ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ TIP FAKÜLTESİ ÖĞRENCİ KULÜPLERİ KURULUŞ, ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI YÖNERGESİ

Transkript

1 ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ TIP FAKÜLTESİ ÖĞRENCİ KULÜPLERİ KURULUŞ, ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1- Bu yönergenin amacı; Çukurova Üniversitesi Tıp Fakültesi öğrencilerinin akademik gelişme yanında boş zamanlarını iyi değerlendirerek toplumsal, kültürel ve sanatsal gelişmelerine yardımcı olmak üzere kuracakları kulüp veya toplulukların teşkilatlanma, işleyiş, görev ve sorumluluklar ile ilgili esasları düzenlemektir. Kapsam MADDE 2- Çukurova Üniversitesi Tıp Fakültesi öğrencilerinin toplumsal, kültürel ve sanatsal gelişmelerini sağlamak amacıyla kuracakları kulüp ve toplulukların kuruluş, çalışma usul ve esaslarını kapsar. Dayanak MADDE 3- Bu yönerge; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 47. maddesi ile Yükseköğretim Kurumları Mediko-Sosyal Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Uygulama Yönetmeliğine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- Bu yönergede adı geçen; a) Kulüp Danışmanı: Öğrenci faaliyetlerini organize etmek amacı ile kulüp tarafından kuruluş aşamasında önerilen ve Öğrenci Kulüpleri Koordinasyon Kurulu (ÖKKK) olumlu görüşü üzerine Dekan tarafından görevlendirilen Çukurova Üniversitesi Tıp Fakültesi öğretim elemanını, b) Öğrenci Faaliyetleri Birimi (ÖFB): Öğrenci faaliyetlerini organize etmek amacı ile Dekanın onayıyla görevlendirilen Dekanlık memurunu, c) Öğrenci Kulüpleri: Çukurova Üniversitesi Tıp Fakültesi öğrencilerinin eğitim, sağlık, spor, sanat, sosyal, bilimsel, kültürel ve benzeri faaliyetlerini yürütmek amacıyla bir araya gelerek oluşturdukları öğrenci topluluklarını, ç) Öğrenci Kulüpleri Koordinasyon Kurulu (ÖKKK): Eğitim-öğretimden sorumlu Dekan Yardımcısı başkanlığında, Dönem I- VI koordinatörleri, Öğrenci İşleri Şefi, Öğrenci Faaliyetleri Birimi Sorumlusu, ve Öğrenci Kulüp Danışmanlarının kendi aralarından seçtiği altı temsilciden oluşan kurulu, d) Dekan: Çukurova Üniversitesi Tıp Fakültesi Dekanı nı, 1

2 e) Dekan Yardımcısı: Çukurova Üniversite Tıp Fakültesinin eğitim-öğretimden sorumlu Dekan Yardımcısını, f) Üniversite: Çukurova Üniversitesini, g) Üniversite Senatosu: Çukurova Üniversite Senatosu nu, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Öğrenci Kulüpleri Koordinasyon Kurulu Teşkilatı, İşleyişi ve Görevleri Öğrenci Kulüpleri Koordinasyon Kurulu MADDE 5- (1) Eğitim-öğretimden sorumlu Dekan Yardımcısı başkanlığında, Dönem I- VI Koordinatörleri, Öğrenci İşleri Şefi, Öğrenci Faaliyetleri Birimi Sorumlusu, Öğrenci Kulüp Danışmanlarının kendi aralarından seçtiği altı temsilciden oluşan kuruldur, (2) Kurula eğitim-öğretimden sorumlu Dekan Yardımcısı başkanlık eder. Dekan Yardımcısının toplantıya katılamaması halinde, en kıdemli Koordinatör Kurulu üyesi kurula başkanlık eder, (3) Öğrenci Kulüpleri Koordinasyon Kurulu her eğitim-öğretim döneminde en az bir kere olmak üzere, Dekan Yardımcısının çağrısı üzerine toplanır, (4) Öğrenci Kulüpleri Koordinasyon Kurulu nun toplanabilmesi için üye tam sayısının en az yarısından bir fazlasının bulunması gerekir, (5) Oylamanın açık olarak yapılması esastır. Ancak, hazır bulunanların en az üçte birinin isteği üzerine oylama gizli olarak da yapılabilir. Kararlar toplantıya katılanların oy çokluğu ile alınır. Alınan kararlar karar defterine işlenerek toplantıya katılanlarca imzalanır. Karara katılmayan üyenin katılmama gerekçesi karar defterine yazılır ve ilgili üye tarafından imzalanır. Öğrenci Kulüpleri Koordinasyon Kurulunun Görevleri MADDE 6- (1) Öğrenci kulüplerinin faaliyetlerini 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ile Yükseköğretim Kurumları Mediko-Sosyal Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Uygulama Yönetmeliğinde belirtilen amaçlara aykırı düşmeyecek bir şekilde yürütülmesini sağlamak, 2

3 (2) Öğrencilerin sosyal, kültürel ve bedensel faaliyetlerini yönlendirmek amacıyla öğrenci kulüplerinin kurulması talebi ile kulüp faaliyetlerine son verilmesi konusundaki görüşünü Dekanlığa bildirmek, (3) Her faaliyet yılı başında öğrenci kulüplerince hazırlanmış olan plan ve programları karara bağlamak, (4) Kulüp içi veya kulüplerarası anlaşmazlıkları değerlendirerek çözüme kavuşturmak, (5) Kulüplerin faaliyetleriyle ilgili olarak, gerektiğinde her türlü düzenlemeleri yapmak. Öğrenci Faaliyetleri Birimi MADDE 7- Öğrencilere yönelik her türlü sosyal ve kültürel faaliyetleri koordine etmek amacı ile Dekan tarafından Öğrenci İşleri Şefliğine veya Dekanlık kadrosuna bağlı bir çalışan görevlendirilir. Öğrenci faaliyetleri birimi olarak görevlendirilen Dekanlık çalışanı; öğrenci kulüplerinin faaliyetlerine ilişkin çalışma esaslarını, ilgili yönergelere göre düzenler ve gerçekleştirmelerini sağlar. Öğrenci Faaliyetleri Biriminin Görevleri MADDE 8- (1) Öğrenci kulüplerinin, faaliyet alanlarına ilişkin çalışma esaslarını ilgili yönergelere göre düzenlemek ve bütçe imkânları ölçüsünde gerçekleştirmek, (2) Kulüp etkinliklerinin, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve ilgili yönetmeliklere uygun olarak en üst düzeyde planlanıp yürütülmesini sağlamak, (3) Öğrenciye yönelik kulüp faaliyetlerinin yürütülmesi için gerekli kurulları ve komisyonları oluşturmak, işleyişini koordine etmek ve değerlendirmek, (4) Öğrenci kulüplerinin sorunlarını belirlemek, ilgili idari ve akademik birimlerle işbirliği içinde sorunlarına çözümler geliştirmek, denetlemek, (5) Öğrenci kulüplerinin kurulmasını teşvik etmek, işleyişini koordine etmek ve (6) Dekanlığın öğrenci kulüplerine tahsis ettiği mekân ve eşyaların uygun şekilde kullanmasını sağlamak, (7) Kulüplerin kuruluş başvurularını, kulüp içi veya kulüplerarası anlaşmazlıkları değerlendirmek gerektiğinde ÖKKK yı toplantıya davet etmek, (8) ÖKKK nın sekretarya hizmetlerini yerine getirmek, (9) Öğrenci kulüplerinin faaliyetlerine katkıda bulunabilmek amacıyla bütçe imkânları ölçüsünde harcamaları planlamak ve Dekanlığa sunmak, 3

