Transkript

1

2 ELEKTRONİ K BELGE YÖNETİ M Sİ STEMİTALİ MATI h t t p : / / e b y s. o g m. g o v. t r OCAK

3

4

5

6 ELEKTRONİK YAZIŞMA VE BELGE YÖNETİM SİSTEMİ TALİMATI BİRİNCİ BÖLÜM Maksat, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Maksat MDE 1. (1) Bu Talimatın maksadı, Orman Genel Müdürlüğünün kurum içi ve kurum dışı resmi yazışma ve iletişim süreçlerini elektronik ortama taşıyarak; Etkinlik, Verimlilik, Takip edilebilirlik, Kurumsal arşivin oluşturulması ve maliyet tasarrufu sağlamak, Kurum içinde ve kurum dışı kişi, kurum ve kuruluşlarla bilişim teknolojileri üzerinden resmi yazışmaları yapmak, Bu yazışmaları elektronik ortamda arşivlenmesini gerçekleştirmek, maksadıyla geliştirilmiş olan Elektronik Belge Yönetim Sisteminin uygulanmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam MDE 2. (1) Bu Talimat, Orman Genel Müdürlüğü nün iç birimleri arasında ve personele yapılan yazışmaları kapsar. Dayanak MDE 3. (1) Bu Talimat, 31/10/1985 tarih ve 3234 sayılı Orman Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun, 23/01/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 11/02/1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanunu, 23/07/1965 tarihli ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 1/11/1984 tarihli ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 9/10/2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 23/05/2007 tarih ve 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanunu, 26/9/2004 tarih ve 5237 sayılı Türk Caza Kanunu, 02/12/2004 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, 25/08/2011 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 19/01/2013 tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği, 16/05/1988 tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında, Başbakanlık ın 15/07/2008 tarihli ve 2008/16 sayılı Elektronik Belge Standartları Genelgesi, Başbakanlık ın 24/03/2005 tarihli ve 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi, Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli v.2.0, TS Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardına dayanılarak hazırlanmıştır Elektronik Belge Yönetim Sistemi Talimatı Sayfa 1

7 Tanımlar MDE 4. (1) Bu Talimatta yer alan; Active Directory: Microsoft ağlarında kullanılan dizin hizmetini, Arşiv: Kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen ve bir maksatla saklanan dokümantasyon, söz konusu dokümantasyona bakan kurum ve bunları barındıran yerleri, Bakanlık: Orman ve Su İşleri Bakanlığı nı, Belge: Herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış ya da fonksiyonu sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgiyi, Birim: Kurum personelinin görev yaptığı birim ya da birimleri, Doküman: Resmi belge niteliği taşımayan ancak kurumsal aktivitelerin gerçekleştirilmesinde kullanıcıların bilgi maksatlı olarak kullanabilecekleri kaynakları, Dosya Planı: Resmi yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi, DTVT: Devlet Teşkilatı Veri Tabanını, EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini, Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama maksadıyla kullanılan elektronik veriyi, Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, Elektronik Belge Yönetimi Sistemi: Kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmek maksadıyla kullanılan sistemi, Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayar, gezgin elektronik araçlar, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünleri, Merkezi: Merkezde Genel Müdürlük adına Taşra birimlerinde ise ilgili birimler adına evrak teslim almaya ve evrak göndermeye yetkili birimi, Genel Müdürlük: Orman Genel Müdürlüğü nü, Genel Müdür: Orman Genel Müdürünü, Güvenli Elektronik İmza(GEİ): Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan imzayı, İmza sahibi: Güvenli Elektronik imza ya da elektronik imza oluşturmak maksadıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta): Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklini, Kayıtlı Elektronik Posta sunucusu: Elektronik evrakların kurumlar arası iletimi ve bu hizmeti vermeye yetkili kuruluşu, LDAP (Lightweight Directory Access Protocol): TCP/IP üzerinde çalışan dizin servislerini sorgulama ve değiştirme maksadıyla kullanılan uygulama katmanı protokolünü, Mobil imza: Elektronik ortamlarda kullanabilecek nitelikli elektronik sertifikayı alıp kullanmayı ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nda tarif edilen Elektronik İmzanın GSM SIM kartları kullanılarak atılmasını sağlayan servisi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi Talimatı Sayfa 2

8 Personel: Orman Genel Müdürlüğünde çalışan memur, işçi, sözleşmeli vb. pozisyonda görev yapan tüm personeli, Resmi yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında ve/veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak maksadıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi, Rol: Personelin görev yaptığı birimdeki EBYS sisteminde verilen yetkilerini, Sistem: Elektronik Belge Yönetim Sistemini, Sistem Yöneticisi: Elektronik belge yönetim sisteminin uygulama ve veri tabanı yönetiminin yetkisi verilmiş personelini, Standart Dosya Planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak maksadıyla geliştirilen ve Başbakanlık tarafından yayımlanan sınıflama şemasını, Tebliğ etme: Kurum personeline amiri tarafından bir emrin bildirilmesini, Olur Yazısı: Birim tarafından oluşturularak makam onayına sunulan yazıları, ab) Yardım Masası Personeli: EBYS de Genel Müdürlüğe bağlı tüm birimlerde sistem tanımlamaları, kullanıcı işlemlerini ve birimlere ait raporları görme yetkisi verilen personeli, ifade eder. Rol Tanımları MDE 5. İKİNCİ BÖLÜM Sistem Tanımlamaları EBYS de; Sistem Yöneticisi, Birim Proje Sorumlusu, Standart, Birim çısı, Giden çı, Gelen çı, Arşiv Sorumlusu, Amir Yardımcısı, Amir, Denetçi, EBYS Yardım Masası, Tüzel ve Gerçek Kişi Kaydetme, Personel ve Açık İstatistiği, Genel Raporu, Elektronik İmza Yetkisi rolleri sabit olarak bulunmaktadır. Bu roller; EBYS de Sistem Yöneticisi rolü: Tüm sistem üzerinde yönetim hakkına sahip olan roldür. Birim Proje Sorumlusu rolü: İlgili birimdeki sistem tanımlamaları, kullanıcı işlemlerini ve birime ait raporları görüntüleme yetkisine sahip olan roldür. Bu role sahip kullanıcı sayısı aynı birim için 3 ü geçemez. Standart rolü: Sistemde evrak oluşturma ve gelen evrakları görme yetkisine sahip roldür. Birim çısı rolü: Birime gelen evrakları görme yetkisine sahip roldür. Giden çı rolü: Birimde oluşturularak posta işlemi menüsünü görme yetkisine sahip roldür. Gelen çı rolü: Birime gelen fiziksel evrakları sisteme alma yetkisine sahip roldür. Arşiv Sorumlusu rolü: Fiziksel evrak işlemleri menüsünü görmeye yetkisine sahip roldür. Amir Yardımcısı rolü: Birim amir yardımcıları için gerekli yetkiye sahip roldür. Amir rolü: Birim amirleri için gerekli yetkiye sahip roldür. Denetçi rolü: Sistem üzerinde evrak denetim yapma yetkisine sahip roldür. EBYS Yardım Masası rolü: Sistemde Genel Müdürlüğe bağlı tüm birimlerde sistem tanımlamaları, kullanıcı işlemlerini ve birimlere ait raporları görüntüleme yetkisine sahip olan roldür. Tüzel ve Gerçek Kişi Kaydetme rolü: Tüzel ve Gerçek Kişileri sisteme kaydetme yetkisine sahip roldür Elektronik Belge Yönetim Sistemi Talimatı Sayfa 3

