2017 YILI OCAK-KASIM YGG SUNUMU MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ SÜRECİ

Transkript

1 2017 YILI OCAK-KASIM Y SUNUMU MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ SÜRECİ 15/12/2017 1

2 SWOT ANALİZİ 2

3 SWOT ANALİZİ ÜÇLÜ YÖNLER DURUMU 1- Öğretim üyesi başına yürütülen proje sayısının yüksekliği 2- Öğretim üyesi başına bilimsel yayın sayısının yüksekliği 3- Öğretim üyesi başına düşen öğrenci sayısının azlığı 4- ek çok farklı disiplinden ve alanında uzman akademik kadroya sahip olmak 5- Öğretim Üyesi yaş ortalamasının düşük olması 6- Teknolojik alt yapının güçlü olması 7- Çalışmaların yayına dönüşme potansiyelinin yüksek olması 3

4 SWOT ANALİZİ ZAYIF YÖNLER DURUMU Z1- Hizmet içi eğitim eksikliği Z2- Yurt içi ve dışı konferanslar için verilen maddi desteklerin yetersizliği Z yılında ersonel Dairesinden çeşitli alanlarda hizmet içi eğitim talep edilmesi planlanmaktadır. Aynı zamanda birim içinde de uzman personelimiz tarafından birim ve diğer bölümlere eğitimler verilmesi planlanmaktadır. Ayrıca Erasmus Ofisi ve TTO ile de 2018 de eğitimler planlanması huşunda görüşülmüştür. Z2-roje Kurum hisselerinden konferans katılımlarına destek verilmeye başlanmıştır. Bölüm Başkanları ile yapılan toplantıda bu hususta alınan kararların uygulanması için 2018 yılında çalışma başlatılacaktır. Z3-MÜDEK ve AKTS uyum çalışmaları kapsamında Bölümlerimizin öğretim planları yenilenmiş olup seçmeli ders sayısı %25 e yaklaştırılmıştır. Yeni açılan lisans bölümlerinin öğretim planları oluşturulurken de aynı durum gözetilmiştir. Z yılı içinde bu hususta sıkıntı yaşayan Bölümlere kadrolar tahsis edilmiştir. Hali hazırda araştırma görevlisi alımları devam etmektedir yılında da bu Bölümlerin ihtiyaçlarını karşılayabilmek üzere kadro tahsisinde öncelik verilmesi planlanmaktadır. 4 Z3- Seçmeli ders sayısı ve çeşidinin az olması Z4- Bazı Bölümlerde yeterli sayıda araştırma görevlisi bulunmaması

5 SWOT ANALİZİ FIRSATLAR DURUMU F1- Bilişim Vadisi, TÜSSİDE, TÜBİTAK MAM gibi ARE merkezlerine yakınlık F2- Sanayi bölgesine yakın olmak F3- İşgücüne katılmış ve belli yerlere gelmiş çok sayıda mezun vermiş olmak F4- Yerel yönetimler / belediye iştirakleri ile iyi ilişkiler kurulmakta olması ve ortak proje çalışmaları yapma imkanı F5- Hükümetin proje desteklerini arttırması F6- Firmaların analiz ve danışmanlık taleplerindeki artış F7- Teknik Üniversitelerdeki Mühendislik Bölümlerinin öğrenci adayları tarafından tercih edilmesi 5

6 SWOT ANALİZİ TEHDİTLER DURUMU T1- Köklü ve güçlü üniversiteler ile rekabet ediyor olmak T2- Su baskını, altyapı eksiklikleri ve diğer çevre koşullarının muhtemel olumsuz etkileri T3- Kampüs çevresinin asayiş / güvenlik sorunu T4- Özellikle mesai saatleri dışında ulaşım sorunu yaşanması T1-Eğitim Öğretim ve Araştırma konularında atılımlara devam edilmektedir. Bölümlerimizin giriş puanlarında artış gözlenmektedir. Marka değeri oluşturma ve tanıtım çalışmaları devam etmektedir yılında ağırlık verilmesi planlanmaktadır. T2-Yeni yapılan binalar ile bu tehdit büyük ölçüde bertaraf edilmiştir. Yapı işleri ile konu hakkında görüşülmüş olup alınabilecek tüm önlemlerin alınmış olduğu, ancak doğası gereği kabul edilmesi zorunlu risk olarak tanımlanması gerektiği konusunda fikir birliğine varılmıştır. T3-Risk analizine dahil edilerek Rektörlüğe bildirilmiştir. Yapılmış olan ve yapılması planlanan çalışmalar ile ilgili olarak bilgi istenmiştir. T4-Risk analizine dahil edilerek rektörlüğe bildirilmiştir. Yapılmış olan ve yapılması planlanan çalışmalar ile ilgili olarak bilgi istenmiştir. 6

7 AYDAŞ BEKLENTİLERİ Sıra No aydaş Adı aydaş Beklentisi Karşılanma Durumu 001 Öğrenci İyi ve kaliteli eğitim öğretim hizmeti, sosyal olanaklar İdari Memnuniyet anketi sonucu % 65, Akademik ersonel Uygun çalışma koşulları, özlük haklarının İdari Memnuniyet anketi sonucu % 77,01 iyileşmesi, motivasyon, sosyal aktiviteler, kariyer 003 İdari ersonel Uygun çalışma koşulları, özlük haklarının İdari Memnuniyet anketi sonucu % 84,74 iyileşmesi, motivasyon, sosyal aktiviteler, kariyer 004 Maliye Bakanlığı Bütçenin etkin kullanımı Herhangi bir uyarı ya da ceza gelmemiştir. 005 YÖK Kaliteli eğitim, işlemlerin mevzuata uygun yapılması Herhangi bir uyarı ya da ceza gelmemiştir. 006 SK İşlemlerin mevzuata uygun yapılması Herhangi bir uyarı ya da ceza gelmemiştir. 007 Sayıştay İşlemlerin mevzuata uygun yapılması Herhangi bir uyarı ya da ceza gelmemiştir. 008 TÜBİTAK İşbirliği, proje sayısında artış, akademik yayın Mezunlar Markalaşma ve tanınırlık, etkinlik Mezunlar Buluşması memnuniyet anketi sonucu %76, Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı İşbirliği, proje sayısında artış, akademik yayın Organize Sanayi Bölgeleri İşbirliği, proje sayısında artış, danışmanlık Diğer Üniversiteler İşbirliği, proje sayısında artış, danışmanlık, akademik yayın, ders verme Öğrenci Aileleri İş bulma imkanında artış, kaliteli eğitim, zamanında mezuniyet Özel Sektör İşbirliği, proje sayısında artış, danışmanlık Liseler Tanıtım, kontenjan Tedarikçi Firmalar Alım oranının artması, düzenli çalışma, bakım sözleşmeleri - 7