4 (10) Öğrencilerin, kampüs yaşamına, topluma, çevreye ve doğaya karşı sorumluluklarını geliştirmelerini sağlayacak projeler üretmek ve öğrenci kulüpleri tarafından önerilen projeleri değerlendirmek, (11) Kamu kurum ve kuruluşları ile özel sektör kuruluşları, vakıflar dernekler gibi sivil toplum kuruluşlarıyla görüşmeler yaparak ihtiyacı olan öğrenci kulüplerine sponsorluk imkanları sağlamak, (12) Her faaliyet yılı sonunda öğrenci kulüp faaliyetleri ile ilgili olarak, konsolide yıllık faaliyet raporu hazırlamak, hazırlanan faaliyet raporunu ÖKKK ya ve Dekanlığa sunmak, (13) Kulüp faaliyetlerinin gerektirdiği diğer her türlü iş ve işlemleri yapmak, (14) Kulüp adına satın alınan demirbaşların kayda alınmasını sağlamak, (15) Şenlik organizasyonlarını gerçekleştirmek. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Kulüplerin Teşkilatı, İşleyişi ve Görevleri Kulüp Danışmanı MADDE 9 (1) Kulüp danışmanı, kulübün kuruluş aşamasında kurucu öğrencilerin bildirimi ve ÖKKK nın onayı ile görevlendirilir. (2) Bir öğretim elemanı birden fazla öğrenci kulübünde danışman olamaz. (3) Görevinden ayrılan danışmanın yerine 15 gün içinde yeni danışman kulüp başkanı tarafından Öğrenci Faaliyetleri Birimi (ÖFB) ne bildirilir ve ÖKKK onayı alınır. Kulüp Danışmanının Görevleri MADDE 10- (1) Danışmanı oldukları kulübün yönerge hükümlerine ve diğer yasal düzenlemelere uygun faaliyet göstermesini sağlamak, gerektiğinde denetimini yapmak, (2) Kulübün olağan/olağanüstü Genel Kurul toplantılarına gözlemci olarak katılmak. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Kulüplerin Kuruluşu, Organları ve Görevleri Kulüplerin Kuruluşu MADDE 11- (1) Kulüpler, yönerge şartlarına uygun olarak hazırlanmış belgeler ile kurucu 10 öğrenci tarafından ÖFB ye yapılan başvuru üzerine ÖKKK nın önerisi ve Dekanlık onayı ile kurulur. Aynı ismi taşıyan veya amacı aynı olan birden fazla kulüp kurulamaz. Öğrenci kulüpleri, amaçlarına uygun isimler alır ve aldıkları isme uygun faaliyette bulunurlar. 4

5 (2) Kulüp kurmaya yönelik talep dosyalarında yönerge ekindeki formata uygun olarak hazırlanan ve aşağıda belirtilen belgelerin olması gerekir: a) Kulüp Kurma Başvuru Dilekçesi (EK-1) b) Kurucu Üye Bildirim Formu (EK-2) c) Kulüp Tüzüğü (EK-3) ç) Faaliyet Planı (EK-4) d) Danışman Kabul Formu (EK-5) (3) Kurulmasına karar verilen kulüplerin, kurucu üyeleri dahil en az 30 üye ile kuruluş kararının danışman öğretim elemanına tebliğ tarihinden itibaren 30 gün içerisinde ilk Genel Kurulunu ve Yönetim ve Denetim Kurulu seçimlerini yapmaları gerekir. Bu süre içerisinde yeterli sayıda üye kaydı gerçekleşmez ve genel kurul yapılmaz ise, o kulübün başvurusu düşer. (4) Kulüplere, Tıp Fakültesine kayıtlı olan lisans ve lisansüstü öğrencileri kaydolabilir ve kulüp Yönetim ve Denetim Kurullarına seçilebilirler. Bir dönem veya daha fazla izin almış öğrenciler izinli bulundukları sürece kulüp faaliyetlerine katılamazlar. Tıp Fakültesinin öğretim elemanları ve idari personeli kulüplere fahri üye olabilir, her türlü faaliyetlerine katılabilirler, ancak yönetim/denetim görevlerine seçilemezler. (5) Öğrencilerin Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliklerine seçilebilmesi ve görevlerine devam edebilmesi için disiplin cezası almamış olması gerekir. Öğrenciliğinin sona ermesi veya başka nedenlerle yönetim ve denetim görevini bırakmak zorunda kalan öğrencilerin yerine yedek üye geçer. (6) Kulüpler, yukarıda adı geçen organlar dışında kulübün belirli bir faaliyetini organize etmeye yönelik olarak tertip komiteleri de kurabilirler. Ancak kurulacak tertip komitelerine Genel Kurul ve Denetleme Kurulunun görev, yetki ve sorumlulukları devredilemez. Tertip komitelerinin görev, yetki ve sorumlulukları Genel Kurulca belirlenir. Tertip komitelerine mali yetkiler verilemez. (7) Genel Kurulca yapılan seçimi izleyen yedi gün içinde, Yönetim Kurulu Başkanı tarafından Yönetim ve Denetleme Kurulları ile kulübün diğer organlarına seçilen asıl ve yedek üyelerin ad ve soyadları ÖFB ye yazılı olarak bildirilir. (8) Öğrenci faaliyetleri için kulüplere yapılacak yardım ve bağışlar, kulüp faaliyetlerinden elde edilecek gelirler, kulüp üyelik ödentileri ve diğer kulüp gelirleri kulüp adına Dekanlıkça açtırılan bir banka hesabına yatırılır. (9) Banka hesabından, Başkan veya Başkan Yardımcısı ile sayman olmak üzere en az iki imza ile para çekilebilir. Yetkili imzalar, ÖFB tarafından kulüp hesabının bulunduğu banka şubesine bildirilir. 5

6 (10) Kulüpler aidat gelirlerinin % 20 sini her faaliyet yılı sonunda yedek akçe olarak ayırmak ve ayırdıkları yedek akçe tutarlarını ÖFB tarafından açtırılan banka hesabına yatırmak zorundadırlar. (11) Kulüp giderlerinin gelirlerini aşmaması da esastır. Kulüplerin borçlanma yetkileri yoktur. Öğrenci Kulüplerinin Organları MADDE 12 - Her kulüpte, aşağıda belirtilen organların oluşturulması zorunludur: (1) Genel Kurul, (2) Yönetim Kurulu, (3) Denetleme Kurulu. Genel Kurul MADDE 13- (1) Genel Kurul kulüplerin en yetkili karar organı olup, kayıtlı üyelerin tamamından oluşur. Genel Kurulun her faaliyet yılının ilk ayı içerisinde toplanması zorunludur. Toplantıya aidatını ödemiş üyeler katılabilir. Genel Kurul Yönetim Kurulunun veya Denetleme Kurulunun gerekli gördüğü durumlarda veya aidatını ödemiş üyelerin üçte ikisinin yazılı isteği üzerine yönetim kurulunca olağanüstü toplantıya çağrılabilir. (2) Kulüplerin Genel Kurul Toplantısı ÖFB nin uygun göreceği yerlerde yapılabilir. Kulüplerce toplantı tarihinden en az 20 gün önce Genel Kurul Toplantı başvurusunun, toplantıda gözlemci görevlendirilmesi talebinin ÖFB ye bildirilmesi gerekmektedir. Ayrıca Genel Kurul toplantısının yapılacağı yer-gün-saat ve gündem belirtilmek suretiyle, toplantı tarihinden en az 15 gün önce ilan edilerek üyelere duyurulması gerekmektedir. İlk toplantıda yeterli sayı sağlanamaz ise aynı çağrı yöntemi ile yapılan ikinci oturumda, toplantı yeter sayısı aranmaksızın, toplantıya iştirak eden üyelerle Genel Kurul toplantısı gerçekleştirilir. Toplantıda kararlar; Genel Kurula katılan ve oy kullanma hakkı olan üyelerin salt çoğunluğu ile alınır. Genel kurul toplantılarının ÖFB tarafından görevlendirilen gözlemci nezaretinde yapılması zorunludur. (3) Kulüp danışmanları ile fahri üyeler Genel Kurula misafir olarak katılabilirler, ancak oylamalara katılamayacakları gibi gündeme ilişkin görüş beyanında da bulunamazlar. Genel Kurulun Görevleri MADDE 14- (1) Genel Kurul toplantısını yönetmek üzere divan başkanını, gündeme ilişkin kararları tutanak altına almak üzere katip üyeyi seçmek, (2) Kuruluşta ve faaliyet yılı ilk ayı içerisinde ÖFB tarafından uygun görülen tarihte toplanarak Yönetim ve Denetim Kurullarını seçmek, 6

7 (3) Yönetim ve Denetim Kurullarının raporlarını görüşerek karara bağlamak, (4) Yıllık faaliyet programlarını görüşerek karara bağlamak. Yönetim Kurulu MADDE 15- (1) Yönetim Kurulu, her faaliyet yılı sonunda Genel Kurulca seçilen biri başkan olmak üzere, beş asil üyeden oluşur. Üyeler kendi aralarında bir başkan yardımcısı, bir yazman ve bir sayman seçerler. Ayrıca Genel Kurulca iki Yedek Yönetim Kurulu üyesi de seçilir. (2) Yönetim Kurulu, faaliyet yılı içinde en az dört olağan toplantı yapar. Kulüp danışmanı veya Yönetim Kurulu üyelerinden birinin talebi halinde başkan yönetim kurulunu olağanüstü toplantıya çağırabilir. Yönetim Kurulu kararları toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğu ile alınır. Karara katılmayan üyenin karara katılmama gerekçesini karar defterine yazması zorunludur. Kararların oylanması sonucunda eşitlik çıkması halinde başkanın oy kullandığı taraf çokluğu sağlamış sayılır. (3) Danışman, isterse Yönetim Kurulu toplantılarına gözlemci olarak katılabilir ancak oy kullanamaz. Yönetim Kurulu, kulübün faaliyetlerini danışmanlarının onayını aldıktan sonra uygulamaya koyabilir. Yönetim Kurulunun Görevleri MADDE 16- (1) Kulüp başkanının sorumluluğu ve danışmanın öğretim elemanın gözetiminde kulüp faaliyetlerini yürütmek, (2) Kulüp tüzüğü ve diğer yasal düzenlemeler çerçevesinde yıllık faaliyet planını hazırlayarak danışmanın onayına sunmak ve danışmanın onayından geçen faaliyet planını uygulamak, (3) Genel Kurul sonuçlarını yedi gün içerisinde ÖFB ye bildirmek, (4) Kulübün kuruluş amaçları doğrultusunda faaliyet ve etkinlikler düzenlemek, faaliyet ve etkinlik düzenlerken gerektiğinde alt çalışma grupları oluşturmak, (5) Her faaliyet yılı bitimini takip eden 15 gün içerisinde faaliyet raporu hazırlayarak ÖFB ye ve Genel Kurula sunmak, (6) Faaliyet alanıyla ilgili diğer üniversitelerin toplulukları ile ÖFB nin onayını alarak işbirliği yapmak, (7) Kulüp tüzüğünde belirtilen diğer görevleri yasal mevzuat çerçevesinde yerine getirmek, 7

8 (8) Üyelik başvurularını değerlendirmek. Üyelik başvurusu reddedilen öğrenciye 15 gün içinde gerekçeli kararı iletmek. Üye listelerini ve üye listelerindeki değişiklikleri ÖFB ye bildirmek. Üyelik başvurusu reddedilen öğrencinin ÖFB ye yazılı itiraz hakkı saklıdır. (9) Genel Kurul toplantılarını organize etmek, Genel Kurul tarafından alınan kararları uygulamak ve üyelerine duyurmak, (10) Kulübün gelir-gider hesaplarına ilişkin iş ve işlemleri yapmak, gelecek faaliyet yılına ait bütçe taslağını hazırlamak, (11) Üye kayıt defteri, karar defteri, gelen-giden evrak defteri, işletme hesabı defteri, demirbaş eşya kayıt defteri temin ederek, ÖFB ye tasdik ettirmek ve bu defterleri usulüne uygun olarak düzenlemek, (12) Kulüp Gelirleri Alındı Makbuzlarını ÖFB den temin etmek ve usulüne uygun düzenlemek, kulüp gelirlerinin Kulüp Gelirleri Alındı Makbuzu karşılığında tahsilini sağlamak, Denetim Kurulu MADDE 17- Denetleme Kurulu, Genel Kurulca her faaliyet yılı sonunda bir sonraki faaliyet yılı için seçilen iki asıl ve bir yedek üyeden oluşur. Denetim Kurulunun Görevleri MADDE 18- (1) Kulübün bütçe ve hesap işlemleri ile diğer defter ve belgeleri faaliyet yılı sonunda incelemek, kontrol etmek ve yönerge ekinde yer alan formata uygun olarak denetim raporu düzenlemek, (EK-13), (2) Düzenlemiş olduğu denetim raporunu Yönetim Kuruluna, Genel Kurula ve ÖFB ye sunmak. Kulüp Saymanının Görevleri MADDE 19- (1) Muhasebe işlemlerinin yürütülmesi ve kayıtlara alınması sorumluluğunu yerine getirmek üzere kulüp Yönetim Kurulu üyeleri kendi aralarından birini sayman üye olarak seçerler, (2) Sayman üye olarak seçilen Yönetim Kurulu üyesi, aşağıda belirtilen görev ve sorumluluklara sahiptir. sağlamak, a) Kulüp muhasebe iş ve işlemlerinin zamanında yapılmak, b) Muhasebe kayıtlarının güncel mali mevzuata uygun bir şekilde tutulmasını c) Kulübün mali durumu hakkında ÖFB ye ve Yönetim Kuruluna bilgi vermek, ç) Kulübün aylık ve yıllık mali tablolarını hazırlayarak ilgili yerlere vermek, 8

9 almak, d) Kulübün alacak ve borçlarını takip etmek, alacakların tahsili için gerekli önlemleri f) Muhasebe kayıtlarının denetime hazır tutulmasını sağlamak, g) Yönetim Kurulu başkanı ile birlikte yıllık bütçeyi hazırlamak, ğ) Mali işler kapsamında Yönetim Kurulunun vereceği diğer işleri yapmak. h) Gelirleri Kulüp Gelirleri Alındı Belgesi karşılığı tahsil edip, deftere kaydetmek ve ilgili banka hesabına yatırmak. BEŞİNCİ BÖLÜM Öğrenci Kulüpleri Çalışma Esasları Temel Çalışma İlkeleri MADDE 20- Kulüpler faaliyetlerini yürütürken aşağıda belirtilen temel ilkeleri ışığında faaliyette bulunabilirler; (1) Öğrenci Kulüpleri faaliyetlerini kulüp tüzüklerinde belirtilen amaç doğrultusunda yerine getirirken, bu yönerge ve alandaki diğer yasal düzenlemelere uygun olarak yürütürler, (2) Tüm etkinliklerinde Üniversitede mevcut yönetmelik, genelge ve kararlara uyarlar ve Üniversitenin hedefleri ile uyumlu çalışırlar, (3) Kulüpler faaliyetlerini yerine getirirken imkânlar ölçüsünde Üniversite ve Tıp Fakültesinin olanaklarından yararlanabilirler. Bu olanakların korunması ve daha çok öğrencinin yararlanabileceği şekilde geliştirilmesine katkıda bulunurlar, (4) Her ne şekilde olursa olsun siyasi faaliyetlerde bulunamazlar, (5) Tıp Fakültesinin fiziki ortamına veya eğitim faaliyetine zarar verecek etkinliklerde bulunamazlar, (6) Yürüttükleri faaliyetlerde din, dil, ırk, etnik köken, milliyet ve cinsiyet ayrımı yapamazlar, (7) Kulüplerin kuruluş amaçları doğrultusunda ve kendileri için belirlenmiş etkinlik alanları içinde faaliyet göstermesi zorunludur. İşbirliği hariç diğer kulüplerin faaliyet alanlarında etkinlik düzenleyemezler, (8) Kulüpler arası ortak etkinliklerde ve işbirliği alanlarında herhangi bir kulüp lehine hiyerarşi yaratamazlar, (9) Ticari faaliyette bulunamaz, üyelerine maddi çıkar sağlayamazlar, (10) Kulüpler fakülte içi etkinlikleri ÖFB nin, fakülte dışı tüm etkinlikleri ise Dekanlık onayı olmadan gerçekleştiremezler. 9

10 Kulüplerin Çalışma Esasları MAADE 21- (1) Kulüplerin faaliyet yılı takvimi, Ekim ayında başlayıp bir sonraki yılın Ekim ayında biter. (2) Her faaliyet yılında en az bir Genel Kurul ve dört olağan Yönetim Kurulu toplantısı yapmaları zorunludur. Toplantılarda alınan kararlar kulüp karar defterine yazılır. Kulüp karar defterleri ÖFB nin incelemesine açıktır. (3) Kulüpler defterleri ve makbuzları denetim için gerçekleştirilen Genel Kurul toplantısını takip eden 15 gün içinde denetlenmek üzere ÖFB ye teslim eder. Yeni seçilen kulüp Yönetim Kurulu bu denetimden sonra göreve başlar. (3) Kampus içi etkinlikler amaç, içerik ve tarih belirtilerek kulüp danışmanının imzası ile en geç 15 gün öncesinden ÖFB ye iletilir. ÖFB tarafından uygun görülen etkinlikler kulüpler tarafından yapılabilir. (4) Kampus dışı alanlarda gerçekleştirilecek etkinlikler amaç, içerik ve tarih belirtilerek kulüp danışmanının imzası ile en geç 15 gün öncesinden ÖFB ye iletilir. ÖFB tarafından uygun görülen etkinlik talepleri için Dekanlık onayı alınır. (5) Kulüpler, faaliyet yılı sonunda etkinlik raporunu ÖFB ye sunarlar. Her kulüp her faaliyet yılı içinde en az beş etkinlik yapar. (6) Öğrenci kulüpleri etkinliklerini yapmak için Dekanlık izni doğrultusunda bu alandaki yasal düzenlemelere uygun olarak ayni sponsorluk desteği alabilir. (7) Faaliyet alanıyla ilgili etkinliklerde Tıp Fakültesini temsil edecek olan kulüplere bütçe imkânları çerçevesinde harcırah verilebilir. ALTINCI BÖLÜM Mali Hükümler ile Düzenlenecek Defterler ve Belgeler Kulüplerin Düzenleyecekleri Defterler ve Belgeler MADDE 22- (1) Kulüpler faaliyetleriyle ilgili olarak aşağıda belirtilen defter ve belgeleri düzenlemek zorundadırlar: a) Üye kayıt defteri, (EK-6) b) Karar defteri, (EK-7) c) İşletme hesabı defteri, (EK-8) ç) Demirbaş eşya/taşınır defteri, (EK-9) d) Gelen-giden evrak defterleri, (EK -10) e) Hesap özeti,(ek-11) f) Faaliyet raporu (EK-12) g) Denetim raporu (EK-13) ğ) Kulüp Gelirleri Alındı Belgesi (EK-14) h ) Kulüp Gelirleri Alındı kayıt defteri (EK-15) 10

11 Defter ve Belgelerin Düzenlenmesinde Sorumluluk MADDE 23- (1) Kulüpler tarafından düzenlenmesi zorunlu defterler ve belgeleri ile kulüp gelirleri Kulüp Gelirleri Alındı Belgesinin usulüne uygun biçimde düzenlenmesinden kulüp başkanı ile saymanı, faaliyetler ile ilgili yazışmalardan, fotoğraf ve kayıt gibi kulüp arşivini oluşturacak belgelerin saklanmasından ise kulüp başkanı ile yazmanı, sorumludurlar. Kulüplerin Gelirleri MADDE 24- (1) Kulüplerin gelirleri yönerge ekinde (EK-14) yer alan Kulüp Gelirleri Alındı Belgesi karşılığı kulüp saymanı tarafından tahsil edilir. (2) Kulüp gelirleri aşağıdaki kalemlerden oluşur: a) Üyelerin ödeyecekleri üyelik aidatları, b) Kulüp faaliyet gelirleri. Kulüplerin Giderleri MADDE 25- (1) Kulüpler yapacakları harcamaları Yönetim Kurulu kararlarına ve fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu, gider pusulası ve gider makbuzuna dayandırmak zorundadırlar. (2) Kulüpler kuruluş amaçlarını gerçekleştirmeye yönelik olarak aşağıda belirtilen harcamaları yapabilirler: a) Tüketim malzemesi ve demirbaş alımı, b) Ulaşım ve iletişim giderleri, c) Faaliyet organizasyon giderleri, ç) Faaliyetlerini gerçekleştirmeye yönelik benzeri diğer giderler. 11

12 YEDİNCİ BÖLÜM Kulüp Faaliyetlerinin Askıya Alınması ve Sonlandırılması Kulüp Faaliyetlerinin Askıya Alınması MADDE 26- Öğrenci kulübü hakkında; (1) Faaliyet yılı içinde kulüp faaliyetlerini yürütecek asgari (30) üyeliğin bulunmaması ve faaliyet yılı içinde 15 yeni üye kaydının alınmaması, (2) Faaliyet yılı sonunda olağan/olağanüstü genel kurulunu yapamaması, (3) Faaliyet yılı içinde faaliyet alanı ile ilgili en az beş etkinlik gerçekleştirememesi, (4) Kulüp defterleri ve makbuzlarının denetim için yasal süresi içinde ÖFB ye teslim edilmemesi, durumlarında ÖKKK'nın önerisi ile Üniversite Rektörü tarafından ilgili kulübün faaliyetlerinin bir yıl süre ile askıya alınması kararı verilebilir. Kapatma MADDE 27- Öğrenci kulübünde (1) Yönerge diğer yasal mevzuat hükümlerine aykırı davranış ve faaliyette bulunduğunun tespit edilmesi, (2 Kuruluş amaçları dışında faaliyette bulunduğunun tespit edilmesi, (3) Siyasi faaliyette bulunduğunun tespit edilmesi, (4) Kulüp faaliyetlerinde dil, din, ırk, etnik köken, milliyet ve cinsiyet vb. şekilde ayrımcılık yapıldığının tespit edilmesi, (5) Kulüp kaynaklarının amaç dışı kullanıldığının tespit edilmesi, durumlarında, ilgili kulüp hakkında ÖKKK nın önerisi ile Tıp Fakültesi Dekanlığı tarafından kapatma kararı verilebilir. Üyelik Yasağı MADDE 28- (1) Faaliyetleri askıya alınan kulübün mevcut Yönetim ve Denetim kurulu üyeleri yedekler dahil başka bir kulübe üye olabilirler ancak Yönetim ve Denetleme Kurulu üyeliklerine yedek üyelik dahil seçilemezler. (2) Kapatılan kulübün, mevcut Yönetim ve Denetim kurulu üyeleri yedekler dâhil başka bir kulübe üye olamazlar. 12

13 Cezai hükümler MADDE 29 (1) Herhangi bir şekilde kulüp kaynaklarının zarara uğratıldığının tespit edilmesi halinde söz konusu zarar sorumlularından tahsil edilir. (2) Herhangi bir şekilde faaliyeti askıya alınan kulübün nakit dâhil tüm malvarlığı dondurulur. Kulübün yeniden faaliyete geçmesi halinde yeni kulüp Yönetim Kuruluna devredilir. (3) Herhangi bir şekilde faaliyeti sonlandırılan kulübün nakit dahil tüm malvarlığı hiç bir işleme gerek kalmaksızın üniversiteye devredilir. SEKİZİNCİ BÖLÜM Yürürlük Yürürlük Madde 30- Bu yönerge hükümleri Çukurova Üniversitesi Tıp Fakültesi Fakülte Kurulunda kabul edildiği tarih ve 3/4 sayılı kararı ile yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 31- Yönerge hükümlerini Çukurova Üniversitesi Tıp Fakültesi Dekanı yürütür. 13

14 KULÜP BAŞVURU DİLEKÇESİ EK-1 ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ TIP FAKÜLTESİ DEKANLIĞINA Öğrenci Faaliyetleri Birimine Çukurova Üniversitesi Tıp Fakültesi Yönetim Kurulunun./ /2014 tarihli toplantısında alınan. no lu kararıyla yürürlüğe giren Öğrenci Kulüpleri Kuruluş, Çalışma Usul ve Esasları Yönergesi uyarınca, aşağıda belirtilen amaç ve etkinlikleri gerçekleştirmek üzere adı altında bir kulüp kurmak istiyoruz. Yönerge ve diğer yasal mevzuat hükümlerine uyacağımızı bildirir, gereğini arz ederiz. Kulübün Amacı: ADANA /.../.../... EKLER : 1) Kurucu üye listesi 2) Kulüp tüzüğü 3) Faaliyet planı 4) Kulüp danışmanı kabul formu KURUCU ÜYE LİSTESİ Kurucu Yönetim Kurulu Başkanı İmzası Sıra No Kulüp Kurucu Üyeleri Fakülte/ TC No Bölüm Sınıfı Telefon No İmza Danışman 14

15 ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ TIP FAKÜLTESİ EK - 2/A KULÜBÜ Kurucu Yönetim Bildirim Formu Tarih : Yönetim Kurulu Başkanı TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Yönetim Kurulu Üyesi (Sayman) TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Yönetim Kurulu Üyesi(Yazman) TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Yönetim Kurulu Üyesi TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Kurucu Yönetim Kurulu Başkanı İmza Danışmanın İmza 15

16 ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ TIP FAKÜLTESİ EK - 2/A KULÜBÜ Kurucu Yönetim Bildirim Formu Tarih : Yönetim Kurulu Yedek Üye TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Yönetim Kurulu Yedek Üye TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Denetim Kurulu Üyesi TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Denetim Kurulu Üyesi TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Denetim Kurulu Yedek Üyesi TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Kurucu Yönetim Kurulu Başkanı İmza Danışmanın İmza 16

17 ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ EK - 2/B KULÜBÜ Tıp Fakültesi Genel Kurul Yönetim Bildirim Formu Tarih : Yönetim Kurulu Başkanı TC NO RESİM Telefon Ev İMZA GSM Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Yönetim Kurulu Üyesi (Sayman) TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Yönetim Kurulu Üyesi (Yazmanı) TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Yönetim Kurulu Üyesi TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Yönetim Kurulu Başkanı İmza Danışmanın İmza 17

18 ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ TIP FAKÜLTESİ EK - 2/B KULÜBÜ Genel Kurul Yönetim Bildirim Formu Tarih : Yönetim Kurulu Yedek Üyesi TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Yönetim Kurulu Yedek Üyesi TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Denetim Kurulu Üyesi TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Denetim Kurulu Üyesi TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Denetim Kurulu Yedek Üyesi TC NO Tıp Fakültesi RESİM Telefon Ev İMZA GSM Yönetim Kurulu Başkanı İmza Danışmanın İmza 18

19 EK - 3 KULÜP TÜZÜĞÜ Kuruluş ve Amaç Madde 1- amacı ile Çukurova Üniversitesi Tıp Fakültesi bünyesinde faaliyet göstermek üzere adında bir öğrenci kulübü kurulmuştur. Kulüp Faaliyet Alanları Madde 2- (1) (2) (3) (4) (5) (6) Kulüp Üyeliği Madde 3-Çukurova Üniversitesi Tıp Fakültesine kayıtlı lisans ve lisansüstü öğrencileri kulübe üye olabilirler. Üyelik aidatını ödemesinden sonra kulüp üyeliği kesinleşir. Fakültesinin öğretim elemanları ve idari personeli kulüplere fahri üye olabilir, her türlü faaliyetlerine katılabilirler, ancak yönetim/denetim görevlerine seçilemezler. Mezunların da üyeliği aidatlarını ödemeleri koşuluyla devam eder, ancak yönetim-denetim görevlerine seçilemezler. Kulübün Organları Madde 4- Kulüplerin organları a) Genel Kurul, b) Yönetim Kurulu, c) Denetleme Kuruludan oluşur. Genel Kurul Madde 5-(1) Genel Kurul kulüplerin en yetkili karar organı olup, kayıtlı üyelerin tamamından oluşur. Genel Kurulun her faaliyet yılının ilk ayı içerisinde toplanması zorunludur. Toplantıya aidatını ödemiş üyeler katılabilir. Genel Kurul Yönetim Kurulunun veya Denetleme Kurulunun gerekli gördüğü durumlarda veya aidatını ödemiş üyelerin üçte ikisinin yazılı isteği üzerine Yönetim Kurulunca olağanüstü toplantıya çağrılabilir. (2) Kulüplerin Genel Kurul Toplantısı ÖFB nin uygun göreceği yerlerde yapılabilir. Kulüplerce toplantı tarihinden en az 20 gün önce Genel Kurul Toplantı başvurusunun, toplantıda gözlemci görevlendirilmesi talebinin ÖFB ye bildirilmesi gerekmektedir. Ayrıca Genel Kurul toplantısının yapılacağı yer-gün-saat ve gündem belirtilmek suretiyle, toplantı tarihinden en az 15 gün önce ilan edilerek üyelere duyurulması gerekmektedir. İlk toplantıda yeterli sayı sağlanamaz ise aynı çağrı yöntemi ile yapılan ikinci oturumda, toplantı yeterli sayısı aranmaksızın, toplantıya iştirak eden üyelerle Genel Kurul toplantısı gerçekleştirilir. 19

20 Toplantıda kararlar; Genel Kurula katılan ve oy kullanma hakkı olan üyelerin salt çoğunluğu ile alınır. Genel Kurul toplantılarının ÖFB tarafından görevlendirilen gözlemci nezaretinde yapılması zorunludur. Genel Kurulun Görevleri Madde 6- (1) Genel Kurul toplantısını yönetmek üzere divan başkanını, gündeme ilişkin kararları tutanak altına almak üzere katip üyeyi seçmek, (2) Kuruluşta ve faaliyet yılının ilk ayı içerisinde ÖFB tarafından uygun görülen tarihte toplanarak Yönetim ve Denetim Kurullarını seçmek, (3) Yönetim ve Denetim Kurullarının raporlarını görüşerek karara bağlamak, (4) Yıllık faaliyet programlarını görüşerek karara bağlamak. Yönetim Kurulu Madde 7-(1) Yönetim Kurulu, her faaliyet yılı sonunda Genel Kurulca seçilen biri başkan olmak üzere, beş asil üyeden oluşur. Üyeler kendi aralarında bir başkan yardımcısı, bir yazman ve bir sayman seçerler. Ayrıca Genel Kurulca iki yedek Yönetim Kurulu üyesi de seçilir. (2) Yönetim Kurulu, faaliyet yılı içinde en az dört olağan toplantı yapar. Kulüp danışmanı veya Yönetim Kurulu üyelerinden birinin talebi halinde başkan Yönetim Kurulunu olağanüstü toplantıya çağırabilir. Yönetim Kurulu kararları toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğu ile alır. Karara katılmayan üyenin karara katılmama gerekçesini karar defterine yazması zorunludur. Kararların oylanması sonucunda eşitlik çıkması halinde başkanın oy kullandığı taraf çokluğu sağlamış sayılır. (3) Danışman, isterse Yönetim Kurulu toplantılarına gözlemci olarak katılabilir, ancak oy kullanamaz. Yönetim Kurulu, kulübün faaliyetlerini danışmanlarının onayını aldıktan sonra uygulamaya koyabilir. Yönetim Kurulunun Görevleri Madde 8- (1) Kulüp başkanının sorumluluğu ve danışmanın öğretim elemanın gözetiminde kulüp faaliyetlerini yürütmek, (2) Kulüp tüzüğü ve diğer yasal düzenlemeler çerçevesinde yıllık faaliyet planını hazırlayarak danışmanın onayına sunmak ve danışmanın onayından geçen faaliyet planını uygulamak, (3) Genel Kurul sonuçlarını yedi gün içerisinde ÖFB ye bildirmek, (4) Kulübün kuruluş amaçları doğrultusunda faaliyet ve etkinlikler düzenlemek, faaliyet ve etkinlik düzenlerken gerektiğinde alt çalışma grupları oluşturmak, 20

21 (5) Her faaliyet yılı bitimini takip eden 15 gün içerisinde faaliyet raporu hazırlayarak ÖFB ye ve Genel Kurula sunmak, (6) Faaliyet alanıyla ilgili diğer üniversitelerin toplulukları ile ÖFB nin onayını alarak işbirliği yapmak, (7) Kulüp tüzüğünde belirtilen diğer görevleri yasal mevzuat çerçevesinde yerine getirmek, (8) Üyelik başvurularını değerlendirmek. Üyelik başvurusu reddedilen öğrenciye 15 gün içinde gerekçeli kararı iletmek. Üye listelerini ve üye listelerindeki değişiklikleri ÖFB ye bildirmek. Üyelik başvurusu reddedilen öğrencinin ÖFB ye yazılı itiraz hakkı saklıdır. (9) Genel Kurul toplantılarını organize etmek, Genel Kurul tarafından alınan kararları uygulamak ve üyelerine duyurmak, (10) Kulübün gelir-gider hesaplarına ilişkin iş ve işlemleri yapmak, gelecek faaliyet yılına ait bütçe taslağını hazırlamak, (11) Üye kayıt defteri, karar defteri, gelen-giden evrak defteri, işletme hesabı defteri, demirbaş eşya kayıt defteri temin ederek, ÖFB ye tasdik ettirmek ve bu defterleri usulüne uygun olarak düzenlemek, (12) Kulüp Gelirleri Alındı Makbuzlarını ÖFB den temin etmek ve usulüne uygun düzenlemek, kulüp gelirlerinin Kulüp Gelirleri Alındı Belgesi karşılığında tahsilini sağlamak, Denetim Kurulu Madde 9- Denetleme Kurulu Genel Kurulca her faaliyet yılı sonunda bir sonraki faaliyet yılı için seçilen iki asıl ve bir yedek üyeden oluşur. Denetim Kurulunun Görevleri MADDE 10- (1) Kulübün bütçe ve hesap işlemleri ile diğer defter ve belgeleri faaliyet yılı sonunda incelemek, kontrol etmek ve yönerge ekinde yer alan formata uygun olarak denetim raporu düzenlemek, (EK-13) (2) Düzenlemiş olduğu denetim raporunu Yönetim Kuruluna, Genel Kurula ve ÖFB ye sunmak. Kulüp Saymanı ve Görevleri MADDE 11- (1) Muhasebe işlemlerinin yürütülmesi ve kayıtlara alınması sorumluluğunu yerine getirmek üzere kulüp Yönetim Kurulu üyeleri kendi aralarından birini sayman üye olarak seçerler, (2) Sayman üye olarak seçilen Yönetim Kurulu üyesi, aşağıda belirtilen görev ve sorumluluklara sahiptir. 21

