PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI ORGANİZASYON ŞEMASI

Transkript

1 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI ORGANİZASYON ŞEMASI DAİRE BAŞKANI Özel Kalem Akademik Personel Şube Müdürlüğü İdari Personel Şube Müdürlüğü Maaş Tahakkuk İşleri Şube Müdürlüğü Eğitim ve Sosyal İşler Şube Müdürlüğü Şube Müdürü Şube Müdürü Şube Müdürü Şube Müdürü Şef Bilgisayar İşletmeni Şef Şef Bilgisayar İşletmeni Memur Bilgisayar İşletmeni Bilgisayar İşletmeni Memur Memur Memur

2 AKADEMİK PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Çalışanlar : Beyza GÜLDÜR Yüce HARPUTLU Hüseyin ÖZCAN Çiğdem BAYINDIR Gülhan GÜZAY Şube Müdürü Şef Bilgisayar İşletmeni Bilgisayar İşletmeni Memur

3 Görevleri : Akademik personelin; 1) Kadro İşlemleri : 1. Kadro izin işlemleri 2. Kadro değişiklikleri 2) Atama İşlemleri : 1. Açıktan 2. Naklen 3. Yeniden 4. Kadro nakli 5. Naklen ve terfien (yükseltme) 3) Ayrılış İşlemleri : 1. İstifa 2. Nakil 3. Emeklilik 4. İstifa sonrası emeklilik 5. İlişik kesme

4 4) İlan İşlemleri : 1. Öğretim üyesi 2. Öğretim elemanı 5) Terfi İşlemleri : 1. Aylık derece, kademe, 657 sayılı Kanunun 67. maddesi uyarıca terfi işlemleri 2. Kıdem terfi işlemleri 3. Yüksek lisans - doktoradan dolayı terfi 4. Hazırlık sınıfı değerlendirme 6) Görev Süresi Uzatma İşlemleri 7) İdari Görev Sürelerinin Takibi 8) Komisyon Kurulması ve Görev Sürelerinin Takibi 9) Akademik Birimlerin Kurulması ile İlgili İşlemler 10) Hizmet değerlendirmesi : 1. Askerlik hizmeti değerlendirmesi 2. Ücretsiz izin değerlendirme işlemleri 3. Diğer sosyal güvenlik kuruluşlarında geçen hizmetlerin değerlendirilmesi 4. Yurtdışında geçen hizmetlerin değerlendirilmesi

5 11) Doçentlik jüri işlemleri 12) Sicil- Disiplin İşlemleri : 1. Disiplin işlemleri 2. Sicil işlemleri 3. Sakıncalı personel işlemleri 13) Pasaport İşlemleri : 1. Hususi pasaport 2. Hizmet pasaportu 14) KPDS, ÜDS Başvuru, Değerlendirme ve Takip İşlemleri 15) Diğer Kurumlara Gönderilen İstatistiki Bilgilerin Hazırlanması ve Takibi : 1. YÖK 2. Maliye Bakanlığı 3. Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığı 4. SGK 5. ÖSYM 6. Üniversitelerarası Kurul 16) Bilgi Edinme İşlemleri

6 İDARİ PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Çalışanlar : Ayşe KÖSEM AVCI Erkan SARAÇOĞLU Murat Aziz SABAŞ Semra KAHYAOĞLU Şube Müdürü Bilgisayar İşletmeni Bilgisayar İşletmeni Bilgisayar İşletmeni

7 Görevleri : İdari personelin; 1) Kadro İşlemleri : 1. Kadro izin işlemleri 2. Kadro değişiklikleri 2) Atama İşlemleri : 1. Açıktan 2. Naklen 3. Yeniden 4. Kadro Nakli 5. Özelleştirme yoluyla naklen atama 6. Özürlü personel açıktan atama 7. Görevde yükselme ve unvan değişikliği yoluyla atama 8. Korunmaya muhtaç çocukların atanması 9. Terörle Mücadele Kanunu gereğince malül olanların ve şehit ve malül yakınlarının atanması 3) Ayrılış İşlemleri : 1. İstifa 2. Nakil 3. Emeklilik 4. İstifa sonrası emeklilik 5. İlişik kesme

