İ.Ü. Orman Fakültesi Stratejik Plan Çalışmaları İzleme Değerlendirme ve İç Kontrol Yönergesi. Amaç ve Kapsam. Dayanak

Transkript

1 İ.Ü. Ormn Fkültesi Strtejik Pln Çlışmlrı Değerlendirme ve İç Kontrol Yönergesi Amç ve Kpsm Mdde 1: Bu yönergenin birinci mcı İ.Ü. Ormn Fkültesi nin Strtejik Pln kpsmınd yürüttüğü çlışmlrı nesnel bir yklşıml izlemek, kurumsl misyon, vizyon ve mçlrı ess lrk değerlendirmek, uygulm dönemine ilişkin performns ve deneyimleri rporlmk, ilgililerle pylşmk ve sonrki uygulmlrı plnlmk için gerekli bilgileri üretmeye ilişkin ilkeleri düzenlemektir. Mdde 2: Bu yönerge I. Strtejik Yönetim Plnı ( ) ve sonrki dönemler için hzırlnck strtejik plnlr çerçevesinde Yıllık Uygulm Plnlrını hzırlm çlışmlrı ile İstnbul Üniversitesi Kmu İç Kontrol Stndrtlrın Uyum Eylem Plnı kpsmınd fkülte düzeyinde ypılck rporlm ve değerlendirme düzenini orty koyr. Dynk Mdde 3: Bu yönerge trih, 5018 syılı Kmu Mli Yönetimi ve Kontrol Knunu kpsmınd hzırlnn İ.Ü. Ormn Fkültesi I. Strtejik Yönetim Plnı ( ), 20 Eylül 2005 trih ve syılı Resmi Gzetede yyınlnrk yürürlüğe giren Yükseköğretim Kurumlrınd Akdemik Değerlendirme ve Klite Geliştirme Yönetmeliği, ile İstnbul Üniversitesi Kmu İç Kontrol Stndrtlrın Uyum Eylem Plnı n dynrk hzırlnmıştır. Tnımlr Mdde 4: Bu yönergede geçen şğıdki terimler; Üniversite: İstnbul Üniversitesini (İ.Ü.), Fkülte: İstnbul Üniversitesi Ormn Fkültesi ni (İÜ OF), Strtejik Pln: İ.Ü. Ormn Fkültesi I. Strtejik Yönetim Plnı ( ) ve sonrki yıllr için hzırlnck plnlrı, : Strtejik pln uygulm ve hedeflerinin izlenmesinde kullnılck oln ve plnd ölçme yöntemi ile birimi çıklnrk listelenmiş ifdeleri, Destekleyici : Uygulyıcı birimin belirlediği yer ve zmnd fkülte kynklrının, belirlenen proje vey fliyetler için kullnımını sğlyck düzenlemeleri ypn, uygulyıcı birimin ihtiyç duyduğu üretim fktörlerini yönlendiren, Strtejik plnd Destekleyici dı ltınd listelenen kişi, birim vey komisyonlrı, Kurumsl Amç: Strtejik plnd yer ln ve Strtejik Progrmlr göre listelenmiş, numrlndırılmış mçlrı, Kurumsl Strteji: Strtejik plnd yer ln kurumsl mç ve lt mçlr göre listelenmiş, numrlndırılmış strtejileri, Misyon: Strtejik plnd ifde edilen fkülte vey bölüm misyonlrını, Fkülte İç Kontrol ve Strtejik Pln Değerlendirme Kurulu (İDK): İ.Ü. Ormn Fkültesi Yönetim Kurulu krrıyl fkülte öğretim elemnlrındn oluşturuln kurulu, Uygulm ve Hedefi: Strtejik plnd yer ln tblolrın ynı dlı sütunlrındki ifdeleri, Uygulyıcı birim: Belirlenen proje vey fliyetin hyt geçirilmesinden birinci derece sorumlu oln, uygulmy ktrmk için gerekli düzenlemeleri ypm, ilgilileri hrekete geçirme, inisiytif kullnm yetki ve sorumluluğundki birimdir. Strtejik plnd Uygulyıcı dlı ltınd listelenen kişi, birim vey komisyonlrı, Vizyon: Strtejik plnd ifde edilen fkülte vey bölüm vizyonlrını, Rporu: Hzırlnm biçimi bu yönergenin bölümünde çıklnn rporu, Değerlendirme Rporu: Hzırlnm biçimi bu yönergenin Değerlendirme bölümünde çıklnn rporu 1

