Meslek Yüksekokulu. İŞİN ADI Öğrenci Yeni Kayıt BAŞLANGIÇ

Transkript

1 Yeni Kayıt M-MYO-SR-1 TOPLAM SÜR 2 Gün İŞ SÜRCİ İşleri Dairesi Baikanlığı YKS sınav sonuçlarına göre yerleştirilen öğrencilere İşleri Dairesi Başkanlığınca Kayıt duyurusu yapılır. İşleri Dairesi Baikanlığı Sınav sonuçlarına göre yerleşen öğrencilerin bilgileri İşleri Dairesi Başkanlığınca ÖSYM den Bilgi Sistemine Aktarılır. İşleri Dairesi Baikanlığı lere Kayıt Günü duyurusu ÖİDB web sayfasında duyurulur. /Vekaleti Alan Kişi Adayın Bizzat kendisi veya Noterden Vekalet verdiği kişi mi Başvurdu? Kayıt Yapılmaz. ler belirlenen günler arasında - Devlet üzerinden veya ilgili İşleri Birimlerine gelerek kayıt yaptırır. ye Belgesi verilir. Kayıt için istenen diğer belgeleri Yüksekokul İşleri Birimine teslim eder. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

2 Belgesi Verme M-MYO-SR-2 TOPLAM SÜR 5 Dakika İŞ SÜRCİ, Birim İşlerinden sözlü olarak «Belgesi» talebinde bulunur UBİS sorgulaması yapılır Belgesinin çıktısı alınır Belgesi, görevli tarafından onaylanır Onaylı Belgesi istekliye verilir azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

3 Ders Kaydı M-MYO-SR-3 TOPLAM SÜR 10 Gün İŞ SÜRCİ Bölüm Başkanı Bölüm Başkanları yeni dönem danışman listelerini belirler ve Yönetim Kuruluna sunar Yönetim Kurulu Danışman listesi Yönetim Kurulunda uygun görüldü mü? Bölüm Başkanı yeni danışman listesini belirler İşleri Yönetim Kurulunda onaylanan Danışmanlar Listesi Yüksekokul İşleri Bürosunca Otomasyon Sistemine girilir ler yeni dönemde alacağı dersleri (Öncelikle alt yarıyıldan başarısız olan dersleri) Otomasyon Sisteminden seçerler. Danışman onayına gönderirler Danışman Danışman tarafından uygun görüldü mü? Danışman onayını kaldırır. Uygun ders seçimi için öğrenciyi yönlendirir. Danışman Sonuç ye Tebliğ edilir azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

4 Program Açma ve Alma M-MYO-SR-4 TOPLAM SÜR 60 Gün İŞ SÜRCİ Bölüm Başkanı Bölüm Başkanı açılması düşünülen programlar ve içerikleri ile ilgili araştırma yapar. Bölüm Başkanı Yüksekokul Kurulu Açılmasına karar verilen programın dosyasını görüşülmek üzere ilgili Yüksekokul Kuruluna sunar. Program Açılması ilgili Kurulca uygun görüldü mü? ksiklerin tamamlanması için Bölüm Başkanlığına dosya iade edilir. Yüksekokul Kurulu Açılması uygun görülen programa ilişkin Kurul Kararı ve Program İçerikleri ğitim Komisyonunda ve Senatoda görüşülmek üzere Rektörlüğe gönderilir. Rektörlük Program Açılması ğitim Komisyonunda ve Senatoda uygun görüldü mü? Rektörlük Senatoda açılması uygun görülen programa ilişkin bilgiler Rektörlük tarafından YÖK Başkanlığı na gönderilir. YÖK Program Açılması YÖK tarafından uygun görüldü mü? YÖK YÖK uygun gördüğüne dair bilgiyi Rektörlük İşleri Dairesi Başkanlığına; Daire Başkanlığı ise ilgili birime yazı gönderir. Bölüm Başkanı Bölüm Başkanı açılan programlara alınacak öğrenci sayılarını belirler ve ilgili Kurula sunar. Yüksekokul Kurulu alınması ilgili Kurulca uygun görüldü mü? Yüksekokul Kurulu Alınan karar üst yazı ile Senatoda görüşülmek üzere Rektörlüğe ( İşleri Dairesi Başkanlığı) gönderilir. Rektörlük alınması Senatoda uygun görüldü mü? Rektörlük Açılan programa öğrenci alınması talebi YÖK e gönderilir. YÖK alınması YÖK tarafından uygun görüldü mü? YÖK İlgili Birim YÖK açılan programa öğrenci alınmasını uygun gördüğüne dair yazısını Rektörlüğe; Rektörlük ilgili birime yazıyı gönderir. Açılan ve öğrenci alınması uygun görülen program bir sonraki ğitim- Öğretim yılından itibaren ğitim -Öğretime başlar. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

