Pearson Hediye ve Ağırlama Politikası

Transkript

1 Pearsn Hediye ve Ağırlama Plitikası Yürürlük Tarihi: 1 Ocak 2016 İç ve dış kullanım içindir.

2 İçindekiler Giriş... 2 Bu Plitika kimler için geçerlidir?... 2 Hediye ve Ağırlama Nedir?... 2 Hediye ve Ağırlama teklif etmek veya vermek ne zaman uygundur?... 3 Ölçülülüğü Belirleme... 3 Yasaklanan Hediye ve Ağırlamalar... 3 Devlet Yetkililerine Hediye ve Ağırlama Sunma, Verme ve Ödeme Yapma Gereklilikleri... 4 Devlet Yetkilisi Olmayan Çalışanlara Hediye ve Ağırlama Sunma, Verme ve Ödeme Yapma Gereklilikleri... 5 Hediye ve Ağırlama Kabul Etme Gereklilikleri... 5 Bu Plitika ile Uyumluluk Prsedürleri... 5 Görev ve Srumluluklar... 6 Ek Bilgiler... 7 İlgili Plitikalar, Dkümanlar ve Frmlar... 7 Plitika Yönetimi

3 Giriş Bu Hediye ve Ağırlama Plitikası nın (Plitika) amacı Hediye ve Ağırlama teklifi ve kabulü knusunda Pearsn ın Plitikasını ve bu Plitika kapsamında srumluluklarınızı düzenlemektir. Bu Plitika Pearsn ın ABC Plitikası nı ve Davranış Kurallarımızı tamamlayıcıdır ve Rüşvet ve ylsuzluğa karşı güçlü bağlılığımızı göstermede önemli bir rl ynamaktadır. Uygun Hediyeler ve Ağırlama teklif etmek veya kabul etmek lağan iş ilişkileri kurma ve bunları güçlendirmenin bir parçası labilir. Buna rağmen, yasalara uygun lmayan ve Pearsn ın ABC Plitikası dışında lan rüşvet larak yrumlanabilir, Pearsn ın itibarını zedeleyebilir ve bu işe dahil lan kişilerin yanında Şirket e de ceza davası açılmasına neden labilir. Hediye veya Ağırlama, teklif ederken veya kabul ederken daima diğerleri tarafından nasıl algılanacağını göz önünde bulundurmalısınız ve uygun şekilde davranmalısınız. Bu Plitika nın amacı dürüstlüğün en iyi şekilde sürdürülmesini ve Pearsn çalışanlarının dğru dürtülerle davranmasını ve Hediye ve Ağırlama teklif ederken veya kabul ederken bunu amaçlamasını sağlamaktır. Bu Plitika kimler için geçerlidir? Bu Plitika Pearsn Çalışanları dünya genelinde Pearsn şirketi, bağlı kuruluşlarında çalışan tüm memur ve işçileri (ful time ve part time), ve geçici çalışanları kapsar (danışmanlar ve kısa süreli veya sabit süreli çalışanlar gibi) için geçerlidir. Hediye ve Ağırlama Nedir? Hediye ödeme yapılmadan alınan veya verilen smut nesnedir. Örnek larak çiçek, hediye çantası, çiklata, bir şişe şarap veya tatil hediyesi sayılabilir. Ayrıca pazarlama ürünlerini de kapsar. Ağırlama eğlence, yemek ya da benzeri bir katılımın verilmesi ya da alınmasını içerir. Ağırlama ulaşım ve knaklama gibi Üçüncü Taraf Seyahat Masraflarını içerir. 2

