BASILI MATERYAL ALIM İŞİ İHALE ŞARTNAMESİ

Transkript

1 BASILI MATERYAL ALIM İŞİ İHALE ŞARTNAMESİ I- İHALENİN KONUSU VE TEKLİF VERMEYE İLİŞKİN HUSUSLAR Madde 1- İş Sahibi İdareye İlişkin Bilgiler İş sahibi İdarenin; Adı: ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Rektörlüğü, Adresi: ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Kalkanlı Güzelyurt, K.K.T.C Telefon Numarası : (0 392) Faks Numarası : (0 392) Elektronik Posta : nccpurch@metu.edu.tr Madde 2- İhale Konusu İşe İlişkin Bilgiler İhale konusu işin; Adı: ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Basılı Materyal Alım İşi Miktarı (fiziki) ve Türü: S.NO BASILI MATERYAL ADI TEKNİK ŞARTNAME NUMARASI 1 GENEL BROŞÜR KAMPUSTA YAŞAM BROŞÜRÜ YURTLAR BROŞÜR AFİŞLER 3.4 KKTC GÜMRÜK ODTÜ ANKARA SAHASINA KAMPUSUNA MİKTARI EK BİLGİ TESLİMATI TESLİMATI (adet) İSTENEN İSTENEN MİKTARLAR MİKTARLAR Türkçe Broşür İngilizce Broşür Türkçe Broşür İngilizce Broşür Türkçe Broşür İngilizce Broşür AFS 1 Tasarımılı AFS 2 Tasarımlı AFS 3 Tasarımlı EL İLANLARI TAKVİMLER 3.6 / 3.7 /3.8 / AFS 4 Tasarımlı AFS 5 Tasarımlı EL 1 Tasarımlı EL 2 Tasarımlı EL 3 Tasarımlı Öğrenci Duvar Takvimi Üçgen Masa Takvimi Duvar Takvimi Takvimli Kitap Ayıracı PUAN/KONTENJAN İNSERT Türkçe Siyah Karton 8 CEPLİ DOSYA kabartma logolu LİSANS PROGRAMI Türkçe Katalog KATALOGLARI İngilizce Katalog ÖĞRENCİ KAYIT KLAVUZU Türkçe ORYANTASYON KİTAPCIĞI Türkçe Oryantasyon Kitapcığı İngilizce Oryantasyon Kitapcığı

2 İşin Süresi: sözleşme imza tarihinden itibaren 1 (bir) yıldır. İdare ve Yüklenicinin karşılıklı anlaşmaya varmaları halinde birim fiyatların aynı kalması ve Yüklenici tarafından süresi yenilenmiş kati teminat mektubu verilmesi suretiyle işe artı bir yıl süreyle devam edilebilir. Teslimat Adresleri: Malların teslimatı iki farklı adrese yapılacak olup; Teslim Yeri 1: Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti Gümrük Sahası, Teslim Yeri 2: ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Ankara İrtibat Bürosu Dumlupınar Bulvarı No: Çankaya Ankara dır. Madde 3- İhaleye İlişkin Bilgiler İhale Usulü: Açık İhale Başvurunun Yapılacağı Yer: ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Satınalma ve Ayniyat Müdürlüğü, Rektörlük Binası 1.Kat Kalkanlı Güzelyurt, K.K.T.C. Son Başvuru Tarihi Saati: İhalenin Yapılacağı Adres: ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Kalkanlı Güzelyurt, K.K.T.C İhale Tarihi Saati: saat İhale Komisyonu Toplantı Yeri: ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Rektörlük Binası Zemin Kat Büyük Toplantı Salonu Kalkanlı Güzelyurt, K.K.T.C Madde 4- İhale ile İlgili Dokümanın Görülmesi ve Temini 4.1- İhale ile ilgili dokümanlar ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Satınalma ve Ayniyat Müdürlüğü, Rektörlük Binası 1.Kat Kalkanlı Güzelyurt, K.K.T.C adresinde veya internet sitesinin Hakkımızda İş Olanakları bölümündeki Satınalma ve İhale Duyuruları sekmesinden görülebilecektir. İhale Dokümanının Temini ve Satış Bedeli: İhaleye teklif verecek isteklilerin ihale dokümanını satın almaları zorunludur. İhale dokümanı satış bedeli 100_TL. olup aşağıda belirtilen yöntemler ile temin edilebilecektir: - İstekliler aşağıda belirtilen hesap numarasına 100_TL. nin yatırıldığına dair makbuzu yukarıda belirtilen adrese ibra edecekler ve İhale dokümanın kendilerine imza karşılığı dosya olarak teslim edilecektir. - İstekliler aşağıda belirtilen hesap numarasına 100_TL. nin yatırıldığına dair makbuzu, İhale Dokümanı alma talebini içeren İdareye hitaben yazılmış bir üst yazı ekinde resmi elektronik posta adreslerini belirterek yukarıda belirtilen faksa göndermek sureti ile ibraz edeceklerdir. Talebi alan İdare firmanın talep yazısında belirttiği elektronik posta adresine kaşe edilmiş İhale Dokümanını göndermek sureti ile elektronik posta olarak teslim edecektir. İhale dokümanı imzalanmak ve kaşe edilmek sureti ile teklif dosyası beraberinde İdareye teslim edilecektir. İhale Dokümanı Satış Bedelinin Yatırılacağı Banka Hesap Numarası: Türkiye İş Bankası ODTÜ KKTC Şubesi No.lu Vadesiz TL Hesabı IBAN: TR İstekli İhale ile ilgili dokümanı satın almakla, İhale dokümanını oluşturan belgelerde yer alan koşul ve kuralları kabul etmiş sayılır. 2

