Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı Kırsal Kalkınma Programı (IPARD) FAYDALANICILAR İÇİN ÖDEME TALEP PAKETİ HAZIRLAMA REHBERİ

Transkript

1 Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı Kırsal Kalkınma Programı (IPARD) FAYDALANICILAR İÇİN ÖDEME TALEP PAKETİ HAZIRLAMA REHBERİ Haziran 2015

2

3

4

5 Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu, ülkemizde uygulanmakta olan IPARD Programı kapsamında, AB ve ulusal kaynaklardan sağlanan fonları hedef kitleye etkin şekilde ulaştırarak ulusal kalkınmaya katkı sağlamaktadır. Uygun projeleri destekleyerek IPARD programı için tahsis edilen fonların tamamının, hatasız bir şekilde kullanılmasında Kurumumuza düşen görevlerden biri de Ödeme Talep Paketlerinin faydalanıcılar tarafından doğru ve eksiksiz bir şekilde hazırlanmasını sağlamak için gerekli bilgilendirme çalışmalarını yapmaktır. Bu amaçla yola çıkılarak oluşturulan bu çalışma, Ödeme Talep Paketi (ÖTP) hazırlama aşamasında faydalanıcıların başvurabilecekleri bir kaynak niteliğindedir. Ödeme Talep Paketi Hazırlama Rehberi çalışmasında ve basımında emeği geçen öncelikle Finansman Genel Koordinatörü Sayın Deniz ORUÇ a, Tahakkuk Koordinatörü Sayın Gökhan GÜN e ve onların şahsında tüm Tahakkuk Koordinatörlüğü İdari Kontrol Ünitesi personeline teşekkür eder, bu çalışmanın faydalanıcılarımıza yararlı olmasını temenni ederim. Ali Recep NAZLI Başkan

6

7

8 8

9 9

10

11 GENEL BİLGİLER

12 1. GİRİŞ 1.1. Rehberin Amacı TKDK, bu rehber ile IPARD Programı faydalanıcılarının ödeme taleplerini zamanında ve doğru bir şekilde yapabilmeleri için, Ödeme Talep Paketi (ÖTP) hazırlama sürecinde destekleyici bilgiler sunmayı hedeflemektedir Tanımlar Faydalanıcı: IPARD Programı kapsamında, uygun bir proje ile TKDK ya başvurup projesi desteklenmek üzere Kurumla sözleşme imzalamış olan gerçek veya tüzel kişiliklerdir. Sözleşme: TKDK ile faydalanıcı arasında imzalanan sözleşmedir. Taksit: Faydalanıcıya ödenmesi taahhüt edilen her bir aşamayı ifade eder. Faydalanıcı her bir taksit sonunda ödeme talebinde bulunur. Bir proje en fazla üç taksitten oluşur. Ara Taksit: Faydalanıcının ödeme talebini sunduğu üç taksitli projede birinci ve ikinci, iki taksitli projede ilk aşamadır. Son Taksit: Yatırımın tamamlanmasından sonra faydalanıcının ödeme talebini sunduğu en son aşamadır. ÖTP: Faydalanıcının ödeme talebini gerçekleştirdiği, Kurum tarafından talep edilen belge ve dokümanları içeren pakettir. Tedarikçi: Faydalanıcıya mal ve hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişiliklerdir. Tedarik Sözleşmesi: Faydalanıcı ile tedarikçi arasında imzalanan Genel Harcamalar, Makine - Ekipman, Yapım İşleri ve Görünürlük kalemlerinin teminine ilişkin sözleşmedir. Beyan Dokümanları: Faydalanıcının yaptığı harcamaları detaylandırarak doğruluğunu beyan ettiği belgelerdir. ÖTP kapağı ile E kodlu (E1, E2, E3, E3 Listesi ve E4) belgeleri kapsamaktadır. 12

13 2. FAYDALI BİLGİLER 2.1. Çıkar Çatışması Faydalanıcı ile tedarikçi ve/veya ÖTP yi değerlendiren TKDK uzmanları arasında tarafsızlığı ihlal edebilecek ailevi, ekonomik ve/veya menfaate dayalı herhangi bir çıkar çatışması olmamalıdır. Faydalanıcı çıkar çatışmasının yaşanmaması için gerekli tüm tedbirleri almalı ve çıkar çatışmasını oluşturan bir durumun ortaya çıkması veya ihtimalinin belirmesi halinde TKDK ya bilgi vereceğini taahhüt etmelidir. Çıkar çatışmasının tespit edilmesi halinde TKDK çeşitli tedbirler almaya yetkilidir Menşe Kuralı Yatırım kapsamında satın alınan malların menşei Türkiye dışında bir ülke ise aşağıda belirtilen ülkelerden biri olmalıdır. AB Üyesi Ülkeler AB ye Aday Ülkeler IPA Faydalanıcısı Ülkeler Avrupa Komşuluk ve Ortaklık Aracı Ülkeleri (ENPI) Avrupa Ekonomik Bölgesi Ülkeleri Birden fazla ülkenin üretim sürecine dâhil olduğu durumlarda, nihai ürün yukarıda bahsi geçen ülkelerden birinde son halini almalıdır. Yurt dışından herhangi bir makine-ekipman ithal edilmesi halinde; ilgili makine-ekipmanın yukarıda belirtilen menşe kuralına uygun olması ve bu durumun Menşe Şehadetnamesi ile belgelenmesi gerekmektedir. (Menşe Ülkeler Listesi için Ek 1 e bakınız) Yerli Malı Belgesi, Türkiye de üretilen mallar için yetkili odalarca düzenlenen belgedir. 13

14 2.3. Üç Aylık Süre TKDK, pakete ilişkin kontrolleri yapmakla ve kontroller sonucunda ortaya çıkan ödenecek destek tutarı nı ÖTP de herhangi bir eksiklik/yanlışlık olmaması durumunda faydalanıcının hesabına üç ay içerisinde aktarmakla yükümlüdür IPARD Mührü IPARD Programı kapsamında finanse edilen harcama kalemleri diğer IPA bileşenleri, ulusal veya uluslararası yardım programları kapsamında finanse edilmemiş olmalıdır. Çifte finansmanı önlemek amacıyla TKDK ya sunulan bütün orijinal faturalar, IPARD Mührü ile mühürlenmekte, böylece daha sonra aynı uygun harcama kaleminin diğer programlarca desteklenmesinin önüne geçilmektedir Dokümanlar Üzerinde Düzeltme Yapılması Faydalanıcı, ÖTP yi il koordinatörlüğüne teslim etmeden önce ve sadece beyan dokümanlarının üzerinde düzeltme yapabilir. Düzeltme işlemi, aşağıda belirtilen kurallar çerçevesinde yapılmalıdır: Sayfa üzerinde düzeltilmesi gereken yerin üzeri daha sonra okunabilecek şekilde çizilir, Doğrusu hatalı yerin yakınına yazılır, Düzeltilen bölüme paraf atılır. Yukarıda belirtilen belgelerin dışında faydalanıcı tarafından üzerinde düzeltme yapılmış belge ve/veya sertifikalar (faturalar ve ödeme belgeleri, diğer kurumlardan alınan resmi belgeler, noter onaylı belgeler vb.) TKDK tarafından kabul edilmez. 14

