BİMER SİSTEMİ KULLANICI REHBERİ

Transkript

1 BİMER SİSTEMİ KULLANICI REHBERİ

2 İÇİNDEKİLER Başbakanlık Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı 4-5 Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı nın Görevleri 6 BİMER Nedir? 7 BİMER e nasıl başvurular? 8 Alo150 Nedir? 9 BİMER in İşleyişi 10 BİMER kullanıcılarının dikkat etmesi gereken hususlar BİMER Sisteminin Kullanımı 15 Sistem Sayfası 16 Sistem Giriş Sayfası 17 Duyuru Sayfası 18 Kullanıcı Formu 19 Birim Ekleme Formu 20 Sisteme İlk Kez Giriş 21 Şifre Oluşturma Sisteme Giriş 24 ******İçindekiler sayfasına dönmek için lütfen sayfalardaki BİMER logosuna tıklayınız 2

3 Yetkili/ Koordinatör 25 Sistem Giriş Ekranı 26 Başvuru Ekranı Yeni Başvurular Kutusu 29 Gelen Kutusu 30 Gelen Kutusu ve Açılan Başvuruya İşlem Yapılması Gelen Kutusu ve Açılan Başvuruya Eposta ile Cevap Verilmesi Gelende Bekleyenler Raporu Yazışma Süreci Beklenen Başvuruların Sonlandırılması İşlem Yapılan/Sevk Edilmiş Başvuru Üzerinde Tekrar İşlem Yapılması İşlem Yapılan/Sevk Edilmiş Başvuruya Eposta ile Cevap Verilmesi Döküm Butonu Ayrıntıları 46 Giden Kutusu 47 İşlem Yapılanlar Kutusu 48 Geçersiz Başvurular Kutusu 49 Kullanıcı Tanımlama 50 Kullanıcı Ekleme 51 Kullanıcı İşlemleri 52 Detaylı Sorgulama Detaylı Sorgulama Sonucu 55 İstatistik

4 Başbakanlık Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı 3056 Sayılı Kanun ve 2006/3 ile 2006/12 sayılı Başbakanlık Genelgeleri ile Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı nın görevleri şöyle sayılmıştır: Hükümet çalışmalarının kamuoyundaki tesirlerini değerlendirmek, Vatandaşlar tarafından Başbakanlığa gönderilen her türlü yazılı ihbar, şikâyet ve dilekleri değerlendirmek ve cevaplandırmak için gerekli işlemleri yapmak, Kamu görevleri ile ilgili olarak vatandaşlara idari danışma hizmeti yapmak, bu konularda Başbakanlığa bağlı kuruluşlar ve Bakanlıklardaki koordinasyonu sağlamak, Bakanlık, valilik ve kamu kurum ve kuruluşlarından başvurulara ilişkin gelen sonuçları vatandaşlara bildirmek, 4

5 Başbakanlık Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı Başbakanlık Makamına ve Başbakanlığa elektronik ortamda gelen başvuruların işlemlerini yapmak, Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) faaliyetleri çerçevesinde valiliklerde oluşturulan Alo 150 çağrı merkezlerinin çalışmalarını denetlemek, Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca yapılacak bilgi edinme başvurularını etkin, süratli ve doğru bir şekilde sonuçlandırmak üzere gerekli tedbirleri almak, Bilgi Edinme Değerlendirme Kurulu'nun sekretarya hizmetlerini yürütmek. 5

6 Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı nın Görevleri "Başbakanlık İletişim Merkezi" BİMER; bilişim ve iletişim teknolojileri kullanılarak hayata geçirilen bir halkla ilişkiler uygulamasıdır. Başbakanlık Bilgi İşlem Başkanlığınca «BİMER SİSTEM PROGRAMI» oluşturulmuştur. Bu sistem sayesinde vatandaş ile devlet arasındaki iletişim kanalları açık tutularak, müracaatlar her zaman ve her yerden yapılabilmektedir. Bunun yanı sıra, müracaatlara daha hızlı, etkin ve ekonomik bir şekilde cevap verilebilmesine imkan sağlanmıştır. BİMER uygulaması kapsamında Başbakanlık, Bakanlık, Valilik ve Kaymakamlıkların tümünde "Halkla İlişkiler Müracaat Büroları" kurulmuştur. 6

