DAVRANIŞ KURALLARI VE ETİK DEĞERLER DİKKATLİ İLETİŞİM POLİTİKASI

Transkript

1 DAVRANIŞ KURALLARI VE ETİK DEĞERLER DİKKATLİ İLETİŞİM POLİTİKASI

2 DİKKATLİ İLETİŞİM POLİTİKASI Bu politika, çalışanların ve yetkililer, yöneticiler, danışmanlar ve vekiller dâhil olmak üzere, Magna adına hareket eden diğer kişilerin tüm iletişimlerde dikkatli ve profesyonel olmanın önemini anlamalarına yardımcı olmaya yöneliktir. Bunu yapmak sizi ve Magna yı yetersiz iletişimin olumsuz sonuçlarından korumaya yardımcı olacaktır. Bu politika, Magna International Inc. ve işletme Gruplarının, Şubelerinin, iştiraklerinin ve diğer küresel işletmelerinin (müşterek olarak, Magna ) tümü için geçerlidir. Giriş Magna da, çalışanlarımızı tüm iletişimlerde profesyonel ve anlaşılır olmaya ve bunu yapmanın en iyi yolunu dikkatli bir şekilde düşünmeye teşvik ederiz. Karmaşıklığa, aciliyete ve hassaslığa bağlı olarak, farklı sorunlar telefon araması, toplantı, web toplantısı, e-posta, anlık ileti veya diğer farklı iletişim yolları gerektirecektir. İletişimin her bir türü belirli amaçlara yönelik uygundur. Hangi türün duruma en iyi uyduğunu düşünmek için zaman ayırmalısınız. Yazılı olarak iletişim kurduğunuzda, iletişimin konuya ve okuyucuya uygun olduğunu temin ediniz. Herhangi bir formatta yazılı iletişim oluştururken, konu üzerine düşününüz ve kelimelerin nasıl yorumlanabileceğini ayarlayınız (saygılı bir bakış açısından, yasal bir işlemde veya aksi durumda). Dikkatli ve profesyonel olunuz. Yazılı iletişimlerde genellikle iğneleme, yüksek sesli ifade veya uygunsuz spekülasyon bulunmaz. İletişim Standartları Yazılı bir iletişim gönderdiğinizde, aşağıdakilerden emin olunuz: Okuyucuyu tanıyın ve doğrulayın. İletişim alıcılarını kontrol edin e-posta adreslerini dikkatlice gözden geçirin ve Tümünü Yanıtla özelliğini kullanmada dikkatli olun. Mesajın her bir alıcısının rolünü anlayın. Dâhili mesajları Magna içinde tutun. Tüm iletişimlerinizde profesyonel olun. Mesajın tonu ve içeriğinin uygun olduğundan emin olun. İfadeleriniz için içerik sağlayın ve iletişiminizin bir gazetede veya internette yayınlanması halinde reaksiyonu düşünün. Rakip iletişimlerine ilişkin daha fazla özen gösterin. Bu konuya ilişkin daha spesifik bilgi için, lütfen Magna nın Tekel Karşıtı & Rekabet İlkelerine başvurunuz. Mahremiyete, gizliliğe ve önceliğe saygı gösterin. Öncelikli iletişim siz ve şirket içi veya harici bir avukat arasında belirli yasal konular ile bağlantılı olandır. Yardımcı Öneriler ŞU KONULARDA DİKKATLİ OLUN Rekabet açısından hassas bilgiler içeren ve piyasaları fiyatlandırma, paylaştırma veya tahsis etme üzerine gizli anlaşma veya işbirliği yapma veya aksi takdirde Magna nın Tekel Karşıtı & Magna International Inc. Dikkatli İletişim Politikası 2

3 Rekabet ilkelerini ihlal etme çabası olarak yorumlanabilecek herhangi bir iletişim. Bilgi veya uzmanlık alanınız dışında fikir vermek yorumda veya varsayımda bulunmayın. İlk elden bilgiye sahip olduğunuz maddeleri/konuları açık bir şekilde ifade edin. Bilgi ve uzmanlık alanınız dışındaki alanları ele almak üzere diğerlerini dâhil edin. Yasal konular konu seçme hususunda dikkatli olun ve pozisyonunuz ve sorumluluğunuz ile ilgili yasayı anlayın. Ele aldığınız veya diğerleri tarafından ileri sürülen yasal konu hakkında emin değilseniz, uygun olması halinde, Grup, Bölge ve/veya Şirket Yasal Danışmanınızı dâhil edin ve uygunsa iletişiminizi avukat-müvekkil gizliliği olarak belirtin. Sosyal medya vasıtasıyla yapılan iletişimler. Çalışanların ve Magna adına hareket eden diğer kişilerin Magna yı kötülemekten veya herhangi bir gizli bilgiyi açıklamaktan uzak durması beklenmektedir bu görev sosyal medya kadar uzanır. Sosyal medya vasıtasıyla yapılan iletişimler kullanıcı ayarlarına bakılmaksızın, özel sayılmamalıdır. Daha detaylı bilgi için, lütfen Magna nın Küresel E-posta, İnternet ve Sosyal Medya Politikasına başvurun. ASLA Çok fazla vaatte bulunmayın gerçekçi olun. Üzgün olduğunuzda mesaj göndermeyin; bunun yerine, bir süreliğine mesajın bir taslağını kaydedin ve akabinde göndermeden önce gözden geçirin. İkinci bir fikir almayı düşünün. Diğer paydaşlar ile olumsuz bir şekilde tartışmayın profesyonel olun. Yapı olarak ayrımcı veya rahatsız edici olan iletişimleri göndermeyin veya iletmeyin. Bu tür bir iletişim almanız durumunda, süpervizörünüzden veya yöneticinizden, İnsan Kaynakları Departmanından, Grup, Bölge veya Şirket Yasal Danışmanınızdan, Dahili Denetimden veya Etik Değerler & Yasal Uyum Departmanı üyesinden yardım isteyin. Şirket Kayıtları Magna veya işinize ilişkin neredeyse her türlü iletişimin bir şirket kaydı olarak düşünüldüğünü hatırlayın (kâğıtta, elektronik, sesli veya diğer formatta olduğuna bakılmaksızın). Şirket kayıtları Magna nın işi için kritiktir dâhili ve harici olarak incelemeye tabi olabilir (dâhili ve harici denetçiler, devlet kurumları veya araştırmacılar ve davalarda ve diğer yasal işlemlerde kanıtları inceleyen avukatlar dâhil olmak üzere). Kayıt dışı konuşma veya iletişim olmadığını ve silinen şeylerin geri alınabileceğini düşünün. Dikkatli bir şekilde iletişim kurarak, yalnızca Magna nın değil kendi saygınlığınızı da korumaya yardımcı olursunuz. Kurumsal Açıklama Görevlerinin gerçekleştirilmesinde gerekli olması dışında, Magna çalışanları kamuya açıklanmamış somut bilgileri oluşturan şirket konularını herhangi biri ile (arkadaşlar, akrabalar ve bu bilgiyi bilmesi gerekmeyen diğer Magna çalışanları dâhil olmak üzere) tartışmamalıdır. İlaveten, Magna çalışanları, yetkili sözcüler olmadıkça, şirket konularını medya, endüstri uzmanları (yatırım bankerleri gibi) veya Magna paydaşları ile tartışmaya yetkili değildir. Daha detaylı bilgi için, lütfen Magna nın Kurumsal Açıklama Politikasına başvurun. Veri Gizliliği ve Koruma Genellikle kurulan iletişimlerin, Magna tarafından korunması gereken kişisel bilgiler içerdiğini unutmayın. Kişisel bilgileri yalnızca ilgili amaç için gerektiği oranda ve yalnızca yetkili personele bildirin. Herhangi bir veri güvenliği olayının gerçekleşmesi riskini azaltmak için Magna nın güvenlik protokollerine uyun. Daha fazla yönlendirme için lütfen Magna nın Avrupa Veri Gizliliği Politikası ve bunun prosedürlerine başvurun. Magna International Inc. Dikkatli İletişim Politikası 3

4 DAHA FAZLA BİLGİ İÇİN: Daha detaylı bilgi ya da öneri için lütfen Grup veya Bölgesel Legal Counsel'a, bir Magna Compliance Officer'a ya da Magna Vice-President Ethics and Chief Compliance Officer'a danışın. Magna International Inc. Dikkatli İletişim Politikası 4

5