15 ÖDEME TALEP PAKETİ

16 3. ÖDEME TALEP PAKETİ (ÖTP) 3.1. ÖTP nin Hazırlanma Amacı ve İçeriği ÖTP, yatırımı tamamlanan taksitin ödeme talebini gerçekleştirmek üzere faydalanıcı tarafından hazırlanır ve içerisinde beyan dokümanları, resmi kurumlardan alınan belgeler, faturalar ve ödeme belgeleri yer alır. ÖTP nin Sözleşmeye uygun, tam ve doğru olarak hazırlanmasından faydalanıcı sorumludur. ÖTP nin içeriği, her bir alt tedbir ve taksite göre farklılık gösterir. Bu farklılık yatırım kalemleri için de geçerlidir. Faydalanıcı, temin edilen belgelerin orijinalini ve bu orijinal belgelerin kopyalarını içeren toplam 2 (iki) adet ÖTP yi il koordinatörlüğüne teslim etmekle yükümlüdür. Faydalanıcı tarafından teslim edilmesi gereken belgeler; İmzalanmış beyan dokümanlarının 1 orijinal ve 1 kopyası ve bunları içeren CD, E1 dokümanında belirtilen diğer belgeler (1 orijinal ve 1 kopya), Faturalar (orijinal faturalar ÖTP den ayrı bir dosya içerisinde, noter onaylı fatura örnekleri orijinal ÖTP içerisinde sunulmalıdır), Ödeme belgeleri (1 orijinal ve 1 kopya), Metraj cetveli(.xls), hak ediş raporu(.xls) ve teknik çizimlerin(.dwg) CD içerisinde elektronik kopyası. Faydalanıcının sözleşmede yazan banka hesabına ait banka hesap cüzdanı nın fotokopisi ÖTP içerisinde yer almalıdır. Zeyilname ile banka bilgilerinin değiştirilmesi durumunda ise güncel banka hesabına ait banka hesap cüzdanının sunulması gerekmektedir ÖTP Teslim Tarihi ÖTP teslim tarihi, Sözleşmede belirtilmektedir. Faydalanıcı, Sözleşmede belirtilen tarihte ÖTP yi eksiksiz olarak il koordinatörlüğüne teslim etmelidir. Faydalanıcıya ÖTP teslim tarihini hatırlatmak ve ÖTP hakkında bilgilendirme yapmak için, ÖTP teslim tarihinden en az 20 gün önce il koordinatörlüğünce ÖTP Teslim Mektubu gönderilir. Faydalanıcı yatırımını Sözleşmede belirtilen ÖTP teslim tarihinden önce tamamlamış ise, erken teslim etmek için ilgili il koordinatörlüğüne bir dilekçe ile başvurmalıdır. İl koordinatörlüğü kendi planlaması ve iş yoğunluğunu dikkate alarak dilekçeyi değerlendirir. Dilekçenin il koordinatörlüğünce uygun görülmesi halinde, ÖTP erken teslim edilebilir. 16

17 4. BEYAN DOKÜMANLARININ DOLDURULMASI Beyan dokümanları, ödeme talebinin yapılabilmesi için ÖTP içerisinde bulunması gereken temel dokümanlardır. Beyan dokümanları; 1. Faydalanıcıya ÖTP teslim tarihini ve ÖTP yi kimin teslim etmesi gerektiğini gösterir ( ÖTP Kapağı ), 2. ÖTP de sunulması gereken belgelerin hazırlamasında faydalanıcıya yol gösterir (E1 Teslim Tesellüm Tutanağı) 3. Yatırım kapsamında yapılan harcamaları (İnşaat, Makine-Ekipman, Genel Giderler, Görünürlük) birim fiyat ve miktar bazında özet olarak tablo halinde (E3 Harcama Beyanı), ayrıca faydalanıcının TKDK dan toplam talep ettiği destek tutarını gösterir (E2 Ödeme Talebi), 4. Ödeme belgelerine (Fatura, Makbuz, Dekont vb.) ait bilgileri özet olarak gösterir ( E3 Listesi ), 5. Faydalanıcının döviz cinsinden yaptığı harcamaları TL ye dönüştürmek için kullanılır (E4 Döviz Kuru Dönüşümü Hesaplama Kâğıdı) Beyan Dokümanlarının Temin Edilmesi Bu dokümanların güncel versiyonları, il koordinatörlüğünce faydalanıcıya ÖTP Teslim Mektubunun eki olan CD içerisinde gönderilir ÖTP Kapağı Faydalanıcıya TKDK tarafından doldurulmuş olarak gönderilir. Faydalanıcı, ÖTP Kapağının çıktısını alır, imzalar, varsa kaşeler ve orijinal ÖTP içerisine koyar. Böylece faydalanıcı, ÖTP ye ait bilgilerin IPARD TURKEY PCP COVER TKDK ÖDEME TALEP İŞLEMLERİ BİRİMİ VERSİYON ÖTP KAPAK BÖLÜM 1. BAŞVURU NUMARASI İL KODU TEDBİR, ALT TEDBİR VE BÜTÇE KALEMİ SERİ NUMARASI AY ÖTP TESLİM TARİHİ: İLGİLİ AŞAMA / TOPLAM AŞAMA: / BÖLÜM 2. FAYDALANICININ KİMLİK BİLGİLERİ FAYDALANICININ STATÜSÜ BÖLÜM 3. ÖTP'Yİ TESLİM ETMEYE YETKİLİ GERÇEK KİŞİ FAYDALANICI ADI VE SOYADI T.C. KİMLİK NUMARASI BÖLÜM 4. ÖTP'Yİ TESLİM ETMEYE YETKİLİ/ TÜZEL KİŞİ ŞİRKET UNVANI T.C. KİMLİK NUMARASI GÖREV ADI BÖLÜM 5. EKLER / / 20 SOYADI YIL 1/1 E1 Teslim Tesellüm Tutanağı(Çıktı Formatı) Tahakkuk Koordinatörlüğü E2 Ödeme Talebi(Çıktı Formatı) İdari Kontrol Ünitesi E3 Harcama Beyanı, E3 Listesi (Çıktı Formatı) E4 Döviz Kuru Dönüşümü Hesaplama Kağıdı (Yalnızca Yabancı Para Biriminde Olan Faturalar İçin Kullanılacaktır, Çıktı Formatı) CD'de E1, E2, E3, E4'ün doldurulmuş elektronik versiyonu 17

18 doğruluğunu kabul etmiş sayılır. Aksi bir durum söz konusu olduğunda, itirazını Sözleşmede belirtilen ÖTP teslim tarihinden önce il koordinatörlüğüne yazılı bir dilekçe ile beyan eder E1 Teslim Tesellüm Tutanağı E1 Teslim Tesellüm Tutanağı, ÖTP de bulunması gereken belgelerin listelendiği dokümandır. Belgelerin alınacağı teknik kurum/düzenleyen kurum ve belgelerin orijinal mi yoksa noter onaylı kopya mı olması gerektiği konularında faydalanıcıyı yönlendirir. Faydalanıcıya E1 dokümanındaki sayfa numaraları sütunu boş olarak gönderilir. Faydalanıcı, belgeleri ÖTP içerisine E1 de belirtilen sıraya göre yerleştirir ve her bir belgeye sıra numarası verir. Daha sonra E1 dokümanının sadece sayfa numaraları sütununu, belgelerin ÖTP içerisindeki sıra numaralarına göre doldurur. E1 dokümanını doldurduktan sonra dokümanın çıktısını alır, imzalar, varsa kaşeler ve orijinal ÖTP içerisine koyar. E1/ TESLİM TESELLÜM TUTANAĞI Kod No Doküman Adı Teknik Kurum/Düzenleyen Kurum Orijinal YENİ İŞLETME YENİ İŞLETME E2 Ödeme Talebi P Noter veya Düzenleyen Kurum Onaylı Kopya Sayfa Numarası YENİ İŞLETME E3 Harcama Beyanı ve "E3 Tedarik Sözleşmeleri, Faturalar, Ödeme Belgelerinin Listesi" P YENİ İŞLETME E4 Döviz Kuru Dönüşümü Hesaplama Kağıdı" P YENİ İŞLETME Gerçek kişiler için, "İmza Beyannamesi" P P YENİ İŞLETME Tüzel kişiler için, tüzel kişiyi temsil ve ilzama yetkili kişiye ait nüfus kayıt bilgilerini gösterir belge P P YENİ İŞLETME Tüzel kişiyi temsil ve ilzama yetkili olduğunu gösterir "İmza Sirküleri" P P YENİ İŞLETME Tüzel kişiler için, Ticaret Sicil Gazetesi (Tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili kişilerin isimlerinin yayınlandığı) P P YENİ İŞLETME E'li dokümanları içeren CD P YENİ İŞLETME ÖTP'nin faydalanıcı dışında başka bir kişi tarafından teslim edilmesi durumunda; "TKDK ile tüm işlemleri yürütmek için yetkilidir" ibaresi bulunan Vekaletname P YENİ İŞLETME Tüzel kişilikler için, ticaret sicil kayıt bilgilerini gösterir belge Ticaret Sicil Memurluğu P YENİ İŞLETME Tüzel kişilikler için, güncel hisse yapısını gösterir Ticaret Sicil Gazetesi P P YENİ İŞLETME Gerçek kişiler için, nüfus kayıt bilgilerini gösterir belge P P YENİ İŞLETME Gerçek kişiler için, Adli Sicil Belgesi Cumhuriyet Savcılığı P YENİ İŞLETME Tüzel kişilikler için; Şahıs şirketlerinde tüm ortaklar VEYA sermaye şirketlerinde % 50 den fazla paya sahip olan ortak VE tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili kişilere ait Adli Sicil Belgesi Cumhuriyet Savcılığı P 18

