ENKA PAZARLAMA İHRACAT İTHALAT A.Ş. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

Transkript

1 ENKA PAZARLAMA İHRACAT İTHALAT A.Ş. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

2 İÇİNDEKİLER GİRİŞ... 3 AMAÇ... 3 I. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE UYGULANACAK İLKELER Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinde Bulunma Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza etme II. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI... 4 III.KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI... 5 IV.VERİ SAHİBİNİN BİLGİ ALMA HAKKI... 6 V. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ...6 VI.ENKA PAZARLAMA BÜNYESİNDE ORGANİZASYONEL YAPILANMA. 7

3 GİRİŞ Bu Politika ile kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda Enka Pazarlama İhracat İthalat A.Ş. (ENKA Pazarlama) Şirketi tarafından benimsenecek ve uygulama noktasında dikkate alınacak ilkeler ortaya konulmaktadır. Bu Politika ile Enka Pazarlama tarafından kişisel verilerin işlenmesi, aktarılması, söz konusu verilere ilişkin alınan güvenlik önlemleri ile veri sahibinin bilgi alma hakkına ilişkin yerine getirilecek hususlar genel çerçeve olarak ortaya konulmakta, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu nda ( KVKK ) öngörülen düzenlemelere nasıl uyacağına ilişkin temel ilkeler belirlenmektedir. AMAÇ Bu Politika kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda KVKK ya uyum sağlamak amacıyla Enka Pazarlama özelinde yürütülecek uyum faaliyetlerinin en üst düzeyde yönetilmesini ve eşgüdümün sağlanmasını temin etmek hedefiyle hazırlanmıştır. I. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE UYGULANACAK İLKELER Bu Politika, Enka Pazarlama nın KVKK ve ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralları somut olarak nasıl uygulayacağına ilişkin yol gösterici bir nitelik taşımaktadır. Enka Pazarlama bu Politikayı rehber edinerek kendi bünyesinde gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerini analiz edecek, bu Politikaya uyum için gerekli aksiyonları belirleyecek ve her türlü teknik ve idari önlemi alacaktır. Belirlenen aksiyonlar hayata geçirildikten sonra iç denetim mekanizmaları işletilerek Politikaya uygunluğun devamlılığı sağlanacaktır. Enka Pazarlama bünyesinde bu Politikaya uyumluluğun sağlanması amacıyla çalışanların farkındalığının sağlanması için çalışmalar yapılacak, yeni başlayan çalışanlar için gerekli uyum süreçleri işletilecek ve Enka Pazarlama nın iş ortakları ile ilişkilerinde gerekli düzenlemeler yapılacaktır. KVKK ya uyumluluğun sağlanması için Enka Pazarlama tarafından kişisel veriler mevzuatta öngörülen genel ilke ve hükümlere uygun olarak işlenir. Bu kapsamda, Enka Pazarlama tarafından tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinde dikkate alınması gereken ilke ve şartlar bu bölümde ele alınır. Kişisel verilerin işlenmesi sırasında dikkate alınacak ilkeler aşağıda başlıklar halinde incelenmektedir Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinde Bulunma Enka Pazarlama kişisel verilerin işlenmesi faaliyetleri kapsamında hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun hareket eder. Bu kapsamda Enka Pazarlama, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık ve gereklilik prensiplerini uygulamaya koyarak sadece gerektiği kadar kişisel veriyi, veri işleme amaçlarına uygun düşecek seviyede işler.

