ADIYAMAN ÜNİVERSİTESİ

Transkript

1 KALİTE YÖNETİM KOORDİNATÖRLÜĞÜ TANITIM KİTAPÇIĞI

2 BİRİMİN TANITIMI Rektörümüz Sayın Prof. Dr. Mustafa Talha GÖNÜLLÜ nün Talimatıyla 2013 Tarihinde kurulan Birimimiz 1 Yönetim Temsilcisi, 1 Koordinatör, 2 Koordinatör Yardımcısı, 1 Ölçme Değerlendirme Uzmanı, 2 Memurla Üniversitemize Hizmet Vermektedir. Adıyaman üniversitesi genç bir üniversite olmasına rağmen hızlı bir şekilde gelişmekte olup yerel bir üniversiteden ulusal bir üniversite görünümü almıştır. Kendine güven ile teknoloji kaynaklarını çoğaltarak hizmet kalitesini artırarak uluslararası boyutta bir üniversite olmayı hedeflemiştir. ADRES : Adıyaman Üniversitesi Atatürk Bulvarı 19, Altınşehir Mahallesi 3005 Sokak No: ADIYAMAN TEL : FAKS : E-POSTA : rektoryrdozelkalem@adiyaman.edu.tr WEB :

3 1.0 KAPSAM Üniversitemiz bünyesinde bulunan (3 enstitü,13 fakülte,1 konservatuvar,3 yüksekokul,6 meslek yüksekokulu,13 uygulama ve araştırma merkezine uygulama ve araştırma merkezi) kalite yönetim sisteminin kurulmasını sağlamak. Kurumsal yapıyı oluşturup sistemi etkin bir şekilde uygulayarak müşteri memnuniyetini artırmak, yasal şartların ve uyulması gereken tüm düzenlemelerin güncelliğini sağlayarak zamanında uygulamaya alınmasını sağlamaktır. 1.2 ORGANİZASYON ŞEMASI Birimimizin, Organizasyon şeması KYT-ORŞ-01 gösterilmiştir.

4 1.2.1 Birimizin Yapısı 1 Yönetim Temsilcisi, 1 Koordinatör, 2 Koordinatör Yardımcısı, 1 Ölçme Değerlendirme Uzmanı, 2 Memurla Üniversitemize Hizmet Vermektedir. Prof. Dr. M. Talha Gönüllü Rektör Prof. Dr. Seyit DEMİ R Rektör Yardımcısı Kalite Yönetimi Koordinatörü Doç. Dr. Mücahit ÇELİK Yrd.Doç. Dr. Ramazan ARSLAN Kalite Yönetimi Koordinatör Yar. Doç. Dr. Tayfun SERVİ Kalite Yönetimi Koordinatör Yar. İlhan KOYUNCU Araştırma Görevlisi Mehmet İbrahim FİGEN Memur Hamza GÜÇ Memur

5 1.3 MİSYON VE VİZYON MİSYONONUMUZ Adıyaman Üniversitesinin Misyonu : Evrensel değerlere bağlı, insan ve çevre merkezli ve öngörülü bir yönetim anlayışı ile eğitim-öğretim, bilimsel araştırma, yayın ve sosyo-kültürel faaliyetler yapan, karşılaşılabilecek veya karşılaşılan sorunları akim ve bilimin süzgecinden geçiren, öncelikli olarak içinde bulunduğu şehrin, bölgenin ve ülkenin ihtiyaç duyduğu nitelikli bireyleri yetiştiren bir üniversite olarak, toplumun huzur ve refahının artırılmasına yönelik çözüm, değişim, dönüşüm ve sürdürülebilir kalkınmasına öncülük etmektir VİZYONUMUZ Adıyaman Üniversitesinin Vizyonu: Bilgi, ürün ve hizmet üreterek sağlık, tarım ve hizmet sektöründe bulunduğu bölgenin sosyoekonomik yapısını geliştiren ve tercih edilen bir üniversite olmak. 1.4 KALİTE POLİTİKASIMIZ Adıyaman Üniversitesi olarak, Yasal ve Standardın şartları, kuruluşa bağlı iç-dış konular ile ilgili tarafların ve müşterilerimizin beklentilerini dikkate almak suretiyle bilimsel çalışma ve araştırma yaparak Ulusal alanda gelişmeye ve kalkınmaya destek olmak, Bir mesleğin; bilgi, beceri, davranış ve genel kültürüne sahip, çevreye duyarlı, iş sağlığı ve güvenliğine önem veren bireyler yetiştirmek, Risk ve fırsatları göz önüne alarak hizmet süreçleri ve kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmeyi taahhüt etmekteyiz. 2.0 ATIF YAPILAN STANDARTLAR VE YÖNETMELİKLER Adıyaman Üniversitesi Kalite Yönetim Koordinatörlüğü faaliyet alanları, Yasal Şartlar, 23 Temmuz 2015 Tarihli, Sayılı YÖK Kalite Güvence Yönetmeliği ve TS EN ISO 9001:2015 şartlarına göre belirlenmiştir İLGİLİ TARAFLARIN İHTİYAÇ VE BEKLENTİLERİNİN ANLAŞILMASI İlgili Taraflar: Çalışanlar Öğrenciler, Tedarikçiler, Üniversitemizde hizmetler planlanırken ilgili tarafların yanı sıra çalışanların, vatandaşın, tedarikçilerin, yasal ve sivil toplum kuruluşlarının şart ve beklentileri göz önüne alınmış bunlar Birimiz tarafından periyodik olarak gözden geçirilmektedir. Analiz edilen sonuçlar 6 ayda bir yapılan Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısında sunulmaktadır. Birimiz tarafından Bu çalışmalarda tedarikçi değerlendirme talimatı, anketler, çalışanlar için çalışan memnuniyet anketleri yapılmaktadır. 4.0 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN KAPSAMINDA HAZIRLADIĞIMIZ DÖKÜMANLAR Kurulumuzun Kalite Yönetim Sistemi şartlarına uygun olarak süreçlerin planlı bir şekilde yürütülmesi için dokümantasyon sistemi oluşturularak muhafazası ile birlikte sürekliliği sağlanmaktadır.

6 Kalite El Kitabı Dokümanlar Prosesler Prosedürler Formlar Görev Tanımları Talimatlar Riskler 4. 1 BİRİMİZİN FAALİYETLERİNE GENEL BİR BAKIŞ Üniversitemiz Kalite Yönetim Kurma çalışmaları kapsamında yatığımız faaliyetler aşağıdaki tabloda verilmiştir. Tablodaki bilgiler dokümanter edilerek muhafazası sağlanmaktadır. Sıra No Faaliyet Adı Süresi 01 Formlar Sürekli 02 Görev Tanımları Sürekli 03 Prosesler Sürekli 04 Prosedürler Sürekli 05 Düzeltici Faaliyetler Sürekli 06 Dilek ve Öneriler Sürekli 07 Talimatlar Sürekli 08 Riskler Sürekli 09 Tüm Birimlerden Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi Değerlerinin Toplanması Ayda Bir 10 Tüm Birimlerde İç Tetkiklerin Yapılması Yılda iki Defa 11 Tüm Birimlerde Memnuniyet Anketlerinin Yapılması Yılda iki Defa Tüm Birimlerden Toplanan Bilgilerin Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısında Üst Yönetime Sunulması İhtiyaç Duyulan Konularda İdari ve Akademik Personele TSE den Eğitimlerin Alınması Yılda iki Defa Yılda İki Defa 14 Tüm Birimlerden Kalite Hedeflerinin Belirlenmesinin İstenmesi Yılda Bir Defa

7 15 Belirlenen Kalite Hedeflerinin Ölçülmesi Yılda iki Defa 16 Tüm Birimlerde TS EN ISO 9001 Dış Tetkikin Yapılması Yılda Bir Defa Yükseköğretim Kalite Kuruluna Sunulmak üzere Kurum İçi Değerlendirme Raporunun Kalite Güvence Komisyonu Üyeleriyle Hazırlanıp Senatoya Sunulması Tüm Birimlerden Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi Değerlerinin Toplanması Yılda Bir Defa Ayda Bir 19 Tüm Birimlerde İç Tetkiklerin Yapılması Yılda iki Defa 20 Tüm Birimlerde Memnuniyet Anketlerinin Yapılması Yılda iki Defa 21 Tüm Birimlerden Toplanan Bilgilerin Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısında Üst Yönetime Sunulması Yılda iki Defa 5. Birimizin Üniversite Kalite Yönetim Kurma Çalışmaları Tamamlaması Sonucu TS EN ISO 9001:2018 Belgesi Almaya Hak Kazan 25 Devlet Üniversitesi Olmuştur.

8 5.1 Birimimiz ve Kalite Ekibin Çalışması Sonucu Alınan 9001:2018 Belgesiyle Ulusal Basında Üniversitemizden Söz Edilmiştir.

9 5.1 Birimimiz ve Kalite Ekibin Çalışması Sonucu Alınan 9001:2018 Belgesiyle Ulusal Basında Üniversitemizden Söz Edilmiştir.

10 5.1 Birimimiz ve Kalite Ekibin Çalışması Sonucu Alınan 9001:2018 Belgesiyle Ulusal Basında Üniversitemizden Söz Edilmiştir.

11 6.0 MÜŞTERİ ODAĞI: Birimimiz Üniversitemizin hizmet verdiği tüm kesimler (öğrenciler, çalışanlar, dış paydaşlar) müşteri olarak tanımlanmış, Üniversitemizde müşteri şartları yasal mevzuatlar çerçevesinde belirlenmiş, Risk değerlendirme çalışmalarında müşteri memnuniyetini etkileyebilecek konular özellikle göz önünde bulundurulmakta, olup, Müşteri beklentilerinin belirlenmesi, karşılanması, izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesi için faaliyetlerin yürütülmesi için prosedürleri oluşturulmuş. Analiz edilen sonuçlar yıllara göre tespit edilerek güçlü yanlarımız ile gelişmeye açık yönlerimiz sürekli izlenmektedir. Üniversitemizde Yapılan Anketlere Yıllara Göre Katılımcı Sayısı 823 Yapılan İyileştirmelerle Memnuniyetin Sürekli Arttığı Görülmüştür % Yılı Memnuniyet Oranı (%54) % Yılı Memnuniyet Oranı(%57) % Yılı Memnuniyet Oranı(%59)

12 6.EĞİTİMLARİMİZ. Üniversitemizde Kalite Yönetim Sisteminin kurulması için birimimizin düzenlediği eğitimler Türk Standart Enstitüsünün görevlendirdiği bir uzman personel eşliğinde yapılmakta olup; yılda iki defa kalite eğitimi verilmektedir. Verilen eğitimlerin yıllara göre dağılımı tabloda verilmiştir YILI EĞİTİMLERİMİZ EĞİTİMİN ADI EĞİTİMİ VEREN EĞİTİM KATILAN PERSONEL SAYISI TS EN ISO 9001:2008 TEMEL EĞİTİMİ TS EN ISO 9001:2008 PROSES ETKİLEŞİMİ EĞİTİMİ TS EN ISO 9001:2008 İÇ TETKİK EĞİTİMİ TSE 30 TSE 30 TSE 30 1.İÇ TETKİK BİLGİLENDİRME KALİTE YÖNETİM KOOR. TÜM BİRİMLER EĞİTİMİN ADI 2015 YILI EĞİTİMLERİMİZ EĞİTİMİ VEREN EĞİTİM KATILAN PERSONEL SAYISI TS EN ISO 9001:2008 TEMEL EĞİTİMİ TS EN ISO 9001:2008 İÇ TETKİK EĞİTİMİ TSE 60 TSE 60 2.İÇ TETKİK BİLGİLENDİRME 2015 YILI STRATEJİK PLANLAMA İZLEME VE DEĞERLENDİRME EĞİTİMİ KALİTE YÖNETİM KOOR STRATEJİ VE GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI + KALİTE YÖNETİM KOOR TÜM BİRİMLER TÜM BİRİMLER

13 20116 YILI EĞİTİMLERİMİZ EĞİTİMİN ADI EĞİTİMİ VEREN EĞİTİM KATILAN PERSONEL SAYISI TS EN ISO 9001:2015 TEMEL EĞİTİMİ TS EN ISO 9001:2015 RİSK YÖNETİMİ TSE 90 TSE 90 YÖK KALİTE EĞİTİMİ TSE EN ISO 9001:2015 HAKKINDA GENEL EĞİTİM KALİTE YÖNETİM KOOR. KALİTE YÖNETİM KOOR. KALİTE KOMİSYON ÜYELERİ TÜM BİRİMLER EĞİTİMİN ADI 2017 YILI EĞİTİMLERİMİZ EĞİTİMİ VEREN EĞİTİM KATILAN PERSONEL SAYISI TS EN ISO 9001:2015 TEMEL EĞİTİMİ TS EN ISO 9001:2015 RİSK YÖNETİMİ TS EN ISO 9001:2015 DOKÜMANTASYON EĞİTİMİ TS EN ISO 9001:2015 İÇ TETKİK EĞİTİMİ TSE 30 TSE 30 TSE 30 TSE 50

14 6.1 Birimimiz Tarafından Düzenlenen Kalite Eğitimleri Sonrası Türk Standartları Enstitüsünden Tarafından Personellerimize Verilen Sertifika Sayısının Yıllara Göre Dağılımı Tablodaki Gibidir. Yıllara Göre Eğitime Katılan Personele Verilen TSE Onaylı Sertifika Sayısı Yıllar 2014 Yılı 2015 Yılı 2016 Yılı 2017 Yılı Genel Toplam Üniversitemizde Kalite Yönetim Sisteminin Kurulması ve Farkındalık Yaratmak İçin Kalite Eğitimleri Sürekli Hale Getirilmiştir. Kalite Eğitimlerine Katılan Personel Sayısı Genel Toplam Yılı 2015 Yılı 2016 Yılı 2017 Yılı Toplam Kalite Eğitimlerine Katılan Personel Sayısı Yılları Arası Kalite Eğitimlerine 530 Personel Katılmıştır.

15 Kalite Eğitimlerimiz Üst Yönetim Tarafından Desteklenmiştir.

16

17 7. Birim Faaliyetlerimizin Yıllara Göre Dağılımı: Birimimiz Tarafından Hazırlanan Dokümanların Yıllara Göre Dağılımı Tabloda Verilmiştir. Faaliyet Alanları Kalite El Kitabı Hazırlandı Revizyon Edildi Yeniden Yazıldı Planlar Prosesler Dokümantasyon Prosedürler Listeler Görev Tanımları Talimatlar Formlar Memnuniyet Anketleri Akademik İdari Öğrenci Genel Toplamda 550 Adet Doküman Oluşturulmuş, Oluşturulan Bu Dokumanlar Kalite Yönetim Sistemine Uygun Hale getirip Güncel Dokümanlar Listesinde Yayımlanmıştır.

18 7.1 Üniversitemizde bulunan kaliteyle ilgi tüm dokümanlar, Kalite Yönetim Sistemine uygun hale getirilip güncel doküman listesinde izlenmekte olup koordinatörlük sitemizden birimlerin hizmetine sunulmuştur.

19 8.Öğrenci, İdari ve Akademik Personelin Memnuniyetini Ölçmek için Her Yıl Anketler Yapılmış ve Yapılan Anketler Tablo Şeklinde sunulmuştur. Yıllara Göre Anketlere Katılımcı Sayısı Birimler 2014 Yılı 2015 Yılı 2016 Yılı 2017 Yılı Akademik İdari Öğrenci Genel Toplam

20 9. Memnuniyet Oranlarının Yıllara Göre Dağılımı Yapılan anketlerde memnuniyet Oranlarının yıllara göre dağılımları ölçülmüştür Yılı Memnuniyet Oranı (%54) 2016 Yılı Memnuniyet Oranı(%57) 2017 Yılı Memnuniyet Oranı(%59) 10.Birimimizin Düzenlediği Eğitimler Türk Standart Enstitüsünün Görevlendirdiği Bir Uzman Personel Eşliğinde Yapılmakta Olup Yıllara Göre Alınan Eğitimler Tabloda Verilmiştir İki Defa Üniversitemizde Kalite Eğitimi Planlamıştır YILI EĞİTİMLERİMİZ EĞİTİMİN ADI EĞİTİMİ VEREN EĞİTİM KATILAN PERSONEL SAYISI TS EN ISO 9001:2008 TEMEL EĞİTİMİ TS EN ISO 9001:2008 PROSES ETKİLEŞİMİ EĞİTİMİ TS EN ISO 9001:2008 İÇ TETKİK EĞİTİMİ TSE 30 TSE 30 TSE 30 1.İÇ TETKİK BİLGİLENDİRME KALİTE YÖNETİM KOOR. TÜM BİRİMLER

21 2015 YILI EĞİTİMLERİMİZ EĞİTİMİN ADI EĞİTİMİ VEREN EĞİTİM KATILAN PERSONEL SAYISI TS EN ISO 9001:2008 TEMEL EĞİTİMİ TS EN ISO 9001:2008 İÇ TETKİK EĞİTİMİ TSE 60 TSE 60 2.İÇ TETKİK BİLGİLENDİRME 2015 YILI STRATEJİK PLANLAMA İZLEME VE DEĞERLENDİRME EĞİTİMİ KALİTE YÖNETİM KOOR STRATEJİ VE GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI + KALİTE YÖNETİM KOOR TÜM BİRİMLER TÜM BİRİMLER 2016 YILI EĞİTİMLERİMİZ EĞİTİMİN ADI EĞİTİMİ VEREN EĞİTİM KATILAN PERSONEL SAYISI TS EN ISO 9001:2015 TEMEL EĞİTİMİ TS EN ISO 9001:2015 RİSK YÖNETİMİ TSE 90 TSE 90 YÖK KALİTE EĞİTİMİ KALİTE YÖNETİM KOOR. KALİTE KOMİSYON ÜYELERİ TSE EN ISO 9001:2015HAKKINDA GENEL EĞİTİM KALİTE YÖNETİM KOOR. TÜM BİRİMLER

22 2017 YILI- EĞİTİMLERİMİZ EĞİTİMİN ADI EĞİTİMİ VEREN EĞİTİM KATILAN PERSONEL SAYISI TS EN ISO 9001:2015 TEMEL EĞİTİMİ TS EN ISO 9001:2015 RİSK YÖNETİMİ TSE 30 TSE 30 TS EN ISO 9001:2015 DOKÜMANTASYON EĞİTİMİ TSE 30 TS EN ISO 9001:2015 İÇ TETKİK EĞİTİMİ TSE 50 Üniversitemizde Kalite Yönetim Sisteminin Kurulmasından Günümüze Kadar Personele TSE Onaylı Verilen Sertifika Sayısı Yıllara Göre Eğitime Katılan Personele Verilen TSE Onaylı Sertifika Sayısı Yıllar 2014 Yılı 2015 Yılı 2016 Yılı 2017 Yılı Genel Toplam

23 Üniversitemizde Kalite Yönetim Sisteminin Kurulması ve Farkındalık Yaratmak İçin Kalite Eğitimleri Sürekli Hale Getirilmiştir. 600 Kalite Eğitimlerine Katılan Personel Sayısı Genel Kalite Eğitimlerine Katılan Personel Sayısı Yılları Arası Yılı 2015 Yılı 2016 Yılı 2017 Yılı Toplam

24

25 Yıllara Göre İç Tetkiklerde Çıkan Uygunsuzluklar Tüm Birimler 2014 Yılı 2015 Yılı 2016 Yılı 2017 Yılı Toplam Genel Toplam Yılları arasında yapılan iç tetkiklerde 1214 adet uygunsuzluk tespit edilmiş olup 1200 tanesi kapatılmıştır. Birimlerde çıkan uygunsuzlukların azalmasında kalite sürecinde verilen eğitimlerin önemli katkısı olmuştur

26 Her birim kendi kalite hedefleri oluşturmuştur. Oluşturulan bu kalite hedefleri izlene bilir ölçülebilir ve sayılabilir olmasına dikkat edilerek. Her altı ayda oluşturulan kalite hedeflerini her birim izleyerek birimize iletilmiş olup birimimiz tarafından YGG toplantısında yöneticilere sunulmuştur. Birim Kalite Hedeflerinin Yıllara Göre Dağılımı Tüm Birimler 2014 Yılı 2015 Yılı 2016 Yılı 2017 Yılı Genel Toplam Birim Hedeflerinde Sürekli Yıllar İçinde sürekli Artmalar Görülmüştür ve Koyulan Birim Hedeflerinin Yakalandığı İzlenmiştir Yılı 2015 Yılı 2016 Yılı 2017 yılı Yılları Arası Kalite Hedefleri

27 Öneri Öneri Öneri Öneri ADIYAMAN ÜNİVERSİTESİ Tüm Birimler Sunulan Öneriler ve Sunulan Önerilerin YGG Toplantısında Kabul Edilip Yapılan İyileştirmelerin Yıllara Göre Dağılımları 2014 Yılı 2015 Yılı 2016 Yılı 2017 Yılı Öneriler YGG Toplantısında Kabul Edilip İyileştirme Yapılan Öneriler K a b u l K a b u l Yılı 2015 Yılı 2016 Yılı 2017 Yılı K a b u l K a b u l 19 Öneriler YGG Toplantısında Kabul Edilip İyileştirme Yapılan Öneriler

28 Yıllara Göre Yapılan Düzeltici Faaliyetlerin Dağılımı Toplam 56 Düzeltici Faaliyet Talebinde Bulunulmuştur. 55 Tanesi Kapatılmıştır. Kapatılmaya Çalışılan1 Tane DÖF için Kurum Arşivi Oluşturulmasıyla ilgili Çalışmalar Devam Etmektedir Adıyaman Üniversitesi Nisan 2017 tarihinde TSE Tarafından Yapılan TS EN ISO 900:2008 Dış Değerlendirme Tetkikinden Başarıyla Geçmiştir

29 17-19 Kasım 2017 Tarihlerinde YÖK Kalite Kurulu Tarafından Üniversitemiz Değerlendirilmiştir.

30 YÖK Kalite Kurulu Adına Değerlendirme Yapan Komisyon Başkanı Prof. Dr. Mehmet Emin ARICI nın Üniversitemiz ve Koordinatörlüğü Hakkındaki Görüşleri.

31 YÖK Kalite Kurulu Dış değerlendirme Sürecinin İyileştirmesi İçin Üniversitemizden öneri İstemiştir. Üniversitemiz Adına Kalite Yönetim Koordinatörlüğü ve Kalite Güvence Komisyon Üyeleri tarafından YOK Kalite Kuruluna 10 Öneri Sunulmuştur.

32 Gerçekleşen Birim hedeflerimiz. Genel Memnuniyet Oranını %57 den %59 a Çıkarmak (%58.6 ölçüldü) YÖK Kalite Kuruluna 2017 Yılı Üniversitemizin Kurum İçi Değerlendirme Raporunu YÖK Kalite Kuruluna Zamanında Sunmak ve Tek Seferde YÖK Kalite Kurulunda Kabul Edilmesi(Hazırlanan Ekleriyle Birlikte 327 Adıyaman Üniversitesi Kurum içi Değerlendirme Raporu Zamanında YÖK Kalite Kurulunda Sunulmuş ve Tek Seferde Kabul Edilmiştir Nisan Ayında Yapılacak TSE Tarafından Yapılacak Olan TS EN ISO 9001:2008 Gözlem Tetkikinden Geçmek (2017 Nisan Ayında Yapılan TSE EN ISO 9001:2008 Gözlem Tetkikinden Başarıyla Geçmiştir.) Ekim-Kasım Aylarında YÖK Kalite Kurulu Tarafından Yapılacak Olan Dış Değerlendirme Sürecinden Başarıyla Geçmek(Yapılan Dış Değerlendirme Sürecinde, Süreçten Başarıyla Geçmiştir.) Revizyon Edilen TS EN ISO 9001:2015 Belgesi Almak için çalışmaların Başlatılması ve 2018 de bu belgeyi almaya hak kazanmak(çalışmalar Başlatılmış olup Tarihleri Arasında TSE Tarafından Dış Tetkikler Yapılacaktır.)