ÜN TE II VER TABANI UYGULAMALARI

Transkript

1 ÜN TE II VER TABANI UYGULAMALARI A. BAfiLANGIÇ 1. Veri Taban yla lk Ad mlar a. Veri taban uygulamas n açma b. Mevcut veri taban n açma c. Veri taban içindeki kayd de ifltirme ç. Kaydetme d. Veri taban n kapatma e. Yard m fonksiyonlar n kullanma 2. Temel Ayarlar Yapma a. Veri taban uygulamas n n sayfa görünümünü de ifltirme b. Araç çubu u özelliklerini de ifltirme B. B R VER TABANI YARATMA 1. Temel fllemler a. Veri taban n planlama ve tasarlama b. Tablo oluflturma c. Tablo içinde hareket etme ç. Tabloya veri girme 2. Anahtarlar Tan mlama a. Birincil anahtar tan mlama b. ndeks oluflturma 3. Tablo Tasar m a. Tablo özelliklerini de ifltirme b. Alan özelliklerini de ifltirme 4. Veri Taban n Güncelleme a. Tablodaki verileri de ifltirme b Tablodaki verileri silme c. Veri taban na kay t ekleme ç. Veri taban ndan kay t silme C. FORMLARIN KULLANIMI 1. Form Oluflturma a. Basit bir form oluflturma b. Formlar kullanarak veri taban na bilgi girme 69

2 2. Form Görüntüsünü De ifltirme a. Metni biçimleme b. Arka plan renklerini de ifltirme c. fiekil ya da grafik dosyas ekleme ç. Nesnelerin s ralan fl n de ifltirme Ç. B LG YE ER fi M 1. Temel fllemler a. Veri taban program n kurma ya da veri taban oturumuna girme b. Verilen kriterlere dayanarak kay t bulma c. Basit bir sorgu oluflturma ç. Çoklu kriterlere dayanarak sorgu oluflturma d. Sorguyu kaydetme e. Filtreler ekleme f. Filtreleri kald rma 2. Sorguyu Ar tma a. Sorguya alanlar ekleme b. Sorgudan alanlar kald rma 3. Seçme ve S n fland rma a. Verilen kritere dayanarak verileri seçme ve s n fland rma b. Mant k ifllemlerine dayanarak verileri seçme ve s n fland rma D. RAPORLAMA 1. Seçilmifl Verileri Belirli Bir S rayla Ekranda ve Raporlarda Gösterme 2. Raporu De ifltirme 3. Sayfa Bafll klar ve Altl klar Oluflturma 4. Verileri Gruplama TEST II 70

3 BU BÖLÜMÜN AMAÇLARI B LG VE LET fi M TEKNOLO LER 2 Bu üniteyi çal flt n zda; * Veri taban uygulamas n açma, kapatma, yeniden çal flt rma ve yard m fonksiy onlar n kullanmay ö renecek, temel ayarlar yapmay kavrayacak, * Bir veri taban yaratmay, anahtarlar tan mlamay, tablo tasar m n n anlam n ve veri taban n n güncellemeyi ö renecek, * Form oluflturmay, form görüntüsünü de ifltirmeyi ö renecek, * Veri taban program kurmay, sorgu oluflturmay, verileri seçme ve s n fland rmay ö renecek, * Verileri raporda göstermeyi, raporu de ifltirmeyi ve verileri gruplamay kavrayacaks n z. NASIL ÇALIfiMALIYIZ? Bu üniteyi kavrayabilmek için; * Ünite içerisinde yer alan tan m ve kavramlar ö reniniz. * Ünite içerisinde yer alan konulara ait aç klamalar dikkatlice okunuz. * Bir bilgisayarda, ünitede yer alan konular n uygulamalar n yap n z * Ünite içerisinde yer alan konular n içerisindeki bir bölümü ö renmeden baflka bir bölüme geçmeyiniz * Ünite sonunda yer alan özet k sm n mutlaka okuyarak de erlendirme sorular n yan tlar na bakmadan çözmeye çal fl n z. * Çözümünü yapt n z de erlendirme sorular n kitab n z n sonunda yer alan yan t anahtar ile karfl laflt r n z. Yanl fl yan tlar n z n nedenlerini bularak eksiklerinizi tamamlay n z. 71

