STOK TAKİP VE ANALİZ DAİRE BAŞKANLIĞI BMM.Bilal BECEREN Klinik Mühendislik Yönetim Birimi Birim Sorumlusu

Transkript

1 STOK TAKİP VE ANALİZ DAİRE BAŞKANLIĞI BMM.Bilal BECEREN Klinik Mühendislik Yönetim Birimi Birim Sorumlusu TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU MALİ HİZMETLER KURUM BAŞKAN YARDIMCILIĞI STOK TAKİP VE ANALİZ DAİRE BAŞKANLIĞI 1

2 Daire Başkanlığı Organizasyon Şeması Stok Takip ve Analiz Daire Başkanlığı Hastane Eczacılığı Yönetim Birimi Klinik Mühendislik Yönetim Birimi Taşınır İşlemleri Yönetim Birimi Stok Bilgi Teknolojileri Yönetim Birimi Stok Yönetim Birimi 2

3 2014 Yılı Faaliyetleri ve Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar 3

4 Depoları İlgi Alanlarına Göre Ayırdık Genel Sekreterliklerimiz ve bağlı sağlık tesislerimizde bulunan stokların daha iyi ölçülebilir, analiz edilebilir, kontrol edilebilir ve yönetilebilir duruma getirilmesi amacıyla, MKYS (Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi) altyapı geliştirme çalışmaları kapsamında tüm depolar ayrılmıştır. Medikal Depo (İlaç Depo, Tıbbi Sarf Depo, Cerrahi Alet Depo, Laboratuvar Depo), Biyomedikal Depo (Biyomedikal Tüketim Depo, Biyomedikal Dayanıklı Taşınır Depo) Ayniyat Depo (Ayniyat Tüketim Depo, Ayniyat Dayanıklı Taşınır Depo) İlgili depo türlerinde uygun nitelikte personel görevlendirilmelidir. 4

5 Doğru Depo Türlerine Aktarılmasını Sağladık Taşınırların 17 Ocak 2014 tarihli yazımız ile belirlenen yeni depo sorumluluk alanlarına göre doğru depo türlerine aktarılmasını sağladık. Depo rolüne uymayan ürünlerin takibi sonlandırılmalı, devredilmelidir. 5

6 Depo Fiziki Koşulları Standartlarının Geliştirilmesi Çalışmasını Başlattık Asgari standartları karşılayamayan depo koşullarında muhafaza edilen ilaç ve medikal malzemelerin; ilaç, ürün ve hasta güvenliğinin ön plana çıktığı koşullarda depolanması ve lojistiğinin sağlaması amacıyla Depo Fiziki Koşulları Standartlarının Geliştirilmesi çalışmasını başlattık. Kalite ve hijyen koşulları asgari şartları sağlamalı, ürün güvenliği sağlanmalıdır. 6

7 Tıbbi Sarf Malzemeleri Sınıflandırdık Sağlık tesislerinde tıbbi sarf malzemelerin terminoloji birliği içerisinde kayıt ve takibinin yapılabilmesi amacıyla Tıbbi Sarf Malzemeleri sınıflandırdık. Tüm ürünler ortak terminoloji ile takip edilmektedir. Örn; i.v.kanül / branül / anjioket / intraket yerine tek bir tanım kullanılmaktadır Aralık ayı itibari ile Tıbbi Sarf Malzeme listesinde 29 adet Klinik Branş, 331 çeşit Kullanım Yeri, 427 çeşit Kullanım Amacı, 858 adet Malzeme Cinsi ve yaklaşık olarak adet Malzeme Adı tanımlanmıştır. Doğru malzeme doğru isimde kayıt altına alınmalıdır. 7

8 Cerrahi Alet Sınıflandırma Çalışmalarını Başlattık Sağlık tesislerinde cerrahi aletlerin terminoloji birliği içinde kayıt ve takibinin yapılabilmesi amacıyla Cerrahi Alet Sınıflandırma çalışmalarını başlattık Aralık ayı itibariyle Cerrahi Alet Sınıflandırma listesinde 60 Malzeme cinsi ve 588 Cerrahi alet ismi tanımlanmıştır. Cerrahi aletler tüketim malzemesi olarak girilir ise stok gün düzeyi etkiler. 8

