BAŞLANGIÇ 1. VERI TABANIYLA İLK ADIMLAR. Konuya Hazırlık 1. Veri tabanı programları hangi amaç için kullanılmaktadır?

Transkript

1 A BAŞLANGIÇ Konuya Hazırlık 1. Veri tabanı programları hangi amaç için kullanılmaktadır? Veri tabanı, bir konuyla ilgili pek çok kaydın tutulduğu bir bilgi havuzudur. Veri tabanı programları, bilgi havuzunu oluşturmak ve veri tabanından istenilen bilgiyi istenildiği şekilde alıp kullanmayı sağlar. Günümüzde kullanılan birçok veri tabanı programı vardır. Bunlardan bir tanesi ise Microsoft Office 2007 paketinde yer alan Access 2007 veri tabanı programıdır. Access bilgileri birbiriyle ilişkili birden fazla tabloda depolayarak ilişkisel veri tabanı olarak bilinen veri tabanları oluşturur. Bilgiler doğru düzenlenmişse bir ilişkisel veri tabanındaki birden fazla tabloyu tek bir depolama alanı gibi kullanarak bilgileri gereksinimlerinizi karşılayan herhangi bir düzende elektronik olarak süzebilirsiniz. Tablo, Access içinde kullanabileceğiniz nesnelerden yalnızca biridir. Diğer nesne türleri arasında sorgular, formlar, raporlar, makrolar ve modüller yer almaktadır. Tablolar, temel veri tabanı nesnesidir. Tabloların amacı bilgileri depolamaktır. Diğer bütün veri tabanı nesnelerinin amacı bir veya birden fazla tabloyla etkileşimde bulunmaktır. Bir Access ver itabanı bileşeni binlerce tablo içerebilir ve her tablonun içerdiği kayıtların sayısı öncelikle sabit diskinizdeki boş alanla sınırlıdır. Sorgular, bilgileri bulmak için kullanılır ve böylece bilgileri çeşitli yollarla görüntüleyebilir, değiştirebilir ve çözümleyebilir. Formlar, tablolarda depolanan bilgilerin girilmesini, alınmasını, görüntülenmesini ve yazdırılmasını kullanıcılar için kolay hâle getirir. Form aslında kullanıcılara bilgiler veren ve onların girdiği bilgileri kabul eden denetimlerin olduğu bir penceredir. Raporlar, tablolardaki bilgileri bilgisayar ekranında veya kâğıt üzerinden güzelce biçimlendirilmiş ve kolay erişebilecek şekilde gösterir. Raporda çok sayıda tablo ve sorgudan gelen bilgiler, veri tabanındaki bilgilerden hesaplanan değerlerler, üstbilgi, altbilgi başlık gibi biçimlendirme öğeleri bulunur. Makrolar, standart veri tabanı işlemlerinin daha az deneyimli kullanıcıların veri tabanında çalışmasına yardım edecek komut düğmeleri şeklinde olmalarını sağlamak için kullanılır. Modüller, VBA programlarıdır. Makrolar birçok işlemi otomatik hâle getirseler bile VBA makroların yerine getiremeyeceği kadar zor görevleri yapar. 1. VERI TABANIYLA İLK ADIMLAR Access 2007 Microsof Office 2007 sisteminin bir parçası olduğu için Ofis menüsü, Hızlı Erişim Araç Çubuğu, Şerit ve Iletişim kutuları gibi temel arabirim nesneleri, diğer Office 2007 ürünlerindekilere benzemektedir. Ancak bu ürün ve programlardan daha ileri boyutları olması dolayısıyla Access, ona alışıncaya kadar size karmaşık gelebilir. a. Veri tabanı uygulamasını açma: Access veri tabanı uygulamasını açmak için Başlat menüsü/tüm programlar/microsoft Office menüsünden Microsoft Office Access 2007 seçeneği seçilir. Yeni Access veri tabanı penceresi arabirimi kullanıcıların genel olarak bir veri tabanıyla veya veri tabanı nesnesiyle çalışma şeklini yansıtacak şekilde tasarlanmıştır (Resim 5.1). Resim 5.1: Veri tabanı uygulamasını açma 128

