Spor İstanbul HumanAX İnsan Kaynakları Portal Kullanım Klavuzu

Transkript

1 Spor İstanbul HumanAX İnsan Kaynakları Portal Kullanım Klavuzu

2 1. GENEL HR Portal uygulaması Microsoft Dynamic AX 2012 platformunda HumanAX Bordro, İzin, Mesai ve Kişisel Bilgiler, Bilgi Teknolojileri Takip Sistemi, Teknik İşler Takip Sistemi olarak kullanılmaktadır. HumanAX HR Portal uygulaması İnsan Kaynakları ve Bordro modülü ile entegre olarak çalışmaktadır. Uygulamaya giriş yapan kullanıcılar İnsan Kaynakları ve Bordro Modülünde kendi sicil bilgileri görebilmektedir. Uygulamaya giriş yapan kullanıcılar astlarına ait sicil bilgilerini izleyebilir, astlarına ait izin formu, fazla mesai formu doldurabilir, astlarına ait ücret bordrolarını görüntüleyebilir. HumanAX HR Portal uygulamasında Ax uygulamalarına elektronik formlar (İzin talep formu, avans talep formu, fazla mesai formu) dışında veri akışı yapılmamaktadır. Elektronik formlar çalışan tarafından doldurularak kaydedildikten sonra Ax 2012 uygulama iş akışları ile onay sürecinden geçirilerek Ax ERp uygulamasında İnsan kaynakları bordro kayıtları oluşturulur. 2. DYNAMICS AX ERP PORTAL 2.1. Kullanıcı Tanımları HumanAX HR Portal uygulamasına erişim için öncelikle Domain sunucuda Windows kullanıcı hesabı oluşturulmalıdır. Kullanıcı Adınızı Bilgi Teknolojileri Şefliği nden alabilirsiniz. Web Adresi : portal.spor.istanbul Kullanıcılar formunda Diğer Ad alanında çalışan eşlemesi yapılacak domain kullanıcısı seçilerek İlişkiler düğmesi seçilir. Kişi alında MS Dynamics AX ERP çalışan adı seçilerek kullanıcı ilişkisi tanımlanır. 3. ANA SAYFA HumanAX HR Portal uygulamasına web tarayıcı (internet explorer, Google Choreme vb.) adres satırına adresi yazılarak HumanAX HR Portal anasayfaya erişim sağlanır.

3 Anasayfada sol menüde kurumda kullanılan web uygulamalarına ait linkler bulunmaktadır. Linkler ile aşağıdaki uygulamalara yönlendirme yapılır. Kalite Yönetim Sistemi: :Link seçildiğinde QDMS Portal Uygulaması sayfasına geçiş yapılır. Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Portal Uygulaması sayfasına geçiş yapılır. :Link seçildiğinde MS Dynamics AX ERP programına ait Enterprise Bilgi teknolojileri Online Destek Sistemi :Link seçildiğinde Bilgi Teknolojileri Departmanına iletilmek üzere talep ve istek girişi ekranına açılır. Eğer kullanıcı adı ve şifre girilerek sisteme giriş yapılmamışsa öncelikle kullanıcı adı ve şifre ile giriş ekranına yönlendirme yapılıcaktır. Tesis Yönetim Sistemi :Link seçildiğinde Tesis Yönetim Sistemi uygulamasına yönlendirme yapılır. PDKS yönlendirme yapılır. İBB Şifre Değiştirme yapılır. :Link seçildiğinde Meyer uygulaması kullanıcı giriş ekranına :Link seçildiğinde İBB şifre değiştirme uygulamasına yönlendirme

4 4. KULLANICI GİRİŞİ Ana sayfada sol üst köşede Oturum Aç linki seçildiğinde aşağıdaki giriş ekranı açılır. Windows açılışında kullanılan kullanıcı adı ve şifre yazılarak Giriş düğmesi seçildiğinde sisteme giriş yapan kullanıcı ana sayfası açılır. Çalışan sayfasının üst kısmında sisteme giriş yapan kullanıcıya ait sicil bilgileri görüntülenir. Çalışan sayfasının alt kısmında elektronik form kısayol düğmeleri, Bugün Doğanlar, Günün menüsü ve Duyurular listesi bulunmaktadır. Çalışan sayfasının sol kısmında Portal uygulamasında aşağıda açıklanan menülere erişim sağlanmaktadır.