7 BİMER nedir? Başbakanlık Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı, Başbakanlığa gelerek taleplerini sözlü olarak iletmek isteyenlere de danışma hizmeti vermektedir. Sayın Başbakan'a ve Başbakanlığa bilgisayar ortamında ulaşan mesajlar Halkla İlişkiler Dairesinde işlem görmektedir. Başbakanlığa Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca yapılan başvuruların işlemleri Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı'nda yapılmaktadır. Bu kanun gereği Başkanlık bünyesinde Bilgi Edinme Ünitesi oluşturulmuştur. Bilgi Edinme Ünitesi görevlileri yazılı, faks ya da internet yoluyla yapılan başvuruları inceleyerek cevaplandırmakta ya da gereğinin yapılması için ilgili makama göndermektedir. Başvuru bir başka makama gönderilmiş ise, bu bir yazıyla başvuru sahibine bildirilmektedir. Aynı Kanun uyarınca Başbakanlık bünyesinde oluşturulan, Bilgi Edinme Değerlendirme Kurulu'nun sekreterya hizmetleri de Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı tarafından yürütülmektedir. 7

8 BİMER e Nasıl Başvurulur? BİMER e telefonla başvurmak için Türkiye nin her yerinden Alo150 numarası çevrilir. İnternetten başvuru yapmak için ise adresinden BİMER logosu tıklanır ya da doğrudan adresinden Başvuru Yap butonu tıklanır. 8

9 Alo150 Nedir? "Alo 150" aramalarını cevaplamak üzere sadece valiliklerimizde çağrı merkezleri bulunmaktadır. "Alo 150" numarası herhangi bir ilimizden arandığında o ilin valiliğindeki halkla ilişkiler görevlisi telefonu açar. BİMER web sayfası üzerinden telefonla arayan vatandaşın kişisel bilgilerini, müracaatının konusunu ve detaylarını kaydeder. Daha sonra kayıt altına alınan bu müracaat, Valilikteki yetkili tarafından Bakanlık, Belediyeler, Kaymakamlık, İl - ilçe Müdürlüğü veya Bölge Müdürlüğü'ne sistem üzerinden gönderilir. Gönderilen müracaat ilgili kurumlarca sonuçlandırılır ve müracaat sahibine bilgi verilir. 9

10 BİMER in İşleyişi BİMER sisteminde Valilik ve Valilik kapsamındaki Kaymakamlık, İl-İlçe Müdürlüğü ve Bölge Müdürlükleri ile Bakanlıkların Merkez Teşkilatı, Genel Müdürlük, Müstakil Daire Başkanlığı ve yine Bakanlıkların bağlı, ilgili ve ilişkili kamu kurum ve kuruluşlarına kullanıcı adı ve sisteme giriş şifresi tahsis edilmiştir. Tüm kullanıcılar her gün kullanıcı adı ve şifresi ile BİMER programına girer ve o gün kendisine gelen başvuruların işlemini yapar. BİMER uygulamasında valilikler, il kapsamındaki kaymakamlıkların, il-ilçe müdürlüklerinin ve bölge müdürlüklerinin koordinasyon ve takibinden sorumludur. Yine Bakanlıklar da merkez, bağlı, ilgili ve ilişkili kuruluşlarına BİMER aracılığı ile gönderilen müracaatların takip ve koordinasyonundan sorumludur. BİMER e yazılı, sözlü, faks ya da internet yoluyla yapılan tüm başvurular Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ile Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkındaki Kanun ve bunlarla ilgili yönetmelikler çerçevesinde değerlendirilir. 10

11 BİMER Kullanıcılarının Dikkat Etmesi Gereken Hususlar BİMER Sistemi üzerinden alınan başvurular 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 3071 Sayılı Dilekçe Hakkı Kanunu ve 2006/3 Başbakanlık Genelgesine göre işleme alınmaktadır. BİMER kullanıcıları şifrelerini başkalarıyla paylaşmamalı, başka bir kullanıcı adına işlem yapmamalıdırlar. Bir birime birden fazla kullanıcı tanımlanabilir. Şifrenizi unuttuğunuzda ya da başkaları tarafından öğrenildiğini düşündüğünüzde, yeni şifre oluşturmak için, «koordinatör» olan KENDİ ÜST YETKİLİNİZİ ARAYARAK, şifrenizin sıfırlanmasını sağlayabilirsiniz (Bakanlıklarda BİMER Sorumluları, İllerde Valilik, ilçelerde Kaymakamlık koordinatörleri şifre sıfırlama-resetleme yetkisine sahiptirler) BİMER sistemi günlük takip edilmeli ve evrakların yasal süreleri geçmeden işlem yapılması sağlanmalıdır. Alt birimler bu konuda belirli aralıklarla denetlenmelidir. Başvuru sahibine (iletişim/adres bilgilerine göre) yapılan işlem ya da işlemler sonucundan bilgi verilmeli, ayrıca yapılan işlem ayrıntılı olarak sisteme kaydedilmelidir. Eposta ile cevap verilirken Gönderen Birim bölümüne Birim adının KULLANICI tarafından yazılması gerekmektedir. 11

