HASSAS GÖREV TESPİT FORMU VE PROSEDÜRLERİ

Transkript

1 HASSAS GÖREV TESPİT FORMU VE PROSEDÜRLERİ Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçeve olup kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum, mesleki yeterlilik, organizasyonel yapı, insan kaynakları politikaları ve uygulamaları ile yönetim felsefesi ve iş yapma tarzına ilişkin hususları kapsar. Bir bina için temel ne anlam ifade ediyorsa, bir kurumun iç kontrol sistemi için de kontrol (çalışma) ortamı aynıdır. Standart 2: Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler 2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. 1

2 Birimi: /2 öğretim Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Öğrenci soruşturma dosyalarını izlemek, kurulacak komisyonlara başkanlık etmek Öğrenci kulüplerinin ve öğrencilerin düzenleyeceği her türlü etkinliği denetlemek Dekan Yardımcısına Ait Hassas Görevi Olan Personel Risk Düzeyi Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması Öğrenciler arasında asayişin bozulması yada haksızlık ortamının doğması Öğrenciler arasında kanundışı faaliyetlerin baş göstermesi Gereken Önlemler veya Kontroller) İlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme yönünde gerekli çalışmaların tamamlanması. Soruşturmaların kanun ve nizamlara uygun yapılmasını kontrol etmek. Bölüm, öğrenci ve ilgili birimlerle sürekli irtibat halinde olmak. Kontrol mekanizmasını geliştirmek. Öğrenci sorunlarını dinlemek ve çözüme kavuşturmak Kurum içi ve kurum dışı bursiyer seçimlerini gerçekleştirmek üzere ilgili komisyonda görev almak Düşük Dikkate alınmayan sorunların büyümesi ve fakülte genelinde huzurun bozulmasına zemin hazırlaması Haksızlık ve mağduriyet olur. Öğretim elemanlarının mümkün olduğunca genel sorunlarla ilgilenip idareyle çözüm arayışına girmeleri ve gerekli hallerde uzmanlardan yardım alınmalı. Burs verilecek öğrencilerin ilgili yönetmeliğe uygun seçilmesi. 2

3 Birimi: Kanun, yönetmelik ve diğer mevzuatın takibi ve uygulanması Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu kararlarının yazılması Ön Mali Kontrol İşlemleri ne Ait Hassas Görevi Olan Personel Risk Düzeyi Hak kaybı, yanlış işlem, kaynak israfı, tenkit, soruşturma, cezai yaptırımlar Zaman kaybı Birimlerde Kamu zararına sebebiyet verme riski Telafisi güç sonuçlara yol açma riski Yatırımların/Faaliyetlerin gecikmesine yol açma riski Değişiklikleri takip etmek ve uygulamak Zamanında görevi yerine getirmek Yapılacak olan tüm kontroller Ön Mali Kontrol Form ları kullanılarak yapılacak Birime gelen Ön Mali Kontrol işlemlerinin Mevzuatta belirlene süreler zarfında mutlaka incelenmesi sağlanacak İlgili Personelin çeşitli eğitim programlarına katılımının sağlanması suretiyle mevzuata hakim olması hususunun gözetilmesi sağlanacak İncelenen dosyalar daire başkanına gitmeden önce tekrar kontrol edilecek Stratejik Planın Hazırlanması Üst politika belgeleri ile uyum sağlanmaması Stratejik Planın süresinde hazırlanamaması 5018 Sayılı Kanunun Uygulanamaması Fakülte yönetiminin planlama sürecini izleme ve yönlendirme tedbir ve çalışmaları Fakülte birimlerine yönelik koordinasyon, rehberlik ve bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi Periyodik olarak, ara aşamalarda birimlerle değerlendirme toplantıları yapılması İlgili mevzuatında belirtilen tarihler dikkate alınarak çalışma takviminin belirlenmesi İdare Faaliyet Raporunun Hazırlanması İdarenin İtibar Kaybı Süreç değerlendirmelerinin aksaması Kamuoyuna yıllık bütçe ve performans Faaliyet raporlarının hazırlanmasında toplanan veri ve bilgilerin kesin ve doğru olduğundan emin olunması Birimlerin performans sistemine girdikleri bilgilerle faaliyet raporuna yazdıkları bilgilerin tutarlı olduğunun kontrol edilmesi 3

