AÇIKLAMALAR Kýlavuz Hakkýnda Not: Kimler Bu Kýlavuzu Kullanmalý Bu Kýlavuz Nasýl Kullanýlýr

Transkript

1 Yönetici Kýlavuzu

2 ÝÇÝNDEKÝLER

3 AÇIKLAMALAR Kýlavuz Hakkýnda MOREUM TerraDocs Document Manager, doküman yönetim sistemine hoþ geldiniz. Bu kýlavuz sistem yöneticisinin alan adý, kütüphane, doküman tipi, kullanýcý ve benzeri sistem özelliklerini ekleme, deðiþtirme ve silme gibi iþlemlere yönetebilmesi için hazýrlanmýþtýr. Bunlara ek olarak sistemin kurulumuna iliþkin sunucu, istemci ve Ýnternet tarayýcýsý ayarlarýný da gösterir. Sistemin yönetilebilmesi için kullanýlacak arabirim Windows 2000, Windows XP ve Windows Vista iþletim sistemleri üzerinde koþan TerraDocs SmartClient istemcisidir. Aþaðýdaki ekran görüntüsü tipik bir istemci kurulum örneðidir. Not: SmartClient terimi Microsoft Windows iþletim sistemleri üzerinde koþan ve TCP/IP að protokolüyle haberleþebilen masaüstü istemcisini ifade eder. Þekillerde gördükleriniz her kurulumda farklýlýk gösterebilir. Kimler Bu Kýlavuzu Kullanmalý Bu kýlavuzun birinci bölümü bir kurumda MOREUM TerraDocs kullanarak elektronik arþiv, süreç yönetimi ya da doküman yönetim sistemi sistem yöneticiliðini yürütmek isteyen personel tarafýndan, ikinci bölümü ise standart TerraDocs kullanýcýlarý tarafýndan kullanýlabilir. Burada TerraDocs SmartClient sistem yönetimi modülün'de sunulan tüm özelliklerin kullanýmýný bulabilirsiniz. Bu Kýlavuz Nasýl Kullanýlýr Bu kýlavuz TerraDocs SmartClient kullanýlarak yapýlabilecek tüm sistem yönetim iþlemlerini içerir. Kýlavuzdan mümkün olan en çok yararý elde edebilmeniz için yeni kurulmuþ bir sunucu iþletim sistemi üzerinde tüm fonksiyonlarý denemenizi öneririz. Sistem yöneticisi olarak kullanýcýlarýn karþýlaþabilecekleri soru ve sorunlar için de onlarýn açýsýndan sisteme bakmanýz yararlý olacaktýr. Bunun için ayný makine üzerinde istemci özelliklerini de kullanmanýzý kesinlikle tavsiye ediyoruz. Ýstemci kullanýmý için TerraDocs kýlavuzun ikinci bölümüne baþvurabilirsiniz.

4 D O C U M E N T M A N A G E R TerraDocs ile Sistem Yönetimine Baþlamadan Önce Sisteminizi kurup kullanmaya baþlamadan önce aþaðýdaki konularý göz önün almanýzý öneririz : Ýþletim sistemine hakim olduðunuzdan emin olun. Kýlavuzun tamamýný bir kez gözden geçirin. TerraDocs kullanýcýlarý olarak kullandýðýmýz ekte yer alan terimleri mutlaka okuyun. Kurumunuzdaki elektronik arþiv ve doküman kullanýcýlarýyla konuþarak ihtiyaç ve fikirlerini alýn. TerraDocs sunucusuna vereceðiniz ismi, ana kullanýcýlarýn rollerini ve þifrelerinizi belirleyin. Bu Kýlavuz Nasýl Düzenlendi Bu kýlavuzda aþaðýdaki bölümler yer alýr : Adým 1. Kurulum; öncelikle sistemin nasýl kurulmasý gerektiðine ve kaynak gereksinimlerine iliþkin bilgileri içerir. Adým 2. Temel Ayarlar ; sistemde kullanýlabilecek alan adý, kütüphane, doküman tipleri ve kullanýcýlara iliþkin tanýmlamalarýn nasýl yapýlabileceðini gösterir. Adým 3. TerraDocs'a Baþlangýç ; Temel TerraDocs iþlemlerini ve sistemin nasýl kullanýlacaðýný anlatýr. Ek A. Baþlangýç Parametreleri : Ýstemci ilk kullanýldýðýnda tanýmlanmasý gereken parametrelerin listesini içerir. Ek B. Terimler Daha Fazla Bilgi Nerede Bulunur Demo ve videolarý içeren ürün dokümantasyonuna firmanýn web sitesinden ve kurulum CD'sinden ulaþýlabilir. Web üzerinden yardým için tuþlayýnýz. Nereden Destek Alýnýr Web üzerinde ürün destek hizmeti için: tuþlayýnýz. Nasýl Yorum Gönderilir Yeni teknolojiler kullanýlarak TerraDocs'a yeni özellikler düzenli olarak eklenmektedir. Geribildirimleriniz, daha fazla özellik eklenmesi için MOREUM'a yardýmcý olacaktýr. Lütfen bu rehber, diðer TerraDocs dokümantasyonu ve TerraDocs uygulamasýnýn kendisi için görüþlerinizi bizimle paylaþýnýz. Aþaðýdaki metodlarý kullanarak yorumlarýnýzý iletebilirsiniz: Web üzerinden : E-posta ile : destek@moreum.com Notlara ürünün adýný, kullandýðýnýz versiyonu ekleyiniz. Kitapçýk ile ilgili yorumlarda içeriðin bulunduðu bölüm, ara baþlýk, sayfa gibi bilgileri ekleyiniz.