12 BİMER Kullanıcılarının Dikkat Etmesi Gereken Hususlar Şikâyet/İhbar içerikli başvurularda ve GİZLİLİK ESASINA RİAYET EDİLMESİ RİCASIYLA ibaresi bulunan başvurularda vatandaşların işlemlerinin gizlilik içerisinde yapılmasına özen gösterilmelidir. Kimlik bilgileri gizlenmiş başvurular için izlenecek yol şudur: Dilekçe ve Bilgi Edinme Hakkının kullanılmasını yeniden düzenleyen 2004/12 sayılı Başbakanlık Genelgesinde yer alan ad, soyad ve adres bulunmayan, imza taşımayan, belli bir konu içermeyen, ya da yargı mercilerinin görevine giren konularla ilgili dilekçeler cevaplandırılmayacaktır. Ancak, bu unsurları ihtiva etmemekle birlikte, başvurulara olayla ilgili inandırıcı mahiyette bilgi ve belgeler eklenmiş veya somut nitelikte bilgi, bulgu ya da olaylara dayanılıyor ise, bu hususlar ihbar kabul edilerek idarece işlem yapılabilir maddesine istinaden bu tarz kimlik bilgileri gizlenmiş başvurular işleme alınabilmektedir. 12

13 BİMER Kullanıcılarının Dikkat Etmesi Gereken Hususlar Internet üzerinden gelen «Kimlik Bilgileri Gizlenmiş» başvurulara iletişim bilgileri Başbakanlık BİMER de kayıtlı olduğu için Eposta butonu ile cevap verme imkanı bulunmaktadır. Eposta metni vatandaşa gönderildikten sonra cevap otomatik olarak «Yapılan İşlem» bölümüne eklenecektir. ANCAK e-posta adresi olmayan (mektup, telefon, faks yoluyla gelen) başvurularda Başkanlığımıza telefonla ulaşan vatandaşlarımıza başvuruları ile ilgili bilgi verilebilmesi için cevabın MUTLAKA sisteme işlenmesi gerekmektedir. 13

14 BİMER Kullanıcılarının Dikkat Etmesi Gereken Hususlar Gerekli durumlar haricinde evrakların çıktısı verilmemelidir. Başvuruya ilişkin çıktı verilmesi gerekiyorsa, başvuru sahibi kimliğini ibraz etmesi halinde sevk zincirinde BİMER kullanıcılarının isimleri gizlenerek, kurum amirinin imzası dâhilinde verilmelidir. 150 hattından alınan başvurularda şahısların takip edebilmesi için evrak takip tarih ve sayıları verilir. Başvuran kişi haricinde evrak hakkında başka kişilere bilgi verilemez. Kurumunuza sevk edilmiş evrak, sehven(yanlışlıkla) sevk edilmiş ise dosyaya kaldırılmamalı, üst birime iadesi ya da ilgili kuruma sevki gerçekleştirilmelidir. Soruşturma/inceleme gerektiren başvurularda yasal cevap verme süresi aşılabilir. Bu gibi durumlarda ilgili kurum tarafından şahsa, süre aşımı konusunda bilgi verilmelidir. Vatandaşlarımız BİMER sitesi üzerinden başvurusunu sorguladığında talep/şikayetinin hangi tarihte ilgili kuruma iletildiği bilgisini görebilmektedir. Açıklama bölümüne eklenen cevaplar vatandaşlar tarafından görülmemektedir. 14

15 BİMER SİSTEMİNİN KULLANIMI 15

16 Sistem Sayfası BİMER sistemine internet adresinden giriş yapılmaktadır. 16

17 Sistem Giriş Sayfası Sistem giriş sayfasında; BİMER KULLANICI REHBERİ - Eski sisteme ulaşmak için link - Sisteme giriş için doldurulacak Kullanıcı TC No, Şifre ve Güvenlik Kodu Kutuları - BİMER Kullanıcı Rehberi - Duyurular - Başbakanlık Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı İletişim Bilgileri bulunmaktadır. 17

18 Duyuru Sayfası Kullanıcı Başvuru Formu: Bağlı bulunduğunuz kurumdaki BİMER Koordinatörü Kullanıcı tanımlaması yapabilir. Birim Ekleme Başvuru Formu: Birim ekleme yetkisi sadece Başbakanlık BİMER Koordinatörlerinde bulunmaktadır. Alo150 ses kayıtları: Valilikler tarafından kullanılmaktadır. 18