4 Birim Web Sitesinin Güncellenmesi Gizli yazıların hazırlanması Kadro takip ve çalışmaları Üniversitemiz iç ve dış tehditler ile doğal afetlere karşı koruma ve güvenlik tedbirlerinin sağlanması. (Sivil savunma, yangın, deprem, sel, terör, provokasyon vb.) Gelen giden evrakları titizlikle takip edip, ebys dağıtımını sağlamak Birimlere uygun personelin görevlendirilmesi Bütçe çalışmaları Düşük değerlendirmelerinin zamanında yapılamaması İtibar Kaybı İtibar ve güven kaybı Hak kaybı Mali kayıp, yangın ve diğer tehlikelere karşı hazırlıksız yakalanma İşlerin aksaması ve evrakların yanlış havalesi İşlerin aksaması Bütçe açığı Faaliyet raporları yayımlanmadan önce ilgili uzman ve daire başkanı tarafından kontrol edilmesi İç kontrol beyanının kontrol edilmesi Birim Web Sitesinin güncellenmesi, veri duyuru atılması vb. işlemleri sadece web sitesinden sorumlu olan personel tarafından yapılacak. Senede en az iki defa birim web sitesindeki bilgilerin güncellenmesi, ayrıca mevzuat değişikliklerinde anında güncelleme yapılacak Gizliliğe riayet etmek Planlı ve programlı bir şekilde yürütmek Sivil savunma hizmetlerinin düzenli yürütülmesi, araç gereç temini ve personelin eğitimi Evrakların takibi Uygun görevlendirmelerin yapılması ve birimler arası koordinasyonun sağlanması Oluşacak harcamaların öngörülmesi Birimi: Yazı İşlerine Ait 4

5 Ebys gelen/giden evrakları ve genel takibi yapmak GÖREV SÜRESİ UZATIMI İŞLEMLERİ Görevlendirmeler Öğretim Elemanları ve İdari Personellere ait tüm özlük işler Hassas Görevi Olan Personel Risk Düzeyi orta orta Zaman, güven ve hak kaybı Zaman kaybı Görevin aksaması Personelin mağdur olması 2- İtibar kaybı 3-Zaman kaybı Hak Kaybı Takip işlemlerinin zamanında ve düzgün yapılması. 1. Görev süresi uzatılacak öğretim elemanlarının görev uzatma formu bölüm başkanlığının görüş ve onayı ile Dekan/Müdür görüş ve onayı ile doldurulur. 2. İlgili birim, görev süresi uzatım formundaki görüş doğrultusunda Yönetim Kurulu Kararı alır. 3.Yönetim Kurulu Kararı ve görev süresi uzatım formu Personel Daire Başkanlığına Başkanlığı'na iletilir. 3. Personel Daire Başkanlığı Rektörlük Makamı'nın onayına sunar. 4. Rektörlük Oluru ilgilinin birimine gönderilir 2547 sayılı kanunun 13/b-4, 38.,39.,40/a,b,d maddeleri uyarınca görevlendirme işlemleri yapılır. İşlemlerin zamanında yapılması takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Süreli yazıları takip etmek. İşlerin aksaması ve evrakların kaybolması Süreli yazılara zamanında cevap verilmesi. Fakülte ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi korumak ilgisiz kişiliklerin eline geçmesini önlemek İdari personellerin SGK giriş ve çıkışlarını sisteme girmek Hak Kaybı aranan bilgi ve belgeye ulaşılmaması Ceza ve işlerin aksaması Yapılan işe özen gösterip ve dikkat etmek. SGK giriş ve çıkışların zamanında yapılması Birimi: 5

