AKARYAKIT TÜKETİM OTOMASYON SİSTEMİ (ATOS) İLE AKARYAKIT ALIMI İŞİNE AİT TEKNİK ŞARTNAME

Transkript

1 TÜRKİYE CUMHURİYETİ DEVLET DEMİRYOLLARI İŞLETMESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 1.BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ YOL MÜDÜRLÜĞÜ AKARYAKIT TÜKETİM OTOMASYON SİSTEMİ (ATOS) İLE AKARYAKIT ALIMI İŞİNE AİT TEKNİK ŞARTNAME ONAY HAZIRLAYANLAR Yol Müdür Yrd. Nizamettin ARAS 1/I Mühendis Rıdvan AKÇAY Mümin KARASU Yol Müdür V. 1.Bölge Müdürü 1/I Mühendis Nihal TAŞTABAN ÜNLÜ DÜZENLEME VE DEĞİŞİKLİK TARİHİ Sayfa Sayısı 8 Sayfa (Türkçe) 27/10/2015

2 İÇİNDEKİLER 1. ŞARTNAME KONUSU MALIN/İŞİN CİNSİ, MİKTARI, TUTARI, ÖZELLİĞİ, ŞEKLİ VE HİZMETİN TANIMINA İLİŞKİN ŞARTLAR HİZMETİN TANIMI ATOS'UN KURULMASI ARAÇLARDA KULLANILACAK SİSTEME AİT DONANIMLAR MALIN NAKLİYE, YÜKLEME, BOŞALTMA, TARTMA VE İSTİFLEME İŞLEMLERİNE AİT HÜKÜMLER GARANTİ İLE İLGİLİ HUSUSLAR MALIN MUAYENESİNE İLİŞKİN HÜKÜMLER ALINAN MALIN BEDELİNİN ÖDENMESİNE İLİŞKİN ŞARTLAR CEZAİ ŞARTLAR FİYAT FARKI ÖDENMESİ İŞİN SÜRESİ ANLAŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ... 8

3 1. ŞARTNAME KONUSU MALIN/İŞİN CİNSİ, MİKTARI, TUTARI, ÖZELLİĞİ, ŞEKLİ VE HİZMETİN TANIMINA İLİŞKİN ŞARTLAR İş bu şartname kapsamında alınacak olan akaryakıt, sözleşme tarihinden başlamak ve 31/12/2016 da sona ermek üzere ihtiyaç halinde aralıklarla alınacaktır. Bu şartnamede; a. Motorin (Dizel), "AKARYAKIT", b. TCDD 1. Bölge Müdürlüğü "İDARE", c. İkmali sağlayacak olan Akaryakıt Firması "YÜKLENİCİ", d. Akaryakıt ikmalinin yapılmasına yarayan Akaryakıt Tüketim Otomasyon Sistemi kısaca "ATOS", e. ATOS a dahil olup, mobil demiryolu araçları (MDA) ve diğer karayolu araçları kamyon pikap ( KP ) nin yakıt depolarına monte edilecek olan Araç Tanıtım Cihazı kısaca ATC olarak adlandırılmıştır. f. ATOS a dahil olup demiryolunda hareket ettiği veya paletli olması nedeniyle veya diğer nedenlerle akaryakıt istasyonuna gitme durumu olmayan Yol ve İş Makinaları YİM olarak adlandırılmış olup bu araçlara ATC takılmayacak, akaryakıt alımları ANAHTAR verilmek suretiyle yapılacaktır. 2. HİZMETİN TANIMI a. İdare nin kullanımında olan araçların (MDA, KP, YİM) ihtiyacı olan akaryakıtın, ATOS sistemi ile Yüklenicinin veya Yüklenicinin bayilik faaliyetlerini yürüten Bayilerin ATOS sistemine bağlı olan akaryakıt satış istasyonlarından tedarik edilmesidir. b. Alımı yapılacak akaryakıt: Motorin : litredir. c. Akaryakıt, TSE nin TS EN 590+A1Otomotiv Yakıtları-Dizel (Motorin)-Gerekler ve Deney Yöntemleri standardına uygun olacaktır. (Uygulamada bulunan son şekline göre). (Akaryakıt Seri No: 15). d. ATOS ; sisteme dahil olup, ATC monte edilen araçlara veya anahtar kullanılarak yakıt ikmali yapılan araçlara nakit veya kredi kartı ile ödeme yapılmaksızın akaryakıt verecek ve doluma ait bilgileri bir bilgi işlem merkezine elektronik ortamda gönderecek olan bilgisayar destekli bir akaryakıt satış sistemidir. e. ATOS ile araçların ne kadar yol kat ettikleri ve ne kadar akaryakıt tükettikleri öğrenilebileceği gibi, tüketime ilişkin bilgiler daha güvenilir ve daha detaylı olarak düzenlenecek, ödemeler tek elden yapılacaktır. f. ATOS a dahil olan araç sayısı (40) olup, bununla sınırlı değildir. İdare nin ihtiyacına göre bu sayı azalabilir veya artabilir. Makine listesi teknik şartname ekindedir. g. YÜKLENİCİ'ye ait araçlarla, İDARE ye ait YİM na verilecek akaryakıt, Sevk İrsaliyesi belgesi karşılığında malı teslim alan İDARE adına yetkili personel ile malı teslim eden YÜKLENİCİ adına bulunan görevlinin karşılıklı olarak imzalayacakları tutanak karşılığı teslim edilecektir. Tutanakta sevk edilen akaryakıt miktarına ilişkin

