SERMAYE ŞİRKETLERİ İÇİN PAY DEFTERİ KAYIT VE YENİLEME ESASLARI

Transkript

1 SERMAYE ŞİRKETLERİ İÇİN PAY DEFTERİ KAYIT VE YENİLEME ESASLARI Soner ALTAŞ 11 ÖZ Türk Ticaret Kanunu ve ikincil düzenlemeler uyarınca sermaye şirketleri olan anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde pay defteri tutulması zorunludur. Bahsigeçen şirketlerde pay defterinin hiç tutulmaması veya pay defteri bulunmakla birlikte içerisinde hiçbir kayda yer verilmemesi ya da pay defterinin yasada öngörülen süre boyunca saklanmaması hallerinde, TL den TL ye kadar adlî para cezası uygulanır. Bu nedenle, pay defterinin usulüne uygun şekilde tutulması ve gerekli kayıtların yapılması önem arz etmektedir. Bu çalışmada, pay defterine kayıt ve bu defterin yenilenmesi esasları ele alınmaktadır. Anahtar Sözcükler : anonim şirket, limited şirket, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirket, pay defteri, kayıt düzeni, defter yenileme. 1. GİRİŞ 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu(T.C. yasalar, ) (TTK) 12 nun 64 üncü maddesinin birinci fıkrasında Her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. denildikten sonra, aynı maddenin dördüncü fıkrasında Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticari defterlerdir. hükmüne yer verilerek, pay defterinin defter tutma yükümlülüğü kapsamında yer aldığı açıkça belirtilmiştir. 19 Aralık 2012 tarihli ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ in 4 üncü maddesinin birinci fıkrası ile de sermaye şirketleri olan anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin pay defteri tutmakla yükümlü vurgulanmıştır. * 11 * * Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Başmüfettişi 12 Çalışmamızda, 13 Ocak 2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu için TTK kısaltması kullanılmıştır. Makale Geliş Tarihi: Yayın Kurulu Kabul Tarihi: TEMMUZ - AĞUSTOS

2 TTK nın m.562/f.6 hükmüne göre, pay defterinin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi yahut saklanmaması hallerinde, sorumlular 300 günden az olmamak üzere adlî para cezasıyla cezalandırılırlar. Diğer bir ifadeyle, anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirkette pay defterinin hiç tutulmaması veya bir defter bulunmakla birlikte içerisinde hiçbir kayda yer verilmemesi ya da pay defterinin saklanmaması hallerinde, sorumlularına, en az TL, en fazla TL adlî para cezası verilir (Altaş, 2013:243). İşte bu çalışmada, pay defterine kayıt ve bu defterin yenilenmesi esasları üzerinde durulacaktır. 2. PAY DEFTERİNE KAYIT ESASLARI Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ uyarınca, pay defteri, ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı bir defterdir. Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde pay defterine, senede bağlanmamış pay ve nama yazılı pay senedi sahipleriyle, intifa hakkı sahipleri kaydedilir. Bu şirketlerde, pay defterine yapılacak kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır: a) Pay sahibinin adı soyadı veya unvanı, b) Pay sahibinin iletişim bilgileri, c) Varsa pay üzerindeki intifa hakkı sahiplerinin adı soyadı veya unvanı ve intifa hakkı sahibi oldukları paylar, ç) Varsa intifa hakkı sahiplerinin iletişim bilgileri, d) Payın nominal değeri, e) Sahip olunan pay sayısı ve toplam tutar, f) Payın tertibi, g) Payın edinme tarihi, ğ) Deftere kayıt tarihi, h) Payın senede bağlanıp bağlanmadığı ve türü, ı) Payın edinimi ve devrine ilişkin gerekli açıklamalar. Limited şirketlerde ise pay defterine ortakların, adları, adresleri, her ortağın sahip olduğu esas sermaye payının sayısı, esas sermaye paylarının devirleri ve geçişleri ile itibarî değerleri, grupları ve esas sermaye payları üzerindeki intifa ve rehin hakları sahiplerinin adları ve adresleri yazılır. 150 TEMMUZ - AĞUSTOS