3 Madde 5- Tekliflerin Sunulacağı Yer, Son Teklif Verme Tarih ve Saati 5.1-Tekliflerin sunulacağı yer, son teklif verme tarih ve saati; Tekliflerin Sunulacağı Yer: ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Satınalma ve Ayniyat Müdürlüğü, Rektörlük Binası 1.Kat Kalkanlı Güzelyurt, K.K.T.C. Son Teklif Verme Tarihi : Son Teklif Verme Saati: Teklifler son teklif verme tarih ve saatine kadar yukarıda belirtilen yere verilebileceği gibi, iadeli taahhütlü posta vasıtasıyla da gönderilebilir. Son teklif verme saatine kadar İdareye ulaşmayan teklifler değerlendirmeye alınmayacaktır. 5.3-İdareye verilen veya ulaşan teklifler, bu Şartnamenin 13.maddesine göre zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz. 5.4-Son teklif verme için tespit olunan tarihin tatil gününe rastlaması halinde, takip eden ilk iş gününde yukarıda belirtilen saate kadar verilen teklifler kabul edilir. Madde 6- İhale Dokümanının Kapsamı 6.1- İhale dokümanı aşağıdaki belgelerden oluşmaktadır: a)ihale Şartnamesi, b)sözleşme Taslağı, c)teknik Şartname, d)standart Formlar, e)teklife Konu Basılı Materyal Listesi, f)teklif Mektubu ve Teklif Birim Fiyat Cetveli. 6.2-Ayrıca, bu Şartnamenin ilgili hükümleri gereğince İdarenin zeyilname çıkarması halinde isteklilerin yazılı talebi üzerine İdare tarafından yapılan yazılı açıklamalar, İhale dokümanının bağlayıcı bir parçasını teşkil eder. 6.3-İsteklinin, yukarıda belirtilen dokümanların tümünün içeriğini dikkatli bir şekilde incelemesi gerekir. Teklifin verilmesine ilişkin şartları yerine getirememesi halinde ortaya çıkacak sorumluluk teklif verene ait olacaktır. İhale dokümanında öngörülen ve tarif edilen usule uygun olmayan teklifler değerlendirmeye alınmaz. II- TEKLİF VERİLMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR Madde 7- Teklif Mektubu Beraberinde Sunulacak Evraklar; 7.1- İhaleye Katılma Şartları ve İstenilen Belgeler: Başvuru mektubu. (Standart Form 1) Tebligat için adres beyanı; ayrıca irtibat için telefon numarası ve faks numarası ile elektronik posta adresi. (Standart Form 2) İsteklice imza ve kaşe edilmiş ihale dokümanı, (madde 6.1 de izah edilen dokümanlar olmalıdır. Dökümanların tüm sayfaları firma kaşesi ile damgalanacak ve imzalanacaktır.), İhale dokümanının satın alındığına dair banka alındı belgesi fotokopisi, 3

