DİYANET İŞLERİ BAŞKANLIĞI DOSYALAMA YÖNERGESİ ( 1 )

Transkript

1 DİYANET İŞLERİ BAŞKANLIĞI DOSYALAMA YÖNERGESİ ( 1 ) Amaç MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı, Başkanlığımızın merkez, taşra ve yurt dışı kuruluşlarının tüm birimlerinde elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin sistemli bir şekilde dosyalanmasına ve Dosya Planının uygulanmasına ilişkin usul ve esasları belirlemektir. Kapsam MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Başkanlığımızın merkez, taşra ve yurt dışı kuruluşlarının tüm birimlerini kapsar. Dayanak MADDE 3- (1) Bu Yönerge, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin değişik 44. maddesine ve 24 Mart 2005 tarihli ve B.02.0.PPG (2005/7) sayılı Başbakanlık Genelgesine dayanılarak hazırlanmıştır. Dosya planının oluşturulması MADDE 4- (1) Başkanlığımız Dosya Planı; Başbakanlık tarafından, tüm kamu kurum ve kuruluşlarında ortaklaşa kullanılmak üzere hazırlanan Ortak Alanlara Ait Dosya Planı ile Başkanlığımız tarafından Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordine edilerek hazırlanan Başkanlığımızın ana hizmet birimlerinin faaliyet konularına ait Dosya Planı birleştirilmek suretiyle oluşturulmuş ve bu Yönergeye eklenmiştir. Sorumluluk MADDE 5- (1) Bu Yönergeye ekli Dosya Planının, hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanılmasından; uygun görülen durumlarda yeni kodların açılması ve mevcut olanların kaldırılması ya da değiştirilmesini yapmakla Strateji Geliştirme Başkanlığı sorumludur. (2) Dosya Planının uygulamasının takip ve denetiminden Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı sorumludur. Yürürlükten kaldırma MADDE 6- (1) 23/09/2005 tarihli ve B.02.1.DİB sayılı Başkanlık onay ile yürürlüğe konulan Diyanet İşleri Başkanlığı Dosyalama Yönergesi ek ve değişiklikleri ile birlikte yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlük MADDE 7- (1) Bu Yönerge onaylandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 8- (1) Bu Yönerge hükümlerini Diyanet İşleri Başkanı yürütür. 1 Bu Yönerge 21/07/2010 tarihli ve 51 sayılı onayla yürürlüğe girmiştir. R-33/1

2 STANDART DOSYA PLANI AÇIKLAMA VE KURALLAR Revizyon Tarihi 2009 Sayfa No 1/6 GENEL AÇIKLAMALAR Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.). Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur. Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, ve sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır. Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında; yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında numaralandırılmıştır. Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı kullanılmıştır. Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti konumunda olmasına rağmen veya sayısal aralığında tanımlanmış konulara, ana hizmet faaliyetleri için hazırlanan Planlarda ( sayısal aralığında) yer verilmemiş; bu faaliyet konuları için veya sayısal aralığının kullanımı önerilmiştir. Böyle bir bölünme ile aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir. R-33/2

3 STANDART DOSYA PLANI AÇIKLAMA VE KURALLAR Revizyon Tarihi 2009 Sayfa No 2/6 Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin; Ana Konu 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri Belge Yönetimi Saklama Süreli Dosya Planı Kodlama İşlemleri Arşiv Yönetimi Devir Teslim İşlemleri Ayıklama ve İmha İşlemleri Ayıklama ve İmha Uygunlu Görüşü Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri İnceleme ve Denetleme Arşivlerden Yararlanma 805 Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını öngörmektedir. Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı :B.02.0.ARV Birim Kodu Dosya No Kayıt No R-33/3

4 STANDART DOSYA PLANI AÇIKLAMA VE KURALLAR Revizyon Tarihi 2009 Sayfa No 3/6 Birim (Haberleşme) kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları "Sayı" bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı; veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Dosya planı ile yazıların "sayı" bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani "dosya numarası" uygulaması da sağlanmış olacaktır. DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Ana hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve denetim faaliyetlerine ilişkin dosya konularının ilgili bulunduğu faaliyetin altında yer alması, bu faaliyetlere ait alanların sadece o hizmeti yürüten birimin kullanımına açık olduğu anlamına gelmemelidir. Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki dosya konuları ile de dosya açabileceklerini unutmamalıdır. Dosya Planlarının ve sayısal aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet faaliyetlerine ilişkin sayısal aralığında yer alan konuların ise, kurum ve kuruluşlarda farklı tanımlamaları içerdiği unutulmamalıdır. Kurum dışından gelen bir yazıda sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli; bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır. Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde, nerede dosyalanması gerektiği düşüncesinden hareketle dosya numarası belirlenmeli; bu yaklaşım, aynı mahiyetteki tüm belgeler için de uygulanmalıdır. Dosya numarasının tespitinde, kurum içi veya kurum dışından gelen yazılardaki dosya numaraları belirleyici olmamalıdır. Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda bulunan ve üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişmediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır. Örneğin, yıl içerisinde Personel işleri ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda 900 Personel İşleri kodu ile açılacak bir dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. 900 Personel İşleri adlı bir dosya, sayısal aralığında personel konusu ile ilgili belgeleri barındırdığını ifade etmektedir. Her faaliyet grubunun son dosyası konumunda bulunan ve sonu 9 ile biten üç karakter rakam kodla tanımlanmış Diğer adlı dosyalar, o faaliyet grubunun bir parçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen (faaliyet grubundaki herhangi bir dosya ile ilişkilendirilemeyecek) yazıların kodlanmasında ve dosyalanmasında kullanılmak üzere tanımlanmıştır. R-33/4

5 STANDART DOSYA PLANI AÇIKLAMA VE KURALLAR Revizyon Tarihi 2009 Sayfa No 4/6 Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1. alt bölünmelerinin sonunda 99 Diğer adı ile kodlanan dosyalar ise, kendinden önceki alt konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Bu kural 2. ve 3. alt bölünmeler için de aynı usulde uygulanacaktır. Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "" adıyla dosya açılabilecektir. Dosya planında "Diğer" adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yıl sonunda birimlerince incelenip, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecek ve kurumun dosya planından sorumlu birimlere bildirilecektir. Hazırlanan yazılara dosya numarası tespitinde, dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların geneli konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Bu gibi durumlarda alt ayrımların geneli durumundaki konular yalnızca dosya numarası olarak kullanılabilecektir. Aynı dosya numarasını taşıyan belgelerin yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin sağlanabilmesi amacıyla dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, coğrafik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yapılabilecektir. Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın "Ek-1 ve Ek-2" bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda "Ek-1 ve Ek-2" bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, / işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiği durumlarda da ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır. Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod ; (noktalıvirgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır. Örnekler; /69 : Talep ve Şikayetler (Bayburt) /DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya) [54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı [2004/13]: 2004/13 no lu idari dava dosyası [C-46] : C-46 Sicil Numaralı Selvet Saraç ın Yurt içi Görevlendirmesi [TBAG-719]: TBAG-719 no lu Tübitak Projesi (izleme ve raporlama) /06[TBAG-719]: Ankara ili ile ilgili TBAG-719 no lu Tübitak Projesi R-33/5

6 STANDART DOSYA PLANI AÇIKLAMA VE KURALLAR Revizyon Tarihi 2009 Sayfa No 5/6 Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan görevliler tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek yazıya yansıtılacaktır. Ünite amirleri hatalı işlemleri önlemeye yönelik kontrol işlemlerini yapacak ve işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, ağırlıklı konu dosya numarası olarak belirlenecek, gerektiğinde yazının bir örneği ilgili bulunduğu diğer dosyaya da konulabilecektir. Dosya planında ayrıca tanımlanmış dahi olsa bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılar, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgili bulunduğu işlem kodu ile tanımlanmaya devam edilecektir. Bu tür yazıların ayrı bir dosyada da takip edilmesi gerektiğinde dosya planındaki kendi konu kodu ile dosya açılarak, yazıların birer örneği bu dosyaya konulabilecektir. Örnek; Satınalma sürecinde alınması gereken bir olur için Genel İşler bölümünde yer alan 020 Olurlar, onaylar kodu kullanılmamalıdır. Alınması gereken onay satınalma sürecinin ayrılmaz parçası olması sebebiyle satınalma kodu ile tanımlanmalı ve satınalma dosyasında saklanmalıdır. Birimin rahat ulaşım ve yararlanma ihtiyacından dolayı farklı kodlarla tanımlanmış olurların birer örneği 020 Olurlar adı ile açılacak dosyada toplanabilecektir. Strateji Geliştirme birimleri, dosya planının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere sorumludur. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır. Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar "işlemdeki yazılar" adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. R-33/6

7 STANDART DOSYA PLANI AÇIKLAMA VE KURALLAR Revizyon Tarihi 2009 Sayfa No 6/6 Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu", "Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı", "yılı" ve varsa Özel Kodu gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır Ek-3. Dosya üzerinde bulunması gereken unsurların tatbikinde kurum içinde birliktelik sağlanması amacıyla, dosyalama hizmetlerinden sorumlu birimler gerekli girişimlerde bulunacaktır. Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyaların depolandığı ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacaktır. Dosyaların bu şekilde saklanması, birbirleri ile ilgili konulara ait dosyaların bir arada bulunmasını sağlayacağı gibi, ileride arşivlerde yapılacak tasnif işlemlerinde uygulanacak "asli düzen"in kendiliğinden oluşumuna da temel teşkil edecektir. Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır. Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyulacaktır. Dosya planında, yeni konuların açılması, mevcut olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi gerektiği durumlarda, kurum veya kuruluşların dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü haberdar etmesi üzerine bu Genel Müdürlükçe, uygun görülen düzeltmeler yapılabilecektir. Dosya planlarında öngörülen değişiklikler yıl sonlarında yapılacaktır. Üniversite, belediye ve özel idareler, dosya planlarına yeni konuların ilavesi, mevcut olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi taleplerini, belediyeler ve özel idareler için İçişleri Bakanlığına; üniversiteler için Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığına bildirmek zorundadırlar. Bu kurumların dosya planlarından sorumlu birimlerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü haberdar etmesi ve bu Genel Müdürlüğün uygun görmesi halinde gerekli düzeltmeler yapılabilecektir. Kurumlar ve Kuruluşlar dosya planlarını web sitelerinde de yayınlayarak, kullanıcıların güncel dosya planını takip etmelerini sağlayacaklardır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan "Ortak Alanlar" ve web adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir. R-33/7

8 STANDART DOSYA PLANI EKLER ÜLKE KODLARI Revizyon Tarihi 2009 Ek No 1 R-33/8

9 STANDART DOSYA PLANI EKLER İL TRAFİK KODLARI Revizyon Tarihi 2009 Ek No 2 R-33/9

10 STANDART DOSYA PLANI EKLER Revizyon Tarihi 2009 Ek No 3 Dosya veya Klasör Etiketi R-33/10

11 STANDART DOSYA PLANI KONU GRUPLARI Revizyon Tarihi 2009 KONU GRUBUNUN ADI DOSYA KODU ARALIĞI 1 GENEL KONULAR ANA HİZMET FAALİYETLERİ Din Hizmetleri Din Eğitimi ve Yayın İşleri Hac ve Umre İşleri DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER Araştırma ve Planlama İşleri Basın ve Halkla İlişkiler İşleri Hukuk İşleri Teftiş / Denetim İşleri YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Bilgi İşlem İşleri Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Emlak ve Yapım İşleri Eğitim İşleri İdari ve Sosyal İşler Tanıtım ve Yayın İşleri Mali İşler Özel Kalem ve Protokol İşleri Personel İşleri Satınalma ve Satış İşleri Sivil Savunma İşleri R-33/11

12 STANDART DOSYA PLANI KONU GRUPLARI Revizyon Tarihi 2009 AÇIKLAMALAR Açıklama: (1) Açıklama: (2) Açıklama: (3) Saklama Kodlarının Açılımı A : Devlet Arşivlerine Gönderilir A1 : Örnek Yıllar Gönderilir A2 : Örnek Seçilenler Gönderilir A3 : Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir B : Kurumunda Saklanır C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez Planda geçen saklama süreleri, dosyanın kapandığı tarihten itibaren geçen süreyi ifade eder sayısal aralığında tanımlanmamış faaliyetler için "ortak alanlar"daki dosya kodları ve saklama süreleri dikkate alınacaktır. Açıklama: (4) Dosya Planının 2. ve 3. alt bölünmelerinde ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir. Açıklama: (5) Saklama süreleri Diyanet İşleri Başkanlığı merkez ve taşra teşkilatı için müşterek hazırlanmıştır. Saklama kodu A kategorisinde değerlendirilen dosyalar merkez teşkilatı için geçerlidir. Taşra teşkilatları, A kategorisinde tanımlanan dosyaların akıbetini, saklama sürelerini müteakip ayıklama ve imha komisyonlarınca belirleyeceklerdir. R-33/12

13 GENEL İŞLER Revizyon Yılı 2009 Genel Sayfa No 1/ Genel 010 Mevzuat İşleri 01 Kanunlar 02 Tüzükler 03 Yönetmelikler 04 Yönergeler 05 Tebliğler 06 Genelgeler 01 İç Genelgeler 02 Dış Genelgeler 07 Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler 01 Talimatlar 02 Duyurular 03 Sirkülerler 08 Rehber, Kılavuz 09 Standartlar 020 Olurlar, Onaylar 020 yazışma kodu olmayıp, yalnızca dosya adı olarak kullanılacaktır. 030 Anlaşma, Sözleşme ve Protokoller 01 Anlaşmalar 02 Sözleşmeler 03 Protokoller 04 Şartnameler 01 İdari 02 Teknik 030 ve alt açılımlarına ait konular bir faaliyetin parçası olarak farklı kodla tanımlanması durumunda birer örneğinin dosyalanmasında yalnızca dosya adı olarak kullanılacaktır. 040 Faaliyet Raporları 01 Haftalık 02 Aylık 03 Üç Aylık 04 Altı Aylık R-33/13

14 GENEL İŞLER Revizyon Yılı 2011 Revizyon No 2 Genel Sayfa No 2/50 05 Yıllık 06 Konsolide 041 Brifingler ve Bilgi Notları 01 Brifingler 02 Bilgi Notları 042 İstatistikler 044 Anketler 045 Görüşler 01 Teknik ve Mesleki 02 Hukuki 03 İdari Mevzuat tasarılarına ilişkin görüşler için de kodu kullanılacaktır. 050 Kurullar ve Toplantılar 01 Kurullar, Senatolar, Meclisler 01 Seçim ve Atama İşleri 02 Davetler ve Gündemler 03 Tutanaklar 04 Kararlar 05 Ödemeler 02 Yönetim Kurulları, Belediye Encümeni 03 Danışma, Disiplin, Koordinasyon Kurulları 04 İhtisas Kurulları 05 Konseyler 06 Komite, Komisyonlar in alt açılımı, için de aynı usulde uygulanabilecektir. Aynı konu numarasını taşıyan birden çok Kurul, Komisyon vb. nin her biri, kurumsal özel bir kodla tanımlanır ve bu özel kodlar köşeli parantez içinde konu numarasının ardından yazılarak, gerektiğinde ayrı dosyalar açılması sağlanır. 051 Bilimsel ve Kültürel Toplantılar 01 Kongre R-33/14 MART-2012

15 GENEL İŞLER Revizyon Yılı 2011 Revizyon No 2 Genel Sayfa No 3/50 02 Konferans 03 Şura 04 Sempozyum 05 Seminer 06 Bienal 07 Kurultay 08 Çalıştay 09 Panel 10 Kolokyum 060 Kalite Yönetim Sistemi 01 Kalite El Kitabı 02 Temel Prosedürler ve Bağlı İşlemler 04 Talimatlar 05 Formlar Eğitim Faaliyetleri için Bkz. Eğitim İşleri 07 İzleme ve Ölçme İşlemleri 01 Müşteri Memnuniyeti (Veri Analizi) 02 Tetkik İşlemleri 03 İzleme ve Ölçme Sonuçlarının Analizi (Veri Analizi) 08 İyileştirme İşlemleri 01 Düzeltici Faaliyetler 02 Önleyici Faaliyetler 09 Bireysel Öneriler 10 Yönetimin Gözden Geçirmesi 11 Hizmet (Ürün) Gerçekleştirme 01 Planlama 02 Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi ve Gözden Geçirilmesi 03 Tasarım ve Geliştirme 04 Üretim ve Hizmet (Ürün) Sağlanması (Sunulması) 12 Kalibrasyon MART-2012 R-33/15

16 DİN HİZMETLERİ Revizyon Yılı 2009 Genel Sayfa No 4/ Din Hizmetleri (Genel) 101 Din İşleri Yüksek Kurulu 15 A 01 Kararlar 02 Mütalaalar 15 C 105 Dini Sorular ve Cevaplar 10 D 150 Mushaf İnceleme İşleri 10 C 01 Mushaf İnceleme Kurulu 02 İthal ve İhraç İşlemleri 01 İthal İşlemleri 02 İhraç İşlemleri 03 Tetkikten Geçmeyen Mushaflar 01 İncelenmeden Piyasaya Sürülen Mushaflar 02 Sahte Mühürle Piyasaya Sürülen Mushaflar 04 Hatalı Mushaflar 05 İnceleme ve Araştırmalar 201 İrşat Hizmetleri 01 İrşat Programları 5 D 02 İrşat Ekipleri 01 Merkez İrşat Ekipleri 15 A 02 İl Özel İrşat Ekipleri 5 D 03 İrşat Hizmetleri 01 Ramazan Ayı İrşat Hizmetleri 5 D 02 Bayanlara Yönelik İrşat Hizmetleri 5 D 03 Engellilere Yönelik İrşat Hizmetleri 5 D 04 Cami Dersleri 5 D 5 D 202 Vaaz Hizmetleri 01 Görev Programları 10 D 02 Vaaz Konuları 10 D 03 Fahri Vaizlik B D 04 Stajyer Vaizler 10 D R-33/16

17 DİN HİZMETLERİ Revizyon Yılı 2009 Genel Sayfa No 5/50 10 C 203 Hutbelerle İlgili İşlemler 10 D 01 Hutbe Konuları 02 Hutbe Hazırlatma İşlemleri 03 Yayınlanması Uygun Görülen Hutbeler 04 Yayınlanması Uygun Görülmeyen Hutbeler 10 C 204 Kadın ve Aileye Yönelik Hizmetler 5 D 205 Din Hizmetlerinin Etkin Hale Getirilmesi Çalışmaları 15 A 210 İbadetlerin Edası İle İlgili Çalışmalar 01 Namaz 10 D 02 Oruç-Ramazan 10 D 03 Hac 10 D 04 Zekat-Fitre 15 A 05 Ezan-Sala 10 D 10 C 211 Cenaze İşleri 10 D 212 Kurban Hizmetleri 5 D 213 Helal Sertifikası İşlemleri 10 C 215 Camilerin Yönetimi İle İlgili İşlemler 01 İbadete Açılış ve Kapanışı B A 02 Yönetimin Başkanlığa Devri B D 03 Merkezi Ezan Sistemi 5 D 04 Merkezi Vaaz Sistemi 5 D 05 Camilerin Ziyareti 5 D 06 Camilerde Film Çekim İşlemleri 5 D 07 Tarihi ve Turistik Camiler 5 D 08 Camilerin Temizlik ve Bakımı 5 D 09 Camilerde Mevlit vb. Program İcra Etme Talepleri 5 D 5 C 216 Cami Hizmetlerinin Etkin Hale Getirilmesi Çalışmaları B A 219 Cami Dışında Yürütülen Dini ve Sosyal Hizmetler 15 A 01 Cezaevleri 02 Huzurevleri 03 Islahevleri ve Çocuk Esirgeme Yurtları R-33/17

18 DİN HİZMETLERİ Revizyon Yılı 2009 Genel Sayfa No 6/50 04 Fabrika ve Büyük İşyerleri 15 C 220 Kutlama Programları 01 Dini Gün ve Geceler 01 Mevlit Kandili 10 D 02 Regaip Kandili 10 D 03 Miraç Kandili 10 D 04 Berat Kandili 10 D 05 Kadir Gecesi 10 D 06 Ramazan Bayramı 10 D 07 Kurban Bayramı 10 D 08 Hicri Yılbaşı 10 D 02 Kutlu Doğum Haftası 01 Genel Düzenlemeler 15 A 02 İcra Edilen Programlar ve Değerlendirilmesi 5 D 03 Camiler ve Din Görevlileri Haftası 01 Genel Düzenlemeler 15 A 02 Kutlama Komisyonları 15 A 03 Din Görevlilerine Yönelik Etkinlikler 5 D 04 İcra Edilen Programlar ve Değerlendirilmesi 5 D 10 C 225 İhtida İşlemleri 15 A 01 İhtida Merasimi 02 İhtida Belgesi 03 İhtida Defteri 04 İhtida Edenlerle İlgili İstatistiki Bilgiler 15 C 230 Dini Cemaat, Tarikat vb. Oluşumlar 15 A 231 Misyonerlik 15 A 232 Alevilik - Bektaşilik 15 A 233 Bid at ve Hurafeler 15 A 234 Bölücü, Yıkıcı ve Zararlı Akımlar 15 A 235 Dinler Arası Diyalog 15 A R-33/18

19 DİN HİZMETLERİ Revizyon Yılı 2009 Genel Sayfa No 7/ Vakit Hesaplama 01 İmsak ve Namaz Vakitleri 15 C 02 Kameri Aybaşları 15 A 03 Güneşin Astronomik Doğuş ve Batışı 15 A 04 Tarih Dönüşümlerini ve Karşılıklarını Hesaplama 15 A 05 Kıble Tespiti 15 A 15 C Kurban Hizmetleri Kurulu için Bkz. Genel İşler, Kurullar ve Toplantılar Kurban Hizmetleri Komisyon ve Alt Komisyonlar için Bkz. Genel İşler, Kurullar ve Toplantılar 249 Din Hizmetleri İle İlgili Diğer İşler 10 C R-33/19

20 DİN EĞİTİMİ VE YAYIN İŞLERİ Revizyon Yılı 2009 Genel Sayfa No 8/ Din Eğitimi ve Yayın İşleri (Genel) 251 Kur an Kursları B C 01 Bina Tahsisi 02 Eğitim ve Öğretime Açılış 03 Eğitim ve Öğretime Ara Verme 04 Eğitim ve Öğretime Kapatılması B C 252 Kur an Kursu Öğretici İşlemleri 5 D 01 Kadrolu Öğretici İşlemleri 02 Geçici Öğretici İşlemleri 03 Sözleşmeli Öğretici 5 C 253 Kur an Kursu Öğrenci İşlemleri B D 01 Kayıt 02 Disiplin 03 Kayıt Silme 04 Nakil 05 Sınav 06 Belge 07 Değerlendirme 10 C 254 Kur an Kursu Eğitimleri 01 Eğitim Öğretim Programları 15 A 02 Ders Müfredatları 15 A 03 Ders Kitapları 15 A 04 Eğitim Metodları ve Araştırmaları 15 A 05 Ders Araç-Gereçleri 10 D 10 C 256 Yaz Kur an Kursları 5 C 01 Eğitim Öğretim Programları 02 Ders Müfredatları 03 Ders Kitapları 04 Eğitim Metodları ve Araştırmaları 05 Ders Araç-Gereçleri 06 Değerlendirme 5 C R-33/20

21 DİN EĞİTİMİ VE YAYIN İŞLERİ Revizyon Yılı 2009 Genel Sayfa No 9/ Camilerde Kur an-ı Kerim Eğitimi 5 C 01 Eğitim Öğretim Programları 02 Ders Müfredatları 03 Ders Kitapları 04 Eğitim Metodları ve Araştırmaları 05 Ders Araç-Gereçleri 06 Değerlendirme 5 C 260 Hafızlık Tespit Sınavları 01 İlan - Duyuru 5 D 02 Müracaat 5 D 03 Komisyon Teşkili ve Tebligat B D 04 Sınav B D 05 Belgelendirme B D 5 C 265 Kur an-ı Kerim Yarışmaları 01 Kur an-ı Kerim i Güzel Okuma Yarışması 01 İlan - Duyuru 5 D 02 Komisyon Teşkili ve Tebligat 5 D 03 Belgelendirme - Ödül B A 02 Hafızlık Yarışması 01 İlan - Duyuru 5 D 02 Komisyon Teşkili ve Tebligat 5 D 03 Belgelendirme - Ödül B A 5 C 270 TV ve Radyo Programları 01 İslamın Aydınlığında 10 C 02 İftar ve Sahur Programları 10 C 10 C 299 Din Eğitimi ve Yayınla İlgili Diğer İşler 10 C Eğitim Konuları için Ayrıca Bkz. Ortak Alanlar, Eğitim İşleri Yayın konuları için Ayrıca Bkz. Ortak Alanlar, Tanıtım ve Yayın İşleri R-33/21

22 HAC VE UMRE İŞLEMLERİ Revizyon Yılı 2009 Genel Sayfa No 10/ Hac ve Umre İşlemleri (Genel) 302 Hac ve Umre Başvuruları ve Kayıt İşlemleri 01 Hac Başvuru ve Kayıt İşlemleri 01 Müracaat - Önkayıt 5 D 02 Kesin Kayıt 5 D 02 Umre Başvuruları ve Kayıt İşlemleri 01 Müracaat - Önkayıt 5 D 02 Kesin Kayıt 5 D 5 C 303 Hac ve Umreye Gitmekten Vazgeçenler veya Vefat edenler 01 Hac 01 Hacca Gitmekten Vazgeçenler 5 D 02 Hacda Vefat Edenler 10 D 02 Umre 01 Umreye Gitmekten Vazgeçenler 5 D 02 Umrede Vefat Edenler 10 D 10 C 305 Pasaport İşlemleri 01 Hacı Adayı 5 D 02 Umreci 5 D 5 D Görevli Personel Pasaport İşlemleri için Bkz. Ortak Alanlar, Personel İşleri 307 Hac ve Umre Değerlendirme Raporları 01 Hac ve Umre Raporu 15 A 02 Hac ve Umre Görevlileri Değerlendirme Raporları 5 D 10 C 311 Özel Umre Turları 10 D 330 Acente İşlemleri B D 01 Tespit Edilen Acenteler 02 Hac Acente İşlemleri 01 Görevlendirme 01 Kafile Başkanları 02 Din Görevlileri 03 Acente Görevlileri R-33/22

23 HAC VE UMRE İŞLEMLERİ Revizyon Yılı 2009 Genel Sayfa No 11/50 02 Vize İşlemleri 03 Şartname 04 Sözleşme 05 Şikâyet 06 Görevlendirme Tebligatları 03 Umre Acente İşlemleri 01 Görevlendirme 01 Kafile Başkanları 02 Din Görevlileri 03 Acente Görevlileri 02 Vize İşlemleri 03 Şartname 04 Sözleşme 05 Şikâyet 06 Görevlendirme Tebligatları B C 345 Ücret İadesi 01 Hac Ücret İadesi 10 D 02 Umre Ücret İadesi 10 D 10 D 346 Seyahat Programı 01 Hac 5 D 01 Hava Limanı Tespiti 02 Bilet İşleri 03 Yolcu Listeleri 04 Kaybolan Eşya 02 Umre 5 D 01 Hava Limanı Tespiti 02 Bilet İşleri 03 Yolcu Listeleri 04 Kaybolan Eşya 5 D 349 Hac ve Umre İle İlgili Diğer İşler 10 C R-33/23

24 ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ Revizyon Yılı 2009 Genel Sayfa No 12/ Araştırma ve Planlama İşleri (Genel) 601 Teşkilatlanma İşleri 01 Kuruluş, Yapılanma 02 Yetkilendirme, Yetki Değişikliği 03 Yönetimi Geliştirme 04 Teşkilat Şemaları ve Kadrolar 01 Teşkilat Şemaları 02 Norm Kadro Çalışmaları 01 Görev/İş Tanımları 02 Norm Kadro Pozisyonları 602 Plan ve Program İşleri 01 Kalkınma Planı 01 Hazırlık Çalışmaları 02 İzleme ve Değerlendirme 02 Orta Vadeli Plan/Program 03 Yıllık Plan/Program in alt açılımı, için de aynı usulde uygulanabilecektir. 04 Stratejik Plan 01 Veri Toplama 02 Analiz ve Raporlama 03 Revizyon 05 Eylem Planları 06 Yönetim/İş Planları 07 Yatırım Programları 01 Hazırlık Çalışmaları 02 Yatırım Revizyonu 03 Ek Ödenek 04 Ödenek Aktarma 05 Serbest Bırakma 06 Maliyet Revizyonu 07 Dönem Gerçekleştirme Raporları 08 Performans Programı 01 Veri Toplama 02 Maliyetlendirme 03 İzleme ve değerlendirme R-33/24

25 ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ Revizyon Yılı 2011 Revizyon No 2 Genel Sayfa No 13/50 04 Revize İşlemleri 604 Proje İşleri 01 Araştırma Projeleri 01 Başvurular ve Proje Önerileri 02 Değerlendirme ve Onay 03 İzleme ve Raporlandırma 04 Değişiklikler ve Tadilatlar 05 Ödemeler ve Mali İncelemeler 06 Tescil/Patent/ Mülkiyet İşlemleri 02 Araştırma/Geliştirme Projeleri in alt açılımları için de aynı usulde uygulanabilecektir. Her farklı proje için ayrı dosya açılacak olup, dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlayacak proje numaraları köşeli parantez ile kullanılabilecektir. Proje nin niteliğine göre, proje kapsamında yapılacak çeşitli alımlar satınalmalar, yapım gerektiren faaliyetler Yapımlar başlıklarında takip edilecektir. Bu dosyalar arasındaki ilişki, projenin özel numarası ile sağlanacaktır. 605 Araştırma İşleri 01 Veri Toplama 02 Raporlama 609 Koordinasyon İşleri 610 Soru Önergeleri 611 Çevre İşleri 01 Çevre Yönetimi 02 ÇED 03 Denetim 04 İklim Değişikliği 612 İç Kontrol 01 İç Kontrol Sistemi ve Standartlar 01 Süreçler 02 İzleme ve Değerlendirme 03 İnceleme ve Raporlama 02 Ön Mali Kontrol 619 Araştırma ve Planlama ile ilgili Diğer İşler MART-2012 R-33/25