19 Kullanıcı Formu Kullanıcı ekleme formu eksiksiz olarak doldurularak kurumunuzda bulunan BİMER koordinatörlerine iletilir. Kullanıcı sisteme kayıtlı ise; bu kullanıcı için «taşıma» işlemi yapılması gerekir. Kullanıcı Taşıma işlemleri sadece Başbakanlık BİMER Koordinatörleri tarafından gerçekleştirilmektedir. Herhangi bir sorunla karşılaşıldığında adresine mail atılarak ilgili Başbakanlık BİMER koordinatöründen destek alınabilir. 19

20 Birim Ekleme Formu Birim Ekleme Formundaki tüm bilgiler doldurularak adresine mail atılır. İşlem ilgili Başbakanlık BİMER koordinatörü tarafından gerçekleştirilir. Birim ismi değiştirilmesine veya kaldırılan birimlerin pasif hale getirilmesine yönelik talepler de bu form kullanılarak yapılabilir. Birim Ekleme ve Kullanıcı Taşıma işlemleri sadece Başbakanlık BİMER Koordinatörlüğü tarafından uygulanabilmektedir. 20

21 Sisteme İlk Kez Giriş Sayfada kullanıcı TC no, şifre ve güvenlik kodu bulunmaktadır. Kullanıcı adı her kullanıcının kendi TC kimlik numarasıdır. Sisteme ilk defa giriş yapacak olan kullanıcı, bir defaya mahsus olmak üzere kullanıcı TC no ve şifre bölümüne TC kimlik numarasını girer ve güvenlik kodunu da girdikten sonra giriş butonuna basarak sisteme giriş yapar. Karşısına şifre oluşturma ekranı gelir. 21

22 Şifre Oluşturma Sisteme giriş yaptıktan sonra sayfa kullanıcının şifresini değiştirmesi gerektiğine dair uyarı verir. Oluşturulacak şifrenin 8 karakterli olması ve içerisinde en az 2 rakam bulunması gerekir. Türkçe karakterler kullanılmaz (ö,ş,ğ,ü,ç gibi..). Kullanıcı adı ve yeni şifre 2 kez girildikten sonra değiştir butonuna basılarak sisteme giriş sayfasına dönüş yapılır. 22

23 Şifre Oluşturma Şifrenizi unuttuğunuzda veya değiştirilmesini istediğinizde; Bakanlık, Valilik, Kaymakamlık ya da Başbakanlık BİMER Koordinatörlüğünü arayarak şifrenizin sıfırlanmasını sağlamalısınız. Koordinatörler için: Kullanıcı şifresini unuttu ise veya değiştirmek istiyorsa, o kişinin kullanıcı bilgileri açılır ve Reset butonu tıklanır, kaydet e basılır ve kapatılır. Reset işlemi yapılmış olan kullanıcı yeniden şifre oluşturmak zorundadır. 23

24 Sisteme Giriş BİMER sistemine giriş yapıldığında sayfada sistem çubuğu ve Gelen Kutusu bulunmaktadır. Sayfada görünen menüler BİMER Koordinatörleri ve Yetkilileri için farklılıklar göstermektedir. 24

25 Yetkili Koordinatör BİMER YETKİLİSİ : Sisteme yeni başvuru ekleyebilir, başvuru sevki yapabilir. Alt birimi olmayan kurumlara BİMER Yetkilisi tanımlanır. BİMER KOORDİNATÖRÜ : Sisteme yeni başvuru ekleyebilir, başvuru sevki yapabilir, kendi birimi ve alt birimlerine ait sevk ve işlemleri izleyebilir, kullanıcı ekleyebilir ve şifre sıfırlayabilir. Bimer Koordinatörü Bimer Yetkilisine göre üst düzeyde yetkiye sahiptir. 25

26 Sistem Giriş Ekranı BİMER ana sayfasına giriş yapıldığında ekranda sistem çubuğu ve gelen kutusu görünmektedir. Sistem çubuğunda- Yetkili Kullanıcı için- Başvuru İşlemleri, Detaylı Sorgu, İstatistik ve Çıkış butonları bulunmaktadır. -Koordinatör Kullanıcı için- Başvuru işlemleri, Kullanıcı İşlemleri, Detaylı Sorgu, İstatistik ve Çıkış butonları bulunmaktadır. 26

27 Başvuru Ekranı Başvuran bilgileri(adı soyadı, TC no, adres, telefon, varsa e-posta) girildikten sonra başvuru yolundan seçim yapılarak başvuru metni kişinin talebi yazılarak oluşturulur. Eğer kişi kimlik bilgilerinin gizli kalmasını talep ediyorsa başvuran bilgilerinin üstünde bulunan «kimlik gizli mi» kutucuğu tıklanır. Kişinin talebi istek şikâyet ihbar görüş öneri butonlarından hangisine uygunsa seçilerek Kaydet tuşuna basılır. Sistem bu başvuruya otomatik olarak sayı verir ve başvuru kaydeden kişinin üzerine kilitlenir. Başka bir kullanıcı tarafından bu başvuru üzerinde işlem yapılamaz. 27