9 Personel ve Açık İstatistiği: Rolün tanımlı olduğu birim ile bu birime bağlı alt birimlerdeki personellerin evraklarını görme yetkisi ile Rolün tanımlı olduğu birim ile bu birime bağlı alt birimlerdeki birimlerde bulunan açık evrakların raporları görmeye yetkili roldür. Genel Raporu: Rolün tanımlı olduğu birim ile bu birime bağlı alt birimlerdeki belge olmuş evrakları sorgulamak ve raporlamak için yetkili roldür. Elektronik İmza Yetkisi: Güvenli elektronik imzası bulunmayan kullanıcıların imzalama, paraflama, koordine ya da koordinasyon imzası vb. atabilmeleri için gerekli yetkiyi barındıran roldür. 5. maddenin 1. fıkrasında belirtilen rollerin tüm aksiyonlarının kontrolü sistem yöneticisi tarafından oluşturulmaktadır. Gerekli durumlarda rollerdeki aksiyonlar sistem yöneticisi tarafından değiştirilebilir. Sistem Yöneticisi yeni rol eklenmesi gerektiği durumlarda Bilgi Sistemleri Daire Başkanının onayı ile bu işlemi gerçekleştirir. Güvenlik Kodu Tanımlamaları MDE 6. (1) EBYS de Çok Gizli, Gizli, Özel, Kişiye Özel, Hizmete Özel, Tasnif Dışı, Normal olmak üzere 7 farklı güvenlik kodu tanımlanmıştır. Güvenlik kodları kullanıcıların bu gizlilik derecelerine uygun evrak oluşturması ve oluşturulmuş evrakları görmesini sağlamaktadır. Güvenlik kodlarında değişim gerekliliği durumunda bu değişim sistem yöneticisi tarafından yapılır. Güvenlik kodlarında yapılan değişimlerin gerekçeleri Bilgi Sistemleri Dairesi Başkanınca onaylanır ve Yazılım Geliştirme ve Uygulama Şube Müdürlüğünce saklanır. Kullanıcı İşlemleri MDE 7. (1) Kullanıcı tanımlamaları birim proje sorumluları tarafından yapılacaktır. Genel Müdürlükte çalışan tüm personel (memur, işçi, geçici personel gibi) EBYS ye kullanıcı olarak tanımlanacaktır. Sisteme tanımlanan kullanıcıların sisteme girişinde şifre kontrolleri Active Directory üzerinden yapılacağından tüm kullanıcıların e-posta adreslerinin bulunması gerekmektedir. E-postası bulunmayan kullanıcılara e-posta açılması birim proje sorumlularınca takip edilecektir. Sisteme kayıt yapılacak kullanıcılara sisteme giriş tipi olarak E-İmza ve LDAP ile giriş işaretlenecektir. Sistem Yöneticisi yetkisine sahip kullanıcılar belirlenerek, Ek Cetvel 1 deki Sistem Yöneticisi yetkilendirme formu iki suret olarak düzenlenir ve Bilgi Sistemleri Dairesi Başkanınca onaylanır. Bu formlar kişilerin özlük dosyası ve Yazılım Geliştirme ve Uygulama Şube Müdürlüğünde saklanır. EBYS Yardım Masası rolü verilecek kullanıcılar belirlenerek, Ek Cetvel 2 deki Yardım Masası Personeli yetkilendirme formu iki suret olarak düzenlenir ve Bilgi Sistemleri Dairesi Başkanınca onaylanır. Bu formlar kişilerin özlük dosyası ve Yazılım Geliştirme ve Uygulama Şube Müdürlüğünde saklanır. Daire Başkanlıkları, Bölge Müdürlükleri ve Araştırma Enstitüsü Müdürlüklerindeki Birim Proje Sorumlularının değiştirilmesi gerektiği durumlarda Ek Cetvel 3 deki form birim amiri tarafından imzalanır. Bu formlar kişilerin özlük dosyası ve Yazılım Geliştirme ve Uygulama Şube Müdürlüğünce saklanır Elektronik Belge Yönetim Sistemi Talimatı Sayfa 4