4 bilgilerde, akaryakıt tesisinden seyyar depoya veya tankere aktarılan miktar değil, seyyar depodan veya tankerden YİM e aktarılan miktar esas alınacaktır. h. Akaryakıt ikmali yapılırken, YÜKLENİCİ aşağıdaki şartları gerçekleştirecek ve uyacaktır: Müdürlüğümüz demiryolu şebekesinde Sirkeci-Hudut, Pehlivanköy-Hudut ve H.Paşa- Eskişehirhattı dâhilinde herhangi bir noktada karayolu taşıtlarımıza, demiryolunda devamlı hareketli yol makinelerimize ve iş makinelerimize, yakıt talep edildiği andan itibaren 2 (iki) saat içerisinde akaryakıt ikmali yapılacaktır. Bu nedenle Ana dağıtıcı Firma tarafından verilmiş veya onaylanmış: Bilecik (Bilecik- Bozüyük), Sakarya (Sakarya-Alifuatpaşa), Kocaeli (İzmit-Gebze), İstanbul (Pendik- Kadıköy-Halkalı), Tekirdağ (Tekirdağ-Çerkezköy), Kırklareli (Kırklareli-Lüleburgaz) ve Edirne (Edirne-Uzunköprü) de ATOS sistemine uyumlu akaryakıt istasyonu olduğuna ve YİM lere akaryakıt ikmalini sağlayacak seyyar depo veya sayaçlı akaryakıt tankeri bulundurduğuna dair belge ve/veya belgeleri Akaryakıt İstasyonlarının açık adresleri ve iletişim bilgileri teklifle birlikte vereceklerdir. i. ATOS da taşıtların akaryakıt tüketimlerinde sınırlama getirilmesi durumunda, belirli bir zaman dilimi içerisinde taşıtlara getirilen limit sınırlamaları günlük, haftalık veya aylık olarak verilmesi İdare tarafından belirlenecektir. j. Araçlara verilecek olan akaryakıtın sınırlandırılması durumunda, limitlerde yapılacak değişiklik İdare tarafından yetkilendirilen personel tarafından Yüklenici' ye telefon veya fax ile bildirildiği günün gecesinde saat 00:00'a kadar ATOS'a kayıt yapılarak bir sonraki günde bildirilen yeni akaryakıt limiti tüketime hazır hale getirilecektir. k. İdare; sisteme kayıtlı olan aracın tasfiyesi,çalınması,kaybolması veya kaza geçirmesi gibi hallerde durumu Yüklenici ye aynı gün mesai saati sonuna kadar telefon ve/veya faks ile bildirecek ve ayrıca araç kayıt bilgilerinin iptal edilmesini isteyebilecektir. Aracın tasfiyesi halinde ise araca monte edilmiş olan sistemin sökülme işleminin yapılması için Yükleniciyi bilgilendirecektir. l. Yüklenici hiçbir şekilde ATC cihazı bulunmayan taşıtlara Madde 2.k. harici durumlar dışında yakıt ikmali yapamaz. Akaryakıt ikmali yaparsa, zararı Yüklenici karşılayacaktır. m. Yüklenici, akaryakıt ikmallerinde, istasyonlarda ATOS'un çalışmaması veya araçlardaki ATC cihazının bozuk olması durumunda araçların akaryakıt ikmallerini arıza formu doldurarak sorunsuz yapacaktır. Bu şekilde verilen akaryakıt ile ilgili bilgiler istasyon ve/veya araçlardaki sistem çalışır hale geldikten sonra sisteme aktarılacaktır. n. ATC takılmış olan araçların uzun süreli tamiratları ile rezerv de tutuldukları sürelerde kullanılmayan ATC cihazlarına Yüklenici tarafından sözleşme süresince ücret veya iade talebinde bulunulmayacaktır. o. Yüklenici nin İdare ye vereceği tüm hizmetler için (İdari ve Teknik olarak) her zaman İdare'nin kolaylıkla ulaşabileceği yetkili bir görevli tayin edecektir ve görevlendirdiği kişiyi sözleşmenin imzalanmasından sonra (3) gün içinde yazılı olarak İdare ye bildirecektir.