5 Ders Planı ve İçeriklerin Güncellenmesi M-MYO-SR-5 TOPLAM SÜR Gün İŞ SÜRCİ Bölüm Başkanları Yeni Ders Planı ve İçerikleri er ğitim-öğretim Yılı başlamadan önce Bölüm Başkanlarınca gözden geçirilir Bölüm Başkanları Ders planı ve içeriklerinde eksiklik var mı? Bölüm Sekreterliği Bölüm Kurulu Ders Planı ve İçerikleri Bölüm Kurul Kararı alınarak Yüksekokul Müdürlüğüne gönderilir. Bölüm Başkanı Yüksekokul Müdürlüğü tarafından Yüksekokul Kuruluna sunulur. Yüksekokul Kurulu Ders planı ve içeriklerinde eksiklik var mı? Ders Planı ve İçerikleri Üst Yazı ile Rektörlüğe ( İşleri Daire Başkanlığı) gönderilir ÖİDB İşleri Daire Başkanlığınca uygun mu? İşleri Bürosu Ders Planı ve İçerikleri Birim İşleri Bürosu tarafından Otomasyon Sistemine girilir. vrakların bir sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

6 Ders Sorumlularının Belirlenmesi M-MYO-SR-6 TOPLAM SÜR 7 Gün İŞ SÜRCİ Bölüm Başkanları Akademik Takvime göre Bölüm Başkanlığınca dersleri verecek öğretim elemanları belirlenir. Bölüm Başkanları Ders Görevlendirmeleri Bölüm Kurul Kararı alınarak Yüksekokul Kurulunda görüşülmek üzere Müdürlüğe gönderilir. Yüksekokul Müdürlüğü tarafından Yüksekokul Kuruluna sunulur. Yüksekokul Kurulu Ders Görevlendirmeleri Yüksekokul Kurulunda Uygun Görüldü mü? Derse girecek öğretim elemanları listesi Rektörlüğe ( İşleri Daire Başkanlığı) gönderilir İleri Daire Başkanlığınca uygun mu? İşleri Bürosu Dersler ilgili öğretim elemanlarına tebliğ edilir. Ders Sorumluları, Birim İşleri Bürosu tarafından Otomasyon Sistemine girilir. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

7 Sınav Programının azırlanması M-MYO-SR-7 TOPLAM SÜR 1-10 Gün İŞ SÜRCİ Yüksekokul Yönetim Kurulu Ara Sınav Ve Mazeret Sınav Tarihleri Yüksekokul Yönetim Kurulu Tarafından Belirlenir. (Final Ve Bütünleme Sınavları Akademik Takvime Göre Yapılır) Bölüm Başkanı Belirlenen Tarihlere Göre azırlanan Sınav Programı Yüksekokul Kurulunun Onayına Sunulur. Yüksekokul Yönetim Kurulu azırlanan Sınav Programı Yönetim Kurulunda Uygun Bulundu Mu? WB Sorumlusu Bölüm Sekreterliği Yönetim Kurulunun Onayından Sonra Sınav Programları ye Sınavdan n Az 10 Gün Önce Duyurulur. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

8 Sınavlara İtiraz M-MYO-SR-8 TOPLAM SÜR 10 Gün İŞ SÜRCİ Öğretim lemanı Arasınav,final Ve Bütünleme Sınavları Değerlendirten Sonraöğretim lemanları Sistemindenbilişim Sistemine Giriş Yapar Ve Onay Verdikten Sonrailan dilmiş Olur. İlanı İzleyen Yasal Süre İçerisinde İtiraz Dilekçesi Verebilir. Müdürlük Yüksekokul Müdürlüğü Dilekçeleri İlgili Bölüm Başkanlıklarına Gönderir Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanı nin Sınavının Tekrar İncelenmesini Sorumlu Öğretim lemanından İster Maddi ata Yoksa! Sorumlu Öğretim lemanı Sorumlu Öğretim lemanı Sınav Kağıdı Dersten Sorumlu Öğretim lemanı Tarafından Kontrol dilir. Maddi ata Varsa! İlgili Öğretim Üyesi Maddi ata Varsa Otomasyon Üzerinden Düzeltme Talebinde Bulunur. İlgili Öğretim Üyesi Maddi ata Olmadığını Bölüm Başkanlığına Bildirilir. İlgili Bölüm Başkanlığı, Maddi ata Olmadığını Müdürlüğe Bildirilir. İşleri Birimi Yüksekokul Yönetim Kurulu Onayı İle Sistem Üzerinden İlgili Öğretim Üyesine Yetki Verilerek Not Düzeltilmesi Yapılır. İlgili ye Bilgi Verilir. Müdürlük ye Maddi ata Olmadığını İlgili ye Bildirilir. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

9 Temsilcisi Seçimi M-MYO-SR-9 TOPLAM SÜR Gün İŞ SÜRCİ İlgili Kurul Üniversite Seçim Kurulu tarafından Seçim Takviminin ilanı İlgili Birim Kurulu Meslek Yüksekokulu Seçim Kurullarının belirlenmesi ve Üniversite Seçim Kuruluna bildirilmesi Adaylık Başvuruları İlgili Birim Kurulu Adayların İlanı İlgili Birim Kurulu 1. Tur Seçimin Yapılması %60 Katılım Sağlandı mı? İlgili Birim Kurulu 2. Tur Seçimin Yapılması %50 Katılım Sağlandı mı? İlgili Birim Kurulu 3. Tur Seçimin Yapılması seçim sonuçlarının ilgili birim kuruluna iletilmesi İlgili Birim Kurulu Seçim sonuçlarının Üniversite Seçim Kuruluna bildirilmesi İlgili Birim Kurulu Meslek Yüksekokulu Temsilcilerinin seçimi İlgili Birim Kurulu Temsilcilerin Üniversite Seçim Kuruluna bildirilmesi (Seçim evrakları ve imza tutanakları ile birlikte) İlgili Kurul Konseyi Divan Kurulu, Konseyi Yürütme Kurulu, Başkan seçimi azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

10 Burs Verme M-MYO-SR-010 TOPLAM SÜR 1-10 Gün İŞ SÜRCİ Kurumlardan gelen burs kontenjanları ve burs ile ilgili bilgiler öğrencilere duyurulur. Rektörlük Rektörlük tarafından öğrenci başvurularını incelemek üzere burs komisyonu oluşturulur. ler ler istenen evraklar ile birlikte Müdürlüğe burs başvurularını yaparlar. Komisyon Burs komisyonunca belirlenen ve ilan edilen günde öğrenciler mülakatla değerlendirilir. Komisyon burs almaya uygun mu? Komisyon Belgesi tamamlanarak tutulan bir tutanakla beraber burs başvurusu kabul edilen öğrenciler rektörlüğe bildirilir. Başvurusu red edilir. Rektörlük Burs alacak öğrencilerin isimleri rektörlük tarafından burs verilecek kurumlara bildirilir. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

11 Yemek Yardımı Verilmesi M-MYO-SR-011 TOPLAM SÜR 10 Gün İŞ SÜRCİ SKSDB SKS Daire Başkanlığınca ğitim-öğretim Döneminde Ücretsiz Öğle Yemeği Bursu Verilecek Sayısının Tespit dilmesi ve Onaya Sunulması Rektör Onaylandı mı? SKSDB Ücretsiz Öğle Yemeği Bursu Verilecek Fakülte/Yüksekokul Kontenjanlarının Belirlenmesi ve Onaya Sunulması Rektör Onaylandı mı? Yüksekokul Başvuru Tarihlerinin Duyurulması (hitit.edu.tr ve Yerleşkelerde Afiş olarak) Yüksekokul öğrenci işleri lektronik Ortam Üzerinden Başvurularının Alınması SKSDB Verilerin Fakülte ve Yüksekokullar Bazında Ayrı Ayrı Sıralanması, İncelenmesi ve Değerlendirilmesi İlgili Değerlendirme Sonucu Uygun Görülen Listelerin Fakülte ve Yüksekokul İşlerine Bildirilmesi ve Yemek Bursu Kazanan lerin Beyanlarında Belirttikleri Bilgileri Belgelendirmeleri SKSDB Yüksekokul öğrenci işleri Onaylandı mı? Belgelerini Beyan den lerin Ücretsiz Yemek Kartlarının Teslim dilmesi azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

12 Çift Anadal / Yandal M-MYO-SR-012 TOPLAM SÜR Gün İŞ SÜRCİ ÖİDB Personeli Birimlerden Çift Anadal veya Yandal Programları açılacak bölümlerin belirlenmesi ve eğitim-öğretim planları ile öğrenci kontenjanlarına ilişkin görüşlerin istenmesi İlgili Birim Çift Anadal, Yandal Programı açılacak bölümlerin ve kontenjanların belirlenmesi İlgili Birim Teklifin senatoya sunulmak üzere İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesi ÖİDB Personeli Teklifin Senatoya Sunulması Senato Senatonun Kararı Olumlu mu? İşleri Dairesi Başkanlığı Personeli Karar İlgili birime bildirilir ve gerekli ilan web sitesinden yayınlanır azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

13 İşçi Alımı (Kısmi Zamanlı) M-MYO-SR-013 TOPLAM SÜR 1-10 Gün İŞ SÜRCİ İlgili Personel Rektörlük Sağlık Kültür ve Spor D. Başk.'lığınca birimlere çalıştırılacak öğrencilerin tespitine ilişkin yazı gönderilir Müdürlük çalıştırılacak bölümler ile öğrenci sayısını ve aranan şartları öğrencilere duyurur Komisyon Müdürlük öğrencilerin seçimi ile ilgili Komisyon oluşturur lektronik Ortam Üzerinden Başvurularının Alınması Başvuru formunun ilgili birime imzalanarak teslim edilmesi Komisyon Komisyon çalışacak öğrencilerin seçimini yapar Komisyon Sonuç olumlu mu? Çalışma isteği red edilir Komisyonca seçilen öğrencilerin isimleri Müdürlüğe sunulur Müdürlük seçilen öğrencilerin isimlerini Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığına üst yazı ile gönderir SKSD Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı tarafından gelen onaya göre öğrenciler Meslek Yüksekokulumuzda çalışmaya başlatılır azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

14 Kayıt Silme M-MYO-SR-014 TOPLAM SÜR 5 Gün İŞ SÜRCİ kayıt sildirme talebini Bölüm Başkanlığı' na dilekçe ile başvurur. Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanlığı öğrencinin kayıt sildirme talebine ilşkin dilekçesini Bölüm Kuruluna sunar. Bölüm Kurulu Talep Bölüm Kurulunda uygun görüldü mü? Talep reddedilir İşleri Personeli nin kayıt sildirme talebi Yüksekokul Yönetim Kurulunda görüşülerek onaylanır. ilişik kesme belgesini ilgili personele (Müdür. Müdür Yard. Bölüm Başkanı, Yüksekokul Sekreteri, İşleri, Kütüphane Sorumlusu) onaylatır. İşleri Daire Başkanlığı Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı üst yazı ile Rektörlük ( İşleri Daire Başkanlığı) gönderilerek öğrenci otomasyon sisteminden kaydı düşülür. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

15 Transkript Verme M-MYO-SR-015 TOPLAM SÜR 1 Saat İŞ SÜRCİ Birim öğrenci işlerinden sözlü transkript talebinde bulunulması UBİS sorgulamasının yapılması Transkript çıktısının alınması Çıktının görevli tarafından onaylanması Onaylı Transkriptin istekliye verilmesi azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

16 Mezuniyet Süreci M-MYO-SR-016 TOPLAM SÜR 1-10 Gün İŞ SÜRCİ Yüksekokul İşleri Normal öğretim süresi içerisinde mezuniyet için alması gereken bütün derslerden başarılı mı? Açıldığı dönemde dersi tekrar eder Yüksekokul İşleri Gecici mezuniyet belgesi talep formu, İlişik kesme belgesi hazırlanır Yüksekokul İşleri İlişik kesme belgelerini eksiksiz olarak teslim eden öğrencinin geçici mezuniyet belgesi düzenlenerek onaya sunulur Yüksekokul İşleri İmza için Makama sunulur. Yüksekokul İşleri Onaylanan mezuniyet belgesinin bir sureti imza karşılığı öğrenciye teslim edilir. Yüksekokul İşleri Diploma yazım bilgileri düzenlenerek ÖİDB' na gönderilir Yüksekokul İşleri ÖİDB tarafından hazırlanan diploma öğrenciye teslim edilir. azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

17 Disiplin Süreci M-MYO-SR-017 1/2 TOPLAM SÜR 1-10 Gün İŞ SÜRCİ Başlangıç Öğretim lemanı Öğretim elemanı işlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili şikayeti dilekçesine ekleyerek Bölüm Başkanlığına verir Bölüm Başkanı Bölüm Başkanı, şikayet dilekçesi ve kanıtları Üst yazı ekinde MYO Müdürlük Makamına iletir. MYO Müdür Disiplin amiri olan MYO Müdürlük olayı aydınlatmak üzere bir öğretim elemanını soruşturmacı olarak görevlendirir. Soruşturmacı Soruşturmacı, hakkında disiplin soruşturması açılan öğrenciye isnat edilen suçun neden ibaret olduğu, savunmasını yapacağı tarihten en az yedi gün önce yazılı olarak bildirilir. Bu yazıda; öğrenciden belirtilen gün, saat ve yerde savunmasını yapmak üzere hazır bulunması istenilir. Soruşturmacı Alınan ifadeler, dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruşturmacı, şüphelileri savunmaya davet eder. Savunma yazısında suçlamanın ne olduğu, savunma davetine uyulmaması veya özrünü zamanında bildirmemesi halinde savunma hakkında vazgeçmiş sayılacağı belirtilerek, savunma için yedi günden az olmamak üzere süre verilir. Soruşturmacı Soruşturmanın zamanında bitirilmemesi durumunda ek süre istenir, MYO Müdürlük olurundan sonra soruşturmaya devam edilir. Soruşturmacı Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır, gerekli yeni tanıklar dinlenir, soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtlar aranır. lde edilen yeni bilgilerle suç ve suçluların ortaya çıkacağı kanaatine varılır. 2 azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

18 Disiplin Süreci M-MYO-SR-017 2/2 TOPLAM SÜR 1-10 Gün İŞ SÜRCİ 1 Soruşturmacı Soruşturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren Soruşturma Raporunu hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. Soruşturma dosyası soruşturma onayını veren Müdürlük Makamına gönderilir MYO Müdürlük MYO Müdürü soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını incelemek üzere Raportör e gönderir Süreç yeniden tekrarlanır ve sonuç Müdüre sunulur Raportör Raportör, dosyada eksik tespit etti mi? Dosya, yeniden soruşturmacıya gönderilir ya da yeni bir soruşturmacı tayın edilmesi ve eksikliklerin tamamlatılması istenir. Raportör Raportör 2 gün içerisinde raporunu yazarak, Müdürlük makamına verir Bitiş azırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı