Kurumsal Bilgi Kaynaklarý ve Bilgi Yönetimi

Transkript

1 Türk Kütüphaneciliði 21, 2 (2007), Kurumsal Bilgi Kaynaklarý ve Bilgi Yönetimi Institutional Knowledge Sources and Knowledge Management Fahrettin Özdemirci* ve Cengiz Aydýn** Öz Bilgi artan bir biçimde rekabette üstünlük saðlayan kritik öneme sahip kurumsal kaynak olarak görülmektedir. Bununla birlikte stratejik bir kaynak olarak bilginin, bilgi kaynaklarýnýn bilinçli bir þekilde yönetilmesi kurumsal baþarýyý artýran en önemli faktördür. Bu çerçevede kurumsal bilgi kaynaklarýnýn ne olduðunun tespit edilmesi, düzenlenmesi ve en önemlisi bir sistem dâhilinde yönetilmesi gerekmektedir. Bu çalýþma bilgi yönetiminin baþarýya ulaþmasý için en önemli unsur olan kurumsal bilgi kaynaklarýnýn ortaya konulmasý ve yönetilmesi üzerinde durmaktadýr. Anahtar sözcükler: Bilgi yönetimi, Kurumsal bilgi kaynaklarý Abstract Knowledge has been increasingly seen as a critical institutional source which provides superiority in rivalry. Moreover, the management of knowledge and knowledge sources as a strategic source is the most important factor that increases institutional success. In this framework, it is necessary to determine, arrange and most importantly manage these sources due to a systematic approach. This study focuses on the determination and management of knowledge sources which is the most important factor to achieve successful knowledge management. Keywords: Knowledge management, Institutional knowledge sources * Yrd.Doç.Dr., Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Coðrafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü e-posta: odemirci@humanity.ankara.edu.tr ** Doktora Öðrencisi., Ankara Üniversitesi SBE Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalý. e-posta: cengizaydin@mkutup.gov.tr

2 165 Hakemli Yazýlar / Refereed Articles Fahrettin Özdemirci - Cengiz Aydýn Giriþ 1 21.yüzyýlýn en önemli iki kavramý; bilgi ve teknolojidir. Bilgi, kuruluþ ve iþletmelerin en az sermaye kadar önemli yeni üretim faktörü; teknoloji ise onun vazgeçilmez tamamlayýcý parçasýdýr. Bu nedenle çaðýmýz bilgi çaðý, toplumumuz bilgi toplumu, insanlarýmýz ise bilgi çalýþanlarý olarak adlandýrýlmaktadýr. Bu çerçevede, bilgi yönetimini kurumsal yönetim anlayýþýnýn en önemli unsuru olarak görmek ve zihinsel sermayeyi kontrol eden bir süreç olarak ele almak kurumsal baþarýya ulaþmada önemli bir adýmdýr. Ayrýca kuruluþ ve iþletmenin veri ve bilgi üretmesini, elde etmesini, üretilen ve elde edilen bilgilerin kullanýlmasýný, geliþtirilmesini, bunlarýn belirli görevleri yürüten bireylere ve dolayýsýyla iþ süreçlerine aktarýlmasýný ve katma deðer yaratýlmasýný saðlamak bilgi yönetiminin varlýk nedenidir. Bilgi teknolojilerindeki hýzlý ilerleme bilginin üretimini ve kullanýmýný önemli ölçüde artýrmýþtýr. Kuruluþlarda artan bilgi üretimi ve kullanýmý, bilginin daha doðrusu bilgi süreçlerinin yönetilmesi gerekliliðini kaçýnýlmaz kýlmýþtýr. Kuruluþlar, etkinliklerini artýrmak ve baþarýlý bir yönetim ortaya koyabilmek için bilgi süreçlerini en etkin þekilde yönetmek durumundadýr. Bunun için, kurumsal bilgi kaynaklarýnýn neler olduðunun farkýnda olmak ve bunlarý tanýmlamak, uygun teknolojik alt yapýyý belirlemek ve bilgi teknolojileri noktasýnda eksiklerini gidermek kuruluþlarda öncelikli konular arasýnda yer almalýdýr. Kurumsal bilgi kaynaklarýný tanýmlamak, kuruluþlarda bilgi yönetimi uygulamalarýný þekillendirmek için gereklidir. Çünkü kuruluþun bilgi birikimini, bilgi kaynaklarýný, bilgi gereksinimlerini tanýmlamak ve kendi bilgisinin farkýnda olarak bu iþe kalkýþmak kuruluþu bu yolda baþarýya götürmek için temel unsurdur. Kuruluþlar, bilgi yönetim uygulamalarýnýn hareket noktasýný oluþturacak olan bilgiyi çoðunlukla bünyelerinde barýndýrmaktadýrlar. Ancak kurumlarýn, kurumsal bilgiyi tanýmlama, ortaya çýkarma ve katma deðer yaratmak için bu bilgiyi kullanma konusundaki yetersizlikleri bilgi yönetiminin önündeki en önemli engel olarak durmaktadýr. Bu çalýþmanýn amacý, bilgi teriminin ne olduðunu ya da neyi kapsadýðýný geçmiþten günümüze tartýþmak deðildir. Bunun yerine kurumsal bilgi yönetim süreçlerinin altýnda yatan bilgiye iliþkin konularýn tartýþýlmasýdýr. Bu nedenle çalýþmada daha çok bilgi yönetiminde kurumsal bilgi kaynaklarýnýn neler olduðunun anlaþýlmasý üzerinde durulmuþtur. 1Not: Çalýþmada: bilgi= knowledge; bilgi yönetimi= knowledge management; enformasyon yönetimi= information management; belge yönetimi= records management; karþýlýðý olarak kullanýlmýþtýr.

3 Kurumsal Bilgi Kaynaklarý ve Bilgi Yönetimi Institutional Knowledge Sources and Knowledge Management 166 Bilgi Yönetimi Bilgi Kavramý Geçmiþten günümüze tüm dinlerin, felsefenin ve pozitif bilimlerin yakýndan ilgilendiði bir kavram olan bilginin tanýmýna yönelik farklý yaklaþýmlar bulunmaktadýr. Günlük hayatta sýkça kullanýlmasýna raðmen bilgiyi tanýmlamak oldukça zordur. Günlük kullanýmda çoðu zaman bilgi inanç, deðer yargýsý, his, önsezi gibi kendisine benzeyen kavramlarla iç içe geçmiþtir (Sparrow, 1998, ss ). Bilgi teriminin ne olduðunu ya da neyi kapsadýðýný geçmiþten günümüze tartýþmak kuruluþlarda bilgi yönetimi ile ilgilenenler için tetikleyici bir faktör deðildir (Alavi ve Leidner, 2001, s. 109). Bunun yerine bilgi kaynaklarý, bilgi teknolojileri, stratejik yönetim ve kurumsal bilgi yönetimi gibi unsurlar açýsýndan deðerlendirilmesi daha yararlý olacaktýr. Bilgi teknolojilerindeki hýzlý ilerleme bilgi kavramýný ön plana çýkarmýþtýr. Bilginin politikada, sanatta, iþ ve insan iliþkilerinde kýsaca yaþamýn her alanýnda önemi bilinmektedir. Bilgi, büyük ölçüde bilmeye, kavramaya iliþkin ileri düzeyde kiþisel bir etkinliktir. Bilgi kavramýný iyi anlayabilmek için çoðu zaman karýþtýrýlan veri, enformasyon ve bilgi kavramlarýný iyi analiz etmek gerekir. Veri olaylar hakkýnda birbirinden ayrý nesnel gerçekleri ifade eder ve iþlenmemiþtir. Amacý; alýcýnýn, bir konudaki düþüncelerini deðiþtirmek, deðerlendirmek ya da davranýþý üzerinde bir etki yaratmak olan enformasyon fark yaratan veridir. Bilgi ise, bilenlerin beyinlerinde ortaya çýkar ve orada uygulamaya geçirilir. Kuruluþlarda bilgi ise, genellikle yalnýzca belgelerde ya da depolarda deðil rutin çalýþmalarda, süreçlerde, uygulamalarda ve normlarda kendini gösterir. Bilgi, kurumlarda en az sermaye kadar önemli yeni üretim faktörü; teknoloji ise, onun vazgeçilmez parçasýdýr (Davenport ve Prusak, 2000, ss ). Enformasyon veriden doðuyorsa, bilgi de enformasyondan doðmaktadýr. O halde veri-enformasyon-bilgi döngüsü ve dönüþümü bilgi yönetim sürecinin temelini oluþturmaktadýr. Veri kayýtlarda ve iþlemlerde, enformasyon mesajlarda bulunduðu halde bilgi bireylerden ya da bilenler gurubundan veya bazen kuruluþun rutin çalýþmalarýndan da elde edilir (Davenport ve Prusak, 2000, s. 28). Bilginin deðerli olmasýnýn önemli sebeplerinden birisi onun hareketli olmasýdýr. Bilgi deneyimlerle geliþir, uygulamaya konulur, gerçeðe dönüþür ve kargaþayý ortadan kaldýrýr. Bilgi yaþayan bir sistem olarak çevresi ile iliþkileri sonucunda büyür ve deðiþir (Davenport ve Prusak, 2000, s. 28). Kuruluþlarda ürün ve hizmete deðer katan soyut faktör bilgidir ve bilgi kuruma sürdürebilir bir avantaj saðlayan ve kuruluþu yaþatan bir deðer olarak karþýmýza çýkar.

