BÖLÜM YÖNETĠCĠLERĠ ĠÇĠN ġġrket ARACI UYGULAMASI YÖNETMELĠĞĠ

Transkript

1 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, XXXXX de görev yapmakta olan Bölüm Yöneticileri için Ek Menfaat Paketi kapsamında sağlanan Şirket Aracı uygulamasına yönelik süreç adımlarını tanımlamaktır. 2. KAPSAM Bu yönetmelik tüm XXXXX Bölüm Yöneticilerini kapsamaktadır. 3. TANIMLAR Bu doküman içinde yer alan tanım ve kısaltmalara XXXXX Sözlük ten ulaşabilirsiniz. 4. KULLANILAN STANDART FORMLAR Form Adı Form No 5. REFERE DOKÜMANLAR Doküman Adı Araç Tahsis ve Kullanım Yönetmeliği Doküman No 6. UYGULAMA 6.1 Bölüm Yöneticileri Ġçin ġirket Aracı Uygulamasına Yönelik Politikanın Belirlenmesi Ücretlendirme ve Ek Menfaatler Birimi, Bölüm Yöneticilerine sağlanacak Şirket Araçlarına illişkin genel politikanın kapsam ve uygulama esaslarını oluşturmakla sorumludur. Bu süreçte Ücretlendirme ve Ek Menfaatler Birimi nin sorumlu olduğu diğer adımlar: Kıyas alınan şirket ve sektör uygulamalarına yönelik piyasa araştırmalarını yaparak genel politikayı belirlemek (araç markası, kullanım şartları (iş / iş dışı amaçlı vb.), benzin, bakım masraf limitleri vb.) Yeni işe başlayan Bölüm Yöneticilerine şirket aracı verilmesi için Satınalma&Kontrat Yönetimi Bölümü ile kontak kurmak 6.2 Araçların tedarik edilmesi ve kiralama Ģirketiyle iliģkilerinin sürdürülmesi Satınalma&Kontrat Yönetimi Bölümü, Bölüm Yöneticileri ne sağlanacak şirket araçlarının tedarik edilmesi ve kiralama şirketiyle ilişkilerin sürdürülmesinden sorumludur. Bu süreçte Satınalma&Kontrat Yönetimi Bölümü nün sorumlu olduğu diğer adımlar: Sayfa : 1/5

2 Kiralama Şirketiyle temasa geçerek ilgili Bölüm Yöneticisine şirket aracı verilmesini sağlamak. Kiralama şirketinin performansını konusunda İdari İşler ile birlikte takip etmek, kiralama şirketine bu doğrultuda geri bildirim vermek. Kiralama şirketi ile sözleşme, sözleşme şartları, değişiklikler vb. konularda kontak kurmak. 6.3 Süreçte XXXXX içindeki takip ve koordinasyonun sağlanması İdari İşler Bölümü, Bölüm Yöneticilerine sağlanan şirket aracı uygulamasında araçların XXXXX içindeki takibini yapmakla sorumludur. Bu süreçte İdari İşler Bölümü nün sorumlu olduğu diğer adımlar: Bölüm Yöneticileri için kiralama şirketinin sorumluluğunda olmayan konularda XXXXX içindeki kontak noktası olmak Araçların Bölüm yöneticilerine teslim sürecini koordine ve takip etmek Araca ait OGS cihazının dolumu ve trafik cezalarının ödenmesi konularında gerekli takibi yapmak İşten ayrılacak Bölüm Yöneticileri ile temasa geçerek şirket aracını teslim almak ve kiralama şirketine teslim etmek Kiralama şirketinin performansını takip etmek ve Satınalma&Kontrat Yönetimi Bölümü ne geri bildirim olarak iletmek 6.4 ĠĢe yeni baģlayan Bölüm Yöneticilerine Ģirket aracı verilmesi: Ücretlendirme ve Ek Menfaatler Birimi Satınalma&Kontrat Yönetimi Bölümü ne işe yeni başlayan Bölüm Yöneticisi ne şirket aracı sağlanması konusunda bilgi verir. Bu doğrultuda Satınalma&Kontrat Yönetimi Bölümü; Kiralama Şirketiyle irtibata geçerek Bölüm Yöneticisine şirket aracının siparişini verir ve geliş sürecini takip ederek İdari İşler Bölümü nü bilgilendirir Bölüm Yöneticisine şirket aracı kullanımında kiralama şirketinin sorumluluklarına ve alınacak desteğe ilişkin bilgi verir. İdari İşler Bölümü ne araç takibinin yapılabilmesi için gerekli detaylara ilişkin bilgi verir. (plaka, OGS vb.) Sayfa : 2/5

3 Ġdari ĠĢler Bölümü araç takibinin yapılabilmesi için gerekli bilgilerin (OGS, trafik cezalarının takibi vb.) kaydını alır. Ġdari ĠĢler Bölümü Bölüm Yöneticisine Şirket Aracı kullanım şartlarına yönelik gerekli bilgileri iletir. 6.5 ĠĢten ayrılacak Bölüm Yöneticilerinden Ģirket aracının teslim alınması: İlgili Account Sorumlusu veya Ücretlendirme ve Ek Menfaatler Birimi, Satınalma&Kontrat Bölümü ne ve İdari İşler Bölümü ne işten ayrılacak Bölüm Yöneticisi hakkında bilgi verir. Bu doğrultuda Ġdari ĠĢler Bölümü; Kiralama Şirketiyle aracı teslim etmek üzere irtibata geçer. Araca ait OGS, trafik cezası vb. konularda gerekli kontrolü yapar ve kayıtları revize eder. Aracı teslim alarak Satınalma Bölümünün bilgisi dahilinde kiralama şirketine teslim eder. 6.6 Diğer konular OGS kullanımında herhangi bir limit bulunmamaktadır. XXXXX tarafından Şirket Araçları için yapılan bakım ve onarım ödemesi Bölüm Yöneticilerine sağlanan araçlar için geçerli değildir. Bölüm Yöneticilerine sağlanan araçların bakım ve onarım masrafları kiralama şirketinin sorumluluğundadır. 7. Ġġ AKIġI. 8. REVĠZYON NEDENĠ Revizyon Tarihi Revizyon No Revizyon Ġçeriği Sayfa : 3/5

4 Elektronik Sisteme Geçiş 9. GÖZDEN GEÇĠRME Bu yönetmelik, Doküman Yönetim Prosedüründe verilen gözden geçirme süresine uygun olarak ilgili süreç sahibi tarafından gözden geçirilir. Dokümandan sorumlu süreç sahibi, uygulama ile yönetmelik arasındaki uyumun sağlanmasından sorumludur. Bu sorumluluk, ilgili diğer süreçlerle koordinasyonun sağlanması, gerekli dokümantasyon işlemlerini prosedürlere uygun olarak gerçekleştirilmesini de kapsar. Sayfa : 4/5

5