4 1.2. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme Enka Pazarlama, kişisel verileri belirli, açık ve hukuka uygun sebeplerle işler. Bu kapsamda Enka Pazarlama kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini belirler ve bu amaçları kişisel verileri işlenmeden önce veri sahiplerinin bilgisine sunar. Kişisel veriler, belirtilen amaçlar dışında işlenmeyecektir. Enka Pazarlama tarafından belirlenen veri işleme amaçları meşru ve hukuka uygun olacaktır İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma Enka Pazarlama, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işler ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınır İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme Enka Pazarlama kişisel verileri yalnızca kanunlarda öngörülen süreler ile veya işlendikleri amaç ile sınırlı olarak muhafaza eder. Bu kapsamda, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranır. Bir süre belirlenmemişse, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan ya da söz konusu verinin işlenmesine dayanak olan hukuki ilişkinin devamı süre kadar muhafaza eder. II. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI Kişisel veriler kural olarak; a) Veri sahibin işleme konusunda açık rızasının bulunması; b) Kanunlarda açıkça öngörülmesi. c) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması. ç) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması. d) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. e) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması. f) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması. g) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, şartlarından bir veya birkaçına dayalı olarak işlenir. Bu kapsamda Enka Pazarlama kişisel veri işleme faaliyetlerinin bu şartlardan birinin kapsamına girip girmediğini değerlendirecek ve bu şartlardan birine dayanmayan kişisel veri işleme faaliyetleri durduracaktır. Yukarıda b, c, ç, d, e, f ve g bentleri kapsamında kişisel verilerin işlenebilmesi için kanunen veri sahibinin işleme konusunda rızasının varlığı aranmaz. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuatta özel nitelikteki kişisel veriler olarak tanımlanan ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerin işlenmesi için özel önlemler getirilebileceği düzenlenmiştir. Bu kapsamda özel nitelikli kişisel veriler işlenirken Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek önlemler alınır. Özel nitelikteki veriler açısından ise, işleme faaliyeti, cinsel hayat ve sağlık bilgileri hariç ancak kanunda öngörülen hallerle sınırlı olarak işlenmektedir. Cinsel hayat ve sağlık bilgileri ise, sadece kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amaçlarıyla işlenmektedir. Kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında üçüncü kişilere aktarılması konusunda, KVKK nın 8 ve 9 numaralı maddelerinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmeye yönelik gerekli organizasyonel

5 sistemler kurgulanır. önlemleri alınır. Kişisel veriler aktarılırken işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik III.KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI ENKA Pazarlama, hukuksal kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak, kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilir. o Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise, o Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise, o Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa; o Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise, o Bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise, o Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise, o Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise, o Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla ENKA Pazarlama nın yasal menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise gerekli güvenlik önlemlerini alınarak, kişisel verilerinizi üçüncü kişilere aktarabilir. Özel nitelikteki kişiler verileriniz ise, yeterli önlemler almak kaydıyla, cinsel hayat ve sağlık bilgileriniz dışında kalan özel nitelikteki kişisel verileriniz açısından kanunda aktarımın açıkça öngörülmüş olması; cinsel hayat ve sağlık bilgileriniz ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlara aktarılabilecektir. Yurtdışında yapılacak aktarımlarda ise yukarıda yer alan temel prensip ve kurallara ek olarak; kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkede; o Yeterli korumanın bulunması, o Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurulun izninin bulunması, gerekmektedir. Kişisel verilerin aktarılabileceği üçüncü kişiler aşağıda yer almaktadır; o ENKA Pazarlama iş ortaklarına, o ENKA Pazarlama tedarikçilerine, o Topluluk şirketlerine, o ENKA Pazarlama hissedarlarına, o ENKA Pazarlama şirket yetkililerine ve işi yapacak olan çalışanlara, o Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına o Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine o ENKA Pazarlama acentelik işini yapabilmesi için gerekli kurum ve kuruluşlara o ENKA Pazarlama yaptığı iş gereği veri sahibinin iş ve işlemini yapabilmesi için gerekli gördüğü kurum ve kuruluşlara, sözleşmenin ifası ile bağlı olduğu 3üncü şahıslara, o Veri sahibinin aldığı ve veya almak istediği hizmetin gerektirdiği yurtiçi veya yurt dışı yan ve yardımcı hizmet kuruluşlarına, o Veri sahibinin açık rızasını alamadığı hallerde (bayılma vb.) hizmet ve yardım sağlaması için gerekli tedbirlerin alınması ve zorunlu tedbirlerin uygulanması gerektiği hallerde

