SAĞLIK KURUMLARI YÖNETİM TEORİLERİ

Transkript

1 SAĞLIK KURUMLARI YÖNETİMİ TEZSİZ YÜKSEK LİSANS PROGRAMI SAĞLIK KURUMLARI YÖNETİM TEORİLERİ Doç. Dr. Elif DİKMETAŞ YARDAN 1

2 Ünite: 10 ÇAĞDAŞ VE GÜNCEL KAVRAMLAR, YAKLAŞIMLAR Doç. Dr. Elif DİKMETAŞ YARDAN İçindekiler PERSONEL GÜÇLENDİRME (EMPOWERMENT) Personel Güçlendirmenin Uygulama Nedenleri Güçlendirmenin Unsurları Güçlendirmenin başarılı olma koşulları Güçlendirmenin Uygulama Sorunları Güçlendirmenin Yararları STRATEJİK ORTAKLIKLAR OLUŞTURMA (STRATEGIC ALLIANCES) KÜÇÜLME (DOWNSIZING) VE KADEME AZALTMA (DELAYERING) ÖĞRENEN ORGANİZASYONLAR (LEARNING ORGANIZATIONS) SANALLIK(VIRTUALITY) VE SANAL ORGANİZASYONLAR Sanal Organizasyonların Oluşum Süreci Sanal Organizasyonların Özellikleri TOPLAM DENGELİ BAŞARI GÖSTERGESİ (BALANCED SCORECARD) Balanced Scorecard ve Performans Ölçütleri KAYNAKLAR ÜNİTE SORULARI

3 10.1. PERSONEL GÜÇLENDİRME (EMPOWERMENT) Uluslararası rekabet, küreselleşme ve müşteri beklentilerindeki değişim gibi gelişmelerin işletmelerde insan kaynaklarının önemini giderek artırması, işletmeleri, iş görenlerini güçlü kılmanın yollarını aramaya sevk etmiştir. Küreselleşen dünyada yoğun rekabet koşulları, müşterilerin bilinçli hale gelmesi, tüketicinin korunması, ürün alternatiflerinin aşırı derecede artması, örgütlerin yenilik ve esneklik ihtiyacı gibi nedenler personel güçlendirme anlayışını ortaya çıkartmıştır. Güçlendirmenin tanımı bir yönetim kavramı olarak, yardımlaşma, paylaşma, yetiştirme ve ekip çalışması yoluyla kişilerin karar verme haklarını (yetkilerini) ve isteklerini artırarak, kişileri geliştirme süreci şeklinde tanımlanabilir. Güçlendirme ile yetkilendirme kavramları bazen birbirleri ile karıştırılmaktadır. Güçlendirmenin yetki devri boyutu vardır ancak güçlendirme doğrudan yetkilendirme anlamına gelmez. Güçlendirme, işi yapanı işin sahibi haline getirmek anlamına gelirken; yetkilendirme ise çalışana yetki verme ile ilgilidir. Güçlendirme, yetki devrinden daha geniş bir anlam ifade etmektedir Personel Güçlendirmenin Uygulama Nedenleri Örgütlerin, personeli güçlendirme uygulamalarına yönelmelerinin başlıca nedenleri şu şekilde sıralanabilir: Bilgi işlem teknolojisindeki gelişmeler, İş ortamının küresel hale gelmesi ve bunun getirdiği artan rekabet, sürekli ve hızlı bir biçimde değişen dış çevre, Müşteri taleplerine hızlı bir şekilde cevap verebilmek, Çalışanların eğitim düzeyinin artmasına paralel olarak beklentilerinin ve ihtiyaçlarının artması, Organizasyonlarda demokratikleşme eğilimlerinin artması, İşletmelerde hiyerarşiye dayanan komuta-denetim felsefesinin zayıflaması gibi Güçlendirmenin Unsurları Bir organizasyonda güçlendirmenin gerçekleşebilmesi üç unsur arasındaki etkileşime bağlıdır. Bu unsurlar; organizasyon, güçlendirilecek personel ve yöneticidir Organizasyon Unsuru Organizasyonların yapı ve işleyiş tarzlarının güçlendirme üzerindeki etkileri şu şekillerde ortaya çıkabilmektedir: Organizasyonun yapısı basık ise güçlendirme kuvvetlenir, İş tanımları ve işleyiş prosedürlerinin katılımcılığa fırsat verecek şekilde tasarlanması güçlendirmeyi olumlu yönde etkiler, Açık ve net bir şekilde yapılan misyon ve vizyon tanımları güçlendirme sürecini hızlandırır, Ödüllendirme sisteminin var olmasının güçlendirme üzerinde olumlu pekiştirici etkisi bulunur, Organizasyonda eğitim ve öğrenme ortamlarının varlığı güçlendirmeyi etkiler Güçlendirilecek Personel Unsuru Personelin birtakım özellikleri güçlendirmeyi etkiler. Bu özellikler: Personelin kendini iyi tanıması, Personelin kendini sürekli geliştirme isteğinin olması, 3