2 ifde etmektedir. İlkeler Mdde 5: İ.Ü. Ormn Fkültesi nde strtejik pln gereği vey diğer tnımlnmış görevler kpsmınd ypıln işlerin izlenmesi ve değerlendirilmesi ile ilgili işlerin yürütülmesi sırsınd; - Deneyimlerinden yrrlnn ve yrrlnıln bir kurum hline gelmek için gerekli ypıyı oluşturmk, - Denetlemekten çok, sorunlrı, pln uygulm düzeyini, bşrıyı etkileyen etmenleri belirlemeye yrdımcı olmk, - Özdeğerlendirme (iç) ve trfsız değerlendirmeler (dış) için gerekli verileri sistemtik olrk sğlmk, - İstnbul Üniversitesi İç Kontrol Stndrtlrın Uyum Eylem Plnı hedefleriyle uyumlu olmk, ilkelerine uygun hreket edilecektir. Mdde 6: Strtejik pln çlışmlrı ile strtejik plnd yer lmmış fkt tnımlnmış görevler gereği yürütülen çlışmlr Ek 1 de örneği verilen İ.Ü. Ormn Fkültesi Strtejik Pln Rporu kullnılrk izlenir. Mdde 7: Rporu, Strtejik Pln kpsmınd hzırlnn Yıllık Uygulm Plnlrı nd Uygulyıcı birim olrk bir eylemden sorumlu tutulmuş kişiler, birim bşknlrı ile fkülte sekreteri, öğrenci işleri şefi, idre miri vb. tnımlnmış görevleri bulunnlr trfındn hzırlnır. Mdde 8: Rporu her tkvim yılı için bir def hzırlnır. Rporlrın hzırlnm trihleri deknlık trfındn bir yzı ile ilgililere bildirilir. Rporlr yzılı olrk ve elektronik ortmd teslim edilir. Rporlrın tmmlnrk deknlığ teslimi Arlık yının sonunu geçemez. Mdde 9: Rporu hzırlnırken Ek 1 de yer ln düzen ess lınır. Bu düzenlemenin n ypısı değiştirilemez. Anck belirtilen yerlerde stırlr gerektiği kdr çoğltılbilir. Mdde 10: Rporu, A- Rpor döneminde ypıln uygulmlr ve izleme hedefleri, B- Gelecek dönemler için plnlnn uygulmlr ve izleme hedefleri, C- Rpor verenin çlışmlrının bşrısını birinci dereceden etkileyen etmenler ve gelecek dönem çlışmlrın plnlnmsı ile ilgili öneriler n bşlıklrındn oluşur. Mdde 11: Rporu nun A- Rpor Döneminde Ypıln Uygulmlr ve Hedefleri iki lt bşlıktn oluşmktdır. A1 Strtejik Plnd Vr Oln Uygulmlr kısmının doldurulmsı zorunludur. A2 (Strtejik Plnd Yer Almyn Fkt in Gerçekleştirdiği Uygulmlr) tblosunun doldurulmsı zorunlu değildir. Uygulyıcı birimler, strtejik plnın hngi mç ve strtejisiyle ilgili olrk ypıldığını belirtmek koşuluyl, gerçekleştirdikleri diğer eylemlerini bu tbloyu kullnrk belirtebilir. Bu uygulmlrın belirtilmesi sırsınd, uygulmnın izlenmesi için kullnılbilecek göstergeler mutlk belirtilmeli, erişilen bşrı düzeyi değerlendirilmelidir. Mdde 12: İ.Ü. Ormn Fkültesi Rporunun içerdiği tblolrın doldurulmsınd Ek 1 deki çıklmlr dikkte lınır. rporunun üçüncü bölümü (C), rpor verenin deneyimlerinin sonrki dönem çlışmlrın ynsıtılmsı mcını tşıyn ve doldurulmsı zorunlu olmyn bir bölümdür. Bu nedenle sdece kritik önemdeki gözlemler rpor edilmeli, özellikle destekleyici birim ile ilişkiler, diğer birimlerle eşgüdüm, iş ve zmn plnı konulrın odklnılmlıdır. Değerlendirme Mdde 13: Strtejik pln çlışmlrının değerlendirilmesi Fkülte Akdemik Genel Kurulund ve yıld bir def ypılır. Akdemik Genel Kurulun görüşmelerine temel oluşturmk üzere, Fkülte İç Kontrol ve Strtejik Pln Değerlendirme Kurulu (İDK) trfındn İ.Ü. Ormn Fkültesi 2