4 Hediye ve Ağırlama teklif etmek veya vermek ne zaman uygundur? Meşru bir iş amacı lduğunda (örneğin Pearsn ın ürünlerini, markasını veya itibarını desteklemek veya ilerletmek veya iş ilişkilerini (müşteriler, Temsilciler ve diğer İş Ortakları gibi) geliştirmek için tasarlanmış masraflar). Alıcı/verici ile ilişkiniz ölçülü lduğunda. Aşağıda ölçülü bir ilişki kurmanıza yardımcı lacak kılavuz faktörler belirtilmiştir: Açık ve şeffaf şekilde sunulmuş veya alınmışsa. Alıcıya farklı veya yanlış bir şey yapması knusunda bir yükümlülük hissettirmediğinde. Veren taraf sizseniz karşılığında uygun lmayan herhangi bir şey beklemediğinizde. Yasaklananlar listesinde değilse. Aşağıda yasaklananlar listesine bakınız. Ölçülülüğü Belirleme Hediye veya Ağırlama durumunu belirleyen kşulları göz önünde bulundurun. Değeri fazla mı veya hesapsızca mı harcanmış? Hediye veya Ağırlama teklifi ya da kabulü şirket kararları verilirken alıcısının/vericisinin kararını uygun lmayan şekilde etkileyebilecek bir zamanda mı yapıldı? Hediye veya Ağırlama teklifi aynı kişiye birden çk mu yapıldı? NOT: Ölçülülük bir bilim değildir; tüm şartların gözden geçirilmesi durumudur. Yasaklanan Hediye ve Ağırlamalar Nakit veya nakit eşdeğerleri (hediye kartları ve sertifikalar, stk ürün veya seyahat çekleri gibi). 3

5 Ahlaksız veya cinsel yönelimli (örneğin, yetişkin eğlencesi) veya kişinin cinsiyet, ırk, ulusal köken, din, yaş, engellilik, kimlik veya kimlik tayini, cinsel tercih veya diğer krunan özelliklere hakaret edebilecek herhangi bir şey. Alıcının ülkesinin kanunlarına ve düzenlemelerine veya alıcı kuruluşun plitikalarına göre kanunsuz lan her şey. Devlet Yetkililerine Hediye ve Ağırlama Sunma, Verme ve Ödeme Yapma Gereklilikleri Değerine bakılmaksızın Devlet Yetkililerine sunulan Hediye veya Ağırlama, öncesinde Yerel Uyumluluk Yetkilinizden yazılı nay gerektirmektedir. Yerel Uyumluluk Yetkililerinin listesini, burada bulabilirsiniz ya da ABC Ne Sayfasının Uyum ve Risk Güvencesi başlığı altında arama yapabilirsiniz. Ticaret fuarlarında, kngrelerde ve benzeri etkinliklerde yaygın larak bulunan Pearsn markalı pazarlama materyallerinin kısıtlı dağıtımı Yerel Uyumluluk Yetkilisinin önceden yazılı nayı lmaksızın yapılabilir. İş biriminin veya satış ve/veya pazarlama bölümünün nayının gerekebileceğini unutmayın. Hediye veya Ağırlamalar Devlet Yetkililerinin aile üyelerine verilemez. Devlet Yetkilileri ile iletişim kurarken uygulanan Pearsn ın standartları ve uygulanabilir kanunları devlet çalışanı lmayanlar için uygulanan kurallardan daha sıkıdır. Herhangi bir ülkenin devlet kuruluşu tarafından mal ve hizmet alımını yöneten ve devlet sözleşmelerinin uygulanmasını düzenleyen kanunları, kuralları ve düzenlemeleri kesinlikle gözlemlemelisiniz. Örneğin, Devlet Yetkilileri için verilen değeri düşük bile lsa Hediyeler ve Ağırlamalar iş yemekleri dahil lmak üzere ABD de ve diğer yerlerde ciddi şekilde düzenlenmektedir. Devlet çalışanı lmayan müşterilerle ilgilenirken uygun lan etkinlikler Devlet Yetkilileri ile yapıldığında uygunsuz ve hatta kanun dışı labilir. Kamusal uluslararası kuruluşlar da dahil lmak üzere herhangi bir devlet kuruluşuyla ticaret yaparken, devlet sözleşmesi ve Devlet Yetkilileri ile yapılan görüşmeler için geçerli lan tüm kuralları öğrenmekten ve bunlara uymaktan srumlu lursunuz. 4

