Anonim Ortaklık Genel Kurulları Elektronik Genel Kurullar

Transkript

1 Ümit YAYLA Merkezi Kayıt Kuruluşu Genel Müdür Yardımcısı Yeni Türk Ticaret Kanunu ve Yeni Sermaye Piyasası Kanunu Uyarınca Anonim Ortaklık Genel Kurulları Elektronik Genel Kurullar Borsaya Kote Şirketlerin Genel Kurulları Tüm Yeni Alt Düzenlemeler Çerçevesinde Uygulama Kılavuzu

2 İÇİNDEKİLER ÖNSÖZ... V İÇİNDEKİLER... IX KISALTMALAR... XVII Birinci Bölüm YENİ TİCARET KANUNU NDA ANONİM ORTAKLIK GENEL KURULLARINA İLİŞKİN TEMEL YENİLİKLER I. Genel Olarak...1 II. Blokaj Sisteminin Terkedilmesi...2 III. İç Yönerge Hazırlama Zorunluluğu...2 IV. Kitlesel Temsilcilik Sistemi...3 A. Kurumsal Temsilci...4 B. Organın Temsilcisi ve Bağımsız Temsilci...7 V. Tevdi Eden Temsilcisi...8 A. Genel Olarak...8 B. Proxy Kavramı ve Tevdi Eden Temsilciliği ile İlişkisi...12 İkinci Bölüm ELEKTRONİK GENEL KURULLAR I. Genel Olarak...19

3 X II. Avrupa Birliği Hissedarlar Direktifi ve Genel Kurul Piyasa Standartları III. Dünyada Elektronik Genel Kurullar A. Elektronik Genel Kurullar B. Sanal Genel Kurullar C. Yurtdışında Elektronik Genel Kurul Düzenlemeleri Fransa Almanya İngiltere İsveç Amerika Birleşik Devletleri Danimarka Avustralya...39 D. Elektronik Oy Kullanma Platformları IV. Ülkemizde Elektronik Genel Kurul Uygulaması (Genel Kurullara Elektronik Yöntemle Katılım)...41 A. Genel Olarak...41 B. Hukuki Çerçeve ve Tanım Tanım İlgili Mevzuat C. Kapsam...45 D. MKK Tarafından Sunulan Elektronik Genel Kurul Sistemi MKK nın Sorumlu Kuruluş Olması EGKS nin Temel Amaçları EGKS nin Temel Özellikleri a. Ortakların Bilgilendirilmesi b. Elektronik Yöntemle Temsilci Seçimi Ve Talimat Verilebilmesi...51 c. Genel Kurula Eş Zamanlı Katılımın Sağlanması...53 d. Raporlamanın Sağlanması E. Şirketlerin ve Hak Sahiplerinin EGKS Üzerinden Gerçekleştirecekleri İşlemler...55 F. EGKS de Yaşanabilecek Teknik Sorunlar... 56

4 XI 1. Görüntü ve Ses Naklinde Sorun Elektronik Platformdaki Sorun Üçüncü Bölüm ANONİM ORTAKLIK GENEL KURULU I. Genel Kurul Kavramı...59 II. Anonim Ortaklık Genel Kurulunun Yetkileri A. Genel Kurulun Devredilemez Yetkileri B. Genel Kurulun Devredilebilen Yetkileri...62 C. Genel Kurulun Yetkisinin Sınırları III. Genel Kurul Toplantısı Türleri...65 A. Olağan Genel Kurul Toplantısı...65 B. Olağanüstü Toplantı...67 C. İmtiyazlı Pay Sahipleri Özel Kurulu Dördüncü Bölüm GENEL KURUL TOPLANTISINA HAZIRLIK İŞLEMLERİ I. Genel Kurul Toplantısına Katılacakların Tespiti...71 A. Pay Sahipleri Kayden İzlenen Payların Sahipleri a. Kayden izlenen pay b. Pay sahipleri çizelgesi Hamiline Yazılı Pay Senedi Sahipleri...75 a. Zilyetliğin İspatı Zorunluluğu...75 b. Blokajın kaldırılması İlmuhaber, Senede Bağlanmamış Pay ve Nama Yazılı Pay Senedi Sahipleri B. Mülkiyet Dışında Bir Hak Nedeniyle Genel Kurula Katılma Hakkı Olanlar İntifa Hakkı Sahibinin Oy Hakkı...78 II. Genel Kurul Çağrısı...79

5 XII A. Genel Kurulu Çağırmaya Yetkili Olanlar Yönetim Kurulu Tek Pay Sahibi Azlık...81 B. Çağrının İçeriği Genel Olarak a. Toplantı Günü ve Saati b. Toplantı yeri c. Gündem...85 aa. Gündemde Yer Alacak Hususlar...85 bb. Kurumsal Yönetim Tebliği Uyarınca Dikkate Alınması Gerekli Hususlar cc. Gündeme Bağlılık İlkesi dd. Gündeme Bağlılık İlkesinin İstisnaları SPKn na Tabi Halka Açık Şirketler Açısından Açıklanması Zorunlu Diğer Hususlar Genel Kurulda Bilgi Verilmesi ve/veya Onaya Sunulması Gereken Diğer Hususlar a. Önemli Nitelikte İşlem b. İlişkili Taraf İşlemleri ve Teminat, Rehin, İpotek Verilmesi...93 c. Çıkar Çatışmasına Neden Olabilecek Önemli Nitelikte İşlem ve/veya Şirketin veya Bağlı Ortaklıkların İşletme Konusuna Giren Ticari İş...93 d. İmtiyazlı bir Şekilde Şirket Bilgilerine Ulaşma İmkânı Olan Kimselerin Kendileri Adına Şirketin Faaliyet Konusu Kapsamında Yaptıkları İşlemler e. Yönetim Kurulu Başkanı ve İcra Başkanı/Genel Müdürün Aynı Kişi Olmasına Karar Verilmesi f. Şirket Bağışları ve Yardım Politikaları C. Çağrının Süresi ve Şekli D. Çağrısız Genel Kurul...95 E. Çağrı Usulüne Uyulmamasının Sonuçları... 96

6 XIII F. Sermaye Piyasası Kanunu na Tabi Olmayan Şirketler İçin Yapılması Zorunlu Diğer Çağrı ve İlanlar Kurumsal Temsilci Çağrısının Yapılması Organın Temsilcisinin Belirlenmesi ve İlanı Bağımsız Temsilcinin Belirlenmesi ve İlanı...98 III. Bilgi Alma ve İnceleme Hakkının Kullandırılması...98 A. Genel Kurul Öncesinde İncelemeye Hazır Tutulacak Belgeler Finansal Tablolar Yönetim Kurulunun Yıllık Faaliyet Raporu B. Pay sahibinin Genel Kurulda Bilgi Talebi Hakkı Hakkın Kapsamı ve Sınırları Pay Sahibinin Mahkemeye Başvurması Beşinci Bölüm GENEL KURUL TOPLANTISININ İŞLEYİŞİ I. Toplantı Açılmadan Önce Yapılması Gerekenler A. Toplantı Salonunda Bulundurulması Gereken Belgeler B. Hazır Bulunanlar Listesinin Oluşturulması Hazır Bulunanlar (Fiziki Hazirun) Listesinin Hazırlanması Elektronik Hazirun Listesinin Hazırlanması C. Toplantıda Hazır Bulunması Zorunlu Olanlar Murahhas Aza, Yönetim Kurulu Üyesi, Denetçi Bakanlık Temsilcisi D. Toplantı Yeter Sayısının Tespiti Olağan Yeter Sayı Ağırlaştırılmış Yeter Sayı Yeter Sayının Bulunamaması II. Toplantının Açılması A. Toplantıyı Açmaya Yetkili Olanlar B. Toplantının Açılma Anı C. Toplantı Başkanlığının Oluşturulması ve İç Yönerge...119