9 Laboratuvar Malzemelerini Sınıflandırdık Sağlık tesislerinde laboratuvar malzemelerinin terminoloji birliği içinde kayıt ve takibinin yapılabilmesi amacıyla Laboratuvar Sarf Malzemelerini sınıflandırdık Aralık ayı itibariyle Laboratuvar Sarf Sınıflandırma listesinde 51 Malzeme Cinsi ve 1625 Malzeme tanımı gerçekleştirilmiştir. Laboratuvar malzemeleri toplu çıkış yapılmamalıdır. 9

10 Satın Almaya Esas Jenerik İlaçları Sınıflandırdık Sağlık tesisi stok kartlarında ilaçların Ticari Marka adı üzerinden değil Jenerik isimlerine göre takiplerinin yapılabilmesi, stok düzeylerine göre ihale listelerinin hazırlanabilmesi amacıyla satın almaya esas jenerik ilaçları sınıflandırdık. MKYS de kayıtlı ilaçlara ait barkodlara (yaklaşık Adet) Jenerik Kodu verilmiş, İlaç Ticari İsimleri, Firma Bilgileri, ATC Bilgileri, İthal- İmal Bilgileri düzenlemiştir. İlaç alımlarında satın alımlara esas bu tanımlamalar kullanılmalıdır. 10

11 Biyomedikal Yetki Gruplarını Sınıflandırdık Biyomedikal dayanıklı taşınırlara uygulanacak test, kontrol, kalibrasyon faaliyetlerini yerine getirecek kurum ve kuruluşlarının yetkilendirilmesi ve ilgili alan uzmanı personelin eğitimine yönelik standardizasyon, yetkilendirme ve denetim altyapısının geliştirilmesi amacıyla biyomedikal yetki gruplarını sınıflandırdık. Tüm biyomedikal dayanıklı taşınırlar 22 yetki grubuna ayrılmıştır. Biyomedikal teknik hizmetler bu yetki grubuna göre planlanmalıdır. 11

12 Biyomedikal Cihazları Sınıflandırdık Sağlık tesislerinde terminoloji birliğinin sağlanması amacıyla ilgili makale, üretici bilgileri, katalog, UBB kayıtları ve teknik çizimler incelenerek MKYS de Biyomedikal Dayanıklı Taşınırları Sınıflandırma Çalışması tamamlanmıştır Aralık ayı itibariyle 295 biyomedikal tür ve 2103 biyomedikal tanımlama gerçekleştirilmiştir. Tıbbi Cihazlarınız doğru terminoloji ile kayıt altına alınmalıdır. 12

13 Biyomedikal Cihazların Marka Takibini Gerçekleştirdik Ürün performans karneleri ile marka bazlı yatırım planlamalarının ve karar destek sistemlerinin geliştirilmesi amacıyla biyomedikal cihazların marka takibini gerçekleştirdik Aralık ayı itibariyle 3603 marka tanımlanmıştır. Marka bazlı cihaz maliyetlerinin takibi önem arz etmektedir. 13

14 Klinik Mühendislik Birimleri ve Bölge Sorumlulukları Klinik Mühendislik Hizmetleri Birimlerinin kurulması ve nitelikli iş gücünün geliştirilmesi için gerekli görevlendirmeler yapıldı. Organizasyon ve bölgesel eğitimler ile gelişim sağlanmaktadır. Bölgesel Sorumluların belirlenmesi ile problemlere lokasyon çözümlerin geliştirilmesi ve hız kazandırılması planlanmaktadır. Birim Sorumlularının bildirilmesi, güncellenmesi gerekmektedir. 14

15 Donanımların Dinamik İzlenebilirliğini Sağladık Sağlık tesisleri ve özellikli sağlık araçlarında bulunan biyomedikal nitelikli dayanıklı taşınırların her birine özel birer kimlik numarası verdik ve kare kod takip sistemi ile donanımların dinamik izlenebilirliğini sağladık. Tüm cihazlarda kare kod ve benzersiz künye numarasını gösteren etiket bulunmalıdır. 15