6 Maaş hazırlamasında özlük haklarının zamanında temin edilmesi Maaş hazırlanması sırasında kişilerden kesilen kesintilerin doğru ve eksiksiz yapılması Tahakkuk Birimine Ait Hassas Görevi Olan Personel Risk Düzeyi Hak kaybı oluşması Kam-u ve kişi zararı Birimler arası koordinasyon sağlanması Birimler arası koordinasyon sağlanması ve bilinçli hareket edilmesi Ek ders ve Mesai ücretlerinin zamanında hazırlanması SGK na elektronik ortamda gönderilen keseneklerin doğru, eksiksiz ve zamanında gönderilmesi Kişi zararına sebebiyet verme Cezai işlem Tekit İtibar Kaybı Soruşturma Ek ders ve Mesai ücretlerinin zamanında sisteme girilmesi SGK Pirim kesintilerinin zamanında yapılması ( Ayin en geç 24. e kadar), zamanında gelen bildirgelerle ilgili işlemleri öncelikle gerçekleştirmesi, Ödeme emri belgesi düzenlemesi Kamu zararına sebebiyet verme riski Kontrollerin doğru yapılması Kısmi Statüde ek ders veren Öğretim Elemanlarının SGK giriş ve çıkışlarını sisteme girmek/takip etmek Doğum ve ölüm yardımlarını tahakkuk evraklarını hazırlamak Ceza ve işlerin aksaması SGK giriş ve çıkışların zamanında yapılması Kişi zararına sebebiyet verme kaç ay ya da yıl verilmediyse o kadar kişiye ödeme yapmak Birimler arası koordinasyon sağlanması ve bilinçli hareket edilmesi 6

7 Birimi: Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtlarını Maliye Bakanlığı KBS Sisteminde tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini oluşturmak Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek Taşınır malların ölçülerek ve sayılarak teslim alınması, depoya yerleştirilmesi Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak Taşınır Kayıt Yetkilisine Ait Hassas Görevi Olan Personel Türkan Y. ŞEN Türkan Y. ŞEN Türkan Y. ŞEN Türkan Y. ŞEN Türkan Y. ŞEN Türkan Y. ŞEN Risk Düzeyi Birimdeki taşınırların kontrolünü sağlayamama, zamanında gerekli evrakların düzenlenememesi ve kamu zararı Kamu zararı, işin yapılmasına engel olma, iş yapamama durumu Mali kayıp, menfaat sağlama, yolsuzluk Kamu zararına sebebiyet verme, itibar kaybı Kamu zararına sebebiyet verme riski, taşınır geçici alındısının düzenlenmesi (Taşınır Mal Yönetmeliği Madde 10/d) Kamu zararına sebebiyet verme riski, mali kayıp Taşınırların giriş ve çıkış işlemlerinin bekletilmeden anında yapılması, gerekli belge ve cetvellerin düzenli tutulması Stok kontrolünü belirli aralıklarla düzenli tutmak Kontrollerin ehil kişilerce doğru yapılması Kontrollerin doğru yapılması ihtiyaçların bilinçli bir şekilde belirlenmesi Kontrollerin ehil kişilerce yapılması, işlem basamaklarına uygun hareket edilmesi kişinin bilinçli olması, birimdeki tüm taşınırların kayıtlı olduğundan emin olunması 7

8 Birimi: Giden-gelen evrak gibi Bölüm yazışmalarının sistematik yedeklemesinin yapılması Bölüm ile ilgili yazışmaların zamanında yapılması Bölüm kurulu çağrılarının yapılması, kurul kararlarının yazılması ve ilgililere tebliğ edilmesi Bölüm Başkanlığı demirbaş eşyasına sahip çıkmak Bölüm öğretim elemanı ek ders ücret formlarının uygun olarak hazırlanması Bölüm Başkanlığına ait resmi bilgi ve belgelerin muhafazası ve bölümle ilgili evrakların arşivlenmesi Eğitim -Öğretim ile ilgili ders görevlendirme, haftalık ders programı ve sınav programının zamanında yapılmasına yardımcı olmak Bölüm öğrenci sayıları başarı durumları ve mezun sayılarının yapılması Bölüm Sekreterliği Birimine Ait Hassas Görevi Olan Personel Risk Düzeyi Bölümün idari işlerinde aksaklıkların doğması Karışıklığa sebebiyet vermek Kurul toplantılarının aksaması, zaman kaybı Kamu ve kişi zararı Bölüm öğretim elemanlarının ders ücreti alamamasına sebebiyet vermek Kamu zararına ve kişi hak kaybına sebebiyet vermek Programların eksik hazırlanması ve verim alınamaz İstatiksel bilgi ve veri eksikliği Hata kabul edilemez Bölüm içi koordinasyonun sağlanması Bölüm içi koordinasyonun sağlanması ve hatanın olmaması Bölüm içi koordinasyonun sağlanması Kontrollerin doğru yapılması Hata kabul edilemez kişinin bilinçli olması, gelecek yıllarda oluşacak kaybın önlenmesi İstatiksel bilgi ve veri eksikliği 8

9 Birimi: Kanunu'nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek Ders programı ve ders görevlendirmelerinin adil, objektif ve öğretim elemanlarının bilim alanlarına uygun olarak yapılmasını sağlamak Ders dağılımı ile bölüm kadro yapısı arasındaki eşgüdümü denetlemek ve kadro ihtiyacını belirlemek Akademik yıla başlamadan önce bölüm akademik toplantısı yapmak Öğrenci temsilci seçimlerinin yönergeye uygun şekilde gerçekleştirilmesi. Erasmus, Farabi gibi değişim programlarıyla ilgili çalışmaları yürütmek Bölüm Başkanlarına Ait Hassas Görevi Olan Personel (Komisyon Başkanları ile birlikte) Risk Düzeyi Eğitim öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması Eğitim-öğretimin aksaması, öğrenci hak kaybı, kurumsal hedeflerin yerine getirilememesi Eğitim-öğretimin aksaması, mevcut öğretim üyelerine aşırı yük düşmesi, tüm zamanın eğitime verilmesinin zorunluluk haline gelmesi ve araştırma ve yayın yapmaya gerekli asgari zaman ve kaynağın aktarılamaması Bölüm Öğretim elemanları arasında iletişim ve koordinasyon eksikliği, işbölümünün gereğince yapılamaması, işlerin aksaması okul müdürlüğü ve öğrenciler arasında iletişim eksikliğine sebep olur. Öğrenci ve öğretim üyesi hak kaybı, verimin düşmesi, eğitimin istenen dinamizmi edinememesi ve monoton bir görüntü oluşması Gereken Önlemler veya Kontroller) İlgili maddeler ve gereklilikleri konusunda bilgilendirilme için idari birimlerle irtibata geçme Akademik kurul toplantılarının düzenli olarak yapılması, öğretim elemanları arasında koordinasyon sağlama, güncel kontrollerin yapılması Akademik kurul toplantılarının düzenli olarak yapılması, Öğretim elemanlarından ders yoğunluğu ve verimi hakkında geri bildirim alma, gerekli kontrol, temas, talep, iletişim ve yazışmaların yapılması Akademik dönem başında gerekli akademik kurul toplantılarının yapılmasını sağlamak Öğrenci temsilcilerinin yönergeye uygun seçilmesi. Bölüm Erasmus ve Farabi koordinatörü elemanların ilgili talepler ve gereklilikler çerçevesinde çalışmasını sağlama, yurt içi bağlantılar ve yurt dışı ile ikili anlaşmalar yapılmasını sağlama 9