4 167 Hakemli Yazýlar / Refereed Articles Fahrettin Özdemirci - Cengiz Aydýn Bilgi Yönetimi Kavramý Bilgi teknolojileri uzmanlarýndan gelecek bilimcilere, yöneticilerden eðitimcilere farklý disiplinlerden pek çok uzmanýn ortak ilgi alanýna giren bilgi yönetimi kavramý, son yýllarda özellikle yönetim alanýnda üzerinde en çok konuþulan ve tartýþýlan konularýn baþýnda gelmektedir. Bilgi ve yönetim, ilk bakýþta bir arada olmalarý zor görünen iki kavramdýr. Ancak bilginin giderek daha yaygýn bir biçimde rekabette üstünlük saðlayan kritik öneme sahip kurumsal kaynak olarak görülmesiyle yönetilmesi zorunluluðu ortaya çýkmýþtýr. Bilgi yönetiminin iyi anlaþýlabilmesi konuya sistematik yaklaþýmý gerektirmektedir. Bu baðlamda bir kuruluþun hangi bilgi kaynaklarýna sahip olduðunu belirlemek için araþtýrma ve sýnýflandýrma çalýþmasý yapmak; bilgi kaynaklarýnýn nerede ve ne þekilde bulunduðunu, içeriðinin ne olduðunu, ulaþýlabilirliðini, yararlýlýðýný belirlemek ve bilgi kaynaklarýný kullanmak için uygun ortam yaratmak kaçýnýlmazdýr. Bilgi yönetim sürecinin kuruluþa katma deðer saðlamasý; yapýlmasý gerekenleri bir program dâhilinde yürütmeyi, plan ve stratejiler oluþturmayý, kuruluþlarda bilgi kullanýmýný ve bilgi yönetim süreçlerini sürekli gözden geçirmeyi gerektirir. Bilgi yönetiminin amacý; karar vermeyi, üretimi, kaynak aktarýmýný, rekabeti, sürekliliði, geliþimi isabetlendirmek ve hýzlandýrmak için kurum içindeki örtülü bilgiyi açýða çýkararak, açýk bilginin ise dolaþýmýný saðlayarak kurumun verimine katký yapacak doðru kiþilere en uygun biçimde ulaþtýrmaktýr (Çapar, 2003, s. 422). Bilgi yönetimi esas olarak, bilgiden en üst düzeyde katma deðer yaratmak için bilginin üretilmesi, geliþtirilmesi, düzenlenmesi ve saklanmasý, transfer edilmesi, paylaþýlmasý, kullanýlmasý ve deðerlendirilmesi gibi süreç ve teknikleri içermektedir. Bir baþka ifade ile bilgi yönetimi; bilginin üretilmesini, yayýmýný, derlenmesini, düzenlenmesini, depolanmasýný, eriþilmesini, yorumlanmasýný ve kullanýlmasýný kapsar. Bilgi yönetimi diðer kurumsal fonksiyonlardan farklý ve çok daha fazla sorumluluk gerektiren zor bir uðraþtýr. Bunun temel nedenleri, bilgi araþtýrma, üretme, derleme, iþleme ve geliþtirme çalýþmalarýnda önemli ölçüde belirsizliðin egemen olmasý ve kurumlarda çalýþanlarýn farklý niteliklere sahip olmasýdýr. Kurumlarda herkes bilgi yönetiminde aktif bir katýlýmcýdýr. Ancak bilginin stratejik önemi ve rekabetçi üstünlüðü saðlamadaki rolü dikkate alýndýðýnda kurumsal yapý içerisinde temel bir fonksiyon olarak bir yöneticinin sorumluluðunda yönetilmesi kaçýnýlmazdýr.

5 Kurumsal Bilgi Kaynaklarý ve Bilgi Yönetimi Institutional Knowledge Sources and Knowledge Management 168 Kurumsal Bilgi Kavramý Bilgi yönetimi kavramý; bilginin rekabeti yaratan unsur olmaya baþlamasý, bilgi üretiminin bireysellikten çýkarak yeni, yaratýcý ve buluþçuluða dayalý kurumsal bilgi haline gelmesi ve bunun kuruluþ ve iþletmelerin hayatta kalabilmelerinin en önemli koþulu olmasýyla kabul görmeye baþlamýþtýr. Kurumsal bilgi; kurumun etkinliði, denetimi, yönetimi, geliþtirilmesi vb. ile ilgili olarak üretilen, alýnan, kullanýlan ve bu nedenle özel bir nitelik kazanan her türlü malumat, fikir ve olgulardýr (Özdemirci, 2001, s. 180). Kurumsal bilgi, kurumsal etkinliklerin ve gereksinimlerin bir sonucu olarak sistematik çalýþma, araþtýrma ve geliþtirme çalýþmalarýndan kaynaklanmaktadýr. Bireysel bilginin kurumsal bilgiye, kurumsal bilginin bireysel bilgiye dönüþümü bir döngü olarak varlýðýný her zaman korumaktadýr. Bireylerin bilgi üretmedeki hýz ve kapasiteleri kurumsal bilgi düzeyini belirlemede temel faktördür. Bireylerin bilgi üretimine etki eden faktör ise, bilginin etkin kullanýmýdýr. Kýsaca kurumsal bilgi kavramý, paylaþýlan ve kullanýlan bir deðeri ifade etmektedir. Bu paylaþýlan deðer kuruluþlarda ekonomik, sosyal, kültürel ve tarihsel açýdan bilginin üretilme sürecinde önemli rol oynamaktadýr. Kurumlarýn kendilerine özgü deðerler taþýmalarý nedeniyle kurumlarýn kendi içinde bilgi üretmesi ve kullanmasý kaçýnýlmazdýr. Bilgiyi kurumda katma deðere çevirmenin baþka yolu yoktur ve bu baðlamda bilgi bir bütünlük içinde dýþarýdan saðlanamaz. Kurumsal bilgi üretimini hýzlandýrmanýn bir yolu, iþ görenlerin merakýný kamçýlamak ve onlarý yenilik yapmaya teþvik edecek bir kurumsal atmosfer veya daha kapsamlý bir ifade ile kurumsal kültür yaratmaktýr. Kuruluþlarda bilgi, iþ süreçleriyle, iþlemlerle, kavramlarla, yorumlarla, düþüncelerle, gözlemlerle, önyargýlarla iliþkilidir. Kurumlarda bilgi, kuruluþlarýn ihtiyaçlarý doðrultusunda þekillenir, üretilir, depolanýr ve kullanýlýr. Bu nedenle kurumsal bilgi, kurumsal geliþmeler doðrultusunda ortaya çýkan, planlý, düzenli ve sürekli bir çalýþmayý gerektiren bir sürecin ürünüdür. Bu sürçte enformasyon teknolojilerinin kullanýlmasý kaçýnýlmazdýr. Çünkü teknolojinin saðladýðý kolaylýklar, kurumlarda düþük maliyetle ve hýzlý bir biçimde bilginin depolanmasý, paylaþýlmasý ve üretiminde devrim yaratmýþtýr. Ancak teknoloji tek baþýna kuruluþlarda bilgi yönetimi uygulamalarý için yeterli deðil, bilginin etkin yönetimi için bir gerekliliktir. Kuruluþlardaki bilgi yönetim uygulamalarý, enformasyon teknolojileri ile sýnýrlý kaldýðý sürece baþarýsýzlýkla sonuçlanmaya devam edecektir. Bu baðlamada kurumsal bilgi yönetimi sürecinin geliþtirilmesinin ve uygulanmasýnýn temel dinamiklerini kurumsal bilgi kaynaklarý oluþturmaktadýr. Kurum çalýþanlarýnýn ortak amaçlara eriþebilmeleri için kurumda deðiþik bilgi kaynaklarýnýn ve bilgi birikiminin bir bütün olarak ele alýnmasý; belirli bilgi tabanlarýnýn ve bilgi kaynaklarýnýn paylaþýlýyor olmasý gerekir. Kuruluþlarda bil-

6 169 Hakemli Yazýlar / Refereed Articles Fahrettin Özdemirci - Cengiz Aydýn ginin kendisinden çok, iþ süreçlerine yansýtýlmasý, kullanýlmasý yani uygulanmasý önem taþýr. Ancak bu durumda bir kurumda gerçekçi bir bilgi yönetim süreci geliþtirilebilir. Bu da kuruluþ ve iþletmelerin sahip olduklarý ve gereksinim duyduklarý bilginin ya da bilgi kaynaklarýnýn tanýmlanmasýný gerektirir. Kuruluþlarýn iþ süreçlerine, iþlemlerine, rutinlerine ve kurumsal yapýsýna sinmiþ durumda mevcut olan bilgi, bir yerden baþka bir yere bütün çalýþanlar ve onlarýn kabul edilmiþ ortak iþ görme ilkeleri çerçevesinde transfer edilebilir ve bir deðere dönüþtürülebilir. Bilgi yönetimini somutlaþtýrmak için kurumun bilgi merkezli iþlevlerini ve bilgi kaynaklarýný analiz etmek, kurumlarda bilgiyi sýnýflandýrmak, kullanýþlý bilgi türlerini tanýmlamak gerekmektedir. Kurumlarda bilginin sýnýflandýrmanýn nedeni, bilgi yönetiminde kurumlarýn deðiþik türde bilgi desteðine ve bilgi akýþýna gereksinim duymasýdýr. Bu kurumlarýn kendine özgü deðerler taþýmasýndan, tek olmasýndan kaynaklanmaktadýr. Çünkü kurumlar, bir sosyal grup ya da toplumda belli amaçlarý gerçekleþtirmeye yönelik olarak temel iþlevleri karþýlayan, süreklilik kazanmýþ, diðer kurumsal yapýlarla iliþkili, ancak kendi alanýnda tek olan ve kendine özgü deðerler taþýyan bir sistemdir (Özdemirci, 1999, s. 367). Dolayýsýyla kuruluþlarda ve iþletmelerde bilgi, bu hususlar dikkate alýnarak tanýmlanmalý ve düzenlenmelidir. Kurumsal Bilgi Yönetimi Yaklaþýmý Çaðýmýzýn en önemli gücü olan bilginin, kurumsal baðlamda profesyonel bir anlayýþla yönetilebilmesi ve baþarýlý olunabilmesi için bilginin iyi organize edilmesi gerekmektedir. Kurumsal bilginin kayýtlý hale getirilmesi, kurumun içinde gerekli yerlere ve çalýþanlara iletilmesi, ayný çalýþmalarýn yinelenmesini önleyeceði gibi, atýlacak adýmlarda hata oranýnýn azalmasýný saðlayacaktýr. Bu çerçevede kurumsal bilgi yönetimi; kurum içinde üretilen ve oluþan ya da dýþardan gelen kayýtlý kayýtsýz bütün bilginin bir sistem içinde kontrol altýna alýnmasý olarak tanýmlanabilir. Bu baðlamda kurumsal bilgi yönetiminin esaslarý: 1. Kurumsal bilgi kaynaklarýnýn özellikleri, 2. Bilgi yönetiminin kendine özgü süreçleri, 3. Bilgi yönetim sürecinin hayata geçirildiði kuruluþ ve iþletmenin türü ve yapýsý, 4. Bu süreci iþletmek için gerekli olan programýn oluþturulmasý ve sürdürülmesi, olarak ifade edilebilir.