10 Daire Başkanlıkları, Bölge Müdürlükleri ve Araştırma Enstitüsü Müdürlüklerinin alt birimlerdeki kullanıcılara Birim Proje Sorumlusu rolü verilmesi gereken durumda birim amiri tarafından Ek Cetvel 3 deki form imzalanır. Bu formlar kişilerin özlük dosyası ve Daire Başkanlığı, Bölge Müdürlükleri ve Araştırma Enstitüsü Müdürlüklerinin Birim proje Sorumlularına iletilir. Bu formlar Birim Proje Sorumluları tarafından saklanır. Kullanıcının görevli olduğu birim tanımlaması, kullanıcı kaydı sırasında yapılacaktır. Kullanıcının fiilen görev yaptığı birim dışında başka birime tanımlanması gerektiğinde, tanımlanacak tüm birimlerin bağlı olduğu üst birim amiri tarafından Ek Cetvel 4 deki form doldurularak imzalanır. Bu formlar kişilerin özlük dosyası ve Birim Proje Sorumluları tarafından saklanır. Tanımlanan tüm kullanıcılara Standart rolü verilecektir. Amir olan kullanıcılara Amir, Amir Yardımcısı olan kullanıcılara da Amir Yardımcısı rolü tanımlaması yapılacaktır. Bu roller dışında rol tanımlanması talepleri Birim Amirlerince belirlenecek ve Ek Cetvel 4 deki form doldurularak birim amiri tarafından imzalanmak sureti ile yapılacaktır. Bu form kişilerin özlük dosyası ve kullanıcı tanımlamasını yapan Birim Proje Sorumlularınca saklanır. Kullanıcı tanımlamalarında amir olan kullanıcılara Çok Gizli güvenlik kodu, diğer kullanıcılara ise Hizmete Özel güvenlik kodu tanımlanacaktır. Kullanıcılara farklı Güvenlik kodu (Çok Gizli, Gizli vb.) verilmesi talebi Birim Amirlerince belirlenir ve Ek Cetvel 4 deki form doldurularak birim amiri tarafından imzalanmak sureti ile yapılacaktır. Bu form kişilerin özlük dosyası ve kullanıcı tanımlamasını yapan Birim Proje Sorumlularınca saklanır. Kullanıcılara tanımlı oldukları birim bazında klasör erişimleri verilmesi gerekmektedir. Kullanıcının görevli olduğu birimde tanımlı tüm klasörlere erişim yetkisi verilmesi durumunda Ek Cetvel 5 deki form doldurularak birim amiri tarafından imzalanır. Kullanıcının görevli olduğu birimde tanımlı bazı klasörlere erişim yetkisi verilmesi durumunda Ek Cetvel 6 deki form klasör listesi örnek olarak alınıp ilave veya çıkartma yapılarak formun sadece ilgili sayfaları doldurur ve birim amiri tarafından imzalanır. Bu formlar özlük dosyası ve kullanıcı tanımlamasını yapan Birim Proje Sorumlularınca saklanır. Kurum personelinin birimden ilişiğinin kesilmesi gerektiği durumlarda personel EBYS de gelen evraklarının tümünü kapatıp, imza, paraf, kontrol, Talimat için gelmiş tüm evraklarının işlemlerini bitirecektir. Personelin açık evraklarıyla ilgili işlemleri bitirmediği sürece birim amirleri tarafından ilişiği kesilmeyecektir. Naklen atama (tayin) durumunda personel, tüm evraklarında işlemlerini tamamladıktan sonra, ayrılacağı birimin Birim Proje Sorumlusuna Ek Cetvel 7 deki formu doldurularak e- posta ve yazılı olarak bildirecektir. Birim Proje Sorumlusunca kullanıcı pasifleştirilecek ve kullanıcının pasifleştirildiğine dair Ek Cetvel 7 daki formun ilgili alanları doldurularak; ayrılacağı birim amirine e-posta ve yazılı olarak gönderilecektir. Naklen atama (tayin) olan personelin kullanıcısı pasifleştirildiğine dair Ek Cetvel 7 deki form ayrılacağı birime ulaşmadan, personelin ayrılışı yapılmayacaktır. Bölge Müdürlükleri, Daire Başkanlıkları ve Araştırma Enstitüsü Müdürlükleri içindeki naklen atama durumlarında kullanıcı aktarımları Birim Proje Sorumluları tarafından yapılacaktır. Bölge Müdürlükleri, Daire Başkanlıkları ve Araştırma Enstitüsü Müdürlükleri arasındaki naklen atama (tayin) durumunda; personelin başladığı birimin Birim Proje Sorumlusunca Ek Cetvel 8 deki form doldurularak, EBYS yardım masası personeline gönderilecek, kullanıcının yeni birimine aktarılarak aktif hale getirilmesi sağlanacaktır Elektronik Belge Yönetim Sistemi Talimatı Sayfa 5