4 SAĞlIK KURUMLARI YÖNETİM TEORİLERİ 110 Personelin değişime açık olması, Kendine güven derecesinin yüksek olması, Personelin dinleme ve feedback (geri bildirim) yeteneği Yönetici Unsuru Yöneticilerin davranış ve yönetim tarzlarının da güçlendirme üzerinde etkisi bulunmaktadır. Yöneticinin yaratacağı güven ve açık tartışma ortamı, Yöneticinin katılımcı ve bilgiyi paylaşma tarzı, Hata yapma korkusunu ortadan kaldıran, motivasyon yaratan yönetici şekli, Misyon ve vizyonu tanımlayan yönetici, Yöneticiliğin yol gösterme, geliştirme ve koç luk yapma olduğunu kabul eden yönetici tarzı gibi faktörler güçlendirme üzerinde etkilidir Güçlendirmenin başarılı olma koşulları Organizasyon içinde bilgi ve enformasyonun paylaşılması güçlendirmenin en önemli başarı koşulu olarak kabul edilmektedir. Güçlendirilmek istenen çalışanlara gerekli eğitim ortamlarının yaratılması başarı sağlamada oldukça önemlidir. Çalışana, gerekli olan kaynakların (para, araç-gereç) sağlanması önemlidir. Performans değerleme işleminin varlığı da güçlendirme açısından önem taşır Güçlendirmenin Uygulama Sorunları Güçlendirme programlarının uygulanması sırasında çeşitli sorunlarla karşılaşılabilir. Bu sorunlar; Yöneticilerin rol değişimini kolay bir şekilde benimseyememeleri, Güçlendirmenin tüm işletmeler için uygun olup olmadığı, Kişilerin değişme isteklerinin olmayışı, Eğitim ve geliştirme maliyetlerinin artışı, Üst yönetimin yetersiz desteği, Olabilecek hataların yarattığı yüksek maliyettir Güçlendirmenin Yararları Personelin verimliliği artar, Maliyet tasarrufu sağlar, Karar verme süreci kısalır, Personel, müşterilere daha hızlı bir şekilde hizmet sunar, Personelin örgüte olan güveni artar, Kişisel ilişkiler gelişir, Çalışanların yetenekleri ve yaratıcılıkları artar, Güçlendirilmiş çalışanların motivasyonları artar, İş verimi artar, Kişiler arasında işbirliği artar. Sonuç olarak, güçlendirme, bir yönetim felsefesidir. Yetiştirme ve geliştirme temelli olup uzun vadelidir. 4

