talebi Hakem Bilirkişi Eksper Görevlendirme İlgili talebin türü ve konusuna göre hakem, bilirkişi veya eksper listesinden kişi görevlendirmesi yapılır. Görevlendirme sonrasında ilgili talep sahibine (kurum veya kuruluşa) görev ataması yapılan hakem veya bilirkişi bildirilir. Görevlendirme sonrasında, görev ataması yapılan hakem, bilirkişi veya ekspere görevlendirme ile ilgili bilgilendirme yapılır. Görevlendirme işleminin başlatılabilmesi için tablodan seçim yapılması gerekmektedir. Bir önceki adımda oluşturulan talep, görevlendirme ekranında listelenecektir. Seçim yapılmaz ise, sistem Lütfen Tablodan Atanacak Görevi Seçiniz. mesajı verecektir. Ekrandaki zorunlu alanlar yıldız ikonu ile belirtilmiştir. Bunlar; Başlangıç ve Bitiş tarihleri, Karar Nosu, Görev Adresi Kişi seçimi ve görevi olarak belirtilmiştir. Girişler tamamlandıktan sonra Göreve Kişi Ata butonu tıklanarak işlem tamamlanır. Hakem Bilirkişi Eksper Görevlendirme Yukarıda ekranda sol üstte bulunan Görev Liste butonu ile görevde olan ilgililer görüntülenir. Tablodan seçili hale getirilen görevliyle ilgili Görevi İptal Et veya Görevi Tamamla butonları ile değişiklik yapılır. Hakem Bilirkişi Eksper Görev Listesi 3.3 Toplantı İşlemleri

86 Toplantı Oluştur Oda/Borsa Yönetim modülünde Toplantı İşlemleri alt başlığından toplantı oluşturma, toplantı başlatma, toplantıya katılan üyelerin katılım durumlarını ekleme, ve toplantı sıfırlama işlemlerini yapılabilir Toplantı Oluştur Toplantı Oluştur Toplantı kayıt ekranı, yapılacak olan toplantıların kaydedildiği, listelendiği ve bu toplantılara gündem oluşturulduğu ekrandır. Toplantı tarihi ekranda görülen takvim üzerinden seçilir. Toplantı başlangıç ve bitiş saatleri ilgili alanda doldurulur. Her ay veya her hafta tekrarlanacak olan bir toplantı ise Tekrarla kutucuğu işaretlenir.

87 Toplantı Tekrarla İşaretlendikten sonra açılan yeni ekrandan toplantının tekrar etme sıklığı hafta veya ay olarak belirlenir, başlangıç tarihi toplantı tarihi olarak otomatik gelir ve toplantının en son tekrar edilmesi istenilen tarih bilgisi doldurularak toplantının tekrarlanacağı tarihler belirlenir. Tekrarlanan toplantılar tabloda listelenir. Tekrarla kutucuğu işaretlendikten sonra, Toplantı Tekrarla Organ seçimi için açılan combobox tan o Yönetim Kurulu, o Disiplin Kurulu, o Meclis o Meslek komitesi o Komisyon olarak seçilir.

88 Toplantı durumu ise Olağan veya Olağanüstü olarak ikiye ayrılır. Toplantı Yeri bilgisi girildikten sonra Toplantı Ekle butonu tıklanır. Oluşturulan toplantının aşağıdaki tabloda listelenmesi beklenir. Kaydedilen toplantılara sistem tarafından otomatik toplantı numarası verilmeyecek olup bu işlem Toplantı Başlat adımında gerçekleştirilecektir. Toplantı Oluştur Oluşturulan toplantıya gündem belirlemek için listeden üzerine tıklayarak sarı renk ile seçili hale getirilen toplantıya Gündem Belirle butonu ile gündem belirlenir. Seçme işlemini gerçekleştirilmediğinde, sistem otomatik olarak Lütfen Tablodan Kayıt Seçiniz. uyarısı verecektir. Toplantı listesinden kayıt seçilip Gündem Belirle butonu tıklandıktan sonra aşağıdaki Gündem Detay pop up ekranı açılır. Ek gündem eklenip Gündem Maddelerini Üyelere Gönder butonu ile ilgili toplantının üyelerine gündem maddeleri sms ve e-posta ile gönderim işlemi yapılır. Gündem Detay Ek Gündem butonu tıklanarak aşağıdaki Yeni Gündem pop up ına yönlendirme yapılır.