7 Kurumsal Bilgi Kaynaklarý ve Bilgi Yönetimi Institutional Knowledge Sources and Knowledge Management 170 Bugün, bilgi yönetimi konusunun bu kadar gündeme gelmiþ olmasýnýn nedeni kuruluþlarýn bünyesindeki bilginin nerede olduðu hakkýnda yeterli enformasyona sahip olmamalarý ve bu nedenle bilgiye ulaþmakta ve ondan yararlanmakta güçlük çekmeleridir. Kurumlarda bilgi yönetim sürecinde; 1. Kurum amaçlarýnýn baþarýlmasýnda hangi tür bilgilerin etkisi olmaktadýr, 2. Kurum çalýþanlarý için hangi tür bilgi önemlidir, 3. Kurum çalýþanlarý hangi bilgiyi ne sýklýkla kullanmaktadýr, 4. Kurum dýþýndan hangi tür bilgiye gereksinim duyulmaktadýr, 5. Kurum dýþýndan saðlanan bilginin kapsamý nedir, 6. Kurumda üretilen bilginin ne kadarý kurum içinde kullanýlabilmektedir, 7. Kurumda üretilen bilginin ne kadarý kurum dýþýnda kullanýma sunulmaktadýr, 8. Mevcut bilgi sistemleri, bilgi gereksinimlerini hangi düzeyde karþýlayabilmektedir, 9. Hangi bilgi hizmetlerinin eksikliði hissedilmektedir, 10. Kurumdaki bilgi boþluklarýný gidermek için ne tür düzenlemelere gereksinim vardýr, gibi konular açýklýða kavuþturulmalýdýr. Kurumsal bilgi yönetimi; bilginin sistematik ve bütünleþik olarak toplanmasýný, üretilmesini, geliþtirilmesini, paylaþýlmasýný, kullanýlmasýný ve iþ süreçlerine aktarýlmasýný saðlayarak kuruluþ ve iþletmenin baþarýsýný artýrma ve etkin yönetimi gerçekleþtirme süreci olarak tanýmlanabilir. Kurumsal bilgi yönetim yaklaþýmý, kuruluþlarýn deðiþen çevre þartlarý ile iç dinamiklerinin uyum içersinde yürütülmesini ve bunlarý sürdürülebilir rekabet avantajýna dönüþtürerek sahip olduðu vizyon ile tutarlý hale getirebilmesini saðlar. Bilgi yönetiminin kuruluþlarda son yýllarda öneminin artmasýna baðlý olarak, bilgi yönetim uygulamalarý, kurumlarda stratejik yönetim sürecinin önemli ve vazgeçilmez bir parçasý olarak karþýmýza çýkmaktadýr. Kurumlarda stratejik yönetimin önemli bir unsuru olan bilgi yönetim uygulamalarýnýn gerçekleþtirilmesi de stratejik bir yaklaþýmý gerektirmektedir. Bilgi yönetim stratejileri genel olarak üç grupta toplanmaktadýr. Bunlar; teknolojik aðýrlýklý stratejiler, birey aðýrlýklý stratejiler ve sosyal süreçlere yönelik stratejilerdir (Nicolas, 2004, s. 20). Bilgi yönetim uygulamalarýnýn baþarýlý bir biçimde uygulanabilmesi için öncelikle kurumun iþ strateji ile bilgi yönetim stratejisi arasýnda vazgeçilemez bir bað olmasý gerekmektedir. Çoðu bilgi yönetimi projesinin öncelikli olarak odaklandýðý nokta, yeni enformasyon teknolojisi araçlarýnýn geliþtirilmesidir. Etkin bir bilgi yönetim stratejisi, aslýnda sadece bir teknoloji stratejisinden ibaret deðildir. Bu strateji; teknolojinin, kültürel deðiþimin, yeni bir ödüllendirme sisteminin ve þirketin iþ stratejisine mükemmel

8 171 Hakemli Yazýlar / Refereed Articles Fahrettin Özdemirci - Cengiz Aydýn biçimde uyum saðlamasýna yönelik bir odaklanmanýn dengeli bileþimidir. Ýyi uyarlandýklarý ve bütünleþtirildikleri takdirde, teknik ve kurumsal giriþimler, bilgi yönetimi sürecini destekleyecek saðlam adýmlar olurlar (Tiwana, 2003, s. 174). Kurum içi aðlar (intranet), kuruluþ ve iþletme içindeki birimler ve kiþiler arasýndaki bilgi paylaþýmýnda olasý duvarlarýn yýkýlmasýnda son derece etkilidir. Doðru yönlendirildiðinde, kurum içi aðlar kuruluþ ve iþletmelerin bilgi üretimi ve paylaþýmýnýn en üst seviyeye çýkarýlmasýna yardýmcý olurlar. Ancak kurum içi aðýn etkin olabilmesi kuruluþ ve iþletmenin içerik yaratabilme yeteneðine baðlýdýr. Çünkü içerik oluþturma bir teknoloji deðil, bir kültür sorunudur. Kurumsal kültür yaratýlýrsa kurum içi aðlar kuruluþ ve iþletmelerde çalýþan kiþilerin yaratýcýlýklarýnýn buluþtuðu bir ortam olabilir. Bu sayede insanlar birbirleriyle etkileþirler, konuþurlar, yaratýcý olurlar ve bilgilerini paylaþýrlar. Bir baþka ifade ile kurum içi aðlar kuruluþ ve iþletmenin görünen yüzü deðil bilgi üretim ve dolaþým sisteminin kalbidir ve entelektüel fonksiyonlarýn geliþimi için gereklidir. Teknik aþamalar, verimli bir bilgi yönetimi sistemi kurulmasý açýsýndan çözümü kolay olan kýsýmdýr. Teknik olarak dünyanýn en kusursuz bilgi yönetim sistemini dahi kursanýz, bütün bu karmaþýk sistemlerin en merkezinde "insan"ýn yer almasý, bu projeyi de "insan" merkezli bir proje haline getirmektedir. Bilgi üretmek ve bilgi paylaþmak, yani kurumsal içerik oluþturmak yaratýcý fonksiyonlardýr ve bunlar insan merkezlidir. Bilgi güç ise, insanlar niçin bilgilerini ya da iyi projeler üretmelerini saðlayacak verileri baþkalarýyla paylaþsýnlar? Kurum ile çalýþanlarý arasýndaki bir bilgi yönetim sisteminin en karmaþýk kýsmý iþte budur. Ýyi tasarlanmýþ bir bilgi yönetim sistemi, bilgisini paylaþan, iþbirliði kuran çalýþanlarýn izlenip deðerlendirilmesini mümkün kýlar. Paylaþmayý, iþbirliði kurmayý ve deðer üretmeyi ödüllendiren kültürel deðiþiklikler, bu sistemin hem gerekliliði hem de sonucudur. Bu sistemler aracýlýðýyla bilgi paylaþýmýný ya da beraber çalýþma ortamýný ölçmemiz mümkündür. Bu anlamda etkili bir bilgi yönetim stratejisi, bir kurumda teknolojik sistemlerin, sosyal ve kültürel unsurlarýn, deðiþim ve geliþimin, insan kaynaklarý yönetiminin, özellikle ödüllendirme, motivasyon ve tüm çalýþanlarýn sürece gönüllü katýlýmlarýnýn saðlanmasý gibi etkinlikleri ve kurumun iþ stratejisine mükemmel biçimde uyum saðlamasýna yönelik konularý içeren ve bütünleþtiren bir giriþimi ortaya koyar. Bilgi stratejiyi, strateji de bilgi yönetimini ortaya çýkarýr. Bilgi yönetimiyle iþ stratejileri arasýnda açýk ve net bir baðlantý kurulmazsa kurumsal bilgi yönetiminin baþarýsýndan söz etmek mümkün deðildir. Kurumsal bilgi yönetim süreçleri ile iþ süreçleri birlikte ele alýnmak zorundadýr. Bu da sadece belgeler deðil belgelerin içeriðinin de yönetilmesi gerektiðini ortaya koymaktadýr. Kurumsal bilgi birikiminin yönetilmesinde, kurum ve iþletmelerde farklý zamanlarda farklý yaklaþýmlarýn uygulanmasý söz konusu olacaktýr. Bu farklý yaklaþýmlar kuruma