4 72

5 ÜN TE II VER TABANI UYGULAMALARI A. BAfiLANGIÇ Veri taban, belirli özelliklerdeki verilerin oluflturdu u bilgi toplulu udur. Veri taban program arac l ile bu bilgilerden her kifli için yeni özellikler oluflturulabilir, hesaplat labilir ya da veri taban na kaydedilmifl bilgi toplulu undan belirli özelliklerde kifliler seçilebilir. Microsoft Off i c e program paketinin içinde kullan c ya sunulan en önemli programlardan birisi de Microsoft Access program d r. Word program yard m yla belge haz rlamak, Excel program yard m yla da her türlü matematiksel ifllemleri yap labilse de bir kiflinin ya da bir iflletmenin gereksinim duydu u ve paket program olarak adland r lan programlar gelifltirmek olas de ildir. Örne in; bir iflletme müflteri kay tlar n ve bu müflterilerin borç/alacak durumlar n veya stok girifl/ç k fllar n izlemek isteyebilir. Bu ifllemleri yaparken ayn anda istenildi inde istenilen ölçütlere göre rapor almak isteyebilir. Microsoft Access, en basit veritaban uygulamas ndan en karmafl k uygulamalara kadar istenilen özelliklerde veri taban uygulamalar n gelifltirmek için haz rlanan programlardan birisidir. Bu programda tablolar, formlar, raporlar, sorg u l a r, ve makrolar ayn veri taban i ç e r i s i n d e tutulur. - Tablolar: Veri taban dosyas nda yer alacak bilgi alanlar n n tan mlanmas ve bilgi giriflinin yap lmas için kullan l r. Tablolar veri taban program n n as l bileflenidir. Di er bileflenlerin oluflturulabilmesi için mutlaka tablolar n haz rlanmas gerekir. - Formlar: Haz rlanan tablolara bilgilerin kolayca girilmesi ve görüntülenmesi için kullan l r. - Raporlar: Haz rlanan tablolardaki bilgileri belirli düzende ekranda görüntülemek ya da yaz c dan almak için kullan l r. - Sorgular: Haz rlanan tablolardaki verilerin istenilen koflullara uygun olanlar n seçme, istenilen bilgilerden oluflan listeler haz rlama, girilmifl olan bilgileri kullanarak yeni bilgi alanlar oluflturma ve yeni tablolar yapma gibi amaçlar için kullan l r. - Makrolar: Herhangi bir sorunun çözümü için gerekli birden çok ifllemin bir kerede yerine getirilmesi makrolarla olas d r. Access te makrolarda kullan lan ve ACTION olarak adland r lan birçok ifllem vard r. 73

6 1. Veri Taban yla lk Ad mlar a. Veri taban uygulamas n açma Bilgisayarda A c c e s s program n çal flt rabilmek için Wi n d o w s iflletim sistemlerinden herhangi birinin kurulu olmas gerekir. Bunun yan nda Microsoft Office program da yüklenmifl olmal d r Access, Microsoft Office program n n bir parças d r. Office program bilgisayara yüklendikten sonra Access i çal flt rmak için afla daki yöntemlerden biri kullan l r: - Bafllat menüsünden s ras yla Tüm Programlar, Microsoft Office, Microsoft Office Access 2003 t klan r. - Program, Bafllat menüsüne tutturulmuflsa ya da masaüstünde k sa yol olarak yerlefltirilmiflse göstergeç simge üzerindeyken farenin sol tuflu t klan r. Bu yöntemlerden biri kullan ld nda Access sayfas Microsoft Access ad yla aç l r (fiekil 2.1). fiekil 2.1: Microsoft Access sayfas Aç lan Microsoft Access sayfas nda yeni bir veri taban oluflturmak için afla daki seçeneklerden biri kullan l r: - Dosya menüsünde yer alan Yeni... t klan r. - Standart araç çubu u üzerinde yer alan Yeni dü mesi t klan r. - Klavyeden Ctrl+N tufllar na bas l r. Bu seçeneklerden birinin kullan lmas durumunda pencerenin sa nda Yeni Dosya görev bölmesi aç l r (fiekil 2.2). 74