16 SIRA NO GENEL SEKRETERLİK VERİ YÜZDESİ 68SAKARYA KHB 81% 69GÜMÜŞHANE KHB 80% 70ARTVİN KHB 79% 71EDİRNE KHB 78% 72TUNCELİ KHB 75% 73AKSARAY KHB 74% 74ANKARA 3.BÖLGE KHB 72% 75ÇANAKKALE KHB 72% 76İSTANBUL BAKIRKÖY KHB 72% 77NİĞDE KHB 71% 78BİNGÖL KHB 70% 79BARTIN KHB 69% 80YOZGAT KHB 69% 81MARDİN KHB 69% 82MUŞ KHB 65% 83DİYARBAKIR KHB 62% 84TOKAT KHB 59% 85KARABÜK KHB 57% 86ANKARA 1.BÖLGE KHB 56% 87KARS KHB 55% 88İZMİR KUZEY KHB 49% 89HAKKARİ KHB 48% 16

17 HASTANE ANKARA BEYPAZARI DH İZMİR MENEMEN DH İZMİR ALSANCAK NEVVAR SALİH İŞGÖREN DH İZMİR BORNOVA TÜRKAN ÖZİLHAN DH BURSA YÜKSEK İHTİSAS EAH ANKARA NUMUNE EAH MANİSA RUH SAĞLIĞI VE HASTALIKLARI HASTANESİ DİYARBAKIR GAZİ YAŞARGİL EAH SAKARYA KARASU DH İZMİR SEFERİHİSAR NEJAT HEPKON DH İZMİR KEMALPAŞA DH YOZGAT YERKÖY DH DİYARBAKIR BİSMİL DH İZMİR BAYINDIR DH İZMİR DR.FARUK İLKER BERGAMA DH İSTANBUL BAKIRKÖY PROF.DR.MAZHAR OSMAN RUH RİZE DH İZMİR DR.SUAT SEREN GÖĞÜS HAS KARABÜK ÜNİVERSİTESİ EAH ANKARA EAH MARDİN DH 17

18 Yedek Parça, Sarf, Aksesuar Sınıflandırması Yaptık ve Takip Ettik Demirbaş niteliğindeki cihazlara bağlı tüketilen yedek parça, sarf, aksesuar, kit gibi malzemelerin cihaza bağlı tüketim çıkış kontrol yapısının geliştirilmesi amacıyla yedek parça, sarf, aksesuar sınıflandırması yaptık ve takip ettik Aralık ayı itibariyle kalem yedek parça-aksesuar-sarf ve kitin MKYS Tüketim çıkışlarının cihaz künye numarası üzerinden takibine başlanmıştır. Tıbbi cihazların gizli maliyetleri malzeme tüketimleri ile belirlenir. 18

19 Yazılımları Sınıflandırdık ve Takip Ettik Genel Sekreterlik ve bağlı sağlık tesislerinde tedarik edilen yazılımları sınıflandırdık, takibine yönelik veri bankasını oluşturduk ve stratejilerin belirlenmesi amacıyla 267 Diğer Maddi Olmayan Duran Varlıklar bütçe hesap kodu ile MKYS de kayıt altına aldık. 267 Diğer Maddi Olmayan Duran Varlıklar hesap kodunda takip edilen yazılımların her türlü hareketinin (giriş, çıkış, amortisman ve tükenme payı) takibini sağladık. Klinik Mühendislik Görev ve Sorumluluklarında yazılımların MKYS / KMS entegrasyon çalışmalarına başladık. HBYS başta olmak üzere tüm yazılımların veri girişleri tamamlanmalıdır. 19