9 Kurumsal Bilgi Kaynaklarý ve Bilgi Yönetimi Institutional Knowledge Sources and Knowledge Management 172 özgü bilgi yönetim süreci geliþtirmede ve bu yolda baþarýlý olmada önemli bir yere sahiptir. Kurumsal bilgi yönetim yapýsýnýn tasarlanmasý, kuruluþ ve iþletmelerin birbirinden farklýlýk gösteren kültürel yapý ve iþ normlarýna göre deðiþiklik gösterecektir. Dolayýsýyla bir kuruluþta iþ stratejileri ile kurumsal bilgi yönetim stratejileri dengelenmeli ve bu iki süreç iç içe yürütülebilmelidir. Kurumsal bilgi yönetimi, kuruluþ ve iþletmelerin kritik iþ süreçlerini desteklediði sürece vardýr ve var olmaya devam edecektir. Bilgi yönetiminin katma deðere dönüþmesi ise iþ süreçlerindeki geliþimde kendini gösterecektir. Kurumsal bilgi yönetim çalýþmasýna hâlihazýrda elde bulunan bilgi kaynaklarýnýn deðerlendirilmesi ve analizi ile baþlanmalýdýr. Böylece kurumun bilgi birikimi anlaþýlacak, kritik ve zayýf yönleri ortaya konabilecek, kuruluþlarýn neleri bildiklerinin ve neleri bilmediklerinin farkýnda olmalarý saðlanacaktýr. Bilginin tüm kuruluþa ustalýkla daðýtýlmasý hayati önem taþýmaktadýr. Neyin yapýlmamasý gerektiðini bilmek, baþarýsýzlýklardan gereken dersleri çýkarmak ve mevcut olan bilgiden yararlanmak önemlidir. Bilgi eksikliði ya da bilgiye eriþememekten kaynaklanan olumsuzluklar, kuruluþu baþarýsýzlýklara sürükler. Kurumsal açýdan ihtiyaç duyulduðu anda eriþilemeyen bilginin hiçbir deðeri yoktur. Bir baþka ifade ile bilgi ulaþýlabildiði oranda deðerlidir ve ulaþýlamayan bilgi sizin deðildir. Kuruluþlarda bilgi kaynaklarýnýn yönetimi, baþarýya giden yolda karþýlaþýlan olumsuzluklarýn üstesinden gelinmesinde izlenecek en iyi yol olacaktýr. Kurumsal bilgi yönetimi, mevcut bilgi ve bilgi kaynaklarýnýn bir sistem içerisinde tanýmlanmasýný ve birbirleriyle baðlantýsýnýn kurulmasýný saðlayan bir süreçtir. Bu süreç içerisinde yapýlandýrýlmýþ ve yapýlandýrýlmamýþ bilgi kümelerinin entelektüel kurumsal birikim içinde deðerlendirilmesi ve bütünselleþtirilmesi saðlanarak, kurumsal bilgi farklý kaynaklarda da olsa, bütünleþik bir yapý içerisinde tek kaynak gibi yönetilebilmelidir. Sonuçta bilgi yönetimi, yönetimde yeni yaklaþýmlar ortaya koymakta, yani bilgiye dayalý yönetime giden yolu açmaktadýr. Kuruluþ ve iþletmelerde bilgiyi üretmek, saðlamak, depolamak, düzenlemek ve eriþmek gerekli, ancak tek baþýna yeterli deðildir. Bu, bilgiyi farklýlýk doðuracak biçimde kullanmak, yeni pazarlar ve ekonomik deðer yaratmaktýr. Bu baðlamda bilgi yönetimi, belge, arþiv ve enformasyon uygulamalarýnýn ötesinde kurumsal bilginin bir bütün olarak yönetilmesini içermektedir. Kurumsal bilgi yönetimi; kurumun bilgi ihtiyaçlarýný karþýlamak, kurum çalýþanlarýnýn kiþisel bilgilerini geliþtirmek ve yeni bilgi üreterek kurumun yararýna kullanmak üzerine odaklanan düþünsel bir sürecin uygulamaya geçirilerek deðer yaratma durumudur.

10 173 Hakemli Yazýlar / Refereed Articles Fahrettin Özdemirci - Cengiz Aydýn Kurumsal Bilgi Kaynaklarý Kurumsal bilgi kaynaklarý, bilgi yönetim sistemin baþarýsý açýsýndan çok önemlidir. Bilgi kaynaklarýnýn tanýmlanmasý, sýnýflandýrýlmasý, düzenlenmesi ve eriþimin saðlanmasý bilgi yönetimine giden yolu belirlemede temel faktördür. "Enformasyonun tükettikleri oldukça açýktýr: Onu kullananlarýn dikkatini tüketir. Bu nedenle, enformasyon zenginliði dikkat yoksunluðu yaratýr ve dikkat becerisini tüketebilecek kadar çok enformasyon kaynaðý ile dikkat arasýnda bir düzen kurmak gerekir -Herbert Simon-" (Tiwana, 2003, s. 75). Bu düzen ancak bilgi kaynaklarýnýn tanýmlanmasý ve bilginin sýnýflandýrýlmasý ile saðlanabilir. Kurumsal bilgi kaynaklarýnýn tespit edilmesi ve sýnýflandýrýlmasý ile kurumun ihtiyaç duyduðu bilgi kaynaklarý ortaya çýkmýþ olacak, eksik olan bilgi kaynaklarýnýn da tamamlanmasý fýrsatý doðacaktýr. Kuruluþ ve iþletmelerde gerek duyulan bilginin, rekabet gücünü artýrabilir hale gelebilmesi için en uygun koþullarda saklanmasý ve gerektiði zamanda ve gerektiði biçimde bu bilgiye ulaþýlabilmesi zorunludur. Tiwana (2003, s. 78)'nýn da vurguladýðý gibi, bilginin hareket alanýnýn iyi bilinmesi gerekir. Bilgi, kurumlarda belgelere, yayýnlara ve iþ süreçlerine yansýyarak kurumsal düzen, kurallar, deneyimler ve uygulamalar olarak kendini gösterir. Kuruluþ ve iþletme çalýþanlarý tarafýndan bilgi üretilir, önemli olan belge ve bilgiler toplanýr ve biriktirilir. Bu belge ve bilgiler, ofislerde geleneksel dosyalarda tutulduðu gibi; MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, AutoCAD, çeþitli sesgörüntü, e-postalar gibi uygulamalarýn dosyalarýnda da tutulur. Önemli belge ve bilgi barýndýran bu dosyalar çoðunlukla üretilen ofislerde, bilgi ve belgeyi üreten kiþilerin belirlediði bir düzende dolaplarda ve kiþisel bilgisayarlarýn yerel dizinlerinde bulunur. Çoðu zaman kuruluþ ve iþletmeden ayrýlan bir çalýþan arkasýnda bir bilgi boþluðu býrakarak gider ve kurumda bilgi akýþýnýn önemli ölçüde sekteye uðramasýna neden olur. Bu dosyalar kurumda var olsa bile, ayrýlan kiþinin bir malý gibi kalýr ve baþkalarý tarafýndan aranamaz ve eriþilemez. Bu bilgilerin kurumsal bilgi yönetimi süreci içine aktarýmýnýn zamanýnda saðlanmasý gerekmektedir. Kuruluþ ve iþletmede belge ve bilgiler tekrar kullaným için düzenlenmemiþse ve kurumun bilgi yönetim sürecine dâhil edilmemiþse bu belge ve bilgi birikiminin korunmasý ve etkin olmasý mümkün deðildir. Ýnternet üzerinden dünyanýn öbür ucundaki belge ve bilgilere milisaniyelerde ulaþabilenler, kendi kuruluþ ve iþletmelerindeki belge ve bilgi birikimlerine eriþebiliyorlar mý? Ya da ne kadar sürede eriþebiliyorlar? Oysa ki pek çok belge ve bilgi kuruluþ ve iþletmelerde vardýr ve bunlar geleneksel ya da elektronik ortamlarda tutulmaktadýr. Ancak bu belge ve bilgi birikimlerin pek çoðu çalýþanlarýn kendilerinde ve kiþisel bilgisayarlarýnýn yerel belleðinde ya da kurumsal eriþime açýk olmayan bir durumda mevcuttur. Bu da kuruluþ ve iþletmelerin sahip olduklarý belge ve bilgi birikimlerden yararlanamama sonucunu doðurmaktadýr.

11 Kurumsal Bilgi Kaynaklarý ve Bilgi Yönetimi Institutional Knowledge Sources and Knowledge Management 174 Kuruluþ ve iþletmelerin belge ve bilgi birikimleri kurumsal eriþime açýk hale getirilirse, çalýþanlarýn gereksinim duyduklarý belge ve bilgi birikimine eriþmelerine olanak tanýnmýþ ve kiþilerin bilgi üretmesine ve edindikleri bilgileri iþ süreçlerine yansýtmalarýna ortam hazýrlanmýþ olacaktýr. Önceleri yalnýzca kiþisel iletiþimde kullanýlan e-postalar, artýk kurumsal bilgi birikimin en önemli parçalarýndan biri olmuþtur. Dolayýsýyla, kurumsal bilgi kaynaklarýnýn yalnýzca belgeler olmadýðý ve e-postalarýn iþ yapma yöntemlerinde önemli bir yer tuttuðu, birçok iþ anlaþmalarýnýn, stratejilerin de e-posta ortamýnda yürütüldüðü göz önüne alýnmalýdýr. Kuruluþ ve iþletmeler e-postalarýn yönetilememesinin yaratacaðý riskleri, ortaya çýkacak iþ yüklerini dikkate almak ve bu çerçevede e-postalarý, e-posta alma ve gönderme iþlevinin ötesinde kurumsal bilgi yönetimi uygulamalarý içerisine dâhil etmek durumundadýr. Kuruluþ ve iþletmelerde çalýþan herkesin edindiði ya da ürettiði bilgiyi paylaþmasý ve bunlarýn bir havuzda toplanarak kurumun bilgi varlýðý haline getirilmesi gerekir. Kurumsal belge ve bilgi birikimi, bir kuruluþ ve iþletmenin yaptýðý iþler hakkýndaki bilgilerin toplamýdýr. Kuruluþ ve iþletmelerde etkin bir bilgi yönetimi gerçekleþtirmek için kurumsal bilgi kaynaklarý üzerinde kontrolü saðlamak gerekir. Zira kontrol edebildiðinizi yönetebilirsiniz. Tüm belge ve bilgi birikimine herkesin eriþmesi gerekli deðildir. Bu bilgi kaynaklarýnýn sýnýflandýrýlýp düzenlenmesi, eriþiminin yetkilendirilmesi ve gerek duyulmayanlarýn elenmesi gerekir. Böylece bir sistem dâhilinde toplanan ve düzenlenen bilgi herkes tarafýndan kendisine tanýnan hak ve yetkiler dahilinde ulaþýlabilir hale getirilebilir. Bilgi çoðunlukla birey ve grup çalýþmalarý ile üretilir. Kuruluþ ve iþletmeler, stratejik anlamda kullanýþlý bir bilginin kurum içerisinde yaratýcýsýndan daha uzun yaþamasýný garanti etmelidir. Önemli bir bilginin yaþamýný uzun zamanlý garantileyecek tek yol o bilgiyi kurumun paylaþýlabilir bir bilgi tabanýna koymaktýr. Bilgi tek baþýna duran bir varlýk gibi ifade edilmesine raðmen, genellikle bir konuyla ilgili belgeler, dosyalar vb. zinciri olarak birlikte tutulmayý gerektirir. Bu da belli bir konu hakkýnda birbirleriyle iliþkili belge ve dosyalarýn bir sitem içerinde düzenlenmesini gerektirir. Kurumsal bilgi kaynaklarýnýn tümünün sýnýflandýrýlmýþ, indekslenmiþ, diðer belge ve dosyalarla iliþkileri tanýmlanmýþ olmalýdýr. Böylece, bir arama söz konusu olduðunda bilgi tabanýndaki tüm iliþkili bilgiler arasýnda baðlantý kurularak, eriþilmek istenen bilginin boyutu geniþletilebilir ya da daraltýlabilir. Herhangi bir tanýmlama, düzenleme ve indeksleme iþlemine tabi tutulmamýþ ofislerdeki dosyalar ve kiþisel bilgisayarlarda yer alan dosyalardaki bilgiler, genellikle tekrar kullanýlamayan, ilgili kiþiler kurumdan ayrýldýðýnda ise eriþilemeyen ya da tamamen yok olan bilgilerdir. Kurumsal bilgi yönetimi, kurumsal belge ve bilgi kaynaklarýnýn sürekli kullanýlabilirliðini saðlayacak bir kurumsal bellek yaratmalýdýr. Bu belleði, kuruluþ ve iþletmelerde bilgi yönetimi için temel

12 175 Hakemli Yazýlar / Refereed Articles Fahrettin Özdemirci - Cengiz Aydýn olan kontrol edilebilir bir deðer olarak 'kurumsal bilgi kaynaklarý'ndan oluþacaktýr. Kuruluþlarda bilgi yönetimi uygulamalarý açýsýndan kurumsal bilgi kaynaklarýný, 'iç bilgi kaynaklarý' ve 'dýþ bilgi kaynaklarý' olarak iki ana baþlýk altýnda deðerlendirmek gerekir. Ýç Bilgi Kaynaklarý Bilgi yönetimi açýsýndan, bir kuruluþtaki iç bilgi kaynaklarýný iki grupta deðerlendirmek mümkündür. Bunlardan birincisi, kurum çalýþanlarý (kurumun insan kaynaklarý); ikincisi ise kurumun doðal faaliyetleri ve yasal yükümlülükleri sonucunda üretilen ve kullanýlan belgeler ve çeþitli yayýnlardan oluþan entelektüel kaynaklardýr. Bu entelektüel kaynaklar, kurumda çeþitli bilgi birimlerinin kurulmasýný, bilgi depolarýnýn oluþturulmasýný ve çeþitli bilgi sistemlerinin varlýðýný zorunlu kýlmaktadýr. Ýç bilgi kaynaklarýnýn ilki ve en önemlisi kurum çalýþanlarýdýr. Yöneticiler, araþtýrmacýlar, uzmanlar, danýþmanlar, her kademedeki çalýþanlarýn yetkinlik, deneyim, bilgi, birikim, beceri ve tecrübeleri, kuruluþ ve iþletmelerin temel iç bilgi kaynaðýný oluþturmaktadýr. Bunun kurum içinde belirlenmesi ve tanýmlanmasý gerekir. Bilgi yönetiminde iç bilgi kaynaklarý olarak çalýþanlarýn görev tanýmlarýnýn yapýlmýþ olmasý ve uzmanlýk alanlarýnýn tanýmlanmasý, çalýþanlarýn bilgi, birikim ve tecrübelerini paylaþmayý saðlayacak bir yapýnýn ve ortamýn oluþturularak düzenlenmesi son derece önemlidir. Bilgi yönetimini, diðer enformasyon merkezli yaklaþým ve uygulamalardan ayýran en önemli farký, insanýn zihninde bulunan bilgi, birikim ve tecrübelerin paylaþýlmasýný saðlayarak yeni bilgi üretmek ve deðer yaratmak oluþturmaktadýr. Ýkincisi ise; kütüphane, dokümantasyon, belge, arþiv gibi kurum bilgi merkezlerinin bilgi kaynaklarýný oluþturan belgeler, arþiv belgeleri ve çeþitli yayýnlarýn yaný sýra muhasebe, personel, müþteri vb kayýtlarýn bulunduðu kurumsal bilgi sistemlerinde çeþitli ortamlarda bulunan veri, enformasyon ve bilgilerdir. Kuruluþlarýn yürüttüðü projeler ve gerçekleþtirdikleri etkinlikler sonucunda üretilen ve alýnan çeþitli bilgi kaynaklarý; kuruluþlarýn belge ve arþiv merkezinin kaynaklarýný oluþturan, kurumlarýn faaliyetlerini yürütürken ve yasal yükümlülüklerini yerine getirirken üretmiþ ya da almýþ olduðu belgeler; kurumda bulunan muhasebe, personel, müþteri hizmetleri gibi bilgi sistemleri yapýsýnda bulunan veri, enformasyon ve bilgi; ar-ge çalýþmalarýndan saðlanan bilgiler, kuruluþlarýn iç bilgi kaynaklarýnýn özünü oluþturur. Bu baðlamda kuruluþlar iç bilgi kaynaklarýný kontrol edebilmek için çeþitli kurumsal bilgi depolarý oluþturmak durumundadýr. Ýç bilgi kaynaklarý; belirlenebilir, tanýmlanabilir ve etkin þekilde yönetilebilir olmasýna raðmen, kuruluþlarýn baþarýsýz olduklarý nokta da burasýdýr. Çünkü iç

13 Kurumsal Bilgi Kaynaklarý ve Bilgi Yönetimi Institutional Knowledge Sources and Knowledge Management 176 bilgi kaynaklarýndan yararlanmak, bu bilgi kaynaklarýný tanýmlamayý, düzenlemeyi ve etkin kullanýmý gerektirmektedir. Kurumlar iç bilgi kaynaklarýný kastederek, çok deðerli bir hazineye sahip olduklarýný dile getirirler ancak bu hazineyi nasýl kullanacaklarýný bilemezler ve bu hazineyi yararlanýlabilir duruma getirmek için gerekli çalýþmayý ve harcamayý yapmaktan da kaçýnýrlar. Bu durum aslýnda kurumlarýn ellerinde bulundurduklarý hazinenin farkýnda olmadýklarýný ya da bu hazineden yararlanmak için nasýl bir yol izleneceðini bilmediklerini göstermektedir. Yani kurumlar iç bilgi kaynaklarýndan yararlanma konusunda yetersiz kalmaktadýrlar. Bunun yerine dýþ kaynaklardan bilgiye daha çabuk eriþebilmektedirler. Ancak, dýþ kaynaklardaki bilgiler, kuruluþun iç kaynaklarýnda yer alan bilgileri hiçbir zaman içermemektedir. Dolayýsýyla iç bilgi kaynaklarýný yeterince devreye sokamayan kuruluþlar, bilgi yönetiminde baþarýsýz olmaktadýr. Bu noktada bilgi yönetiminin baþarýsý, kuruluþun iç bilgi kaynaklarýnýn etkin kullanýlabilmesine ve yönetilebilmesine baðlýdýr. Bu açýdan, kurumsal bilgiyi barýndýran iç bilgi kaynaklarýný yönetemeyen bir kurumun bilgi yönetimi gerçekleþtirmesi mümkün deðildir. Çünkü kuruluþun iç bilgi kaynaklarýnda yer alan, kuruma özgü bu deðerli bilgiler ve deðerler birikimi, baþka hiçbir yerden saðlanamamaktadýr. Dýþ Bilgi Kaynaklarý Yukarýda sözü edilen avantajlarý bir tarafa, iç kaynaklarýn kurumsal bilgi yönetimi baþarýsýnda ihtiyacý tek baþýna karþýlamasý mümkün deðildir. Bu sebeple kuruluþlar dýþ kaynaklardan bilgi saðlamak zorundadýrlar. Dýþ kaynaklar; iç kaynaklara göre daha geniþ bir alaný kapsamaktadýr. Kurum dýþýndaki her tür bilgi merkezleri, çeþitli veri tabanlarý, web sayfalarý, baðýmsýz araþtýrmacýlar, danýþmanlýk hizmeti veren kuruluþlar, çeþitli eðitim programlarý, kongre konferans ve toplantýlar belli baþlý dýþ bilgi kaynaklarýný oluþturmaktadýr. Kuruluþun bilgi gereksiniminin iyi analiz edilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde, kuruluþ ne tür bilgiye gereksinim duyduðunu bilmiyorsa, dýþ bilgi kaynaklarý konusunda da baþarýsýz olacaktýr. Ayný zamanda kurum kendi gereksinimleri doðrultusunda dýþ bilgi kaynaklarýnýn nerede olduðunu ve en hýzlý þekilde nasýl eriþeceðini bilmek durumundadýr. Dýþ bilgi kaynaklarýna eriþme ve kullanma konusunda bir politikasýnýn ve yol haritasýnýn olmasý gerekir. Aksi takdirde bilgi yýðýnlarý arasýnda kaybolacak ve istediði bilgiye istediði zamanda ve en uygun maliyetle eriþmesi hiçbir zaman mümkün olamayacaktýr. Bilgi Kaynaklarýnýn Tanýmlanmasý ve Düzenlenmesi Tüm kuruluþ ve iþletmeler, türleri ve yapýlarý ne olursa olsun, bilgi ve belge üretir, iþler, depolar ve daðýtýrlar. Bu bilgi ve belgeler, kuruluþ ve iþletme için önemli olan her þeyi kapsar. Kurumsal bilgi birikimi oluþturmak ve bu varlýðý

14 177 Hakemli Yazýlar / Refereed Articles Fahrettin Özdemirci - Cengiz Aydýn yönetmek pahalý, ancak kuruluþ ve iþletmelerin iþlerinde baþarý saðlamalarý için oldukça önemlidir. Bu nedenle kuruluþ ve iþletmeler bilgiye en önemli stratejik varlýklarý arasýnda yer vermek ve bilgi sermayelerini hýzla güçlendirmek durumundadýr. Kuruluþ ve iþletmelerin bilgi sermayelerini güçlendirmek için tüm bilgi yönetim araçlarýný dikkate alarak kurumsal bilgi yönetimini uygulamaya koymalarý kaçýnýlmazdýr. Kurumsal bilgi yönetiminin temel amaçlarýndan birisi, sahip olduðu bilgi birikimini çeþitli biçimlerde saklamak ve bu bilgiye gereksinim duyulduðunda en kýsa sürede eriþim saðlamaktýr. Zira bir kurumun bilgi üretmesi ve bu bilgiyi etkili bir biçimde kullanarak ondan deðer elde etmesi ancak geçmiþten gelen kurumsal bilgi ve birikimle mümkündür (Zaim, 2005, s. 194). Bu bakýmdan kurumlar sahip olduklarý bilgiyi yeniden kullanabilecek þekilde tanýmlamak, düzenlemek ve bilgi depolarý oluþturmak durumundadýrlar. Bu baðlamda bilgi yönetimi araçlarýndan tanýmlama, düzenleme ve bilgi depolarý oluþturmanýn amacý, kurumsal bilgiyi belli bir biçime sokarak ona gereksinim duyan herkesin eriþebilmesini saðlamaktýr. Bu, bilginin düzenli, açýk, hareketli ve kolay anlaþýlýr olmasýný saðlayacaktýr. Kurumsal belge ve bilgi birikimi üzerinde denetimi saðlamak, belge ve bilgi birikimine hýzlý eriþmek, çalýþma alanlarýnda ortak belge ve bilgi birikiminin kullanýmý gerçekleþtirmek, kurum çalýþanlarýnýn ürettikleri, elde ettikleri bilgi ve belgelerin sistem içerisine aktarýlmalarýný saðlamak ve verimliliði artýrmak, kurumsal bilgi kaynaklarýnýn tanýmlanmasýndan, düzenlenmesinden ve bilgi depolarý oluþturulmasýndan geçmektedir. Bir kurumda temelde iki tür bilgi vardýr. Birincisi kiþilerin bilgi, birikim, tecrübe ve yeteneklerinin toplamýndan oluþan insanýn kendisinde saklý bulunan örtük bilgi; ikicisi ise yazýlý ve kayýtlý olarak çeþitli bilgi kayýt ortamlarýnda bulunan açýk bilgidir. Bilginin tanýmlanmasý, düzenlenmesi ve bilgi depolarý oluþturulmasýnda örtük ve açýk bilgi ayrýmýna dikkat edilmesi gerekir. Zaim (2005, s. 200)'in de belirttiði gibi, açýk bilginin çeþitli teknolojik sistemler ve araçlar yardýmýyla bireylerden baðýmsýz olarak kolaylýkla saklanabilmesine karþýlýk, kuruluþ ve iþletmelerin bilgi kaynaklarýnýn nispeten çok daha büyük bir bölümünü oluþturan örtük bilginin ayný yöntemlerle saklanmasý oldukça zordur. O halde yapýlmasý gereken iþ, mümkün olduðunca örtük bilgiyi açýk bilgiye dönüþtürme yollarýnýn aranmasýdýr. Zaim (2005 s.200), zor da olsa örtük bilginin, örtük olarak saklanmasýnýn faydalý olacaðýný vurgulamakta ve bir þekilde kiþinin sahip olduðu örtük bilginin diðer kiþilere aktarýlmasýný saðlayarak bu bilginin yalnýzca bir kiþiye özgü olmaktan çýkartýlabileceðini, böylece birden çok kiþinin zihninde örtük bilginin saklanmasýnýn ve kuruma mal edilerek kaybolma ya da elden kaçýrýlma riskinin azaltýlabileceðini söylemektedir. Kuruluþ ve iþletmelerde çalýþanlarýn uzmanlýk alanlarý, bilgi, birikim ve tecrübeleri iç bilgi kaynaklarýnýn önemli bir bölümünü oluþturmaktadýr. Örtük

15 Kurumsal Bilgi Kaynaklarý ve Bilgi Yönetimi Institutional Knowledge Sources and Knowledge Management 178 bilgiyi barýndýran bilgi kaynaðý olarak kurum çalýþanlarýnýn; uzmanlýk alanlarý, bilgi, birikim, yetenek ve tecrübelerinin dikkate alýnarak tanýmlanmasý, örtük bilgiyi sistematize etme ve yerini belirlemede ilk adýmý oluþturacaktýr. Örtük bilgiye eriþimi saðlayacak düzenleme ise kurumun tüm bilgi kaynaklarýný da içeren 'kurum bilgi haritasý'nda yer almalýdýr. Bu baðlamda bilgi haritalarý, kurumsal bilgi kaynaðý olarak örtük bilginin düzenlenmesini ve kaynaðýnýn yerinin gösterilmesini saðlayan önemli bir araçtýr. Kuruluþ ve iþletmelerde iç bilgi kaynaklarýnýn diðer bölümünü ise, belge temelli bilgi birikimi oluþturur. Bu nedenle öncelikle kritik bilgilere kurumsal bir temelde eriþilebilmesi için kuruluþ ve iþletmelerin belge temelli iç bilgi kaynaklarýnýn tanýmlanmasý, sýnýflandýrýlmasý, düzenlenmesi de gerekmektedir. Müþteri kayýtlarý, mali kayýtlar, personel kayýtlarý gibi verileri tutmak için veri tabanlarý hazýrlanýrken ve bunlar düzenli bir þekilde tutulurken, kuruluþ ve iþletmeler tarafýndan üretilen bilgilerin belli bir bölümü ise düzenli bir kayýt sistemine sahip deðildir. Bu bilgiler genellikle çeþitli kâðýt ortamda kayýtlý gayri resmi nitelik taþýyan belgeler, sunumlar, raporlar, toplantý tutanaklarý ve kayýtlarý, e-postalar ve çeþitli formlardýr. Bu tür bilgi kaynaklarýnýn düzenli bir kayýt sistemine sahip olmamasýnýn nedeni; kuruluþ ve iþletmelerin, yalnýzca iþ akýþýný kontrol eden sistemlerine ve bu sistemin gerektirdiði kayýtlarý tutmaya kendilerini adapte etmelerine dayanmaktadýr. Oysaki bu bilgiler de kurumsal bilgi birikiminin önemli bir parçasýný oluþturmaktadýr. Kuruluþ ve iþletmelerin, bilgi kaynaklarýnýn tümünü düzenlemeleri ve kullanmalarý gerekmektedir. Bu baðlamda kurumsal bilgi yönetimi, disiplinler arasý bir yaklaþým olarak bize geleneksel enformasyon kaynaklarýnýn yönetiminden daha kapsamlý bir uygulama alaný olduðunu göstermektedir. Bilginin kuruluþ ve iþletme içinde tekrar kullanýmýný artýrmak için yapýlandýrýlmýþ ve yapýlandýrýlmamýþ mevcut tüm bilgi kaynaklarýnýn bir araya getirilmesi gerekir. Bu bilginin bir kýsmý veri bankalarýnda resmi olarak; bir kýsmý ise gayri resmi bir þekilde farklý yerlerde tutuluyor olabilir. Kurumsal bilgi yönetiminin hedefi, bu bilgi kaynaklarýnýn hepsini bir bütünlük içerinde eriþilebilir, aranabilir, sýralanabilir, basýlabilir, paylaþýlabilir ve kullanýlabilir yapmaktýr. Böylece kuruluþ ve iþletmelere, personel yapýsýnda meydana gelen deðiþiklikler ve bunun sonucunda oluþabilecek bilgi kayýplarýna karþý baðýþýklýk kazandýrýlmýþ olacaktýr. Tanýmlanmayan, sýnýflandýrýlmayan ve düzenlenmeyen bilginin yönetilmesi ve güvenliðinin saðlanmasý mümkün deðildir. Düzenlenmemiþ bilgi, entelektüel kurumsal birikimin kaybedilmesine ve bu birikimden yararlanýlamamasýna neden olurken, yasal açýlardan da riskler doðurur. Tanýmlanmýþ, sýnýflandýrýlmýþ ve düzenlenmiþ bilgi, kuruluþ ve iþletmelerde yapýlandýrýlmýþ bir bilgi yönetiminin temelini oluþturur. Belge ve bilgilerin güvenilirliðini teyit eder, bilgiyi aramak için harcanan zamaný azaltýr ve kuruluþun

16 179 Hakemli Yazýlar / Refereed Articles Fahrettin Özdemirci - Cengiz Aydýn bilgi birikimlerinin deðerini en üst düzeye çýkarýr. Kuruluþ ve iþletmelerin, sahip olduklarý bilgi birikimini rekabet ortamýnda avantaja dönüþtürebilmelerinin yolu, bilgilerini tanýmlamalarýndan, düzenlemelerinden ve bilgi depolarý oluþturmalarýndan geçmektedir. Çünkü bu yaklaþým kurumlarda çalýþanlarýn entelektüel kurumsal birikimden yararlanabilmelerine ortam hazýrlar ve kurumda daha verimli bir iþ gücünün ortaya çýkmasýný saðlar. Eriþilebilen, listelenebilen, sýralanabilen ve kolayca kullanýlabilen tanýmlanmýþ ve düzenlenmiþ bilgi, kuruluþ ve iþletmenin baþarýsýnýn devamý için çok önemlidir. Daha da önemlisi ise bu tür bilginin daðýtým ve paylaþýmýnýn kontrol edilebilir ve kullanýmýnýn ölçülebilir olmasýdýr. Önemli bilgilerin güvenle saklanabilmesi ve yetkisiz ellere düþmemesi; yani güvenli, kontrol edilebilen, en hýzlý þekilde yararlanýlabilen bir bilgi varlýðý oluþturmak ve yönetmek için, kurumsal bilgi yönetiminin, kurumsal bilgi birikimini tanýmlayýcý ve düzenleyici bir yaklaþýmý benimsemesi gereklidir. Kuruluþ ve iþletme alanýný, günlük etkinlikler için baðýmsýz bir þekilde yeterli hale getirmek, kurumda bilgi üretmeyi ve paylaþmayý deðer zincirinde önemli bir yere koymakla mümkün olacaktýr. Bilgi, kurum içinde kaybolmayacak, kurumsal bellekte toplanarak düzenlenecek, korunacak, gerektiði her yerde, her zaman kullanýlamaya hazýr olacak ve kurum çalýþanlarý bu sistemden önemli yarar saðlayacaktýr. Örneðin yasalar ya da yasalardan ve idari düzenlemelerden oluþan bir külliyat belirli bir düzene ve sisteme sahiptir. Bir yasa metni çeþitli bölümlerden ve numaralandýrýlmýþ maddelerden oluþmakta; yani belirli bir düzen içinde verilmektedir. Bunlar yasaya ya da yasada yer alan bir hükme eriþmek için kullanýlmaktadýr. Hâkimler, savcýlar ve avukatlar, bu yasada sýralanan bilgilere göre iþlem yaparken ya da karar verirken bu iþlem ya da kararlarýna da birer dayanak bulmaktadýr. Yasalarýn maddeler halinde sýralanarak verilmesi, yasa içinde istenilen bilgiye hýzlý eriþimi saðlarken, bunlarýn diðer maddelerle, yasalarla hatta diðer yasalarýn maddeleriyle olan iliþkilerini de göstermektedir. Yasalarýn belirli bir düzen içinde olmasý bilgiyi eriþilebilir ve kullanýlabilir biçime sokmaktadýr. Yasa metni hiçbir düzenleme yapýlmadan düz metin olarak da verilebilirdi. O zaman hâkim, savcý ve avukatlarýn ihtiyaç duyduklarý yasa hükümlerine eriþmeleri, iþlemlerine ve kararlarýna dayanak bulmalarý ya çok zor ya da imkânsýz hale gelmiþ olurdu. Bunun gibi, kuruluþlarýn bilgi birikiminin düzenlenmesi de bilgiyi eriþilebilir ve uygulanabilir bir biçime sokmak için gereklidir. Kurumlarda çalýþanlar da bu bilgi birikimine eriþerek iþlerini verimli bir þekilde yürütür ve en doðru kararlarý verebilirler. Düzenlemede istenilen bilginin kaynaklarýný bulmanýn ne kadar önemli olduðu açýktýr. Eðer bilginin nerede olduðunu bilmiyorsanýz onunla bir þey yapamaz, hatta büyük olasýlýkla elinizdeki bilginin ne olduðunu dahi bilemezsiniz.

17 Kurumsal Bilgi Kaynaklarý ve Bilgi Yönetimi Institutional Knowledge Sources and Knowledge Management 180 Kurumsal bilgi kaynaklarý ve bilgi birikiminden yararlanýrken harcanan zamanýn en aza indirilmesi kurumsal bilgi yönetiminin hedeflerindendir. Bunu saðlamanýn yolu hiç kuþkusuz ki, bilgi kaynaklarýna ve bilgi birikimine eriþmeyi ve yararlanmayý saðlayacak tanýmlamanýn ve düzenlemenin yapýlmasýndan geçer. Hatta söz konusu kuruluþ ve iþletme için bilgi üretilmesi muhtemel konular dikkate alýnarak önceden hazýrlanmýþ sýnýflama þemalarý çerçevesinde üretilen bilginin, üretimi esnasýnda bir sistem dâhilinde depolanmasý saðlanmalýdýr. Enformasyon bilimleri, özellikle belge yönetimi disiplini, uzun yýllardýr bu konularda teoriler geliþtirmiþ ve baþarýlý uygulamalar gerçekleþtirmiþtir. Kurumsal bilgi yönetiminin, enformasyon bilimleri, özellikle de belge yönetimi teori ve uygulamalarýndan yararlanmasý kaçýnýlmazdýr. Kuruluþ ve iþletmelerin bilgi yönetimi yaklaþýmlarýnýn, bilgi kaynaklarý ve bilgi birikimine hýzlý ve etkili þekilde eriþim saðlayacak teori ve uygulamalardan uzak olduklarý görülmektedir. Kuruluþ ve iþletmelerde karar verme sürecinin hýzlandýrýlmasýný, bilgi ve belge güncelliðinin saðlanmasýný ve iþ açýsýndan kritik belge ve bilgilere kurumsal bir temelde eriþilmesini saðlamak için, kuruluþlarýn belge ve bilgilerini etkili ve güvenli bir þekilde yönetmelerine, düzenlemelerine ve paylaþmalarýna olanak tanýyacak bir sisteme gereksinimleri vardýr. Bilgi yönetim süreçlerinin tam olarak anlaþýlmasý, geliþtirilmesi ve uygulanmasýnda önemli rol oynayan bilgisayar bilimi alanýnýn dýþýnda özellikle enformasyon bilimleri etkinliðini göstermektedir. Enformasyon bilimleri bilgi kaynaklarýnýn tanýmlanmasý, düzenlenmesi ve bilgi depolarý oluþturulmasý konusunda oldukça ileri tekniklere ve uluslararasý kabul görmüþ uygulamalara sahiptir ve uzun yýllardan beri bilginin tanýmlanmasý, düzenlenmesi ve eriþimi konusundaki çalýþmalarýný baþarý ile yürütmektedir. Bilgi yönetimi, enformasyon biliminin teori ve uygulamalarýndan yararlanmak zorundadýr. Kuruluþ ve iþletmeler için enformasyon bilimleri özellikle belge yönetim çözümleri, kurumsal bilgilerin güvenliðini ve bütünselliðini saðlamada, belge ve bilgilerin depolanmasýnda, düzenlenmesinde, saklanmasýnda ve kullanýmýnda zaman kaybý ve karmaþýklýðý ortadan kaldýrarak sahip olunan belge ve bilgi birikiminin rekabet ortamýnda avantaja dönüþtürülmesine olanak tanýmaktadýr. Kuruluþ ve iþletmelerde enformasyon bilimleri, özellikle belge yönetiminin etkin çözümleri, kurumsal bilgi yönetimini baþarýya götüren yolu saðlam temellere oturtarak, kurumsal bilgi birikiminin güvenli ve etkin þekilde yönetilmesini ve bu içerikten verimli bir biçimde yararlanýlmasýný ve belge temelli bilgi birikiminin denetlenmesini saðlayacaktýr. Böylece geleneksel belgelerden elektronik belgelere, form mektuplardan e-postalara, grafiklerden mühendislik çizimlerine, dijitalleþtirilmiþ kâðýt ortamlardan elektronik temelli kayýtlara kadar tüm kurumsal içerik, kolayca eriþilebilmesi ve kullanýlabilmesi için tanýmlamada ve düzenlemede bütünselleþtirilmiþ bir bilgi tabanýnda toplanabilecektir. Enformasyon bilimleri, özellikle belge yönetimi, daha geniþ içeriðe sahip ol-

18 181 Hakemli Yazýlar / Refereed Articles Fahrettin Özdemirci - Cengiz Aydýn an kurumsal bilgi yönetimi uygulamasýnýn temel bir bileþenidir. Bu temel bileþen, tüm belgelerin tek bir merkezden kontrol edilerek düzenlenmesinin ve yönetilmesinin zeminini oluþturacaktýr. Kuruluþ ve iþletmelerin, gizlilik, yetkilendirme ve diðer gereksinimlerle uyumlu olarak, e-postalarýn otomatik olarak kurumsal belge yönetim sistemi içinde düzenlenmeleri ve sýnýflandýrýlmalarý saðlanabilir. Belgelerle ilgili yasal ve idari sorunlarý çözmek ayný zamanda riskleri azaltmak, maliyeti düþürmek ve gereksiz bilgi birikiminden kaynaklanan olumsuz sonuçlarý ortadan kaldýrmak gibi iþlevleri de yerine getirebilecektir. Kurumsal belge ve bilgi birikiminin tanýmlanmasý ve düzenlenmesi, kuruluþ ve iþletmenin birimlerinin ürettiði bilgi ve belgeyi aramayý, eriþmeyi, listeleyebilmeyi, çeþitli varyasyonlara göre sýralayabilmeyi, belge ve bilgilerin iliþkilerini ortaya koyabilmeyi saðlayacak; hýzlý ve isabetli bir þekilde eriþim ise iç iletiþimi artýrarak iþ kalitesini, motivasyonu ve yaratýcýlýðý yükseltecektir. Bilgi yönetiminde bilginin depolanmasýný belli bir yerle sýnýrlamak gibi bir sorun bulunmamaktadýr. Çünkü kullanýcý için aradýðý bilginin nerde olduðu hiç önemli deðil, önemli olan aradýðý bilgiye en hýzlý þekilde eriþmek ve eriþtiði ya da sunulan bilginin güvenilirliði ve doðruluðudur. Kurumsal bilgi yönetiminde bilgiye hýzlý eriþmenin ve eriþilen bilginin güvenirliliðinin yolu, bilgi kaynaklarýnýn ve bilginin tanýmlanmýþ ve düzenlenmiþ olmasýndan geçmektedir. Bu baðlamda kuruluþlarda farklý nitelik ve niceliðe sahip iç ve dýþ bilgi kaynaklarýna iliþkin tanýmlama ve düzenleme çalýþmalarýnýn bütünleþtirilmesini ve iliþkilendirilmesini saðlayan kurumsal bilgi haritalarýnýn hazýrlanmasý da kurumsal bilgi kaynaklarýnýn düzenlenmesinin nihai noktasýný oluþturmaktadýr. Basýlý kaynaklar ve arþiv kaynaklarýndan bilgi gereksinimlerini karþýlayan tarihçiler için, basýlý kaynaklar içinde en önemlileri kitap ve dergidir. Arþiv kaynaklarý da araþtýrmalar için birincil öneme sahiptir. Orijinal bilgi saðlamalarý nedeniyle önemli bir bilgi kaynaðý niteliði taþýyan arþiv belgelerinin, tarihçiler tarafýndan mikrofilmi veya dijital formu deðil orijinali tercih edilmektedir. Eski tarihli kaynak kullanýmýnýn yaygýn olduðu bu alanda, kullanýlan kaynak yaþýnýn 10 yýl ve daha eski olduðu görülmektedir. Yabancý dildeki kaynak kullanýmý da oldukça sýnýrlýdýr. Bilgiye eriþimde resmi ve resmi olmayan bilgi kanallarýný bir arada kullanan tarihçiler için meslektaþlarla iletiþim bilgi kaynaklarýna eriþimde olduðu kadar, konu seçiminde de önemli bir rol oynamaktadýr. Tarihçiler için bilgiye eriþimde önemli bir bilgi davranýþý da dipnotlarýn takibidir. Bu alanda dikkati çeken bir diðer önemli bilgi davranýþý ise, bilgiye tesadüfi olarak eriþimdir. Son yýllarda elektronik ortamda eriþilebilir bilginin artmasýyla bu ortamdaki bilgiyi kullanma çabasý içine giren tarihçilerin, elektronik kaynak kullanýmýný kendi kendilerine öðrendikleri ve veri tabanlarýnda basit taramayý tercih ettikleri bilinmektedir. Tarama stratejisi oluþturma veya geliþtirme konusunda da yalnýz kalan tarihçiler, kütüphaneciye danýþma konusunda çekimser davranmaktadýrlar

19 Kurumsal Bilgi Kaynaklarý ve Bilgi Yönetimi Institutional Knowledge Sources and Knowledge Management 182 Bilgi merkezlerinin aktif ve önemli bir kullanýcý grubunu oluþturan tarihçilerin, verilen bilgi hizmetlerinden yeterince faydalanamadýklarý, bunda da kütüphaneciye duyduklarý güvensizliðin önemli bir etken olduðu söylenebilir. Hem arþivlerde hem de kütüphanelerde kullanýcý eðitimi programlarý geliþtirilerek, bu grubun kütüphane hizmetlerinden daha etkin bir þekilde yararlanmasý saðlanabilir. Kütüphanelerde konu uzmanlýðýnýn geliþtirilmesiyle de daha verimli bir danýþma hizmeti saðlanabilir. Veri tabaný kullanýmýnýn bu alanda yetersiz olmasý da, tarih alanýndaki veri tabaný sayýsýnýn az olmasýna ve tam metin eriþimin eksikliðine baðlanabilir. Dünyada kullanýcý araþtýrmalarý literatürü, yapýlan yeni araþtýrmalar ve yayýnlarla sürekli bir deðiþim ve geliþim içindedir. Bu araþtýrmalar içinde tarihçiler, giderek artan düzeyde önemli bir yer edinmektedirler. Bilgi Haritalarý Bilgi haritalarý çeþitli metinler, rakamlar, þekiller ve semboller kullanýlarak hazýrlanan ve bilgi kaynaklarý ile bilgiye gereksinim duyanlar arasýndaki baðlantýyý saðlayan temel bir eriþim aracýdýr. Kuruluþun bilgi kaynaklarýnýn bir haritasýnýn çýkarýlmasý iþi, bilgi kaynaklarýný düzenleme sürecinin zirvesini ve en önemli parçasýný oluþturur. Bilgi haritalarý genellikle kuruluþ içerisinde tanýmlanmýþ, sýnýflandýrýlmýþ, düzenlenmiþ ancak farklý ortamlarda ve yerlerde bulunan bilgiye nasýl ulaþýlacaðýný ortaya koymak amacýyla hazýrlanýr. Bilgi haritalarý bilginin bulunduðu yeri gösterir ama bilgiyi içermez. Bu bilgi deposu deðil yalnýzca bir rehberdir. Bilgi haritalarý tipik olarak bilgileri ve veri tabanlarýný olduðu kadar insanlarý da gösterir (Davenport ve Prusak, 2000, ss ). Bu bakýmdan bilgi haritalarý, örtük bilgiye eriþimi saðlayan en önemli araçtýr ve kuruluþlardaki insanlara bir konuda uzmanlýða gereksinim duyduklarýnda nereye gideceklerini gösterir. Genel olarak normalde ulaþýlmasý zor bilgilere bu haritalar kolayca eriþebilme fýrsatý sunar. Bilgi haritalarý bir anlamda envanter görevi de yaparlar. Bilgi haritasý kurumda hangi bilginin var olduðunu ve nerede bulunduðunu gösteren kurumsal bir resimdir. Bu nedenle kurumdaki bilgi birikimini deðerlendirme, yararlanabilecek güçlü yönleri ve giderilmesi gereken boþluklarý açýða çýkarmak için bir araç olarak da kullanýlabilir. Kurumun organizasyon þemasý bilgi haritasýnýn yerini tutmaz. Görev unvaný bilginin yerini gösterecek güvenilir bir danýþman olmayabilir. Ýyi bir bilgi haritasýnýn geleneksel birim sýnýrlarýný aþmasý gerekmektedir (Davenport ve Prusak, 2000, ss ). Bilgi haritasýný çýkarmak için gerekli bilgi her zaman kuruluþlarda vardýr, ama genellikle daðýnýk ve belgelendirilmemiþ haldedir. Önemli olan bu parçalarý bir araya getirmek ve bütünü tamamlamaktýr. Her çalýþan zihninde haritanýn bir

20 183 Hakemli Yazýlar / Refereed Articles Fahrettin Özdemirci - Cengiz Aydýn parçasýný taþýr. Kendi uzmanlýðýnýn ne olduðunu ve belli zorluklara yanýt bulmak için nereye gideceðini bilir. Kurumsal düzeyde bir harita çýkarmak bu bireysel mini haritalarý birleþtirmeyi gerektirir. Bilgi haritasýný çýkarmada çalýþanlarýn hangi bilgiye sahip olduklarý ve gerek duyduklarý bilgiyi nereden aldýklarýný soran anketler yapýlabilir. Alýnan yanýtlar incelenir ve bir araya getirilir. Çok sayýda özel haritadan genel bir harita çýkarýlýr (Davenport ve Prusak, 2000, s. 111). Bilgi yönetiminde yaygýn olarak kullanýlan bilgi haritasý türü entelektüel sermaye rehberleridir (Wexler, 2001, s. 252). Bilgi haritalarý, kuruluþlarda bir taraftan örtük bilgiyi barýndýran kiþileri ve bu kiþilerin niteliklerini vererek yerlerini iþaret eden; ayný zamanda kuruluþtaki diðer iç ve dýþ bilgi kaynaklarýnýn yerini ve içeriðini gösteren temel kýlavuz niteliði taþýyan bir eriþim aracý olarak oraya çýkmaktadýr. Yani bilgi haritalarý, gerek örtük ve açýk, gerekse iç ve dýþ bilgi kaynaklarýný kapsayacak þekilde hazýrlanmasý gereken bir eriþim aracýdýr. Bilgi haritalarý, bilgiye ihtiyaç duyulduðunda bu bilgilerin en doðru, en hýzlý ve en etkili biçimde nereden saðlanacaðýný gösteren araçlardýr. Bu baðlamda 'bilgi haritalarý' kurumsal bilgi birikiminin tanýmlanmasý, sýnýflandýrýlmasý ve düzenlenmesi çalýþmalarýnýn en üst seviyesini göstermektedir. Bu üst seviyeye saðlýklý bir þekilde eriþebilmek için kuruluþ ve iþletmelerde, her düzeyde bilgi kaynaklarýný, tanýmlama, sýnýflandýrma ve düzenleme iþlemlerinden adým adým geçirmek gerekmektedir. Kurumsal bilgi birikimi için tanýmlama, sýnýflandýrma ve düzenleme çalýþmalarýný yapmadan doðrudan bilgi haritalarý hazýrlamaya kalkmak, kurumsal bilgi yönetiminde baþarýsýzlýðý baþtan kabul etmek anlamýna gelecektir. Sonuç ve Öneriler Denetim altýna alabildiðinizi ve kontrol edebildiðinizi yönetebilirsiniz. Zira her açýk ve kayýtlý bilgi herkesin ulaþabileceði bilgi deðildir. Bu bilgi kaynaklarýnýn gruplandýrýlýp düzenlenmesi, gereksinim kalmayanlarýn elenmesi ve yetkilendirilmiþ bir eriþimin saðlanmasý gerekir. Kuruluþ ve iþletmelerde bilginin tanýmlanmasý, düzenlenmesi ve bilgi depolarýnýn oluþturulmasý, iþlevsiz durumda bulunan bilgi kaynaklarýna iþlerlik kazandýracak; bu sayede baþta yöneticiler olmak üzere tüm çalýþanlar, yapacaklarý iþlerde ve verecekleri kararlarda kendilerine güvenilir bilgi ve belge desteði bulmuþ olacaktýr. Kurumsal bilgi yönetimindeki asýl hedef bilgi üretmek ve bilgiyi iþ süreçlerine yansýtmaktýr. Kuruluþlar bilgi üretebilmek için iç ve dýþ bilgi kaynaklarýndan yararlanýrlar. Bilginin üretilmesi ve geliþtirilmesi, düzenlenmesi, bilgi depolarý oluþturulmasý ve transfer edilmesi önemli olsa da, bilgi ancak paylaþýldýðý, kullanýldýðý ve iþ süreçlerine yansýtýldýðý ölçüde yarar saðlar. Bilgi çalýþanlarýn zih-