4 7.1.5-İş durumu ve tutumu ile ilgili yazılı beyan (Standart Form 10) İhale dışı bırakılacak ve ihaleye katılamayacak olanlar kapsamında olunmadığına ilişkin taahhütname (Standart Form 9) Birim fiyat teklif cetvelini içeren teklif mektubu (Standart Form 16) Ortağı olduğu veya hissedarı bulunduğu tüzel kişiliklere ilişkin beyanname (Standart Form 5) Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyetinde yerleşik isteklilerden istenilen diğer belgeler; Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti Şirketler Yasasına göre Şirket Kuruluş Onay Belgesi Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti Resmi Kabz Memurluğu Ve Mukayyitlik Dairesinden alınmış aşağıda belirtilen orijinal veya tasdik memuru tasdikli Onay Belgeleri,(İhale yılında alınmış) - Kanuni ikametgâhı onay belgesi, - Direktörler kurulu onay belgesi, - Şirket Hisse durumunu gösteren onay belgesi, Teklifi imza etmeye yetkili olduğunu gösteren noter veya tasdik memuru tasdikli Direktörler Kurulu Kararı, Teklifi veren kişinin noter veya tasdik memuru tasdikli İmza Beyannamesi veya İmza Sirküleri Türkiye Cumhuriyetinde yerleşik isteklilerden istenilen diğer belgeler; Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu odanın orijinal kayıt sureti,(ihale yılında alınmış) İsteklinin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi veya bu hususları tevsik eden belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri, Teklifi veren kişinin teklif vermeye yetkili olduğunu gösterir belgeleri ve noter tasdikli imza sirküleri, Vergi levhasının fotokopisi, Yabancı İstekliler KKTC ve T.C dışından katılacak istekliler Yabancı İstekli olarak anılmakta olup Yabancı İstekliler, ihale tarihi itibarıyla şartnamede belirtilen belgelerin, kendi ülkelerindeki mevzuat uyarınca dengi olan belgeleri sunacaklardır. Bu belgelerin, İsteklinin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde denginin bulunmaması ya da düzenlenmesinin mümkün olmaması halinde bu duruma ilişkin yazılı beyanlarını vereceklerdir. Ancak, bu husus yabancı gerçek kişi İsteklinin uyruğunda bulunduğu ya da yabancı tüzel kişi İsteklinin şirket merkezinin bulunduğu ülkenin Türkiye deki misyon şefliklerine veya bu ülkelerdeki Türkiye Cumhuriyeti misyon şefliklerine teyit ettirilecektir. 4

5 7.2-Ekonomik ve Mali Yeterliğe İlişkin Belgeler ve Bu Belgelerin Taşıması Gereken Kriterler İdare tarafından ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin kriter belirtilmemiştir. 7.3-Mesleki ve Teknik Yeterliğe İlişkin Belgeler ve Bu Belgelerin Taşıması Gereken Kriterler İdare tarafından mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin kriter belirtilmemiştir. 7.4-Belgelerin Sunuluş Şekli İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu tasdik memurunca onaylanmış örneklerini vermek zorundadır Tasdik memuru onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunludur. Madde 8- İhaleye Katılıma İlişkin Hususlar: 8.1-İhaleye Katılamayacak Olanlar Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı veya alt Yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihaleye katılamazlar; a) Kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile Terör suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar, b) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler, c) İdarenin ihale yetkilisi kişileri ile bu yetkiye sahip kurullarda görevli kişiler, d)idarenin ihale konusu işle ilgili her türlü ihale işlemlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve onaylamakla görevli olanlar, e) (c) ve (d) bentlerinde belirtilen şahısların eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan ve ikinci dereceye kadar kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri, f) (c), (d) ve (e) bentlerinde belirtilenlerin ortakları ile şirketleri (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya sermayesinin % 10'undan fazlasına sahip olmadıkları anonim şirketler hariç), İdare bünyesinde bulunan veya İdare ile ilgili her ne amaçla kurulmuş olursa olsun vakıf, dernek, birlik, sandık gibi kuruluşlar ile bu kuruluşların ortak oldukları şirketler bu ihaleye katılamazlar Ayrıca ihale konusu işle ilgili danışmanlık hizmetlerini yapan Yükleniciler bu işin ihalesine katılamazlar. Bu yasak, bunların ortaklık ve yönetim ilişkisi olan şirketleri ile bu şirketlerin sermayesinin yarısından fazlasına sahip oldukları şirketleri için de geçerlidir Yukarıdaki yasaklara rağmen ihaleye katılan İstekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir. 5

6 8.2- İhale Dışı Bırakılma Nedenleri Aşağıda belirtilen durumlardaki İstekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır; a) İflas eden, tasfiye halinde olan, işleri mahkeme tarafından yürütülen, konkordato ilân eden, işlerini askıya alan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan, b) İflası ilân edilen, zorunlu tasfiye kararı verilen, alacaklılara karşı borçlarından dolayı mahkeme İdaresi altında bulunan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan, c) İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyen, d) İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, İdareye yaptığı işler sırasında iş veya meslek ahlakına aykırı faaliyetlerde bulunduğu İdare tarafından ispat edilen, e) İhale tarihi itibariyle, mevzuatı gereği kayıtlı olduğu oda tarafından mesleki faaliyetten men edilmiş olan, f) Bu maddede belirtilen bilgi ve belgeleri vermeyen veya yanıltıcı bilgi ve/veya sahte belge verdiği tespit edilen, g) Şartnamenin 8.1 inci maddesinde ihaleye katılamayacağı belirtildiği halde ihaleye katılan, h) Şartnamenin 8.3. inci maddesinde belirtilen yasak fiil veya davranışlarda bulunduğu tespit edilen Yasak Fiil veya Davranışlar İhale süresince aşağıda belirtilen fiil veya davranışlarda bulunmak yasaktır: a) Hile, vaat, tehdit, nüfuz kullanma, çıkar sağlama, anlaşma, irtikap, rüşvet suretiyle veya başka yollarla ihaleye ilişkin işlemlere fesat karıştırmak veya buna teşebbüs etmek. b) İsteklileri tereddüde düşürmek, katılımı engellemek, İsteklilere anlaşma teklifinde bulunmak veya teşvik etmek, rekabeti veya ihale kararını etkileyecek davranışlarda bulunmak. c) Sahte belge veya sahte teminat düzenlemek, kullanmak, tedavüle sürmek veya bu veya benzeri fiillere teşebbüs etmek Bu yasak fiil ve davranışlarda bulunanlar hakkında, fiil ve davranışlarının özelliğine göre, İhale sırasında veya sonrasında bu fiil veya davranışlarda bulundukları tespit edilenlerin teklifleri değerlendirmeye alınmayacak ve ayrıca İdaremiz tarafından yapılacak sonraki ihalelere de iştirak ettirilmeyeceklerdir. Madde 9- Teklif Hazırlama Giderleri Tekliflerin hazırlanması ve sunulması ile ilgili bütün masraflar isteklilere aittir. İdare, isteklinin üstlendiği bu masraflardan dolayı hiçbir şekilde sorumlu tutulamaz. Madde 10- İşin Yapılacağı Yerin Görülmesi Bu İhale için bu madde kapsam dışıdır. 6