5 10.2. STRATEJİK ORTAKLIKLAR OLUŞTURMA (STRATEGIC ALLI- ANCES) Global rekabetin artması işletmeleri, başka işletmelerle işbirliği ve dayanışma içerisine girmeye, stratejik birlikler oluşturmaya sevk etmiştir. Çünkü işletmeler, dünya çapında rekabet edebilmek için gerekli olan bilgi ve diğer kaynaklar açısından başka işletmelere ihtiyaç duymaktadırlar. Bir işletmenin başka işletmelerle dayanışma içerisinde olması başarı şansını artıracaktır. İşletmeler stratejik birlikler kurarak sinerji oluşturmaktadırlar. Sinerji ise, bir bütünün kendisini oluşturan parçalardan daha büyük olmasını ifade eder. Bu şekilde elde edilen sonuç, parçaların tek tek elde edecekleri sonuçların toplamından daha büyük olacaktır. İşletmelerin de aralarında sinerji yaratmaları çeşitli alanlarda olabilmektedir. Bu alanlar; yeni pazarlara girme, yeni ürün geliştirme, yasal ticari engellerin etkisini hafifletme şeklinde olabilmektedir. İşletmeler arasında stratejik birlik oluşturmaya işletmelerin, aynı dağıtım kanalını kullanmaya karar vermeleri, ortak bilgi bankası oluşturmaları örnekleri verilebilir. Ülkemizde işletmecilik uygulamalarında son yıllarda şirket evlilikleri şeklinde bir uygulama ortaya çıkmıştır. Bu uygulamalarda stratejik birlik oluşturma örneğidir. Bunlardan en sık rastlanan uygulama ise joint venture olarak bilinen ortak girişimlerdir. Bu ortak girişimlerin temeli, iki veya daha fazla işletmenin kendi öz yetenekleri doğrultusunda faaliyetlerini birleştirip kendileri dışında ayrı bir kimliği olan bir işletme yaratmaktır. Ortak girişimler daha çok proje tipi işlerde görülmektedir. Proje amaçları gerçekleştirildikten sonra yapılan ortak girişim sona ermektedir. Uluslar arası pazarlara açılmanın önemli bir yolu olarak ortak girişimleri göstermek mümkündür. Yeni pazarlara girme, hammadde temini, riski dağıtma ve finansal kaynakları mobilize etmek amaçlarıyla ortak girişimler kurulabilmektedir. Ortak girişimlerin de neden olduğu birtakım sorunlar bulunmaktadır. Bu sorunlardan bazıları şunlardır; İşletmelerin yönetim tarzlarındaki farklılık, İşletmelerin kendi ve ortaklarının rolleri hakkındaki bekleyişlerindeki farklılıklar, Hukusal sorunlar, Ortak birlik oluşturan işletmelerin kendi elleri ile kendilerine rakip yaratmaları gibi sorunlardır KÜÇÜLME (DOWNSIZING) VE KADEME AZALTMA (DELAYE- RING) Organizasyon açısından küçülme, işletme yönetiminin bilinçli olarak aldığı kararlar ile personel sayısını, maliyetleri, iş ve süreçleri azaltma anlamına gelmektedir. Küçülmenin amaçları; Maliyetleri azaltmak, Karar verme sürecini kısaltmak, Rakiplere daha kısa sürede cevap verebilmek, İletişimdeki engelleri azaltmak, 5