5 KURULUM Sunucu Kurulumu Kurulum ile ilgili notlar Bazý dokümanlarýn.pdf (Adobe Portable Data Format) uzuntýsý olabilir. Bu dosyalarý açabilmek için sisteminize Adobe Acrobat Reader 5.x veya daha yeni versiyon bir yazýlým yüklenmelidir. Ýlgili Ýnternet sayfasýna aþaðýdaki baðlantýdan ulaþabilirsiniz : Sistem Gereksinimleri Bu bölüm kurulum için gereken ve önerilen donaným ve yazýlým ihtiyaçlarýný açýklamaktadýr: Donaným TerraDocs sunucusu en az aþaðýdaki donaným üzerine kurulmalýdýr: Intel Pentium IV 1 GHz veya daha hýzlý iþlemci (3GHz önerilir) 512MB veya daha çok fiziksel hafýza (1GB önerilir) VGA ekran kartý (XGA önerilir) Ýnternet baðlantýsý CD-ROM veya DVD-ROM Yazýlým TerraDocs sunucusunu kurmak ve kullanmak için sistemde en az Windows 2000 kurulu olmalýdýr, hýz ve kaynak kullanýmý açýsýndan Windows 2003 Server önerilir. TerraDocs.NET 2.0 kullanýlarak geliþtirildiðinden sisteme.net 2.0 son yamalarýyla yüklenmiþ olmalýdýr. Hafýza Teknolojik açýdan mümkün olan en geliþmiþ yöntemlerle hazýrlanmýþ ve test edilmiþ olan TerraDocs minimum hafýza gereksinimiyle çalýþabilmesine raðmen performans ihtiyaçlarýna ve baðlanan kullanýcý adedine baðlý olarak en az 1GB hafýza ile çalýþmasý önerilir. Kullanýcý adedine göre her 50 kullanýcý için 1GB hafýza modülü eklenmesiyle performans kaybý yaþanmayacaktýr. Eðer TerraDocs sunucusunu ve istemcisini ayný makinede çalýþtýrmak ve bu sýrada baþka kullanýcýlarýn da sistemden yararlanabilmesini istiyorsanýz makinenizde en az 1GB RAM bulunmasýný öneririz. Not: Ayný sunucu üzerinde veri tabaný, elektronik posta sunucusu ve benzeri uygulama çalýþtýrýlmasý durumunda farklý sistem gereksinimleri oluþabilir. Bunlar hakkýnda bilgi almak için lütfen diðer yazýlýmlarýn kýlavuzlarýna baþvurun. Boþ Disk Alaný TerraDocs sunucu kurulumu yaklaþýk 20 MB alana gereksinim duyar. Öte yandan sisteminizde.net 2.0 ve benzeri uygulamalarýn eksik olmasý durumunda bu ihtiyaç artabilir. Sunucu Kurulumuna Baþlamadan Önce Kurulum paketi TerraDocs sunucusunun çalýþmasý için gereken dosyalarý PC ya da sunucunuza aktaracak þekilde hazýrlanmýþtýr. Pakete ait CD-ROM ya da DVD-ROM diskte aþaðýdaki uygulamalar bulunur :

6 D O C U M E N T M A N A G E R TerraDocs Document Manager Server Package 1.3 TerraDocs Client Package 1.3 Microsoft.NET 2.0 Distribution Package Kuruluma baþlamadan önce servisin düzgün çalýþmasý için iþletim sisteminizde yönetici (administrator) yetkilerine sahip bir kullanýcý yaratýn. Örneðin; "MoreumService" gibi. Dikkat : Kurulum iþlemini yönetici (administrator) yetkilerine sahip bir kullanýcý ile yapýn. Kurulum iþlemini admin yetkilerine sahip bir kullanýcý ile baþlayýn. Servisin çalýþmasý için sunucunuzda admin yetkilerine sahip bir kullanýcý yaratýn. Örneðin "MoreumService" Kurulum CD'sinde ana dizindeki ' M o r e u m S e r v i c e s S e t u p. e x e ' dosyasýný çalýþtýrýn. Karþýnýza kurulum dili seçebileceðiniz ekran açýlacaktýr. Uygun dili seçip OK tuþuna basýn. Çýkan kurulum sihirbazýnda Ýleri tuþuna bastýðýnýzda karþýnýza çýkan ekranda sunucunun yükleneceði yeri seçin. Yükleme için varsayýlan ayarlarý kullanmanýz tavsiye edilir. Ýleri tuþuna basarak çýkan ekranda Baþlat Menüsünde uygulamanýn görüneceði yeri seçin. Masa üstünde Simge oluþturmak istenip istenmediði sorusuna yanýt verip ileri düðmesine basýnýz. Çýkan ekranda Kur düðmesine basarak kopyalama iþlemini baþlatýnýz. "Moreum Sunucu Kurulum Sihirbazý" otomatik olarak çalýþacaktýr.

7 "Moreum Sunucu Kurulum Sihirbazý" veritabaný kurulum iþlemi ile baþlayacaktýr: Sunucu Adý alanýna SQL S e r v e r b a r ý n d ý r a n sunucunuzun adýný girin. Kimlik Doðrulama Tipi alanýnda eðer SQL Server'ý seçmiþseniz veri tabanýnda tanýmlý yetkili kullanýcý adý ve þifresini giriniz. Veritabaný Adý alanýnda; Eðer kendi yaratmýþ olduðunuz bir veritabanýnýn kullanýlmasýný istiyorsanýz açýlan metin kutusundan veri tabanýnýzý seçiniz, Sihirbazýn sizin için bir veritabaný yaratmasýný istiyorsanýz veritabaný ismini giriniz. Tüm alanlarý doldurduðunuzda "Baðlantýyý Sýna" butonuna basarak giriþleri kontrol edin. Eðer "Test baðlantýsý saðlandý" mesajýný alýrsanýz 'ileri' butonu ile iþleme devam edebilirsiniz. Veri ve Log dosyalarýnýn yaratýlacaðý yeri seçip 'ileri' butonuna basýn. Eðer seçilen dizinler mevcut d e ð i l s e a ç ý l a n o n a y penceresinden dizinlerin yaratýlmasýna izin verin. Bu aþamada Servis tarafýndan kullanýlacak veritabaný yaratýlacaktýr. "Moreum Sunucu Kurulum Sihirbazý" TerraDocs kurulumu ile devam edecektir. Saklanacak dokümanlarýn yeri, tam metin arama motorunu ve bu m o t o r u n k a t o l o g l a r ý saklayacaðý yeri belirledikten sonra ileri butonu ile devam ediniz. Servis Adý alaný ayný sunucuda birden fazla servis kullanýmýný desteklemek içindir gerekli olmadýkça varsayýlan deðerini deðiþtirmeyiniz. Kullanýcý Adý alanýna Servisin çalýþacaðý, kuruluma baþlamadan önce yarattýðýnýz admin yetkisine sahip kullancý adýný Alan Adý ile birlikte yazýnýz. (örneðin M o r e u m E t k i A l a n ý n d a k i M o r e u m S e r v i c e k u l l a n ý c ý s ý i ç i n

8 D O C U M E N T M A N A G E R "Moreum\MoreumService"). Yukarýdaki kullanýcýya ait þifreyi Þifre ve Þifre Onayý alanlarýna girdiðinizde 'Ýleri' butonu ile devam edin. 'Servisi baþlat' kutusunu seçip 'ileri' butonuna bastýðýnýzda sunucu servisi baþlatacaktýr. Ýstemci Kurulumu Kurulum ile ilgili Notlar TerraDocs istemcisini iki þekilde kurabilirsiniz: Standart: Diðer uygulamalar gibi TerraDocs istemcisini de kurulum CD'sindeki Setup programý ile kurabilirsiniz. Kurumsal: Eðer bir organizasyonun parçasýysanýz, muhtemelen internet tarayýcýnýzý açtýðýnýzda firmanýzýn/kurumunuzun portalý ile karþýlaþacaksýnýz. Oradaki EDMS baðlantýsýný kullanýnýz. Caddy adlý bir uygulama.net özelliði ClickOnce teknolojisi kullanýlarak bilgisayarýnýza yüklenecek ve kurulumun kalanýný otomatik olarak yapacaktýr. Sistem Gereksinimleri Bu bölüm TerraDocs istemcisini kurabilmek için gerekli donaným, yazýlým, hafýza ve boþ disk alaný gereksinimlerini anlatýr. Donaným TerraDocs istemcisi için aþaðýdaki donanýmý kullanmanýz önerilir: Pentium IV 1 GHz ya da daha üst bir iþlemci 512MB RAM 1024x768 destekleyen ekran ve ekran kartý. Internete baðlantý. Kuruluþ için CD-ROM ya da DVD-ROM sürücü ( Caddy kullanýlacaksa gerek yok) Yazýlým PC'nize TerraDocs istemcisini kurabilmek için, Windows XP ya da Windows 2000 kurulu ve çalýþýyor olmalý. TerraDocs sunucusuna baðlanabilmek için, TCP/IP desteði olmalý ve.net 2.0 kurulu olmalý. Hafýza TerraDocs istemcisi en az 256 MB'a ihtiyaç duyar. 512 MB ya da daha fazlasý tavsiye edilir. Eðer ayný anda çok fazla uygulama çalýþtýrýyorsanýz daha fazla hafýzaya ihtiyacýnýz olabilir. Sunucu ve istemciyi ayný bilgisayarda kullanmak istiyorsanýz 1 GB RAM tavsiye ederiz. Boþ Disk Alaný TerraDocs istemcisini kurabilmek için yaklaþýk 40 MB boþ disk alanýna ihtiyaç vardýr. Ýstemci Kurulumu Kur uygulamasý, TerraDocs istemcisi için gerekli dosyalarý CD-ROM ya da DVD- ROM'dan bilgisayarýnýza transfer eder. Standart kurulum seçilirse gerekli tüm dosyalar yüklenecektir. Özel kurulum için kurulacak paketleri sizin seçmeniz gerekecektir. Kur Ýþlemine Baþlama CD-ROM ua da DVD-ROM'u uygun sürücüye yerleþtirdikten sonra Kur uygulamasý otomatik olarak baþlar, baþlamazsa Setup.exe'yi çalýþtýrýnýz.

9 PC'de Kurulum Kur uygulamasý baþladýktan sonra devam etmek için Sonraki tuþuna basýnýz. Kur tipini ve uygulamanýn kurulacaðý dizini seçiniz. Ekrandaki bilgileri kullanarak kurulumu tamamlayýnýz. Sunucu Að Dosyalarýnýn Kurulumu Að kurulumlarý için Windows Ýstemci Uyarlama Rehberine bakýnýz. Caddy Kullanýmý Sistem yöneticinizin belirttiði adresten Caddy'i çalýþtýrýnýz. Ýstemciyi Kaldýrma TerraDocs istemcisini bilgisayarýnýzdan kaldýrmak için: Ýþletim Sisteminiz Ýngilizce ise: 1. Control Panel'den Add/Remove Programs uygulamasýný çalýþtýrýnýz. 2. Listeden TerraDocs'u seçiniz. 3. Add/Remove tuþuna basýnýz. 4. OK tuþuna basýnýz. Ýþletim Sisteminiz Türkçe ise: 1.Denetim masasý içerisindeki Program ekle/kaldýr uygulamasýný çalýþtýrýnýz. 2.Listeden TerraDocs'u seçiniz. 3.Ekle/Kaldýr tuþuna basýnýz. 4.Tamam tuþuna basýnýz. Kurulumun Yenilenmesi Sisteminizi Caddy ile kurduysanýz sorun yok, o halleder. Ýstemci Güncelleme Sisteminizi Caddy ile kurduysanýz sorun yok, o halleder.

10 D O C U M E N T M A N A G E R