7 Madde 11- İşe Başlama ve İş Bitirme Tarihi Sözleşme imza tarihi işe başlama tarihi olup işin süresi 1 (bir) yıldır. Ancak, İdare ve Yüklenicinin karşılıklı anlaşmaya varmaları halinde sözleşme birim fiyatlarının aynı kalması ve Yüklenici tarafından süresi yenilenmiş Kati Tteminat Mektubu verilmesi suretiyle iş bir yıl süreyle uzatılabilir. Madde 12- İhale Dokümanında Açıklama Yapılması 12.1-İstekliler, tekliflerin hazırlanması aşamasında, İhale dokümanında açıklanmasına ihtiyaç duydukları hususlarla ilgili olarak, son teklif verme gününden beş (5) gün öncesine kadar yazılı olarak açıklama talep edebilirler. Bu tarihten sonra yapılacak açıklama talepleri değerlendirmeye alınmayacaktır Açıklama talebinin uygun görülmesi halinde İdarece yapılacak açıklama, bu tarihe kadar İhale dokümanını alan tüm isteklilere iadeli taahhütlü mektupla gönderilir veya imza karşılığı elden verilir. İdarenin bu yazılı açıklaması, son teklif verme tarihinden en az iki (2) gün önce tüm adayların bilgi sahibi olmalarını sağlayacak şekilde yapılacaktır Açıklamada, sorunun tarifi ve İdarenin ayrıntılı cevapları yer alır; açıklama talebinde bulunan adayın kimliği belirtilmez İdare tarafından yapılan yazılı açıklamalar, İhale dokümanını açıklamanın yapıldığı tarihten sonra alan adaylara İhale dokümanı içinde verilir.. Madde 13- İhale Dokümanında Değişiklik Yapılması 13.1-İhale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Ancak, tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin İdarece tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak son teklif verme tarihinden en az beş (5) gün önce bildirilmesi halinde, zeyilname düzenlenmek suretiyle İhale dokümanında değişiklik yapılabilir Zeyilname İhale dokümanı alanların tümüne iadeli taahhütlü mektupla gönderilir veya imza karşılığı elden verilir ve son teklif verme tarihinden en az iki (2) gün önce bilgi sahibi olmaları sağlanır Yapılan değişiklik nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde İdare, son başvuru tarihini bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmibir (21) gün süreyle zeyilname ile erteleyebilir Zeyilname düzenlenmesi halinde, tekliflerini bu düzenlemeden önce yapmış olan adaylara, tekliflerini geri çekerek yeniden teklif verme imkânı tanınacaktır. Madde 14-Son Başvuru Saatinden Önce İhalenin İptal Edilmesinde İdarenin Serbestliği 14.1-İdarenin gerekli gördüğü veya İhale dokümanında yer alan belgelerde İhalenin yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün bulunmayan hususların bulunduğunun tespit edildiği hallerde, son başvuru saatinden önce İhale iptal edilebilir. 7