3 Pay defterinde, her ortak ayrı bir sayfada izlenir. Payı/pay senedini devralan yeni ortak veya pay sahibi de ayrı bir sayfada izlenir. Ancak, payın usulüne uygun olarak devredildiği ispat edilmediği sürece, devralan pay defterine yazılamaz. 3. PAY DEFTERİNE KAYDIN NİTELİĞİ Pay defterine kayıt, kurucu değil, bildirici bir nitelik taşımaktadır. Yargıtay 11. HD nin 23/11/1978 tarihli, E.1978/4631, K.1978/5252 sayılı kararı bu yöndedir. Doktrindeki görüş de aynı istikamettedir. Tekinalp ve diğerlerine göre; ETK nın 417 nci maddesinin dördüncü fıkrasında şirkete karşı ancak pay defterinde kayıtlı bulunan kimse ortak sıfatını haizdir hükmü yer alsa da, pay defterindeki kayıt kurucu değil, bildirici nitelik taşıdığından, aksi her zaman ispat olunabilir (Tekinalp ve diğerleri, t.y., s.372). Ayrıca, Yargıtay 11. HD nin 8/10/1993 tarihli, E.1992/6626, K.1993/6317 sayılı kararında da pay defterine kayıt oy hakkına sahiplik açısından ancak bir karine oluşturur. Pay sahipliği sıfatının ortaklıkça kabulü ve ispatı açısından sadece pay defterine dayanılırsa, defterin bulunmaması, düzenli kayıt yapılmaması, yazının gerçek dışı ve hatalı olması halinde ona mutlak bir anlam tanınmış olur ve bu şekildeki benimseme gerçek ortakların haklarının zayi olmasına neden olabilir. Oysa pay defterindeki kaydın aksi ispat edilene kadar bir karine oluşturacağının kabulü ve bu defterdeki kaydın kurucu değil bildirici ve açıklayıcı nitelikte olduğu mahkeme içtihatlarında ve Doktrinde benimsenmiş bulunmaktadır. denilerek, pay defterine yapılan kayıtların kurucu değil bildirici nitelik taşıdığı vurgulanmıştır. Dolayısıyla, ortak (paysahibi) sıfatının tespitinde pay defterindeki kayıt bir karine teşkil etse de, aksinin ispat edilmesi her zaman için mümkündür. Ayrıca, pay defteri, bir ticari defter olduğundan, bu deftere yapılan kayıtların yasal dayanağının da bulunması gerekir. Bir diğer deyişle, pay devri neticesinde bir kişinin ortak sıfatı kazanıp yeni ortak olarak pay defterine kaydedilebilmesi için, payın kanuna uygun bir şekilde devredildiğini ispat eden vesikaların, sözleşmelerin, mahkeme ilamlarının vs. şirkete bildirilmiş olması ve şirket tarafından muhafaza edilmesi de gerekir. TEMMUZ - AĞUSTOS

4 4. PAY DEFTERİNİ YENİLEME ESASLARI Pay defteri, ticari bir defter olduğundan, TTK uyarınca onaylatıldıktan sonra kullanılması gerekir. TTK nın 64 üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca, pay defterinin, açılış onayı kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayı ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır. Kuruluş sırasında şirket dilerse bu defterin açılış onayını ticaret sicili müdürlüğüne de yaptırabilir. Pay defteri için kapanış onayı zorunluluğu ise bulunmamaktadır. Şirket tarafından tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defter (limited şirkette ayrı olarak tutuluyorsa müdürler kurulu karar defteri) zorunlu olarak her hesap dönemi için açılış onayına tabi tutulmakla birlikte, pay defterinde yeterli yaprak varsa, yani bu defter eğer dolmamış ise, izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırmaksızın kullanılabilir. Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ uyarınca, pay defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda ise, açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni defterin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine, yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayıyı belirterek şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz. Türkiye Noterler Birliği nin 13/02/2013 tarihli ve 19 sayılı Genel Yazısı nda ise; a) Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ in 13 üncü maddesinin altıncı fıkrasında pay defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defterin kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edileceği hususu düzenlenmiştir. Pay defterinin sayfalarının bitmiş olması, pay defterinin zayi olması veya defterin fiziksel olarak mevcut olmasına rağmen herhangi bir nedenle kullanılamaz hale gelmesi durumları pay defterinin yenilenmesi gereken hallerdendir. Defterin daha önce hiç tutulmamış olması halinde, ilgililerin yazılı beyanı alınarak yeni bir pay defteri oluşturmak suretiyle defter yeni tasdik ediliyormuş gibi açılış onayı yapılması gerekmektedir. 152 TEMMUZ - AĞUSTOS