5 p. Yüklenici kendi istasyonlarında ve bayii istasyonlarında yapılacak her türlü promosyon, kampanya ve araç yıkama gibi diğer müşterilerine hak ve menfaat sağlayan faaliyetlerinden İdare nin tam olarak faydalanmasını sağlayacaktır. 3. ATOS'UN KURULMASI a. İş süresi içerisinde İdare ye ait araçlara takılacak ATC (donanımları dahil) ile bunların takma ve sökülme giderleri Yüklenici tarafından ücretsiz karşılanacak, ATOS ve ATC lerin kullanımları bedelsiz olacaktır. ATC lerin MDA lara ve KP lere montajı TCDD istasyonunda yapılacaktır. ATC lerin montajının TCDD istasyonlarında yapılamaması durumunda, araçların montaj yerine gitmesi için harcayacağı yakıt tutarı olarak, 1,5TL/km olmak üzere hesaplanan bedel hak edişten kesilecektir. b. İş süresi içerisinde İdare ye ait araçlara temin edilecek olan ANAHTAR giderleri Yüklenici tarafından ücretsiz karşılanacak, kullanımları bedelsiz olacaktır. Her bir YİM için, sadece o makinaya özgü olan anahtar temin edilecek olup anahtar kodlaması TCDD tarafından yükleniciye bildirilecektir. c. Sistem; yazılım, haberleşme ve ATOS 'a kayıt edilen İdare'ye ait araç ve akaryakıt alım hareketlerinin güvenliği Yüklenici tarafından sağlanacaktır. d. ATOS aşağıdaki özellikleri taşımalıdır: i. Sisteme kayıtlı olmayan hiç bir taşıta akaryakıt verilmeyecektir, verilmesi halinde ücreti İdare tarafından ödenmeyecektir. ii. iii. iv. Araçlara akaryakıt dolumu sırasında ATOS ile çalışan akaryakıt pompa tabancası aracın yakıt deposundan çekildiği anda dolum otomatik olarak sona erecektir. YİM lere anahtar yardımıyla motorin alımı işleminde anahtar akaryakıt istasyonu pompasına okutulacak, yüklenici tarafından temin edilen bir seyyar akaryakıt deposu veya akaryakıt tankeri aracılığıyla YİM lere taşınacak ve bu seyyar depo veya akaryakıt tankerinden akaryakıt YİM lerin depolarına aktarılacaktır. Yüklenici tarafından temin edilmiş olan akaryakıt deposunda veya akaryakıt tankerinde, her bir YİM e aktarılan yakıtı görebilmek için, akaryakıt saati bulunacaktır. ATC ile yapılan akaryakıt alımlarında ATOS, akaryakıt verilen araçlar hakkında aşağıda belirtilen bilgi ve dokümanları verebilecek nitelikte olacaktır. 1- Akaryakıt ikmalinin hangi tarih ve saatte yapıldığını, 2- Aracın özelliklerine göre verilmesi gereken akaryakıtın cinsini belirtecek, 3- Verilen akaryakıtın litre karşılığı miktarı ile Türk Lirası (TL) tutarını gösterecek, 4- Akaryakıt ikmali sırasında aracın kaç km' de olduğunu gösterecek, 5- Akaryakıtın verildiği İli, istasyonun adını ve pompa numarasınıgösterecek, 6- Yakıt ikmali yapan taşıtın resmi plakasını gösterecek. v. Anahtar ile yapılan akaryakıt alımlarında ATOS, akaryakıt verilen araçlar hakkında aşağıda belirtilen bilgi ve dökümanları verebilecek nitelikte olacaktır.