7 XIV D. Temsilci Bildirgelerinin Açıklanması ve Bildirimler III. Görüşmelere Geçilmesi A. Görüşme Usulü B. Sınırlamalar Zaman Kısıtı Konu Kısıtı ve Gündeme Bağlılık İlkesi Hakkın Kötüye Kullanımına İlişkin Kısıtlar Elektronik Ortamda Katılanlara İlişkin Kısıtlar C. Görüşmelere Ara Verilmesi ve Ertelenmesi Ertelemeyi Talep Hakkı Bulunanlar Erteleme Sonrası Yapılan Toplantının Niteliği IV. Oy Hakkının Kullanılması A. Oy Hakkı Sahipliği Kavramı B. Oy Hakkının Kullanılması Fiziken Katılanlar Elektronik Ortamda Katılanlar Oy Hakkının Elektronik Yöntemle Kullanılması Hak Sahibinin Bizzat (Aslen) Kullanması Temsilci Aracılığıyla Oy Kullanılması a. Bireysel Temsil b. Temsilcinin Bildirim Yükümlülüğü c. Tevdi Eden Temsilciliği aa. Tevdi Eden Temsilcisine Talimatların İletilmesi d. Temsil Yetkisinin Kontrolü e. Talimata Aykırı Oy Kullanılması C. Oy Hakkına İlişkin Kısıtlamalar Oy Hakkından Yoksunluk Oy Sözleşmeleri Birikimli Oy Gizli Oy Oylama Sonucunun Tespiti V. Genel Kurul Kararlarının Tanımı ve Hukuki Niteliği

8 XV A. Genel Kurul Kararı Türleri B. Genel Kurul Kararlarının Tescili C. Genel Kurul Kararlarının Geçersizliği İptal Sebepleri İptal Davası Açabilecekler Butlan Altıncı Bölüm BORSAYA KOTE ANONİM ORTAKLIKLAR İÇİN (EGKS DAHİL) GENEL KURUL SÜRECİ I. GENEL KURUL ÖNCESİ YAPILACAK İŞLEMLER A. Genel Kurulun Toplantıya Çağrılması B. İlgili Belgelerin İncelemeye Sunulması C. Genel Kurul Toplantı İlanı ile Birlikte Kamuya Duyurulması Gereken Diğer Hususlar D. Esas Sözleşme Değişikliği Nedeniyle Gümrük ve Ticaret Bakanlığı na Başvuru E. Bakanlık Temsilcisi için Başvuru II. GENEL KURUL GÜNÜ YAPILACAK İŞLEMLER A. Hazır Bulunacak Kişiler ve Bulundurulacak Belgeler B. Genel Kurula Katılabilecekler Listesi ve Hazirunun Oluşturulması C. EGKS nin Çalıştığının Tespiti D. Toplantının Açılması ve Yönetimi E. Toplantı Gündemin Görüşülmesi F. Oylama G. Toplantı Tutanağının Düzenlenmesi İmza Tutanakta Bulunması Gereken Bilgiler III. GENEL KURUL SONRASI YAPILACAK İŞLEMLER A. Toplantının EGKS de de Sonlandırılması...171

9 XVI B. Tutanağın EGKS ye Yüklenmesi C. Bakanlık Temsilcisinin ve Toplantı Başkanının Kimlik Bilgisinin EGKS ye Girilmesi D. Toplantı Tutanağının ve Diğer Belgelerin İletilmesi E. Tutanağın Derhal Şirketin İnternet Sitesine Konulması F. Tescil ve İlan EK 1 - ÖRNEK GÜNDEM EK 2 - ELEKTRONİK ORTAMDA GENEL KURULA KATILMAK İSTEYEN HAK SAHİPLERİ İÇİN UYGULAMA KILAVUZU I. TOPLANTI ÖNCESİNDE YAPILMASI GEREKEN İŞLEMLER II. TOPLANTI GÜNÜ İŞLEMLERİ İLGİLİ MEVZUAT ANONİM ŞİRKETLERDE ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILACAK GENEL KURULLARA İLİŞKİN YÖNETMELİK ANONİM ŞİRKETLERİN GENEL KURULLARINDA UYGULANACAK ELEKTRONİK GENEL KURUL SİSTEMİ HAKKINDA TEBLİĞ KAYNAKÇA