6 SAĞlIK KURUMLARI YÖNETİM TEORİLERİ 110 Daha çok sonuca dönük çalışır hale gelmek, İşletme içi süreçlerden çok müşteri ihtiyaçlarına odaklanmak, Güçlendirmeyi hızlandırmak, İşletmede verimliliği artırmak, İşletmede sinerjiyi artırmak olabilir. Örgütsel küçülme sonunda işletme faaliyetlerinin finansal sonuçlarının da küçülme ile sonuçlanması söz konusu olmayabilir. Bazen işletmeler küçülerek büyümektedirler. Organizasyonun içerisinde yürütülen faaliyetler azaltılırken dış kaynaklardan yararlanma faaliyetleri artırılarak eskisinden daha fazla iş yapmak mümkün olabilmektedir. Küçülme, bazı sorunlara da neden olabilmektedir. Bu sorunlar; personel üzerinde stres yaratması, personelin gelecek korkusu taşıması, personelin moralini bozması ve verim düşüklüğü gibi sorunlar olabilmektedir. Küçülme olayı her zaman, her yerde, her işletme için geçerli olan bir kavram olarak görülmemelidir. Çünkü her işletmenin içinde bulunduğu çevre farklı olabilmektedir. Çevre koşulları dikkate alınarak küçülmeye karar verilmelidir. Kademe azaltmanın amacı ise, organizasyonun en alt kademesi ile en üst kademesi arasındaki mesafeyi kısaltmak, aradaki kademelerin sayısını azaltmaktır. Bunun sonucu olarak ise organizasyon yapısı daha basık hale gelip, yönetim alanı genişleyecektir. Peter Drucker e göre, organizasyon yapısındaki her bir ilave kademe, bilginin sağlıklı bir şekilde üst kademelere ulaşması ihtimalini %50 azaltmaktadır. Organizasyonda kademe sayısının azalması iletişimi daha sağlıklı hale getirerek hızlı bir şekilde karar vermeyi sağlar. Kademe azaltma ve küçülme ile yakından ilişkili olan bir diğer kavram da Sıfır Hiyerarşi kavramıdır. Sıfır Hiyerarşi kavramı ise, organizasyon yapısını hiyerarşik açıdan farklı kademeler yerine, küçük ve kendi içinde yeterli ve aynı düzeydeki gruplardan oluşan bir yapı olarak görmek anlamını taşır ÖĞRENEN ORGANİZASYONLAR (LEARNING ORGANIZATI- ONS) 1990 lı yıllara damgasını vuran yönetim yaklaşımlarından biri olan Öğrenen Organizasyon Yaklaşımı Peter Senge tarafından geliştirilmiştir. Senge ye göre, öğrenen organizasyon yaklaşımının temelinde bir zihniyet değişikliği yatmaktadır. Bu kavram esasında organizasyon çalışanlarının yeni bilgiler yaratıp bu bilgileri paylaşmalarını ve bu bilgiyi organizasyon bilgisi haline getirip problemlerin çözümünde kullanmalarını temel alır. Bunun sonucu olarak organizasyonlar yaşamış oldukları tecrübelerden ve yeni bilgilerden nasıl rekabet edeceklerini öğreneceklerdir. Öğrenen organizasyon kavramının temel unsurları; Bilgi yaratmak, Öğrenmek, Çalışanların motivasyonu, Elde edilen bilgileri organizasyon bilgisi haline getirmek, Elde edilen bilgiyi sorun çözmede kullanmaktır. 6