28 Başvuru Ekranı Başvuru üzerinde herhangi bir düzeltme ya da ekleme yapılması gerektiğinde tekrar kaydet tuşuna basılarak başvuru güncellenir.... sayılı başvuru güncellendi ibaresi çıktıktan sonra evrak sevk edilecekse sevk butonuna, işlem yapılacaksa işlem butonuna tıklanır. Eğer evrak üzerinde işlem yapılmadan ekran kapatılırsa, başvuru Yeni Başvurular kutusuna düşer. 28

29 Yeni Başvurular Kutusu Henüz açılmamış başvuruların yanında «açık kilit» bulunmakta, başvuru bir kullanıcı tarafından açıldığı anda kilit kapanmakta ve başvuru söz konusu kullanıcının üzerine kilitlenmektedir. Yeni Başvurular Kutusu ilgili birim tarafından kaydedilmiş başvuruların göründüğü kutudur. Birimler kendileri kayıt yapmadıkları sürece bu bölümde başvuru bulunmamaktadır. 29

30 Gelen Kutusu Gelen Kutusunda birime gelen başvurular bulunmaktadır. Kapalı zarf olarak görünenler henüz açılmamış ve üzerinde işlem yapılmamış başvurulardır. Açık zarf olarak görünenler ise tıklanarak açılmış ancak üzerinde işlem yapılmamış başvurulardır. İkonun üzerinde beklendiğinde evrakın okunma tarihi ve saati görünür. 30

31 Gelen Kutusu ve Açılan Başvuruya İşlem Yapılması Başvuru açıldığında başvuran bilgileri ve başvuru metni sayfada yer alır. Başvuru okunduktan sonra sevk edilmesi gerekiyorsa sevk butonuna tıklanır. 31

32 Gelen Kutusu ve Açılan Başvuruya İşlem Yapılması Sevk butonuna tıklandıktan sonra alt birim seçilir; alt birim seçildiğinde birim adı kırmızı olur. Gereği ya da bilgi amaçlı mı gönderileceği seçilir. Konu ve alt konu başlığı seçilir. Açıklama yazılması gerekiyorsa yazıldıktan sonra sağ üstte bulunan ekle butonuna basılır. 32

33 Gelen Kutusu ve Açılan Başvuruya İşlem Yapılması Eğer ekleme ya da düzeltme yapılacaksa eklenen birimin yanında bulunan sil butonuna basılarak silinir, gerekli düzeltme yapıldıktan sonra tekrar ekle butonuna basılır. Eğer birden fazla kuruma sevk yapılacaksa birimler seçilerek ekle tuşuna basılır, birimler alt alta sıralanır. Sevk butonuna basıldığında evrak sevk edilmiş olur. 33

34 Gelen Kutusu ve Açılan Başvuruya İşlem Yapılması Eğer evrak üzerinde işlem yapılacaksa işlem butonuna tıklanır. İşlem butonunda 5 seçenek bulunur. Bunlar gereği yapıldı, dosyaya kaldırıldı, kişiye cevap yazıldı, ilgili kuruma/ birime gönderildi yazışma süreci beklenenler. İşlem türlerinden biri seçildikten sonra yapılan işlemin açıklaması sağ tarafta bulunan kutucuğa yazılarak kaydet tuşuna basılır. 34

35 Gelen Kutusu ve Açılan Başvuruya İşlem Yapılması Evrak kurumunuza sehven (yanlışlıkla )gönderilmiş ise iade butonuna tıklanır. Evrak iade edilirken iade nedeni mutlaka yazılmalıdır (açıklama kısmına yazı yazılmadan evrak iade edilememektedir). Sevk zincirine uygun olarak evrakı hangi kurum sevk ettiyse, bir üst kuruma iade etmesi gerekmektedir. Evrakın hangi kuruma gideceği biliniyorsa açıklama yapılarak iade edilmeli, gönderilecek kurum bilinmiyorsa bir üst birime açıklaması yapılarak iade edilmelidir. 35

36 Gelen Kutusu ve Açılan Başvuruya Eposta ile Cevap Verilmesi Eğer gelen kutusundan açmış olduğunuz başvuruya doğrudan cevap vermek istiyorsanız, sevk ekranı üzerinde «E-posta Metni» bölümüne vereceğiniz cevabı yazdıktan sonra «E-posta Gönderen Birim» bölümüne biriminizin adını yazmanız ve daha sonra Eposta butonuna tıklamanız gerekmektedir. Yapacağınız işlemi onayladıktan sonra girdiğiniz metin başvuru sahibinin kayıtlı eposta adresine otomatik olarak gönderilecektir. 36