8 14.2-Bu durumda, iptal nedeni belirtilmek suretiyle İhalenin iptal edildiği isteklilere ilan edilerek duyurulur. Bu aşamaya kadar teklif vermiş olanlara İhalenin iptal edildiği ayrıca tebliğ edilir İhalenin iptali halinde, verilmiş olan bütün teklifler reddedilmiş sayılır ve bu teklifler açılmaksızın isteklilere iade edilir İhalenin iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce İdareden herhangi bir hak talebinde bulunulamaz. Madde 15- Alt Yükleniciler, Ortak Girişim, Konsorsiyum İhale konusu işin tamamı alt yüklenicilere yaptırılamaz Ortak girişimler ihaleye teklif veremeyecektir. Konsorsiyumlar ihaleye teklif veremeyecektir. III- TEKLİFLERİN HAZIRLANMASI VE SUNULMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR Madde 16- Teklif ve Sözleşmenin Türü İstekliler tekliflerini, teklif birim fiyat cetvelini kullanarak her bir iş kaleminin miktarı ile bu iş kalemleri için teklif edilen birim fiyatlarının çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden vereceklerdir; Değerlendirme sonucu istekliyle toplam bedel üzerinden, sözleşme düzenlenecektir. Bu iş için alternatifli teklif verilemez. Teklifler teknik şartname doğrultusunda verilmelidir. Bu iş için kısmi teklif verilemeyecektir. İş kalemlerinin tamamına teklif verilmelidir. Her bir iş kalemi için teklif birim fiyat cetveli üzerinde Opsiyonel Tasarım Hizmeti Bedeli ayrıca gösterilecektir. Madde 17- Teklifin Dili Teklifi oluşturan bütün belgeler ve ekleri ile diğer dokümanlar Türkçe olacaktır Madde 18- Teklif ve Ödemelerde Geçerli Para Birimi Teklifler döviz cinsinden verilecek olup USD, EURO, GBP teklif verilebilir. Tekliflerin değerlendirilmesinde ve ödemelerde geçerli olan para birimi Türk Lirasıdır. Tekliflerin değerlendirilmesi ihale tarihindeki Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti Merkez Bankası döviz satış kurundan Türk Lirasına dönülmesi suretiyle yapılır.ödemelerde ise ödeme tarihindeki Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti Merkez Bankası döviz satış kuru esas alınır. Madde 19-Tekliflerin Sunulma Şekli 19.1-İç zarf Teklif mektubu ve eki, Geçici Teminat iç zarfa (veya pakete) konulur. 8

9 İç zarfın kapatılması: İç zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve teklifi alan İdarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanarak, mühürlenecek veya kaşelenecektir Dış zarf Dış zarf; İç zarf ve bu şartname ile istenilen diğer bütün belgeler dış zarfa (veya pakete) konulur. Dış zarfın kapatılması: Dış zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve teklifi alan İdarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanarak, mühürlenecek veya kaşelenecektir Teklifler, İhale dokümanında belirtilen son başvuru saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında İdareye (tekliflerin sunulacağı yere) teslim edilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmadan istekliye iade edilir Teklifler iadeli taahhütlü olarak posta ile de gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin İhale dokümanında belirtilen son başvuru saatine kadar İdareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir ve değerlendirmeye alınmaz Verilen teklifler, bu Şartname hükümlerine göre zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez Zeyilname ile teklif verme süresinin uzatılması halinde, İdare ve isteklilerin son teklif verme tarih ve saatine bağlı tüm hak ve yükümlülükleri, süre açısından tespit edilecek yeni son teklif verme tarih ve saatine kadar uzatılmış sayılır. Madde 20- Teklif Mektubunun Şekli ve İçeriği 20.1-Teklif mektubları, ekteki (Standart form 16) örneğine uygun şekilde yazılı ve imzalı olarak sunulur Teklif mektubunda; a) İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, b) Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, c) Üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması, d) Teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması, zorunludur. Madde 21- Tekliflerin Geçerlilik Süresi 21.1-Tekliflerin geçerlilik süresi, son başvuru tarihinden itibaren en az 45 (kırkbeş) takvim günü olmalıdır. Bu süreden daha kısa süre geçerli olduğu belirtilen teklif mektupları değerlendirmeye alınmayacaktır İhtiyaç duyulması halinde İdare, teklif geçerlilik süresi sona ermeden, teklif geçerlilik süresinin en fazla yukarıda belirlenen bu süre kadar uzatılması yönünde İstekliden talepte bulunabilir. İstekli, İdare nin bu talebini kabul edebilir veya reddedebilir Talebi kabul eden İstekliler, teklif ve sözleşme koşulları değiştirilmeksizin, geçici teminatını, kabul edilen yeni teklif geçerlilik süresine ve her bakımdan geçici teminata ilişkin hükümlere uygun hale getirmek zorundadır. 9

