D fl De erlendirmeler

Transkript

1 D fl De erlendirmeler 1. Dış değerlendirmeler, iç denetim faaliyeti tarafından yürütülen denetim ve danışmanlık görevini kapsar ve sadece iç denetim biriminin KGGP'sini (Kalite Güvence ve Geliştirme Programı) değerlendirmekle sınırlı olmamalıdır. Dış değerlendirmeden optimum faydayı sağlamak için, işin kapsamında, iç denetim faaliyetinin daha verimli ve/veya etkili olmasını sağlayabilecek başlıca uygulamaların kıyaslaması (benchmarking), teşhisi ve raporlanması da bulunmalıdır. Bu, ya ehil ve bağımsız bir gözden geçirme uzmanı veya bir gözden geçirme ekibi tarafından tam bir 'dış' gözden geçirme ile ya da ehil ve bağımsız bir gözden geçirme uzmanı veya bir gözden geçirme ekibinin bağımsız onayından geçmiş kapsamlı bir 'iç' özdeğerlendirme ile başarılabilir. Ancak, İç Denetim Yöneticisi, kapsamın, her durumda dış değerlendirmeden beklenen sonuçları ortaya koymasını sağlamalıdır. 2. Bir iç denetim faaliyetine (birimine) yönelik 'dış' değerlendirmelerde, iç denetim faaliyeti tarafından gerçekleştirilen (veya iç denetim yönetmeliğine göre gerçekleştirilmiş olması gereken) tüm danışmanlık ve denetim işlerine yönelik bir görüş yer alır. Bu görüşte, iç denetim biriminin İç Denetim Tanımına, Etik Kurallarına, Standartlara uygunluğuna dair bir değerlendirme ve gerekirse, iyileştirme tavsiyeleri de yer alır. Uluslararası Meslekî Uygulama Çerçevesi'nin bu üç unsuruna uyumdan ayrı olarak, değerlendirmenin 'kapsamı', İç Denetim Yöneticisi, Üst Yönetim veya Yönetim Kurulunun isteğine göre ayarlanır. Bu değerlendirmeler, İç Denetim Yöneticisi ve iç denetim biriminin diğer üyeleri için, özellikle kıyaslama ve en iyi uygulamalar paylaşıldığında, çok faydalı olabilir. 3. Gözden geçirme tamamlandıktan sonra üst yönetime ve yönetim kuruluna resmî bir raporlama yapılmalıdır. lgili Ana Standart D fl De erlendirmeler D fl de erlendirmeler, kurum d fl ndan vas fl ve ba ms z bir gözden geçirme uzman veya ekibi taraf ndan en az ndan befl y lda bir yap lmak zorundad r. D fl de erlendirme s kl n n artt r lmas na yönelik ihtiyaç, d fl gözden geçirme uzman veya ekibinin sahip olmas gereken vas flar ve bunlar n ba ms zl meseleleri, menfaat çat flmas ihtimali de dikkate al narak, ç Denetim Yöneticisi ile Yönetim Kurulu aras nda tart fl l p de erlendirilmek zorundad r. Yorum: Vas fl bir gözden geçirme ekibi, iç denetim uygulamalar ve d fl de erlendirme süreçleri konular nda yetkin fertlerden oluflmal d r. Gözden geçirme uzman n n ve ekibinin yetkinli inin de erlendirilmesi, incelemeyi yapmak için seçilen bireylerin mesleki iç denetim tecrübesini ve mesleki ehliyetlerini dikkate alan bir kanaate dayan r. Yeterliliklerin de erlendirilmesi; ayr ca, iç denetim faaliyeti de erlendirilen kurulufl ile iliflkili olan gözden geçirmeyi yapan kurumlar n büyüklük ve karmafl kl n ve ayn zamanda belirli bir sektör, sanayi ya da teknik bilgiye dair ihtiyac göz önünde bulundurur. Ba ms z bir gözden geçirme uzman ve ekibi demek, gerçek ya da belirgin bir ç kar çat flmas olmayan ya da iç denetim faaliyetinin ba l oldu u kuruluflun bir parças olmayan ya da bu kuruluflun kontrolü alt nda olmayan mânâs na gelir. Uygulama Önerileri 1