22 sağlamak, almak, a) Kulüp muhasebe iş ve işlemlerinin zamanında yapılmak, b) Muhasebe kayıtlarının güncel mali mevzuata uygun bir şekilde tutulmasını c) Kulübün mali durumu hakkında ÖFB ye ve Yönetim Kuruluna bilgi vermek, ç) Kulübün aylık ve yıllık mali tablolarını hazırlayarak ilgili yerlere vermek, d) Kulübün alacak ve borçlarını takip etmek, alacakların tahsili için gerekli önlemleri f) Muhasebe kayıtlarının denetime hazır tutulmasını sağlamak, g) Yönetim Kurulu başkanı ile birlikte yıllık bütçeyi hazırlamak, ğ) Mali işler kapsamında Yönetim Kurulunun vereceği diğer işleri yapmak. h) Gelirleri Kulüp Gelirleri Alındı Belgesi karşılığı tahsil edip, deftere kaydetmek ve ilgili banka hesabına yatırmak. Kulübün Gelirleri Madde 12-(1) Kulüplerin gelirleri yönerge ekinde (EK-14) yer alan Kulüp Gelirleri Alındı Belgesi karşılığı kulüp saymanı tarafından tahsil edilir. (2) Kulüp gelirleri aşağıdaki kalemlerden oluşur: a) Üyelerin ödeyecekleri üyelik aidatları, b) Kulüp faaliyet gelirleri. Kulübün Giderleri Madde 13-(1) Kulüpler yapacakları harcamaları Yönetim Kurulu kararlarına ve fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu, gider pusulası ve gider makbuzuna dayandırmak zorundadırlar. (2) Kulüpler kuruluş amaçlarını gerçekleştirmeye yönelik olarak aşağıda belirtilen harcamaları yapabilirler: a) Tüketim malzemesi ve demirbaş alımı, b) Ulaşım ve iletişim giderleri, c) Faaliyet organizasyon giderleri, ç) Faaliyetlerini gerçekleştirmeye yönelik benzeri diğer giderler Demirbaşlar Madde 14- Kulübün kullanması için verilmiş olan demirbaşlar, demirbaş eşya/taşınır defterine (EK-9) demirbaş numarası ile kaydedilir. Demirbaş kaydından, korunmasından kulüp başkanı ile sayman sorumludur. Kayıtlar ve Belgeler Madde 15-(1)Kulüpler faaliyetleriyle ilgili olarak aşağıda belirtilen defter ve belgeleri düzenlemek zorundadırlar: a) Üye kayıt defteri, (EK-6) 22

23 b) Karar defteri, (EK-7) c) İşletme hesabı defteri, (EK-8) ç) Demirbaş eşya/taşınır defteri, (EK-9) d) Gelen-giden evrak defterleri, (EK -10) e) Hesap özeti,(ek-11) f) Faaliyet raporu, (EK-12) g) Denetim raporu, (EK-13) ğ) Kulüp Gelirleri Alındı Belgesi,(EK-14) h) Kulüp Gelirleri Alındı kayıt defteri. (EK-15) Defter ve Belgelerin Düzenlenmesinde Sorumluluk MADDE 16- Kulüpler tarafından düzenlenmesi zorunlu defterler ve belgeleri ile Kulüp Gelirleri Alındı Belgesinin usulüne uygun biçimde düzenlenmesinden kulüp başkanı ile saymanı, faaliyetler ile ilgili yazışmalardan, fotoğraf ve kayıt gibi kulüp arşivini oluşturacak belgelerin saklanmasından ise kulüp başkanı ile yazmanı, sorumludurlar. Kulüp Üyeliğinin Düşmesi Madde 16- Kulüp üyesi, yazılı olarak üyelikten istifa edebilir. Ancak üyelikten ayrılma, gecikmiş aidat borçlarının ödenmesi yükümlülüğünü kaldırmaz. Kulübün amaçlarına aykırı çalışma yapanlar ve verilen görevi yerine getirmeyenler, Yönetim Kurulunun yazılı uyarısına rağmen bu tutumlarında ısrar ederlerse, Yönetim Kurulu kararı ile üyelikleri düşürülebilir. Üyeliği düşürülen öğrencinin ÖKKK ya yazılı başvurma hakkı saklıdır; ÖKKK yazılı başvuruyu inceler, yerinde görülmeyen üyelikten düşürülme kararını kulübün ilk Genel Kuruluna götürülmesini isteyebilir. Kulüp Faaliyetlerinin Askıya Alınması MADDE 17- Öğrenci kulübü hakkında; (1) Faaliyet yılı içinde kulüp faaliyetlerini yürütecek asgari (30) üyeliğin bulunmaması ve faaliyet yılı içinde 15 yeni üye kaydının alınmaması, (2) Faaliyet yılı sonunda olağan/olağanüstü Genel Kurulunu yapamaması, (3) Faaliyet yılı içinde faaliyet alanı ile ilgili en az beş etkinlik gerçekleştirememesi, (4) Kulüp defterleri ve makbuzlarının denetim için yasal süresi içinde ÖFB ye teslim edilmemesi, durumlarında ÖKKK'nın önerisi ile Çukurova Üniversitesi Tıp Fakültesine Dekanı tarafından ilgili kulübün faaliyetlerinin bir yıl süre ile askıya alınması kararı verilebilir. Kulüp Kapatma MADDE 18- Öğrenci kulübünün, (1) Yönerge diğer yasal mevzuat hükümlerine aykırı davranış ve faaliyette bulunduğunun tespit edilmesi, (2 Kuruluş amaçları dışında faaliyette bulunduğunun tespit edilmesi, 23

24 (3) Siyasi faaliyette bulunduğunun tespit edilmesi, (4) Kulüp faaliyetlerinde dil, din, ırk, etnik köken, milliyet ve cinsiyet vb. şekilde ayrımcılık yapıldığının tespit edilmesi, (5) Kulüp kaynaklarının amaç dışı kullanıldığının tespit edilmesi, durumlarında, ilgili kulüp hakkında ÖKKK nın önerisi ile Çukurova Üniversitesi Tıp Fakültesine Dekanı tarafından kapatma kararı verilebilir. Üyelik Yasağı MADDE 19- (1) Faaliyetleri askıya alınan kulübün mevcut Yönetim ve Denetim kurulu üyeleri yedekler dahil başka bir kulübe üye olabilirler ancak Yönetim ve Denetleme Kurulu üyeliklerine yedek üyelik dahil seçilemezler. (2) Kapatılan kulübün, mevcut Yönetim ve Denetim Kurulu üyeleri yedekler dâhil başka bir kulübe üye olamazlar. Yürürlük Madde 20- Kurucu üyeler tarafından hazırlanmış olan bu tüzük, ÖKKK önerisi ile Tıp Fakültesi Yönetim Kurulu onayı ile yürürlük kazanır. Kurucu Yönetim Kurulu Başkanı İmzası 24

25 ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ TIP FAKÜLTESİ KULÜBÜ FAALİYET PLANI EK - 4/A Faaliyetin Sıra No Türü Konusu Tarihi Yeri Geçici Yönetim Kurulu Başkanı İmzası Danışmanın İmzası 25

26 ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ TIP FAKÜLTESİ KULÜBÜ FAALİYET BİLDİRİMİ EK - 4/B Sıra No Faaliyetin Türü Konusu Tarihi Yeri Yönetim Kurulu Başkanı İmza Danışmanın İmza 26

27 ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ TIP FAKÜLTESİ EK - 4/C KULÜBÜ FAALİYET SONUÇ BİLDİRİMİ Faaliyetin Sıra No Türü Konusu Tarihi Gerçekleşme Durumu EVET / HAYIR Gerçekleşmeme Nedeni Yönetim Kurulu Başkanı İmzası Danışmanın İmzası 27

28 DANIŞMAN KABUL FORMU../ / EK - 5 ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ DEKANLIĞINA ADANA Çukurova Üniversitesi Tıp Fakültesi Yönetim Kurulunun./ /2014 tarihli toplantısında alınan. no lu kararıyla yürürlüğe giren Öğrenci Kulüpleri Kuruluş, Çalışma Usul ve Esasları Yönergesi uyarınca Tıp Fakültesi bünyesinde faaliyet göstermek üzere kuruluş başvurusu yapılan..... Kulübü nün danışmanlığını yapmayı kabul ediyorum. Bilgilerinize arz ederim. Unvanı İmza TC No : Tel No : Tıp Fakültesi.. : Bölümü : İkametgah Adresi : 28

29 ÜYE KAYIT DEFTERİ EK - 6 Nüfusa Kayıt Bilgileri Baba Adı Ana Adı Doğum Tarihi Doğum Yeri Uyruğu Medeni Hali İkametgah Adresi İli İlçesi Mahalle/ Köy Cilt No Sayfa Sıra No Nüfus Cüzdanı No TC No Fotoğraf Mesleği Fakülte Y.Okul Bölümü Üyelik Karar Tarihi ve No İş Adresi KULÜPTE ALDIĞI GÖREVLER Yıllık Aidat Taahhüdü Unvanı Başlangıç Tarihi Bitiş Tarihi Düşünceler 29

30 Üye Aidatının Tahsil Edildiği Alındının Tarihi Seri No Aidatın Yılı/Ayı ÜYE AİDATI TAHSİLÂT BİLGİLERİ Tutarı (TL) Tarihi Seri No Üye Aidatının Tahsil Edildiği Alındının Aidatın Yılı/Ayı Tutarı (TL) 30

31 Sıra No KARAR DEFTERİ Karar Karara Esas Olan Evrakın Toplantı Gündeminin Özeti Tarihi Tarihi Sayısı / No Nereden Gönderildiği EK - 7 Toplantıya Katılan Üyelerin Kulübü Yönetim /Genel Kurulu Başkanlığında yaptığı toplantıda aşağıdaki kararları oybirliği/oy çokluğu ile almıştır. Başkan Başkan Yrd. Muhasip Üye Üye (İmza) (İmza) (İmza) (İmza) Üye Üye Üye Üye (İmza) (İmza) (İmza) (İmza) Muhalif Üyenin Karşı Oy Gerekçesi 31

32 Kurumu : Çukurova Üniversitesi Kulübün Adı:..... Kulübü EK - 8 İŞLETME HESABI DEFTERİ GİDERLER Sıra No* Tarih* Personel Giderleri Mal ve Hizmet Sermaye Diğer Tutarı Sıra Alım Giderleri Giderleri Giderler TL Kr No* Tarih* Aidat Gelirleri TOPLAM * Sıra no ve tarih kayda esas belgenin üzerine de ayrıca kaydedilecektir. 32

33 D E M İ R B A Ş E Ş Y A /TAŞINIR D E F T E R İ G İ R İ Ş KULÜP ADI T A Ş I N I R I N / D E M İ R B A Ş I N A D I SIRA NO TAŞINIR İŞLEM FİŞİ SİCİL NUMARASI İŞLEM ÇEŞİDİ NEREDEN GELDİĞİ BİRİM FİYATI MİKTAR DEĞER ARTIRICI HARCAMALAR TOPLAM DEĞERİ KARŞILIĞINDA ALINAN /DÜZENLENEN BELGENİN TARİH NO CİNSİ TARİH NO İŞLEM ÇEŞİDİ KİME VERİLD EK - 10/A GELEN EVRAK DEFTERİ Sayfa No :. SIRA NO Gelen Evrakın Tarihi Sayısı Eki Arşivlendiği Dosya Gönderen Makam/Kurum/Kişi Konusu / Açıklama 33

34 EK - 10/B SIRA NO GİDEN EVRAK DEFTERİ Giden Evrakın Tarihi Sayısı Eki Arşivlendiği Dosya Gönderildiği Makam/Kurum/Kişi Sayfa No :. Konusu / Açıklama 34

35 EK - 11 Faaliyet Yılı Başı Mal Mevcudu Mal Alım Giderleri Hizmet Alım Giderleri Sermaye (Demirbaş) Giderleri GİDER HESAP ÖZETİ GELİR... Yılından Devreden Gelir Aidat Gelirleri Faaliyet Gelirleri Diğer Gelirler Diğer Giderler GİDER TOPLAMI GELİR TOPLAMI Kasa Banka Alacaklar... YILI KARI... YILI ZARARI GENEL TOPLAM GENEL TOPLAM Bu hesap özeti Kulübü kayıtlarına uygun olarak hazırlanmıştır./kontrol edilmiştir. Yönetim Kurulu Başkanı İmza Danışmanın İmza 35

36 EK Kulüp Danışmanın ÇUKUROVA ÜNİVERSİTESİ KULÜBÜ FAALİYET YILI RAPORU 3 - Kulüp Yönetim Kurulunun Göreve Geldiği Tarih 4 - Kulüpçe Belirlenen Aidat Tutarı 5 - Kulübün Toplam Üye Sayısı Bölümü İmzası a) Önceki Faaliyet Yılı Sonu Üye sayısı b) Bu Faaliyet Yılı Üye Olanların Sayısı 6 - Kulübün.. Faaliyet Yılı Toplam Gelirleri a) Bir Önceki Faaliyet Yılından Devreden Geliri b) Aidat Gelirleri c) Faaliyet Gelirleri ç) Diğer Gelirler 7 - Kulübün..... Faaliyet Yılı Toplam Giderleri a) b) c) ç) 8 - Kulübün Bir Sonraki Faaliyet Yılına Devreden Gelirleri 9 - Kulübün.. Faaliyet Yılında Gerçekleştirdiği Faaliyetler a) b) c) ç) 10 - Kulübün..... Faaliyet Yılı Gerçekleştirmeyi Planladığı Faaliyetler a) b) c) ç) 36

37 11 - Kulübün.. Faaliyet Yılı Aldığı Demirbaşlar/Taşınırlar a) b) c) ç) Bu faaliyet raporu Kulübü Yönetim Kurulu kayıtlara uygun olarak hazırlanmıştır./kontrol edilmiştir. Yönetim Kurulu Başkanı İmza Danışmanın İmza 37

38 EK KULÜBÜ DENETİM RAPORU I. GİRİŞ DENETLENEN KULÜBÜN; Adı : Yerleşim Yeri Adresi : Bir Önceki Denetim Tarihi : Denetimin Başlama-Bitiş Tarihi : Denetimin Kapsadığı Dönem : Denetimi Yapan Kurul Üyeleri : II. DENETİMDE İNCELENEN HUSUSLAR Kulüp Üyelik İşlemleri Evet / Hayır Açıklama a) Üyelik başvuruları yazılı olarak yapılmış mı? b) Üyelik başvuruları yönetim kurulunca en geç on beş gün içinde karara bağlanmış mı? c) Sonuç başvuru sahibine 15 gün içinde yazılı olarak bildirilmiş mi? ç) Kulüp üye listeleri ve üye listelerindeki değişiklikleri 7 gün içinde ÖFB bildirmiş mi? d) Kulüp kaydedilen üyeler yönergede ve kulüp tüzüğünde üyelik için belirlenen asgari şartları taşıyor mu? Genel Kurul Toplantıları Evet / Hayır Açıklama a) Olağan genel kurul toplantısını yönetim kurulunun çağrısı üzerine yönerge ve kulüp tüzüğünde belirtilen zamanda yapmış mı? b) Genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin tamamına hazirun listesinde yer verilmiş mi? c) Genel kurulun olağan veya olağanüstü toplantıya çağrılması, toplantı yeri, toplantı yeter sayısı, toplantı usulü ve toplantılarda karar alınması ve toplantıların yapılması ile ilgili diğer konularda, Yönerge ve kulüp tüzüğünde bulunan hükümlere uyulmuş mu? ç) Yönetim ve denetim kurulu üyelerinin disiplin cezaları var mı? veya almışlar mı? d) Olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını izleyen yedi gün içinde, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren ve yönerge ekinde bulunan Genel Kurul Sonuç Bildirimi ve ekleri ÖFB bildirilmiş mi? e) Kuruluşu onaylanan kulüp genel kurulunu 30 gün içerisinde toplayıp, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren ve yönerge ekinde bulunan Genel Kurul Sonuç Bildirimi ve ekleri 7 gün içinde ÖFB bildirilmiş mi? 38