3 Değerlendirme Rporu hzırlnır. Bu rpor İ.Ü. Ormn Fkültesi Rporlrın dylı olrk hzırlnır. Mdde 14: İ.Ü. Ormn Fkültesi Değerlendirme Rporu, Ek 2 de görülen şekle uygun içerikte hzırlnır. Strtejik plnın içermesi gereken Yıllık Eylem Plnlrı İ.Ü. Ormn Fkültesi Strtejik Pln Değerlendirme Rporu ve Akdemik Genel Kuruld ypıln görüşmeler doğrultusund Strtejik Pln ve Değerlendirme Komisyonu trfındn hzırlnır ve Yönetim Kurulu trfındn onylnrk uygulnır. Mdde 15: Değerlendirme Rporu, Strtejik Plnın içerdiği progrmlr göre hzırlnır. Mdde 16: Değerlendirme Rporund, izleme rporlrındki bilgiler mç ve strtejilere göre değerlendirilir. Bu mçl, Ek 2 nin A bölümündeki tblolrın kullnılmsı esstır. Tblolr gerektiği kdr stır eklenebilir. Tblolrın içerdiği mçlr ve strtejiler değerlendirilen progrmın içerdiği ve strtejik plnd bulunn mç ve strtejilerdir. Adı geçen tblonun uygulm syısı sütunu her strteji kpsmınd strtejik plnın içerdiği toplm uygulm ve izleme hedefi syısıdır. Değerlendirme yüzdelerinin hesplnmsınd gerçekleştirilen ve gerçekleştirilemeyen uygulmlrın toplm syısı dikkte lınır. Uygulmlrın strtejilere, mçlr ve progrm ktkısı sırsıyl hesplnır. Mdde 17: Fkülte İç Kontrol ve Strtejik Pln Değerlendirme Kurulu (İDK), Değerlendirme Rporunu hzırlrken pln dönemleri ve yıllrını krşılştırmy uygun bir sistem oluşturur. Bu mçl rpor biçiminde gerekli değişiklikleri ypbilir. Mdde 18: Rporlrının B Gelecek Dönemler İçin Plnlnn Uygulmlr ve Hedefleri bşlığınd yer ln uygulm ve izleme hedefleri sonrki yılın uygulm plnı hzırlnırken öncelikle dikkte lınır ve Değerlendirme Rporunun B bölümünün hzırlnmsınd kullnılır. Mdde 19: 5018 syılı ys ve strtejik plnlm nlyışın uygun olrk, pln dönemi içerisinde mç ve strtejiler değiştirilemez. Amç ve strtejiler yeni strtejik pln hzırlnırken değiştirilebilir. Bununl birlikte, bir pln dönemi içerisindeki uygulmlrı düzenleyen yıllık eylem plnlrı hzırlnırken, strtejik plnın içerdiği uygulm ve izleme hedeflerinde, mç ve strtejilerle uyumlu olmk şrtıyl değişiklikler ypılbilir. Mdde 20: Bu yönergede hüküm bulunmyn durumlrd İ.Ü. Ormn Fkültesi Yönetim Kurulu krrın göre hreket edilir. Mdde 21: Bu yönerge İ.Ü. Ormn Fkültesi Yönetim Kurulu nd kbul edildiği trihinden itibren geçerlidir. Mdde 22: Bu yönergeyi İ.Ü. Ormn Fkültesi Deknı yürütür. Ek 1: İ.Ü. Ormn Fkültesi Rporu Ek 2: İ.Ü. Ormn Fkültesi Değerlendirme Rporu 3

