SÜREÇ YÖNETİMİ KAPSAMINDA PROSEDÜR HAZIRLAMA

Transkript

1 SÜREÇ YÖNETİMİ KAPSAMINDA PROSEDÜR HAZIRLAMA Hazırlayan: KALİTE GELİŞTİRME BİRİMİ ENDÜSTRİ YÜKSEK MÜHENDİSİ AYŞE HANDE EROL

2 KALİTE ÇALIŞMALARI KAPSAMINDA SÜREÇLERİN BELİRLENMESİ, PROSEDÜRLERİN ve TALİMATLARIN HAZIRLANMASI

3 Marmara Üniversitesi tarafından hazırlanması gerekli olan prosedürler için, prosedür hazırlama, gözden geçirme ve güncelleme yöntemleri hakkında bilgilendirmek, uyulması zorunlu olan uygulama adımlarını tanımlamak, bunlarla ilgili sorumluları, sürecin zamanlamasını ve çıktıları belirlemektir

4 Kuralları Yönetmelik veya Yönergelerle belirlenmiş süreçlerin kullanıcılarına, işlerini etkin ve kolay bir şekilde yapabilmeleri için gerekli uygulama adımlarını, bunların sorumlularını, zamanlamasını ve çıktılarını ayrıntılı olarak tanımlayan, bağlı olduğu yönergenin devamı niteliğindeki dokümandır

5 Kapsam: İlgili sürecin başlangıç ve bitiş adımları ile sürecin uygulanacağı alanların çerçevesidir. Tanımlar / Kısaltmalar: Hazırlanan yönerge ve/veya prosedür kapsamında sıkça kullanılan ve ilgili sürecin tarifinde gerekli kavramların açıklandığı kısımdır. Kurallar: Süreci madde madde tarif eder. Form: Süreç sırasında kullanılan ve süreç müşterisi veya sorumluları tarafından belirli noktalarda doldurulması gereken boş formlardır. Kanun, Yönetmelik, Yönergeler ile ilişkilendirilirler. Talimat: Belirli süreçlerde, süreç sorumlularının yerine getireceği adımların detaylandırılarak yazılması gerekebilir. Yapılacak her işlemin ve zamanlamasının yazıldığı dokümanlardır

6 1. Prosedür ile anlatılacak işler ile ilgili ilke ve kurallar, önce süreç sorumluları ile birlikte belirlenir. 2. Kalite Geliştirme Birimi tarafından gönderilen "Prosedür Formatı (KG-.- )" na uygun olarak MS Excel formatında hazırlanır. 3. Prosedür hazırlanırken ilk olarak Prosedür İsmi belirlenir. Belirlenen isim konusunu kolay anlatacak şekilde tanımlanmalıdır. 4. Prosedür No.su, Kalite Geliştirme Birimi tarafından hazırlanmakta olan "Doküman Kodlama Kılavuzu (KG-.- )"na göre belirlenir ve ilk sayfadaki ilgili kısma yazılır

7 5. Prosedürün ilk sayfasında ilgili kısımdaki, İlgili Birim/Sahibi ve Onaylayan alanları, Kalite Geliştirme Birimi tarafından hazırlanmakta olan "Birim Kısaltmaları Listesi (KG-.- )" kullanılarak belirlenir. 6. Yürürlük ve Güncelleme Tarihi, bu aşamada boş bırakılır. Üniversitemiz Rektörlük Üst Yönetimi tarafından onaylanmasından sonra Kalite Geliştirme Birimi Sorumlusu tarafından doldurulacaktır. 7. Prosedürün Amaç kısmında, hazırlanan prosedür ile anlatılan sürecin amacı anlatılır. 8. Prosedürün Kapsam kısmında ise, ilgili sürecin hangi uygulama adımı ile, kim tarafından ve ne zaman başlatıldığı ve nasıl, kimin tarafından ve ne zaman bittiği belirtilerek sürecin uygulanacağı alanların sınırları ve sürecin kimleri (hangi birimleri) ilgilendirdiği tanımlanır

8 10. Prosedürün Tanımlar/Kısaltmalar kısmında, o yönergede kullanılan, tanımlanmasında yarar görülen terimler açık ve anlaşılır şekilde tanımlanır. Varsa Yönerge veya Prosedür içinde kullanılan kısaltmalara da bu kısımda yer verilir. 11. Yönergenin Kurallar kısmında ilgili sürecin uygulaması sırasında, girdilerini sağlayan, süreci uygulayan ve çıktılarından yararlanan tüm tarafların uyması gereken genel kurallar ve esaslar sıralanır. 12. Prosedürün, İlgili Yönerge kısmına, uygulama adımları anlatılan sürecin ilke ve kurallarının tanımlandığı; başka bir deyişle hazırlanan prosedürün bağlı olduğu Yönergenin adı ve kodu açık bir şekilde yazılır. 13. Prosedürün, İlgili Prosedürler ve Formlar kısmında, ilgili sürecin uygulama adımlarını ayrıntılı şekilde açıklayan aynı yönergeye bağlı tüm dokümanlar listelenir ve link verilir. 14. Prosedürün son kısmı olan İlgili Form(lar) kısmında, hazırlanan prosedür kapsamında ve tarif edilen işlerin uygulaması sırasında kullanılabilecek her türlü form veya belgenin dökümü yapılır. Formlar kullanıcı odaklıysa webde yayınlanabilir veya link verilebilir, birim içi kullanım içinse yayınlanmasına gerek yoktur

9 Prosedür taslağı, amaca ve bu prosedüre uygunluk açısından incelenmek üzere e-posta adresi aracılığıyla Kalite Geliştirme Sorumlusu na iletilir. Kalite Geliştirme Sorumlusu tarafından incelenir. Değişiklik ve düzeltmeler yapılması gerekiyorsa ilgili birimlere geri dönüş yapılır. Kalite Geliştirme Birimi ve diğer idari ve akademik birimlerle toplantı yapılarak mevcut durum hakkında bilgi alınır, değişiklikler ve düzeltmeler gerekiyorsa ilgili birim tarafından değişiklik yapılır. Prosedürün son şekli oluşana kadar bu döngü devam eder. Bu aşamadan sonraki aşamalar Kalite Geliştirme çalışmaları kapsamında belirlenecek ve sizlere iletilecektir. Revize edilme işlemi için yapılması gerekenler Kalite Geliştirme çalışmaları kapsamında belirlenecek ve sizlere iletilecektir

10 Strateji Planlama Birimi İş akış şeması prosedür örneği Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü İş akış şeması prosedür ve talimat örneği * Bu sunum ile size gönderilen örnekler şunlardır; Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na ait; Strateji_Geliştirme_Sürecleri_Orneği Strateji_Planlama_Birimi_Prosedürleri Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü ne ait; Bütçe_ŞM_süreci BP_Birimi_Prosedürleri Nakit_Butcesi_Talimati

11 İyi çalışmalar dilerim. KALİTE GELİŞTİRME BİRİMİ KALİTE GELİŞTİRME SORUMLUSU AYŞE HANDE EROL