6 vi. vii. viii. 1- Akaryakıt ikmalinin hangi tarih ve saatte yapıldığını, 2- Aracın özelliklerine göre verilmesi gereken akaryakıtın cinsini belirtecek, 3- Verilen akaryakıtın litre karşılığı miktarı ile Türk Lirası (TL) tutarını gösterecek, 4- Akaryakıtın verildiği İli, istasyonun adını ve pompa numarasını gösterecek, 5- Yakıt ikmali yapan taşıtın anahtarda tanımlanmış numarasını gösterecek. ATOS a kayıtlı araçlara ATC ile yapılan akaryakıt verme işlemi sonrasında; akaryakıt ikmalinin yapıldığı tarih, saat, aracın ait olduğu kurumun adı ve kodu, plakası, km.'si, akaryakıtın cinsi, miktarı, birim fiyatı, tutarı, istasyon adı ve pompa numarasını kapsayan iki nüshalı fiş aracın sürücüsüne imzalatılacak ve bir nüshası aracın görevlisine verilecek,diğer nüshası ise istasyon yetkilisinde kalacaktır.idare nin herhangi bir sebepten dolayı alım tutarına itiraz etmesi durumunda bayii saklamakta olduğu belgeleri göstermekle yükümlüdür. Ayrıca bayii bu belgeleri 1 yıl saklamak zorundadır. ATOS a kayıtlı araçlara ANAHTAR ile yapılan akaryakıt verme işlemi sonrasında; akaryakıt ikmalinin yapıldığı tarih, saat, aracın ait olduğu kurumun adı ve kodu, akaryakıtın cinsi, miktarı, birim fiyatı, tutarı, istasyon adı ve pompa numarasını kapsayan iki nüshalı fiş aracın sürücüsüne imzalatılacak ve bir nüshası aracın görevlisine verilecek, diğer nüshası ise istasyon yetkilisinde kalacaktır. İdare nin herhangi bir sebepten dolayı alım tutarına itiraz etmesi durumunda bayii saklamakta olduğu belgeleri göstermekle yükümlüdür. Ayrıca bayii bu belgeleri 1 yıl saklamak zorundadır. Günlük akaryakıt tüketimi ile ilgili bilgileri internet üzerinden günlük takip edebilme imkânı verilmelidir. e. İdare nin, ATOS'un çalışması ile ilgili bilgi talep etmesi durumunda Yüklenici tarafından talep karşılanacak ve araçlara akaryakıt ikmali yapılabilecek istasyonları gösteren harita, adres listesi ile gerekli dokümanları her araç için 1 (bir) adet olmak üzere ücretsiz olarak temin edecektir. Ayrıca bu sistemden faydalanan araçlar için sistemi tanıtıcı çıkartmalar Yüklenici tarafından yaptırılarak aracın uygun yerlerine yapıştırılması sağlanacaktır. f. İdare ATC lerin montajı/demontajı için araçlarını belli bir program dahilinde kendi tesislerinde hazır bekletecek, montaj/demontaj için uygun zaman ve zemini hazırlayacaktır. g. ATC cihazı ve donanımlarının araçlara montaj işlemleri ve anahtarların tümünün İdareye teslimi sözleşmenin imzalanmasından itibaren (10) takvim günü içerisinde tamamlanacaktır. İşin sona ermesi durumunda ise İdarenin talebi doğrultusunda cihazlar (10) takvim günü içerisinde ücretsiz olarak araçlara zarar vermeden Yüklenici tarafından söktürülecektir. h. ATC Montaj ve demontaj işlemleri sırasında Yüklenici yetkilisinin yanı sıra İdare den de yetkili biri hazır bulunacak ve onun gözetiminde bu işlemler gerçekleştirilecektir.

