Sekreterlik ve Büro Hizmetleri. Ders-5 Bürolarda Belge Yönetimi ve Dosyalama

Transkript

1 Sekreterlik ve Büro Hizmetleri Ders-5 Bürolarda Belge Yönetimi ve Dosyalama

2 Belge Nedir? Belge, herhangi bir bireysel veya kurumsal faaliyetin yerine getirilmesi için alınmış veya faaliyetin sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve form özellikleri ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgidir (Kandur, 2006). Hukuki bir karşılığının bulunması şarttır! 2

3 Belgenin Özellikleri Bilgi İletim Aracıdır Kanıt Niteliği Taşır Doğrulayıcı ve Bilgilendirici Nitelik Taşır Yapılan İşlemlere Bağlı Olarak Üretilir Karar Süreçlerinde Başvuru Kaynağıdır 3

4 Belge Türleri Kağıt Belgeler Çek, senet, iş talep formları, faturalar, diplomalar, el yazısı mektuplar vs. Video ve Ses Belgeleri Filmler, video kasetleri, radar verileri vs. Elektronik Belgeler E-Fatura, (kurumsal), taranmış ıslak imzalı kararnameler vs. 4

5 Belge ile Doküman Arasındaki Fark Nedir? HANGİSİ BELGE NİTELİĞİ TAŞIMAKTADIR? 5

6 Belge ile Doküman Arasındaki Fark Nedir? Belge niteliğinde doküman. Yalnızca dokümandır. 6

7 Belge ile Doküman Arasındaki Fark Nedir? Her belge bir dokümandır ancak her doküman bir belge değildir. Doküman Belge Göral, 2015 :242 7

8 Peki Kayıt Nedir? Kayıt ise, daha önce oluşturulmuş ve saklanan belge veya dokümanlardır. 8

9 Belge Yönetimi Belge yönetimi büroların en önemli fonksiyonlarından biri olarak bilgilerin toplanması, saklanması ve gerektiğinde kullanılmak üzere ortaya konmasıdır. Büro yönetiminin en ciddi ve en temel işlevidir. Her ne kadar bilgi teknolojisindeki gelişmeler belgenin etkin ve verimli bir şekilde kullanıma sokulmasını kolaylaştırmış olsa da bazı durumlarda her tür belge elektronik ortama aktarılamamaktadır. Örneğin belgenin aslının istendiği durumlar buna örnektir. 9

10 Belge Yönetiminin Tanımı ve Amacı Belge yönetimi, belgelerin üretimi, organizasyonu, korunması, erişim ve kullanımı Ve saklanmasını Belge yönetimin amaçları!!! Ekonomik ve verimli kılan sistemin oluşturulmasını ifade eder (Altınöz, 2003) 10

11 Belge Yönetiminin Sağlayacağı Faydalar Para ve yer tasarrufu sağlar. Yasal korunma sağlar. Hızlı bilgiye erişimi sağlar. İş ve üretim akışını hızlandırır. BÜRO A BÜRO B Kurumsal anlamda karşılıklı olarak belgelerinin transferi sağlanır. 11

12 Elektronik Belge Yönetimi Elektronik belge yönetimi kısaca bürolarda oluşturulan belgelerin elektronik ortamda oluşturulması veya elektronik ortamda kaydedilmesidir. Tarayıcılar sayesinde elektronik ortama belgeleri taşımak kolaylaşmaktadır. Söz konusu belgelerin bu durumda güvenliği önemli bir problem olarak ortaya çıkmaktadır. Zira internet veya çeşitli yazılımlar veri casusluğunu arttırmaktadır. Bu yüzden güçlü savunma yazılımları kullanmak ve güncellemek gerekmektedir. Bilgi güvenliği 12

13 Elektronik Belge Yönetimi Örneğin kendi kişisel bilgisayarınızı ele alalım. Esasında bilgisayarınız adı üstünde size ait belgelerin oluşturulup saklandığı bir bilgi işlem cihazıdır. Casus yazılımlar veya internet siteleri sizin bilgisayarınıza ait verilere erişim hakkına korunma yazılımlarınız olmadığı sürece her zaman sahiptir. Verilere erişemese bile bilgisayarın sistem olarak çökmesine neden olur. Bu durum kurumsal bilgisayar ve depolama birimleri için de geçerli ve önemlidir. 13

14 Elektronik Belge Yönetiminde Büro Çalışanlarının Sorumluluğu Büro çalışanları olarak elektronik belge yönetim sistemlerinin güvenliği açısından üzerimize düşen, sistemin çalışmasında normal şartlarda meydana gelmeyen her türlü hareket, işlem veya değişimin IT sorumlularına bildirilmesidir. 14

15 Belge Yönetimi Süreci Oluşturulup Toplanması Dosyalanıp Saklanması Gerektiğinde Tekrar Kullanıma Sokulması 15

16 Belgelerin Dosyalanıp Saklanması Dosyalama, işletme faaliyetleri sırasında üretilen her türlü belgenin belli bir düzen ve sistem içinde tutulmasıdır. Belgenin korunmasını sağlamak (nem, sıcaklık, yağmur, çamur vs.) Belgeyi saklama Belgelerin karışmasını önlemek Arşiv hizmetlerinin temelini oluşturma Amaçlarını taşır. Tutar,

17 Dosyalama Süreci İndeks Oluşturma Dosya Açılması Kodlanması Dosyanın Ödünç Verilmesi Dosyanın Kontrol Edilip Arşive Kaldırılması Dosyanın İmha Edilmesi Tutar,

18 İndeks Oluşturma Dosyaların alfabetik olarak sıralanmasını ifade eder. 18

19 Dosyanın Açılması Dosyanın genel bilgisi 19

20 Dosyada Yer Alacak Olası Belgeler Üst Yazılar Görev Emirleri Konuya İlişkin Esas Belgeler Rapor yazıları, tebligatlar, karar yazıları, ekipriz raporu, yapılan işlemlere ilişkin faturalar vs. 20

21 21

22 Bir dava dosyasında yer alabilecek belgeler Dosya genel bilgileri, Taraflar, avukatlar, mahkeme bilgileri, üst mahkeme bilgileri, Dosya ile ilgili tebligat ve dilekçeler Duruşma tarihleri ve notları, Yapılacak ve yapılmış işler, Dosya masraflarına ilişkin belgeler yer almaktadır. 22

23 Dosyanın Kodlanması Dosya kodlamaları indeksten farklı olarak alfabetik değil konularına göre sıralanmasını ifade eder. Örneğin; Ceza Davaları Boşanma Davaları Ticaret Davaları İş Hukuku Davaları vs. 23

24 Dosyaların Arşivlenmesi Arşivlenme dosyalanan belge veya dokümanların saklanması ve korunması sağlamaktadır. 24

25 Arşivleme Türleri Birim Arşivleri 1-5 yıl arası saklanma süresi vardır. Kurum Arşivleri Devlet Arşivleri Bakanlık veya işletmelerde genel müdürlük seviyesinde merkez binalarda tutulur. Saklanma süresi yıl arasında değişir. Yüzyıllarca devlet güvenliğine ve hafızasına ilişkin belgelerin saklandığı arşivlerdir. 25

26 Başbakanlığa Bağlı Devlet Arşivi 26

27 s Ankara Üniversitesi Kurum Arşivi 27

28 s Birim Arşivi 28

29 Bu sunumdakiler sadece ders notu amaçlı hazırlanmıştır; akademik makalelere kaynak olarak gösterilemez. 29