89 Gündem Ekranı Gündem No sistem üzerinden otomatik olarak ekrana gelecektir. Gündem ve Konu alanlarına gerekli açıklamalar girilerek Ekle butonu ile toplantıya gündem oluşturmuş oluruz. Gündem Maddelerini Üyelere Gönder butonu tıklandığında toplantıya katılan üyelere gündem maddeleri mail yolu ile iletilir. Gündem Taşıma Gündem ve gündem konusu belirlenen toplantıları zaman yetersizliği veya başka sebeplerden ötürü gündem konuşulamaz ise ek gündem ekranında toplantının bulunduğu satırdaki takvim butonundan gündem sonraki toplantılarda görüşülmek üzere taşınabilir.

90 Gündem Taşıma Ekranı Organ seçimi gerçekleştikten sonra Toplantı Getir butonu tıklanarak gündemi taşımak istenilen toplantı seçilir. Sarı ile seçildikten sonra Gündem Taşı butonuna tıklanarak gündem taşıma işlemi gerçekleştirilir. Dosya Yükle Toplantı ile ilgili resim, ses, görsel ve metinleri ilgili toplantının üzerine tıklanmasıyla sarıyla işaretlenen toplantının yanındaki ataç butonundan istenilen dosyalar yüklenebilir. Toplantı Dosya Yükleme Ekranı Dosya açıklama kısmı zorunlu alan olarak belirtilmiştir. İlgili dosyalar dosya seç butonundan seçilerek yan taraftaki yükle butonuna tıklanarak ilgili dosyalar toplantı dosyası olarak yüklenir. Var olan dosya Dosya Sil butonu ile silinir. Dosya İndir butonu ile toplantı dosyaları bilgisayara kaydedilir Toplantı Başlat Toplantı başlat ekranı, toplantı fiilen bittikten sonra toplantıya numara almak için kullanılacak olan ekrandır. Toplantıları listelemek için ilk olarak Organ seçimi yapmak gerekmektedir. Organ seçimi;

91 Yönetim Kurulu Meclis Komitesi Meclis Disiplin Kurulu Komisyon olarak seçilir ve Toplantı Getir butonu tıklanarak seçilen toplantıların aşağıdaki tabloda listelenmesi sağlanır. Toplantı Başlat Listeden toplantı seçilip Toplantı Başlat butonu tıklandıktan sonra Onay Mesajı Evet tıklanarak işleme devam edilirse, toplantıya sistem üzerinden numara verilecek olup hayır tıklanarak işleme devam edilirse toplantıya numara vermeden işleme devam edilecektir. Toplantı numarası alınmış olan toplantıyı listeden seçili hale getirerek yeni gündem eklenir. Gündem Listesi

92 Eklenen gündeme karar eklemek için ise tablodan seçili hale getirilen gündem çift tıklanarak açılan Karar Ekle pop up ından ilgili toplantıya karar eklenir. Gündem ekranında, gündem listesi üzerinde herhangi bir satırın üstünde mouse + sağ tuş tıklaması yapıldığında Yeni Bend Ekle seçeneği görünür hale gelerek toplantı kararına bend ekleme işlemi yapılır. Gündem ve karar numarası sistem tarafından getirilirken; Bend numarası kullanıcı tarafından verilecektir. Karar Ekle Toplantı Katılım Toplantı katılım ekranında daha önceden oluşturduğumuz toplantılara katılımcı ekleyip güncelleme işlemlerini yapabilirsiniz. Listeden organ seçimi yapılarak ilgili toplantılar listelenir. Listeden üzerine tıklandığında sarı renk ile seçili hale gelen toplantıya Katılım Ekle veya Katılım Güncelle butonlarını kullanarak işleme devam edilir. Toplantı katılımlarının takibi alt sürecinde, katılım bakımından kritik seviyedeki üyelere önceden bilgi verilebilmesine yönelik uyarı mekanizmaları oluşturulmuştur. Katılımcı ekle ekranında belli bir sayıdaki toplantılara katılmayan üyeler için uyarı mesajı sistem tarafından otomatik olarak getirilecektir. Aynı zamanda katılımcıya da sms ve mail ile bilgilendirme yapılacaktır. Örn: Sayın Üyemiz, xx/xx/xxxx tarihinde xxxx yerinde, xx:xx saatinde Meclis Toplantısı vardır. Katılımlarınız önemle arz olunur.

93 Toplantı Katılım Ekle Katılım Durumu Ekle ve Güncelle butonu tıklandığında, aşağıda açılan yeni sayfadan güncelleme işlemi katılım durumu alanından; o Katıldı o Katılmadı o Görevde Olarak seçimi yapılır. Katılım Durumu Kaydet Toplantı katılım durumları kritik olan üyeler için sistem aşağıdaki uyarı mesajını verecektir ve ilgili üyelere bildirim mesajı gidecektir.

94 3.3.4 Toplantı Numara Sıfırla Seçim döneminden sonra Toplantı No Sıfırla tıklandığında, sistem aşağıdaki uyarı mesajını verecektir. Evet tıklandığında toplantı numaraları sıfırlanmış olacaktır. Toplantı No Sıfırlama Toplantı Sıfırla butonu tıklandıktan sonra; Toplantı No Sıfırla Onay

95 Toplantı Numarası başarılı bir şekilde sıfırlanmıştır. Yeni toplantılar 1 den başlayarak numaralandırılacaktır. 3.4 Organizasyon/Fuar İşlemleri Organizasyon/Fuar Kayıt Oda/Borsalar, birim bazında yurtiçi organizasyon tanımlayabilir. Tanımlama ekranında organizasyon bilgileri, iletişim bilgileri, fuar adı, fuar başlangıç ve bitiş tarihleri düzenleyen kurum gibi alanlar girilmesi zorunlu alanlardır. Organizasyonla ilgili resim, ses ve metin gibi dosyalarda organizasyon dosyaları alanına Dosya Seç butonu ile eklenir daha sonra Yükle butonuna tıklanarak sisteme yüklenmesi işlemi gerçekleştirilir. Organizasyon Bilgileri Kaydedilirken Etkinlik Programı sisteme girilir ve istenirse çıktı alınabilir. Eğitim ve seminerlere katılımcılar ve eğitmenler online olarak erişeceklerdir.

96 Fuar Organizasyon Kayıt Fuar/Organizasyon Güncelle Oda/Borsalar sistemine daha önce kaydedilmiş organizasyon bilgileri organizasyon adına, tipine, başlama ve bitiş tarih aralıklarına, konusuna ve durumuna göre aranır. Arama kriterlerine göre ekrana gelen organizasyon bilgileri içerisinden güncellenecek olan organizasyon bilgisi seçilir ve tüm organizasyon bilgileri kullanıcıya görüntülenir. Kullanıcı istediği alanları seçerek organizasyon bilgilerini günceller. Fuar Organizasyon Güncelle Fuar Organizasyon Listesi Oda ve Borsaların üyelerine ve dış kullanıcılarına verdiği eğitim ve seminerlerin listelendiği ekrandır. Bu ekranda listeleme yapılır, listeden çift tıklanan açılan fuar/organizasyonların detay görüntülemesi yapılır ve katılımcı bilgileri bu ekran üzerinden yapılır.