39 2.03. Kulüp Faaliyetleri Evet / Hayır Açıklama a) Kulübün tüzüğünde gösterdiği kuruluş amacı ve bu amacı gerçekleştirmeye yönelik faaliyetler dışında çalışmalarda bulunmuş mu? b) Üniversite içi faaliyetlerde ÖFB nin,üniversite dışı faaliyetlerinde Rektörün onayı alınmış mı? c) Ticari faaliyette bulunmuş mu? Üyelerine maddi çıkar sağlamış mı? ç) Faaliyetlerini yönergeyle düzenlenen temel çalışma ilkelerine uygun yürütmüş mü? d) Anayasa ve kanunlarla açıkça yasaklanan amaçları veya konusu suç teşkil eden fiilleri gerçekleştirmek amacıyla faaliyette bulunmuş mu? e) Kulübün kamu kurum ve kuruluşları ile veya diğer benzer kulüplerle birlikte yürüttüğü bir faaliyet/proje var mı? Kulüp Defterleri ve Kayıt Yöntemleri Evet / Hayır Açıklama 1) Tutulması zorunlu olan defterler ÖFB ye onaylattırılmış mı? 2) Tutulması zorunlu olan defter, belge ve bunlarla ilgili dosyalar düzenli olarak tutulmuş ve arşivlenmiş mi? 3) Karar defterine yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasına göre yazılmış mı? Karar yeter sayısına uyularak alınan kararlar toplantıya katılan üyelerce imzalanmış mı? 4) Üye kayıt defterine üyelerin kimlik bilgileri, kulübe giriş ve çıkış tarihleri işlenmiş mi? 5) Evrak kayıt defterine gelen ve giden evraklar tarih ve sıra numarası ile kaydedilmiş mi? Gelen evrakın asılları, giden evrakın suretleri ve elektronik posta yoluyla gelen veya giden evrakın çıktısı alınmak suretiyle dosyada saklanmış mı? 6) Demirbaş defterine, kulübe ait demirbaşların edinme tarihi ve şekli ile kullanıldıkları veya verildikleri yerler kaydedilmiş mi? Ve kullanım süreleri dolanlar kayıttan düşürülmüş mü? 7) İşletme hesabı defterine kulüp adına alınan gelirler ve yapılan giderler açık ve düzenli olarak işlenmiş mi? 8) Kulüp tarafından kullanılan alındı belgeleri ÖFB nin Kulüp Gelirleri Alındı Kayıt Defterine kaydedilmiş mi? 9) Satın alınan demirbaşların Üniversite taşınır kayıtlarına da alınması için gerekli işlem yapılmış mı? Kulübün Giderleri/Gelirleri Evet / Hayır Açıklama a) Kulübün harcamaları kulübün amacına uygun olarak, yönerge ve kulüp tüzüğüne uygun olarak ve yönetim kurulu kararlarına istinaden yapılmış mı? b) Harcama belgeleri yönergede öngörülen fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu, gider pusulası ve gider makbuzu ile yapılmış mı? 39

40 c) Kulüp tarafından kullanılan alındı ve harcama belgeleri ile diğer belgeler, arşivlenmek üzere ÖFB teslim edilmiş mi? ç) Kulübün tuttuğu defter kayıtları esas alınarak, faaliyet yılsonlarında hesap özeti düzenlenmiş mi? d) Kulüp yönetimi tarafından faaliyet yılı bitiminden itibaren 15 içerisinde faaliyet raporu düzenlenmiş mi? e Kulübün gelir ve gider kayıtlarına ve bunlara ilişkin belgelere göre; dönem içindeki gelir ve giderleri ile önceki dönemden devir, banka, kasa, varsa borç ve alacak ve benzeri ile ilgili hesaplar arasında uyum var mı? f) ÖFB tarafından bastırılan Kulüp Gelirleri Alındı Belgesi ciltleri usulüne uygun olarak düzenlenmiş mi? g)kulüp Gelirleri Alındı belgeleri ÖFB den teslim alınma sırasında, cilt seri ve sıra numarası ile başka herhangi bir yerinde hatası bulunup bulunmadığı sayman üye tarafından kontrol edilerek bir tutanakla teslim alınmış mı? ğ) Alındı belgeleri eski ve yeni saymanlar arasında bir tutanak ile devir teslim yapılmış mı? h) Kulüp gelirleri, alındı belgesi veya bankalar aracılığıyla toplanmış mı? Ve bu belgeler ilgili defterlere kaydedilmiş mi? ı) Kulüp adına gelir tahsil den sayman 5 gün içerisinde, tahsilâtı kulübün banka hesabına yatırmış mı? i) Kulüp adına gelir tahsil eden kişi sayman olarak seçilen yönetim kurulu üyesi mi? j)kulüp aidat gelirlerinin % 20 sini yedek akçe olarak ayırmış mı? Ayırdığı yedek akçeyi ÖFB tarafından açtırılan banka hesabına yatırmış mı? Diğer Konular Evet / Hayır Açıklama a) Kulüp hakkında herhangi bir adli veya idari işlem yapılmış mı? b) Kulüp, yönergeyle yasaklanan ad, işaret ve sembolleri kullanma yasağına uymuş mu? c) Kulüp organlarında meydana gelen değişiklikler süresi içinde ÖFB birimine bildirilmiş mi? ç) Kulüp tarafından halka açık olarak konser, tiyatro, şenlik veya sinevizyon vb. etkinlikler düzenlenmiş mi? d) Kulüpler gelirlerinden çok harcama yapmış mı? Yönerge gereği borçlanmama düzenlemesine uymuş mu? e) Yönerge ve kulüp tüzüğü ile varsa kulübün yetkili organı tarafından çıkarılan alt düzenleyici işlemlerde yer alan diğer hükümlere uyulmuş mu? 40

41 III- MALİ BİLGİLER İşletme Defteri tutan kulübün.../.../ / tarihleri arasındaki hesap özeti: GİDER Faaliyet Yılı Başı Mal Mevcudu Mal Alım Giderleri Hizmet Alım Giderleri Sermaye (Demirbaş) Giderleri GELİR... Yılından Devreden Gelir Aidat Gelirleri Faaliyet Gelirleri Diğer Gelirler Diğer Giderler GİDER TOPLAMI GELİR TOPLAMI Kasa Banka Alacaklar... YILI KARI... YILI ZARARI GENEL TOPLAM GENEL TOPLAM IV- ÖNCEKİ DENETİM Önceki denetimde yapılan tenkit ve işlemler ile tavsiye olunan konular yerine getirilmiş midir? Getirilmemişse nedenleri nelerdir? V. ELEŞTİRİ VE TAVSİYE EDİLEN HUSUSLAR VI. SONUÇ YÖNETİM KURULUNCA YAPILMASI GEREKENLER a) b) GENEL KURULCA YAPILMASI GEREKENLER a) b) Denetim Kurulu Üyelerinin İmza İmza 41

42 TAHSİLATI YAPANIN GELİRİN ÇEŞİDİ PARAYI YATIRANIN KULÜP GELİRLERİ ALINDI BELGESİ EK - 14 KULÜP KAŞESİ SERİ : SIRA NO : ÖZEL NO : Adı SOYADI: Tel No : Adresi : GELİRİN ÇEŞİDİ TUTARI (TL) Yalnız TL tahsil edilmiştir. Adı SOYADI: Tarih. /.. /. Görevi : İMZA Yetki Belgesi Tarihi ve No : 42

43 Sıra Numarası Numarası Cilt Yaprak Alındının Adı: Kulüp Gelirleri Alındı Belgesi GELEN VEYA TESLİM ALINAN KULÜP GELİRLERİ ALINDI KAYIT DEFTERİ VERİLEN Geldiği Tarih Gelen Yazının Tarihi Nereden Geldiği veya Kim Tarafından Teslim Edildiği Seri Numaraları Başlangıç Bitiş Açıklama Verildiği veya Gönderildiği Tarih Kime Verildiği veya Nereye Gönderildiği Alanın İmzası veya Gönderme Yazısını Tarihi / Sayısı İmzas 43