6 o Veri sahibinin zarara uğramasına engel olmak için zorunlu ve tehlikeli durumlarda anlık müdahale gerektirdiği hallerde IV. VERİ SAHİBİNİN BİLGİ ALMA HAKKI Kişisel veri sahipleri, yazılı olarak veya Kurul un belirleyeceği diğer yöntemlerle başvuruda bulunarak kendi verilerine ilişkin KVKK da yer alan haklarını kullanabilirler. Bu kapsamda, Enka Pazarlama, kişisel veri sahiplerinin haklarının yerine getirilmesi için KVKK nın 13 numaralı maddesi kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmek için gereken idari ve teknik önlemleri alır. KVKK kapsamında kişisel veri sahipleri aşağıdaki haklara sahiptir: Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme. Kişisel veri sahiplerinin yalnızca yazılı olarak Enka Pazarlama ya iletilen talepleri işleme alınır. Enka Pazarlama talebin niteliğine göre ilgili talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde yanıtlandıracaktır. Değerlendirme sonucunda Enka Pazarlama başvuruları kabul ederek gereken aksiyonları alabileceği gibi başvuruları gerekçeli olarak reddedebilir. Veri sahibi bilgi alma hakkı Kişisel Veri Bilgi Talep Formu nun doldurularak; Genel Müdürlük ya da ENKA Pazarlama şubelerine yazılı olarak teslim edilmesi, İadeli taahhütlü posta ya da noter kanalıyla Genel Müdürlüğümüz adresine gönderilmesi, Güvenli elektronik imzayla imzalayarak ya da Şirket müşterisi olmanız halinde Şirketimizce kayıtlı elektronik posta adresini kullanmak suretiyle adresine e-posta ile iletilmesi suretiyle kullanılabilir. Önemle belirtmek gerekir ki kişisel veri sahibi, başvurusunun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde 30 gün içerisinde Kurul a şikâyette bulunabilir. Bu şikayetleri engellemek adına kişisel veri sahiplerine zamanında ve tatmin edici cevaplar verilmesi önem arz etmektedir. V. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ Enka Pazarlama kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri alır. Enka Pazarlama, alacağı teknik ve idari tedbirler bakımından tedbirlerin işleyişi ile ilgili olarak gerekli denetimleri yapmaya ve yaptırmaya yönelik sistemleri kurgular. Bu denetim sonuçları Enka Pazarlama bünyesinde görevli birimlerce incelenir ve gerekli aksiyonlar alınır.

7 Enka Pazarlama tarafından güvenlik riski teşkil eden durumlar tespit edilirse vakit kaybetmeksizin söz konusu riski ortadan kaldıracak önlemler alınır. Aşağıdaki tedbirler Enka Pazarlama tarafından alınır: o Kişisel veri işleme süreci, hukuka uygunluğun sağlanması için yerine getirilecekler birim bazında belirlenir. o Enka Pazarlama çalışanları, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve hukuka aykırı veri işlemenin yaptırımları konusunda bilgilendirilir ve eğitilir. o Çalışanlarda farkındalığın sağlanması için düzenli denetimler yapılır ve gerekli idari tedbirler Enka Pazarlama nın iç politikaları ve eğitimleri yoluyla hayata geçirilir. o Kişisel verilere erişim, işleme amacı doğrultusunda görevli çalışanlarla sınırlandırılır. o Kişisel verilerin saklandığı sistem ve konumlara erişimin engellenmesi için teknolojiye uygun teknik önlemler alınır, alınan önlemler periyodik olarak güncellenir. o Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar da dâhil ilgili yazılım ve sistemler kurulur. o Enka Pazarlama nın çalışanları, bu kapsamda alınan teknik tedbirler konusunda eğitilir o Enka Pazarlama çalışanlarından, öğrendikleri kişisel verileri KVKK hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamayacakları ve işleme amacı dışında kullanamayacakları konusunda taahhüt alınmıştır. Bu taahhüt işten ayrılmalarından sonra da devam edecektir. VI. ENKA PAZARLAMA BÜNYESİNDE ORGANİZASYONEL YAPILANMA Enka Pazarlama bünyesinde işbu politika ve bu politikaya bağlı ve ilişkili diğer politikaları yönetmek üzere, üst yönetim tarafından uyum için belirlenen aksiyonların yerine getirilmesinden sorumlu Kişisel Verilerin Korunması Komitesi veya bu konuda sorumlu olacak kişi atanmıştır. Bu kapsamda Komite veya atanacak kişi tarafından aşağıda sıralanan asgari aksiyonlar alınır: o Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması ile ilgili temel politikaları ve mevzuatla uyum sağlanması için yapılması gerekenleri belirlemek, o Belirlenen temel politika ve aksiyon adımlarını üst yönetimin onayına sunmak; uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak, o Kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına ilişkin politikaların ne şekilde uygulanacağına ve denetimin ne şekilde yapılacağına karar vermek, üst yönetimin onayını aldıktan sonra gerekli görevlendirmelerde bulunmak, o Şirketin kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek; iyileştirme önerilerini üst yönetimin onayını sunmak, o Çalışanların kişisel verilerin korunması ve Şirket politikaları konusunda eğitilmelerini sağlamak, o Kişisel veri sahiplerinin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak, o Şirketin KVKK kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmesi için şirket içinde gerekli düzenlemelerde bulunmak, o Kişisel verilerin korunması konusundaki gelişmeleri takip etmek; bu gelişmeler kapsamında yapılması gerekenler konusunda üst yönetime tavsiyelerde bulunmak, o Kurum ve Kurul ile olan ilişkileri yönetmek.