11 Genel Müdürlükte görevli bir personelin görevden el çektirilmesi durumunda ilgili kullanıcının durumu ve üzerindeki belgeleri devredeceği kişi üst amiri tarafından Bilgi Sistemleri Dairesi Başkanlığına bildirilir. İlgili kullanıcının EBYS üzerindeki tüm yetkileri ve belgeleri Yardım Masası Personeli ya da Sistem Yöneticisi tarafından kaldırılır. Ek Cetvel 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 ve 8 bulunan formlar EBYS de Ön Tanımlı Şablonlarına kaydedilmiş olup bu formlar evrak olarak oluşturularak üstteki hükümlere uygun dağıtım ve imzacı seçilerek belge oluşturularak hazırlanabilir. Bu durumda bu belgelerin 1 sureti çıktı alınarak kişilerin özlük dosyalarında fiziksel olarak saklanacaktır. Birim İşlemleri MDE 8. (1) Genel Müdürlükteki tüm birimlerin EBYS sistemine tanımlanması ve yönetiminden Sistem Yöneticileri sorumludur. Yeni kurulan, kapatılan, bağlı olduğu üst birimi değiştirilen birimler; Bilgi Sistemleri Dairesi Başkanlığına bu iş ve işlemleri yapmakla yetkili Daire Başkanlığınca resmi yazı ile bildirilecektir. Yeni kurulan, kapatılan, bağlı olduğu üst birim değişikliği olan birimler DTVT de tanımlı olan idari birim kimlik kodu kullanılarak sisteme kaydı Sistem Yöneticisi tarafından yapılacaktır. Sistemdeki birimlerin fiziki arşiv birimi, posta birimi değişiklikleri gerektiğinde talepler birim proje sorumlularınca yardım masası personeline iletilir. Birimlerin iletişim bilgilerinin güncellenmesi ve değiştirmesi işlemleri Birim Proje Sorumlularınca yapılacaktır. Gerçek / Tüzel Kişi Tanımlama İşlemleri MDE 9. (1) Gerçek/Tüzel Kişi Kayıtları Birim Proje Sorumluları ile Tüzel ve Gerçek Kişi Kaydetme rolüne sahip kullanıcılar tarafından yapılacaktır. Gerçek Kişi ya da Tüzel Kişi kaydedilmeden önce sorgulanarak sistemde kayıtlı olup olmadığı kontrol edilip mükerrer kayıtların önüne geçilecektir. Gerçek Kişi kayıt menüsüne, sadece gerçek kişilerin kaydı yapılacak olup; TC Kimlik numarası doğru olarak girilecektir. Gerekli durumlarda gerçek kişiye ait kimlik numarası doğrulama ya da sorgulama işlemleri Kimlik Paylaşım Sisteminden yapılacaktır. Tüzel Kişi kayıt menüsüne sadece tüzel kişilerin kaydı yapılacak olup; Vergi Kimlik numarası doğru olarak girilecektir. Zorunlu durumlarda Gerçek Kişide TC Kimlik Numarası, Tüzel Kişilerde ise Vergi Kimlik Numarası girilmeden kayıt yapılabilir. Ancak bu eksik bilgiler araştırılarak temin edilir ve gerekli güncelleme işlemi yapan kullanıcı tarafından en kısa sürede tarafından yapılır. İsimsiz Dilekçe gelmesi durumunda direk sisteme alınmayacak olup; bu dilekçeler evrak merkezlerince üst yazıya bağlanarak ilgili birime gönderilir. Tüzel Kişi kayıt ekranından gerçek kişi, kurum ve birim girişi yapılmayacaktır. Gerçek Kişi kayıt ekranından tüzel kişi, kurum ve birim girişi yapılmayacaktır. Kurum Yönetimi İşlemleri MDE 10. (1) Kurum Yönetimi ekranında Devlet Teşkilatı Veri Tabanında (DTVT) kayıtlı olan tüm kurumlar sisteme eklenecektir. EBYS de bulunmayan kurumların sisteme eklenmesi talepleri EBYS Yardım Masası Personeline iletilecektir. Eklenmesi talep edilen kurumların DTVT de kayıtlı olması durumunda sisteme eklenecektir Elektronik Belge Yönetim Sistemi Talimatı Sayfa 6