10 Bölümde yapılması planlanan etkinliklerin planlama ve organizasyonun gerçekleştirilesi. Fakülte Kurul u toplantılarına katılarak bölümü temsil etmek Sınav programlarının hazırlanması Dönem sonu akademik ve genel durum değerlendirme toplantısının yapılması Bilimsel araştırmalar yapmak ve bilimsel alanda adına ulusal ve uluslararası kongreler düzenlenmesine yardımcı olmak Kurum içi ve kurum dışı bursiyer seçimlerini gerçekleştirmek üzere ilgili komisyonda görev almak. Prof.Dr. İlkay ÖZDEMİR Doç.Dr. Cenap SANCAR (Bölüm Komisyon Başkanları Sorumluluğunda) Düşük Birim içi koordinasyon ve verimin düşmesi, güncel işlerin zamanında ve gereğince yapılamaması, yönetim zaafı, kurumsal hedeflere ulaşamama Bölüm ve müdürlük arası iletişim zayıflığı, koordinasyon eksikliği ve idari işlerde aksama Öğrenci hak kaybı, eğitim ve öğretimin aksaması Akademik kurumsal hedeflerden sapma, başıboşluk duygusunun ve görünümünün oluşması, motivasyon eksikliği, verim düşüklüğü Kurumsal hedeflerin en önemli kısımlarından olan akademik araştırmaların makul bir düzen ve sayıda yapılmaması, kamu zararı Haksızlık ve mağduriyet olur Periyodik faaliyetlerin zamanında yapılmasını sağlamak üzere gerekli talimatların verilmesi, gerekli iş bölümünün yapılması, aktüel denetim ve periyodik raporlama ve yazışma Kurul toplantılarına katılmak, mazereti söz konusu ise, bunu iletmek ve yerine bölüm başkan yardımcısını vekil tayin etmek Öğretim elemanlarıyla gerekli toplantıların yapılması, sınav programının zamanında yapılmasını sağlama ve uygulanmasını denetleme Her akademik dönem sonunda süreçle ilgili eğitimsel, sosyal ve ilgili her bakımdan değerlendirmelerin yapıldığı, ilgili durum, bilgi ve şikâyetlerin üst birime iletildiği Öğretim üyelerinin dönemsel olarak makul bir sayıda bilimsel çalışmalar yürütmelerinin kurumsal hedefler için öneminin toplantılarda vurgulanması, bu bağlamda dönem dönem verilerin toplanması, gerekli araştırmalar için destek sunulması Burs verilecek öğrencilerin ilgili yönetmeliğe uygun seçilmesi 10

11 Birimi: Satın alma evrakının hazırlanması Satın Alma Birimine Ait Hassas Görevi Olan Personel Özlem GÜNAYDIN Risk Düzeyi Satın alma çalışmaları Özlem GÜNAYDIN Kamu zararı satın alma uzar, alım gerçekleşmez Haksız rekabet, ihale iptali, menfaat sağlama Kontrollerin doğru yapılması Satın almalar titizlikle hazırlanmalıdır. 11

12 Birimi: Onarım için gerekli makine teçhizatın hazır ve çalışır durumda bulundurulması. Asansör, fotokopi makinesi, jeneratör, baskı makinesi, güç kaynağı, güvenlik kamera sistemi gibi cihaz ve makinelerin periyodik bakımlarının zamanında yaptırılması, sözleşmelerinin hazırlanması. Trafo odası, elektrik panoları, ısı santrali gibi yerlere ikaz işaretlerinin asılması. Teknik Servis Birimine Ait Hassas Görevi Risk Düzeyi Olan Personel Birim içi koordinasyon ve Yavuz Selim verimin düşmesi, güncel işlerin PINARCI zamanında ve gereğince yapılamaması, yönetim zaafı, kurumsal hedeflere ulaşamama Özlem GÜNAYDIN Yavuz Selim PINARCI Kişi zararına sebebiyet verme Yavuz Selim PINARCI yüksek Kamu ve kişi zararı Periyodik faaliyetlerin zamanında yapılmasını sağlamak üzere gerekli talimatların verilmesi, gerekli iş bölümünün yapılması Sözleşmelerin zamanında ve prosüdürlere uygun olarak hazırlanması 12