KURUM İÇİ ORYANTASYON PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Sayfa 1 / 8 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, KTO Karatay Üniversitesi nde işe başlayan idari personellerin işyerine uyum sağlamaları için çalışma düzeni hakkında bilgilendirilmeleri, işyeri kuralları ve prosedürlerinden haberdar edilmeleri, motivasyon ve verimliliğin artırılması için yeni işe alınanların işe hakim hale getirilerek çalışmaya başlamalarını sağlamaktır. 2. KAPSAM Bu prosedür, KTO Karatay Üniversitesi nde oryantasyon sürecinde yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. TANIMLAR Organizasyon Şeması: KTO Karatay Üniversitesi Organizasyon Şeması İKK: KTO Karatay Üniversitesi İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü Temel Oryantasyon Programı: İşe giriş oluru alınan personeli İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü aracılığı ile temel konular hakkında bilgilendirme programı Kapsamlı Oryantasyon Programı: İşe giriş oluru alınan personeli temel konular ve birim bazlı detaylı konular hakkında bilgilendirme programı Oryantasyon Koçu: Birim oryantasyon sorumlusu SKS Koordinatörlüğü: KTO Karatay Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Sportif Aktiviteler Koordinatörlüğü 4. SORUMLULUKLAR Bu prosedürün hazırlanması ve yönetiminden, İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü sorumludur. Prosedürün uygulanmasına yönelik sorumluluklar prosedürde belirtilmiştir. Bu faaliyetin planlanması ve yürütülmesinden desteklenmesinden ve denetiminden İKK sorumludur. Birim bazında yürütülecek oryantasyon faaliyetlerinden birim koordinatörleri ve ofis yöneticileri sorumludur.

2 Sayfa 2 / 8 Gerçekleştirilen oryantasyon faaliyetleri öncesinde sonrasında gelişimi ölçümleyebilmek için analizlerin yapılmasından, faaliyetlerin değerlendirilmesinden ve işbaşı eğitimlerin verimliliğinin ölçülmesinin ve sonuçların ilgili kişilere raporlanmasından İKK sorumludur. Bu prosedürün hazırlanmasından ve güncellenmesinden İKK ve Kalite Yönetim Temsilcisi sorumludur. 5. UYGULAMA 5.1. Genel Oryantasyon programları personelin işe alışması, kurum kültürü ve çalışma ortamı hakkında deneyim kazanması ve görev tanımını yerine getirme aşamasında yetkin hale gelmesi esas alınarak uygulanır. Oryantasyon programı; Temel Oryantasyon ve Kapsamlı Oryantasyon olmak üzere ikiye ayrılır. Yeni çalışan işe başladığında hangi programın uygulanacağına dair Genel Sekreterden bilgi ve onay alınır Temel Oryantasyon Programı Üniversite bünyesinde göreve başlayan tüm idari personele uygulanır. Temel Oryantasyon Programı aşağıdaki konulardan oluşur. Çalışanın kurumsal araç ve gereçlerinin temin edilmesi (Masa-telefon-bilgisayar ve kırtasiye ihtiyaçlarının temin edilmesi), İşe başlayan personelin web sayfasında duyurulması, açılması, rehbere dâhili telefon ile birlikte eklenmesi, EBYS kullanıcısı olarak tanımlanması, Banka maaş kartı hesap tanımlamalarının yapılması, Kurumun tarihçesi, vizyonu misyonu hakkında bilgi verilmesi, Üniversite Organizasyon ve hiyerarşisi, unvanların organizasyon şemasındaki yeri hakkında bilgi verilmesi, Oryantasyon sunumu yapılması,