2 Access penceresi diğer ofis uygulamalarına benzerdir, onlardan farklı olarak Gezinti Bölmesi bulunmaktadır. Gezinti Bölmesi veri tabanı nesnelerinin süzülmüş listelerini görüntüler. Listede yer alan nesneleri liste başlığını sonra da görüntülemek istediğiniz nesne kategorisini veya grubunu tıklayarak değiştirebilirsiniz. b. Mevcut veri tabanını açma: Access i veri tabanı açmadan başlatıldığında Microsoft Office Access ile Başlarken penceresi görürsünüz. Bu pencerede en son açılan veri tabanları bölümünden veri tabanı açılabilir. Eğer açılacak veri tabanı bu listede yoksa bu bölümde yer alan Tümü seçeneği ile veri tabanı açma penceresi gelir ve buradan veri tabanı seçilerek açılır. Açılacak veri tabanı daha önce çalışılan bir veri tabanı olabileceği gibi herhangi bir veri tabanı da olabilir (Resim 5.2). Resim 5.2: Mevcut veri tabanını açma ek bilgi Mevcut veri tabanını açmak için diğer ofis programlarında olduğu gibi ofis düğmesinden aç seçeneği kullanılabileceği gibi Ctrl + O kısayolu da kullanılabilir. c. Veri tabanı içindeki kaydı değiştirme: Veri tabanı içindeki kayıtlar tablolarda tutulmaktadır. Access açıldığında veri tabanı bileşenlerine gezinti bölmesinden ulaşılmaktadır. Gezinti bölmesi içinde yer alan tabloya çitf tıklandığında tablo içinde var olan kayıtlar görüntülenir. Değiştirilecek kayda tıklayıp kayıt değiştirme işlemi klavye ile gerçekleştirilir. Değişiklik yapıldıktan sonra tablo doğrudan kapatılabilir (Resim 5.3). Resim 5.3: Veri tabanı içindeki kaydı değiştirme 129

3 ç. Kaydetme: Veri tabanı içinde yapılan değişikliklerden sonra kayıt işlemi diğer ofis uygulamalarıyla aynıdır. Kayıt işlemi Ofis düğmesinden kaydet, Hızlı Erişim araç çubuğu üzerinden Kaydet veya klavyeden Ctrl+ S kısa yoluyla yapılabilir. Eğer veri tabanı türü değişikliği veya isim değiştirme işlemleri gerekiyorsa Ofis düğmesinden Farklı Kaydet seçeneği kullanılır. d. Veri tabanını kapatma: Veri tabanını kapatmak için Ofis düğmesinden Access ten Çık seçeneği kullanılabilir. Başlık çubuğu üzerinde bulunan kapat düğmesi de kullanılabilir. e. Yardım fonksiyonlarını kullanma: Access te şeridin en sağında bulunan simgesine tıklandığında Access Yardım penceresi açılır. Pencere üzerinde bulunan arama çubuğuna konu yazılarak istenilen konu hakkında yardım alınır. Access yardım penceresin alt kısmından istenirse yardım çevrim içi (online) olarak alınır (Resim 5.4). Resim 5.4: Access yardım penceresi 2. TEMEL AYARLARI YAPMA Access 2007 diğer ofis ürünlerinde olduğu gibi sekmeli yapıdan oluşmaktadır. Komut düğmeleri sekmeler altında derli toplu bir şekildedir. Her şeyin daha derli toplu olması yapılacak işleme ait komutlara daha kolay erişilmesini sağlamaktadır. a. Veri tabanı uygulamasının sayfa görünümünü değiştirme: Sayfa görünümleri Giriş sekmesi Görünümler grubunda Görünüm düğmesinden değiştirilmektedir. Access te standart bir sayfa görünümü yoktur. Farklı veri tabanı bileşenlerinin kendine has görünümleri vardır. Access te veri tabanları ve görünüm türleri şöyledir: Tablolarda; Veri Sayfası, Özet Tablo, Özet Grafik ve Tasarım görünümleri yer alır. Formlarda; Form, Düzen ve Tasarım görünümleri yer alır. Sorgularda; Veri Sayfası, Özet Tablo, Özet Grafik, SQL Göster, Tasarım Görünümleri yer alır. Raporlarda; Rapor Görünümü, Baskı önizleme, Düzen Görünümü, Tasarım Görümleri yer alır (Resim 5.5). Resim 5.5: Tablo görünümleri 130

4 b. Araç çubuğu özelliklerini değiştirme: Access diğer ofis 2007 ürünlerinde olduğu gibi sekmeli yapıdan oluşmaktadır. Işlemlere ait komutlar sekmeler altında yer almaktadır. Bunun haricinde sık kullanılan işlemler için Hızlı Erişim Araç Çubuğu mevcuttur. Hızlı erişim araç çubuğu Özelleştir düğmesi ile açılan pencereden yeni komutlar eklenebileceği gibi bu pencerede olmayan komutlar Diğer Komutlar seçeneğine tıklanarak eklenir. Değerlendirme Soruları Aşağıdaki tümcelerin noktalı yerlerini doğru sözcüklerle doldurunuz. 1. Veri tabanında yer alan bir kaydı değiştirmek için değiştirilecek kaydın üzerine bir kez.. yeterlidir. 2. Access te veri tabanı bileşenlerinin kendilerine has.. türleri vardır. Aşağıdaki soruları yanıtlayınız. 3. Aşağıdakilerden hangisi bir veri tabanı bileşeni değildir? A) Tablo B) Form C) Rapor D) Sorgu E) Izgara 4. Aşağıdakilerden hangisi tablolarda depolanan bilgilerin alınmasını, görüntülenmesini ve yazdırılmasını kullanıcılar için kolay hâle getiren veri tabanı bileşenidir? A) Tablo B) Form C) Makro D) Modül E) Sorgu 5. Modül nedir? Kısaca tanımlayınız. 131

5 B BİR VERİ TABANI YARATMA Konuya Hazırlık 1. Bir veri tabanın da ne tür bilgiler saklanabilir? 1. TEMEL İŞLEMLER Veri tabanının ana bileşeni tablodur. Bütün alanlar ve alanlara ait veri türleri tabloda düzenlenmektedir. Veri tabanı tasarlanırken alan adları ve veri türleri belirlenir, tabloya sonradan alanlar eklenebileceği gibi, ihtiyaç olmayan alanlar silinebilir veya alan adı ve veri türleri değiştirilebilir. Eksikler ve düzeltmeler yine tablolar üzerinden yapılır. a. Veri tabanını planlama ve tasarlama: İyi bir veri tabanı hazırlamak için tasarlamaya geçmeden önce planlamanın yapılması gerekir. Veri tabanında kullanılacak alan isimleri, veri türleri, alan boyutları, giriş maskeleri gibi pek çok konunun netleştirilmesi gerekir. Kullanılacak veriye ait veri türü belirlenmeli ve verinin niteliğine göre alan boyutu iyi ayarlanmalıdır. Alan boyutu ne gerektiğinden az ne de fazla olmalıdır. Eğer alan boyutları iyi ayarlanmazsa veri tabanı hantal bir yapıda olur. Alan adları ve veri türleri tablolarda belirlenir. Tablolarda veri girişi yapılabileceği gibi kullanılacak işleme göre farklı veri tabanı bileşenleri de kullanılabilir. Tablo tasarlanırken farklı veri türleri vardır. Bunlar; Metin : Alfabetik ve sayısal türde her türlü bilgi veya işlem gerektirmeyen bilgilerin girilebildiği alan türüdür. Bu alan maksimum 255 karakter bilgi alır. Not : Bir tablo alanı için metin türünün uzunluğu yetmiyorsa not türü seçilebilir. Bu tür alanlara karaktere kadar bilgi girilebilir. Sayı : Üzerinde işlem yapılabilecek verilerin girilebileceği alan türüdür. Alan boyutunu belirlerken farklı boyutta sayı türleri vardır, bunlar: Bayt : 0 ile 255 arasında değer alabilir. 1 Bayt yer tutar. Tamsayı : ile arasında değer alabilir. 2 Bayt yer tutar. Uzun tamsayı : ile arasında değer alabilir. 4 Bayt yer tutar. Tek ve Çift : Çok büyük sayılar ve ondalık kesirler için kullanılır. 15 basamak sayıyı tutar, üstüne ise 10 üssü olarak yazar. 4-8 Bayt yer tutar. Ondalık Sayı : 28 basamağa kadar sayı tutar. 12 Bayt yer tutar. Tarih /Saat : Tarih ve saat türündeki bilgilerin girilmesi için kullanılır. Para birimi : Parasal değerler için tanımlanır. Bu alanda 15 basamak tamsayı, virgülden sonra da 4 basamak bilgi tutabilir. Otomatik sayı : Bu bilgi alandaki sayı değeri girilen her yeni kaydın numarası otomatik olarak tutulur. Evet/Hayır : Bu bilgi alanı iki sonuçlu bilgiler için kullanılır. Evet/Hayır, Açık/Kapalı, Doğru/Yanlış gibi veriler tutulur. Köprü : İnternet adresi gibi bir yere bağlantı kurmak için bu veri türü kullanılır. Bu alana girilen veriye tıklanırsa yazılı olan İnternet adresine bağlantı kurulur. OLE nesnesi : Resim, ses, film gibi nesnelerin veri tabanına eklenmesini sağlar. b. Tablo oluşturma: Access açıkken Oluştur sekmesi Tablolar grubundan tablo oluşturulabilir. Tablolar grubunda Tablo, Tablo Şablonları ve Tablo Tasarımı düğmeleri kullanılarak tablo oluşturulur. Tablo düğmesiyle tablo tasarlanırken alan adları ve veri türleri elle belirlenebileceği gibi alan şablonları kullanarak da tablo hazırlanır. Tablo Şablonları düğmesiyle hazır tablo şablonları kullanılarak tablolar oluşturulur. Tablo Tasarımı düğmesiyle alan adları ve veri türleri Access ten yardım alınmaksızın kullanıcının istekleri doğrultusunda yapılır (Resim 5.6). Resim 5.6: Tablo oluşturma 132

6 c. Tablo içinde hareket etme: Tabloya bilgi girmek için tablo içinden hareket etmek gerekir. İşlemler gereği tablonun farklı yerlerinde düzeltmeler veya veri girişi olabilir. Tablo içinde klavyeden Tab tuşu, yön tuşları ile veya fare ile istenilen alan bir kez tıklanarak hareket edilebilir. ç. Tabloya veri girme: Tabloda bir alana veri girmek için o alanın seçili olması yeterlidir. Alana veri girdikten sonra bir sonraki alana geçmek için yön tuşları, Tab ve Enter tuşları kullanılabilir (Resim 5.7). 2. ANAHTARLARI TANIMLAMA Resim 5.7: Tabloya veri girme a. Birincil anahtarı tanımlama: Birincil anahtarı tanımlamak için tablo tasarım görünümündeyken birincil anahtar olarak tanımlanacak alana tıkladıktan sonra Tasarım sekmesi içinde Araçlar grubunda Birincil Anahtar düğmesine tıklanır. Birincil anahtardaki değer her bir kaydı benzersiz (unique) olarak tanımlamak için kullanılır yani aynı birincil anahtar değerine sahip iki kayıt olamaz. Bu değeri siz kendiniz girebilir veya Access ten yardım alabilirsiniz (Resim 5.8). Resim 5.8: Birincil anahtar tanımlama b. İndeks oluşturma: Veri tabanındaki alanlarda kullanılmak üzere birtakım bilgilere ihtiyaç duyulabilir. Belli bir düzene göre dizilmiş bilgiler içinden veri bulmak çok daha kolaydır. Bunun için dizinler oluşturulur. Dizin tablo içindeki bir alanda oluşturulabileceği gibi birkaç alan içinde oluşturulabilir. Dizin oluşturmak için tablo tasarım görünümündeyken Tasarım sekmesi Göster/Gizle grubunda Dizinler düğmesi kullanılır. Dizinler penceresinde dizin adı, dizinin hangi alan ya da alanlarda olacağı ve dizinin sıralama düzeni artan veya azalan olarak belirlenir (Resim 5.9). Resim 5.9: İndeks oluşturma 133

7 3. TABLO TASARIM a. Tablo özelliklerini değiştirme: Tablo özelliklerini değiştirmek için tablo tasarım görünümündeyken Tasarım sekmesi Göster/Gizle grubunda Özellikler Sayfası düğmesine tıklanır. Tablo özellikleri penceresinden tabloyla ilgili değişiklikler yapılabilir (Resim 5.10). Resim 5.10: Tablo özellikleri b. Alan özelliklerini değiştirme: Tablo tasarlanırken alanlarla ilgili veri türleri seçilir. Veri tabanının hantal olmaması için kullanıcı açısından etkin ve verimli olabilmesi için alanlarla ilgili birtakım düzenlemeler yapılabilir. Her veri türünün kendine özgü alan özellikleri bulunmaktadır. Bir alandaki veri türünü sınırlayabilirsiniz. Veri türü ayarı bir alandaki girdileri metin, sayı veya tarih gibi belirli veri türleriyle sınırlar. Örneğin, veri türü Sayıya ayarlıysa ve siz metin girmeyi denerseniz Access, girişi reddeder ve bir uyarı görüntüler. Veri girişini denetlemek için kullanılan alan özellikleri, Gerekli, Sıfır Uzunluk İzni, Alan Boyutu, Giriş Maskesi ve Geçerlilik kuralıdır (Resim 5.11). Resim 5.11: Alan özellikleri 134

8 4. VERI TABANINI GÜNCELLEME a. Tablodaki verileri değiştirme: Tablodaki verileri değiştirme işlemi oldukça basittir. Değiştirilmek istenen hücreye gidildikten sonra o hücredeki bilgi yerine yenisi yazılarak işlem tamamlanır. Access, yapılan değişikliğin kayıt edileceğine dair bir uyarı vermez. Değişiklik yapıldığı an itibariyle geçerli olur. b. Tablodaki verileri silme: Tablo içinden içeriği silinecek hücre seçildikten sonra Delete tuşuna basmak yeterlidir. Hücre içindeki veri silindiğinde Access, bu işlemin onayı için uyarı vermez. Silme işlemi yapıldığı an itibariyle geçerli olur. c. Veri tabanına kayıt ekleme: Access te veri tabanına kayıt eklemek için farklı yöntemler kullanılabilir. Kayıt eklemek için Giriş sekmesi Kayıtlar grubunda Yeni düğmesine tıklanabileceği gibi tablonun son hücresindeyken Enter tuşuna, yön tuşlarına veya Tab tuşuna basarak yeni kayıt eklenebilir. ek bilgi Tabloya yeni kayıt eklemek için Ctrl + + kısayolu da kullanılabilir. ç. Veri tabanından kayıt silme: Tablo içindeki hücre içinde yer alan bilgi silinebileceği gibi herhangi bir kayıt da silinebilir. Silinecek kayıt seçiliyken Giriş sekmesi Kayıtlar grubunda Sil düğmesi açılır kutusuna tıklanarak Kayıt Sil seçeneği seçilerek kayıt silme işlemi gerçekleştirilir (Resim 5.12). Resim 5.12: Veritabanından kayıt silme Değerlendirme Soruları Aşağıdaki tümcelerin noktalı yerlerini doğru sözcüklerle doldurunuz. 1. Access te tablo oluşturmak için sekmesi. grubu kullanılır. 2. Access te veri tabanına kayıt eklemek için klavyeden kısayolu kullanılır. Aşağıdaki soruları yanıtlayınız. 3. Aşağıdakilerden hangisi Access te kullanılan veri türlerinden biri değildir? A) Metin B) Sayı C) Otomatik metin D) Ole nesnesi E) Not 4. Aşağıdakilerden hangisi üzerinde matematiksel işlem yapılabilecek verilerin girilmesi için kullanılan veri türüdür? A) Metin B) Köprü C) Not D) Sayı E) Tarih/Saat 5. Bir tabloda birincil anahtar oluşturmak için hangi adımlar izlenir? 135

9 C FORMLARIN KULLANIMI Konuya Hazırlık 1. Bir bilgiyi tabloda görme ile formda görme arasında ne gibi farklar olabilir? 1. FORM OLUŞTURMA a. Basit bir form oluşturma: Access te boş bir form oluşturmak için Oluştur sekmesi içinde Formlar grubu kullanılır. Form oluşturmanın en kolay yolu formlar grubunda yer alan Form düğmesini kullanmaktır. Form düğmesi ile form oluşturmak için önce kaynak tablo veya sorgu seçili hâle getirilir ve form düğmesine tıklanır. Access formu doğrudan oluşturur ve form üzerinde değişiklik yapılabilmesi için şerit üzerine Biçimlendirme ve Düzenle bağıl sekmelerini ekler. Tercih veya ihtiyaca göre formlar grubunda yer alan diğer seçenekler kullanılarak da form oluşturulabilir (Resim 5.13). Resim 5.13: Form oluşturma Resim 5.14: Yeni kayıt ekleme b. Formları kullanarak veri tabanına bilgi girme: Formlar aracılığıyla veritabanına bilgi girmek için Giriş sekmesi Kayıtlar grubunda Yeni düğmesi kullanılır. Aynı zamanda formun altında bulunan Yeni kayıt düğmesi kullanılarak da kayıt yapılabilir. Her iki yöntemle de hangi kayıtta olunduğuna bakılmadan Yeni kayıt ekleme bölümü ekrana gelir. Son kayıttayken Kayıt düğmelerinden Sonraki Kayıt düğmesine tıklanarak yeni kayıt eklenir (Resim 5.14). 2. FORM GÖRÜNTÜSÜNÜ DEĞIŞTIRME a. Metni biçimleme: Form içinde yer alan metin kutularını veya etiketleri biçimlemek için önce formu tasarım görünümünde açmak gerekir. Form tasarım görünümdeyken biçimlenecek metin kutusu veya etiket seçili hale getirildikten sonra Tasarım sekmesi Yazı Tipi bölümünden Yazı Tipi, Stili, Boyutu, Rengi, Hizalama ve Dolgu Rengi değişiklikleri yapılabilir (Resim 5.15). Resim 5.15: Metin biçimleme b. Arka plan renklerini değiştirme: Form, tasarım görünümündeyken Tasarım sekmesi Yazı Tipi bölümünde yer alan Dolgu Rengi düğmesiyle arka plan rengi değişikliği yapılır. Eğer form içinde yer alan bir öge seçilirse dolgu rengi düğmesi ile seçilen ögenin arka plan rengi değiştirilir. Eğer formda hiçbir öge seçilmez forma tıklandıktan sonra dolgu rengi düğmesi kullanılırsa formun rengi değiştirilir. Formun arka plan tasarımını değiştirmek için form tasarım görünümündeyken Düzenle sekmesi Otomatik Biçim grubunda Otomatik Biçim düğmesi de kullanılabilir. Otomatik Biçim düğmesine tıklandığında otomatik form biçimleri görüntülenir. Otomatik form biçimlerinden herhangi biri seçilerek form arka plan değişikliği yapılır. 136

10 c. Şekil ya da grafik dosyası ekleme: Forma şekil veya grafik dosyası eklemek için Tasarım sekmesi Denetimler grubu kullanılır. Denetimler bölümünde grafik eklenebileceği gibi resim ve ilişkili veya ilişkisiz nesne eklenebilir (Resim 5.16). Resim 5.16: Şekil ya da grafik dosyası ekleme ç. Nesnelerin sıralanışını değiştirme: Formlardaki nesnelerin sıralanışını değiştirmek diğer ofis uygulamalarında olduğu gibidir. Nesne seçildikten sonra fareyle sürükle-bırak yöntemiyle nesne formun istenilen bölümüne konumlandırılabilir. Form üzerindeki nesnelerle ilgili düzenlemeler yapmak için mutlaka formun tasarım görünümünde olması gerekir. Değerlendirme Soruları Aşağıdaki tümcelerin noktalı yerlerini doğru sözcüklerle doldurunuz. 1. Formlara şekil veya grafik dosyası eklemek için.. sekmesi.. grubu kullanılır. 2. Formlarda yer alan metin kutularını biçimlemek için.. sekmesi grubu kullanılır. Aşağıdaki soruları yanıtlayınız. 3. Aşağıdakilerden hangisi form oluşturmak için kullanılabilecek seçeneklerden biri değildir? A) Form Planı B) Tüm Formlar C) Form Tasarımı D) Birden Çok Öge E) Form 4. Aşağıdaki sekmelerden hangisi form arka planını değiştirmek için kullanılır? A) Giriş B) Oluştur C) Dış veri D) Tasarım E) Veritabanı Araçları 5. Formdaki nesnelerin yerleri nasıl değiştirilir? 137

11 D BİLGİYE ERİŞİM Konuya Hazırlık 1. TEMEL İŞLEMLER 1. Bir bilgi deposunda istenilen bilgiye hızlı bir şekilde ulaşmak için ne tür düzenlemeler yapılabilir? a. Veri tabanı programını kurma ya da veri tabanı oturumuna girme: Access 2007, yalnızca Access 2003 te ve daha önceki sürümlerde oluşturulan veri tabanları (.mdb ve.mde dosyaları) için kullanıcı düzeyi güvenliği sağlar. Önceki bir Access sürümünde oluşturulmuş olan veri tabanını Access 2007 de açarsanız ve bu veri tabanına kullanıcı düzeyi güvenliği uygulanmışsa, bu güvenlik özelliği söz konusu veri tabanı için tasarlandığı gibi çalışır. Örneğin, kullanıcıların veri tabanını kullanmak için parola girmesi gerekir. Access 2003 ve daha önceki sürümlerde sağlanan Kullanıcı Düzeyi Güvenlik Sihirbazı, çeşitli kullanıcı ve grup izni iletişim kutuları gibi farklı güvenlik araçlarını da başlatabilir ve çalıştırabilirsiniz. Okumaya devam ederken bu araçların ancak bir.mdb veya.mde dosyasını açtığınızda kullanılabileceğini aklınızda bulundurunuz. Dosyaları Office Access 2007 dosya biçimine dönüştürürseniz, Access var olan tüm güvenlik özelliklerini kaldırır.* b. Verilen kriterlere dayanarak kayıt bulma: Access te kayıt bulmanın kolay yolu bilgiyi kriterlere göre ayırmaktır. Veri tabanındaki bilgileri belli kriterlere göre ayırmanın en kolay yolu sorgu oluşturmaktır. c. Basit bir sorgu oluşturma: Access te sorgu oluşturmak için Oluştur sekmesi Diğer grubu kullanılır. Diğer grubu içinde Sorgu Sihirbazı ve Sorgu Tasarımı düğmeleriyle sorgu oluşturulur. Sorgu Sihirbazı düğmesi tıklandığında Yeni Sorgu penceresi açılır. Yeni sorgu penceresi üzeriden Basit Sorgu, Çapraz Sorgu, Yinelenenleri Bulma Sorgusu ve Eşleşmeyenleri Bulma Sorguları oluşturulur. Basit bir sorgu oluşturmak için Basit sorgu sihirbazı seçilerek tamam düğmesine tıklanır (Resim 5.17). Resim 5.17: Yeni sorgu * Access 2007 de Access 2003 kullanıcı düzeyi güvenliğini ayarlama veya değiştirme 138

12 Basit Sorgu Sihirbazı penceresinde Tablolar/Sorgular açılır kutusunda sorguya kaynaklık edecek tablo veya sorgular seçilir. Kullanılan Alanlar bölümündeyse seçilen tablo ya da sorguda var olan alanlar görüntülenmektedir. Bu alanlardan sorguda kullanılacak alanlar Seçili Alanlar bölümüne atılarak ileri düğmesine veya son düğmesine tıklanabilir (Resim 5.18). Resin 5.18: Sorguya alan ekleme Sorgunun ayrıntılı veya özet mi olacağı belirlenir. Ayrıntılı sorgu seçeneği ile sorgunun bütün alanları gösterilirken özet sorgu seçeneği ile alanla ilgili istatistiki bilgiler görüntülenir. Seçeneklerden biri seçilerek İleri düğmesine tıklanır (Resim 5.19). Resim 5.19: Ayrıntılı veya özet sorgu 139

13 Sorgu başlığı verildikten sonra Sorguyu başlatma veya Sorgu tasarımını değiştir seçeneklerinden biri seçildikten sonra Son düğmesine tıklanarak işlem sonlandırılır (Resim 5.20). Resim 5.20: Sorgu başlığı ç. Çoklu kriterlere dayanarak sorgu oluşturma: Sorgu oluştururken tek bir alan üzerinden sorgu yapılabileceği gibi birden çok alan üzerinden de sorgu yapılabilir. Bunun için sorgu oluştururken sorgu ve alanlar penceresinden birden fazla alan seçmek gerekir (Resim 5.21). Resim 5.21: Çoklu kriterlere dayanarak sorgu oluşturma d. Sorguyu kaydetme: Bir sorgu oluşturulduktan sonra sorgu, tasarım görünümünde açılarak üzerinde değişiklikler yapılabilir. Yapılan değişikliklerden sonra Ofis düğmesinden Kaydet seçeneği kullanılarak veya Hızlı Erişim Araç Çubuğu üzerinden Kaydet düğmesine tıklanarak sorgu kaydedilir. 140