7 Montaj ve demontaj işlemleri tamamlandıktan sonra araçlar İdare yetkilisi tarafından kontrol edilerek bir tutanak ile teslim alınacaktır. i. ATOS a dahil olan araç sayısında artma veya azalma olması durumunda bu araç/araçların ATC cihazı ve donanımlarının montajı/demontajı ile Anahtarların teslimi Yüklenici tarafından ücretsiz olarak (5)takvim günü içerisinde tamamlanacaktır. 4. ARAÇLARDA KULLANILACAK SİSTEME AİT DONANIMLAR a. ATC i. ATC; Araç ile ilgili bilgileri kapsayan ünitedir. ii. Yakıt pompa tabancasının anten ile teması halinde doluma ait bilgileri istasyon kontrol cihazına iletebilmek için ATC'ler aracın depo antenine ve km saatine bağlanacaktır. Aracın İdare tarafından istenilen bir yerine monte edilecektir. b. ARAÇ DEPO ANTENİ ATC den aldığı bilgileri pompa tabanca antenine ileten elektromanyetik iletişim halkasıdır. Aracın yakıt deposunun girişine uygun şekilde monte edilir. c. ANAHTAR Demiryolunda hareket ettiği veya paletli olması nedeniyle veya diğer nedenlerle akaryakıt istasyonuna gitme durumu olmayan YİM lerin akaryakıt alımlarının sağlanabilmesi amacıyla kullanılan ve akaryakıt alınacak aracı temsil eden elemandır. 5. MALIN NAKLİYE, YÜKLEME, BOŞALTMA, TARTMA VE İSTİFLEME İŞLEMLERİNE AİT HÜKÜMLER İdare ye ait araçlara takılacak otomasyon sistemi ve akaryakıta ait her türlü nakliye, yükleme, boşaltma, tartı ve istif işi ile ilgili doğacak masraflar Yüklenici'ye aittir. 6. GARANTİ İLE İLGİLİ HUSUSLAR a. Yüklenici teslim ettiği malların TSE standartlarına uygun olmaması durumunda kullanılmamış ise yenisi ile değiştirmeyi, kullanılmış ise kullanımdan dolayı meydana gelmiş her türlü zararı karşılamayı garanti edecektir. b. Bozuk olan akaryakıtın tespiti ve değerlendirilmesi aşamasında yapılacak her türlü masraf (Kontrol muayenesi, değişecek yakıtın ilgili birimlere nakli, servis giderleri vb. gibi) Yüklenici'ye aittir. c. ATC'lerin ve ANAHTAR ların garanti süresi, araca takıldığı tarihten itibaren sözleşmenin sona erdiği tarihe kadar geçerlidir. Garanti süresi içerisinde meydana gelebilecek servis giderleri Yüklenici tarafından ücretsiz karşılanacaktır. d. Yüklenici, ATC'lerin ve ANAHTAR ların bakım ve onarımları ile ilgili her türlü arızasını (kaza gibi benzeri nedenlerden hasar görmesi dahil) kendisine yazılı veya faks ile tebligatın yapılmasını müteakip en geç (5) takvimgünü içerisinde ücretsiz olarak giderecek ve onarılması mümkün değil ise yenisi ile değiştirecektir.her araç için arızanın giderilmediği her takvim günü için sözleşme bedelinin onbindebiri (%0,01)

8 oranında ceza kesilecek ve kesilen bu ceza, cezanın kesilmesinden sonraki ilk hak edişten düşülecektir. 