7 Bu kavram organizasyonların, insan kaynaklarına önem vermeleri gerektiğini ileri sürmektedir. Bu kavramla ilgili genel bir tanım yapılacak olursa, bir organizasyonun, sürekli olarak yaşadığı olaylardan sonuç çıkarıp bunu değişen çevre koşullarına uymakta kullanması, çalışanlarını geliştirici bir sistem yaratıp böylece gelişen, dinamik bir organizasyon olması şeklinde tanımlanabilir. Öğrenen organizasyonların özellikleri olarak şunlar söylenebilir; Sistematik sorun çözme, Yeni yaklaşımları deneme, Geçmiş deneylerden öğrenme, İşi en iyi yapanların tecrübelerinden öğrenmek(benchmarking-kıyaslama), Bilgiyi hızlı ve etkin bir şekilde kullanmak. Sonuç olarak bu kavram, yeni bir organizasyon modeli değil, bir yönetim uygulamasını ifade etmektedir SANALLIK(VIRTUALITY) VE SANAL ORGANİZASYONLAR Sanal kavramı, fiilen mevcut olmadığı halde, varmış gibi görülen anlamında kullanılmaktadır. 21.yüzyılın başlangıcına damgasını vuran sanal organizasyonlar ise, çalışanlarının belli bir yerde toplanmadığı, değişik mekanlardaki işletmelerin bir ürün veya hizmet üretiminin belirli safhalarında yer aldığı, bilgisayar aracılığı ile sürekli haberleşme içinde olan ve sanki tek bir organizasyon gibi müşterilerine mal ve hizmet sunan bir organizasyon yapısıdır. Sanal organizasyonları ortaya çıkaran faktörler; Globalleşme sonucu artan rekabet, Rekabetin getirdiği çabuk hareket etme zorunluluğu, Müşterilerin değişen ihtiyaç ve davranışları, Sayıları gittikçe artan yeni ve uzmanlık gerektiren ürün ve hizmet sunma zorunluluğudur Sanal Organizasyonların Oluşum Süreci Bilgisayar şebekesi esasında sanal organizasyonların temelini oluşturmaktadır. Bir organizasyonun sanal hale gelme aşamaları ise şöyledir; Tüm işlerin bilgisayar yardımı ile yapılması, Organizasyon içerisinde bilgisayar şebekesinin kurulması, İnternete bağlanma, Organizasyonun temel yeteneklerine karar vermesi, Personelin organizasyonun misyonu ve vizyonu konularında bilgili hale getirilmesi, Temel yetenek dışındaki işlerde dış kaynaklardan yararlanma, Stratejik iş ortaklarının belirlenmesi, Meydana gelen yapının iletişim ile harekete geçirilip, işletilmesidir. 7

8 SAĞlIK KURUMLARI YÖNETİM TEORİLERİ Sanal Organizasyonların Özellikleri Sanal organizasyonların özelliklerinden bazıları; Farklı organizasyonların sahip oldukları bilgi ve uzmanlıkları ortak bir amaç doğrultusunda kullanmak amacıyla iletişim teknolojisi yardımıyla birbirlerine bağlanmış durumdadırlar, Bu organizasyon yapıları müşteri ihtiyaçlarına en kısa zamanda cevap verecek tarzda çalışabilen yapılardır, Sanal organizasyonların temelinde bilgi ve uzmanlık vardır, Sanal organizasyon yapılarında örgütsel unvanlar önemini kaybetmektedir TOPLAM DENGELİ BAŞARI GÖSTERGESİ (BALANCED SCO- RECARD) Balanced Scorecard yaklaşımı olarak bilinen bu yaklaşım 1990 lı yıların başlarında Robert Kaplan ve David Norton tarafından önerilmiştir. Bu yaklaşımın temeli, işletme stratejilerini uygulamaya dönük hedeflerle ilişkilendirmek ve bu ilişkileri temsil eden göstergeleri takip ederek stratejilerin istenen sonuçlara ulaştırıp ulaştırmadığını kontrol etmektir Balanced Scorecard ve Performans Ölçütleri Balanced Scorecard Yaklaşımı, hem çeşitli performans göstergelerini kullanan bir kontrol aracı, hem bütünleşik bir yönetim aracı, hem de bir kurumsal öğrenme aracıdır. Bu yaklaşım başlıca dört alanda hedef belirlenmesini öngörmektedir. Bu alanlar; Finansal nitelikli ölçütler, Müşterilerle ilgili ölçütler, İçsel süreçlerle ilgili ölçütler, Kurumsal öğrenme ve yeniliklerle ilgili ölçütler Finansal Nitelikli Ölçütler Bu ölçütler, bir şirketin stratejisinin ve bu stratejiye yönelik yürütme ve uygulamaların şirketi geliştirmeye katkısının olup olmadığını ortaya koymaktadır. Bu ölçütler, hissedarların işletmeyi nasıl gördüklerini göstermektedir. Bu ölçütler; Satış Gelirlerindeki Büyüme Satış tutarı ve pazar payı, Yeni müşteriler ve pazarlar, Yeni ürünler gibi. Maliyet Yönetimi Çalışan başına maliyet, Birim maliyetteki düşüşler, Faaliyet bazlı maliyetleme esasına uygun ölçümlenen masraf dağılımları gibi. Varlıkların Kullanımı Stoklardaki azalma ve devir hızı, Nakit akışı, Sermaye getirisi, Verimlilik oranları gibi. 8

9 Müşterilerle İlgili Ölçütler Bu ölçütler, müşterilerin işletmenin performansını nasıl gördükleri ile ilgili ölçütlerdir. Burada amaçlar; müşterinin işletmeye bağlılık oranının artırılması, müşteri satın alma alışkanlıklarıyla ilgili bilgilerin araştırılması ve müşteri sadakatinin sağlanması şeklinde sıralanabilir. Bu ölçütler; Yeni Müşteriler Yeni müşteri sayısı, Yeni müşteri bulmanın ortalama maliyeti, Müşteri başına ortalama satış ve sipariş miktarı gibi. Mevcut Müşteriler İşletmeden ayrılan müşteri sayısı, Mevcut müşterilere yapılan satışlardaki artış oranı, Mevcut müşterilerle yapılan ortalama işlem sayısı ve sipariş sıklığı gibi. Müşteri Karlılığı Müşteri başına toplam karlılık, Müşteri ve işlem başına maliyet gibi İçsel Süreçlerle İlgili Ölçütler Bu ölçütler, işletmenin geliştirmesi gereken süreçlerin neler olduğu ile ilgili ölçütlerdir. Tasarım Yeni ürünler, Yeni ürünü pazara ulaştırma süresi gibi. Üretim Hata oranı, Üretim süresi, Üretim maliyeti gibi. Teslimat Zamanında yapılan teslimat yüzdesi, Satılacak ürünün olmaması durumu gibi. Satış Sonrası Üç aylık bir süre içinde tekrar sipariş veren müşterilerin oranı, Bir yıl içinde tekrar sipariş veren müşterilerin yüzdesi, Müşteri tatmini gibi Kurumsal Öğrenme ve Yeniliklerle İlgili Ölçütler Bu ölçütler, işletmede değer yaratma ve iyileştirmenin sürekliliğinin nasıl sağlanabileceği ile ilgilidir. Çalışanların Yetenekleri Çalışanların duyduğu mutluluk, Personel devir oranı, Çalışan başına verimlilik ve kar gibi. Bilgi Teknolojileri Yeni ürünler, Müşteri ile direkt ilişki içindekilerin sahip olduğu müşteri ile ilgili bilgi yüzdesi, Müşterilerle ilgili bilgilerin sağlığı gibi. 9

10 SAĞlIK KURUMLARI YÖNETİM TEORİLERİ 110 Motivasyon Personelin yaptığı öneri ve sayısı, Uygulamaya geçirilen önerilerin sayısı, Personele verilen ödüller ve sayısı, Temel nitelikteki işleri geliştirmek için gereken süre gibi. Bu ölçütleri kullanmaktaki amaç, işletmenin başarısını bir bütün olarak ve dengeli bir şekilde görebilmektir. Sonuç olarak Balanced Scorecard yaklaşımının kullanılması; İşletmenin vizyonunun tüm personel tarafından bilinmesini, Hedeflere ulaşılması ile stratejik amaçlara katkı yapılmasının güvence altına alınmasını, Çalışanların gayretlerini hedef ve ölçütler üzerinde toplamalarını sağlar. 10

11 10.7. KAYNAKLAR pdf/2007-1/sos_bil_06.pdf/ pdf/ Koçel, T. (2011), İşletme Yöneticiliği, Beta Basım Yayım, 13.Baskı, İstanbul ÜNİTE SORULARI 1. Güçlendirme nedir? Açıklayınız. Güçlendirmede ortaya çıkabilecek uygulama sorunları hakkında bilgi veriniz. 2. Küçülmenin amaçları ve küçülmenin oluşturduğu sorunlar hakkında bilgi veriniz. 3. Sanal organizasyonlar hakkında bilgi veriniz. 11