14 e. Filtreler ekleme: Sorgu açıldıktan sonra filtre eklemek için Giriş sekmesi Sırala ve Filtre Uygula grubunda yer alan Filtre düğmesi kullanılır. Bir alan seçiminden sonra Filtre düğmesine tıklandığında alan içinde yer alan bilgilerle ilgili filtre seçenekleri görüntülenir. Görüntülenmesi istenen seçenekler haricindeki diğer seçeneklerin tikleri kaldırılarak filtre eklenmiş olur (Resim 5.22). Resim 5.22: Filtre ekleme f. Filtreleri kaldırma: Sorguya eklenen filtreyi kaldırmak için filtre eklenen alana bir kez tıklandığında filtre seçenekleri penceresi açılır. Açılan pencereden alan adı öğesinden Filtreyi Temizle seçeneği seçilerek Tamam düğmesine tıklandığında filtre kaldırılır (Resim 5.23). Resim 5.23: Filtre kaldırma 141

15 2. SORGUYU ARITMA Daha önceden oluşturulmuş sorgular üzerinde düzenlemeler yapılabilir. Sorguya ihtiyaç hâlinde yeni alanlar eklenebileceği gibi ihtiyaç duyulmayan alanlar kaldırılabilir. a. Sorguya alanlar ekleme: Sorgu, tasarım görünümünde açıldığında boş bir sütuna gelerek istenilen tablo ve tabloya ait alan seçilerek sorguya alan eklenir. Bir alanın sorguda yer alıp almadığını Göster satırında yer alan tik işareti belirlemektedir (Resim 5.24). Resim 5.24: Sorguya alan ekleme b. Sorgudan alanları kaldırma: Sorgudan alan kaldırmak için sorgu, tasarım görünümünde açılır. Kaldırılacak alan veya alanlar için göster satırında yer alan tik işaretini kaldırmak yeterlidir. Tik işareti kaldırılıp kaydedilir. Sorgu yeniden açıldığında kaldırılan alan artık sorguda yer almaz. 3. SEÇME VE SINIFLANDIRMA Sorgu oluştururken filtreler uygulanarak bilgiler belirli ölçütlere göre ayrılabilir. Filtre oluşturarak belli ölçütlere dayanan bilgiler listelenemeyebilir. Bir ölçüte göre seçme ve sınıflandırma gerektiğinde sorgularda ölçüt kullanılır. a. Verilen kritere dayanarak verileri seçme ve sınıflandırma: Belirli bilgileri içeren kayıtları bulmak istiyorsanız ama karakterlerin tümünden emin değilseniz veya aramanızın bir temel karakter kümesinin birden çok değişimini vermesini istiyorsanız arama ölçütünde joker karakterler kullanabilirsiniz. En çok kullanılan jokerler şunlardır: * (yıldız) : Herhangi bir sayıdaki karakteri temsil eder. Örneğin: Soyadı=Er* soyadı Er ile başlayan girdileri verir.? (soru işareti) : Herhangi bir tek alfabetik karakteri temsil eder. Örneğin: Ad=A?? adı A ile başlayan üç harfli Ali, Ata gibi girdileri verir. # (sayı işareti) : Herhangi bir tek sayısal karakteri temsil eder. Örneğin: No= 2## 200 den 299 a kadar herhangi bir sayı verir. Tabloda yer alan girdilerden sadece 9. sınıf öğrencileri listelenmek istenebilir. Bu durumda sorgu oluşturduktan sonra ölçüt belirlemek gerekir (Resim 5.25). 142

16 Resim 5.25: Kaynak tablo Sorgu tasarım görünümünde açılır ve sınıf alanı Ölçüt bölümüne 9? yazılır. Bu ölçüt ile 9. sınıf ve şubeleri fark etmeyen öğrencileri listeler (Resim 5.26). Resim 5.26: Sorgu tasarımı 143

17 Sorgu çalıştırıldığında sınıf alanındaki ölçüt devreye girer ve sadece 9. sınıf öğrencileri görüntülenir (Resim 5.27). Resim 5.27: Sorgu b. Mantık işlemlerine dayanarak verileri seçme ve sınıflandırma : Access te alanlar üzerinde birden çok ölçüt kullanmak gerekebilir. Birden çok ölçüt; mantıksal, karşılaştırma ve aritmetik işleçler kullanılarak birleştirilir. Farklı türde ifadelerde farklı işleçler kullanılır. Sık kullanılan mantıksal işleçler şunlardır: And (Ve) Or (Veya) Not (Değil) : Bu işleç belirtilen tüm ölçütlere uyan kayıtları seçer. : Bu işleç ölçütlerden en az birine uyan kayıtları seçer. : Bu işleç ölçüte uymayan kayıtları seçer. Sık kullanılan karşılaştırma işleçleri şunlardır: < (küçüktür) > (büyüktür) = (eşittir) <= (küçüktür veya eşittir) >= (büyüktür veya eşittir) < > (eşit değildir) Mantıksal işlemlere dayanan seçme ve sınıflandırmayı bir örnekle açıklayalım. Tabloda yer alan soyadı alanındaki kayıtlardan S veya A ile başlayan kayıtlar listelenmek istenebilir. Sorgu tasarımında soyadı alanında yer alan ölçüt bölümüne A* or S* yazdığımızda Access mantıksal ifadeyi otomatik olarak Like A* Or Like S* şekline çevirir. Sorgu çalıştırıldığında soyadı A veya S ile başlayan kayıtlar listelenir (Resim 5.28). Resim 5.28: Ölçüt belirleme 144