97 Fuar Organizasyon Listesi 3.5 Toplantı Raporları Toplantılara ilişkin çeşitli raporların alındığı ekrandır. Bu raporlamalar, üyelerin seçim süreçlerinde etkili olacaktır Toplantı Gündemleri Al Belirlenen kriterlere göre Toplantı Gündem Maddeleri Raporunun alındığı ekrandır. Organ seçimi; Yönetim Kurulu Disiplin Kurulu Meclis Meslek Komitesi Komisyon Toplantı Durumu; Olağan Olağanüstü olarak seçimi yapılır. Toplantı Günden Maddeleri Raporu Toplantı Ara butonu ile toplantılar sıralanmış olur. Rapor Al butonu tıklandığında seçilen toplantıya ilişkin raporlama ve çıktı alınması mümkündür.

98 Toplantı Günden Maddeleri Raporu - Toplantı Ara Toplantı Kararları Al Belirlenen kriterlere göre ilgili toplantıların karar raporlarının alındığı ekrandır. Organ seçimi; Yönetim Kurulu Disiplin Kurulu Meclis Meslek Komitesi Komisyon Toplantı Durumu; Olağan Olağanüstü olarak seçimi yapılır. Başlangıç ve bitiş tarihleri takvim kutucuğundan seçilir.(zorunlu alan) Toplantı Ara butonu tıklanarak karar raporu alınmak istenen toplantılar listelenir. Listelenen toplantılardan seçim yapılır. Tümü kutucuğu işaretlenirse tüm raporların alınması sağlanır. Toplantı Karar Raporu

99 3.5.3 Toplantı Katılımları Raporu Belirlenen kriterlere göre ilgili toplantılara katılım raporlarının alındığı ekrandır. Organ seçimi; Yönetim Kurulu Disiplin Kurulu Meclis Meslek Komitesi Komisyon Toplantı Durumu; Olağan Olağanüstü seçimleri yapılır. Tarih aralığı belirlenir. Toplantı Ara butonu ile ilgili toplantılar Toplantılar combosunda listelenir, istenilen toplantı seçilerek Rapor Al butonu ile raporlama işlemi yapılır. Toplantı Katılımları Raporu Toplantı Bazında Katılım Durum Listesi Raporu Seçilen toplantıya göre katılımcı durum bilgisinin listelendiği ekrandır. Organ seçimi; Yönetim Kurulu Disiplin Kurulu Meclis Meslek Komitesi Komisyon Toplantı Durumu;

100 Olağan Olağanüstü İle Başlangıç ve Bitiş tarihleri girilir. Tüm belirtilen alanlar, veri girişi zorunlu alanlardır. Rapor Al butonu ile ilgili toplantıya ilişkin rapor alınır. Toplantı Bazında Katılım Durum Listesi Raporu Toplantıya Özürlü / Özürsüz Katılmayan Üyelerin Listesi Raporu Belirlenen kriterlere göre toplantılara özürlü veya özürsüz olarak katılmayan üyelerin listelendiği ekrandır. Organ seçimi; Yönetim Kurulu Disiplin Kurulu Meclis Meslek Komitesi Komisyon Toplantı Durumu; Olağan Olağanüstü İle başlangıç ve bitiş tarihleri girilir. Tüm belirtilen alanlar veri girişi zorunlu alanlardır. Rapor Al butonu ile ilgili raporlama alınır.

101 Toplantıya Özürlü/Özürsüz Katılmayan Üyelerin Listesi Raporu Toplantıya Görevlendirme Nedeniyle Katılmayanların Listesi Raporu Çeşitli görevlendirmeler nedeniyle toplantılar katılamayan üyelerin listelendiği ekrandır. Organ seçimi; Yönetim Kurulu Disiplin Kurulu Meclis Meslek Komitesi Komisyon Toplantı Durumu; Olağan Olağanüstü İle başlangıç ve bitiş tarihleri girilir. Tüm belirtilen alanlar veri girişi zorunlu alanlardır. Rapor Al butonu ile ilgili raporlama alınır.