37 Gelen Kutusu ve Açılan Başvuruya Eposta ile Cevap Verilmesi Vatandaşa gönderilen e-postada BİMER başvuru sayısı ve açıklama bölümüne eklenmiş olan cevap ve cevabı gönderen birim adı yer alacaktır. Evrak üzerinde yaptığınız işlem Eposta ile cevap verildi olarak kaydedilecek ve gönderilmiş olan cevap da Yapılan İşlem bölümüne otomatik olarak eklenecektir. GİZLENMİŞ BAŞVURULARA CEVAP VERİLMESİ BİMER'e Başvurularını Kimlik Bilgileri Gizlenmiş olarak yapan kişilerin iletişim bilgileri Başbakanlık ta saklı olduğundan, bu başvurulara da cevap gönderme imkânı bulunmaktadır. Kimlik Bilgileri Gizlenmiş olan başvurulara da yukarıda belirtildiği şekilde işlem yapıldığında, cevap başvuru sahibinin e-posta adresine doğrudan gönderilmiş olacaktır. Vermiş olduğunuz cevap aynı zamanda sisteme de otomatik olarak işlenecektir. 37

38 Gelende Bekleyenler Raporu Detaylı Sorgu Sekmesinin altında «Gelende Bekleyenler» tıklandığında birimler Gelen kutularında bekleyen evrak sayılarını (okunmuş ve okunmamış ayrımı yapılmaksızın) görebilmektedir. 1. Raporu hangi birim/ alt birim için almak istediğinizi soldaki BİMER ağacından seçiniz (birim-altbirim adı kırmızıya döndüğünde seçili anlamına gelmektedir). 2. Rapordaki verilerin sıralamasını gelen kutularındaki evrak sayısına veya kurum birim adına göre yapabilirsiniz. Bunun için ilk olarak Sayıya göre/ Ada göre seçiminizi yapınız. 3. Ekrandaki kutuya yazılan sayıya (yani bekleme süresine) göre seçilen birimin gelen kutusunda kaç adet evrak olduğu raporlanacaktır. Örneğin: 30 yazıp büyüteç simgesine tıkladığınızda Gelen Kutunuzda 30 gün ve daha uzun süredir bekleyen evrakların sayısı raporlanacaktır. Büyüteç simgesi yerine soldaki Excel simgesine tıkladığınızda rapor Excel dosyası olarak bilgisayarınıza indirilecektir. 4. Ekranın üst kısmında da seçili birimde ve alt birimlerinde bekleyen toplam evrak sayısı görüntülenecektir. 38

39 Gelende Bekleyenler Raporu ÖRNEK UYGULAMA: Ekonomi Bakanlığı Kullanıcısı soldaki BİMER ağacından Ekonomi Bakanlığı nı, daha sonra Ada göre yi seçip; gün sayısı olarak da 15 yazıp Büyüteç simgesini tıkladığında karşısına gelecek olan ekran aşağıdaki gibi olacaktır. Buna göre Ekonomi Bakanlığının Gelen Kutusunda 15 gün ve daha uzun süredir bekleyen evrakların sayısı 11 dir. Ekonomi Bakanlığının alt birimi tanımlı olmadığı için 11 sayısı sadece Bakanlığa ait Gelen Kutusundaki bekleyen evrak sayısını göstermektedir. Alt birim tanımlı olduğu taktirde listede söz konusu birimler ve bekleyen evrak sayıları da görüntülenecektir. 39

40 Yazışma Süreci Beklenen Başvuruların Sonlandırılması Evrakla ilgili olarak sistem üzerinde tanımlı olmayan birimlerinizden bilgi/cevap istenecekse İşlem Türlerinden Yazışma Süreci Beklenenler seçilerek İşlemin açıklaması bölümü doldurulur. 40

41 Yazışma Süreci Beklenen Başvuruların Sonlandırılması İlgili biriminizden cevap/ bilgi geldiğinde sisteme işleyebilmek için İşlemi Bitenler Kutusundan Yazışma Süreci Beklenenler i seçmeniz ve buradan işlem yapacağınız evrağı seçerek okla işaret edilen çark işaretini tıklamanız gerekmektedir. 41