19 TKDK ÖDEME TALEP İŞLEMLERİ BİRİMİ VERSİYON E2 ÖDEME TALEBİ T.C. TARIM ve KIRSAL KALKINMAYI DESTEKLEME KURUMU <İl Koordinatörlüğü Adı>İL KOORDİNATÖRLÜĞÜNE "Faydalanıcı adı" ve TKDK arasında imzalanan sözleşmeye istinaden "başvuru kayıt numaralı" yatırımın "mevcut aşama/toplam aşama" aşamasının tamamlanması için aşağıda tutarları belirtilen harcamalar yapılmıştır. Bütün harcamamalar, "E3 Harcama Beyanı" dokümanında detaylandırılmıştır ve yatırımın gerçekleştiğini kanıtlayan belgeler bu dokümanla beraber sunulan Ödeme Talep Paketi içinde bulunmaktadır. Ödeme Talep Paketi içinde sunulan bütün bilgi ve belgelerin doğru olduğunu beyan ediyorum ve aksi kanıtlanır ise bütün yasal ve finansal sonuçlarını kabul ediyorum. Sözleşme ve sunulan Ödeme Talep Paketine bağlı olarak aşağıda belirtilen destek tutarının sözleşmede belirtilen banka hesabına ödenmesi için gerekli kontrol ve işlemlerin yapılmasını arz ederim. ADI-SOYADI/UNVANI: İMZA/KAŞE: TARİH: Harcamalar: Yapım İşi ve Makine Ekipman: Genel Harcamalar: İş Planı: Diğer Genel Harcamalar: Görünürlük: Toplam Tutar: Destek Oranı: Talep Edilen Tutar: 0,00 TL 0,00 TL 0,00 TL 0,00 TL 0,00 TL 0,00 TL 50,00% 0,00 TL Faydalanıcı gerçek kişi ise E1 dokümanında gerçek kişiler için istenilen belgeleri, tüzel kişi ise tüzel kişiler için istenilen belgeleri ÖTP içerisine koymalıdır E2, E3 Harcama Beyanı ve E3 Listesi E2 Ödeme Talebi ve E3 Harcama Beyanı dokümanları birbiri ile bağlantılı olup faydalanıcıya ödenecek tutarın hesaplanmasında belirleyici bir rol oynamaktadır E2 Ödeme Talebi E2 dokümanı, faydalanıcının TKDK dan ödeme talebinde bulunduğuna ilişkin resmi beyandır. E2 dokümanının faydalanıcı adı, proje başvuru kayıt numarası, mevcut taksit numarası/toplam taksit sayısı ve İl Koordinatörlüğü isminin olduğu bölümler, TKDK tarafından doldurulur. E2 dokümanındaki bilgiler, E3 Harcama Beyanı dokümanı tamamlandıktan sonra otomatik olarak dolmaktadır. Bu dokümandaki destek oranı, doküman faydalanıcıya gönderilmeden önce TKDK tarafından seçilir. Faydalanıcı, sadece bu dökümanın bir çıktısını alır, imzalar, varsa kaşeledikten sonra orjinal ÖTP ye koyar. 19

20 E3 Harcama Beyanı TKDK ÖDEME TALEP İŞLEMLERİ BİRİMİ VERSİYON E3-HARCAMA BEYANI Yatırım Kalemi Hakediş/ Fatura Faydalanıcı Tarafından Talep Edilen Faydalanıcı Tarafından Talep Edilmeyen Tanım/Kategori Birim Fatura Bilgisi Seri No Miktar Birim Fiyat Toplam Miktar Birim Fiyat Toplam Miktar Birim Fiyat Toplam YAPIM İŞLERİ 1. Ahsap doğramacılık işleri 2. Ahsap, Tas veya Yapay Panellerle Kaplama 3. Beton işleri 4. Betonarme işleri MAKİNA-EKİPMAN + + GENEL GİDERLER + İŞ PLANI GÖRÜNÜRLÜK TOPLAM 0,00 TL TOPLAM 0,00 TL TOPLAM 0,00 TL TOPLAM 0,00 TL TOPLAM 0,00 TL TOPLAM 0,00 TL TOPLAM 0,00 TL TOPLAM 0,00 TL TOPLAM 0,00 TL TOPLAM 0,00 TL TOPLAM 0,00 TL TOPLAM 0,00 TL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 TOPLAM 0,00 TL TOPLAM 0,00 TL TOPLAM 0,00 TL GENEL TOPLAM 0,00 TL GENEL TOPLAM 0,00 TL GENEL TOPLAM 0,00 TL Ad Soyad/Unvan: İmza/Kaşe: Tarih: E3 Harcama Beyanı dokümanı, Sözleşme Ek 3 e bağlı olarak doldurulması gereken dört farklı bölümden oluşur. Yapım İşleri Bölümü: Yapım işleri için kullanılan yatırım kalemleri belirtilir. Bu bölüm, sözleşmede belirtilen kategoriler temel alınarak doldurulacaktır. Farklı binalarda yaptığı aynı kategorileri (beton işleri, ahşap işleri vb.) ilgili kategori başlığı altında toplayacaktır. Makine-Ekipman Bölümü: Makine ve ekipman olarak satın alınan yatırım kalemleri bu bölümde belirtilir. Uygun harcamalar listesi kapsamında satın alınan makine-ekipman ve malzeme gibi alımlar ile uygun harcamalar listesinde belirtilen yazılımlar (sürü yönetimi, süt kaydı, genel çiftlik yönetimi gibi) da dahil bilişim teknolojileri ve özel teknolojik ekipman alımları gibi 20

21 Genel Giderler Bölümü: İş planı ve diğer genel harcamalar bu bölümde belirtilir. Mimarlık, mühendislik ve diğer danışmanlık hizmetleri, fizibilite çalışmaları ile lisans ve patent haklarının devralınması, iş planı hazırlanmasına yönelik hizmet alımları gibi. Görünürlük Bölümü: Görünürlük harcamaları bu bölümde belirtilir. Görünürlüğü sağlamak üzere tabela veya pano alımları gibi. Bu bilgiler, E3 dokümanında belirtilen bölümlere; yatırım kalemi, faydalanıcı tarafından talep edilen ve faydalanıcı tarafından talep edilmeyen ayrımı gözetilerek ilgili sütunların altına yazılır. Genel giderler ve görünürlük harcamaları, faydalanıcı tarafından daha önce gerçekleştirilmiş olmasına rağmen bu harcamalara ilişkin finansal limitler, yatırımın gerçekleşen toplam uygun harcama tutarına bağlı olarak hesaplanacağı için ilgili harcamalara ilişkin belgeler, son taksite ait ÖTP içinde sunulmalıdır. Bundan sonraki işlem, her bir kalem için talep edilecek tutarı belirlemektir. Faydalanıcı, faydalanıcı tarafından talep edilen sütununa belirli bir kalem için talep ettiği tutarları yazar. Burada talep edilen tutarın sözleşmede ya da faturada belirtilen tutarı geçmemesine dikkat edilmelidir. Miktar ve birim fiyat için de aynı durum geçerlidir. Sonda bulunan sütunlar, talep edilen ve fatura arasındaki fark olarak açıklanabilen faydalanıcı tarafından talep edilmeyen kalemlere aittir. Faydalanıcı tarafından talep edilmeyen tutarlar bu sütunlara yazılır. Dokümanın tamamlanmasını takiben olası bir hatayı önlemek için dikkatlice kontrol edilmelidir. Belgenin alt kısmında sırasıyla Faturalar Toplamı, Talep Edilenler Toplamı ve Talep Edilmeyenler Toplamı olmak üzere 3 genel toplam vardır. İkinci ve üçüncünün toplamı ilk toplamın değerini vermelidir. Aksi takdirde doküman yanlış doldurulmuş olur. Faydalanıcı gerçek kişi ise E1 dokümanında gerçek kişiler için istenilen belgeleri, tüzel kişi ise tüzel kişiler için istenilen belgeleri ÖTP içerisine koymalıdır. Özel bir harcama için birden fazla fatura varsa karışıklığı önlemek için faturaların yazıldığı satırlar ayrılmalıdır. Doküman doldurulduktan sonra çıktısı alınır, imzalanır ve varsa kaşelendikten sonra orijinal ÖTP ye konur. Dokümanın doldurulması: Faydalanıcı ilk olarak, tanım/kategori ve birim sütunlarına ait ilk 2 sütunu doldurur. Bunun için sözleşmeyi kullanmalıdır. Birim sütunu yapım işleri için doldurulmaz. Daha sonra fatura başlığı altında bulunan fatura seri numarası, miktar ve birim fiyat sütunlarını faturalara göre doldurur. Miktar ve birim fiyat sütunları, yapım işleri için doldurulmaz. Fakat toplam sütununun yapım işleri için doldurulması gerekmektedir. 21

22 E3 Listesi TKDK ÖDEME TALEP İŞLEMLERİ BİRİMİ VERSİYON Tedarik Sözleşmeleri, Faturalar ve Ödeme Belgelerinin Listesi SIRA NUMARA SI TEDARİKÇİNİN ADI TEDARİK SÖZLEŞMESİNİN TARİHİ FATURA NO/ FATURA TARİHİ FATURA TUTARI (KDV hariç) PROFORMA MAKBUZ TARİHİ PROFORMA MAKBUZ TUTARI (KDV hariç) ÖDEME DOKÜMANI İŞLEM NUMARASI ÖDEME DOKÜMANI TARİHİ ÖDEME TUTARI (KDV hariç) TOPLAM TUTAR * Fatura tutarları vergi hariç yazılmalıdır Ad Soyad: İmza/Kaşe: Tarih: E3 dokümanı tamamlanıp kontrol edildikten sonra E3 Listesi doldurulur. Bu liste; Tedarik Sözleşmeleri, faturalar, proforma faturalar ve ödeme belgelerinde yer alan bilgilere göre doldurulur. Tedarikçinin adı-soyadı/ünvanı ve Tedarik Sözleşmesinin tarihi sütunları, Tedarik Sözleşmesine göre doldurulur. Fatura no/fatura tarihi, fatura tutarı (KDV hariç) ve proforma fatura varsa; proforma makbuz tarihi, proforma makbuz tutarı(kdv hariç) faydalanıcının ilk sütunda adı-soyadı/ünvanı yazılı olan tedarikçilerden almış olduğu faturalara göre doldurulur. Ödeme dokümanı işlem numarası, ödeme dokümanı tarihi ve ödeme tutarı (KDV hariç) sütunları bir önceki sütunda adları yazılı olan faturalara ait ödeme belgelerine göre doldurulur. Doküman, faydalanıcı tarafından doldurulduktan sonra çıktısı alınır, imzalanır ve varsa kaşelendikten sonra orijinal ÖTP içine konur. 22

23 E3 ve E3 Listesi dokümanlarında fatura tutarları, KDV ve diğer vergiler hariç olarak yazılır E4 Döviz Kuru Dönüşümü Hesaplama Kâğıdı Yabancı para biriminde düzenlenmiş faturalar ve ödeme belgelerinin Türk Lirasına çevrilmesinde; E4 Döviz Kuru Dönüşümü Hesaplama Kâğıdı kullanılır. Bu hesaplama kâğıdında ilk kısım fatura/ödeme belgesinin seri numarası, tarihi, düzenlenen ülke ve düzenlendiği para birimi bilgilerinden oluşmaktadır. İkinci kısım fatura/ödeme belgesinin Türk Lirası karşılığını hesaplamak için kullanılır. Yabancı para birimindeki toplam tutar fatura/ödeme belgesinin düzenlenme tarihindeki TCMB döviz alış kuru ile çarpılarak çıkan sonuç dokümanın Toplam TL kısmına yazılır. Doküman, faydalanıcı tarafından doldurulduktan sonra çıktısı alınarak, imzalanır ve varsa kaşelendikten sonra orijinal ÖTP içine konur. A) FATURANIN 4- SERİ NUMARASI : 5- TARİHİ : 6- ÜLKESİ : 7- DÖVİZ CİNSİ : B) HESAPLAMA FATURA/ÖDEME BELGESİ TOPLAM TUTARI DÖVİZ KURU*(TCMB Alış) TOPLAM TL YAZILI : DÖVİZ KURU DÖNÜŞÜMÜ HESAPLAMA KAĞIDI :.. (,, HUF, KRON, vs) :.. TL : TL Faydalanıcının İmzası: Tarih: * Fatura/ödeme belgesi düzenleme tarihindeki TCMB döviz alış kuru kullanılacaktır. E4 dokümanı yabancı para biriminde düzenlenmiş her bir fatura/ödeme belgesi için ayrı ayrı düzenlenir. Yabancı para biriminde düzenlenmiş herhangi bir fatura/ödeme belgesi yoksa E4 dokümanı ÖTP içerisinde yer almaz. Yukarıda belirtilen beyan dokümanlarının elektronik formatı faydalanıcılara ÖTP Teslim Mektubunun ekindeki CD içerisinde gönderilmektedir. CD içerisindeki dokümanda her bir belgenin nasıl doldurulacağına ilişkin yönlendirici not bulunmaktadır. Yönlendirici notlar dikkatli bir şekilde okunduktan sonra doldurulmalıdır. 23

24 5. ÖTP Yİ TESLİM ETMEYE YETKİLİ KİŞİLER Faydalanıcı il koordinatörlüğüne sunacağı ödeme talep paketini tam ve doğru olarak hazırlayıp sözleşmede belirtilen tarihte il koordinatörlüğüne teslim etmekle sorumludur ÖTP yi Teslim Etmeye Yetkili Kişiler ÖTP; Gerçek kişilerde; Faydalanıcı veya Noter onaylı vekâletnameye sahip vekili, Tüzel kişilerde; Tüzel kişiliği yasal olarak temsil ve ilzama yetkili kişi veya Temsil ve ilzama yetkili kişinin noter onaylı vekâletnameye sahip vekili tarafından yatırımın uygulandığı ilde bulunan TKDK İl Koordinatörlüğüne teslim edilir. ÖTP yi teslim eden kişi, tüzel kişiliği yasal olarak temsil ve ilzama yetkili olduğunu imza sirküleri ve ilgili Ticaret Sicil Gazetesi ile ispatlamalıdır. ÖTP yi teslim eden kişinin ÖTP yi teslim etmeye yetkili olup olmadığı, kişinin kimlik bilgileri kullanılarak yapılır. Bu sebeple T.C. Kimlik numarası bulunan nüfus cüzdanını (sürücü belgesi ya da pasaportunu) yanında bulundurması gerekir. ÖTP nin teslim alınması sırasında sunulan vekâletnamelerde TKDK ile ilgili bütün işlemleri yürütmeye yetkilidir ibaresi bulunmalıdır. ÖTP yukarıda bahsi geçen kişiler haricinde vekil tayin edilmeyen şirket personeli, danışman firma vb. kişiler tarafından teslim edilemez. 5.2.Ödeme Talep Paketinin Teslim Tarihi İlgili Koordinatörlük ÖTP de yer alması gereken dokümanların güncel listesini CD formatında her bir ÖTP nin teslim tarihinden en az 20 gün önce, bir bildirimle faydalanıcıya gönderir. Faydalanıcı, bu bildirimi teslim aldıktan sonra en geç sözleşmede belirtilen tarihte teslim etmelidir. ÖTP nin erken teslim edilebilmesi için; Yatırımın öngörülenden önceki bir tarihte tamamlanması ve ödeme talebi için gerekli belgelerin temin edilmiş olması şartıyla, faydalanıcı ÖTP yi sözleşmede belirtilen tarihten daha önce teslim edebilmek için ilgili il koordinatörlüğüne başvurmalıdır. ÖTP nin zamanında teslim edilmemesi durumunda; Resmi yazı ile faydalanıcıdan, ÖTP yi zamanında teslim edememesine ilişkin mazereti belirten ilgili kurumdan alınan resmi belge ve ÖTP yi teblig at eline ulaştıkdan sonraki 10 iş günü içerisinde il koordinatörlüğüne teslim etmesi talep edilir. Faydalanıcının mazereti il koordinatörlüğünce değerlendirilir geçerli görülmesi durumunda ÖTP işleme alınır. Aksi durumda ÖTP faydalanıcıya geri teslim edilir. Faydalanıcının ÖTP teslim tarihini değiştirmek için zeyilname talebi yoksa ve kendisine verilen 10 iş günü içerisinde ÖTP yi teslim etmemiş ise, bu durum Kurumumuz prosedürlerine göre değerlendirilecek ve sözleşmenin feshi ile sonuçlanabilecektir. 24

25 Faydalanıcı ÖTP yi sözleşmede belirtilen tarihte teslim edemeyecek ise teslim tarihini değiştirmek için faaliyet dönemi içerisinde zeyilname talebinde bulunabilir. Posta, faks, elektronik posta ve diğer yöntemlerle gönderilen ya da başka adreslere teslim edilen ödeme talepleri kabul edilmez. 5.3.Ödeme Talep Paketinin içeriği Faydalanıcı orijinal belgeleri içeren 1 adet ÖTP ve belgelerin kopyalarını içeren 1 adet kopya ÖTP yi Sözleşmede belirtilen tarihte il koordinatörlüğüne teslim etmekle yükümlüdür. 1 adet CD 1 Adet Orijinal ÖTP 1 adet Kopya ÖTP Ödeme Talep Paketi beyan dokümanlarından (ÖTP kapağı, E1, E2, E3, E3 Listesi, E4) oluşan CD CD nin çıktısı + E1 dokümanında belirtilen belgeler + Ödeme Belgeleri; Faturalar ve bunların bedellerinin ödendiğini gösteren banka belgelerinden oluşur. Orijinal Ötp nin 1 adet kopyasından oluşur. Faturaların orijinalleri ÖTP lerden ayrı olarak, il koordinatörlüğüne sunulacak ve orijinal faturalar IPARD mührü vurulduktan sonra faydalanıcıya geri verilecektir. Faydalanıcı ya da yasal temsilcisi, ilgili il koordinatörlüğüne ÖTP teslimi için geldiğinde, Ödeme Talep Kayıt Görevlisi tarafından TKDK adına karşılanır ve aşağıda belirtilen kontroller yapılır. ÖTP teslim tarihinin doğru olup olmadığı, ÖTP yi teslim eden kişinin, ÖTP yi teslim etmeye yetkili olup olmadığı, ÖTP nin 1 orijinal, 1 kopya olmak üzere, içerisinde CD bulunan 2 nüsha halinde teslim edilip edilmediği, Orijinal faturaların üzerinde diğer IPA bileşenleri, ulusal veya uluslararası yardım programlarından herhangi birinden harcamaların finansmanının yapıldığına dair bir ibare, mühür ya da işaret olup olmadığı, Orijinal faturaların, orijinal ÖTP içerisindeki noter onaylı faturalar ile sayı ve içerik bakımından aynı olup olmadığı, Orijinal ÖTP nin sayfa numaraları ile E1 belgesindeki sayfa numaralarının aynı olup olmadığı. 25

26 Faydalanıcı, belgeleri ÖTP içerisine E1 de belirtilen sıraya göre yerleştirir ve her bir belgeye sıra numarası verir. Daha sonra sayfa numarası sütununu doldurur. Yapılan kontroller olumlu ise ÖTP teslim alınmadan önce orijinal faturaların üzerine IPARD mührü vurulur ve ÖTP kaydı yapılır. IPARD mührü vurulmuş orijinal faturalar ile birlikte ÖTP nin TKDK İl Koordinatörlüğünce teslim alındığına dair belge, ÖTP yi teslim eden kişiye verilir. Aynı gün içerisinde birden fazla ÖTP teslimi varsa, ÖTP ler il koordinatörlüğüne geliş sırasına göre IPARD kabul TÜRKİYE edilir ÖTP BİLGİ DOKÜMANI 1/1 TKDK ÖDEME TALEP İŞLEMLERİ BİRİMİ VERSİYON ÖTP BİLGİ DOKÜMANI BÖLÜM I. PROJE BAŞVURU KAYIT NUMARASI İL KODU TEDBİR,ALT TEDBİR VE BÜTÇE KALEMİ SERİ NUMARASI AY YIL ÖTP TESLİM TARİHİ TAKSİT NUMARASI/TOPLAM TAKSİT SAYISI / / 20 / BÖLÜM II. FAYDALANICIYI TANIMLAYICI BİLGİLER FAYDALANICININ STATÜSÜ BÖLÜM III. İK'ya ÖTP'yi teslim etmeye yetkili kişi bilgileri/gerçek KİŞİ ADI - SOYADI TC KİMLİK NUMARASI 26

27 6. ÖTP ÜZERİNDE YAPILAN KONTROLLER TKDK, ÖTP yi kabul ettikten sonra; Faydalanıcı ve yatırımın, sözleşme şartlarına uygunluğunun devamını, Faydalanıcı tarafından beyan edilen harcamaları ve harcamalara ilişkin destekleyici dokümanları kontrol eder. TKDK tarafından yapılan idari ve yerinde kontrollerden sonra faydalanıcıya ödenecek destek tutarı hesaplanır. Sözleşme, fatura/metraj cetveli ve faydalanıcının talebi arasında miktar ve birim fiyat farkı olduğunda daha küçük olan tutar dikkate alınır. Faydalanıcı, talep edeceği harcamalara ilişkin tüm belgeleri (fatura, hak ediş, metraj, sevk irsaliyesi, test tutanağı vb.) eksiksiz olarak teslim etmelidir. 7. EKSİK BELGE / BİLGİ İl koordinatörlüğü tarafından ÖTP nin teslim alınmasından sonra talep edilen belgelerin tam olup olmadığı kontrol edilir. Kontrol sırasında; Eksik belge tespit edilmesi halinde, söz konusu eksik belgenin tamamlanması için faydalanıcıya bildirimde bulunulur. Faydalanıcı, bildirim eline ulaştıktan sonraki 10 (on) iş günü içerisinde eksik belgeleri il koordinatörlüğüne elden teslim etmelidir. 3 (üç) aylık süre eksik belgeler tamamlandıktan sonra başlar. ÖTP içerisinde eksik belge yoksa veya eksik belgeler faydalanıcı tarafından tamamlandıysa, bu belgelerin içeriği kontrol edilir. İçeriği uygun olmayan belge tespit edilmesi halinde; belgedeki eksikliğin giderilmesi için faydalanıcıya bildirimde bulunulur. Faydalanıcı, bildirim eline ulaştıktan sonraki 5 (beş) iş günü içerisinde eksik belgeleri il koordinatörlüğüne elden teslim etmelidir. 27

28

29 YERİNDE KONTROL

30 8. ÖDEME ÖNCESİ YERİNDE KONTROLLER Ödeme öncesi yerinde kontroller, faydalanıcının Sözleşmesinde yer alan yükümlülüklerini ve ÖTP de yer alan yatırımı ve harcamaları gerçekleştirip gerçekleştirmediğini kontrol etmek için, İl Koordinatörlüğünde ve/veya Tahakkuk Koordinatörlüğünde görevli Yerinde Kontrol Uzmanları tarafından yapılır. TKDK, ödeme öncesi yerinde kontrolleri Sözleşmenin imzalanma tarihinden faydalanıcıya son ödemenin yapıldığı tarihe kadar gerekli gördüğü her aşamada bildirimli veya bildirimsiz olarak gerçekleştirebilir. Faydalanıcı, gerçek kişi ise kendisi veya vekili, faydalanıcı tüzel kişi ise tüzel kişilik yetkilisi veya vekili yerinde kontrol esnasında yatırımın uygulama adresinde bulunmalıdır. Sözleşmeye göre faydalanıcı harcama kalemlerine ait tutmak zorunda olduğu bilgi, belge, muhasebe kayıtları ve IPARD uygunluk kriterleri için destekleyici belgeleri yerinde kontrol sırasında bulundurmak, istenildiğinde göstermek zorundadır. Faydalanıcı tarafından yapılan yatırım ve harcamalar, Sözleşme ve Ekleri ile ÖTP deki tüm belge, sertifika ve beyanlarla uyumlu olmalıdır. Örneğin, faydalanıcı tarafından satın alınan bir makinenin markası, modeli, teknik özellikleri, menşe ülkesi ve fabrika seri numarası ÖTP deki bilgiler ile uyumlu olmalıdır. Faydalanıcı, Sözleşmesinde zeyilname yapmadan yatırımında tadilat yapamaz, yatırımı sözleşmede belirtilen amaç dışında kullanamaz Yapım İşlerinin Yerinde Kontrolü Faydalanıcı, Sözleşmede uygun harcamalar ve uygun olmayan harcamalarda yer alan yapım işlerini Sözleşmenin eki olan teknik projelerdeki ölçülere ve teknik özelliklere uygun olarak gerçekleştirmek zorundadır. Yerinde Kontrol Uzmanları, tüm yapım işlerinin ölçülerini, miktarlarını, teknik özelliklerini Sözleşme ve Eklerine, faydalanıcının ÖTP de sunmuş olduğu bilgilere göre kontrol eder. Yapım işlerinin ölçülerinde, miktarlarında veya teknik özelliklerinde herhangi bir uyumsuzluk tespit edilmesi durumunda, yapılacak incelemeler sonucunda bu harcama kalemlerinde kesinti yapılabilir. Faydalanıcı, yapım işleri ile ilgili müteahhit firmanın şantiye defteri, ataşman defteri ve yeşil defter tutmasını sağlamakla yükümlüdür. Faydalanıcı, müteahhit firmanın bu defterleri tutarken projesinde yer alan ve Sözleşme Ek-3 te belirtilen uygun harcamaların ve uygun olmayan harcamaların kayıtlarını ayrı ayrı yerlerde göstermesini sağlamakla yükümlüdür. ÖTP ile bu defterlerin aslı veya noter onaylı örnekleri istenir. Metraj cetveli (.xls), hak ediş raporu (.xls) ve teknik çizimlerin (.dwg) CD içerisindeki elektronik kopyası ÖTP ile birlikte il koordinatörlüğüne sunulmalıdır. Yatırım aşağıda belirtilen yapım aşamalarını içeriyorsa; TKDK, ara dönem yerinde kontroller yapma hakkına sahiptir. Faydalanıcı bu yapım aşamalarını, gerçekleştirmeyi planladığı tarihten en az 3 gün önce il koordinatörlüğüne bildirmekle yükümlüdür: Kazı, dolgu, blokaj işleri, Temel kalıp, donatı ve beton işleri, Kat kalıp, donatı ve beton işleri, Elektrik ve mekanik tesisat işleri kurulumu sırasında, Bina yalıtım ve duvar işleri, Çatı ve çatı izolasyon işleri, 30

