2018 HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ, EDEBİYAT FAKÜLTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Ebat: px
Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "2018 HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ, EDEBİYAT FAKÜLTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI"

Transkript

1 2018 HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ, EDEBİYAT FAKÜLTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI 1-KONTROL ORTAMI Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı Genel Şartı Öngörülen Eylem ya Eylemler Sorumlu Birim ya Çalışma Grubu Üyeleri Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS 1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar. Birim yöneticileri SGDB ile koordineli olarak yılda en az bir defa bilgilendirme toplantısı düzenlemeyi planlamaktadır. SGDB Bilgilendirme Toplantıları İdarenin birim yöneticileri iç kontrol sistemi konusunda uygulamanın hangi aşamada olduğu konusunda bilgi rmek, iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmak amacıyla Ocak 2019 tarihine kadar SGDB ile koordineli olarak bilgilendirme toplantısı düzenlenecektir. KOS 1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık hesap rebilirlik sağlanmalıdır. Tarafsızlık, saydamlık hesap rebilirlilik ilkelerinin hayata geçirilmesini teminen tüm faaliyetlere ilişkin duyurular kurumun web sayfasında yayımlanacak, bu bağlamda web düzenlemeleri etkin güncel hale getirilecektir. Web Düzenlemeleri Faaliyet Raporları, Stratejik Plan Mali Tablolar ile önemli karar işlemler belli dönemlerde Web sayfamızda yayımlanacaktır. KOS 2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı duyurulmalıdır. Fakültemiz faaliyetlerine ilişkin süreç analizleri yapılacaktır. Süreç Analizi Dekanlığımız Bölümlerimizin Misyonumuz göz önüne alınarak görev tanımları yapılmış personele imza karşılığında duyurulmuştur KOS 2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini bu görevlere ilişkin yetki sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı personele bildirilmelidir. Birim personelinin görev, yetki sorumluluklarını içeren Çalışma Esasları taslak yönergesi hazırlanmış Rektörlüğe onay için gönderilecektir. Çalışma Esasları Taslak Yönerge Dekanlığımız Bölümlerimizde görev yapan personelin çalışma esasları ile ilgili taslak yönergehakkında ilgililerle toplantı yapılarak belgilendirme yapılmıştır. KOS 2.4. İdarenin birimlerinin teşkilat şeması olmalı buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Fakültemiz mevcut teşkilat şeması gözden geçirilerek revize edilmiştir. Ayrıca birimlerin iş yükü analizleri yapılmış ilgililere duyurulacaktır. Teşkilat Şeması Fonksiyonel Görev Dağılımı Fakültemiz Bölümlerimizin teşkilat şeması yazılı hale getirilerek web sayfamızda yayınlanacaktır. KOS 2.5. İdarenin birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki sorumluluk dağılımı, hesap rebilirlik uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Fakültemiz birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki sorumluluk dağılımı, hesap rilebilirlik ilkesi gerekli mevzuat doğrultusunda gözden geçirilecektir. Organizasyon Yapısının Gözden Geçirilmesi Fakültemiz organizasyon yapısı yetki sorumluluk dağılımı, hesap rebilirlik ilkesi uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olması için gözden geçirilerek gelişmesi sağlanacaktır. KOS 2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli personele duyurmalıdır. Fakültemiz birimlerinin faaliyetlerinde, birim yöneticileri tarafından hassas görevler belirlenecektir ilgili personele yazılı olarak bildirilecektir. Belirlenen hassas görevlere ilişkin Birim Hassas Görevler Envanteri oluşturulacaktır. Birim Hassas Görevler Envanteri Hassas görevler listelenerek bu görevlerde bulunan personele ilişkin belirlenecek prosedürler Fakültemiz Hassas Görevler Envanteri oluşturulacaktır. KOS 2.7. Her düzeydeki yöneticiler rilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Görevlerin takibinin kolaylaştırılması amacıyla uygun bir iş takip programı temin edilecektir. Bağlı Birim yöneticimiz görevlerinin kontrolünü hiyerarşik kontroller ile evrak takibini ise EBYS sistemi ile sağlamaktadır.