8 Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık Toplam SÜREÇ ERFORMANS ÖSTERELERİ (SİK-İDARİ) SÜREÇ ERFORMANS İZLEME KARNESİ (SİK) Doküman No: İK-026; Revizyon Tarihi: ; Revizyon No: 00 SÜREÇ ADI: Eğitim&Öğretim İdari - Mühendislik Fakültesi Süreç No Dekanlığı SR-005 İlgili Olduğu 2016 Sıra No erformans Kriteri 2017 Hedef Stratejik Faaliyet No erçekleşen 2017 ERÇEKLEŞEN ÖSTERELERİ Başarı % DF No Müşteri Memnuniyet Oranı ,49% 77,00% x x x x x 79,80% x x x x 71,68% 76,41% 75,74% 98,36% Tahakkuk Edilen İdari ara Cezası Sayısı ,00% Hatalı işlem sayısı v.y ,84% 'de Lisans bitirme projeleri sergisi düzenlendi, Kasım-Aralık ayında idari memnuniyet anketi uygulandı (136 KATILIMCI: 73 öğrenci, 53 Akademik., 10 İdari doldurdu) ve 71,68% memnuniyet; ancak tekrar cevap kabulüne açtık, 3 Aralıkta Mezunlar Buluşması gerçekleştirildi, %76,41 memnuniyet 2017 yılında gelen idari para cezası yoktur; 2016 yılında 2 adettir 4 adet iptal yazısı, 73 adet karar düzeltme yazısı (Aralık 14 itibarıyla); Haziran, Eylül, Ekim ve Kasım ayları artıştaki nedeni bulmak için incelenecek 4 Öğrenci Mezuniyeti Karar Süresi v.y. 14 gün Hesaplanıyor İşlem sürelerinin idari sürelere v.y. 90% Tablo tutulmuştur. 100,00% 100,00% 100,00% 75,00% 75,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 75,00% 80,00% 100,00% 92,08% 102% 5 uyum oranı e-bütçeden bakıldı/maaş kalemleri nedeniyle bütçenin üstüne çıkılmaktadır; Aralık ayı için Bütçe kullanım oranı 99,69% 99,80% x x 30,92% x x 59,35% x x 90,27% x 110,30% 110,30% 110,52% 6 yıl sonunda yazılacaktır. KYS dış denetim uygunsuzluk v.y. 2 x x x x x x x x x x x Aralıkta dış denetim gerçekleşecek 7 sayısı YÖK Kalite denetimi uygunsuzluk v.y. 2 x x x x x x x x x x 0 x 0 100,00% Uygunsuzluk hususunda bilgi gelmedi 8 sayısı 9 İş kazası sayısı v.y ,00% 15 Aralık itibarıyla gerçekleşmiş bir iş kazası yoktur. 10 KYS iç denetim puanı v.y. 90% x x x x x x x x x x 91,00% x 91,00% 101,11% Kalite Ofisi Sayfasından alınmıştır. Hizmetiçi eğitim memnuniyet 9 Kasım %84,81; 14 Kasım %89, v.y. 70% x x x x x x x x x x 87,17% x 87,17% 124,53% 11 oranı 12 Hizmetiçi eğitim katılım oranı v.y. 70% x x x x x x x x x x 86,37% x 86,37% 123,39% 9 Kasım %72,73; 14 Kasım % Hizmetiçi eğitim etkinlik oranı v.y. 70% x x x x x x 80% x x x x x 80% 114,29% 'de ersonel Dairesinin düzenlediği "Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)" eğitimine 6 adet idari personel katılmış olup tümü için idari amir tarafından %80 eğitim etkinliği belirlenmiştir. Dekanlığımız tarfından verilmiş olan her iki eğitimin etkinliği de Mayıs 2018'de ölçülecektir. Birim içi Oryantasyon eğitimi Oryantasyon eğitimi işleyişi hazirandan sonra aktif olmuştur. Bu tarihten sonra yeni v.y. %70 başlayan personel bulunmamaktadır. Yeni idari 14 memnuniyet oranı başlayan personelimiz olmamıştır. Kalite hedefleri gerçekleşme Aralık ayı sonunda SİK formundaki 25 hedeften kaçı gerçekleştirildi v.y. 100% x x x x x x x x x x x 15 oranı hesaplanacaktır Web sayfası memnuniyet oranı / / Web sayfasına tıklanma sayısı / / ,35% 72,50% x x x x x x x x x x 62,86% x 62,86% 86,70% v.y. x Ölçülememektedir. Şikayet sayısı v.y ,00% Tekrarlayan şikayet sayısı / v.y ,00% Şikayet çözüm memnuniyet oranı / v.y. %70 elen şikayet yoktur Şikayet geri dönüş süresi / v.y. 5 gün elen şikayet yoktur RÖF değeri azalma oranı v.y. 50% x x x x x x x x x x x 59,30% 59,30% 119% Düzeltici faaliyet kapanma hızı v.y. 7 gün x x x x x x x x x x x 7 gün 7 gün 100,00% Sayıştay denetimi uygunsuzluk sayısı Mali İç Denetim uygunsuzluk sayısı v.y. 1 x x x x x x x x x x x ,00% Bilgi yoktur Eski idari anket 21. soru; Yeni idari anket 35. soru; İYİLEŞTİRME EREKLİDİR; web sayfasında yeniden düzenleme planlanmaktadır BİM'e danışıldı ayrıca ölçülemiyor; toplu rakam verilebiliyor. Şuan bir yazılım üstünde çalışılıyor. 28 Kasımda 1 adet sistemden geldi, ancak dilekçe ile resmi başvuru yapılması gereken bir konudur. Bu nedenle şikayet kapatılmıştır ve öğrenci dilekçe yazmak üzere yönlendirilmiştir. Ancak öğrenci dilekçe yazmaktan vazgeçmiştir. Aralık sonunda tekrar hesaplanacak (5 nolu risk %70, 7 nolu risk %88, 8 nolu risk %20; RÖF azalma oranı ortalaması %59,3 tür) tarihimde iç denetimde tarafımıza 1 adet DF formu açılmıştır tarihinde DF formu imzalatılarak Kalite Ofisine teslim edilmiştir. Toplam süre 7 gündür. eçici Faaliyet için , Kalıcı Faaliyet için termin verilmiştir. eçici Faaliyet tarihinde gerçekleştirilmiştir. v.y. 1 x x x x x x x x x x x ,00% Henüz gerçekleşmedi, iç denetçiler Aralık ayı içinde geleceklerini bildirdiler ENEL SONUÇ TOLAM HEDEF SAYISI 25 (21 Hedef olarak hesaplandı; 4 hedef dışlanmıştır) SEMBOLLERİN ANLAMLARI TUTAN HEDEF SAYISI 18 Mükemmel İyileştirilmeli TUTMAYAN HEDEF SAYISI ORTALAMA ERFORMANS 85,71% SONUÇ Başarılı Başarılı Başarısız SEMBOL

9 SÜREÇ ERFORMANS ÖSTERELERİ (SİK-AKADEMİK) 9

10 SÜREÇ ERFORMANS ÖSTERELERİ (SİK-AKADEMİK) 10

11 SÜREÇ ERFORMANS ÖSTERELERİ (SİK-AKADEMİK) 11

12 SÜREÇ ERFORMANS ÖSTERELERİ (SİK-AKADEMİK) 12

13 Sorumlu Kaynak Takip östergesi Termin SÜREÇ ERFORMANS ÖSTERELERİ (SİK-AKADEMİK ) FAALİYETİN ADI OCAK ŞUBA T MART NİSA N MAYI HAZİRA S N TEMMUZ AĞUSTOS EYLÜL EKİM KASIM ARALIK 1. Öğretim Elemanı Başına Düşen Yayın Sayısı; 2. Öğretim Üyesi Başına Düşen SCI, SSCI İndeksli Tam Metin Sayısı; 3.Bir Yıl İçinde Basılan Tam Metin Bildiri Sayısı; 4. Bir Yıl İçinde Basılan Ulusal Makale Sayısı; 5. Bir Yıl İçinde Basılan Uluslararası Makale Sayısı; 6. Bir Yıl İçinde Basılan Tam Metin Diğer Yayınların Sayısı Öğretim Üyelerini teşvik etmek, araştırma olanakları ile ilgili istek ve şikayetlerini toplayabilmek için toplantısı düzenlenmesi 7. Araştırma Yapan Tam Zamanlı Yabancı Öğretim Elemanı Sayısı 7.1. Dekanlığımıza ulaşan başvuruların Yabancı Uyruklu Öğretim Elamanı komisyonuna aktarılması 7.2. Öğretim Üyelerinin yurtdışı bağlantılarının adayların belirlenmesi sürecine dahil edilmesi 11. roje Sayısı; 12. Bütçe Artış Oranı Öğretim Üyelerini proje yazmaya teşvik etmek amacıyla toplantı düzenlenmesi TTO'dan proje yazma eğitimi talep edilerek Bölüm akademik personelinin katılımın sağlanması Doktora öğrencilerinin tez çalışmaları ile ilgili olarak TÜBİTAK hızlı desteğe (1002) başvurmalarının teşvik edilmesi TTO ofisi ile koordinasyon toplantısı yapılması 13. atent Başvuru Sayısı; 14. atent Sayısı Öğretim Üyelerini atent Başvuruları konusunda bilgilendirme ve teşvik amacıyla toplantı ve/veya duyuru yapılması TTO'dan patent başvurusu ve fikri sınai haklar konusunda eğitim talep edilerek Bölüm akademik personelinin katılımın sağlanması TTO ofisi ile koordinasyon toplantısı yapılması Dekanlık Kalite Dekanlık Kalite Dekanlık Kalite Dekanlık Kalite Dekanlık Kalite Dekanlık Kalite Dekanlık Kalite Dekanlık Kalite Dekanlık Kalite Dekanlık Kalite İ, KT, FS İ, TK, EK İ, TK, KT İ, KT, FS İ, KT, FS, TK İ, KT, TK İ, KT, FS İ, KT, FS İ, KT, FS, TK İ, KT, FS Toplantı Tutanağı, foto, ebys yazışması, e-posta e-posta e-posta, EBYS yazıları, Toplantı Tutanağı, Foto Toplantı Tutanağı, foto, ebys yazışması, e-posta Eğitim Katılım Formu, Tutanak, örevlendirme yazısı, Web duyurusu Toplantı tutanağı, EBYS yazısı, e-posta, Duyuru Metni Toplantı Tutanağı, foto, ebys yazışması, e-posta Toplantı Tutanağı, e- posta, EBYS yazısı, Duyuru metni Eğitim Katılım Formu, Tutanak, örevlendirme yazısı, Web duyurusu Toplantı Tutanağı, foto, ebys yazışması, e-posta Aralıkta yapılan toplantı gündemine dahil edildi. geçmişe dönük mailler taranacaktır. 11 Aralıkta yapılan toplantı gündemine dahil edildi. 11 Aralıkta yapılan toplantı gündemine dahil edildi. 11 Aralıkta yapılan toplantı gündemine dahil edildi. 11 Aralıkta yapılan toplantı gündemine dahil edildi. 11 Aralıkta yapılan toplantı gündemine dahil edildi. 11 Aralıkta yapılan toplantı gündemine dahil edildi. 11 Aralıkta yapılan toplantı gündemine dahil edildi. 11 Aralıkta yapılan toplantı gündemine dahil edildi. 13

14 SÜREÇ ERFORMANS ÖSTERELERİ (SİK-AKADEMİK ) 15. Öğrenci Memnuniyet Oranı 15.1 Memnuniyet Anketi uygulamak 15.2 Anket sonuçlarının analizi ve değerlendirilmesi Dekanlık Kalite İ, KT Dekanlık Kalite i, KT, TK Anket Formları Anket Analiz Raporu anketlerin yapılma tarihlerini ve analiz tarihlerini çıkar. Bölümlerin aksiyon tarihlerini çıkarılacaktır. Bu süreç Bölümler tarafından yürütülmektedir Düşük çıkan sonuçlar için Düzeltici Faaliyetler yapılması 16. Çift Ana Dal,Yandal rogramlardan Yararlanan Öğrenci Sayısı 16.1 rogramların tanıtımı için duyuru yapılması 16.2 rogram içeriklerinin gözden geçirilmesi ve iyileştirilmesi için ilgili Bölümler ile toplantılar yapılması 16.3 rogramların içeriğine erişim için Web sayfasının düzenlenmesi ve güncel tutulması 17. Mezun Memnuniyet Oranı Memnuniyet Anketi uygulamak 17.2 Anket sonuçlarının analizi ve değerlendirilmesi Düşük çıkan sonuçlar için Düzeltici Faaliyetler yapılması 18. İşveren Memnuniyet Oranı Memnuniyet Anketi uygulamak 18.2 Anket sonuçlarının analizi ve değerlendirilmesi İ, TK, Dekanlık Kalite DF Formu EK Dekanlık Kalite İ, KT, FS Foto, Duyuru Metni Toplantı Tutanağı, Dekanlık Kalite İ, KT, FS foto, ebys yazışması, e-posta web sayfası İ, TK, Dekanlık Kalite görüntüsü, EBYS EK yazısı, e-posta Dekanlık Kalite İ, KT Anket Formları Anket Analiz Dekanlık Kalite i, KT, TK Raporu İ, TK, Dekanlık Kalite DF Formu EK Dekanlık Kalite İ, KT Anket Formları Anket Analiz Dekanlık Kalite i, KT, TK Raporu Bu sene yeni çap/yandal program açılması Mezunlar derneği tarafından uygulanmıştır. Bize sonuçlar Ekim-kasım arası iletildi toplantı yapılacaktır Henüz uygulamaya girmemiştir. Bölümlerin uygulaması gerekmektedir Düşük çıkan sonuçlar için Düzeltici Faaliyetler yapılması Dekanlık Kalite İ, TK, EK DF Formu 14

15 SÜREÇ ERFORMANS ÖSTERELERİ (SİK-AKADEMİK ) 19. Öğretim Üyesi Memnuniyet Oranı (Öğrenci ingilizce seviyesinden) Memnuniyet Anketi uygulamak Anket sonuçlarının analizi ve değerlendirilmesi 19.3 Düşük çıkan sonuçlar için Düzeltici Faaliyetler yapılması 20. Mentorlük Verilen Öğrenci Sayısı Artış Oran; 21. Mentorlük Hizmetleri Memnuniyet Oranı Bölüm Öğretim Üyelerimizin mentörlük hizmeti vermek için teşvik edilmesi amacıyla toplantı yapılması 22. Akredite Olan rogram Sayısı Bölümlerin MÜDEK başvurusu çalışmalarını hızlandırmak ve koordine etmek amacıyla toplantı düzenlenmesi 23. Staj İmkanı Yaratılan Öğrenci Sayısı Artış Oranı Özel sektörde staj imkanı yaratılması için Bölüm talepleri doğrultusunda firmalar ile irtibata geçilmesi 24. Ortalama Lisans Öğrenim Süresi İ, KT i, KT, TK İ, TK, EK İ, KT, FS İ, KT, FS İ, KT, FS Anket Formları Anket Analiz Raporu DF Formu Toplantı Tutanağı, foto, ebys yazışması, e-posta Toplantı Tutanağı, foto, ebys yazışması, e-posta Yazışma, e-posta, EBYS yazışması, e-posta Yabancı diller uygulamıştır, sonuçlar tarafımıza ulaştırılmamıştır 11 Aralıkta yapılan toplantı gündemine dahil edildi. Yapılmış olan toplantı tarihleri çıkarılacaktır. Toplantı planlanmaktadır Bölüm Başkanları ile toplantı yapılması 27. Alınan Ödül Sayısı Artış Oranı Ödül başvuruları ile ilgili gelen yazı ve diğer duyuruların Bölümlere yönlendirilmesi 28.Öğrenci Memnuniyet Aksiyon lanına Uyum Oranı İlgili kalite hedefinin düzenli takip edilerek gerektiğinde önlem alınması 29. TÜRKAKtan Akredite Laboratuvar Sayısı; 30. Laboratuvar elirleri/toplam elir; 31. Laboratuvar Talep Artış Oran; 32. Laboratuvar Ciro Artış Oranı Laboratuvarların akreditasyona uyum için ihtiyaçlarının belirlenmesi ve üst yönetime aktarılması Toplantı Tutanağı, foto, İ, KT, FS ebys yazışması, e-posta , ebys yazı, Duyuru İ, TK, EK Metni Kalite Dokümanları, DF İ, TK, EK Formu İ, TK, EK, EBYS yazı, e-posta KT Toplantı planlanmaktadır 11 Aralıkta yapılan toplantı gündemine dahil edildi. aksiyon planı yoktur yapılan çalışmalar incelenecektir. 15

16 SÜREÇ ERFORMANS ÖSTERELERİ (SİK-AKADEMİK ) 36. KYS dış denetim uygunsuzluk sayısı KYS Dış Denetim uygunsuzlukları için düzeltici faaliyetlerin açılması. i, KT, TK Denetim raporu, DF formu OCAK Açılan düzeltici faaliyetlerin kök nedenlerinin bulunması ve gerekli iyileştirmelerin gerçekleştirilmesi i, KT, TK DF Formu OCAK 37. YÖK Kalite denetimi uygunsuzluk sayısı Denetim raporu, DF i, KT, TK formu YÖK Kalite Denetimi uygunsuzlukları için düzeltici faaliyetlerin açılması. Dekanlığımıza ulaşan bir uygunsuzluk bilgisi bulunmamaktadır Açılan düzeltici faaliyetlerin kök nedenlerinin bulunması ve gerekli iyileştirmelerin gerçekleştirilmesi i, KT, TK DF Formu Dekanlığımıza ulaşan bir uygunsuzluk bilgisi bulunmamaktadır. 38. İş kazası sayısı Risk değerlendirme analiz raporunda Risk Analiz Raporu-DF i, KT, TK Formu belirtilen işgüvenliği risklerini düzeltici ve önleyici faaliyetler gerçekleştirilmesi Kurum Risk Değerlendirme Analiz Raporu birimimize ulaşmamıştır İş güvenliği ve sağlığı ile ilgili riskimiz bulunmamaktadır. 39. KYS iç denetim puanı 39.1.Kalite Yönetim sisteminin gerekleri olan tüm faaliyetlerin zamanında yerine getirilmesi i, KT, TK,EK,FS Tüm Kalite Dokümanları İç denetime hazırlık kapsamında tüm dokümanlar tekrar gözden geçirilerek güncellenmiştir İç Denetim uygunsuzlukları için düzeltici faaliyetlerin açılması Açılan düzeltici faaliyetlerin kök nedenlerinin bulunması ve gerekli iyileştirmelerin gerçekleştirilmesi 40. Hizmetiçi eğitim memnuniyet oranı 40.1.Hizmet içi eğitimler için konusunda uzman eğitimcilerin görev almasının sağlanması i, KT, TK i, KT, TK İ-KT Denetim raporu, DF formu DF Formu Eğitim Katılım Formu Aralık 1 adet DF formu açılmıştır. Kalıcı faaliyet tarihine kadar BİM tarafından otomasyon sisteminin devreye sokulmasıdır Dekanlık kalite Ş. Serda KAYMAN tarafından Dekanlık İdari ersoneline kalite eğitimi verildi, Akademik personele de eğitim verildi Eğitim memnuniyetlerin ölçümlenmesi 40.3.Ölçüm sonucu uygunsuz olan durumların giderilmesi için çalışmalar yapılması 41. Hizmetiçi eğitim katılım oranı Birim içinde organize edilen ve Kurum içinde diğer birimlerin organize ettiği hizmet içi eğitimlere katılım sağlanması adına birimden vekaletli görevlendirmelerin yapılması İ-KT İ-KT-EK- FS-TK İ-KT Eğitim Memmnuniyet Formu, Analiz Raporu DF Formu Eğitim Katılım Formu Eğitim memnuniyet ölçümleri sonucunda uygunsuz durum saptanmamıştır FR-0001 Eğitim memnuniyet anketi ve FR 134 memnuniyet analizi kullanıldı; 9 kasım, 14 Kasım 16

17 SÜREÇ ERFORMANS ÖSTERELERİ (SİK-AKADEMİK ) 42. Hizmetiçi Eğitim etkinlik oranı Eğitime katılan personele eğitim etkinlik ölçümü yapılması 42.2.Eğitim etkinliği uygun olmayan personel için iyileştirmeler planlanması 43. Birim içi Oryantasyon eğitimi memnuniyet oranı Yeni göreve başlayan personele oryantasyon eğitimi verilmesi İ-KT-TK İ-KT-EK- FS-TK i, KT, TK Eğitim Etkinlik Ölçüm Formu DF Formu Eğitim Katılım Formu Eğitim etkinliği uygun olmayan personel bulunmamaktadır. Oryantasyon eğitimi Haziran ayında devreye girmiştir. Bu tarih itibarıyla yeni göreve başlayan personel bulunmamaktadır Mayıs Mayıs 9 ve 14 Kasımda yapılan eğitimlerin etkinliği Mayıs 2018 de ölçülecektir tarihinde ersonel Dairesi Başkanlığı tarafından verilen EBYS eğitim etkinliği değerlendirilmiştir Eğitime katılan personele anket uygulanması 43.3.Eğitim memnuniyetlerinde çıkan uygunsuzlukların iyileştirilmesi 44. Kalite hedefleri gerçekleşme oranı 44.1.Hedeflerin periyodik takip edilmesi ve tutmama ihtimali olan hedefler için iyileştirmeler planlanması 45. Web sayfası memnuniyet oranı Fakülte web sayfasının güncel tutulması 46. Web sayfasına tıklanma sayısı İ-KT İ-KT-EK- FS-TK İ-KT-EK- FS-TK i, KT, TK Anket formu, Analiz Raporu DF Formu SİK Formları, DF Formları web sayfası Oryantasyon eğitimi Haziran ayında devreye girmiştir. Bu tarih itibarıyla yeni göreve başlayan personel bulunmamaktadır. Oryantasyon eğitimi Haziran ayında devreye girmiştir. Bu tarih itibarıyla yeni göreve başlayan personel bulunmamaktadır. i, KT, TK Bilgi İşlem kayıtları Web sayfası tıklanma sayısının öğrenilmesi Mevcut Web Sistemi Fakültemizin sayfasının tıklanma sayısını vermemektedir. 47. Şikayet sayısı; 48.Tekrarlayan Şikayet Sayısı; 49. Şikayet çözüm memnuniyet oranı; 50. Şikayet geri dönüş süresi i, KT, TK , ebys gelen şikayet, Şikayet Formu elen şikayetlerin takibi Oryantasyon sistemi ersonel Dairesi Başkanlığı tarafından düzenlenmekte olup, 2017 yılında onlar tarafından başlatılmış olan oryantasyon süreci bulunmamaktadır OCAK Kasım ayında SİK karnesi dijital olarak doldurulmuştur tarihi güncellemesinde tutmayan tek hedefin web sayfası memnuniyeti olduğu saptanmıştır. Aralık Sonunda web sayfası ile ilgili DF açılarak kök neden analizi yapılacaktır Martta Dekanlık Web sorumluları olarak Mert KABAN ve Ş. Serda KAYMAN BİM personeli Osman UTAR'dan Web sistem yönetimi için birebir eğitim alınmıştır. BİMden Osman UTAR ile görüşüldü. Mevcut sistem sadece TÜ Ana sayfa tıklanma sayısı vermektedir. 28 Kasımda 1 adet geldi, ancak dilekçe ile resmi başvuru yapılması gereken bir konudur. Bu nedenle şikayet kapatılmıştır ve öğrenci dilekçe yazmak üzere yönlendirilmiştir. Ancak öğrenci dilekçe yazmaktan vazgeçmiştir Şikayetlerin kök nedenlerinin bulunması ve çözümlenmesi İ-KT-FS- EK-TK DF Formu elen şikayet bulunmamaktadır Şikayet sonucu yapılan aksiyonların memnuniyetlerinin ölçümlenmesi i, KT, TK örüşme kayıtları,dönüş mailleri, Anket sonuçları elen şikayet bulunmamaktadır 17

18 SÜREÇ ERFORMANS ÖSTERELERİ (SİK-AKADEMİK ) 51. RÖF değeri azalma oranı 51.1.Süreç risklerinin belirlenmesi İ-KT-TK Risk Analiz Formu Dekanlık personeli ve Bölümler ile görüşülerek riskler belirlenmiştir. Kasım ayında mevcut riskler tekrar gözden geçirilmiştir Riskleri azaltıcı ya da yok edici faaliyetlerin planlanması ve gerçekleştirilmesi İ-KT-FS- EK-TK Risk Analiz Formu, Risk Analizi Veri Tabanı Formu Risk analizi formunda ayrıntıları mevcuttur, 8 Aralıkta sorumlu birimlere yazı yazılmıştır. 52. Düzeltici faaliyet kapanma hızı Uygunsuzluğun giderilmesi için faaliyet ve termin belirlenmesi 52.2.Uygunsuzluğun belirlenen termin süresi içinde giderilmesi i, KT, TK DF Formu i, KT, TK DF Formu, DF Takip Listesi tarihimde iç denetimde tarafımıza 1 adet DF formu açılmıştır tarihinde DF formu imzalatılarak Kalite Ofisine teslim edilmiştir. Toplam süre 7 gündür. eçici Faaliyet için , Kalıcı Faaliyet için termin verilmiştir. eçici Faaliyet tarihinde gerçekleştirilmiştir. 53. Sayıştay denetimi uygunsuzluk sayısı Sayıştay Denetimi bulgularına göre Eylem lanı yapılması i, KT, TK Bulgu paylaşım formu ve eylem planı Sayıştay denetimi Kasım sonunda gerçekleşmiştir ancak birimimize ait bulgu bildirilmemiştir. Bu nedenle eylem planına gerek duyulmamıştır Eylem planının gerçekleştirilmesi i, KT, TK İzleme raporu 54. Mali İç Denetim uygunsuzluk sayısı İç Denetim bulgularına göre Eylem lanı yapılması i, KT, TK Bulgu paylaşım formu ve eylem planı Uygunsuzluk saptanmadığından eylem planı yapılmamıştır Mali İç Denetim henüz gerçekleşmemiştir. Aralık ayı içinde Taşınır ile ilgili denetime geleceklerini bildirmişlerdir Eylem planının gerçekleştirilmesi i, KT, TK İzleme raporu 18

19 Sorumlu Kaynak Takip östergesi Termin KALİTE FAALİYET LANLARI İDARİ FAALİYETİN ADI OCAK ŞUBA T MART NİSA N MAYI S HAZİR AN TEMMUZ AĞUSTOS EYLÜL EKİM KASIM ARALIK 1. Müşteri Memnuniyet Oranı 1.1. Birim idari memnuniyet anketi uygulamak Dekanlık Kalite İ, KT Anket Formları 1.2 Birim idari memnuniyet anketi sonuçlarının analizi ve değerlendirilmesi 1.3. Birim memnuniyet anketinde düşük çıkan sonuçlar için Düzeltici Faaliyetler planlanması ve yapılması Dekanlık Kalite i, KT, TK Anket Analiz Raporu DF Formu, EBYS Dekanlık Kalite İ, TK, EK yazıları, Mailler, FR OCAK OCAK İdari memnuniyet Anketi sonucunda memnuniyet oranı 71,68% olarak belirlenmiştir. FR-0151 ile takip yapıldı, Bölümlerden seminer ve etkinlik programı hazırlaması istendi (Eylül-Ekim); Lisans Bitirme rojeleri Sergisi düzenlenmesi için hazırlık yapıldı (Mayıs) 1.4. Etkinlik düzenlemek ve etkinlik memnuniyet anketi uygulamak Dekanlık Kalite İ, TK, EK, FS, KT Foto, Haber, yazışma, e-posta, Anket Formları Lisans Bitirme rojeleri Sergisi, Mezunlar Buluşması Etkinlik memnuniyet anketi sonuçlarının analizi ve değerlendirilmesi 1.6. Etkinlik memnuniyet anketinde düşük çıkan sonuçlar için Düzeltici Faaliyetler planlanması ve yapılması 2. Tahakkuk Edilen İdari ara Cezası Sayısı 2.1. SK ve maaş işlemleri ve personel atama yenilemeleri ile ilgili hizmet içi eğitim talep edilmesi Dekanlık Kalite i, KT, TK Anket Analiz Raporu DF Formu, EBYS Dekanlık Kalite İ, TK, EK yazıları, Mailler, FR Dekanlık Kalite İ, TK, EK EBYS yazısı OCAK Tahakkuk edilen para cezası yoktur yılı için eğitim istenecektir Lisans Bitirme rojeleri Sergisi memnuniyeti 79,80%, Mezunlar Buluşması 2017 memnuniyeti 76,41%. Lisans Bitirme rojeleri Sergisi, Mezunlar Buluşması analiz raporları birlikte değerlendirilecek ve toplantı ile karar alınacak ersonel dairesi eğitim taleplerini yazı ile Aralık ayında toplamaktadır 3. Hatalı işlem sayısı 3.1. Hatalı işlem sayılarının tutularak dönemsel olarak gözden geirilmesi 3.2. Frekansı yüksek çıkan hatalar için kök neden analizi yapılması ve gerekli aksiyonların planlanması Dekanlık Kalite İ, TK, EK Tablo, e-posta, EBYS Neden&Sonuç Formu, Dekanlık Kalite İ, KT DF Formu, Toplantı Tutanağı Tüm ersonelimiz kendilerine yıl boyunca yapmış oldukları hata ve düzeltmelere ait bilgileri çıkarmıştır. Tablo oluşturuldu. Mert KABAN'ın 2017 Kurullarında yapmış olduğu düzeltmelerin dağılımı hesaplanmıştır. Belirli aylarda hata frekansı artmaktadır. Kök neden analizi 19 yapılacaktır.

20 KALİTE FAALİYET LANLARI İDARİ 4. Öğrenci Mezuniyeti Karar Süresi 4.1. Öğrenci işleri ile irtibata geçilerek acil mezuniyet kararlarının hızlandırılması 5. İşlem sürelerinin idari sürelere uyum oranı 5.1. Mevzuata uyum için ilgili personelin bilgilendirilmesi. İ, TK, KT, EK İ, TK, KT e-posta, EBYS yazışmaları EBYS yazısı, e-posta Öğrenci işlerinden uygulanmakta olan bu işlem ile ilgili yazı istendi. Mail veya yazı; S ler için bölümlere yazılan yazılar çıkarılacak 6. Bütçe kullanım oranı 6.1. Bütçe kullanımının değerlendirilmesi için toplantı yapılması 7. KYS dış denetim uygunsuzluk sayısı 7.1. KYS Dış Denetim uygunsuzlukları için düzeltici faaliyetlerin açılması Açılan düzeltici faaliyetlerin kök nedenlerinin bulunması ve gerekli iyileştirmelerin gerçekleştirilmesi İ, KT, FS i, KT, TK i, KT, TK Toplantı Tutanağı Denetim raporu, DF formu DF Formu Bütçe etkin şekilde kullanılmış olduğundan toplantıya gerek duyulmamıştır OCAK OCAK Toplantı yapılabilir. Denetim Aralıkta gerçekleşeceğinden Ocak 2018'e sarkacaktır. Denetim Aralıkta gerçekleşeceğinden Ocak 2018'e sarkacaktır. 8. YÖK Kalite denetimi uygunsuzluk sayısı i, KT, TK Denetim raporu, DF formu 8.1. YÖK Kalite Denetimi uygunsuzlukları için düzeltici faaliyetlerin açılması. Dekanlığımıza ulaşan bir uygunsuzluk bilgisi bulunmamaktadır Açılan düzeltici faaliyetlerin kök nedenlerinin bulunması ve gerekli iyileştirmelerin gerçekleştirilmesi i, KT, TK DF Formu Dekanlığımıza ulaşan bir uygunsuzluk bilgisi bulunmamaktadır. 9. İş kazası sayısı 9.1. Risk değerlendirme analiz raporunda belirtilen işgüvenliği risklerini düzeltici ve önleyici faaliyetler gerçekleştirilmesi i, KT, TK Risk Analiz Raporu-DF Formu Kurum Risk Değerlendirme Analiz Raporu birimimize ulaşmamıştır İş güvenliği ve sağlığı ile ilgili riskimiz bulunmamaktadır. 10. KYS iç denetim puanı 10.1.Kalite Yönetim sisteminin gerekleri olan tüm faaliyetlerin zamanında yerine getirilmesi i, KT, TK,EK,FS Tüm Kalite Dokümanları İç denetime hazırlık kapsamında tüm dokümanlar tekrar gözden geçirilerek güncellenmiştir İç Denetim uygunsuzlukları için düzeltici faaliyetlerin açılması. i, KT, TK Denetim raporu, DF formu 1 adet DF formu açılmıştır Açılan düzeltici faaliyetlerin kök nedenlerinin bulunması ve gerekli iyileştirmelerin gerçekleştirilmesi i, KT, TK DF Formu Aralık Kalıcı faaliyet tarihine kadar BİM tarafından otomasyon sisteminin devreye sokulmasıdır 11. Hizmetiçi eğitim memnuniyet oranı 11.1.Hizmet içi eğitimler için konusunda uzman eğitimcilerin görev almasının sağlanması İ-KT Eğitim Katılım Formu Dekanlık kalite Ş. Serda KAYMAN tarafından Dekanlık İdari ersoneline kalite eğitimi verildi, Akademik personele de eğitim verildi Eğitim memnuniyetlerin ölçümlenmesi 11.3.Ölçüm sonucu uygunsuz olan durumların giderilmesi için çalışmalar yapılması İ-KT İ-KT-EK- FS-TK Eğitim Memmnuniyet Formu,Analiz Raporu DF Formu Eğitim memnuniyet ölçümleri sonucunda uygunsuz durum saptanmamıştır FR-0001 Eğitim memnuniyet anketi ve FR 134 memnuniyet analizi kullanıldı; 9 kasım, 14 Kasım 20

21 KALİTE FAALİYET LANLARI İDARİ 13. Hizmetiçi Eğitim etkinlik oranı Eğitime katılan personele eğitim etkinlik ölçümü yapılması İ-KT-TK Eğitim Etkinlik Ölçüm Formu Mayıs 9 ve 14 Kasımda yapılan eğitimlerin etkinliği Mayıs 2018 de ölçülecektir tarihinde ersonel Dairesi Başkanlığı tarafından verilen EBYS eğitim etkinliği değerlendirilmiştir Eğitim etkinliği uygun olmayan personel için iyileştirmeler planlanması 14. Birim içi Oryantasyon eğitimi memnuniyet oranı Yeni göreve başlayan personele oryantasyon eğitimi verilmesi İ-KT-EK- FS-TK i, KT, TK DF Formu Eğitim Katılım Formu Mayıs EBYS eğitiminde tüm personel için etkinlik %80'dir Eğitim etkinliği uygun olmayan personel bulunmamaktadır. Oryantasyon eğitimi Haziran ayında devreye girmiştir. Bu tarih itibarıyla yeni göreve başlayan personel bulunmamaktadır. 4 Nisanda Memur Ş. Serda KAYMAN göreve başlamıştır. Ancak Bölüm Sekreterliğinde yürütmekte olduğu işler ile ilgili çalışmaya devam ettiği için oryantasyona ihtiyaç duyulmamıştır Eğitime katılan personele anket uygulanması Eğitim memnuniyetlerinde çıkan uygunsuzlukların iyileştirilmesi 15. Kalite hedefleri gerçekleşme oranı 15.1.Hedeflerin periyodik takip edilmesi ve tutmama ihtimali olan hedefler için iyileştirmeler planlanması 16. Web sayfası memnuniyet oranı Fakülte web sayfasının güncel tutulması 17. Web sayfasına tıklanma sayısı Web sayfası tıklanma sayısının öğrenilmesi 18. Şikayet sayısı-19.tekrarlayan Şikayet Sayısı-20. Şikayet çözüm memnuniyet oranı-21. Şikayet geri dönüş süresi elen şikayetlerin takibi Şikayetlerin kök nedenlerinin bulunması ve çözümlenmesi Şikayet sonucu yapılan aksiyonların memnuniyetlerinin ölçümlenmesi İ-KT Anket formu, Analiz Raporu Oryantasyon eğitimi Haziran ayında devreye girmiştir. Bu tarih Oryantasyon sistemi ersonel Dairesi itibarıyla yeni göreve başlayan personel bulunmamaktadır. Başkanlığı tarafından düzenlenmekte olup, 2017 yılında onlar tarafından başlatılmış olan oryantasyon süreci bulunmamaktadır. i, KT, TK i, KT, TK i, KT, TK İ-KT-EK- FS-TK İ-KT-EK- FS-TK İ-KT-FS- EK-TK i, KT, TK DF Formu SİK Formları, DF Formları web sayfası Bilgi İşlem kayıtları , ebys gelen şikayet, Şikayet Formu DF Formu örüşme kayıtları,dönüş mailleri, Anket sonuçları Oryantasyon eğitimi Haziran ayında devreye girmiştir. Bu tarih itibarıyla yeni göreve başlayan personel bulunmamaktadır OCAK Kasım ayında SİK karnesi dijital olarak doldurulmuştur tarihi güncellemesinde tutmayan tek hedefin web sayfası memnuniyeti olduğu saptanmıştır. Aralık Sonunda web sayfası ile ilgili DF açılarak kök neden analizi yapılacaktır. Mevcut Web Sistemi Fakültemizin sayfasının tıklanma sayısını vermemektedir. elen şikayet bulunmamaktadır elen şikayet bulunmamaktadır 9-10 Martta Dekanlık Web sorumluları olarak Mert KABAN ve Ş. Serda KAYMAN BİM personeli Osman UTAR'dan Web sistem yönetimi için birebir eğitim almıştır. BİMden Osman UTAR ile görüşüldü. Mevcut sistem sadece TÜ Ana sayfa tıklanma sayısı vermektedir. 28 Kasımda 1 adet geldi, ancak dilekçe ile resmi başvuru yapılması gereken bir konudur. Bu nedenle şikayet kapatılmıştır ve öğrenci dilekçe yazmak üzere yönlendirilmiştir. Ancak öğrenci dilekçe yazmaktan vazgeçmiştir. 21

22 KALİTE FAALİYET LANLARI İDARİ 22. RÖF değeri azalma oranı 22.1.Süreç risklerinin belirlenmesi Dekanlık Kalite İ-KT-TK Risk Analiz Formu Dekanlık personeli ve Bölümler ile görüşülerek riskler belirlenmiştir. Kasım ayında mevcut riskler tekrar gözden geçirilmiştir Riskleri azaltıcı ya da yok edici faaliyetlerin planlanması ve gerçekleştirilmesi İ-KT-FS- Dekanlık Kalite EK-TK Risk Analiz Formu, Risk Analizi Veri Tabanı Formu Risk analizi formunda ayrıntıları mevcuttur, 8 Aralıkta sorumlu birimlere yazı yazılmıştır. 23. Düzeltici faaliyet kapanma hızı Uygunsuzluğun giderilmesi için faaliyet ve termin belirlenmesi 23.2.Uygunsuzluğun belirlenen termin süresi içinde giderilmesi Dekanlık Kalite Dekanlık Kalite i, KT, TK DF Formu DF Formu, DF Takip i, KT, TK Listesi tarihimde iç denetimde tarafımıza 1 adet DF formu açılmıştır tarihinde DF formu imzalatılarak Kalite Ofisine teslim edilmiştir. Toplam süre 7 gündür. eçici Faaliyet için , Kalıcı Faaliyet için termin verilmiştir. eçici Faaliyet tarihinde gerçekleştirilmiştir. 24. Sayıştay denetimi uygunsuzluk sayısı Sayıştay Denetimi bulgularına göre Eylem lanı yapılması Eylem planının gerçekleştirilmesi Bulgu paylaşım formu Dekanlık Kalite i, KT, TK ve eylem planı Dekanlık Kalite i, KT, TK İzleme raporu Uygunsuzluk saptanmadığından eylem planı yapılmamıştır Sayıştay denetimi Kasım sonunda gerçekleşmiştir ancak birimimize ait bulgu bildirilmemiştir. Bu nedenle eylem planına gerek duyulmamıştır 25. Mali İç Denetim uygunsuzluk sayısı İç Denetim bulgularına göre Eylem lanı yapılması Dekanlık Kalite i, KT, TK Bulgu paylaşım formu ve eylem planı Mali İç Denetim henüz gerçekleşmemiştir. Aralık ayı içinde Taşınır ile ilgili denetime geleceklerini bildirmişlerdir Eylem planının gerçekleştirilmesi Dekanlık Kalite i, KT, TK İzleme raporu 22

23 RİSK ANALİZİ 1 ve 2 nolu risk için iş akışı yayınlandı, bölümlere duyuru için yazı yazılacaktır. 3 ve 4 nolu riskler için iş akışı tasarlanarak kalite ofisine gönderilecek ve numara alındıktan sonra bölümlere yazı yazılacaktır. 5 nolu risk için yeni gelen personele iş devri yapılmıştır. Şu anda her personel kendi işi ile ilgili evrağı kendi kaydetmektedir. 6 nolu risk için iş akışı yayınlandı, bölümlere duyuru için yazı yazılacaktır. Ayrıca Dekanlık web sayfası iş akış linkleri ve iş anlatım dosyalarını içerir şekilde güncellenecektir. 23

24 RİSK ANALİZİ 10 nolu risk için iş akışı tasarlanarak kalite ofisine gönderilecek ve numara alındıktan sonra bölümlere yazı yazılacaktır. 24

25 RİSK ANALİZİ 11 ve 12 nolu riskler ersonel Dairesine yazı ile bildirilmiştir. Eğitim talepleri yapılmıştır. 13, 14 ve 16 nolu riskler ilgili birimlere yazı ile gönderilmiştir. 13 ve 16 birimlerin cevapları doğrultusunda kapatılmıştır. 14 için ERASMUS Ofisi Ocak ayında eğitim düzenleyeceğini bildirmiştir. 15 nolu risk için bölümlere yazı yazılacaktır; Rektörlüğün etik uyum anketi sonuçlarında dikkat 25 edilmesini istediği hususlarla ilgili yazısı bölümlere hali hazırda iletilmiştir.

26 RİSK ANALİZİ 17 nolu risk için proje kurum hissesi kullanımı uygulamasına geçilmiştir. 18 ve 19 nolu riskler ersonel dairesine yazılmış ve eğitim talepleri yapılmıştır. 20 nolu risk için Öğretim lanları yeniden düzenlenmiştir. Seçmeli ders sayıları arttırılmıştır. 21, 22 ve 24 nolu riskler Rektörlüğe yazı ile iletilmiştir. 23 nolu risk bağlamında 4 adet bölümde lisans eğitimine başlanmıştır. 26

27 RİSK ANALİZİ 25 ve 26 nolu riskler Rektörlüğe yazı ile bildirilmiştir. 27

28 RİSK ANALİZİ 28

29 RİSK ANALİZİ 29

30 RİSK ANALİZİ 30

31 RİSK ANALİZİ 31

32 RİSK ANALİZİ 32

33 MEMNUNİYET ÖLÇÜM SONUÇLARI Anket 73 Öğrenci, 53 Akademik ersonel ve 10 İdari personel olmak üzere 136 katılımcı tarafından doldurulmuştur. Fakültemiz ersoneli ve Öğrenci sayısı düşünüldüğünde bu sayı genelin eğilimini yansıtmak için yeterli olmayabilir. Ayrıca katılımcıların profiline bakıldığında öğrencilerin çoğunun yaşadıkları problemler doğrultusunda değerlendirme yaptığı ve anketi daha çok şikayet bildirme formu olarak gördükleri belirlenmiştir yılı anketinin daha büyük bir kitleye uygulanabilmesi için elden dağıtım yöntemi kullanılacaktır. Böylece olumlu ve olumsuz düşüncelerin tümünün alınabilmesi hedeflenmektedir. Ayrıca %70 in altında kalan tüm sorular için iyileştirmeler planlanacaktır. 33

34 MEMNUNİYET ÖLÇÜM SONUÇLARI 34

35 MEMNUNİYET ÖLÇÜM SONUÇLARI 35

36 MEMNUNİYET ÖLÇÜM SONUÇLARI 36

37 MEMNUNİYET ÖLÇÜM SONUÇLARI 37

38 MEMNUNİYET ÖLÇÜM SONUÇLARI Etkinlik Ramazan Ayına denk geldiği için ikramlar minimumda tutulmuştur. Katılımcı Sayısının düşük olmasının en önemli nedeni etkinliğin final haftasında yapılmış olması olduğu düşünülmektedir. Ayrıca Özel sektörden katılım istenilen düzeyde olmamıştır. 38

39 MEMNUNİYET ÖLÇÜM SONUÇLARI Etkinlik duyurusunun etkinlikten bir hafta önce yapılmış olması nedeniyle katılımcıların programlarını ayarlaması zorlaşmıştır ve katılımcı sayısı düşmüştür. Etkinlik konseptinin sunum ve kokteyl şeklinde oluşu katılımcı sayısını olmuşuz etkilemiştir. Katılımcılar aileleri ile gelip vakit geçirebilecekleri yemekli bir etkinliği tercih edeceklerini belirtmiştir. Etkinliğin Aralık ayında yapılmış olması da katılımın düşük olmasında bir etken olarak görülebilir. 39

40 TEDARİKÇİ MEMNUNİYET DEĞERLENDİRMELERİ Tedarikçi memnuniyetleri İMİD tarafından ölçülmektedir. 40

41 TEDARİKÇİ ERFORMANS DEĞERLENDİRMELERİ 41

42 TEDARİKÇİ ERFORMANS DEĞERLENDİRMELERİ 42

43 DÜZELTİCİ FAALİYETLER eçici Faaliyet: Akademik SİK verilerinin hızla dijital forma doldurulması için Bölümlere EBYS üzerinden yazı yazılmıştır. Kalıcı Faaliyet: Kök neden analizinde Otomasyon eksikliği saptanması üzerine, Bilgi İşlem Daire Başkanı Doç. Dr. Mehmet ÖKTÜRK ile görüşülerek Akademik verilerin toplanması ve kayıt altına alınması için bir otomasyon sisteminin 2018 yılında devreye gireceği öğrenilmiştir. 43

44 ELEN ŞİKAYETLER VE SONUÇLARI ŞİKAYET TARİHİ ŞİKAYET EDEN ŞİKAYETİN AÇIKLAMASI YAILAN FAALİYET ÇÖZÜM MEMNUNİYET ORANI elen şikayet yoktur. 44

45 EĞİTİM LANI Eğitim planımız bulunmamaktadır (Slayt ersonel Dairesinin verileri içindir) 45

46 2018 YILI EĞİTİM İSTEKLERİ Mühendislik Fakültesi için ersonel Dairesinden talep etmekte olduğumuz eğitimler: 1. Maaş Hesabı, BES ve SK eğitimi 2. EBYS 3. İletişim 4. Çatışma Yönetimi 5. Microsoft Office Uygulamaları 6. Takım Çalışması 7. Bölüm sekreterleri için personel işleri (örevlendirme, Sağlık Raporu, Atama Yenileme, Yıllık İzin, Mazeret İzni vb.) hakkında eğitim 8. Bilgisayar Bakımı 9. Bölüm Sekreterleri için Öğrenci İşleri eğitimi 10. Amir-Memur ilişkisi ve yeni memurun iş hayatına adaptasyonu eğitimi 11. Disiplin Yönetmeliği ve Kurum Disiplin olitikası Eğitimi 46

47 2018 YILI EĞİTİM İSTEKLERİ Eğitim Talep Nedenleri: 1. Kurumda maaş hesabı yapan her personelin kendi yorumuna göre iş yapmakta olması, net cevaplar alınamaması; BES'in ayrıntılı ve uygulamaya yönelik olarak anlatılması; SK işlemlerinin uygulaması hakkında ceza riskini ortadan kaldırmak; İlgili Kurumlardan uzman personel tarafından verilmesi 2. Yapılan eğitimlere katılamamış olan veya hala EBYS hakim olmayan personel için 3. Öğrenci, akademik ve idari personel ile muhatap olunurken sağlıklı ve seviyeli iletişim kurulmasını sağlamak 4. Öğrenci, akademik ve idari personel ile iletişimde muhtemel çatışma durumlarının nasıl yönetilmesi gerektiğinin öğrenilmesi ve birim imajının korunması 5. Word ya da Excel'den birinde uzmanlaşma olduğu belirlenmiştir. Her ikisi için de genel uygulamalı eğitim verilmesi, powerpoint sunum hazırlama hakkında bilgi edinilmesi (KYS gereği ihtiyaç duyulmaktadır.) 6. Ekip bilincinin kazandırılması ve çalışma arkadaşları arasındaki ilişkilerin güçlendirilmesi hatta farklı birimler arasındaki iletişimin arttırılması için gereklidir. 7. Bölümlerden personel işleri ile ilgili gelen yazıların Fakültemiz ve ersonel Dairesinin istemekte olduğu tüm bilgi ve belgeleri eksiksiz olarak içerir şekilde gelmesi için ersonel Dairesi tarafından eğitimin verilmesi 8. KYS Bakım Onarım Süreci kapsamında Bilgisayar kasası, ekran ve yazıcıların bakımı için Bilgi İşlem Dairesinden eğitim verilmesi 9. Bölüm Sekreterlerinin öğrenci işleri ile ilgili işlemlerde hatalı veya eksik işlem yapmasının önüne geçebilmek için Öğrenci İşleri Dairesi tarafından eğitim verilmesi 10. Ast-üst ilişkilerinin profesyonel düzeye çekilmesi ve kurumumuza yeni gelen personelin iş ortamına adaptasyonunun sağlanması 11. Disiplin Yönetmeliğinin uygulanması ve kurum politikası gereği hangi davranışların kabul edilebilir/kabul edilemez olduğu ve sonuçları hakkında eğitim verilmesi 47

48 EĞİTİM MEMNUNİYETLERi 48

49 EĞİTİM ETKİNLİKLERİ Eğitim Adı Kişi Adı Eğitim Etkinlik uanı Elektronik Belge Yönetim Sistemi Elektronik Belge Yönetim Sistemi Elektronik Belge Yönetim Sistemi Elektronik Belge Yönetim Sistemi Elektronik Belge Yönetim Sistemi Elektronik Belge Yönetim Sistemi ülşah OKTA %80 Hacer ÇAYIR %80 İsmail KÖKSALDI %80 Mert KABAN %80 Nermin UYAR %80 Ş. Serda KAYMAN %80 49

50 İÇ DENETİMLER İÇ DENETİM RAORU TARİH DENETİMDE KARŞILAŞILAN KİŞİLER VE ÖREVLERİ Doç.Dr.Cemal Özer YİĞİT (Dekan Yardımcısı)-Ayşe ODABAŞI (Fakülte Sekreteri)-Ş.Serda KAYMAN - Mert KABAN - Şennur TUNÇEL (Dekanlık Memuru) MAJOR BULU SAYISI 0 TESİT EDİLEN UYUNSUZLUKLAR MİNÖR BULU SAYISI 1 Madde No'ları: Uygunsuzluklar DF Formlarında tanımlanmaktadır. Madde No ISO 9001:2015 Madde No:4.1 ISO 9001:2015 Madde No: ISO 9001:2015 Madde No:7.4. ISO 9001:2015 Madde No: ISO 9001:2015 Madde No: ISO 9001:2015 Madde No: ISO 9001:2015 Madde No: ISO 9001:2015 Madde No: ISO 9001:2015 Madde No: İYİLEŞTİRİLMESİ EREKEN YÖNLER-ÖZLEMLER KKKK özlem Tanımı Swot'un Dekanlığı içerecek şekilde güncellenmesi önerilir. Yapılamayan bakımlar ile ilgili dış bakım sözleşmeleri yapılmalıdır. Bölüm içi toplantıların toplantı tutanakları mevcut değildir. Riskler ile ilgili sorumlu ve terminlerin belirlenmediği ve önleyici aksiyon görevi verilen diğer birimlerin konu hakkında bilgilendirilmediği tespit edilmiştir. Kalite Faaliyet lanlarının yeniden gözden geçirilmesi, eksiklerin tamamlanması önerilir. Ders tasarım tutanaklarının oluşturulması önerilir. Ambar giriş-çıkışlarının sistemden Bölüm Başkanlıklarına açılması önerilir. Hatalar ayrıştırılmış ancak kök nedenleri konusunda yapılan çalışmanın tamamlanması gerekiyor. Mühendislik Fakültesi İdari Birim İç Denetim uanı %91 dir. Madde No ISO 9001 Madde No:5.1./7.3. KUVVETLİ YÖNLER özlem Tanımı Dekanlık kalite sorumlularının KYS farkındalığı ve desteği başarılı bulunmuştur. ONAY İSİM TARİH İMZA DENETÇİ 1 Şule ÖZBEK DENETÇİ 2 Osman UTAR DENETÇİ 3 Form No:FR-0156 Yayın Tarihi: Değ.No:0 Değ. Tarihi:- 50

51 DEĞİŞİKLİKLERİN YÖNETİMİ Son 6 aydır süreçlerimizde oluşan bir değişiklik yoktur. 51

52 KAYNAK İHTİYACI YOLLUK YEVMİYE VE KATILIM ÜCRETİ Yolluk-yevmiye harcamaları kaleminden; 1. Akademik ve idari personelin dış kurum veya kuruluşlarda toplantı vb. gibi idari katılım gerektiren görevlendirmeleri nedeniyle, 2. Akademik personele Üniversitelerarası Kurul Doçentlik Jürilerinde yapılan görevlendirmeleri nedeniyle, 3. Fakültemize nakil yolu ile ataması yapılan personele adres değişikliğine bağlı olarak yapılması gereken ödemeler, 4. Emekli olan personele ödenecek yolluklar, 5. Akademik ersonelimizin yurt içi yurt dışı Bilimsel Konferans, Sempozyum, Seminer gibi faaliyetlere katılımlarına ait yolluk-yevmiye-konaklama ödemeleri yapılmaktadır. Sonuç: Akademik personelin yurtiçi yurtdışı bilimsel toplantılara katılımlarını desteklemek, yayın ve bildiri sayılarını arttırmak için; bilimsel çalışma amaçlı görevlendirmeler için ayrı bir yolluk ve yevmiye ve katılım harcama kaleminin oluşturulması ve bu kalemden belli kurallar çerçevesinde akademik personelin ihtiyacını gerçekçi anlamda karşılayacak şekilde harcamaya yönelik ödenek tahsisi alınması. Diğer harcamalar: (Toplantı katılımları, Doçentlik Jürilerindeki görevlendirmeler, nakiller ve emeklilere ödenecek yolluk ve yevmiye ödemeleri) bütçesinin ayrılması. 52

53 KAYNAK İHTİYACI Sahibi bulunduğumuz makine teçhizatla paralel olarak bakım onarım giderleri için bütçe Fakültenin sosyal etkinlikler ve organizasyonlar için bütçe ve bu konuda uzman personele ihtiyacı bulunmaktadır. Otomasyona ihtiyacı bulunmaktadır. (veri toplama ve değerlendirme) Arşiv ihtiyacı bulunmaktadır. Büyük bir toplantı salonuna ihtiyacı bulunmaktadır. Dekan sekreteri ihtiyacı bulunmaktadır. Bölümlerin en az 2 çalışanlı Bölüm Bürosu ihtiyacı bulunmaktadır. 53

54 SÜREKLİ İYİLEŞTİRME ÖNERİLERİ Bölümlerle iletişimin güçlendirilmesi için toplantı ve etkinliklerin düzenlenmesi gereklidir. Hizmet içi eğitimlere ağırlık verilerek personelin veriminin arttırılması. Birlikte iş yapan birimler arasında iş bölümlerinin net şekilde yapılması ve koordinasyonun sağlanması Bölüm sekreterlerinin bölümün öğrencilerle ilgili işlemleri konusunda toplanan komisyon toplantılarına katılmasının sağlanması ve alınan kararlar ve yapılacak işlemler hususunda bilgisinin olmasının sağlanması 54

55 SÜREKLİ İYİLEŞTİRME ÖNERİLERİ AKADEMİK SİKLER: Fakülteler kendi idari işlemlerini kapsayan idari SİK i hali hazırda doldurmaktadır. Ancak Akademik SİK de tutmamız gerektiği bildirilmiştir. Fakültemiz Akademik SİKi bölümlerimizin akademik SİKlerindeki verilerin birleştirilmesi ile oluşmaktadır. Bizim tarafımızdan eklenen ya da kanıtları arşivlenmekte olan veriler değildir ve sadece bölümlerin SİK lerindeki beyanlarına dayanmaktadır. Fakültemiz bünyesinde 10 adet bölümümüz bulunmakta olup bu verilerin sağlıklı şekilde birleştirilmesinde zorluk yaşanmaktadır. Bunun en önemli nedeni SİK karnelerinin doldurulmasında hedeflerin nasıl tutulacağı ve oranların nasıl hesaplanacağı konusunun yoruma açık oluşudur. Bölümlere konu hakkında verilen danışmanlık da Fakültemizin subjektif yorumundan öteye geçmemektedir. Tüm Fakültelerin ve Bölümlerin verilerinin toplanışının ortak ve tek bir yöntem ile yapılabilmesi için üst yönetim tarafından bir Akademik SİK Klavuzu oluşturulması ve Fakülte ve Bölümlere iletilmesi faydalı olacaktır. Fakültelerin Akademik SİK oluşturmaması da bir seçenektir. Özellikle oran olarak istenen hedeflerin birleştirilmesinde sıkıntı yaşanmaktadır. Bölümlerin hesaplamada kullandıkları verileri ayrıca yazmaları istenmektedir. Ancak tüm bölümlerin birleşik verisinin hesaplanmasında izlenecek hesap yönteminin belirlenmesi konusunda sıkıntı yaşanmaktadır. 55

56 SÜREKLİ İYİLEŞTİRME ÖNERİLERİ AKADEMİK SİKLER: Akademik SİKlerde tutulması ve sürekli iyileştirme odaklı hedef verilmesinde sorun yaşanan hedeflerle ilgili olarak Bölümlerimizden geri dönüşler almış bulunmaktayız. Örneğin; Hedef 7: Araştırma yapan tam zamanlı yabancı öğretim elemanı sayısı hedefi için sürekli iyileştirme yapılması mümkün değildir. Ayrıca üniversitemizin yabancı uyruklu öğretim üyesi kotası dolmuştur. Asıl sorumlusu başka birimler olan verilerin Bölümlerimiz tarafından tutulmasında da sıkıntı yaşanmaktadır. İstenen birimler ya söz konusu verileri tutmamış olduklarını belirtmekte ya da SİK için gerekli ayrıntıları içerir şekilde tutmamaktadır. Ayrıca Bu verilerin söz konusu birimlerin de SİKlerinde yer alıyor olması halinde mükerrer veriler ortaya çıkması ve üniversitemiz toplu verilerinin oluşturulmasında yanılgıya neden olması muhtemeldir. Bütün bu gözlemlerimiz değerlendirilerek SİKlerdeki hedeflerin gözden geçirilmesi ve sadeleştirmeye gidilmesi faydalı olacaktır. 56