2 4. Dış değerlendirmelerle ilgili iki yaklaşım vardır. Birinci yaklaşımda, bir 'dış değerlendirme', ehil, bağımsız bir gözden geçirme uzmanı veya ekibi tarafından yapılmalıdır. Bu yaklaşım, tecrübeli ve profesyonel bir proje müdürünün önderliğinde, ehil profesyonellerden oluşan bir dış ekibi içerir. İkinci yaklaşımda, iç denetim birimi tarafından yapılan iç özdeğerlendirmenin ve hazırlanan raporun bağımsız onaylanmasını (validation) gerçekleştirmek üzere, gerekli özelliklere sahip, bağımsız bir gözden geçirme uzmanı veya ekibinin kullanılması söz konusudur. Bağımsız dış gözden geçirmeyi yapacak olanlar, iç denetim uygulamalarında çok tecrübeli olmalıdır. 5. Dış değerlendirmeyi yapan kişilerin, iç denetim faaliyeti (birimi) dış değerlendirmeye tâbi olan kuruma veya kurumun personeline karşı, herhangi bir yükümlülüğü -veya onlardan herhangi bir çıkarı- olmamalıdır. Ehil ve bağımsız dış değerlendirme uzmanını veya dış değerlendirme ekibini seçerken, İç Denetim Yöneticisi tarafından -yönetim kuruluna da danışılarak- bunların bağımsızlığına dair dikkate alınması gereken özel hususlar şunları içerir: Aşağıdakileri sağlayacak şirketlerin gerçek veya görünüşteki çıkar çatışmaları: - Mâli tabloların denetimi - Yönetişim, risk yönetimi, malî raporlama, iç kontrol ve diğer ilgili alanlardaki önemli danışmanlık hizmetleri. - İç denetim faaliyetine (birimine) yardım. Profesyonel hizmet sağlayıcısı tarafından yürütülen işin önem ve büyüklüğü görüşmelerde dikkate alınmalıdır. Değerlendirmeyi yapacak olanların şirket eski çalışanları olması hâlinde bunların gerçekte ve görünürdeki çıkar çatışmaları. Kişinin kurumdan ayrılmasının üzerinden ne kadar geçmiş olduğu dikkate alınmalıdır. Değerlendirmeyi yapacak olan kişiler, iç denetim faaliyeti değerlendirmeye alınan kurumdan bağımsızdır ve ne gerçekte ne de görünürde bir çıkar çatışmaları yoktur. "Kurumdan bağımsız olmak", iç denetim faaliyetinin bağlı olduğu kurumun bir parçası olmamak veya onun kontrolü altında 2 Uluslararas Meslekî Uygulama Çerçevesi

3 olmamak anlamına gelir. Ehil ve bağımsız bir dış gözden geçirme uzmanı veya ekibinin seçiminde, onun iç kalite değerlendirmesine katılımını da içerecek şekilde, uzmanın kurumla veya onun iç denetim faaliyetiyle olan mevcut veya geçmiş ilişkilerinden dolayı gerçekte veya görünüşte herhangi bir çıkar çatışması bulunup bulunmadığına özellikle dikkat edilmelidir. İç denetim biriminden örgütsel olarak bağımsız olsa bile, o kurumun başka bir bölümünde veya ilişkili bir kurumunda çalışan kişiler, bir dış değerlendirme çalışması açısından, bağımsız sayılmazlar. "İlişkili bir kurum", ana kurum, aynı şirketler grubuna bağlı bir ortaklık veya dış değerlendirmeye konu olan iç denetim faaliyetinin bağlı olduğu kuruma karşı gözetim, izleme veya kalite güvence sorumlulukları olan bir kurum olabilir. Karşılıklı gözden geçirme çalışmalarının da olduğu gerçek veya görünürdeki çatışmalar. Üç veya daha fazla kurum (aynı sektörde veya diğer yakın bir grupta, bölgesel derneklerde veya diğer kurum gruplarında - önceki paragrafta yer alan "ilişkili kurum" tanımı haricinde) arasındaki karşılıklı denk gözden geçirme çalışmaları, bağımsızlık endişelerini azaltacak bir tarzda yapılandırılabilir, ama bağımsızlık hususunda endişe yaratmamaya azami özen gösterilir. İki kurum arasında karşılıklı denk gözden geçirme çalışması, bağımsızlık testinin atlanmasına yol açmamalıdır. Bu bölümde belirtilen örneklerde olduğu gibi bağımsızlığa görünürde veya gerçekte zarar verme endişelerini gidermek amacıyla, bir veya daha fazla bağımsız kişi, bu ekibin çalışmalarını bağımsız bir şekilde onaylamak üzere, dış değerlendirme ekibine katılabilir. Uygulama Önerileri 3