2 KOS 3.2. İdarenin yönetici personeli görevlerini etkin etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim yeteneğe sahip olmalıdır. Her işin gerektirdiği personel nicelik nitelikleri ile fiziksel alt yapısı belirlenerek ilgili mercilere bildirilecektir. Bağlı birimler Birim yöneticilerimiz personelimiz bilgi deneyimlerini bireysel çalışmalar ile kazanmaktadır. Kurum içinde yeterli rutin bir hizmet içi eğitim yapılmamaktadır. KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza onay mercileri belirlenmeli personele duyurulmalıdır. İmza onay mercilerindeki değişikliklerin personele duyurulması düzenli bir şekilde sürdürülecektir. Bağlı birimler İş akış süreçlerindeki imza onay mercileri belirlidir, herhangi bir değişiklik durumunda personele duyurulmaktadır. KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ilgililere bildirilmelidir. Bağlı 5018 Sayılı Kanun, Hacettepe Ünirsitesi Yazışma Usulleri, İmza Yetkileri Yetki Devri Yönergesi söz konusu standardın sağlanması açısından gerekli olan şartı karşılamaktadır. KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Bağlı 5018 Sayılı Kanun, Hacettepe Ünirsitesi Yazışma Usulleri, İmza Yetkileri Yetki Devri Yönergesi söz konusu standardın sağlanması açısından gerekli olan şartı karşılamaktadır KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim yeteneğe sahip olmalıdır. Bağlı 5018 Sayılı Kanun, Hacettepe Ünirsitesi Yazışma Usulleri, İmza Yetkileri Yetki Devri Yönergesi söz konusu standardın sağlanması için gerekli olan şartı karşılamaktadır KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi rmeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Bağlı 5018 Sayılı Kanun, Hacettepe Ünirsitesi Yazışma Usulleri, İmza Yetkileri Yetki Devri Yönergesi söz konusu standardın sağlanması için gerekli olan şartı karşılamaktadır

3 2018 HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ, EDEBİYAT FAKÜLTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI 2- RİSK DEĞERLENDİRME Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı Genel Şartı Öngörülen Eylem ya Eylemler Sorumlu Birim ya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama RDS 5.1 RDS 5.1 İdareler, misyon vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Fakültemiz Stratejik Planlama Komisyonu Kısa, Orta Uzun vadede yapılacak stratejik hedeflerini belirlemiş bir takvime bağlamıştır. Ayrıca tarafından Güçlü-Zayıf, Fırsat-Tehdit (GZFT) matrisleri oluşturulacak risk haritaları çıkarılacaktır. stratejik plan performans programında belirlenen amaç hedeflere ulaşması için iç dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirilmeye tabi tutacaktır. Ayrıca bu birimlerde risk değerlendirme kültürü oluşturulacaktır. Strateji Geliştirme Daire GZFT Matrisi Riskleri Belirleme, Değerlendirme Fakültemiz Bölümlerinin görev alanları ile ilgili güçlü zayıf yönleri, fırsatlar tehditler belirlenerek, GZFT analizi yapılmış olup, Fakültemiz tarafından stratejik plan performans programında belirlenen amaç hedeflere ulaşmada iç dış risk faktörleri belirlenip değerlendirilecek uzun vadede risk değerlendirme kültürü oluşturulacaktır.