8 4) İlan İşlemleri : 1. Özürlü personel atanması için ilan işlemleri 5) Terfi İşlemleri : 1. Aylık derece, kademe, 657 sayılı Kanunun 67. maddesi uyarıca terfi işlemleri 2. Kıdem terfi işlemleri 3. Yüksek lisans - doktoradan dolayı terfi 4. Hazırlık sınıfı değerlendirme 5. Sicil değerlendirme nedeniyle terfi 6) Hizmet Değerlendirmesi : 1. Öğrenim değişikliği değerlendirmesi 2. Askerlik hizmeti değerlendirmesi 3. Ücretsiz izin değerlendirme işlemleri 4. Diğer sosyal güvenlik kuruluşlarında geçen hizmetlerin değerlendirilmesi 5. Yurtdışında geçen hizmetlerin değerlendirilmesi 7) Sicil- Disiplin İşlemleri : 1. Disiplin işlemleri 2. Sicil işlemleri 3. Sakıncalı personel işlemleri 8) Pasaport İşlemleri : 1. Hususi pasaport

9 9) Ödemeler : 1. Yan ödeme ve özel hizmet tazminatı işlemleri 2. Ek yan ödeme işlemleri 3. Fazla mesai işlemleri 4. Giyim yardımı işlemleri 10) Sendika İşlemleri : 1. Sendika üyelik / istifa işlemleri 2. Sendika Kurum İdari Kurulu işlemleri süreci 3. Yetkili sendika belirleme işlemleri 11) KPDS Değerlendirme ve Takip İşlemleri 12) Diğer Kurumlara Gönderilen İstatistiki Bilgilerin Hazırlanması ve Takibi : 1. YÖK 2. Maliye Bakanlığı 3. Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığı 4. SGK 5. Başbakanlık Özürlüler İdaresi Başkanlığı 6. İl Sağlık Müdürlüğü 13) Bilgi Edinme İşlemleri

10 EĞİTİM, SÖZLEŞMELİ PERSONEL VE SOSYAL İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Çalışanlar : Ayla YEMENİCİOĞLU Şube Müdürü Zeynep SAYLIK Şef Oya TARKUN Tekniker Gamze ÖVÜN Bilgisayar İşletmeni Olcay NART Memur

11 Görevleri : 1) Ders Görevlendirmeleri : sayılı Kanun un 31. maddesine göre yapılan ders görevlendirmeleri sayılı Kanun un 40. maddesine göre yapılan ders görevlendirmeleri 2) Yurtiçi Yurtdışı Görevlendirmeler : 1. Araştırma görevlilerinin 2547 sayılı Kanun un 33. maddesine göre yapılan görevlendirmeleri, uzatma işlemleri 2. Yurtdışında lisansüstü öğrenim gören araştırma görevlilerinin İzleme Komisyonu sekreterya işlemleri sayılı Kanun un 38. maddesi uyarınca yapılan görevlendirmeler sayılı Kanun un 39. maddesi uyarınca yapılan görevlendirmeler sayılı Kanun un 58. maddesi uyarınca yapılan görevlendirmeler 7. İdari personelin görevlendirme işlemleri 3) Teknoloji Geliştirme Bölgesi ile İlgili İşlemler : 1. TGB şirket kurma, şirkete ortak olma işlemleri 2. TGB görevlendirmeleri ve takibi 4)1416 Sayılı Kanun Uyarınca MEB Burslu Olarak Enstitümüz Adına Yurtdışında Lisansüstü Eğitim Gören Öğrencilerin Eğitim Durumları Takip İşlemleri 5) 2547 sayılı Kanun un 35. maddesi uyarınca Enstitümüze atanan araştırma görevlilerinin eğitim durumlarının takibi 6) ÖYP Yazışmaları

12 7) Çeşitli Burs İşlemleri 8) Sözleşmeli Personel Sürekli İşçi İşlemleri : sayılı Kanun un 34. maddesi uyarınca yabancı uyruklu öğretim elamanlarının atanması ve süre uzatma işlemleri sayılı Kanun un 4/B maddesi uyarınca atanan sözleşmeli personel işlemleri 3. Sürekli işçilerin işlemleri 9) Hizmetiçi Eğitim İşlemleri : 1. Enstitümüz idari personelinin hizmetiçi eğitim işlemleri 2. Aday memur eğitimi 3. Görevde yükselme eğitimi ilan, başvuru, eğitim ve sınav işlemleri 4. Unvan değişikliği ilan, başvuru ve sınav işlemleri 10) İzin Rapor İşlemleri : 1. İzin işlemleri 2. Sağlık raporu işlemleri 11) Bireysel Yarışmalara Enstitümüz Akademik Personelinin Aday Gösterilmesi İşlemleri (TÜBA, TÜBİTAK, vb.) 12) Uluslararası Anlaşmalar İle İlgili Yapılan Yazışmalar 13)Çeşitli Duyuru İşlemleri

13 MAAŞ TAHAKKUK İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Çalışanlar : Birol EKREN Arzu KIRIM Yücel USLU Zeynel SERİN Belgin ASLAN Şube Müdürü Şef Bilgisayar İşletmeni Bilgisayar İşletmeni Memur

14 Görevleri : 1) Maaş Hesaplama : 1. Akademik ve idari personelin maaş işlemleri 2. Yabancı uyruklu sözleşmeli personelin maaş işlemleri sayılı Kanun un 4/B maddesi uyarınca sözleşmeli personelin maaş işlemleri 4. Daimi işçilerin maaş işlemleri sayılı Kanun un 33. maddesi uyarınca yurtdışında öğrenim gören araştırma görevlilerinin yurtdışı maaş işlemleri 6. Kısıtlı maaş işlemleri 2) Ödemeler : 1. Akademik personelin ek ders ödemeleri (Genel Kültür Dersleri Böl.Bşk., Yabancı Diller Y.O.) 2. İdari personelin fazla mesai ücretleri 3. İdari personelin ek özel hizmet tazminatı 4. İdari personelin arazi tazminatı 5. Doğum yardımı, ölüm yardımı, giyim yardımı, aile yardımı, cenaze yardımı ödemeleri 6. Yurtdışı öğrenim giderleri

15 3) Kesinti İşlemleri : 1. Özel telefon görüşme bedeli, lojman kira, elektrik, su bedelleri 2. İcra, nafaka kesintileri 3. Sendika aidat kesintileri 4. Borçlanma (istifa, ilişik kesme) 5. Askerlik borçlanması 6. Kişi borçları 7. Yurtdışı borçlanmaları 4) Yurtiçi Yurtdışı Görevlendirme Yollukları Ödeme İşlemleri 5) Emekli Keseneklerinin SGK ya Online Gönderilme İşlemleri 6) Kredi Yazıları

16 ÖZEL KALEM : Ayşe SAYLAK Görevleri : 1) Evrak Kayıt : 1. Gelen evrak kayıt 2. Giden evrak kayıt 2) SGK Sağlık Aktivasyon İşlemleri 3) Çeşitli Duyuru Yazışmaları

17 FİZİKSEL YAPI Toplam Alan : 242 m² Alan m2 Kullanan Kişi Sayısı Daire Başkanı odası : 28 m² 1 Özel Kalem odası : 14 m² 1 Akademik Personel Şube Müdürlüğü : 43 m² 5 İdari Personel Şube Müdürlüğü : 43 m² 4 Eğitim, Söz.Pers., Sosyal İşl. Şb.Md.lüğü : 36 m² 5 Maaş Tahakkuk İşleri Şube Müdürlüğü : 43 m² 5 T O P L A M : 207 m² 21 Arşiv : 35 m²

18 DAİRE BAŞKANLIĞI TARAFINDAN KULLANILAN BİLGİSAYAR PROGRAMLARI : Personel Takip Programı Personel İzin Programı Evrak Kayıt Programı

19 Personel Takip Programı

20 Personel Takip Programı, 2007 yılından bu yana kullanılmaktadır. Program İZTEK A.Ş. tarafından hazırlanmış ancak burada görev yapan sözleşmeli personelin ayrılması ile Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından devralınmıştır. Kanun, yönetmelik vb. değişikliklerde programın güncellenme işlemleri birimimiz personeli ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığının ilgili personeli tarafından gerçekleştirilmektedir. Programda enstitümüz akademik ve idari personelinin nüfus bilgileri, kişisel bilgileri, eğitim ve iş bilgileri, kadro, terfi, sigorta bilgileri, görevlendirmeleri, izin bilgileri, disiplin bilgileri ve bordro bilgileri yer almaktadır. Ayrıca akademik ve idari kadro bilgileri de programda yer almaktadır. Enstitümüz akademik ve idari personelinin maaş hesaplaması, atama, terfi, ayrılış işlemleri, görevlendirme işlemleri, disiplin işlemleri, kadro işlemleri programda gerçekleştirilmekte olup, sözleşmeli personel ve sürekli işçilerin bu programa dahil edilmesi çalışmaları devam etmektedir. Enstitümüzde görev yapan personelin yurtiçi yurtdışı görevlendirme işlemlerinde kullanılmak üzere Personel Takip Programının içerisinde Görevlendirme Modülü hazırlanmış ve 2008 yılından itibaren tüm birimlerin kullanımına açılmıştır. Böylece akademik ve idari birimlerden Rektörlüğe gönderilen görevlendirme teklifleri elektronik ortama taşınmış ve tamamı kayıt altına alınmıştır. Fakülte dekanlıkları tarafından Dekan yetkisinde olan görevlendirmeler de bu modülde oluşturulmaktadır. Programda görevlendirmelerle ilgili raporlama işlemleri yapılabilmektedir.

21 Görevlendirme Modülü

22

23 Görev Süresi Uzatma Modülü Akademik personelden süreli görevlerde bulunanların (yardımcı doçent, öğretim görevlisi, araştırma görevlisi, uzman, okutman, çevirici) görev sürelerinin uzatmaları ile ilgili teklif ve takiplerin yapılması amacıyla Görev Süresi Uzatma Modülü hazırlanmıştır. Bu modülün kullanımı ile ilgili kullanıcılara eğitim verilmiş olup, Ocak ayı itibariyle süreli görevlerde bulunan akademik personelin görev yaptığı birimlerde kullanıma açılacaktır. Bu modülde ayrıca akademik personelin idari görev sürelerinin de takibinin yapılması sağlanacaktır.

24

25

26

27 Personel İzin Programı Personel İzin Programı Ocak ayında Enstitümüzün tüm birimlerinde kullanılma açılmıştır. Bu program sayesinde tüm personelin izin ve sağlık raporları kendi birimlerinde kayıt altına alınmakta ve uygulamada birlik sağlanmaktadır.

28

29

30 Yıllar İtibariyle Personel Daire Başkanlığı Evrak Sayıları Gelen Evrak Sayısı Giden Evrak Sayısı Enstitümüz Genel Evrak Sayıları Gelen Evrak Sayısı Giden Evrak Sayısı

31 GELEN EVRAK Enstitü Genel Evrak Personel Daire Başkanlığı GİDEN EVRAK Enstitü Genel Evrak Personel Daire Başkanlığı

32 Yıllar İtibariyle Atanan Ayrılan Personel Sayıları Atanan Personel Akademik Personel İdari Personel Sözleşmeli Personel Sürekli İşçi 9 TOPLAM Ayrılan Personel Akademik Personel İdari Personel Sözleşmeli Personel TOPLAM