102 Toplantıya Görevlendirme Nedeniyle Katılamayanların Listesi Raporu Ay Boyunca Yapılan Toplantıların Yarısından Bir Fazlasına Katılmayanların Listesi Raporu Toplantılara 6 ay boyunca katılmayan üyelerin listelerinin raporlandığı ekrandır. Organ seçimi; Yönetim Kurulu Disiplin Kurulu Meclis Meslek Komitesi Komisyon Toplantı Durumu; Olağan Olağanüstü olarak seçilir, tüm veri giriş alanları zorunlu alandır. Rapor Al butonu ile talep edilen raporlamaya ulaşılır. 6 Ay Boyunca Yapılan Toplantıların Yarısından Bir Fazlasına Katılamayanların Listesi Raporu

103 3.5.8 İptal Edilen Toplantıya Katılmayan Üyeler İptal edilen toplantılara katılmayan üyelerin listelendiği ekrandır. Organ Seçimi; Yönetim Kurulu Meclis Komitesi Meclis Disiplin Kurulu Komisyon Çıktı tipi; pdf xls seçimleri yapıldıktan sonra Rapor Al butonu ile talep edilen raporlamaya ulaşılır. İptal Olan Toplantılara Gelmeyen Üyeler Katılım Yetersizliği Nedeniyle İptal Olan Toplantılar İlgili toplantılara üyelerin katılım yetersizliği nedeniyle iptal olan toplantıların raporlandığı ekrandır. Organ Seçimi; Yönetim Kurulu Meclis Komitesi Meclis Disiplin Kurulu Komisyon Çıktı tipi; pdf xls seçimleri yapıldıktan sonra Rapor Al butonu ile talep edilen raporlamaya ulaşılır.

104 Katılım Yetersizliği Nedeniyle İptal Edilen Toplantılar Toplu Yapılan Meslek Komiteleri Toplantısı için Hazirun Cetveli Oluştur Toplu yapılan meslek komiteleri toplantısı için hazirun cetveli oluşturmak için kullanılan ekrandır. Tek sorgulama kriteri çıktı tipidir. Çıktı Tipi; pdf veya xls olarak seçildikten sonra Rapor Al butonu tıklanarak raporlama işlemi gerçekleştirilir. Toplu Yapılan Meslek Komiteleri için Hazirun Cetveli Oluştur Hazirun Cetveli Seçilen toplantı kriterlerine göre hazirun cetveli oluşturulan ekrandır. Organ seçimi yapılır, seçilen organa göre veri giriş alanları değişiklik göstermektedir. Örn: Meslek komitesi seçildiğinde meslek grubu veri giriş alanı eklenir. Toplantı durumu; olağan, olağanüstü olarak seçilir, tarih aralığı girilerek toplantı ara butonu ile seçilen kriterlere göre toplantılar listlenir. Listelenen toplantılardan yapılan seçime göre Rapor Al butonu tıklayarak raporlama işlemi geçekleştirilir. Hazirun Cetveli

105 3.6 Hakem Bilirkişi Eksper Raporları Görevli Hakem Bilirkişi Eskper Raporu Tarih aralığı girilerek görevli hakem/bilirkişi/eksper listelerinin alındığı ekrandır. Çıktı Tipi.pdf veya.xls olarak alınabilir. İlgili rapora ulaşmak için Rapor Al butonu tıklanarak süreç tamamlanmış olur. Görevli Hakem Bilirkişi Eksper Raporu Onaylı Hakem Bilirkişi Eksper Listesi Raporu Görevleri onaylanmış hakem, bilirkişi ve eksperlerin listelerinin alındığı ekrandır. Çıktı Tipi.pdf veya.xls olarak alınabilir. Rapor Al butonu ile işlem tamamlanmış olur. Hakem Bilirkişi Listesi Raporu Rapor Al butonu tıklandıktan sonra,