4 2018 HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ EDEBİYAT FAKÜLTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI 3- KONTROL FAALİYETLERİ Sorumlu Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı Genel Şartı Öngörülen Eylem ya Eylemler Birim ya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KFS 7.1 Her bir faaliyet riskleri için uygun kontrol strateji yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli uygulanmalıdır. tarafından faaliyet alanları ile ilgili risklere karşı önleyici, bu riskleri yönlendirici, tespit edici düzeltici kontrol mekanizmaları oluşturularak bu sürecin yönetilmesi sağlanacaktır. Fakültemizin her birimi faaliyet alanları riskler ile ilgili tespit edici, önleyici, yönlendirici düzeltici kontrol sistemleri oluşturacak uygulanacaktır. Kontrol Mekanizmalarının Belirlenmesi Fakültemiz Bölümlerinin belirlenen riskleri önleyici, yönlendirici, tespit edici ya da düzeltici kontrol mekanizmaları belirlenerek süreçlere yerleştirilecektir. KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Gerek Kalite Yönetimi, gerekse Stratejik Planlama Komisyonu, mevcut personele kontrol süreçleri hakkında bilgilendirme toplantıları yapacaktır. Ünirsitemiz mali kontrol faaliyeti, 5018 Sayılı Kanun, İç Kontrol Ön Mali Kontrol Yönetmeliği bunlara dayanılarak hazırlanan Hacettepe Ünirsitesi Ön Mali Kontrol Yönergesi çerçesinde yerine getirilmekte, idari faaliyetlere ait kontrolde mevcut yasal düzenlemeler çerçesinde yürütülmektedir. KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü günliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, Merkez Harcama Belgeleri Yönetmeliği Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri gereği varlıkların dönemsel kontrolleri yapılmakta karşılaştırma, onaylama, raporlama doğrulama gibi maliyeti az olan kontrol yöntemleri kullanıldığından maliyetin beklenen faydayı aşmadığı düşünülmektedir. KFS 7.4 KFS 8.1 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. İdareler, faaliyetleri ile mali karar işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Fakültemiz tarafından gerçekleştirilecek olan kontrol faaliyetleri Strateji Geliştirme Dairesi ile koordineli bir şekilde yürütülecektir. tarafından faaliyetlerine ilişkin süreçler belirlenecektir. SGDB Bağlı Bölümler İş Süreçlerinin Belirlenmesi Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, Merkez Harcama Belgeleri Yönetmeliği Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri gereği varlıkların dönemsel kontrolleri yapılmakta karşılaştırma, onaylama, raporlama doğrulama gibi maliyeti az olan kontrol yöntemleri kullanıldığından maliyetin beklenen faydayı aşmadığı düşünülmektedir Fakültemiz Bölümlerinin faaliyetleri mali karar işlemleri hakkında prosedürler yazılı hale getirilecektir. KFS 8.2 Prosedürler ilgili dokümanlar, faaliyet ya mali karar işlemin başlaması, uygulanması sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Doküman prosedürlere kolayca ulaşılabilmesi bilgi sistemleri üzerinden sağlanmaktadır. Bilgi İşlem Daire Bilgi Sistemleri Fakültemiz faaliyet, mali karar işlemlerine ilişkin doküman prosedürlerin ulaşılabilirliği bilgi sistemleri aracılığıyla sağlamasına yönelik çalışmalar tamamlanmıştır.

5 Prosedürler ilgili dökümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun KFS 8.3 ilgili personel tarafından anlaşılabilir ulaşılabilir olmalıdır. bağlı bilirler Fakültemizde gerçekleştirilen faaliyetler ile ilgili mevcut prosedürler ilgili dokümanlar sürekli güncellenmekte olup, mali karar işlemin başlaması, uygulanması sonuçlandırılması aşamalarını kapsayacak şekilde uygulanmaktadır. KFS 9.1 Her faaliyet ya mali karar işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi kontrolü görevleri farklı kişilere rilmelidir. ce personel arasında görevler ayrılığı ilkesine uyulacak şekilde görev dağılımını düzenleyici işlemler tamamlanmıştır. Görevlerin Etkin Dağılımı 5018 Sayılı Kanun ilgili mevzuata göre aynı personelde birleşmemesi gereken görevlerin birleştirilmemesi, faaliyet mali karar işlemlerin gerçekleştirilmesi, onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi kontrolü görevlerinin farklı kişilere rilmesi sağlanmış olup kontrol etkinliği oluşturulmuştur. KFS 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı in yöneticileri risklerin farkında olmalı gerekli önlemleri almalıdır. İşlemlerin uygulanması, kontrol edilmesi, onaylanması kaydedilmesi kontrolü görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli tedbirler alınacaktır. (Personel ihtiyacının önceden belirlenmesi, ihtiyacın Personel Dairesi na uygun zamanda bildirilmesi, personelin zamanında temini v.b. gibi) Personel Dairesi Personelin Etkin Dağılımı Görevlerin etkin dağılımı mümkün olmadığı takdirde personelin etkin dağılımının sağlanmasına yönelik gerekli tedbirler alınmıştır. KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Fakültemiz faaliyetlerindeki prosedürleri etkin uygulayıp uygulamadığı haftalık olarak ilgili yöneticilerimiz tarafından hiyerarşik kontrollerin gerçekleştirilmesi sağlanarak süreklilik kazandırılacaktır. Fakültemiz yetkilileri prosedürlerin etkili sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmakla birlikte bazı aksaklıklar da yaşanmaktadır. KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iş işlemlerini izlemeli onaylamalı, hata usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları rmelidir. Fakülte yöneticileri mevcut durumda kullanılan otomasyon sistemi ile iş prosedürleri sürekli olarak izlemeli tespit ettikleri hata usulsüzlükler hakkında personelini bilgilendirme yoluna gidilecektir. Yöneticiler, personelin iş işlemlerini izlemekte onaylamakta, hata usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları rmektedirler. KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici ya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem ya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Birim yöneticimiz tarafından yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem değişikliklerinin varlığı, mevzuat değişiklikleri gibi durumlarda bilgilendirme yapılacak, ayrıca personelimize gerekli görülen konularda eğitim rilmesi için yetkili mercilerle görüşülecektir. Personel yetersizliği, geçici ya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem ya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınamamaktadır. KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak kil personel görevlendirilmelidir. Personel yetersizliği, geçici ya sürekli görevden ayrılma durumlarında süreçlerin aksamaması için başka bir personel aynı görevle ilişkilendirilip yedeklenme sağlanacaktır. Kamu Hizmetlerinin Sürekliliği Düzenliliği Kamu hizmetlerinin sürekliliği düzenliliği ilkesi gereğince her bir personelin yürüttüğü faaliyet, mali karar işlemleri yürütmesi için kil personel görevlendirilmesi uygulanmaktadır.