31 8.2. Makine ve Ekipmanların Yerinde Kontrolü Sözleşmede uygun harcamalar ve uygun olmayan harcamalarda yer alan makine ve ekipmanların marka, model, teknik özellik, menşe ülkesi, fabrika seri numarası vb. bilgileri, ÖTP de sunulan belgelerle uyumlu olmalı, sözleşmenin eki olan makine-ekipman yerleşim planına göre kurulmuş, çalışabilir durumda olmalı ve projede belirtilen amaca uygun olarak kullanılmalıdır. Yerinde Kontrol Uzmanları bu gereklilikleri kontrol eder. TKDK herhangi bir uyumsuzluk durumunda ilgili harcama kalemi için kesinti yapma hakkına sahiptir. 31

32 Alınan makine ve ekipmanlar kesinlikle ikinci el olmamalıdır. Makine üzerinde marka, model, teknik özellik, menşe ülkesi ve fabrika seri numarası bilgilerini içeren bir etiket kesinlikle bulunmalıdır. Bu etiket, makinenin kurulumundan sonra kolayca kontrol edilebilir olmalı ve Sözleşme bitinceye kadar makine üzerinde bulunmalıdır. Ödeme Öncesi Yerinde Kontrollere referans olması ve karşılaşılabilecek farklılıkların önceden tespiti amacıyla makine ve ekipmanlar için ara dönem yerinde kontroller gerçekleştirilebilir. Makine ekipmanlar için ara dönem yerinde kontrol gerekli görülürse, ilgili makine ekipmanların kurulumundan 3 gün önce il koordinatörlüğüne haber verilmesi gerektiği faydalanıcıya resmi yazı ile bildirilir Genel Harcamaların ve Görünürlük Harcamalarının Yerinde Kontrolü Genel Harcamaların Yerinde Kontrolü; TKDK, Sözleşmede uygun harcama olarak yer alan genel giderler ile ilgili muhasebe kayıtlarını ve harcamaların gerçekleşmesi ile ilgili diğer belge ve bilgileri yerinde kontrol eder. Görünürlük Harcamalarının Yerinde Kontrolü; Görünürlük faaliyetleri, Sözleşme Ek-4 Görünürlük Rehberi ne göre yürütülmelidir. Faydalanıcı, yatırımının toplam uygun harcama miktarına göre Görünürlük Rehberi nde belirtilen şartları sağlamalıdır. Görünürlük için yapılacak tabela veya pano, ilk ÖTP teslim tarihinden önce yatırım alanında rahatlıkla görülebilecek bir yere yerleştirilmiş olmalı ve yatırımın mali kapanışına kadar yerinde kalmalıdır Muhasebe Kayıtlarının ve Diğer Belgelerin Yerinde Kontrolü TKDK, faydalanıcının ve gerektiğinde tedarikçinin resmi kayıtlarını (muhasebe kayıtları, inşaat defterleri, belgeler, sertifikalar vb.) denetleme hakkına sahiptir. Faydalanıcı ile tedarikçi arasında yapılacak Sözleşmede, TKDK nın tedarikçinin resmi kayıtlarını istediği zaman denetleme hakkına sahip olduğu belirtilmelidir. TKDK, faydalanıcının tabi olduğu vergi sınıfına göre resmi muhasebe kayıtları üzerinden faydalanıcının mali sürdürülebilirliğini analiz eder. Yapılan mali inceleme sonucu faydalanıcının mali sürdürülebilirliğini koruyamadığı tespit edildiğinde; TKDK Sözleşmeyi tek taraflı olarak feshetme, faydalanıcıya daha önce yapılmış bir ödeme var ise geri alma hakkına sahiptir Hak ve Yükümlülükler Kontrol Edilen Kişinin Hakları a) Uzmanlardan yerinde kontrolü gerçekleştirmeden önce yetki belgelerini sunmalarını istemek. b) Uzmanlardan ödeme öncesi yerinde kontrollerde kontrol listesinin I.I PROJE BİLGİLERİ bölümünün bir kopyasını istemek. c) Uzmanlar ile yerinde kontrol sırasında yapacakları işbirliği, bu kişilerin güvenliğini tehlikeye soktuğunda veya kendilerini ya da ilgili kişileri herhangi bir yönetmeliği, cezai kanunu ihlal etme riskini ortaya çıkardığında kontrol edilen kişiler ve çalışanlar etkili işbirliği sağlamaktan muaf tutulurlar. 32

33 d) Ödeme Öncesi Yerinde Kontroller için Kontrol Listesi ve Raporu dökümanının I.I PROJE BİL- GİLERİ bölümüne yerinde kontrol bulguları ile ilgili fikirlerini yazmak ve itirazlarını yapmak. e) Yerinde kontrolde kendisinin yerine bulunmak üzere noter onaylı vekaletnameye sahip vekil atamak. f) Uzmanlar ile ilgili şikayetlerini Sözleşmeye uygun olarak gerçekleştirmek. g) Sözleşmeye uygun olarak yerinde kontrol bulgularına ve sonuçlarına itirazda bulunmak Kontrol Edilen Kişinin Yükümlülükleri a) Kontrolün gerçekleştirilebilmesi için gerekli koşulları sağlamak (güvenlik tedbirlerini almak vb.), kontrol sırasında hazır bulunmak ya da vekilini bulundurmak, kontrolün işleyişini tehlikeye atabilecek her türlü davranıştan kaçınmak. b) Kontrol edilen yer ve makine-ekipman ile ilgili güvenlik talimatları hakkında bilgi vermek. c) İstenildiği takdirde, kontrol ekibinin yapılan kontrollerle ilgili her türlü yer, belge ve bilgiye ulaşmasını sağlamak. d) Kontrol ekibinin arazi, ilgili her türlü uygulama binası ve bölümleri, yer ve araçlar ile muhasebe dokümanlarına, kayıtlara, bilgilere ve iletişim araçlarına ya da diğer aletlere erişimine izin vermek. Bu yükümlülük, aynı zamanda kontrol edilen kişi tarafından her türlü iş etkinliği için kullanılan başka yerlerdeki belgeler için de geçerlidir TKDK Yerinde Kontrol Uzmanlarının Hakları a) Araziye, yatırım ile ilgili her türlü uygulama binasına ve bölümlerine, yer ve araçlara faydalanıcı ya da yasal temsilcisi ile birlikte girmek. b) Araziye, ilgili her türlü uygulama binası ve bölümlerine, yer ve araçlara ile muhasebe dokümanlarına, kayıtlara, bilgilere ve iletişim araçlarına ya da diğer aletlere erişmek. Bu hak kontrol edilen kişi tarafından her türlü iş etkinliği için kullanılan, ilgili yerlerdeki belgeler için de geçerlidir. c) Faydalanıcıdan kontrol için gerekli dokümanları, örnekleri, materyalleri, teknolojileri ve alet ekipmanları istemek. d) Tespit edilen eksikliklerin nedenleri de dâhil olmak üzere her türlü açıklama ve bilginin sunulmasını istemek. e) Kontroller sırasında elde ettiği bulguları ve deneyimleri desteklemek/doğrulamak/kanıtlamak için her türlü araçtan yararlanmak. f) Faydalanıcı ve çalışanlarından kontrolü tehlikeye atabilecek her türlü davranıştan kaçınmalarını istemek. g) Engelleyici durumlar söz konusu olduğunda yerinde kontrol yapmamak(çıkar çatışması, yakınlık/akrabalık, husumet, hava ve yol şartlarının elverişsizliği, güvenlik, terörizm, faydalanıcının yatırım adresinde bulunmaması vb. durumlarda). h) Gerektiğinde kontrol amacıyla faydalanıcıdan faaliyetlerini geçici olarak durdurmasını istemek TKDK Yerinde Kontrol Uzmanlarının Yükümlülükleri a) Kontrol edilen/denetlenen kişilerin yasalarla korunan haklarına ve haklı menfaatlerine saygı göstermek. b) Her kontrolden önce faydalanıcıya İl Koordinatörlükleri ya da Merkez tarafından verilmiş olan Yerinde Kontrol Görevlendirme ve Yetki 33