4 Rporu Veren Uygulyıcı : Rpor Dönemi: Ek 1: İ.Ü. Ormn Fkültesi Rporu A- Rpor Döneminde Ypıln Uygulmlr ve Hedefleri (Bkınız Açıklm 1) A1: Strtejik Plnd Vr Oln Uygulmlr Amç Strteji Uygulm izleme Uygulmlr ve Hedefleri Gerçekleştirilenler Değerlendirmeniz Beklenen düzeyin çok ltı, b Beklenen düzeyin ltı, c Beklenen düzey, d Beklenen düzeyin üstü, e Beklenen düzeyin çok üstü A2: Strtejik Plnd Yer Almyn Fkt in Gerçekleştirdiği Uygulmlr Amç Strteji Uygulmlr ve Hedefleri Gerçekleştirilenler İzlenebilecek Değerlendirmeniz Beklenen düzeyin çok ltı, b Beklenen düzeyin ltı, c Beklenen düzey, d Beklenen düzeyin üstü, e Beklenen düzeyin çok üstü B- Gelecek Dönemler İçin Plnlnn Uygulmlr ve Hedefleri (Bkınız Açıklm 2) Amcın İlgili Strtejinin Önerilen Uygulmlr - Hedefleri Plnlnn Yıl Uygulyıcı Destekleyici si Ölçme Yöntemi i C- Rpor verenin çlışmlrının bşrısını birinci dereceden etkileyen etmenler ve gelecek dönem çlışmlrın plnlnmsı ile ilgili öneriler C1- Rpor Verenin Bşrısınd Olumsuz Etkisi Gözlenmiş Etmenler ve Bunlrı Ortdn Kldırmy Yönelik Öneriler C2- Bşrısın Olumlu Ktkılrı Knıtlnmış Etmenler vey Gelecek Dönemlerde Mutlk Devm Ettirilmesi İstenen Uygulmlr C3- Diğer Öneriler İsim imz 4

5 Açıklm 1: - Amç, strteji, kod ve uygulmlr ve izleme hedefleri sütunlrı strtejik plnın ilgili tblolrındn vey idrece gösterilen belgelerden lınrk doldurulur. - Gerçekleştirilenler, sütununun doldurulmsı sırsınd; uygulm ve izleme hedefinin bşrıyl tmmlnmsı için gerekli tüm işler dikkte lınrk, gelinen düzey belirtilir. - ler sütunu strtejik plnın ilgili tblolrındn vey idrece gösterilen belgelerden lınrk doldurulur. - Değerlendirmeniz sütunu ise ilgili birimin o uygulmd eriştiği performnsın düzeyini ifde edecek şekilde ve yine birim trfındn, gerekli tüm işler, şmlr dikkte lınrk ve Yüksek Öğretim Kurumlrınd Akdemik Değerlendirme ve Klite Geliştirme Rehberindeki beşli göstergeler kullnılrk doldurulur. Bun göre gerçekleşme; - 1, beklenen düzeyin çok ltınd, - 2, beklenen düzeyin ltınd, - 3, beklenen düzeyde, - 4, beklenen düzeyin üstünde, - 5, beklenen düzeyin çok üstünde - şeklinde kıymetlendirilir. Belirtilen göstergeye erişilmiş ise 3 beklenen düzeyde erişilmemiş ise içinde bulunuln şm dikkte lınrk 1 beklenen düzeyin çok ltı vey 2 beklenen düzeyin ltı şeklinde kıymetlendirmek gereklidir. Strtejik plnd yer lmyn fkt mç ve strtejilerle ilgili olrk ypıln uygulmlr ile nicel bir hedefi olup, bu hedefin üzerinde bir performns gösterilen uygulmlr 4 beklenen düzeyin üstünde vey beklenen düzeyin çok üstünde şeklinde kıymetlendirilir. Açıklm 2 - Gelecek Dönemler İçin Plnlnn Uygulmlr ve Hedefleri rpor verenin gelecek pln dönemi için gerçekleştirmeyi hedeflediği uygulmlr ve izleme hedeflerinden oluşmlıdır. - Rpor döneminde ypılmsı gereken fkt ypılmyn uygulm ve hedeflerden bir sonrki pln döneminde ypılmsı gerekli görülenler tekrr ve ynen yer lbilir. - Strtejik plnın mç ve strtejileriyle uyumlu olmk üzere, birimin çlışmlrıyl ilgili yeni uygulm ve hedefler de eklenebilir. Bu durumd izleme için gerekli gösterge, ölçme yöntemi ve birimi, Strtejik Plndki göstergelerdeki yklşım uygun olrk bildirilmelidir. 5