10 21.4- Bu konudaki istek ve cevaplar yazılı olarak yapılır. Madde 22- Teklif Fiyata Dâhil Olan Masraflar İdare talimatıyla basılı materyallerin sevk adresi Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti Gümrük Sahası veya ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Ankara İrtibat Bürosu olacaktır. Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti Gümrük Sahasına teslimatı istenen mallar için satış ihracata konu edilecek olup malların paketlenmesi, ihracına dair masrafları ile KKTC gümrük sahasına teslimatına kadar oluşacak tüm giderler sözleşme bedeline dahil olacaktır. Malların, ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Ankara İrtibat Bürosu na teslimatının istenilmesi halinde satış KDV li olarak yapılacaktır. Bu durumda, malların paketlenmesi, nakliyesi ile Ankara irtibat bürosu yetkililerince gösterilecek alana istiflenmesine dair giderler Yükleniciye ait olup sözleşme bedeline dahildir Malların teslim noktalarına sağlam ulaştırılmasına yönelik her türlü önlem ve bu önemlerin alınmasına yönelik tüm giderler Yüklenici ye ait olup sözleşme bedeline dahildir. Madde 23- Geçici Teminat 23.1-İstekliler, teklif ettikleri bedelin %3 ü tutarda geçici teminat vereceklerdir. Teklif edilen bedelin %3 ünden az oranda geçici teminat veren isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır Geçici teminat olarak sunulan teminat mektuplarında geçerlilik tarihi belirtilmelidir. Bu tarih, tekliflerin geçerlilik süresi(45 gün) tarihinden erken olmamak üzere isteklilerce belirlenir Kabul edilebilir bir geçici teminat ile birlikte verilmeyen teklifler, İdare tarafından istenilen katılma şartlarının sağlanamadığı gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakılacaktır. Madde 24- Geçici Teminat Olarak Kabul Edilecek Değerler 24.1-Teminat olarak kabul edilecek değer Bankalar ve özel finans kurumları tarafından verilen teminat mektupları: İlgili mevzuatına göre, KKTC ve TC de faaliyette bulunmasına izin verilen yabancı bankaların düzenleyecekleri teminat mektupları ile KKTC ve TC dışında faaliyette bulunan banka veya benzeri kredi kuruluşlarının kontrgarantisi üzerine, KKTC ve TC de faaliyette bulunan bankaların veya özel finans kurumlarının düzenleyecekleri teminat mektupları da teminat olarak kabul edilir Teminatlar, İdarenin teminat olarak kabul edeceği diğer değerlerle değiştirilebilir Her ne suretle olursa olsun, İdarece alınan teminatlar haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz. Madde 25- Geçici Teminatın Teslim Yeri 25.1-Teminat mektupları, iç zarfın içinde sunulur Teminat mektupları dışındaki teminatların İdarenin işbu şartnamenin ilgili maddesinde belirtilen hesabına yatırılması ve makbuzlarının teklif zarfının içinde sunulması gerekir. 10

11 Madde 26- Geçici Teminatın İadesi Ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif sahibi istekliye ait teminat mektupları Sözleşme akdini müteakip 10 gün içerisinde diğer isteklilere ait teminatlar ise son başvuru tarihinden sonra 30(otuz) gün içerisinde iade edilecektir. IV- TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ VE SÖZLEŞME YAPILMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR Madde 27- Tekliflerin Alınması ve Açılması 27.1-Teklifler, bu Şartnamede belirtilen ihale saatine kadar İdareye (tekliflerin sunulacağı yere) verilecektir Teklif veren istekli sayısının üçten (3) az olması halinde ihale iptal edilebilir. Bu durumda, iptal nedeni belirtilmek suretiyle teklif vermiş olanlara ihalenin iptal edildiği bildirilir. İhalenin iptali halinde, verilmiş olan bütün teklifler reddedilmiş sayılır ve bu teklifler açılmaksızın isteklilere iade edilir. İhalenin iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce İdareden herhangi bir hak talebinde bulunulamaz İhale komisyonunca, tekliflerin alınması ve açılmasında aşağıda yer alan usul uygulanır; İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye geçilir İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Bu incelemede, zarfın üzerinde isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu, ihaleyi yapan İdarenin açık adresi ve zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp mühürlenmesi (veya kaşelenmesi) hususlarına bakılır Önce dış zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığına bakılır ve usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. Yapılan kontrolde tespit edilen eksikliğin teklifin esasını etkileyebilecek veya değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerin eksik olması veya belgelerde önemsiz bilgi eksikliği bulunması halinde, ihale komisyonunca belirlenecek bir tarihe kadar ve isteklinin taahhütname (taahhütnamede ihalenin istekli üstünde kalması durumu belirtilecektir) vermesi koşulu ile isteklilerden bu eksik belge veya bilgilerin tamamlanması istenir Eksikliğinin teklifin esasını etkileyebilecek ve değiştirebilecek nitelikte olduğu kanaatine Komisyonca varılması durumunda bu durum bir tutanakla tespit edilerek bu isteklilere ait mali teklif zarfları açılmadan iade edilir ve istekli ihale dışı bırakılır Dış zarf değerlendirmesi neticesinde uygun görülen tekliflerin mali değerlendirilmesinin yapılması maksatlı iç zarflar, ihale salonunda hazır bulunan istekliler önünde dosya alınış sırasına uygun olarak açılır. İsteklilerin teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir ardından istekliler ve teklif fiyatları açıklanarak teklif tespit tutanağına kaydedilir. 11

12 İhale Komisyonu istekliler arasından en düşük bedeli teklif etmiş iki istekliyi belirler. İhale komisyonu başkanı pazarlık usulü ile isteklilerden ikinci tekliflerini yazılı olarak taahhüt etmesini ister ve ikinci teklifler içerisinden en düşük teklif bedeline sahip olan istekliyi Uygun Bedeli Teklif Etmiş İstekli olarak tespit eder. En düşük bedeli teklif eden istekli temsilcilerinden herhangi birinin toplantı salonunda hazır bulunmaması halinde ikinci teklifinin birinci teklifin aynısı olduğu kabul edilecektir. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır Bu aşamada iç zarfı açılan hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır İhale komisyonunca, tekliflerin değerlendirilmesinde aşağıda yer alan usul uygulanır; Tekliflerin değerlendirilmesinde, iç zarf içerisindeki belgelerinin eksik olduğu veya usulüne uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir Bu Şartnameye göre iç teklif zarfı içinde sunulması gereken belgelerden herhangi birinin isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri tamamlatılmayacaktır Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu, teklif mektubu eki ve geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir Bu aşamada, tekliflerin ihale dokümanında belirtilen teknik ve idari şartlara uygun olup olmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır En son aşamada, isteklilerin teklif mektubu eki cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı kontrol edilir Teklif edilen fiyatları gösteren teklif mektubu eki cetvelde çarpım ve toplamlarda aritmetik hata bulunması halinde, isteklilerce teklif edilen birim fiyatlar esas alınmak kaydıyla, aritmetik hatalar ihale komisyonu tarafından re'sen düzeltilir ve bu durum istekliye bildirilir Tekliflerinin değerlendirilmesinde teklif edilen bedellerin ihale tarihindeki Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti Merkez Bankası döviz satış kuru üzerinden Türk Lirasına çevrilmesi esası uygulanır İhale komisyonu; İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü hususları göz önünde bulundurmak sureti ile iş bu şartnamenin ilgili maddesinde belirtilen değerlendirmeleri ve teklif birim fiyatları ile piyasa birim fiyatları mukayesesini yaparak Uygun Bedel Teklif Etmiş İstekli yi nihai teklifini almak üzere davet eder. Pazarlık usulü ile isteklinin nihai teklifi ve varsa İş bu şartnamenin maddesine uygun olarak komisyonun re sen yaptığı düzeltmeyi kabul ettiğine dair beyanı komisyonca alınır İsteklinin düzeltilmiş teklifi kabul etmemesii halinde teklifi değerlendirmeye alınmaz ve geçici teminatı gelir kaydedilir. Bu durumda en uygun teklifi veren ikinci istekliye bildirimde bulunulur. 12

13 Madde 28- İsteklilerden Tekliflerine Açıklık Getirilmesinin İstenilmesi İhale komisyonunun talebi üzerine İdare, tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Madde 29- Aşırı Düşük Teklifler 29.1-İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister İhale komisyonu; a)imalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması, b)seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, c)teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü, Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan aşırı düşük teklif sahibi isteklilerin teklifleri reddedilebilir. Madde 30- Bütün Tekliflerin Reddedilmesi ve İhalenin İptal Edilmesinde İdarenin Serbestliği 30.1-İhale komisyonu kararı üzerine İdare, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek İhaleyi iptal etmekte serbesttir İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum bütün isteklilere derhal bildirilir İdare bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez İdare isteklilerin talepte bulunması halinde, İhalenin iptal edilme gerekçelerini talep eden isteklilere bildirir. Madde 31- Ekonomik Açıdan En Avantajlı Teklifin Belirlenmesi Tekliflerin değerlendirilmesinde ekonomik açıdan en avantajlı teklif, teklif edilen toplam fiyatın en düşük olanıdır. Madde 32- İhalenin Karara Bağlanması 32.1-Bu Şartname hükümlerine göre yapılan değerlendirme sonucu iş ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılacaktır İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ita amirinin onayına sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller ve İhalenin hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, İhale yapılmamış ise nedenleri belirtilir. Madde 33- İhale Kararının Onaylanması 33.1-İta amiri karar tarihini izleyen en geç onbeş (15) iş günü içinde İhale kararını onaylar veya gerekçesini belirtmek suretiyle iptal eder. 13

14 33.2-İhale; kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır. Madde 34- İdarenin Yetkisi İdare, ihaleyi yapıp yapmamakta ve uygun bedeli tespitte İdare tamamı ile serbesttir. İhalenin iptali halinde, istekliler ihale dosyası masrafları ile ilgili herhangi bir maddi talepte bulunamazlar. Madde 35- Kesinleşen İhale Kararının Bildirilmesi 35.1-İhale kararlarının ita amiri tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, İhale kararı teklif veren bütün isteklilere imza karşılığı tebliğ edilir veya iadeli taahhütlü mektup ile tebligat adresine postalanmak suretiyle bildirilir. Mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün kararın isteklilere tebliğ tarihi sayılır Teklif veren isteklilerden teklifi değerlendirmeye alınmayan veya uygun görülmeyenlerin tebliğ tarihini izleyen beş gün içinde yazılı talepte bulunmaları halinde, idare talep tarihini izleyen beş gün içinde yazı ile gerekçelerini bildirip bildirmemekte serbesttir İhale kararlarının ita amiri tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere aynı şekilde bildirim yapılır. Madde 36- Sözleşmeye Davet 36.1-Kesinleşen İhale kararının bildirilmesi ile ilgili belirtilen sürelerin bitimini izleyen günden itibaren üç gün içinde İhale yapılacak istekliye, tebliğ tarihini izleyen on(10) gün içinde kesin teminatı vermek suretiyle sözleşmeyi imzalaması hususu imza karşılığı tebliğ edilir veya iadeli taahhütlü mektup ile tebligat adresine postalanmak suretiyle bildirilir. Mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün kararın istekliye tebliğ tarihi sayılır Bu bildirim isteklinin imzası alınmak suretiyle İdarede de tebliğ edilebilir İsteklinin, bu davetin tebliğ tarihini izleyen on (10) gün içinde kesin teminatı vererek sözleşmeyi imzalaması şarttır Ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinin sözleşmeyi imzalamaması durumunda, bu teklif sahibinin geçici teminatı gelir kaydedilerek en avantajlı ikinci teklif sahibi nihai pazarlığa ve sözleşmeye davet edilir. Madde 37- Kesin Teminat 37.1-İhale üzerinde kalan istekliden sözleşme imzalanmadan önce, Sözleşme bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle % 6 oranında kesin teminat alınır Kesin Teminat ve Ek Kesin Teminatın Geri Verilmesi: İşin, sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirildiği ve yüklenicinin bu işten dolayı İdareye herhangi bir borcunun olmadığı İdarece tespit edildikten sonra, garanti süresinin dolmasını müteakip 30 gün içerisinde Yükleniciye iade edilir Her ne suretle olursa olsun, İdarece alınan teminatlar haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz. 14

15 Madde 38- Avans Verilmesi, Şartları ve Miktarı Bu iş için avans verilmeyecektir. Madde 39- Muafiyetler ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu, KKTC Cumhuriyet Meclisinin 14 Temmuz 2003 tarih ve sekizinci birleşiminde kabul olunan ve KKTC Resmi Gazetesinin 28 Temmuz 2003 tarih ve 91. sayısında ilan edilen 60/2003 Sayılı Yasa ile kendisine tanınan tüm yasal muafiyetlerden faydalanacaktır. İş bu Yasa İhale Dosyasının ayrılmaz bir parçasıdır. Madde 40- Sözleşme Yapılmasında İsteklinin Görev ve Sorumluluğu 40.1-İhale yapılacak istekli, kesin teminatı ilgili maddede belirtilen süre içinde vererek sözleşmeyi imzalamak zorundadır. Sözleşme imzalandıktan hemen sonra geçici teminat iade edilecektir Bu zorunluluğa uyulmadığı takdirde, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın İhale yapılacak isteklinin geçici teminatı gelir kaydedilir. Madde 41-Ekonomik Açıdan En Avantajlı İkinci Teklif Sahibine Bildirim 41.1-İhale yapılacak isteklinin kesin teminatı vermemesi ya da sözleşme imzalamaması durumunda idare, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif fiyatının ita amirince uygun görülmesi kaydıyla, bu teklif sahibi istekliyle sözleşme imzalayabilir Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin de sözleşmeyi imzalamaması durumunda, bu teklif sahibinin geçici teminatı gelir kaydedilerek İhale iptal edilir. Madde 42- Sözleşme Yapılmasında İdarenin Görev ve Sorumluluğu 42.1-İdare sözleşme yapılması konusunda serbesttir. İdare sözleşme yapmaktan vazgeçmesi halinde, bu durumu istekliye yazılı olarak bildirecektir Bu takdirde geçici teminatı geri verilir ve istekli yaptığı giderlerini ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz. Madde 43- İhalenin Sözleşmeye Bağlanması 43.1-İdare tarafından İhale dokümanında yer alan şartlara uygun olarak hazırlanan sözleşme, ita amiri ve yüklenici tarafından imzalanır Sözleşmenin yapılmasına ait vergi, resim ve harçlarla diğer sözleşme giderleri yükleniciye aittir. V- DİĞER HUSUSLAR 1.İhale, son başvuru saatinden önce olmak kaydı ile İdarece iptal edilebilir, 2.Bütün tekliflerin ret edilmesinde ve İhalenin iptal edilmesi hususlarında idare tamamen serbesttir. Bu durumda istekliler herhangi bir hak kaybı talebinde bulunamazlar. 3.Gerçeğe aykırı belge verilmesi veya beyanda bulunulması halinde İsteklinin yerleşik olduğu ülke yasaları hükümlerince işlem yapılır. 15