18 Değerlendirme Soruları Aşağıdaki tümcelerin noktalı yerlerini doğru sözcüklerle doldurunuz. 1. Sorguya alan eklemek ve çıkarmak için sorgunun görünümünde açılması gerekir. 2. Sorguya filtre eklemek için sekmesi Sırala ve Filtre Uygula grubunda.. düğmesi kullanılır. Aşağıdaki soruları yanıtlayınız. 3. Aşağıdakilerden hangisi sorgularda birden çok karakteri belirtmek için kullanılan jokerdir? A) + B)? C) * D) % E) & 4. Aşağıdakilerden hangisi sorgu oluştururken ölçütlerden en az birine uyan kayıtları seçmek için kullanılan işleçtir? A) And B) Or C) Not D) But E) Also 5. Sorguya eklenmiş filtre nasıl kaldırılır? 145

19 E RAPORLAMA Konuya Hazırlık 1. Bir metin sunumun doğrudan yapılması ile rapor hâlinde sunulması arasında ne tür farklar olabilir? Raporlar genellikle daha büyük bilgi birimlerinin özetleridir. Örneğin, veritabanınız binlerce sipariş hakkında ayrıntılı bilgi tutabilir. Bu siparişleri düzenlemek veya yenilerini girmek istiyorsanız bunu doğrudan tabloda veya formla yapabilirsiniz. Şirketin satışlarındaki artış oranını görüntülemek için bu siparişleri özetlemek isterseniz bir rapor üretirsiniz. 1. SEÇILMIŞ VERILERI BELIRLI BIR SIRAYLA EKRANDA VE RAPORLARDA GÖSTERME Rapor oluşturmak için Oluştur sekmesi Raporlar grubu kullanılır. Raporlar grubunda bulunan seçenekler kullanılarak rapor oluşturulabilir. Kullanıcı, ihtiyaçları doğrultusunda veya tercihe göre seçeneklerden birini seçebilir (Resim 5.29). Resim 5.29: Rapor oluşturma Raporlar grubunda yer alan seçeneklerden rapor oluşturmanın en kolay yolu Rapor düğmesini kullanmaktır. Rapor düğmesine tıklandığında Access doğrudan raporu oluşturur ve Biçimlendirme, Düzenle ve Sayfa Yapısı bağıl sekmeleri ile rapor üzerinde düzenlemeler yapılabilir. Rapor oluştururken rapor üzerinde istenilen değişiklikler yapılabileceği gibi ihtiyaç halinde daha sonra da değişiklikler yapılabilir (Resim 5.30). Resim 5.30: Rapor ekranı 2. RAPORU DEĞIŞTIRME Raporu değiştirmek için öncelikle raporun tasarım görünümünde açılması gerekmektedir. Raporu tasarım görünümünde açmak içim rapor üzerine sağ tıklayıp Tasarım Görünümü seçeneği seçilmelidir. Rapor tasarım görünümünde açıldığında şerit üzerinde Tasarım, Düzenle ve Sayfa Yapısı bağıl sekmeleri yerini alır. Tasarım sekmesi ile Yazı tipi, Gruplar ve Toplamlar, Kılavuz Çizgileri, Denetimler ve Araçlar grubu altında bulunan özellikler ile rapor üzerinde istenilen değişiklikler yapılır. 146

20 Düzenle sekmesi ile Otomatik Biçim, Denetim Düzeni, Hizalamayı Denetle, Konum, Boyut ve Gözter/ Gizle grupları altında bulunan özelliklerle ilgili düzenlemeler yapılır. Sayfa Yapısı sekmesi altında Sayfa Düzeni grubu bulunmaktadır. Sayfa Düzeni grubu ile kâğıt boyut, yönü, kenar boşlukları gibi baskı ile ilgili düzenlemeler yapılır (Resim 5.31). Resim 5.31: Rapor tasarımı 3. SAYFA BAŞLIKLARI VE ALTLIKLARI OLUŞTURMA Sayfa başlıkları ve altlıkları düzenlemek için rapor, tasarım görünümünde açılmalıdır. Tasarım görünümünde sayfa başlıkları ve altlıkları için alanlar ayrılmıştır. Bu alanlar kullanılarak sayfa başlığı ve altlığı düzenlenir (Resim 5.32). Resim 5.32: Sayfa başlığı ve altlığı 4. VERİLERİ GRUPLAMA Raporda yer alan verileri gruplamak için rapor, tasarım görünümünde açılır. Tasarım sekmesi Gruplar ve Toplamlar grubunda Gruplandır ve Sırala düğmesi kullanılarak veriler gruplandırılır (Resim 5.33). Resim 5.33: Verileri gruplama 147