6 Ek 2: İ.Ü. Ormn Fkültesi Değerlendirme Rporu Rpor Dönemi: A- Progrmlr Göre Pln Çlışmlrının Durumu A1- Dh Etkin Bir Örgütsel Ypının Kurulmsı Kpsmınd Durum Değerlendirmesi Uygulm Amçlr Strtejiler Syısı Amç 1 Amç 1 Genel Değerlendirmesi Amç 2 Amç 2 Genel Değerlendirmesi Dh Etkin Bir Örgütsel Ypının Kurulmsı Progrmının Genel Değerlendirmesi Beklenen düzeyin çok ltı, b Beklenen düzeyin ltı, c Beklenen düzey, d Beklenen düzeyin üstü, e Beklenen düzeyin çok üstü A2- Kurumsl Kimliğin ve Motivsyonun Güçlendirilmesi Kpsmınd Durum Değerlendirmesi Amç 1 Amçlr Amç 1 Genel Değerlendirmesi Amç 2 Strtejiler Uygulm Syısı Amç 2 Genel Değerlendirmesi Kurumsl Kimliğin ve Motivsyonun Güçlendirilmesi Progrmının Genel Değerlendirmesi Beklenen düzeyin çok ltı, b Beklenen düzeyin ltı, c Beklenen düzey, d Beklenen düzeyin üstü, e Beklenen düzeyin çok üstü A3- Eğitim Öğretim Ypısının Geliştirilmesi Kpsmınd Durum Değerlendirmesi Uygulm Amçlr Strtejiler Syısı Amç 1 Amç 1 Genel Değerlendirmesi Amç 2 Amç 2 Genel Değerlendirmesi Eğitim Öğretim Ypısının Geliştirilmesi Progrmının Genel Değerlendirmesi Beklenen düzeyin çok ltı, b Beklenen düzeyin ltı, c Beklenen düzey, d Beklenen düzeyin üstü, e Beklenen düzeyin çok üstü A4- Bilimsel Arştırmlrın Geliştirilmesi Kpsmınd Durum Değerlendirmesi Uygulm Amçlr Strtejiler Syısı Amç 1 Amç 1 Genel Değerlendirmesi Amç 2 Amç 2 Genel Değerlendirmesi Bilimsel Arştırmlrın Geliştirilmesi Progrmının Genel Değerlendirmesi Beklenen düzeyin çok ltı, b Beklenen düzeyin ltı, c Beklenen düzey, d Beklenen düzeyin üstü, e Beklenen düzeyin çok üstü 6

7 A5- Kynk Geliştirme Kpsmınd Durum Değerlendirmesi Amç 1 Amçlr Amç 1 Genel Değerlendirmesi Amç 2 Strtejiler Uygulm Syısı Amç 2 Genel Değerlendirmesi Kynk Geliştirme Progrmının Genel Değerlendirmesi Beklenen düzeyin çok ltı, b Beklenen düzeyin ltı, c Beklenen düzey, d Beklenen düzeyin üstü, e Beklenen düzeyin çok üstü A6- İşbirlikleri ve Kurumsl İmj Kpsmınd Durum Değerlendirmesi Uygulm Amçlr Strtejiler Syısı Amç 1 Amç 1 Genel Değerlendirmesi Amç 2 Amç 2 Genel Değerlendirmesi İşbirlikleri ve Kurumsl İmj Progrmının Genel Değerlendirmesi Beklenen düzeyin çok ltı, b Beklenen düzeyin ltı, c Beklenen düzey, d Beklenen düzeyin üstü, e Beklenen düzeyin çok üstü Amç B- Gelecek Pln Yılı İçin Öneriler Strteji Uygulm Hedef Uygulm ve Hedefleri Uygulyıcı Destekleyici si Ölçme Yöntemi i Fkülte İç Kontrol ve Strtejik Pln Değerlendirme Kurulu Bşkn Üye Üye İsim isim İsim İmz İmz İmz Üye isim İmz Üye İsim İmz 7