42 Yazışma Süreci Beklenen Başvuruların Sonlandırılması İşlem açıklaması bölümüne tarafınıza gönderilen cevabı işledikten sonra Kaydet butonuna bastığınızda evrak Yazışma Süreci Beklenenler kutusundan düşmüş olacaktır.!! Başvuru ekranından Evveliyat Bul butonu aracılığıyla işlem yapsanız dahi (eposta gönderildi /kişiye cevap yazıldı vs.) bu ekrandan işlem yapmadığınız taktirde başvurularınız Yazışma Süreci Beklenenler kutusunda beklemeye devam edecektir. 42

43 İşlem Yapılan/Sevk Edilmiş Evrak Üzerinde Tekrar İşlem Yapılması Sevk edilmiş ya da üzerinde ikinci defa işlem yapılması gereken bir evrak için Evveliyatı bul butonu kullanılır. Kurum tarafından cevap geldiğinde, bu cevabın işlenebilmesi için başvuru işlemleri butonunun üzerine gelinerek başvuru tıklanır. Boş başvuru sayfasının sol alt köşesinde bulunan, evveliyatı bul butonunun yanındaki kutucuğa evrakın sayısı yazılarak tıklanır. 43

44 İşlem Yapılan/Sevk Edilmiş Evrak Üzerinde Tekrar İşlem Yapılması Karşımıza çıkan sayfada yanında yeşil tik işareti bulunan kişinin adı ve ili yazan evraka tıklanır. Başvuru ekrana gelir ve daha önce belirtildiği gibi, işlem ya da sevk butonlarına basılarak bu başvuru için yeni bir işlem yapılabilir. Biriminizce kaydedilmemiş ya da biriminize sevk edilmemiş olan başvurular Evveliyat Bul ile sorgulandığında «Kendinize Ait Olmayan Sorgulamaları Göremezsiniz» uyarısı çıkar. 44

45 İşlem Yapılan/Sevk Edilmiş Başvuruya Eposta ile Cevap Verilmesi Daha önce sevk edilen ya da işlem yapılan bir başvuruya Eposta göndermek için: Başvuru ekranı üzerinden başvuru sayısı ya da başvuru sahibinin TC kimlik numarası yazılarak Evveliyat Bul butonuna tıklanır. İlgili evrak seçilerek İşlem butonu tıklanır. 45

46 İşlem Yapılmış/Sevk Edilmiş Başvuruya Eposta ile Cevap Verilmesi Vatandaşa gönderilen epostada BİMER başvuru sayısı ve açıklama bölümüne eklenmiş olan cevap yer alacaktır. Evrak üzerinde yaptığınız işlem Eposta ile cevap verildi olarak kaydedilecek ve gönderilmiş olan cevap da Yapılan İşlem bölümüne otomatik olarak eklenecektir. İşlem Türlerinden E-posta ile cevap verildi seçilerek kişiye gönderilecek eposta metni Yapılan İşlem Açıklaması bölümüne eklenir; Gönderilen Birim Adı" bölümü de doldurularak Kaydet butonuna basılır. İşlem onaylandığında yazılan cevap sistem tarafından doğrudan vatandaşın kayıtlı e-posta adresine gönderilecektir. Başvuru sahibinin kayıtlı eposta adresi yoksa, Yapılan işlemin açıklaması veya Gönderen birim adı boş bırakılırsa sistem uyarı verecektir. Tüm alanlar doldurulduktan sonra başvuru sahibine Eposta gönderilecektir. 46

47 Döküm Butonu Ayrıntıları Başvuru sahiplerine gönderilecek olan matbu cevap/yazı şablonları bu bölümde yer alır. Kişiye gönderilmesi gereken cevap/yazı hangi konu ile ilgili ise, o yazının üstü tıklanır. Açılan sayfada kişinin adresi otomatik olarak yer almaktadır. Bu sayfanın yazıcıdan çıktısı alınarak kişiye/vatandaşa postalanır. İnternet yoluyla yapılmış başvuru ise, yazının metni kopyalanarak, e-posta adresine gönderilir. Ayrıca, başvuruya ilişkin cevap/yazı metni kopyalanır, «işlem» butonu açılarak, «kişiye cevap» kısmı işaretlenir, sonra açıklama kısmına yapıştırılır ve kaydedilir. 47

48 Giden Kutusu Giden kutusunda biriminizden sevk edilmiş evrakların listesi toplu olarak görülebilir. 48

49 İşlem Yapılanlar Kutusu İşlem kutusunda işlemi biten evraklar yeni tarihten eski tarihe göre listelenmektedir. Dosyaya Kaldırıldı Gereği Yapıldı Kişiye Cevap Yazıldı İlgili Kuruma-Birime Gönderildi Yazışma Süreci Beklenenler 49

50 Geçersiz Başvurular Kutusu Geçersiz başvurular kutusunda son 1 ay içinde Geçersiz yapılmış başvurular listelenmektedir. Geçersiz yap butonu mükerrer kayıtlarda kullanılabilir. 50