6 Devlet Yetkilisi Olmayan Çalışanlara Hediye ve Ağırlama Sunma, Verme ve Ödeme Yapma Gereklilikleri Nminal Değerler dışındaki her şey için Yerel Uyumluluk Yetkili nizden önceden yazılı nay alınmasını gerektirir.nminal Değerlerin listesini burada bulabilirsiniz, ya da ABC Ne Sayfasının Uyum ve Risk Güvencesi başlığı altında arama yapabilirsiniz. Hediye ve Ağırlama Kabul Etme Gereklilikleri Nminal Değerler dışındaki her şey için yöneticinizden öncesinde nay alınmasını gerektirir. Bu Plitika ile Uyumluluk Prsedürleri ABC Plitikası nda belirtildiği gibi, Pearsn ın kitapların ve kayıtların uygun lmasını ve tutulmasını ve dahili denetim sistemlerinin bakımını yapması ve düzenlemesi önemlidir. Tüm işlemlerin şeffaf, tam larak belgelenmiş ve Hediyeler ve Ağırlamalar dahil lmak üzere amaçlarını dğru şekilde yansıtarak hesaplara kdlanmış lması önemlidir. Pearsn, kitaplarının ve kayıtlarının uygun ayrıntı ve dğruluğa sahip lmasını sağlamak için bir iç muhasebe denetimi sistemi sürdürmelidir. Bu kntrllere tüm işlemlerin adil ve dğru bir şekilde naylanması, gösterilmesi, belgelenmesi dahildir. Yerel Uyumluluk Yetkilisi Nminal Değerler dışında Devlet Yetkilileri ve Devlet çalışanı lmayanlar için, her bir naylanan veya reddedilen talep dahil lmak üzere, talep edilen Hediye ve Ağırlamaların ve çıktılarının bir kaydını tutmalıdır. Bu kayıt talep edilmesi halinde, Grup Dahili Denetmeni ne veya Uyumluluk ve Risk Sigrta Bölümü ne sağlanmalıdır. Hediyeler veya Ağırlamalar yalnızca belirli durumlarda verilebilir ve devlet yetkilisi lmayan çalışanlar için bir takvim yılı içinde n iki (12) veya daha az Hediye veya Ağırlama ile bir takvim yılı içinde Devlet Yetkilisi lan her bir kişi için altı (6) veya daha az Hediye veya Ağırlama (beraber) ile sınırlıdır. 5

7 Pearsn Çalışanları uygun Şirket plitikaları ve kayıt tutma gereklilikleri ile uyumlu larak tüm Hediye ve Ağırlama kayıtlarını (örneğin, faturalar, gerekli naylar vb.) saklamalıdır. Pearsn Çalışanları bu Plitika uyumluluktan kaçınmak için Hediye ve Ağırlama masraflarını kendileri ödeyemezler. Ağırlama ödemeleri Ağırlama sunulan kişiye değil, hizmet sağlayıcısına yapılmalıdır. Kşullar bu şartın uygulanmasına izin vermiyrsa, Yerel Uyumluluk Yetkilisi nayı gereklidir. Pearsn Persneli Ağırlama sağlanırken daima eşlik etmelidir. Görev ve Srumluluklar Glbal Uyum Ofisi Pearsn'un Glbal Uyum Ofisi Uyum ve Risk Güvenliği Ekibi üyeleri ve Hukuk Ekibi üyelerinden luşmaktadır. Glbal Uyum fisi Hediye ve Ağırlama Plitikası ile uyumluluğu destekleyen prgramı geliştirmekten ve uygulamaktan srumludur. Pearsn Yönetim Üyesi Her Bölge, İş Klu ve Etkinlik İşlevinin Pearsn Yönetim Üyeleri (L1), veya nların temsilcileri kendi rganizasynları içinde bu Plitikanın uygulanmasından ve bu Plitikaya bağlı kalınmasından srumludur. Yerel Uyumluluk Yetkilileri ile ilgili larak her bir Pearsn Bölgesi, İş Klu ve Sağlama İşlevi ve bazı durumlarda daha küçük bir Pearsn iş biriminde rlleri ve srumlulukları atanmış Uyumluluk veya Yasal Bölge nin üyeleri lacak Hediye ve Ağırlama Plitikası şunları içerir: Hediye ve Ağırlama Plitikası ve gerekliliklerinin iletilmesi ve eğitimi; Srulara, srunlara yanıt vermek, rehberlik ve danışmanlık sağlamak; Hediye, Ağırlama, Yardım Kuruluşu Bağışları, Üçün Taraf Seyahat Masrafları için talepleri inceleme, naylama ve kaydetme; Üçüncü Taraf Durum Tespiti ve ABC Risk Değerlendirme plitikaları ve prsedürleri knusunda danışmanlık ve rehberlik sağlama; ve İhlallerle ilgili bildirimler ve iddialar ile ilgili sruşturmalara katılmak. 6

8 Ek Bilgiler Sözlük için Ek A'ya bakınız Sık Srulan Srular için Ek B'ye bakınız İlgili Plitikalar, Dkümanlar ve Frmlar Pearsn Glbal Plitikalar sayfasını buraya tıklayarak ziyaret edebilir, veya Ne üzerindeki Glbal Plitikalar sayfasından aşağıdaki de dahil lmak üzere uygun glbal plitikaların listesine ulaşabilirsiniz: 1. ABC Plitikası 2. İş Ortakları Davranış Kuralları 3. Bağış Plitikası 4. Pearsn Davranış Kuralları 5. Pearsn Hediye ve Ağırlama Plitikası 6. Risk Değerlendirme Plitikası 7. Spnsrluk Plitikası 8. Üçüncü Şahıs Durum Tespit Plitikası 9. Üçüncü Şahıs Seyahat Plitikası Plitika Yönetimi Plitika Sahibi: Matt Kettel, İç Denetim & Uyum Kıdemli Başkan Yardımcısı Danette Jslyn-Gaul, VP Uyum & Risk Güvencesi Başkan Yardımcısı Plitika Versiynu: Versiyn 1 Yayın Tarihi: 1 Ocak 2016 Bölge: Diller: Glbal İngilizce, Latin Amerika İspanylcası, Basitleştirilmiş Çince, Brezilya Prtekizcesi, Kanada Fransızcası 7

9 EK A: SÖZLÜK ABC Plitikası Pearsn ın tüm Pearsn Persneli için ABC ile ilgili beklentilerin ve gerekliliklerin tutarlı bir şekilde düzenleyen ve bunlara uyulması beklenen Rüşvetle Mücadele ve Ylsuzlukla Mücadele Plitikasıdır. ABC Risk Değerlendirmesi her bir Pearsn Bölgesi, İş Klu, ve bazı durumlarda daha küçük bir Pearsn iş biriminde grubun ABC risklerini belirleme ve bu risklere yönelik dğru önlemleri almaya yönelik larak düzenli yapılan bir analizdir. Rüşvetherhangi bir kişi ya da kuruluşa ylsuzlukla, uygun lmayan bir şekilde iş sağlamak maksadı ile ikna etmek ya da ödüllendirmek üzere değeri lan bir şeyi teklif etmek, vermek veya vermeye söz vermektir. İş Ortağı jint venture rtaklarını, satıcıları, franchise'ları, distribütörleri, danışmanları, yüklenicileri, acenteleri, ve tedarikçileri kapsar. Bağışlar yerel kanunlara göre hayır kurumu larak tanınan veya bağış almaya izni lan kurumlara (ABD'deki bir devlet kuruluşu gibi) Pearsn tarafından herhangi bir ticari avantaj gütmeden, iyi niyet kapsamında verilen, değeri lan her şeydir. Klaylaştırma Ödemeleri bir kamu kuruluşuna veya Devlet Yetkilisine nrmalde ödemeyi yapanın herhangi bir ödeme yapmadan da aynı hizmeti almaya hakkı lduğu halde, lisans, izin, vize almak gibi rutin devlet hizmetlerini almak üzere yapılan ödemelerdir. Şirket (ya da Pearsn) Pearsn plc ile birlikte dünyanın her yerindeki bağlı kuruluşları ve Pearsn'ın büyük kısmına sahip lduğu şirketleri içerir. Hediyeler Bir kişiye veya kuruluşa ödeme lmadan verilen veya alınan herhangi bir smut (çiçek, hediye çantası, çiklata, bir şişe şarap veya tatil hediyesi) nesnedir. Devlet Yetkilileri şunlardır: Devletin herhangi bir seviyesinde yasama, idare veya yargı ile ilgili bir pzisyna sahip lan kişiler. Herhangi bir siyasi partinin üyesi, parti yetkilisi ve siyasi göreve aday kişiler; 8