12 Kurumların EBYS üzerinde güncellenmesinden sistem yöneticileri sorumludur. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Uygulama ve Genel Esaslar Gelen evrak kayıt, dağıtım ve tebliğ etme işlemleri MDE 11. Merkezlerinde yapılacak evrak kayıt işlemlerinde; Gelen her tür belge ve evraklar ilgili birim tarafından tasnif edilecek; EBYS uygulaması kullanılarak kayıt ve takibi yapılacaktır. Kurum dışından gelen belgelerin tüm ekleri ile birlikte taranması esastır. Ancak, 100 sayfadan daha fazla fiziksel eki olan belgeler, taranamayacak boyuttaki harita vb. basılı doküman ile ekinde gönderilen CD, DVD vb. sayısal veri içeren ortamdaki veri boyutu 50 MB ı aşan dosyalar sisteme eklenmeyip sadece üst yazıları taranacaktır. Gazete, kitap, dergi ve broşür ve benzeri basılı süreli veya süresiz yayınlar üst yazı ile gelmiş ise üst yazıları, üst yazıya bağlı olarak gelmemiş yayınların ise sadece dış kapakları taranacaktır. Gizlilik özelliği taşıyan belgeler tarama bürolarında açılmayacak, dış zarfları veya var ise dilekçe, üst yazısı taranıp sisteme dahil edildikten sonra usulüne uygun olarak ilgilisine teslim edilecektir. Kurum dışından elektronik yöntemlerle (e-posta, faks vb.) gönderilen evraklar sisteme alınacaktır. Fiziksel Belgelerin gönderildiği birimlerde mükerrer olarak sisteme alınmasını engellemek maksadı ile evrak üzerine referans numarasını içeren evrak barkodu yapıştırılacak ya da elle evrak üzerine referans numarası yazılarak EBYS ne aktarıldığına dair kaşe basılacaktır. Gelen evrak dağıtım işlemleri; kayıt birimi tarafından kaydı yapılan ve elektronik ortama geçirilen evrakların fiziksel örnekleri ile elektronik ortamdaki örnekleri, işlem yapılmak üzere ilgili birime havale edilir. İlgili birime ulaşan evraklar sorumlu birime, gereği yapılması ya da bilgilendirme maksadı ile havale edilecektir. Ancak önem arz eden evraklar ile kişileri direkt olarak ilgilendiren evrakların kişi ya da kişilere dağıtımları da yapılacaktır. Gerekli hallerde evraka dağıtım ve yapılacak işlem konusunda not yazılacaktır. Sorumlu birime ulaşan evrak, gerekli hallerde yapılacak işlem konusunda notlar yazılarak sorumlu personele gereği yapılması ya da bilgilendirme maksadı ile dağıtılacaktır. Dağıtımı yanlış yapılan evraklar zaman kaybetmeden yeniden dağıtım için iade edilecektir. dağıtımlarının Birim evrakçısı rolüne sahip personel tarafından yapılması durumunda Birim Amiri ya da Amir Yardımcısı/Yardımcılarına havale onayına gönderilerek dağıtımının yapılması sağlanacaktır. Birim amiri ya da yazılı olarak yetkilendirdiği amir yardımcıları haricindeki kişilerce birim evrakı dağıtımı havale onayına gönderilmeksizin yapılmayacaktır. Bir birime gelen belge alt birimlerine dağıtımı EBYS üzerinden gereği yapılması ya da bilgilendirme maksadı ile havale edilebilecektir. Ancak bu belgeler gerekli durumlarda yeni bir üst yazıya bağlanarak da gönderilebilir. Gelen evrak Tebliğ etme işlemleri; Birime gelen bir evrakın o birimde görevli personel ya da personellere Tebliğ edilmesi gerekmesi durumunda, birim amirince EBYS üzerinde Tebliğ et butonu kullanılarak kişilere evrak Tebliğ için gönderilecektir. Kullanıcılar kendilerine gelen belgeleri yasal süresi içinde EBYS üzerinden Tebliğ etmek zorundadır. Elektronik Belge Yönetim Sistemi Talimatı Sayfa

13 Ayrıca Birim Amirleri EBYS üzerinden Tebliğ edilen belgeleri Tebligat Kanunu ve ilgili mevzuatı hükümlerine göre fiziksel olarak ilgili personel ya da personellere tebliğ etmeleri gerekmektedir. ların oluşturulması, paraf, imza, onay ve dağıtım işlemleri; MDE 12. ların oluşturulması, onay akışları, paraf işlemleri: lar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak, kurumun belirlediği kurumsal kimlik şablonları doğrultusunda hazırlanacaktır. Oluşturulan yazılar var ise ilgileri dikkate alınarak hazırlanır ve tüm ilgi, ilişik ve ekleri bağlantılarına uygun olarak EBYS menüleri kullanılarak sistemden yazı içinde belirtilir, fiziksel olarak yazılmaz. Sistemde oluşturulan yazılara eklenecek olan tüm ek, ilgi, ilişiklerin dışardan eklenmesi durumunda bu bilgi ve belgeler sisteme dosya olarak eklenecektir. Fiziksel olarak eklenen eklerle ilgili olarak 11. maddenin 1. fıkrasının b bendindeki hükümler uygulanacaktır. ların üzerindeki sayı ve tarih alanları EBYS tarafından otomatik olarak verilmektedir. Sistem haricinde bir evrak numarası kullanılmayacaktır. Kurum içi yazışmalar sadece elektronik ortamda yapılır. Ancak nitelikleri açısından EBYS de hazırlanamayacak belgeler (Ek Cetvel 9 deki form - Fiziksel ortamda bulunması gereken evrak listesi ) fiziksel olarak hazırlanıp, Giden Kayıt menüsünden üst verileri girilerek, evrak tarih ve sayısının sistemden alınması sağlanacaktır. Giden Kayıt menüsünden üst verileri kaydedilen belgelerin taranarak eklenip eklenmeyeceğine evrakı fiziksel olarak imzalayan amir belirleyecektir. EBYS ne aktarılamayacak ekler ile özellik arz eden ve/veya içeriğinin görünmemesi gereken ekler, sistem üzerinde hazırlanan üst yazının fiziksel çıktısına eklenerek, ilgililerine fiziksel olarak gönderilecektir. (Plan, proje, harita gönderimi gibi) ı oluşturan kişi; evrakın dağıtımı yapılacak olan birim, kurum, gerçek ya da tüzel kişi seçimlerini sistem üzerinden yapacaktır. oluşturulurken dağıtım yerleri seçimi hiyerarşik kurallara uygun olarak seçilmesi zorunludur. EBYS üzerinden makam atlayarak yazı yazılmayacaktır. Hukuki konularla ilgili yazışmalarda İşletme Müdürlükleri veya İşletme Şeflikleri Hukuk Müşavirliği ne direkt yazı yazılabilecektir. Başmüfettiş, Müfettiş, İç Denetçi ve Muhakkikler kendilerine verilen görevini ifa edecek şekilde yazışma yapabileceklerdir. ı oluşturan kişi; kendisini ilk parafçı olarak belirleyecek olup; onay akışının (paraf, kontrol, imzacı seçimini) hiyerarşik kurallara uygun olarak seçilmesi zorunludur. EBYS üzerinde evrak onay akışı seçilirken amir atlayarak onay akışı oluşturulmayacaktır. Yazı üzerinde Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak parafçı sayısı belirlenecektir. Onay akışı oluşturulurken en alt birimden oluşturulan bir evrakın imzacısı aynı birimin amiri olabileceği gibi üst birimlerinden birinin amiri de imzacı olarak belirlenebilir. (İşletme Şefliğinde oluşturulan bir evrakın imzacısı İşletme Müdürü, Bölge Müdürü, Genel Müdür ya da Bakan olabilir.) Kullanıcıların sistem üzerinden, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile Dilekçe Kanunu hükümlerini dikkate alarak dilekçe oluşturabileceklerdir. EBYS nin teknik nedenlerle çalışmaması durumunda EBYS üzerinden yazışma işlemlerine ara verilecektir. Ancak günlü yazılara verilecek cevaplar ile Hukuki ya da Mali yönden sistemin çalışmadığı saatler içinde yazılması zorunlu olan yazılar fiziksel olarak yazılacaktır Elektronik Belge Yönetim Sistemi Talimatı Sayfa 8