34 Belgesi ni sunmak. Faydalanıcılar İçin Ödeme Talep Paketi Hazırlama Rehberi c) Kontrol edilen kişinin mülkündeki güvenlik düzenlemelerine uygun hareket etmek, kontrolün yapılamayacağı bir durum ortaya çıktığında kontrolü gerçekleştirmemek. d) Kontrol edilen yer ile ilgili elde edilen bulgu ve deneyimleri desteklemek/doğrulamak/kanıtlamak için her türlü araçtan yararlanmak. e) Dokümanları hırsızlığa, nitelik bozulmasına ya da değiştirilmeye karşı korumak. f) Haberli yerinde kontroller yapılması durumunda, yerinde kontrolün tarihini ve zamanını faydalanıcıya bildirmek. g) Yerinde kontrol özetini yerinde kontrolün sonunda faydalanıcıya vermek ve faydalanıcının varsa yazılı açıklamalarını almak. 34

35 HESAPLAMALAR

36 9. DESTEK TUTARININ HESAPLANMASI Faydalanıcıya ödenecek destek tutarı hesaplanırken, faydalanıcının ödeme talebi ile Sözleşmedeki miktar ve birim fiyatlar esas alınır. İdari ve yerinde kontroller sonucunda tespit edilen uygun harcama tutarı, sözleşmede belirtilen destek oranıyla çarpılarak hesaplanır. İş planı, diğer genel giderler ve görünürlük harcamaları için ödenecek destek tutarı aşağıdaki tabloda belirtilen sınırları geçemez. Genel giderler, iş planı harcamaları ve diğer genel giderler toplamından oluşur. Faydalanıcının harcaması, belirlenen sınırları aştığı takdirde aşan kısım için faydalanıcıya ödeme yapılmaz. 36

37 Yukarıdaki tabloyu bir formülasyonla ifade edersek; A = Makine Ekipman + Yapım İşleri (Nihai Uygun Harcama Tutarı) B = İş Planı Tutarı C = Diğer Genel Giderler Tutarı B ; A nın % 4 ünü ve avroyu geçemez. B+C = Genel Giderler Tutarı B+C ; A nın %12 sini geçemez. D= Görünürlük Tutarı D ; A+B+C nin % 1 ini geçemez. Yapılan mali inceleme sonucu faydalanıcının mali sürdürülebilirliğini koruyamadığı tespit edildiğinde; TKDK Sözleşmeyi tek taraflı olarak feshetme, faydalanıcıya daha önce yapılmış bir ödeme var ise geri alma hakkına sahiptir. Yapım işleri ve/veya makine ekipman harcamasında uygun bulunmayan tutar olması halinde genel gider için ödenebilecek limitlerde de kesinti yapılmaktadır. 37

38 10. ÖDENEN DESTEK TUTARININ FAYDALANICIYA BİLDİRİMİ TKDK tarafından; ÖTP nin tam olması durumunda, paketin il koordinatörlüğüne teslimini takip eden 3 ay içerisinde, ÖTP de eksik belge olması durumunda, eksik belgelerin teslimini takip eden 3 ay içerisinde, ÖTP nin değerlendirilmesinden sonra tahakkuk eden tutar faydalanıcının Sözleşmede belirtilen banka hesabına Türk Lirası (TL) olarak aktarılır. Destek tutarının faydalanıcının hesabına aktarılması sonrasında, TKDK iadeli taahhütlü posta yoluyla faydalanıcıyı ödemeye ilişkin bilgilendirir. Faydalanıcının ödemeye ilişkin itirazı var ise bildirim eline ulaştıktan sonra 10 gün içinde itirazını iadeli taahhütlü posta veya APS ile TKDK Merkezine göndermelidir. TKDK tarafından faydalanıcıya herhangi bir şekilde elden ödeme yapılmaz. 38

39 11. HARCAMALARIN UYGUNLUĞUNU DESTEKLEYEN BELGELER Harcama belgeleri, sözleşmede yer alan uygun harcama kalemlerini yine sözleşmede yer alan özelliklerde satın alındığını ispatlayan fatura, dekont, yerli malı belgesi, tedarik sözleşmesi gibi belgelerden oluşmaktadır. Bu belgelerin şekil bakımından ilgili mevzuata ve içerik açısından TKDK ile yapılan Sözleşmeye uygun olup olmadığı kontrol edilir. Aşağıda, başlıklar halinde her bir belgenin uygun kabul edilebilmesi için taşıması gereken asgari özellikler açıklanmıştır Tedarik Sözleşmesi Sözleşmede her bir uygun harcama kaleminin hangi tedarikçiden alınması gerektiği yer almaktadır. Bu tedarikçilerden satın alma işlemini gerçekleştirmek için öncelikle tedarik sözleşmesi yapılması gerekmektedir. Tedarik sözleşmesi, aşağıdaki şartları sağlamalıdır: Tedarik sözleşmesinin taraflarından biri olan faydalanıcının adı-soyadı/unvanı Sözleşmede yazıldığı şekilde tedarik sözleşmesine açık bir şekilde yazılmalıdır. Tedarik sözleşmesinin taraflarından diğeri Sözleşmede belirtilen tedarikçi olmalı ve tedarikçinin adı-soyadı/unvanı açık bir şekilde yazılmalıdır. Tedarik sözleşmesinin kapsamı, Sözleşmedeki ile aynı olmalıdır. Tedarik sözleşmesinin ekindeki teknik özellikler ve/veya marka Sözleşmedekilerle aynı olmalıdır. Harcama kalemi için herhangi bir marka belirtilmediyse, sadece teknik özellikler aynı olmalıdır. Tedarik sözleşmesi, faydalanıcı ve tedarikçi tarafından imzalanmış, varsa kaşelenmiş olmalıdır. Tedarik sözleşmesinin geçerlilik süresi belirtilmelidir ve tedarik sözleşmesi ile temin edilecek hizmet/mal /yapım işinin, tedarik sözleşmesinin geçerlilik süresi içerisinde tamamlanması gerekmektedir. Tedarik Sözleşmesi ile ilgili Damga Vergisi yatırılmış olmalıdır. Tedarikçi değişikliği, uygun harcama kalemlerinin değiştirilmesi ya da uygun harcama kalemlerinin teknik özelliklerinin değiştirilmesi gibi konularda zeyilname yapılmışsa; tedarik sözleşmesinde de zeyilname yapılarak güncel durumla uyumlu hale getirilmesi gerekir. 39