106 3.6.3 Kişiye Atanan Görevler Raporu Hakem, bilirkişi ve eksperlere atanmış görevlerin liste halinde raporunun alındığı ekrandır. Hakem Bilirkişi Eksper alanından kişi sorgulaması yapıldıktan sonra Çıktı Tipi.pdf veya.xls olarak alınabilir. Rapor Al butonu ile işlem tamamlanmış olur. Hakem Bilirkişi Ekspere Atanmış Görevler Listesi

107 Rapor Al butonu tıklandıktan sonra, Hakem Bilirkişi Ekspere Atanmış Görevler Listesi-Döküm Görevli Atanmamış Talepler Raporu Görevli atanmamış taleplerin liste halinde raporunun alındığı ekrandır. Çıktı Tipi.pdf veya.xls olarak alınabilir. Rapor Al butonu ile işlem tamamlanmış olur. Görevli Atanmamış Talepler Listesi Rapor Al butonu tıklandıktan sonra,

108 Görevli Atanmamış Talepler Listesi-Rapor Organ Üye Listesi Organ Üye Listesi Organ Üyelerinin listelendiği ekrandır. Üyeler istenirse asil yedek ve tümü seçeneklerinden biri seçilerek raporlanır. Organ üyeliği sona eren üyelerinde raporlanması isteniyorsa ilgili kutucuk işaretlenir çıktı tipi; pdf yada xls seçildikten sonra Rapor Al butonu tıklanarak belirlenen kriterlere göre raporlama işlemi yapılır. Organ Üye Listesi

109 Rapor Al butonu tıklandıktan sonra, Organ Üye Listesi/pdf Görüntüsü 3.7 Organ İşlemleri Organ Tanımlama Oda/Borsa ların organlarını sisteme tanımladığı ekrandır. Bu işlem istenirse seçim girilerek istenirse seçimsiz kaydet kutucuğu tıklanarak gerçekleştirilir. Organ seçimi; Yönetim Kurulu, Meslek Komitesi, Meclis, Disiplin Kurulu, Komisyon, Genel Kurul olarak seçilir. Organ Asil üye sayısı ve organ başlangıç tarihi girilerek kaydet butonu tıklanarak ilgili organ sisteme tanımlanmış olur. Organ sonlandır butonu ilgili organı kapatmak için kullanılır. Eğer ki, ilgili organda tanımlı temsilci bulunuyorsa sistem Seçilen temsilcinin Meclis organında temsilciliği bulunduğu için görevi sonlandırılamaz mesajı verecektir. Sil butonu ilgili organı silmek için kullanılır bu işlem için tablodan satır seçilmesi gerekmektedir.

110 Organ Tanımlama Eğer Meslek Komitesi tanımlanmak isteniyorsa Meslek Komitesi Adı bilgisinin de girilmesi gerekmektedir. Meslek Komitesi Tanımlama Organ Üye Tanımlama Organ üyesi tanımlama işlemi için sol kulakçıkta bulunan organ seçimi yapılır(örn:meslek Komitesi, Meclis vb.) Ekle butonu tıklanarak açılan pop-up tan atanacak üyenin asil, organ görevi, üye firma sorgusu üye firma temsilcisi ve organ üyeliği başlangıç tarihi girilir kaydet butonu tıklanarak yeni üye atama işlemi yapılmış olur.

111 Organ Üye Tanımlama Ekle butonu tıklandıktan sonra; Organ Üye Tanımlama-Ekle Tanımlanmış üyeler üzerinde güncelleme işlemi yapmak için, tablodan tıklanarak seçili hale getirilir ve güncelle butonu tıklanır. Güncelleme ekranında sadece görev ve temsilci güncellemesi yapılabilir. Kaydet butonu ile işlem tamamlanır. Organ Üye Güncelle Güncelle Butonu tıklandıktan sonra,

