TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ

Transkript

1 SAKARYA ÜNİVERSİTESİ TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ Hafta 6 Yrd. Doç. Dr. Semra BORAN Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi ne aittir. "Uzaktan Öğretim" tekniğine uygun olarak hazırlanan bu ders içeriğinin bütün hakları saklıdır. İlgili kuruluştan izin almadan ders içeriğinin tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz. Her hakkı saklıdır 2008 Sakarya Üniversitesi

2 TAKIMLAR VE TAKIM ÇALIŞMALARI İşletme çalışanları kişisel olarak veya takım çalışmalarında yer alarak iyileştirme faaliyetlerini yerine getirirler. Takım çalışmalarında kişilerin ve organizasyonun yararı ve iş yerinde grup kültürü oluşturmak için bütün çalışanların bilgi ve deneyimlerini kullanmaları sağlanır. Farklı özelliklere sahip bir çok takım çeşidi olmasına rağmen hepsinin temel amacı kişilerin iyileştirme faaliyetleri içinde yer almasını sağlayarak organizasyonun performansının iyileşmesini sağlamaktır. İşletme içinde her alanda her tür konuyla ilgili takımlar oluşturulabilir. Üyeleri aynı alanda çalışan kişilerden oluşan takımların odakları farklı alanlardan gelen kişilerden oluşan iç müşteri ve tedarikçi arasındaki problemleri ele alan takımların odağından daha dardır. İsimleri kalite çemberleri, çıktı iyileştirme takımları, problem giderme takımları, kendi kendini yöneten iş takımları, proses iyileştirme grupları, görev grupları, istatistiksel proses kontrol takımları, hata nedeni ortadan kaldırma takımları, düzeltici faaliyet takımları, kaizen takımları gibi değişen bu takımların her birinin sahip olduğu özellikler farklıdır. Tasarım, kalite güvencesi, maliyetler, standardizasyon, teslim ve tedarik gibi alanlarda birlikte çalışanlar bir araya gelerek oluşturulan takımlar ile aynı zamanda sürekli iyileştirme faaliyetlerinde yer alırlar. Çalışanlar iki veya daha fazla takım tipi arasında kalabilirler. Takım Çeşitleri Çok iyi çalışma performansına sahip işletmelerde bir çok takım çalışmalarının yer aldığı görülmektedir. Örneğin, tepe yönetim etkin takım gibi birlikte çalışır, çeşitli birimlerin ve işlemelerin yöneticileri takım olarak çalışır, FMEA, SPC, eş zamanlı mühendislik, kıyaslama, tedarikçi geliştirme, ISO 9000 kalite yönetim serileri kayıt ve iç denetimlerde ihtiyaç duyulan takım faaliyetlerinde farklı fonksiyonlardan kişiler beraber çalışırlar. Fonksiyonlar bazında takımların yanı sıra aynı işi yapan çalışanların oluşturduğu takımlarda vardır. Bazı durumlarda takımlar hiyerarşik yapıdadır. Örneğin düzeltici faaliyet takımı kalite iyileştirme takımının altında yer alır. İşletmelerin tepe yöneticileri etkin takım çalışması içinde yer almadıkları ve birleşme göstermedikleri sürece çalışanların takımlarda etkin olarak yer almasını sağlamak mümkün olamayacaktır. Çok iyi performans gösteren işletmelerde takımların oluşturulması, ilişkilerin iyileştirilmesi ve takım çalışmasını özendirmek için sosyal ve eğlence faaliyetleri, takım rekabeti gibi çeşitli faaliyetler uyguladıkları görülmektedir. Takımların başarısında yönetimin takımların ne zaman ve nasıl kullanılacağı ve olması gereken uygun koşullar ile ilgili verecekleri kararlar etkili olmaktadır. Üyelik, iştirak şekli, özerklik, problem seçimi, faaliyetler, karar verme otoritesi, bilgi girişi, problem çözme potansiyeli, kaynaklar, iyileştirme prosesinde kullanılabilen kaynaklar ve süreklilik gibi özelliklere göre farklı takım tipleri vardır. Proje, problem veya göz önüne alınan faaliyet için doğru takım çeşidinin belirlenerek, oluşturulması veya takımın çalışma şekline karar verilmesi başarı için önemlidir. En çok uygulanan üç takım çeşidi (proje takımı, kalite çemberi ve kalite iyileştirme takımı) ayrıntılı olarak aşağıda ele alınacaktır.