40 Tedarik sözleşmesi ekinde, hizmet alımları için iş tanımı, diğer harcama türleri için teknik şartname ve tedarikçinin banka hesap bilgilerini içeren Mali Kimlik Formu olmalıdır. Tedarik sözleşmesinde tedarikçinin banka hesap bilgileri mevcutsa; ayrıca Mali Kimlik Formu düzenlenmesine gerek yoktur. Tedarikçinin, faydalanıcının, tedarikçiyi temsil etmeye yetkili kişinin ve yapım işleri için şantiye şefinin imzaları, ÖTP ile teslim edilen İmza Beyannamesi veya İmza Sirkülerindeki imza ile aynı olmalıdır. Ayrıca, tüzel kişiliklerde tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili birden fazla kişi varsa ve bu kişiler müştereken imzaya yetkilendirilmişseler, ilgili belgelerde bu kişilerin birlikte imzalarının bulunması gerekmektedir Tedarikçiye Ait Doğrulama Belgeleri Tedarikçinin doğrulanması, hukuki statüsüne göre dört farklı belge ile yapılmaktadır. Bu belgeler; Ticaret Sicil Kayıt Bilgilerini Gösterir Belge, Mesleki Faaliyet Belgesi, Oda Kayıt Belgesi ve Apostilli Ticaret Faaliyet Belgesi dir. Bu belgelerdeki tedarikçi adı-soyadı /ticaret unvanı, TKDK ile yapılan Sözleşmedekilerle aynı olmalıdır. Bu belgelere ilişkin özellikler aşağıda belirtilmiştir. 40

41 Bu belgeler, ÖTP tesliminden önceki 30(otuz) gün içinde düzenlenmiş olmalıdır Fatura/Serbest Meslek Makbuzu Fatura/Serbest meslek makbuzunun düzenlenme tarihi uygun harcama kaleminin türüne göre farklılık göstermektedir. Bazı harcamalar için TKDK nın ilk başvuru çağrı ilanından sonra düzenlenen fatura/ serbest meslek makbuzu kabul edilirken, bazı harcamalar için fatura/serbest meslek makbuzunun TKDK ile yapılan sözleşmeden sonra düzenlenmiş olması zorunludur. Aşağıda fatura tarihine göre uygun harcamalar sınıflandırılmıştır. 41

42 Aynı zamanda fatura/serbest meslek makbuzlarının aşağıda belirtilen özellikleri de taşımaları gerekir. Türkiye de düzenlenen faturalar, şekil şartları açısından Türk Vergi Usül Kanunu na uygun olmak zorundadır. Faturada belirtilen harcama kalemleri Sözleşmede belirtilen uygun harcama kalemleri ile aynı olmalıdır. Zeyilname ile uygun harcama kalemlerine ait bilgilerin değişmesi durumunda son yapılan zeyilname geçerlidir ve bu zeyilnameye göre satın alımların yapılması gerekir. AB Ülkeleri veya IPARD Programı tarafından kabul edilen diğer ülkelerde düzenlenen faturalar, şekil şartları açısından 2006/112/EC No lu Konsey Direktifine uygun olmak zorundadır. Fatura yada sevk irsaliyesinde düzeltme ihtiyacı hasıl olması durumunda tedarikçi tarafından hatalı yerin üzeri tek çizgi ile çizilip düzeltme yapılır ve yanına tedarikçi tarafından imza atılıp varsa kaşe basılır KDV ve Diğer Vergi Giderleri IPARD Programında KDV ve diğer vergiler uygun olmayan harcama olarak değerlendirilmektedir. Bu nedenle faydalanıcılar tarafından KDV ve diğer vergiler için yapılan harcamalar, destek kapsamına alınmayacaktır. Ancak AB ve Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti arasında imzalanan IPA Çerçeve Anlaşması nın 25/1-e ve 26/2-a maddelerine göre Sözleşme imzalanan yatırımlar için vergi muafiyeti sağlanmaktadır. Yukarıda bahsedilen IPA Çerçeve Anlaşması nın ilgili maddelerine istinaden bu hükümlerin uygulama usul ve esasları hakkında Maliye Bakanlığı tarafından Tarih ve sayılı Resmi Gazete de Türkiye - Avrupa Birliği Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA) Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği yayınlanmıştır. KDV ve diğer vergilere ilişkin muafiyet hakkında detaylı bilgi için, vergi muafiyetine ilişkin Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanan 1 sıra numaralı genel tebliğinin incelenmesi ve Vergi Dairesi Başkanlıklarından detaylı bilgi alınması tavsiye edilir. TKDK tarafından yapılan kontroller sonucunda uygun olmadığına karar verilen ve ödeme yapılmayan uygun harcama kalemleri KDV den muaf değildir. Konuyla ilgili işlemler Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılmaktadır. 42

43 Faturada Bulunması Gereken Özellikler Vergi Usül Kanunu nun 231. Maddesine göre faturanın yasal olarak geçerli olabilmesi için; Faturanın tükenmez kalem, daktilo veya bilgisayarla düzenlenmesi, Faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması gerekmektedir. Vergi Usül Kanunu nun 231. Maddesine göre faturalar en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenlenir. Birden fazla örnek düzenlendiği takdirde her birine kaçıncı örnek olduğu işaret edilir. Yine aynı maddeye göre faturalar sıra numarası dâhilinde teselsül ettirilir. Aynı müessesenin muhtelif şube ve kısımlarında her biri aynı numara ile başlamak üzere ayrı ayrı fatura kullanıldığı takdirde bu faturalara şube veya kısmın isimlerinin yazılması veya özel işaretle seri tefriki yapılması mecburidir. Sevk irsaliyesi, İlgili faturaya ait olmalı ve tedarikçi tarafından düzenlenmelidir. Tedarikçinin adı-soyadı (varsa ticaret unvanı), işyeri adresi, vergi dairesi ve vergi numarası bulunmalıdır. 43

44 Müşterinin (faydalanıcının) adı-soyadı (varsa ticaret unvanı), işyeri adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi numarası bulunmalıdır. Teslim eden kısmında tedarikçinin, teslim alan kısmında ise faydalanıcının imzası bulunmalıdır. Sevk irsaliyesi; malın cinsini, miktarını ve birimini göstermelidir. Sevk irsaliyesinde faturadan farklı olarak tutar bulunmaz. Sevk irsaliyesinin tarihi ve sevk tarihi, sevk irsaliyesinin üzerinde yazmalı ve bu tarihler tedarik sözleşmesinin geçerlilik süresi içinde olmalıdır. İrsaliyeli fatura sunulması durumunda ayrıca sevk irsaliyesi aranmaz. 2006/112/EC No lu Konsey Direktifi ne göre faturanın yasal olarak geçerli olabilmesi için AB ülkelerinde veya IPARD Programı nda kabul edilen diğer ülkelerde düzenlenen faturalarda; Düzenlenme tarihi ve seri numarası, Tedarikçinin tam adı-soyadı (varsa ticaret unvanı), işyeri adresi ve vergi kimlik numarası, Müşterinin (faydalanıcının) tam adı-soyadı (varsa ticaret unvanı), işyeri adresi ve vergi kimlik numarası, Malın veya hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı ve toplam tutarının bulunması gerekir. Aynı Direktif e göre; Mal veya hizmetin teslim tarihi, fatura düzenlenme tarihinden farklıysa faturada teslim tarihinin olması gerekir. Malın tesliminden veya hizmetin ifasından önce tedarikçiye ödeme yapıldıysa, fatura üzerinde ödeme tarihi olmalıdır. Vergi Usül Kanunu nun 215. Maddesine göre; Fatura yeminli tercüman tarafından Türkçe ye çevrilmek zorundadır. Fatura tutarı yabancı para biriminde gösterilmiş ise; fatura tutarı, faturanın düzenlendiği tarihe ait Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası alış kuru ile Türk Lirası na çevrilmek zorundadır. ÖTP içerisinde sunulan fatura/serbest meslek makbuzları tedarik sözleşmesinden sonra ve sözleşmede belirtilen faaliyet dönemleri içerisinde düzenlenmelidir. Faaliyet dönemleri içinde düzenlenmeyen faturalar için Maliye Bakanlığınca faydalanıcılara çeşitli yaptırımlar uygulanabilmektedir Ödeme Belgeleri TKDK dan destek tutarının alınabilmesi için öncelikle tedarikçilere yapılan ödemelerin kanıtlanması gerekmektedir. Bunun için banka dekontu, kredi kartı slibi, çek kopyası ve çekin ilgilisine ödendiğine dair banka belgesi diğer belgelerin yanı sıra ÖTP içinde sunulmalıdır. İlgili harcama kalemine ait faturada belirtilen bedelin tamamının ödenmiş olması gerekir. Faydalanıcıların küçük küpürlerle yüksek tutarda nakit ödeme yapması, tek bir seferde yapılabilecek bir ödemenin hukuki veya ekonomik makul bir gerekçesi olmaksızın bölünerek yapılması gerek Kurumumuz gerekse Mali Suçlar Araştırma Kurulu nca şüpheli işlem olarak tanımlanmaktadır. 44