112 Organ Üye Güncelle Görev Değişikliği Butonu ile ilgili üyenin görevinde değişiklik yapılır. Görev değişikliği butonu tıklandığında açılan pop-up ta ilgili üyenin bilgileri görüntülenir. Üyelik bitiş nedeni zorunlu alandır. Görev değişikliği seçimi yapıldıktan sonra kaydet butonu tıklanarak değişiklik işlemi yapılmış olur. Görev değişikliği işlemi yapabilmek için öncelikle yedek üye tanımlaması yapmak gerekmektedir. Görev değişikliği yapılacak üyenin aynı zamanda Meclis üyeliği de bulunuyorsa sistem Seçilen organ üyesinin Meclis organında da üyeliği bulunduğu için görev değişikliği yapılamaz uyarı mesajı verecektir. Organ Üye Görev Değişikliği Görev sonlandır butonu tıklandığında açılan pop-up tan üyelik bitiş nedeni seçilir (yetki süresi, ceza, istifa, vefat) sonlandır butonu tıklanarak sonlandırma işlemi yapılır. Yönetim Kurulu üyelerinde görev sonlandırma işlemi yapılır. Görev sonlandırma işlemi yapmak için üyenin ilk olarak Meclis üyeliğinden de düşürülmesi gerekir.

113 3.7.3 Komisyon Üyesi Atama Tanımlanan komisyonlara üye eklendiği ekrandır. Komisyon seçimi yapıldıktan sonra Üye Ekle butonu tıklanarak ilgili komisyona üye ekleme işlemi gerçekleştirilir. Listeden kaldırılmak istenen üye varsa Üye kaldır butonu tıklanarak işlem geçekleştirilir. Komisyon Üyesi Atama Üye ekle tıklanarak açılan pop-up tan komisyon görevi seçimi yapılır ve checkboxlar yardımı ile üye seçimi yapıldıktan sonra Seçili Üyeleri Komisyona Ekle butonu tıklanarak ilgili komisyona üye ekleme işlemi tamamlanmış olur.

114 Komisyon İçin Üye Ata Organ Üyesi Görevlendirme Organ Üyelerinin görevlendirmelerinin yapıldığı ekrandır. Organ seçimi yapıldıktan sonra, üyeler aşağıdaki tabloda listelenir. Organ Üye-Görevlendirme Satırda bulunan ok ikonu tıklandığında açılan üye görevlendirme ekranından görevlendirme işlemi yapılır. Karar bilgileri, görev başlangıç ve bitiş tarihleri, görev yeri ve adresi, görev tanımı gibi bilgiler girilerek kaydet butonu tıklanır.

115 Organ Üye-Görevlendirme Veri girişi tamamlanıp, Kaydet butonu tıklandıktan sonra, ilgili üyeye atanan görev Atanan Görevler tablosuna düşer. Kaydet butonu tıklandıktan sonra, Organ Üye-Atanan Görevler Tablosu

116 4 BELGE/HİZMET 4.1 Ön Tanımlar Belge Tanımla Belge tanımla ekranı tıklandığında TOBB tarafından sisteme tanımlanmış olan belgeler listelenmektedir. Bu belgeler üzerinde silme veya düzenleme işlemi yapılamamaktadır. Silmek ya da düzenlenmek istenen belgeler için sistem TOBB tarafından tanımlanan belgeler düzenlenemez. mesajı vermektedir. Tanımlanmış Belgeler Satır üzerinde bulunan detay butonu tıklandığında belge tanımları-görüntüle pop-up ı açılmaktadır. Belge Detay Şablon İndir ve Şablon Önizleme butonları belge şablonun görüntülenmesi için kullanılır. Şablon İndir butonu tıklandığında şablon bilgisayarınıza indirilir.