7. MALIN MUAYENESİNE İLİŞKİN HÜKÜMLER a. İdare, gerekli gördüğünde akaryakıtın TSE Teknik özelliklerine sahip olup olmadığını muayene ettirebilecektir. b. Akaryakıt Dağıtım Şirketi tarafından EPDK ya verilmek üzere yaptırılan periyodik muayene sonuçları akaryakıt alınan istasyonlar için aylık/3aylık olmak üzere aylık hakediş ekinde verilecektir. c. İdare, Yüklenici'den tedarik ettiği akaryakıtın TSE Teknik özelliklerine uymadığı tereddüdü hâsıl olduğunda veya akaryakıttan herhangi bir şikâyetin olması durumunda, her türlü mali gideri Yükenici ye ait olmak üzere şüpheli yakıttan alınan numuneyi tayin edeceği bir laboratuarda analiz yaptırmaya yetkilidir. Yapılan analize itiraz halinde ikinci numune İdare nin tayin edeceği farklı bir laboratuara gönderilerek analiz ettirilir. Akaryakıtın laboratuar sonuçlarının Yüklenici aleyhinde olması durumunda akaryakıt kaynaklı tüm bakım, tamir giderleri Yüklenici tarafından karşılanacaktır. Malın standartlara uygun olmaması nedeniyle aynı şekilde 3 defa üst üste yakıttan dolayı arıza meydana gelmesinin laboratuar sonuçları ile belgelenmesi durumunda sözleşme fesh edilecektir. 8. ALINAN MALIN BEDELİNİN ÖDENMESİNE İLİŞKİN ŞARTLAR a. Yüklenici; İdare'ye ait araçlar için alımı yapılan akaryakıtın bedelini 30 günden az olmayacak dilimler halinde İdare'ye fatura edecektir. İdare, akaryakıt alımına esas olan dokümanların ulaşmasından ve kontrollerde mutabakat sağladıktan sonra tahakkuk işlemlerini tamamlayarak, sözleşmede belirtilen şekillerde ödeme yapacaktır. Yüklenici bu ödeme koşulları için İdare'den herhangi bir vade farkı, faiz ya da komisyon talep etmeyecektir. b. Yüklenici tarafından anahtar kullanılarak YİM e aktarılan yakıt ödemelerinde, yüklenici firma yetkilisi ile idare yetkilileri arasında imzalanan tutanaktaki miktarlar esas alınarak ödeme yapılacaktır. c. Yüklenici, İdare'ye ait akaryakıt harcamalarını gösteren tüketim çizelgelerini tüketim tarihine göre olmak üzere her fatura ibrazında ve en az 30 günlük dönemler halinde de İdare'nin bildireceği adresine Excel çalışma sayfası olarak düzenli bir şekilde gönderecektir. 9. CEZAİ ŞARTLAR a. ATC cihazı ve donanımlarının araçlara montajının ve anahtarların tümünün tesliminin sözleşmenin imzalanmasından itibaren (10) takvim günü içerisinde tamamlanmaması durumunda, her bir gecikme günü için sözleşme bedelinin onbindebir (%0,01) i kadar ceza uygulanacaktır. b. TCDD tarafından telefon/ faks/ mail veya direkt istasyona gidilerek yapılacak akaryakıt

9 talebi en geç 2 saat içinde yüklenici tarafından karşılanacaktır. Talep 2 saat içinde karşılanamazsa talep edilen mal miktarı ile o günkü EPDK sitesinde yayımlanan motorin fiyatının çarpılması ile elde edilecek tutarın %10 u kadar ceza kesilecek ve ilk hakedişten düşülecektir. c. Yüklenicinin talebi 2 saat içinde karşılayamaması halinde ve İdarenin mala acil ihtiyaç duyması halinde malı kendi temin edebilecektir. d. YİM lere seyyar depo veya akaryakıt tankerinden akaryakıt getirilememesi ve İdare nin kendi imkanları ile akaryakıtı yüklenici bayisi istasyondan alması durumunda, alınan yakıt miktar bedelinin % 10 u ceza tutarı olmak üzere ilk hak edişten kesilecektir. 10. FİYAT FARKI ÖDENMESİ Yükleniciye fiyat farkı yürürlükteki "Bakanlar Kurulu Fiyat Farkı Kararnamesi"ne göre verilecektir. 11. İŞİN SÜRESİ Sözleşmenin süresi imza tarihinden itibaren 31/12/2016 tarihine kadardır. 12. ANLAŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ Uyuşmazlık halinde Kadıköy/İSTANBUL mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir.