Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası

Transkript

1 Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası I. AMAÇ Sanko Yatırım Menkul Değerler A.Ş. ( Sanko Yatırım veya Şirketimiz ) olarak, müşterilerimizin, iş ortaklarımızın, pay sahiplerimizin, çalışanlarımızın ve iş başvurusunda bulunmak veya internet sitemizi ziyaret etmek suretiyle ya da diğer herhangi bir şekilde bizimle ilişki tesis eden diğer gerçek kişilerin kişisel verilerinin gizliliğinin ve güvenliğinin sağlanmasına büyük önem atfetmekteyiz. Bu kapsamda, veri sorumlusu olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ( KVK Kanunu ) çerçevesinde Şirketimiz tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti konusundaki kural ve politikalarımızı açıklamak ve veri sahiplerini bilgilendirerek şeffaflığı sağlamak amacıyla işbu Gizlilik Politikası ( Politika ) hazırlamıştır. II. UYGULAMA ALANI İşbu Politika, kişisel verilerin işlenmesi ve veri sahibinin hakları konusunda Sanko Yatırım ın uygulayacağı kural ve politikaları belirleyen genel aydınlatma metni niteliğindedir. Sanko Yatırım ile veri sahibi arasındaki ilişkinin türüne ve niteliğine göre, Sanko Yatırım tarafından veri sahiplerine işbu Politika dan farklı kişisel veri politikaları ve/veya bildirimler sağlanması mümkündür. Veri sahiplerine sağlanan söz konusu özel politika ve bildirimlerde işbu Politika da yer alan açıklamalardan farklı veya bu açıklamalara ek hususlar bulunabilir. Bu halde, veri sahiplerine sağlanan söz konusu özel politika ve bildirimlerin öncelikle dikkate alınması gerekmektedir. Sanko Yatırım tarafından websitesi ve uygulamalar yoluyla çerez ve benzeri teknolojilerin kullanımı konusunda uygulanan kural ve politikalar hakkında bilgi için Sanko Yatırım Çerez Politikasını okuyunuz. III. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN ŞART VE KURALLAR TANIMLAR Tanımlar a) Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı, ç) İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi, d) Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi, e) Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi,

2 açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi, ı) Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder. 1. Kişisel Veri Tanımı KVK Kanunu m.3/i(d) de, kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişilere ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlanmıştır. Bu çerçevede, anonim haldeki veriler ile belirli bir kişi ile ilişkilendirilemeyen veriler, işbu Politika kapsamında kişisel veri olarak kabul edilmez. Kişisel veriler, genel nitelikli veriler ve özel nitelikli veriler olmak üzere iki gruba ayrılmaktadır. KVK Kanunu nun 6 ncı maddesi uyarınca, bir gerçek kişinin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, özel nitelikli kişisel veri sayılmaktadır. Özel nitelikli verilerin işlenmesi durumunda, bunlara ilişkin KVK Kanunu nda öngörülen özel kurallara uygun davranılır. 2. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Genel İlkeler KVK Kanunu m.3/i(e) maddesi uyarınca, veri işleme ; kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilebilecek her türlü işlemi ifade etmektedir. SankoYatırım olarak, kişisel verileri işbu Politika nın Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları başlığı altında belirtilen amaçlar çerçevesinde, aşağıda sayılan ilkelere uygun olarak işlemekteyiz: Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme, Doğru ve gerektiğinde güncel olma, Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme. 3. Aydınlatma Bildirimi Aşağıdaki aydınlatma bildirimini okuyarak kişisel verilerinizin Korunması Kanunu kapsamında bilgi sahibi olunuz; SANKO YATIRIM MENKUL DEĞERLER A.Ş. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ AYDINLATMA BİLDİRİMİ

3 Sayın Müşterimiz; Kişisel Verilerin Korunması Kanunu İle İlgili Olarak Siz Değerli Müşterilerimizi Bilgilendiriyoruz 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümleri gereği; Şirketimiz veri sorumlusu olarak siz değerli müşterilerimizin kişisel verilerini kaydedecek, sınıflandıracak, işleyecek, saklayacak, güncelleyecek ve mevzuatın izin verdiği durumlarda 3. kişilere açıklayabilecek olup, anılan yasal düzenleme kapsamında karşılıklı hak ve yükümlülüklerimize ilişkin olarak sizleri bilgilendiriyoruz. a)veri Sorumlusu 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ( KVKK ) gereğince, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak; Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarına uygun şekilde Anonim Şirket olarak kurulup faaliyetine devam eden ve İstanbul Ticaret Sicil Memurluğu nun sicil numarasında kayıtlı, 15 Temmuz Mahallesi, Gülbahar Caddesi Sanko Pazarlama İş Merkezi No:43 Kat:8 BAĞCILAR/İSTANBUL adresinde bulunan Sanko Yatırım Menkul Değerler A.Ş. ünvanlı şirketimiz (Şirket) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir. b) Şirketimiz Tarafından Toplanan Kişisel Veriler ve Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği Şirketimiz tarafından, müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz, iş ortaklarımız çalışanlarımızı ve çalışan adaylarımız, tedarikçilerimiz gibi taraflardan, Sermaye Piyasası Kanunu ve ilgili mevzuat aracı kurum faaliyetlerimizin gerçekleştirilmesi, aracı kurum hizmetlerimizden faydalanılmasına ilişkin olarak tabi olduğumuz yasal yükümlülüklerimizin ifa edilmesi başta olmak üzere; İlgili mevzuat kapsamında sizlere sunulacak her türlü ürün ve hizmetlerde kullanmak, gerçekleştirilecek her türlü iş ve işlemin sahibini ve muhatabını belirlemek, Ezcümle Şirket in faaliyetini yürütmek üzere bilgilerin tespiti için kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, müşteri bilgisi, müşteri işlem bilgisi, fiziksel mekân güvenlik bilgisi, işlem güvenliği bilgisi, risk yönetimi bilgisi, vergi numarası, çalışan adayı bilgisi, hukuki işlem ve uyum bilgisi ile pazarlama bilgisi ve diğer bilgileri kayıt ederek, kağıt üzerinde veya elektronik ortamda gerçekleştirilecek iş ve işlemlere dayanak olacak bilgi ve belgeleri düzenlemek, ilgili mevzuat uyarınca adli ve idari tüm mercilerce (Mahkemeler, Arabulucular, SPK, TSBP, SPL, TAKASBANK, SAKLAYICI KURULUŞ, BİST, MASAK, gibi) öngörülen bilgi saklama, raporlama ve bilgilendirme yükümlülüklerine uymak, Şirketimizce sunulan ve talep edilen başkaca ürün ve hizmetlerimizi sunabilmek amacıyla kişisel veri veya özel nitelikli kişisel verileri toplanabilmektedir. Ayrıca; Şirketimiz ve Şirketimiz ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini amacı doğrultusunda; Şirketimiz tarafından yürütülen, iletişime yönelik idari operasyonlar, Şirketimiz a ait lokasyonların fiziksel güvenliği ve denetiminin sağlanması, iş ortağı/müşteri/tedarikçi (yetkili veya çalışanlar) değerlendirme süreçleri, hukuki ve ticari risk analizleri, hukuki uyum süreci, mali işler yürütülmesi. Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin müşterilerimizin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek müşterilerimize önerilmesi için

4 gerekli çalışmaların yapılması amacı doğrultusunda; Şirketimiz tarafından yürütülen birebir ve/veya entegre pazarlama faaliyetleri, satış ve satış sonrası operasyonlar. Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden müşterilerimizi faydalandırmak için gerekli çalışmaların Şirketimiz iş birimleri tarafından yerine getirilmesi amacı doğrultusunda; Şirketimiz tarafından yürütülen müşteri memnuniyeti operasyonları. Şirketimiz ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması amacı doğrultusunda; Şirketimiz tarafından yürütülen finans operasyonları, iletişim, pazar araştırması ve sosyal sorumluluk aktiviteleri, satın alma operasyonları (talep, teklif, değerlendirme, sipariş, bütçelendirme, sözleşme), Şirketimiz ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması, Şirket içi sistem ve uygulama yönetimi operasyonları, hukuki operasyonların yönetimi, Şirketimiz bina ve şubelerini ziyaretlerinize ilişkin güvenliğin sağlanması ve Şirketimiz ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini, Şirketimiz insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini amacı doğrultusunda; Şirketin insan kaynakları politikalarına uygun şekilde insan kaynakları operasyonlarının yürütülmesi, Şirket insan kaynakları politikalarına uygun şekilde açık pozisyonlara uygun personel temini, iş sağlığı ve güvenliği çerçevesinde yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli tedbirlerin alınması amaçlarıyla 6698 sayılı Kanun un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir. c) İşlenen Kişisel Verilerin Aktarılması Yukarıda özetle sıralanan amaçlarla Şirketimiz nezdinde bulunan kişisel verileriniz; Sermaye Piyasası Kanunu ile diğer Kanun ve sair mevzuat hükümlerinin zorunlu kıldığı/izin verdiği kişi, kurum ve/veya kuruluşlara, bunlarla sınırlı olmamak üzere kişisel verileri alma yetkisi bulunan kamu tüzel kişilerine, ana hissedarımız, yurtiçi/yurtdışı iştiraklerimize; Sermaye Piyasası faaliyetlerimizi yürütmek üzere hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız, program ortağı kurum, kuruluş, yurtiçi/yurtdışı Aracı Kuruluşlar (Banka ve Aracı Kurumlar), Bağımsız Denetim Şirketleri ve diğer 3. Kişilere aktarılabilecektir. ç) Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi Kişisel verileriniz Şirketimiz tarafından farklı kanallar veya ilgili mevzuat kapsamında kamu veri tabanları üzerinden ve farklı hukuki sebeplere dayanarak; sunduğumuz ürün ile hizmetleri sağlamak, geliştirmek ve ticari faaliyetlerimizi yürütmek amacıyla toplanmaktadır. Bu süreçte toplanan kişisel verileriniz; çalışanlarımız ve temsilciliklerimiz aracılığıyla, ticari faaliyetlerimizi yürütmek hukuki sebebiyle toplanmaktadır. Bu hukuki sebeple toplanan kişisel verileriniz 6698 sayılı Kanun un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu Aydınlatma Metni nin (b) ve (c) maddelerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir. d) Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun un 11. Maddesinde Sayılan Hakları:

5 Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi 15 Temmuz Mahallesi Gülbahar Caddesi Sanko Pazarlama İş Merkezi No:43 Kat:8 BAĞCILAR/İSTANBUL adresi üzerinden yazılı olarak iletmeniz durumunda Şirketimiz talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Şirketimiz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri; Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarınız bulunmaktadır Sayılı Kanun kapsamında kişisel verilerinize ilişkin haklarınızı kimliğinizi tevsik edici belgeler ve talebinizi içeren dilekçeniz, başvurucuların 3. Kişiler adına yaptıkları başvurular için özel vekaletnameleri ile Sanko Yatırım Menkul Değerler Anonim Şirketi nin 15 Temmuz Mahallesi Gülbahar Caddesi Sanko Pazarlama İş Merkezi No:43 Kat:8 BAĞCILAR/İSTANBUL adresine bizzat elden veya iadeli taahhütlü mektup yoluyla iletebilir veya e posta adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz. Bu kapsamda konuyla ilgili yapılacak olan yazılı başvurular tarafımızdan yapılacak olan kimlik doğrulamasını takiben kabul edilecek olup, ilgi kişilere yasal süreler içerisinde yazılı olarak cevap verilecektir. 4. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi Sanko Yatırım, hukuken daha uzun bir sürenin gerekli kılındığı veya daha uzun bir süreye izin verildiği durumlar hariç olmak üzere, kişisel verileri yalnızca işbu Politika da belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli olan süre boyunca muhafaza eder. Saklama süresi sona eren kişisel veriler, KVK Kanunu nun 7 inci maddesi çerçevesinde Sanko Yatırım tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. 5. Kişisel Verilerin Güvenliği ve Denetimi

6 Sanko Yatırım, KVK Kanunu nun 12 inci maddesi çerçevesinde kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve bunların muhafazasını sağlamak amacıyla gerekli teknik ve idari tedbirlerin alınmasına önem vermektedir. Bu kapsamda, Sanko Yatırım tarafından alınan tedbirler aşağıda sıralanmıştır: Şirketin iş süreçleri ve faaliyetlerinin kişisel verilerin korunması mevzuatına uygun şekilde yürütülmesi için şirket içi politika ve kuralların hazırlanması, bu kapsamda ilgili mevzuat ve şirket içi politika ve kurallar konusunda şirket çalışanlarına yönelik bilgilendirilmeler yapılması Kişisel verilerin şirket içinde ve dışında güvenliğini sağlamak ve verilere yetkisiz erişimi önlemek üzere gerekli organizasyonel ve bilgi güvenliği tedbirlerinin Bilgi Güvenliği Politikası kapsamında belirlenmesi ve uygulanması, Kişisel verilerin şirket içinde ve dışında güvenliğini sağlamak ve verilere yetkisiz erişimi önlemek üzere gerekli organizasyonel ve bilgi güvenliği tedbirlerinin uygulaması bağımsız kurumlarca denetlenmekte, denetim sonuçları üst yönetime raporlanmaktadır. Kurum tarafından yapılacak bildirimin müşterilerce onaylanması süreci ise şirketimiz İç denetim Birimince takip edilecek, sonuçları yönetim Kuruluna raporlanacaktır. Çalışanlardan ve Şirket adına veri işleyen kişi ve kurumlardan verilerin gizliliği ve korunması için gerekli beyan ve taahhütler alınması, Sanko Yatırım, kişisel verilerin güvenliğinin sağlanmasına yönelik uyguladığı tedbirlerin yeterliliğini belirli periyotlarda kontrole tabi tutulmakta ve ihtiyaç ve imkanlara göre mevcut veri güvenliği sisteminin sürekli olarak geliştirilmesini amaçlanmaktadır. IV. Madde 3.Saklı Haklar Bu politikada hükmü bulunmayan veya aykırı hükmü bulunan konularda, yürürlükteki yasa hükümleri uygulanır. V. Yürürlük Bu politika Sanko Yatırım Menkul Değerler A.Ş. Yönetim Kurulu nun tarih ve 754 sayılı kararı ile yürürlüğe girmiştir.