5 5. E-FORMLAR Elektronik formlar çalışan tarafından doldurularak iş akışı konfigürasyonlarına göre onaydan geçirilir. Elektronik formlar için sayfanın solunda bulunan menü ağacı listesinde E-Formlar linki seçildiğinde alt menüler aşağıdaki gibi listelenecektir İzin Yönetimi İzin Formu İzin talep formunu sisteme giriş yapan çalışanlar kendileri için doldurabilir. Sisteme giriş yapan yöneticiler astları adına izin talep formu doldurabilmektedir. İzin Formu Linkleri İzin Prosedürü : Bu link seçildiğinde Kurum içinde uygulanan izin yönetmeliği dokümanı açılmaktadır. Kullanıcı tarafından izin yönetmeliği bilgisine ulaşma amaçlıdır.

6 İzin Formu Alanları Çalışan :Sisteme giriş yapan çalışan kendisini, yöneticiler kendisi veya astlarını seçerek izin formunu kim için düzenlediğini belirleyecektir. İşe Giriş Tarihi :Seçilen çalışanın işyerine giriş tarihi sistem tarafından görüntülenir. İzin Kıdem Tarihi :Seçilen çalışanın izin hakkediş kıdem tarihi sistem tarafından görüntülenir. SGK İşyeri :Seçilen çalışanın kayıtlı olduğu SGK işyeri adı sistem tarafından görüntülenir. İzin Bakiyesi :Seçilen çalışan için İzin Tipi alanında izin tipi seçildiğinde çalışan fonksiyondur. İzin Tipi = Yıllık izin ise bu alanda Yıllık İzin Bakiyesi günü gösterilir. İzin Tipi = Serbest Zaman İzni ise bu alanda serbest zaman izin bakiyesi saati görüntülenir. Diğer izin tiplerinde bakiye gösterilmez. Neden Kodu :Seçilen çalışan için İzin Tipi alanında Mazeret İzni seçilirse neden kodu alanı aktif olur bu alanda eğitim, sağlık vb. mazeret izni nedeni seçilir. İzin Kullanım Bilgileri :Seçilen çalışan için İzin Tipi alanında seçilen izin tipi kullanımına ait açıklamalar gösterilir. İzin Avansı :Seçilen çalışan için İzin Tipi=Yıllık İzin ise bu alan aktif olur. Avans İstiyorum veya İstemiyorum seçimi belirtilir. İzin Avans Tutarı :Avans istiyorum seçildiğinde aktif olan alandır. Bu alanda istenen yıllık izin avansı tutarı girilir. Avans tutarı izin günü x günlük brüt ücret tutarında fazla ise formda uyarı verilerek izin avansı tutarının geçersiz olduğu belirtilir bu durumda avans tutarı izin günü x günlük brüt ücret tutarını geçmeyecek şekilde değiştirilerek kaydedilebilir. Başlangıç Tarihi :İzin başlangıç tarihi kullanıcı tarafından elle yazılabilir veya takvimden seçilebilir. Bitiş Tarihi :İzin bitiş tarihi kullanıcı tarafından elle yazılabilir veya takvimden seçilebilir. İşe Dönüş Tarihi :İzin bitiş tarihinden önce olmamak şartıyla kullanıcı tarafından elle yazılabilir veya takvimden seçilebilir. Açıklama :İzin talebi ile ilgili kısa açıklama yazılmalıdır. Toplam Gün :Hesapla butonu seçildiğinde sistem tarafından izin bitiş tarihi ve izin başlangıç tarihi arasındaki gün sayısı hesaplanır. Kullanıcı tarafından değişiklik yapılamaz. Toplam Saat :Toplam gün x 8 saat olarak sistem tarafından hesaplanır. Kullanıcı tarafından değiştirilemez. İş Günü :Hesapla butonu seçildiğinde sistem tarafından izin bitiş tarihi ve izin başlangıç tarihi arasındaki gün sayısından hafta tatili ve resmi tatil günleri çıkarılarak hesaplanır. İzin bakiyesinden bu alanda hesaplanan gün sayısı düşülerek izin bakiyesinden kullanılan izin süresi çıkarılır. Kullanıcı tarafından değişiklik yapılamaz. İş Saati :İş günü x 8 saat olarak sistem tarafından hesaplanır. Kullanıcı tarafından değiştirilemez. İzinde Bul. Adres :Çalışan tarafından doldurulması zorunlu alandır. İrtibat Telefonu 1 :Çalışan tarafından doldurulması zorunlu alandır. İrtibat Telefonu 2 :Çalışan tarafından doldurulması zorunlu alandır. İzin Formu Butonları Hesapla :İzin formundaki tüm alanlar doldurulduktan sonra Hesapla butonu seçilir. Formda girilen tarihlere göre izin günü hesaplanır. Formda eksik girilen alan veya

7 kurallara uymayan durumlar tespit edilirse izin formunun üst kısmında aşağıda örneklendirildiği gibi hata mesajları iletilir. Bu durumda ilgili hata düzeltilerek yeniden Hesapla butonu seçilmelidir. Kaydet : Hesapla butonu seçildiğinde hata yoksa Kaydet butonu aktif olur ve kaydet butonu seçilerek formun sisteme kaydedilmesi sağlanır. Kaydedilen formda istenirse kullanıcı tarafından değişiklik yapılabilir. Onaya Gönder : Onaya Gönder butonu seçildiğinde izin talebi üst yönetici, 2. Üst yönetici ve insan kaynakları onayına gönderilir. Onaya Gönder seçildikten sonra izin talep formunda değişiklik yapılamaz. Formun iptal edilmesi için üst yöneticiye veya İnsan kaynakları departmanına başvurmak gerekir. Onaya gönderilen formlar üst yöneticiler veya İnsan Kaynakları tarafından reddedilir ise veya iptal edilirse yeni izin talep formu doldurularak tekrar onaya gönderilmelidir. İzin talep formu doldurulduktan sonra form üst kısmında PDF düğmesi seçilerek izin talep formu PDF dosyası çıktısı alınır. İzin formunda Üst yönetici imzaları alınarak İnsan Kaynakları Departmanına teslim edilmelidir İzin Listesi İzin listesi ekranında daha önceden kaydedilen izin talep formlarının durumu takip edilebilir.

8 İzin Onay Listesi İzin onay listesi sadece yöneticilerde görüntülenmektedir. Astlar tarafından onaya gönderilen izin talep formları bu ekranda listelenmektedir. İzin onay listesinde cevabı verilmelidir. simgesi seçilerek izin formu detayları ekranında izin talebine Onay veya Reddet 5.2. Mesai Yönetimi Mesai yönetimi formları sayfasın sol kısmındaki menü ağacında E-Formlar altında Mesai Yönetimi menüsündedir.

9 Fazla Mesai Formu Fazla mesai formu menüsünde 3 tip fazla mesai formu bulunmaktadır. Fazla Mesai Formu 1 : Normal mesai günlerinde yapılan fazla mesailer için kullanılacak fazla mesai formudur. Fazla mesai 1 formu ile oluşturulan fazla mesai süreleri serbest zaman izin bakiyesi oluşturmaktadır. Fazla Mesai Formu 2 : Hafta tatili günlerinde yapılan fazla mesailer için kullanılacak fazla mesai formudur. Fazla Mesai Formu 3 : Resmi tatil günlerinde yapılan fazla mesailer için kullanılacak fazla mesai formudur. Fazla mesai formları sadece yöneticiler tarafından astları için Fazla mesai türü ve Ay bazında aşağıda açıklandığı gibi oluşturulabilir. Form Üst Bilgileri Adı Soyadı : Formu açan yöneticinin adı soyadı sistem tarafından gösterilir. Departman : Sistem tarafından yöneticinin departmanı gösterilir. Unvan : Sistem tarafından yöneticinin ünvanı gösterilir. Fazla Mesai Tür: Seçilen fazla mesai formuna göre fazla mesai türü sistem tarafından gösterilir. Yıl : Yönetici tarafından fazla mesai formunun düzenleneceği Yıl seçilmelidir. Ay : Yönetici tarafından fazla mesai formunun düzenleneceği Ay seçilmelidir. Durumu : Fazla mesai formunun onay durumunun gösterildiği alandır. Kaydet : Form üst bilgileri doldurulduktan sonra kaydet butonu seçilmelidir. Kaydet seçildikten sonra Yeni Kayıt Ekle butonu aktif olacaktır.

10 Fazla mesai yapan astların mesai tarih ve saatleri tanımlanarak fazla mesai formu listesi oluşturulmalıdır. Form Satır Bilgileri

11 Formun tamamlanması ve Basımı Fazla mesai formuna istenen astların ilgili aydaki tüm fazla mesaileri kaydedildikten sonra formun sol üstünde bulunan PDF butonu ile dosya çıktısı alınabilir. Form satırları oluşturulduktan sonra Onaya Gönder butonu seçilerek üst yönetici ve insan kaynakları onayına gönderilir. İnsan kaynakları onayı verilen formlardaki çalışanlar için serbest zaman izin hakkedişi oluşturulur. Fazla mesai formu çıktısı Kaydedilen formlar için PDF çıktı aşağıdaki gibi alınabilmektedir.

12 Fazla Mesai Listesi Yöneticiler tarafından daha önce doldurdukları fazla mesai formları listeleyebilecekleri ekrandır Fazla Mesai Onay Listesi Astlar tarafından gönderilen fazla mesai formlarının onay listesinin bulunduğu ekrandır. İzin onay listesinde simgesi seçilerek izin formu detayları ekranında izin talebine Onay veya Reddet cevabı verilmelidir Avans Yönetimi Maaş Avans Formu Maaş avans formu talepleri portal üzerinden düzenlenebilmektedir. Maaş avans formu maaş avansı ve izin avansı talepleri için kullanılmaktadır. Avans Formu Alanları Çalışan : Formu açan çalışan bilgisi gelir. Avans formunu her çalışan kendisi adına doldurabilir. Departman : Avans talebinde bulunan çalışanın departmanı sistem tarafından gösterilir. İşe Giriş Tarihi : Avans talebinde bulunan çalışanın işe giriş tarihi sistem tarafından gösterilir. Bir Önceki Avans Tarihi : Avans talebinde bulunan çalışanın bir önceki kullandığı avans tarihi bilgi amacıyla sistem tarafından gösterilir. Bir Önceki Avans Tutarı : Avans talebinde bulunan çalışanın bir önceki kullandığı avans tutarı bilgi amacıyla sistem tarafından gösterilir. Onaylanabilir Avans Tutarı : Onaylanabilir avans tutarı brüt ücretin %80 inden fazla olamaz. Sistem tarafından onaylanabilir maksimum tutar bilgi amacıyla gösterilir.

13 Avans Talep Tarihi : Avans talebinde bulunan çalışan tarafından avans talep tarihi doldurulmalıdır. İstenen Avans Tutarı : Avans talebinde bulunan çalışan tarafından istenen avans tutarı doldurulmalıdır. Para Birimi : Avans talebi sadece TL para birimi olarak talep edilir. Kullanıcı tarafından değiştirilemez. Avans Türü : Avans seçilmelidir. Avans Tipi : Maaş avansı veya izin avansı tipi belirtilmelidir. İzin Formu : Eğer avans tipi izin ise öncelikle izin talep formu doldurulmuş olmalı ve bu alanda ilgili yıllık izin formu numarası seçilmelidir. Avans Formu Butonları Kaydet kaydedilir. Onaya Gönder sonra onaya gönderilir. :Tüm alanlar doldurulduktan sonra kaydet butonu ile form :Tüm kontrollere uygun olan maaş avans formları kayıt edildikten Maaş Avans Listesi Çalışanlar tarafından önceden doldurulmuş avans formları listesi görüntülenmektedir Maaş Avans Onay Listesi Yöneticiler form onay işlemlerini maaş avans onay listesinden Onay veya Reddet cevabı vererek yapabilmektedir. 6. BT İSTEK TAKİP SİSTEMİ Bilgi teknolojileri departmanına iletilmek üzere istek ve taleplerin yönetimi sağlanır. Ana sayfanın solunda bulunan menü ağacından istek takip sistemine ulaşılabilir.

14 6.1. Yeni Talep Ekle Bilgi teknolojileri departmanına iletilmek üzere yeni talep oluşturmak için kullanılan formdur.

15 Form açılışına iletişim numarası ve adresi sicil bilgilerin otomatik olarak gelmektedir iletişim bilgileri istenirse formda değiştirilebilir. Kategori ve Alt kategori listeden seçilerek Konu ve Mesaj kısımları doldurularak Kaydet düğmesi seçildiğinde yeni talep kaydedilecektir Mevcut Talepleri Görüntüle Mevcut Talepleri Görüntüle ekranında daha önce oluşturulan taleplerin durum takibinin yapılması sağlanmaktadır. FTalep satırının sağında bulunan simgesi seçilerek talep ile ilgili yapılan işlem geçmişi takip edilebilir. Talep satırının sağında bulunan simgesi ile işleme alınmamış taleplerde düzeltme yapılabilir. Talep işleme alınmış ise değişiklik yapılmasına izin verilmez. 7. TEKNİK İŞLER İSTEK TAKİP SİSTEMİ Teknik İşler departmanına iletilmek üzere istek ve taleplerin yönetimi sağlanır. Ana sayfanın solunda bulunan menü ağacından istek takip sistemine ulaşılabilir.

16 7.1. Yeni Talep Ekle Teknik İşler departmanına iletilmek üzere yeni talep oluşturmak için kullanılan formdur. Form açılışına iletişim numarası ve adresi sicil bilgilerin otomatik olarak gelmektedir iletişim bilgileri istenirse formda değiştirilebilir.

17 Kategori ve Alt kategori listeden seçilerek Konu ve Mesaj kısımları doldurularak Kaydet düğmesi seçildiğinde yeni talep kaydedilecektir Mevcut Talepleri Görüntüle Mevcut Talepleri Görüntüle ekranında daha önce oluşturulan taleplerin durum takibinin yapılması sağlanmaktadır. FTalep satırının sağında bulunan simgesi seçilerek talep ile ilgili yapılan işlem geçmişi takip edilebilir. Talep satırının sağında bulunan simgesi ile işleme alınmamış taleplerde düzeltme yapılabilir. Talep işleme alınmış ise değişiklik yapılmasına izin verilmez. 8. KİŞİSEL BİLGİLER Kişisel bilgiler menüsünde Pozisyon bilgileri, Öğrenim Bilgileri, Eğitim Bilgileri, Aile Bilgileri, Zimmetler, Banka bilgileri menüleri seçilerek görüntülenir Pozisyon Bilgileri Çalışanın kurum içindeki pozisyon atamalarını tarihçe ile izleyebileceği formdur.

18 8.2. Öğrenim Bilgileri Çalışanın özgeçmiş bilgilerinde tanımlı öğrenim bilgilerinin listelendiği ekrandır. Öğrenim bilgilerinde eksik olması halinde İnsan Kaynakları departmanına bilgi verilerek özgeçmiş bilgilerinin düzeltilmesi sağlanabilir Eğitim Bilgileri Çalışanın özgeçmiş bilgilerinde tanımlı eğitim bilgilerinin listelendiği ekrandır. Kurum içinde planlanan eğitime katılan ve tamamlayan çalışanların eğitim bilgileri yapılan kayıtlara göre bu ekranda listelenmektedir Aile Bilgileri Çalışanın sicil kartında tanımlı nüfus ve aile bilgilerinin gösterildiği ekrandır. Aile bilgilerin eksik veya hata olması durumunda Aile Bildirim Formu doldurularak İnsan Kaynakları Departmanına iletilerek aile bilgilerinin güncellenmesi sağlanabilir. Aile bilgilerinde tanımlı kişi satırlarının sağında bulunan linki seçilerek nüfus bilgi detayları görüntülenir.

19 8.5. Zimmetler Çalışana zimmetlenen sabit kıymet maddelerinin listelendiği ekrandır. Fiili iade tarihi boş olan maddeler çalışan bulunan zimmetlerdir. Fiili iade tarihi dolu olan maddeler çalışan tarafından kuruma iade edilmiş zimmet maddelerini ifade eder Banka Bilgileri Çalışanın sicil kartında tanımlı maaş ödemelerinin yapılacağı banka hesap bilgisinin gösterildiği ekrandır Personel Devam Sistemi PDKS sisteminde turnike giriş-çıkış kayıtlarına göre alınan devam bilgilerinin listelendiği ekrandır. Bu ekranda yöneticiler astlarının devam takip bilgileri listeleyebilmektedir Maaş Bordrosu Çalışanlar tarafından Bordro yılı ve Bordro Ayı seçilerek istenen döneme ait maaş bordrosunun alınabileceği ekrandır. Ekrana alınan maaş bordrosu istenen formatta dosya olarak kaydedilebilmektedir. Yöneticiler Personel alanında seçim yaparak astlarına ait maaş bordrolarını görüntüleyebilir.

20 8.9. Organizasyon Şeması Organizasyon şeması formunda ekranında Bölüm alanında seçilen bölüm yöneticisinden başlanarak en alt kademeye kadar resimli organizasyon şeması görüntülenir. Alt kademe sayısı alanına sayısal değer girilerek alt kademe sayısı sınırlanabilir. Tarih alanında organizasyon şemasının alınacağı tarih girilerek ilgili tarihe ait şema alınabilir. Resimleri gizle parametresi seçilerek şemanın resimsiz oluşturulması sağlanabilir. 9. TELEFON REHBERİ Telefon rehberi uygulamasında Bölüm, Personel veya isim yazılarak kurum içi çalışanların dahili numaraları veya e-posta adresi sorgulanabilmektedir. Bölüm listesinde İnsan Kaynakları tarafından kurum içinde tanımlı departmanlar listesi açılır. Herhangi bir bölüm seçilirse ilgili bölümde çalışanlar ve iletişim bilgileri listelenir. Personel listesinde İnsan Kaynakları tarafından kurum içinde tanımlı çalışanlar listesi açılır. Herhangi bir çalışan seçilirse ilgili kişinin iletişim bilgileri listelenir. Adı alanına herhangi bir isim yazılarak listele düğmesi seçilir ise ilgili isimli çalışanlar ve iletişim bilgileri listelenir.

21 10. KİMLER İZİNDE Kimler izinde menüsü seçildiğinde ilgili tarihte izinde olan çalışanlar listelenmektedir. 11. KULLANICI DEĞİŞTİR Kullanıcı değiştir menüsü yöneticiler tarafından kullanılabilir. Sisteme giriş yapan yöneticilere bu formda astları listelenir. Ast çalışanlar listesinde bilgiler görüntülenebilir. simgesi seçilerek ilgili astın sayfasına geçiş yapılarak ilgili çalışana ait

22 12. UYGULAMADAN ÇIKIŞ Uygulamadan kullanıcı hesabını kapatarak çıkmak için sol üst köşede bulunan Sicil numarası ve Çalışan adı menüsü seçildiğinde aşağıdaki Çıkış düğmesi bulunan formdan Çıkış seçilerek sistemden çıkış yapılır.