5 b) Ayrıca, Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ in 14 üncü maddesinin (e) bendi gereğince onayda yer alması gereken Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarına ilişkin bilginin ilgililerin beyanına göre yazılmasının uygun olacağı değerlendirilmektedir. denilmesi nedeniyle, Pay defteri açılış onayı yapılmak üzere noterliklere başvurulduğunda, pay defterinin olmadığının ve hiçbir şekilde bu defterin tutulmadığının beyan edilmesi ve dolayısıyla kullanımına son verilecek bir defter ibraz edilememesi halinde, ilgilinin ilk kez pay defteri tasdik edildiğine ilişkin beyanının alınması suretiyle onaylama işleminin yapılabileceğine, Açılış onayları yapılacak defterin ilk sayfasına yazılacak, tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı bilgisinin, buna ilişkin bir belge aranmadan, ilgilinin beyanına göre yazılmasına, 3) tarihli ve 472 sayılı cevabi yazısında da, noterlerce tasdik edilen defterlerin mahiyet ve adetleri ve bunların kime ait olduğunun ilgili ticaret sicili müdürlüğüne bildirilmesi uygulamasının devam ettirilmesinde bir mahzur bulunmadığının bildirilmesi nedeniyle, noterlerce tasdik edilen defterlerin Gelir İdaresi Başkanlığına bildirilmesi hususunda öngörülen süre içinde ilgili ticaret sicili müdürlüğüne de bildirimde bulunulmasının uygun olacağına, karar verilmiştir. denilerek; - Pay defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda, açılış onayı yapılacak yeni defterin kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilmesi gerektiği, - Pay defterinin daha önce hiç tutulmamış olması halinde ise, ilgililerin yazılı beyanı alınarak yeni bir pay defteri oluşturmak suretiyle defter yeni tasdik ediliyormuş gibi açılış onayı yapılması gerektiği belirtilmiştir. 5. ÖZET VE SONUÇ Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler, pay defteri tutmakla yükümlüdürler. Pay defterine kayıt, kurucu değil, bildirici bir nitelik taşımaktadır. Pay defterindeki kaydın aksi ispat edilene kadar bir karine oluşturacağının kabulü ve bu defterdeki kaydın kurucu değil bildirici ve açıklayıcı nitelikte olduğu mahkeme içtihatlarında ve Doktrinde benimsenmiş bulunmaktadır. Bu itibarla, pay devri neticesinde bir kişinin ortak sıfatı kazanıp yeni ortak olarak pay defterine kaydedile- TEMMUZ - AĞUSTOS

6 bilmesi için, payın kanuna uygun bir şekilde devredildiğinin şirkete karşı ispat edilmesi, diğer bir ifadeyle devre ilişkin vesikaların, sözleşmelerin, mahkeme ilamlarının vs. şirkete bildirilmiş olması ve şirket tarafından da muhafaza edilmesi gerekir. Pay defterinin zayi olması veya defterin fiziksel olarak mevcut olmasına rağmen herhangi bir nedenle kullanılamaz hale gelmesi durumlarında yenilenebilir. Defterin daha önce hiç tutulmamış olması halinde ise, ilgililerin yazılı beyanı alınarak yeni bir pay defteri oluşturmak suretiyle defter yeni tasdik ediliyormuş gibi açılış onayı yapılması gerekmektedir. KAYNAKÇA : Altaş, Soner (2013). Pay defteri Tutmayanlara 73 Bin Lira Ceza Verilebilir?. Yaklaşım Dergisi, 248, (2013) : Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ( ) Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ, Ankara: Resmi Gazete (28502 sayılı) Poroy, Reha, Tekinalp, Ünal, ve Tekinalp, Gülören (1981). Ortaklıklar Hukukunda Organların Sorumluluğu: Anonim, Limited, Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Ortaklıklar İle Kooperatiflerde. İstanbul Üniversitesi Hukuk Fakültesi Mecmuası, 1-4, (1981) : , tarihinde view/ / , adresinden erişildi. T.C. Yasalar ( ) 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, Ankara: Resmi Gazete (27846 sayılı) Yargıtay 11.HD nin (08/10/1993) E.1992/6626, K.1993/6317 sayılı kararı. Yargıtay 11.HD nin (23/11/1978) E.1978/4631, K.1978/5252 sayılı kararı. 154 TEMMUZ - AĞUSTOS