6 KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş ya işlemlerinin durumunu gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması bu raporu görevlendirilen personele rmesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Görevinden ayrılacak olan personelden ilişik kesme sırasında istenilecek evraklara ek olarak gerçekleştirmiş olduğu göre ait bilgi belgeleri içeren kapsamlı bir rapor da eklenecektir. Bağlı Bölümler Fakültemizde geçici ya sürekli olarak görevden ayrılan personelin yürüttüğü iş işlemlerin devrine ilişkin herhangi bir raporlama düzenlenmesi yoluna gidilmemekte, devirler sözlü olarak yapılmaktadır. Ancak Taşınır kayıt yetkilisi görevini yapan personelin Taşınır Mal Yönetmeliği çerçesinde sayımları ambar devirlerini yapması isteniyor. KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini günirliliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli uygulanmalıdır. Fakültemiz personelinin tamamına bilgi sistemleri konusunda Bilgi İşlem Dairesi nca zaman zaman hizmet içi eğitim rilmekte sistemin işleyiş sürekliliği sağlanmaktadır. Fak. Ve Bilgi İşl. Dair. Bşk. Bilgi İşlem Dairesi nın teknik desteği rdiği hizmet içi eğitimle kontroller yapılmaktadır. KFS 12.2 Bilgi sistemine ri bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. Fakültemizin kullanmış olduğu bilgi sistemlerinin izinsiz amacı dışında kullanımının engellenmesi için önleyici mekanizmalar hayata geçirilecektir. Fak. Ve Bilgi İşl. Dair. Bşk. Bilgi sistemlerine gerekli giriş yapacak personel yetkilendirmesi yapılmış durumdadır. KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Fakültemiz, Bilgi İşlem Dairesi nın teknik desteği ile üst yönetimin onayı ile kurulan sistemleri kullanmaktadır.

7 2018 HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ EDEBİYAT FAKÜLTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı Genel Şartı Öngörülen Eylem ya Eylemler Sorumlu Birim ya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama BİS 13.1 İdarelerde, yatay dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili sürekli bir bilgi iletişim sistemi olmalıdır. Kurum içi kurum dışı iletişim konusunda etkinlik başarı sağlanabilmesi için, Fakültemiz birimlerinin web düzenlemeleri geliştirilmiştir. Bilgi İşlem Daire Web Düzenlemeleri Fakültemiz bağlı bölümlerde geliştirilmeye açık bilgi iletişim sistemimiz mevcuttur. BİS 13.2 Yöneticiler personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Fakültemiz yöneticileri personeli görevlerini yerine getirirken ihtiyaç duydukları bilgiye zamanında ulaşmalarını sağlayan olanaklara sahiptirler. Ayrıca, fakültemiz evrak dokümantasyon arşivleme sistemimiz de ihtiyaçlarımızı karşılamaktadır. BİS 13.3 Bilgiler doğru, günilir, tam, kullanışlı anlaşılabilir olmalıdır. Bilgiler doğru, günilir, tam, kullanışlı anlaşılabilir olması için bilgi sistemlerinin tümü kamu mali mali olmayan yönetim sistemini destekleyecek gerekli kapasite, entegrasyon esneklikte olacaktır. Fakültemizin faaliyet alanları ile ilgili çalışmaları sürekli olarak güncellenecektir. Fakültemizde hazırlanan yayımlanan bilgilerin anlaşılabilirliği hazırlandığı zaman itibari ile doğruluğu günilirliği sağlanmaktadır. Ancak, mevcut bilgilerin sistemli olarak güncellenmesi personel yetersizliği nedeniyle düzenli olarak yapılamamaktadır. BİS 13.4 Yöneticiler ilgili personel, performans programı bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Bilgiler doğru, günilir, tam, kullanışlı anlaşılabilir olması için bilgi sistemlerinin tümü kamu mali mali olmayan yönetim sistemini destekleyecek gerekli kapasite, entegrasyon esneklikte olacaktır. Fakültemizin faaliyet alanları ile ilgili çalışmaları sürekli olarak güncellenecektir. Fakültemizde hazırlanan yayımlanan bilgilerin anlaşılabilirliği hazırlandığı zaman itibari ile doğruluğu günilirliği sağlanmaktadır. Ancak, mevcut bilgilerin sistemli olarak güncellenmesi personel yetersizliği nedeniyle düzenli olarak yapılamamaktadır BİS Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri raporları üretebilecek analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Fakültemiz, Ünirsite Yönetim Bilgi Sistemlerinde gerekli gördüğü eksiklikleri ya da tavsiyeleri ilgili birime iletecektir. BİDB Fakültemiz, Ünirsite Yönetim Bilgi Sistemlerinde tasarlama yapacak konumda değildir.