117 Şablon Belge

118 Oda/Borsalar kendi belgelerini de bu şablonlar sayesinde hazırlayıp tekrar sisteme yükleyebilirler. Bu işlem için Yeni Belge Talebi Ekle Butonu tıklanır. Açılan pop-up tan belgenin tanımı, oda/borsa ve online kutucukları işaretli olmalı ve dosya seç butonu tıklanarak bilgisayarımızdan seçilen.doc uzantılı dosya Yükle butonu tıklanarak sisteme yüklenir. Kaydet butonu tıklanarak yeni belge sisteme tanımlanmış olur. Oda/borsa tarafından tanımlanmış olan belge aşağıdaki tabloya eklenir. Tabloda bulunan belge tanımlayan sütununda belge tanımlayıcı Oda/Borsa olarak görünecekir. Yeni Belge Ekle Hizmet Tanımlama Oda/Borsaların üyelerine verdikleri hizmetleri tanımladıkları ekrandır. Bu işlem için aşağıda ekran görüntüsünde bulunan Yeni Hizmet Tanımı Ekle butonu tıklanmalıdır. Tanımlanmış Hizmetler Yeni Hizmet butonu tıklandıktan sonra,

119 Yeni Hizmet Tanımı Ekle Hizmet Kodu sistem tarafından otomatik olarak verilecektir. Hizmet Tanımı ve Hizmet Ücreti girilir her iki alanda zorunlu alandır. Aktif kontrol kutucuğu işaretlenmelidir. Kaydet butonu ile ilgili hizmet sisteme kaydedilmiş olur. Tanımlanmış Hizmet üzerinde değişiklik yapılmak istendiğinde ilgili satır üzerinde bulunan düzenle butonu tıklanarak açılan pop-up tan ilgili hizmetin sadece ücret alanında değişiklik yapılarak kaydet butonu ile değişiklik işlemi tamamlanmış olur. Düzenle butonu tıklandıktan sonra, Hizmet Düzenle 4.2 Oda/Borsa Tanımları Verilen Belgeler Verilen Belgeler ekranında tanımlamış olduğumuz belgelerin dağıtım tiplerini ve ücretlerini belirlediğimiz ekrandır.

120 Verilen Belgeler Bu işlem için satır üzerinde bulunan detay butonu tıklanır. Açılan ekrandan belgelerin belge talep ekranındaki comboboxta görünmesi için Sistemden Verilsin kontrol kutucuğu işaretli olmalıdır. Banka Pos kodu isteğe bağlı doldurulur. İlgili belgenin hangi tarihler arasında ne kadar ücreti olduğu ise ücret başlangıç ve bitiş tarihi girilerek belirlenir. İleri tarih girişi de yapılabilir. İleri tarih girildiğinde sistem otomatik olarak girilen tarihi getirecektir. Örn: Faaliyet Belgesi için tarihleri arasında bir fiyat belirlendiği taktirde ilgili tarih geldiği zaman ekranda tarih alanı dolar ve fiyatlandırma başlamış olur. Belgenin dağıtım şekli 7/24 E-imzalı, Mesai Saatlerinde E-İmzalı, Islak İmzalı Kargoya Gönderim ve Islak İmzalı Odada Teslim seçeneklerinden biri veya hepsi seçilir, ilgili alanların karşısında bulunan dağıtım fiyatı alanında ücretli ise belgelerin ücretleri girilir ve Belgeler için imzacı seçimi yapıldıktan sonra Belge İçerik Açıklaması alanı doldurularak kaydet butonu ile belgenin dağıtım şekli tanımlanmış olur. Girmiş olduğunuz Belge İçerik Açıklaması belgelerinizde en altta görüntülenecektir. Detay butonu tıklandıktan sonra, Belge Dağıtım Şekli

121 4.2.2 İmzacılar Bu ekran belgelerimize imzacı tanımladığımız ekrandır. İmzacı Ekle Yeni imzacı tanımlamak için İmzacı Ekle butonu tıklanır. Açılan ekranda ilgili imzacının TCKN, Ünvanı ve Ad Soyadı girilerek kaydet butonu tıklanır ve yeni imzacı sisteme tanımlanmış olur. Oda imzacıları listesine aktarılır. Kaydedilen imzacıyı üzerine tıklanarak seçilen imzacıyı düzenleyebilir, silebilir ve detay butonundan imzacıya ait bilgiler görüntülenebilir. İmzacı Ekle butonu tıklandıktan sonra, Yeni İmzacı Ekle