20 Tıbbi Cihaz Hizmet Alımlarını Sınıflandırdık ve Takip Ettik Hizmet alımı yolu ile edinilen biyomedikal dayanıklı taşınırların izlenebilir kılınması amacıyla Biyomedikal Dayanıklı Taşınır Hizmet Alımlarını sınıflandırdık ve takip ettik. Farklı edinim yöntemleri ile sağlık hizmet sunumu amacıyla kurumlarımız bünyesinde veya kurumlarımız dışında kullanılan biyomedikal dayanıklı taşınırlara ait teknik veriler hizmet türlerine göre MKYS üzerinden sorumlu personel ve seri numarası bazında tanımlanarak, her bir donanıma özel künye numarası / kare kod oluşturulmuştur. Klinik Hizmet alımlarında tıbbi cihazların veri girişleri tamamlanmalıdır. 20

21 Biyomedikal Teknik Hizmetleri Sınıflandırdık ve Takip Ettik Stok kayıtlarında bulunan tıbbi cihazlara bağlı olarak uygulanan bakım, onarım, kalibrasyon gibi teknik hizmetlere yönelik sözleşme ve ödeme takibinin sağlanması amacıyla Biyomedikal Teknik Hizmetleri sınıflandırdık ve takip ettik. Biyomedikal dayanıklı taşınırlara yönelik edinilen ve faturalandırılan tüm teknik hizmetler 6 ana hizmet türünde tüm varyasyonlarında tanımlanarak MKYS nin bu hizmetlere yönelik ödeme emri hazırlanabilecek altyapıya kavuşturulması sağlanmıştır.. Tıbbi cihazlara edinilen teknik hizmetlerin TDMS veri girişleri ile MKYS veri girişleri uyumlu olmalıdır. 21

22 Biyomedikal Metroloji Faaliyetleri Kılavuzunu Yayınladık Biyomedikal dayanıklı taşınırlara uygulanan kalibrasyon, muayene, validasyon, test-deney faaliyetlerinin standardizasyonunun sağlanması amacıyla Biyomedikal Metroloji Faaliyetleri Kılavuzunu yayınladık. Kalibrasyon hizmet alım şartlarında kılavuz esas alınmalıdır. 22

23 İş Zekası Kılavuzu ve Yeni Analiz Ekranlarının Tasarımını Yaptık MKYS veri tabanlı KDS (Karar Destek Sistemi) İş Zekası Modülünün, Genel Sekreterliklerimiz ve bağlı sağlık tesisleri ve tüm MKYS Kullanıcıları tarafından yapılan analizlerde daha etkin kullanılması amacıyla İş Zekası Kılavuzu ve yeni analiz ekranlarının tasarımlarını gerçekleştirdik. İş Zekası verileri yönetsel analizler için mutlaka incelenmelidir. 23

24 Performans Takip Formları Oluşturduk Genel Sekreterliklerde çalışan Stok Uzmanları tarafından üç ayda bir sağlık tesislerinde Medikal, Biyomedikal ve Ayniyat depo rollerinde yapılan düzenlemelerin, uygulamaların, stok kayıtlarının veri doğruluğunun yerinde değerlendirilmesi sağlanarak, verilerin WEB servis aracılığıyla Daire Başkanlığımıza bildirilmesi amacıyla Performans Takip Formları oluşturduk. Dönemsel yapılan değerlendirmeler tarafınızca incelenmelidir. 24

25 Stok Analiz Çalışmaları Yaptık Kamu Hastaneleri Birlikleri Verimlilik Değerlendirmesi Yönergesi uyarınca Kriter Grubu 'Mali', Gösterge Kodu 'M07' olan Stok Düzeyi Parametresine göre Stok düzeyi 60 günü aşan Genel Sekreterlikleri belirlemek, konu hakkında ilgililere farkındalık yaratmak, yerinde ya da merkezden gerekli eğitim ve bilgilendirmeleri yapmak amacıyla stok analiz çalışmaları yaptık. 25 Stok Yönetim Birimlerinin düzenli analizleri ile iç değerlendirmeler yapılmalıdır.

26 MKYS Malzeme İşlemlerine Yeni İşlem Türleri Ekledik Emanet ve Emanetten İade : Adli ve idari soruşturma kapsamında olan taşınırların Stok Düzey Gün Sayısını ve karne notu verilerinde Stok Düzey Puanını etkilememesi amacıyla, soruşturma veya kovuşturması tamamlanıncaya kadar her hangi bir işlem (miad, hurda, devir, ihtiyaç/stok fazlası vb.) yapılmaksızın muhafaza edilmesi için Emanet ile Emanetten İade işlem türü eklenmiştir. PGD-Çıkış : Hatalı Ürün Bildirimine konu edilmiş malzemelerin MKYS işlemleri ile ilgili olarak PGD-Çıkış işlem türü düzenlenmiş, Kasım 2014 tarihinde yayınlanan Piyasa Gözetim ve Denetimi Hakkında konulu yazı ile Genel Sekreterliklerimiz ve bağlı sağlık tesislerine duyurulmuştur. Tüm ürünler TİF düzenlenmeden sağlık tesisi dışına çıkarılmamalıdır. 26

27 Araç Takip Sistemi (ATS) Modülü Oluşturduk Kurumumuz envanterinde kayıtlı sahip olduğumuz ve hizmet satın aldığımız tüm taşıtlar (sağlık hizmetinde kullanılan özel amaçlı ve binek taşıtlar ile iş makinaları) sınıflandırılarak, Künye (Aktif/Pasif) ID numarası ile takibi, kontrolü, analizi, ölçülebilir duruma gelmesi amacıyla Araç Takip Sistemi (ATS) modülü oluşturduk. Hizmet alımı ve demirbaş tüm taşıtlar MKYS deki bu modül aracılığı ile yönetilecektir. 27

28 Kısmi Doz İlaç Yönetimi ve Stabilite Kılavuzu Hazırladık Kısmi doza konu (ampul, flakon, kullanıma hazır enjektör, kartuş) ilaçların kullanımından sonra artan dozlarının imhasının veya kullanımının standardize edilmesi, sağlık hizmetinin kalitesinin yükseltilmesi ve mali fayda sağlanması amacıyla Kısmi Doz İlaç Yönetimi ve Stabilite Kılavuzu çalışmalarını tamamladık. Bu kılavuzda 787 çeşit etkin madde ve 1852 adet parenteral ilaç değerlendirilmiş ve raporlanmıştır. İsraf olan ilaçlar bu kılavuza uygun olarak takip edilmelidir. 28

29 İyi Hastane Eczacılığı Uygulaması Yarışması Düzenledik Hastane Eczacılığında yapılan iyi uygulamaları yaygınlaştırmak amacıyla İyi Hastane Eczacılığı Uygulaması Yarışması düzenledik. Akademik Seçim Kurulu oluşturarak, yaklaşık 100 proje sahibi eczacı arasından Yılın Hastane Eczacısını seçtik Yılı başvuruları Genel Sekreterlikler aracılığı ile 30 Nisan a kadar Daire Başkanlığımıza iletilmelidir. 29

30 İl Konsolide Görevlileri Çalıştayı Düzenledik Kurumumuz Kesin Hesap ve Kesin Hesap İcmal Cetvellerinin düzenlenmesi, 2014 yılı Amortisman Hesaplamalarının muhasebe ile uyumluluğunun sağlanması, varsa eksik ve hatalarının tespit edilip giderilmesi ve taşınırların 2015 yılına doğru, düzgün ve öngörülen süre içinde devirlerinin sağlanması için altyapı çalışmalarının tamamlanması amacıyla İl Konsolide Görevlileri Çalıştayı düzenlenmiştir. MKYS TDMS Amortisman Hesaplarında doğruluğa ve uyumluluğa dikkat edilmelidir. 30

31 31

32 32

33 Verimlilikte Stok Boyutu (21) Klinik Mühendislik (26) Eczacılık (06) Teknik Hizmet Biyomedikal Depo (12) Medikal Depo (9) Ayniyat Depo (21) Her mevzuat bir işlem, puan karşılığına sahiptir. 33

34 34

35 DİNLEDİĞİNİZ İÇİN TEŞEKKÜRLER 35