3 Sayfa 3 / 8 YN-010- KTO Karatay Üniversitesi Personel yönetmeliği teslim edilmesi, İş sözleşmesinin imzalatılması, Görev Tanımının tebliğ edilmesi, Üniversitenin fizikken gezdirilmesi ve çalışanlarla tanıştırılması, Kimlik kartı teslim edilerek nerelerde ve nasıl kullanacağı hakkında bilgi verilmesi İşe geliş gidiş saatleri ve mola süreleri, kılık kıyafet düzeni ve izinler hakkında bilgilendirilmesi İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü Eğitim politikası hakkında bilgilendirilmesi, Sorumlu olduğu ilk amir ve diğer amirler hakkında bilgilendirilmesi, Yazılı ve sözlü iletişim yöntemleri hakkında bilgilendirilmesi, Karşılıklı beklentiler üzerinde fikir alışverişi yapılması, Kullanacağı temel ürün ve dokumanlar hakkında kapsamlı bilgilendirilmesi, Kurum Kültürü etik değerlerimiz ve genel teamüller (yazılı ve sözlü iletişim, uslüp, hitap vb ) hakkında bilgilendirilmesi, İş sağlığı ve güvenliği hakkında bilgilendirilmesi, Performans sisteminin anlatılması Kapsamlı Oryantasyon Programı Kapsamlı Oryantasyon Programı, Temel Oryantasyonun Programının tamamlanmasının ardından idari birimlerde detaylı olarak yürütülen oryantasyon sürecidir. Kapsamlı oryantasyonda çalışanın birimine ve görev tanımına göre birim oryantasyon süreleri İKK tarafından belirlenir ve Genel Sekreter onayına sunulur. Öğrenci İşleri Koordinatörlüğü Oryantasyonu: Öğrenci İşleri Koordinatörlüğü oryantasyon programı tamamlanan personel için Oryantasyon Koçu tarafından FR-0023-Öğrenci İşleri Koordinatörlüğü Oryantasyon Formu doldurulur. Oryantasyon içeriği; Öğrenci İşleri koordinatörlüğünün misyon ve vizyonu

4 Sayfa 4 / 8 Akademik takvim nedir, nasıl hazırlanır, nasıl uygulanır Öğrenci kayıt işlemleri ve prosedürler ve gerekli belgeler nelerdir. (ÖSYM kayıtları, yatay geçiş, DGS, yurtdışı öğrenci) Ders kaydı nedir nasıl yapılır. (ÇAP, AKTS kavramları) İlişik kesme, transkript, askerlik işlemleri. Öğrenci burs süreçleri Transkript/Öğrenci Belgesi Gibi konulardan oluşmaktadır. Mali İşler Koordinatörlüğü Oryantasyonu: Mali İşler Koordinatörlüğü oryantasyon programı tamamlanan personel için Oryantasyon Koçu tarafından FR-0022-Mali İşler Koordinatörlüğü Oryantasyon Formu doldurulur. Oryantasyon içeriği; Mali İşler Koordinatörlüğü nün misyon ve vizyonu Mali takvim dönemleri ve yasal yükümlülükler Öğrenci ücretlerinin tahsil edilmesi, ödeme seçenekleri Seyahat Yönergesi Öğrencilerin bölüm ücretleri, ücret artışları, burslar Ayniyat, zimmet ve depo işlemleri Banka işlemlerinin takibi Yemekhane ve kafeterya hizmetleri Üniversite bünyesinde çıkılan ihaleler ve ilgili yükümlülükler Satın Alma faaliyetleri Gibi konulardan oluşmaktadır.

5 Sayfa 5 / 8 SKS Koordinatörlüğü Oryantasyonu: Sağlık, Kültür ve Sportif Aktiviteler Koordinatörlüğü oryantasyon programı tamamlanan personel için Oryantasyon Koçu tarafından FR-0025-SKS Koordinatörlüğü Oryantasyon Formu doldurulur. Oryantasyon içeriği; SKS koordinatörlüğünün misyon ve vizyonu Üniversitede etkinliklerin düzenlenmesi Öğrenci toplulukları ve faaliyetleri Öğrenci Konseyi ve faaliyetleri Üniversite kira alanları ve ürünleri Üniversite spor takımları Kampüs alanı içerisinde yer alan sosyal ve sportif alanlar Gibi konulardan oluşmaktadır. Yazı İşleri Koordinatörlüğü Oryantasyonu: Yazı İşleri Koordinatörlüğü oryantasyon programı tamamlanan personel için Oryantasyon Koçu tarafından FR-0026-Yazı İşleri Koordinatörlüğü Oryantasyon Formu doldurulur. Oryantasyon içeriği; Yazı İşleri koordinatörlüğünün misyon ve vizyonu EBYS kullanımı ve prosedürü Resmi yazışma kuralları Üniversite Yönetiminin tanıtılması Mütevelli Heyet, Senato ÜYK Muhaberat İşlemlerinin anlatılması (kargo, posta gönderimi ve teslim alınması) Üniversite kurul ve komisyonları Gibi konulardan oluşmaktadır.

6 Sayfa 6 / 8 Planlama ve Proje Koordinatörlüğü Oryantasyonu Planlama ve Proje Koordinatörlüğü oryantasyon programı tamamlanan personel için Oryantasyon Koçu tarafından FR-0117-Kariyer ve Gelişim Oryantasyon Formu doldurulur. Oryantasyon içeriği; Planlama ve Proje Koordinatörlüğü misyon ve vizyonu. Girişimci Üniversite ve TÜBİTAK Faaliyetleri Projeler Sektör Danışmanlığı Projesi Staj İşlemleri Asistan Öğrenciler. Yurtdışı fuar ve konferanslara katılım Diğer İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü Oryantasyonu İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü oryantasyon programı tamamlanan personel için Oryantasyon Koçu tarafından FR-0008-İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü Oryantasyon Formu doldurulur. Oryantasyon içeriği; İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü misyon ve vizyonu İşe alım ve akademik atamaların yürütülmesi. İzin talepleri, rapor ve turnike takibi Personel eğitim uygulamaları İK el kitabı ve Personel yönetmeliği Performans sistemi ve uygulanması Diğer

7 Sayfa 7 / 8 Bilgi İşlem Koordinatörlüğü Oryantasyonu: Bilgi İşlem Koordinatörlüğü oryantasyon programı tamamlanan personel için Oryantasyon Koçu tarafından FR-0029-Bilgi İşlem Koordinatörlüğü Oryantasyon Formu doldurulur. Oryantasyon içeriği; Office uygulamaları File Goes Intra-web Bilgi İşlem destek faaliyetleri, talepler Kurum içerisinde kullanılan tüm programların tanıtımı İletişim Koordinatörlüğü Oryantasyonu İletişim İşler Koordinatörlüğü oryantasyon programı tamamlanan personel için Oryantasyon Koçu tarafından FR-0019-İletişim Koordinatörlüğü Oryantasyon Formu doldurulur. Oryantasyon içeriği; İletişim Koordinatörlüğü misyon ve vizyonu Kurumsal kimlik ve uygulamaların anlatılması (Logo kullanımı, görsel uygulamalar, basın yayın faaliyetleri) Bilinirlik ve kurum imajı faaliyetleri Sosyal Medya kullanımı Basın Yayın araçlarının kullanımı Tanıtım faaliyetleri Kalite Birimi Oryantasyonu Kalite Birimi oryantasyon programı tamamlanan personel için Oryantasyon Koçu tarafından FR Kalite Birimi Oryantasyon Formu doldurulur. Oryantasyon içeriği; Kalite Misyon ve Vizyonu

8 Sayfa 8 / 8 Kalite Dokümanlarının anlatılması (iş akışı, proses, prosedür, talimat, el kitabı, yönetmelik ve yönergeler) İç Denetim ve Süreçlerin anlatılması. Proses hedef ve kontrol kriterlerinin anlatılması İş Sağlığı ve Güvenliği 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR FR-0023-Öğrenci İşleri Koordinatörlüğü Oryantasyon Formu FR-0022-Mali İşler Koordinatörlüğü Oryantasyon Formu FR-0025-SKS Koordinatörlüğü Oryantasyon Formu FR-0026-Yazı İşleri Koordinatörlüğü Oryantasyon Formu FR-0117-Kariyer ve Gelişim Oryantasyon Formu FR-0008-İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü Oryantasyon Formu FR-0029-Bilgi İşlem Koordinatörlüğü Oryantasyon Formu FR-0019-İletişim Koordinatörlüğü Oryantasyon Formu FR İş Başı Formu YN-001-KTO Karatay Üniversitesi Ana Yönetmeliği YN-010: KTO Karatay Üniversitesi Personel Yönetmeliği