4 6. Dürüstlük, gözden geçirme uzman(lar)ının gizlilik sınırları içinde güvenilir ve tarafsız olmasını gerektirir. Kişisel kazanç ve çıkarlar için, hizmet ve kamu güveni ve inancı feda edilmemelidir. Objektiflik, gözden geçirme uzman(lar)ının hizmetlerine değer katan bir nitelik ve zihnî bir durumdur. Objektiflik ilkesi, tarafsızlık, fikir haysiyeti ve her türlü çıkar çatışmasından uzak olma yükümlülükleri getirir. 7. Bir dış değerlendirme çalışması yapılırken ve sonuçları raporlanırken meslekî muhakemenin kullanılması gerekir. Bu sebeple, bir dış değerlendirme uzmanı olarak görev yapan bir kişinin: Standartlar hakkında güncel ve derin bilgi sahibi olması, ehil ve yetkili (sertifikalı) bir denetçi olması, Mesleğin en iyi uygulamaları konusunda bilgili ve deneyimli olması, İç denetim uygulamalarında veya ilgili danışmanlıkta en az üç yıllık yöneticilik tecrübesine sahip olması gerekir. Bağımsız gözden geçirme ekiplerinin başları veya özdeğerlendirmenin sonuçlarını bağımsız olarak onaylayan dış gözden geçirme uzmanları, daha önce dış kalite değerlendirmesinde çalışmış bir takım üyesi olmaktan, IIA'nın kalite değerlendirme eğitimlerini veya benzeri bir eğitimi başarıyla tamamlamaktan ve iç denetim yöneticiliğinden veya benzeri bir üst seviye iç denetim yöneticiliği deneyiminden kazanılmış daha öte bir yetkinlik ve tecrübe birikimine sahip olmalıdırlar. 8. Gözden geçirme uzman(lar)ı, ilgili teknik uzmanlığa ve sektör tecrübesine sahip olmalıdırlar. Başka uzmanlık alanlarında uzmanlığı bulunan kişiler ekibe yardımcı olabilirler. Örneğin, kurumsal risk yönetimi, bilgi sistemleri denetimi, istatistiksel örnekleme, operasyon izleme sistemleri veya kontrol özdeğerlendirme uzmanları, gözden geçirme çalışmasının belirli bölümlerine katılabilirler. 9. İç Denetim Yöneticisi, dış kalite değerlendirme sağlayıcısı seçimine ve seçim sürecine, üst yönetimi ve yönetim kurulunu dahil eder. 4 Uluslararas Meslekî Uygulama Çerçevesi

5 10. Dış değerlendirme çalışması, iç denetim faaliyetinin (biriminin) aşağıdaki unsurlarını içeren geniş bir kapsamda yapılmalıdır: İç Denetimin Tanımına, Etik Kurallarına, Standartlara, iç denetim faaliyetinin (biriminin) yönetmelik, plan, politika, prosedür ve uygulamalarına ve yürürlülükteki mevzuat ve düzenlemelere uyum, Yönetim kurulu, üst yönetim ve işletme müdürlerinin iç denetim faaliyetinden beklentileri, Yönetişim sürecine katılan kilit gruplar arasındaki ilişkiler dahil, iç denetim faaliyetinin, kurumun yönetişim süreciyle bütünleştirilmesi, İç denetim faaliyetinde kullanılan araç ve teknikler, Personelin sürecin geliştirilmesine odaklanması dahil, personelin bilgi, tecrübe ve uzmanlık alanlarının karışımı, İç denetim biriminin kurumun faaliyetlerine katma değer ve iyileştirme sağlayıp sağlamadığının tespit edilmesi. 11. Gözden geçirme çalışmasının ilk sonuçları, değerlendirme süreci sırasında ve sonucunda, İç Denetim Yöneticisi ile tartışılır. Nihai sonuçlar, İç Denetim Yöneticisine ya da kurum içinde inceletme yetkisi olan bir yetkiliye, tercihen üst yönetimden uygun kişilere ve yönetim kuruluna doğrudan iletilen raporlarla bildirilir. 12. Raporlamanın kapsamı şöyledir: Planlanmış bir derecelendirme sürecine dayanarak, iç denetim faaliyetinin İç Denetimin Tanımına, Etik Kurallarına, Standartlara uyumu hakkında bir görüş: Burada kullanılan "uyum" terimi, iç denetim faaliyetinin (biriminin) uygulamalarının, bir bütün olarak ele alındığında, Uluslararası Meslekî Uygulama Çerçevesinin bahsedilen bu üç unsurunun gereklerini yerine getirdiği anlamına gelir. Benzer şekilde "aykırılık" terimi de, iç denetim faaliyetinin uygulamalarında tespit edilen eksikliklerin etkisinin, Uygulama Önerileri 5

6 faaliyetin görev ve sorumluluklarını yerine getirmesini engelleyecek kadar yüksek olması anlamına gelir. İç Denetimin Tanımına, Etik Kurallarına ve/veya tek tek Standartlara "kısmî uyum" derecesi, raporun genel kanaatiyle ilgiliyse, bağımsız değerlendirme raporunda da açıklanmalıdır. Dış değerlendirme sonuçları hakkında görüş beyan etmek, güçlü bir meslekî muhakeme, dürüstlük, azamî özen ve dikkatin bir araya getirilmesini gerektirir. Hem değerlendirme sırasında gözlemlenen hem de faaliyete uygulanabilecek olan en iyi uygulamalar yönteminin kullanımı hakkında bir değerlendirme ve tespit, Gerekirse, geliştirme amacına yönelik tavsiyeler, İç Denetim Yöneticisi'nin bir eylem planını ve uygulama tarihlerini de içeren cevapları. 13. Hesap verebilirlik ve şeffaflığın sağlanması için İç Denetim Yöneticisi, önemli konular için planlanmış düzeltici tedbirlerin ayrıntılarını ve söz konusu planlanmış tedbirlerin başarıya ulaşıp ulaşmadığına dair müteakip bilgiyi de içerecek şekilde-, dış kalite değerlendirmelerinin sonuçlarını, üst yönetim, yönetim kurulu ve dış denetçiler gibi iç denetim birimiyle ilişkili menfaat sahipleriyle paylaşır. * * * Yay n: Ocak Uluslararas Meslekî Uygulama Çerçevesi