3 Proje Takımları Kaliteyi iyileştirme görevi öncelikle tepe yönetimin görevidir. Tepe yönetim organizasyonun karşı karşıya kaldığı ana problemi tanımladığında, üyeler aralarında belirledikleri temel iyileştirme konuları ile ilgili proje geliştirirler. Proje sahibi iyileştirme konusunu ele alacak takımı oluşturmak için takım üyelerini seçer. Proje sahibi, takıma liderlik eder veya takım için sponsor veya koruyucu melek gibi hareket eder. Yöneticiler proje takımına katıldıklarında problem çözme prosesini daha iyi anlama olanağı bulurlar ve ayrıca diğer değişik tipteki takımların karşılaştıkları problemlere daha duyarlı olurlar. Tepe yönetim proje takımı proje takımına örnek olarak gösterilebilir. Proje takımların tipik özellikleri şunlardır: Amaç tepe yönetim tarafından tanımlanır Takım yönetim tarafından yönetilir Geçicidir Proje özel ve önemlidir, ve oluşturulan zaman skalası içinde tamamlanabilir olacaktır Takım, projenin gerçekleşmesi için gerekli ustalık, başarı ve fonksiyonları sağlayacak şekilde organize edilir. Faaliyetler çapraz fonksiyonludur Takıma katılım genellikle gönüllük esasına göre değildir yönetim proje ile ilgili alanlarda uzman olan kişileri belirleyerek takıma katılmalarını ister Takım toplantıları düzenli yapılıyor olmasına rağmen uzun sürelidir. Kalite Çemberleri Kalite çemberleri aynı alanda çalışan 6 8 kişilik gönüllü gruptan oluşur. Genellikle çalışma zamanı içinde her hafta bir saat, ustabaşları liderliğinde iş faaliyetleri ve çevrelerini iyileştirme ile ilgili problemleri çözmek için toplanırlar. İlk olarak 1960 lı yıllarda Japonya da kalitede iyileşmeler, verimlilikte artışlar ve insan ilişkilerinde gelişmeler sağlamak amacıyla kullanılmaya başlanan Kalite Çember (KÇ)leri çalışanların gönüllü katılımına dayanan küçük örgütlenmiş gruplardır. Sürekli iyileştirmenin ve katılımcılığın grup çalışması ile sağlanması şeklidir. İşletme yöneticilerinin başarısını arttıran yönetim tekniklerinden biridir. Çalışanların yapıcı ve yaratıcı katılımlarını sergilediği kalite çemberleri aynı alanda çalışan, benzer işler yapan, düzenli aralıklarla toplanan, kendi işleri ile ilgili sorunları saptayan, inceleyen ve çözen gönüllü katılımın esas olduğu küçük çalışanlar topluluğudur. Kalite çemberleri sürekli iyileştirme faaliyetlerinin yapı taşlarıdır. Bu nedenle Toplam Kalite Yönetiminin alt yapısını oluşturur. Kalite Çemberleri yoluyla tüm çalışanlar kendi işlerinin iyileştirilmesine seferber edilerek, sınırlı sayıda amir ve yöneticinin işleri izleme, düşünme ve sorunları çözümlemesi ile kıyaslanamayacak kadar büyük bir güç elde edilmekte, üstelik her an ve yıllarca o işi bizzat yapanlar pratik ve son derece yararlı çözümler üretebilmektedir.