51 Kullanıcı Tanımlama Kullanıcı eklemek için Kullanıcı İşlemlerinin alt sekmesi olan kullanıcı ekle seçilir. Kullanıcının ekleneceği birim, sol tarafta yer alan ağaçtan seçilir. Tanımlanacak birim adının üzerine tıklanır. Birim seçildiğinde rengi kırmızı olur. Kullanıcı ekle nin üzerinde ilgili birimin adı çıkar. Eklenecek olan kullanıcının bilgilerinin güncel olması gerekmektedir. 51

52 Kullanıcı Ekleme Tanımlı olan birimin alt birimleri varsa ve bu birime kullanıcı eklenecek ise yetki seviyesi «Koordinatör» olarak seçilerek tanımlanır. BİMER koordinatörü, kullanıcı tanımlama, şifre sıfırlama gibi işlemleri yapabilir. BİMER koordinatörü, alt birimlerinin gelen kutusunu belirli aralıklarla kontrol etmekle de görevlidir. Kullanıcı tanımlanan birimde «Alt birimler» bulunmuyorsa, kullanıcının yetki seviyesi «Yetkili» olarak seçilerek tanımlanır. (AYRINTILI BİLGİ İÇİN BKZ: KULLANICI FORMU BAŞLIKLI SAYFA) 52

53 Kullanıcı İşlemleri Kullanıcı görevden ayrılmış ise, koordinatör tarafından ilgili birim üzerinde tüm kullanıcılar listesinden ismi bulunur. İsminin yanındaki ikon tıklanır, çıkan kullanıcı bilgisi menüsündeki Pasif butonu tıklanıp, kaydet e basılır. Pasif hale getirilmiş kişilerin kullanıcı listesindeki bilgileri kırmızı yazı ile görüntülenir. 53

54 Detaylı Sorgulama Bir evrak üzerinde yapılan işlemleri ve kişinin diğer başvurularını görebilmek için sistem çubuğunda yer alan detaylı sorgu butonu tıklanır. Sorgu Kriterleri 1. Ad, 2 Soyad, 3.Ad Soyad, 4.Ad Soyad Tc Kimlik No,5. Başvuru Tarihi, 6. Başvuru Sayısı, 7. Metin İçinde Geçen Alan, 8.Ad ve İl, 9.Ad Soyad ve İl,10.Soyad ve İl,11 Tarih Aralığı, 12 Tarih Aralığı, Ad ve Soyad'a göre, 13. E-Postaya Göre, 14. Tarih Aralığı ve Metine Göre. Bu kriterlerden biri kullanılarak bul butonuna tıklanır. 54

55 Detaylı Sorgulama Kişinin evrakı detaylı sorgudan bulunduğunda; sağ tarafta bulunan yazıcı işareti tıklanır. 55

56 Detaylı Sorgu Sonucu Yazıcı işareti tıklandıktan sonra başvurun tüm detayları ekrana gelir. Bu ekran sayfası bazen birkaç sayfadan oluşabilir. İşlem sonucunu görmek için sayfaların en sonuna bakmakta yarar vardır. İstenildiğinde başvurunun çıktısı alınabilir. 56

57 İstatistik Sistemde istatistik alabilmek için, sistem çubuğunda yer alan istatistik butonuna tıklanır. İlgili birimin üzerine tıklandığında den günümüze kadarki tarih aralığını verir. Eğer tarih aralığı seçerek istatistik almak isteniyorsa (örneğin 1 günlük, aylık ya da yıllık gibi) merceğin yanında bulunan kutucuklara tarih aralığı yazılarak merceğe tıklanır. Sistem belirttiğimiz tarih aralığındaki istatistik bilgisini verir. 57

58 İstatistik Günlük, aylık olan başvuruların toplamı ile yıllık alınan istatistiğin arasında fark olabilir. Bu fark, sistem üzerinde bir evrak üzerinde birden fazla işlem yapılmasından kaynaklanır. (Örneğin; toplam evrak sayısı=yeni başvurular olarak alınmış evrak sayısı + giden evrak sayısı{sevk edilmiş} +işlem yapılan evrak sayısı) Yeni BİMER sistemine tarihinde geçiş yapılmıştır. Eğer kullanıcı eski sisteme kayıtlı değilse 2011 yılı Eylül ayından önceki başvuruların istatistiği için Başbakanlık BİMER Koordinatörleriyle iletişime geçilmelidir. 58

59 Halkla İlişkiler Daire Başkanlığı BAŞBAKANLIK İLETİŞİM MERKEZİ (BİMER) Tüm Kullanıcılara İyi Çalışmalar Diler 59