14 Kullanıcıların bulundukları birimlerde Elektrik, internet vb. teknik arızalar nedeni ile evrak üretilememe durumunda; bu durumun belgelenmesi şartı ile 12. maddenin 1. fıkrası k bendi hükümlerine göre hareket edilecektir. Olur yazıları üst yazıya bağlanarak dağıtımının yapılması esastır. Ancak Yıllık, Günlük, Mazeret ve Hastalık İzinleri; birim içinde hazırlanan görevlendirme olurları; birim içinde hazırlanan ihale ve komisyon görevlendirme olurları üst yazıya bağlanmadan Olur Yazısı üzerinde dağıtım listesi belirlenerek de gönderilebilir. Yıllık, Günlük, Mazeret ve Hastalık İzinleri üst yazıya bağlanmaksızın olur yazısı üzerinden dağıtımı yapılan belgelerin, kişilerin özlük dosyalarının tutulduğu birimleri kapsayacak şekilde düzenlenecektir. Yıllık, Günlük, Mazeret ve Hastalık İzinleri ile görevlendirme olurları Kurumsal Kimliğe uygun şablon olarak sisteme kaydedilecek ve kullanıcılar bu şablonları kullanarak olur yazısı oluşturacaktır. Paraf, İmza, Dağıtım işlemleri Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda son imza sahibine kadar paraflar elektronik imza (paraf) ya da güvenli elektronik imza yoluyla atılır. Elektronik paraf da fiziksel olarak atılan parafla aynı sonuçları doğurur. Elektronik ortamda oluşturulan belgeler sistem tarafından ekleri ile birlikte elektronik yazışma paketine dahil edilip, güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile imzalanacaktır. Elektronik ortamda oluşturulan belgelerin imza ya da olurları güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile imzalanması esastır. Ancak, evrakın son imzasını atacak ya da olurunu verecek amirin güvenli elektronik imzasının ya da mobil imzasının olmaması, arızalanması, kaybolması gibi durumunda; imza ya da oluru EBYS üzerinden elektronik imza yoluyla atacak; belgenin bilgisayar çıktısı alındıktan sonra; ıslak imza ile son imza aşaması tamamlanacaktır. Birim amirleri, güvenli elektronik imzalarının arızalanması ya da kaybolması durumunda, EBYS üzerinden elektronik imza yoluyla belge imzalaması yetkisinin verilmesi için Bilgi Sistemleri Dairesi Başkanlığına başvuracaklardır. Yurt dışına gönderilecek veya yabancı dilde yapılacak yazışmalarda imza ya da olurların güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile imzalanması ile birlikte son imza aşaması ıslak imza ile de tamamlanacaktır. Elektronik ortamda son imzası güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile tamamlanan evrakın yazıcıdan çıktısının alınması sırasında, bilgisayar ortamında otomatik olarak, 5070 sayılı elektronik imza kanunu gereği bu belge elektronik imza ile imzalanmıştır. şeklinde şerh sistem tarafından düşecektir. Genel Müdürlük içi birimler arası yazışmalarda belgeler güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile imzalanarak, EBYS üzerinden gönderimi sağlanacaktır. Bu belgelerin ıslak imzalı belge gönderme zorunluğu olan birimler haricinde ayrıca fiziksel gönderimi yapılmayacaktır. Kurum içinde yazışma yapan birimler EBYS üzerinden gönderdikleri veya birimlerine gelen evrakın çıktısını alarak fiziksel olarak arşivleyecektir. EBYS üzerinde posta birimi belirlenmesi mevcut işleyişe göre Birim Proje Sorumlularınca düzenlenecektir. Kurum dışına yazılan yazıların dış suretleri postalanacak evraklar menüsünden evrak postalama yetkisine sahip kullanıcılarca yapılacaktır. Dış kurumlara gönderilecek yazılarda evrak doğrulama kodu olmayan evrak suretinin gönderimi yapılmayacaktır Elektronik Belge Yönetim Sistemi Talimatı Sayfa 9