4 Ayrıca tüm çalışanların sorunlara duyarlılığı arttırılmakta bireysel gelişmeleri sağlamakta, özgüvenleri yükselmekte, ben yapıyorum anlayışı ile çalışanların işi daha da sahiplenmesine imkan tanınmaktadır. Sorunlara masa başında değil, oluşum yerlerinde çözümler aranmaktadır. Kalite Çemberlerinin özellikleri şunlardır: Üyelik gönüllüdür ve kişi istediği zaman üyelikten çıkabilir Üyeler genellikle aynı departmandan benzer işi yapanlardan oluşur Bütün üyeler eşit statüdedir Mevcut organizasyonel yapı içinde iş görürler Üyeler kendi iş alanları içinde istedikleri problemi ve projeyi seçmekte serbesttirler. Bu problemler genellikle sıkça karşılaşılan küçük veya yönetim tarafından ele alınmamış olanlardır. Üyeler yedi araç (7 basit sorun çözme tekniği), takım oluşturma, proje yönetimi ve sunum teknikleri gibi konularda eğitilirler. Ele alınan proje ile ilgili veri toplama, problem çözme ve karar verme yöntemleri KÇ üyeleri tarafından uygulanırlar. Toplantılar genellikle kısa süreli fakat çok sayıdadır. Oluşturulan zaman çizelgesi içinde problemi çözmek için baskı çok küçüktür. Fasilatör proje ile ilgili KÇ yardım eder. Çözümler maliyet etkinliklerine göre değerlendirilir. Bulgular, çözümler ve öneriler eleştiri ve onaylarını almak için sunumla yönetime gösterilir. KÇ önerileri yerine getirir. KÇ leri problem çözümlerin etkilerini izler ve gelecekte yapılacak iyileşmeleri belirler. KÇ tamamlanmış proje ile ilgili faaliyetlerin tamamını kritik incelemesini yapar. Farklı isimler altında faaliyet gösteren KÇ lerine benzer özellikli KÇ türevleri olan çok sayıda takım çeşidi vardır. Kalite Çemberlerinin Amaçları KÇ nin uygulanmasında etkili olan amaçları beş grupta toplanabilir: Kaliteyi geliştirmek; ürün kalitesi, hizmet kalitesi, çalışma koşullarında kalite, yöntemlerde ve süreçlerde kalite, yöntemlerde kalite ve iletişimde kaliteyi geliştirmek. Çalışanların motivasyonlarını ve katımlarını geliştirmek; çalışanların katılımı kendilerini işlerinde daha sorumlu hissetmelerini ve ekip ruhunun gelişmesini sağlayacaktır. Ast üst ilişkilerini geliştirmek; çember üyelerinin düzenli toplantıları, onların hiyerarşide yakın olan üsleri arasındaki iletişimi ve ilişkileri olumlu yönde geliştirmektedir.

5 İş görenlerin kültürünü geliştirmek; kalite çemberlerine geçiş aşamasında sorun çözme teknikleri, yaratıcılık, grup çalışmaları konularında alacakları eğitim nitelik kazanmayı sağlar. Maliyetleri düşürmek; çemberleri sağlayacağı verimlilik artışı, hatalarda azalma ve satılmayan ürün oranında azalma maliyetleri azalacaktır. Kalite Çemberlerinin Yararları KÇ lerinin sağladığı yararlar kuruluşa ve çalışanlara olmak üzere iki sınıfta incelenebilir: Kalite Çemberlerin Kuruluşlara Sağladığı Yararlar Çalışanların arasındaki ve birimler arasındaki işbirliğinde artış, Çalışanlarda kuruluşun sorunlarına karşı ilgilerinde artış, Ürün kalitesinde gelişme, Devamsızlıklarda azalma, İşveren işçi ve yönetim sendika arasında daha iyi ilişkiler, Uzun süredir göz ardı edilen veya hiç fark edilmemiş sorunların çözümü, Teknik kalitede ve önerilen sorunların kabulünde artış. Kalite Çemberlerin Çalışanlara Yararları Düşünülenlerin söylenebildiği bir ortamın yaratılması, Çok çeşitli konularda fayda sağlayan eğitim, Grup içinde işbirliği yapma ve aidiyet duygusunun geliştirilmesi, Bilgi, hayal gücü, karar verme ve değerlendirme yeteneklerin geliştirilmesi, İşlerde daha çok çeşitlilik ve zenginleştirme, Liderlikte ilgili yetenekleri geliştirmek ve değerlendirmek, İşgörenlere çalıştıkları birimlerdeki faaliyetlerde etkin bir rol alabilme olanağı yaratılması. Kalite Çemberlerinin Çalışma Alanlarına Giren Konular Kalite (ıskartaların, yeniden işleme, hurda ve iadelerin azaltılması; bozuk ambalajların geliştirilmesi, testlerin ve muayenelerin geliştirilmesi vb). Verimlilik (işgücü, enerji, hammadde ve malzeme tasarrufu; stokların azaltılması; makine boş kalma zamanlarının azaltılması; proses iyileştirme; işlerin otomasyonu vb). İş yaşamı (koruyucu ve önleyici bakımın iyileştirilmesi; eğitim; çevre geliştirme; çalışma ortamının iyileştirilmesi; kaza risklerin azaltılması vb).

6 Yönetime Sunuş Kalite Çemberleri yaptıkları çalışma sonucunda elde ettiği sonuçları yazılı değil sözlü olarak yönetime sunarlar. Bu fikir alışverişi ve yanlış anlaşılma olasılığında azalma sağlar. Sunuş bir grup çalışmasıdır, herkes sorun çözümünde yer aldığı için sunuşta da görev alır. Sunumların çember üyelerine sağladığı yararlar: Öz, kısa sunma yeteneği Kendine güven Öğrenim Tanınma, takdir edilme Sunumların dinleyici yöneticilere yararları Çalışanlarını tanımayı sağlar Sunumların izleyenlere sağladığı yararlar Problem çözme tekniklerini öğrenir. Kalite İyileştirme Takımları Bu tip takımlar aynı departmanda farklı fonksiyonları yerine getiren çalışanlardan oluşur ve müşteri veya tedarikçiyi veya her ikisini içerir. Bu tür takımların amaçları kalite iyileştirme, kusurların ve değer ilave etmeyen faaliyetlerin ortadan kaldırılması ve verimliliği iyileştirme gibi değişik başlığı altında çeşitli başlıklara değişir. Kalite iyileştirme takımlarının özellikleri herhangi bir diğer takım tipinden çok daha değişir, fakat tipik özellikler şunlardır: Üyelik gönüllü veya zorunlu olabilir ve hat çalışanları, memur veya her ikisinin karışımını içerebilir. Bazı takımlar organizasyon hiyerarşisinde farklı seviyelerdeki kişileri içerir. Projelerin ortaya çıkması şunlara bağlıdır: yönetim inisiyatifi, bazı düzeltici faaliyetleri uygulama ihtiyacı, yüksek kusur oranı, tedarikçi/müşteri problemleri, veya iyileşme fırsatları. Takım genellikle özel amacı karşılamak için oluşturulur İlk yerde takım lideri yönetim tarafından belirlenir ve amaçlar ve zaman skalasına göre özetlenir. Takım proje takımlarından daha fazla süreklidir fakat KÇden daha az süreklidir. Bazı durumlarda takım projeden sonra diğerlerinde devam ediyorsa dağılır. Üyeler genellikle deneyimli kişilerdir ve problem çözme metotlarında deneyimlidirler. Takım kendi kendine yetendir ve faaliyetler problemi çözmek ve prosesi iyileştirmek için istendiğinde yapılır.