33 Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Sınavı Sonucu Atama Yapılan İdari Personel Sayıları Görevde Yükselme Sınavı Sonucu Atama Yapılan Unvan Değişikliği Sınavı Sonucu Atama Yapılan 2 3 Terfi Eden İdari Personel Sayısı Terfi Eden 6 2 4

34 Yükselme Sonucu Atanan Akademik Personel Sayıları Kadro Unvanı Profesör Doçent Yardımcı Doçent Öğretim Görevlisi Uzman 3 TOPLAM

35 Yıllar İtibariyle Görevlendirme Sayıları Akademik Personel İdari Personel TOPLAM

36 Yıllar İtibariyle Akademik Dolu Kadro Sayıları Kadro Unvanı Profesör Doçent Yardımcı Doçent Öğretim Görevlisi Araştırma Görevlisi Uzman Okutman Çevirici 1 TOPLAM

37 2010 Yılı Akademik Personel Sayıları Birimler Profesör Doçent Yardımcı Doçent Öğretim Görevlisi Fen Fakültesi Mimarlık Fakültesi Mühendislik Fakültesi Müh.ve Fen. Bil.Ens Araştırma Görevlisi Uzman Okutman Çevirici TOPLAM Rektörlük TOPLAM

38 Yıllar İtibariyle Birimlerin İdari Personel Sayıları BİRİMİ Genel Sekreterlik Personel Daire Başkanlığı İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Hukuk Müşavirliği Fen Fakültesi Mimarlık Fakültesi Mühendislik Fakültesi Mühendislik ve Fen Bilimleri Enstitüsü Yabancı Diller Yüksekokulu 6 TOPLAM

39 2010 Yılı İdari Personel Sayıları Birimler G.İ.H. T.H.S. Y.H.S. S.H.S. A.H.S. TOPLAM Genel Sekreterlik Personel Daire Başkanlığı İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Hukuk Müşavirliği Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Fen Fakültesi Mimarlık Fakültesi Mühendislik Fakültesi Mühendislik ve Fen Bilimleri Enstitüsü 6 6 Yabancı Diller Yüksekokulu TOPLAM

40 Yıllar İtibariyle Yabancı Uyruklu Personel Sayıları Mühendislik Fakültesi Mimarlık Fakültesi Fen Fakültesi Genel Kültür Dersleri Bölümü Yabancı Diller Bölümü / Yüksekokulu TOPLAM

41 Eğitim-Öğretim Yılı 31.madde Uyarınca Ders Veren Öğretim Görevlisi Sayıları Mühendislik Fakültesi 1 Mimarlık Fakültesi 9 Yabancı Diller Yüksekokulu 14 Genel kültür Dersleri Bölüm Başkanlığı 7 TOPLAM 31

42 Enstitümüz Adına1416 Sayılı Kanun Uyarınca Yurtdışında Lisansüstü Eğitim Gören Öğrenci Sayıları Bulunduğu Ülke Öğrenci Sayısı Amerika Birleşik Devletleri 18 Kanada 1 İngiltere 2 TOPLAM 21

43 İdari Personele Verilen Hizmetiçi Eğitimler Eğitimin Adı Katılan Personel Sayısı 2007 YILI Görevde Yükselme Eğitimi 54 Aday Memur Eğitimi YILI Aday Memur Eğitimi 18 Toplam Kalite Bilinçlendirme Eğitimi 217 Toplam Kalite Temel Eğitimi 133 Toplam Kalite Süreç Yönetimi ve İyileştirme Teknikleri Eğitimi 120 Toplam Kalite Dokümantasyon Eğitimi YILI Görevde Yükselme Eğitimi 37 Aday Memur Eğitimi 20 Toplam Kalite İç Tetkik Eğitimi YILI Yetişkin ve Profesyonel Davranabilme Becerisi Eğitimi 52 Yönetici Sekreterliği Eğitimi 41 İş ve İnsan İlişkileri S Prensibi eğitimi 162