10 Resmi bir yetkisi lmayan, fakat devlete ait veya devletçe kntrl edilen şirketlerin sahibi veya idare etmek de dahil lmak üzere, etkili labilecek kraliyet ailesinin herhangi bir üyesi; Göçmenlik ve gümrük çalışanlarını da içeren, bir devlet dairesi, kmisyn ya da ajansında çalışan memur ve işçiler; Devlete ait lan ve devlet tarafından kntrl edilen kurumların (devlet kulları ve üniversiteler dahil) memur ve işçileri; Uluslararası kamu kuruluşlarının (örneğin, Dünya Bankası veya Birleşmiş Milletler) memur ve işçileri; Herhangi bir devlet, devlete ait bir kurum veya uluslararası kamu kuruluşunda temsilci larak ya da resmi yetki ile çalışan kişiler; ve Hala yarı resmi bir rlü lan eski Devlet Yetkilileri. Ağırlama eğlence, yemek ya da benzeri bir katılımın verilmesi ya da alınmasını içerir. Yerel Uyum Memurları her bir Bölge, İş Klu ve bazı durumlarda Pearsn'un daha küçük iş birimlerine atanmış lan Uyum veya Hukuk Departmanı üyeleri lup kendi iş bölgesinde ABC Plitikası ve diğer ilgili plitikaların uygulanmasından srumludur. Nminal Değerler ülkeye göre değişiklik gösterir. Nminal Değerlerin listesini burada bulabilirsiniz, ya da ABC Ne Sayfasının Uyum ve Risk Güvencesi başlığı altında arama yapabilirsiniz. Nminal Değerlerin üstündeki Hediye ve Ağırlamaların çalışanın bağlı lduğu Yerel Uyum Memuru tarafından önceden yazılı larak naylanması gerekir. Pearsn Çalışanları dünya genelinde Pearsn şirketi, bağlı kuruluşlarında çalışan tüm memur ve işçileri (ful time ve part time), ve geçici çalışanları kapsar (danışmanlar ve kısa süreli veya sabit süreli çalışanlar gibi). Siyasal Katkılar Nakit para da dahil herhangi bir şirket kaynağının bir siyasi kampanya ya da siyasi adaya destek vermek üzere kullanılmasıdır. Temsilciler Danışmanlar ve ajanslar da dahil, Pearsn adına devlet birimleri, Devlet Yetkilileri veya müşterilerle etkileşimde bulunan İş Ortaklarıdır. Spnsrluk 9

11 Üçüncü Şahıs Seyahat Giderleri Pearsn Çalışanları dışındaki kişilere ait seyahat ile ilgili harcamalardır (uçak bileti, transfer, tel veya diğer knaklama ya da diğer lası seyahat giderleri gibi). EK B: SIK SORULAN SORULAR 1. Hediye veya Ağırlama teklif etmeden veya kabul etmeden önce ne zaman Yerel Uyumluluk Yetkilisi nden nay almam gerekir? Onay Pearsn ın Nminal Değerleri dışındaki devlet çalışanı lmayanlara Hediye ve Ağırlama sunulduğunda veya teklif edildiğinde gereklidir. Pearsn tarafından naylanan Nminal Değerleri burada bulabilir, ya da ABC Ne Sayfasının Uyum ve Risk Güvencesi başlığı altında arama yapabilirsiniz. Devlet Yetkilileri ne sunulan Hediye ve Ağırlama değerine bakılmaksızın önceden, yazılı nay gerektirir. 2. Yerel Uyumluluk Yetkilim kim? Yerel Uyumluluk Yetkililerinin ve Glbal Uyumluluk Ofisinin listesini burada, bulabilirsiniz ya da ABC Ne Sayfasının Uyum ve Risk Güvencesi başlığı altında arama yapabilirsiniz. 3. Spnsrluk ve Hediye arasındaki fark nedir? Hediye bir kişiye veya kuruluşa ödeme lmadan verilen veya alınan herhangi bir smut (çiçek, hediye çantası, çiklata, bir şişe şarap veya tatil hediyesi) nesnedir. Spnsrluk Pearsn'un, ürünlerinin veya markasının tanıtımı amacıyla, genelde bir ticari geri dönüş beklentisi ile bir hayır rganizasynu veya başka bir rganizasyna değeri lan bir şeyi vermektir. 4. Devlet Yetkilisinin aile üyesi kimdir? Aşağıda bazı örnekler verilmiştir: Eş; Aile; Çcuklar ve nların eşleri; Kardeşler ve nların eşleri; 10

12 5. Devlet Yetkililerinin aile üyelerine Hediye ve Ağırlama teklif etmenin istisnaları var mıdır? Evet! Örneğin, Devlet Yetkilisinin aile üyesi Pearsn ın bir müşterisi veya İş Ortağı ise ve Şirket ile iş ile ilgili bir amacı yerine getirmek üzere bağımsız ve kanunlara uygun şekilde yetkiye sahipse. İstisnalar Yerel Uyumluluk Yetkilisi ve uygunsa Glbal Uyumluluk Ofisi tarafından incelenmeli ve naylanmalıdır. 6. Pearsn ın ev sahipliği yaptığı bir etkinliğe Devlet Yetkilisinin aile üyesi katılırsa ne yapmalıyım? Pearsn ın ev sahipliği yaptığı bir etkinliğe sizin bilginiz lmadan veya Yerel Uyumluluk Yetkilisinin önceden nayı lmadan Devlet Yetkilisinin aile üyesi katılırsa aile üyesinin tam adını ve Ağırlama masraflarını kaydedin. Etkinlikten snra yöneticinizin ve Yerel Uyumluluk Yetkilinizi bilgilendirin. İş masrafları için geri ödeme talep etmemizin gerekebileceğini tavsiye edin. 7. İş Ortağı bir spr karşılaşmasına ücretsiz bilet teklif etti. Kabul edebilir miyim? Evet, biletler, sizi etkileme veya ödüllendirme amacıyla veya adil lmayan iş avantajları edinmek için değilse. Ayrıca yöneticinizden nay alabilirsiniz. Ayrıca teklifi kabul etmenin makul, uygun ve ylsuzluk gibi görünmediğinden emin lmak için Yerel Uyumluluk Yetkilinizden nay alabilirsiniz. 8. Birkaç aydır yeni bir müşteriyi takip ediyrdum ve iyi bir iş ilişkisi kurmak için müşteriyi spr veya kültür etkinliğine götürmek istiyrum. Müşteriyi bir etkinliğe çağırmam rüşvet larak algılanır mı? Hayır, dışarıya çıkmazsanız müşterinin Pearsn la anlaşmaya girmeyeceği gibi bir anlaşma lmadıkça. 9. Tatillerde, devlet yetkilisi lmayan müşterilerime bir şişe şarap ve pahalı çiklata veriyrum. Buna izin verilir mi? Evet! Nminal Değerler dışındaysa Yerel Uyumluluk Yetkilisinden nay almanız gerekir. 10. Dijital ürünlerimizi göstermek ve pazarlamak için bir tablet veya başka dijital cihazlar ve ekipman bağışlayabilir miyim? Evet, eğer bir şahısa (bir öğretmen veya müdür) kişisel kullanım için teklif edilmemişse veya kula bir iş avantajı elde etmek maksadı ile yönlendirme yapmak veya ödüllendirmek için verilmediyse. Diğer bir deyişle, Rüşvet değil. Ayrıca, bu Hediye veya Spnsrluğun Yerel Uyum Memuru tarafından naylanması gerekir. Onayladığı takdirde bu transferi yazılı bir anlaşma haline getirecektir. 11

13 11. Bu Plitikanın şüpheli şekilde ihlal edildiğini nasıl rapr ederim? Yöneticinizle uygun bir şekilde irtibata geçip, kendisinin sizi dğru yönlendirebilmesi için knuyu labildiğince detaylı ve belirgin bir şekilde aktarın; Yerel Uyum Memurunuza başvurun; üzerinden Glbal uyum Ofisi'ne başvurun; Sru srmak veya rapr vermek için PearsnEthics.cm'u ziyaret edin. Telefnla kimliğinizi belirtmeden (htline'a izin verilen ülkelerde) sru srma ya da bilinen veya şüpheli bir durumu bildirme seçeneğiniz de vardır. 12