8 BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon amaçları çerçesinde beklentilerini görev sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Fakültemiz yöneticilerinin fakülte misyon, vizyon amaçları çerçesinde beklentilerini görev sorumlulukları kapsamında personele bildirmeleri düzenli olarak devam edecektir. Fakültemiz yöneticileri, misyon, vizyon amaçları çerçesinde beklentilerini görev sorumlulukları kapsamında, beklentilerini gerekli hallerde personele iletmektedirler. BİS 14.1 Fakülteler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Açıklama sütununda belirtilen uygulamalar makul günce sağlamakta olup, yeni bir düzenlemeye uygulamaya gerek bulunmamaktadır. Fakültemiz her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülüklerini birim faaliyet raporu stratejik planı aracılığıyla web ortamında kamuoyuna açıklamaktadır. BİS 15.1 Kayıt dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen giden evrak ile Fakülte içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Açıklama sütununda belirtilen uygulamalar makul günce sağlamakta olup, yeni bir düzenlemeye uygulamaya gerek bulunmamaktadır. BİDB Ünirsitemizin kullandığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi, birim içi haberleşme hariç olmak üzere, kayıt dosyalama, elektronik ortamdakiler dahil, gelen giden evrak ile arşivlemeye imkan sağlamaktadır. BİS 15.2 Kayıt dosyalama sistemi kapsamlı güncel olmalı, yönetici personel tarafından ulaşılabilir izlenebilir olmalıdır. Açıklama sütununda belirtilen uygulamalar makul günce sağlamakta olup yeni bir düzenlemeye uygulamaya gerek bulunmamaktadır. BİDB Ünirsitemiz belge yönetim sistemi, kişisel rilerin günliğini korunmasını sağlayacak kapsamlı, güncel, yönetici personel tarafından ulaşılabilir, izlenebilir şekilde tasarlanmıştır. BİS 15.3 Kayıt dosyalama sistemi, kişisel rilerin günliğini korunmasını sağlamalıdır. Kayıt dosyalama sisteminde, kişilerin gizlilik içeren bilgi belgelerinin günliğini sağlayacak şekilde gerekli önlemleri alacak mekanizmalar geliştirilmiştir. Bilgi İşlem Daire Kişisel Verilerin Günliği Fakültemiz bağlı bölümlerde kayıt dosyalama sistemi kişisel rileri gizlenerek korunmaktadır BİS 15.4 Kayıt dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. BİS 15.5 BİS 15.6 Gelen giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. İdarenin iş işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Fakültemiz faaliyetlerine ilişkin işlemlerin kayıt dosyalama sistemi, süreçlerin tüm aşamalarını kapsayacak şekilde yapılmış böylece işlemin başlangıcından tamamlanmasına kadar olan tüm bilgi belgelere kolayca erişim sağlanmıştır. Mevcut durumda tüm belgeler EBYS sistemine geçilmesiyle birlikte sistem üzerinden arşivlenmektedir. Tüm Bilgi İşlem Daire Standartlara Uygun Arşiv Dokümantasyon Sistemi, rilerin EBYS sistemi üzerinden dijital olarak arşivlenmesi sağlanmıştır. Kayıt dosyalama sistemi analiz edilerek, standartlara uygun hale getirilmiş olup gerek duyulan düzeltmeler süreç içerisinde daha da işlerlik kazanacaktır.

9 Onaylayan 13/07/2018 Prof.Dr. Sibel BOZBEYOĞLU DEKAN