7 fiekil 2.2: Pencerede yer alan Yeni Dosya görev bölmesi Yeni Dosya görev bölmesinde yer alan Bofl veritaban... t kland nda ekrana Yeni Veritaban Dosyas penceresi gelir (fiekil 2.3). Bu pencerede oluflturulacak veri taban dosyas n n ad belirlenir. Dosya ad verildikten sonra Olufltur dü mesi t klan r. fiekil 2.3: Yeni Veritaban Dosyas penceresi Veri taban oluflturulduktan sonra veri taban n n ana menüsü olan pencere ekrana gelir (fiekil 2.4). Bu pencere kullan larak veri taban ile ilgili bütün ifllemler yap labilir. 75

8 fiekil 2.4: Veri taban ana menüsü penceresi b. Mevcut veri taban n açma Daha önce haz rlanm fl ve bilgisayara kaydedilmifl olan bir veri taban dosyas na ulaflmak için A c c e s s program aç ld ktan sonra D o s y a menüsünde yer alan Aç... komutu ya da Standart araç çubu u üzerinde yer alan Aç dü mesi t klan r. Bu dü me t kland nda ekrana Aç penceresi gelir (fiekil 2.5). Pencerenin Bak: aç l r liste kutusundan veri taban n n bulundu u konuma gidilerek aç lmak istenen proje çift t klan r ya da seçildikten sonra Aç dü mesi t klan r. Böylece istenilen veri taban program aç lm fl olur. fiekil 2.5: Aç penceresi 76

9 c. Veri taban içindeki kayd de ifltirme Daha önceden haz rlanarak kaydedilmifl bir veri taban uygulamas nda de ifliklik yapmak için afla daki ifllem ad mlar uygulan r: 1. Access program aç l r. 2. Dosya menüsünden Aç... komutu t klan r. Ekrana Aç penceresi gelir. 3. Bu pencereden kayd de ifltirilecek veri taban seçilerek Aç dü mesi t klan r. Ekrana gelen pencerenin sol taraf nda yer alan Nesneler bölmesinden Tablolar nesnesi içerisinde yer alan veri taban farenin sol tuflu ile çift t klanarak aç l r (fiekil 2.6). fiekil 2.6: Not Listesi veri taban n açma 4. Aç lan tabloda de ifliklik yap lacak verinin bulundu u hücre t klanarak seçilir (fiekil 2.7). Yeni veri girifli klavyeden yap l r. Böylece veri de ifltirilmifl olur. De ifliklik yap lan tablonun kaydedilmesi gerekmedi inden do rudan kapat labilir. fiekil 2.7: De ifliklik yap lacak veriyi seçme 77

10 ç. Kaydetme Access program nda haz rlanm fl ve program nesneleri olarak adland r lan tablolar, formlar, raporlar ve veri eriflim sayfalar n kaydetmek için Dosya menüsünde yer alan Kaydet komutu kullan l r. Etkin bir nesneyi yeni adla kaydetmek için de yine Dosya menüsünde yer alan Farkl Kaydet... komutu kullan l r. Bu komut t kland nda ekrana Farkl Kaydet penceresi gelecektir (fiekil 2.8). Bu pencerede yer alan kaydetme yerine yeni bir ad verilmelidir. Tablonun ayn adla kaydedilmesi durumunda, tablonun bir kopyas oluflturulur. Penceredeki Türü aç l r liste kutusundan Form, Rapor ya da Veri Eriflim Sayfas seçeneklerinden biri seçilerek Tamam dü mesi t klan r. Böylece farkl kaydetme ifllemi tamamlanm fl olur. fiekil 2.8: Farkl Kaydet penceresi d. Veri taban n kapatma Veri taban n kapatmak için Dosya menüsünde yer alan Kapat komutu t klan r. Aç k olan veri taban penceresini kapatmak için de pencerenin sa üst köflesinde yer alan Kapat dü mesi t klanmal d r. e. Yard m fonksiyonlar n kullanma Microsoft Access te yard m fonksiyonlar n kullanmak için Yard m menüsünden yararlanmak gerekir. Bu menü Microsoft Office Access için haz rlanm fl yard m ve bilgilendirme görevlerinin kullan lmas n sa layan bir komut listesi içerir( fiekil 2.9). fiekil 2.9: Yard m menüsü Yard m menüsünde yer alan komut ve seçenekler flunlard r: 78 - Microsoft Office Access Yard m, Access ile ilgili yard m almak için görev bölmesinin aç lmas n sa lar. Bu seçenek t kland nda pencerenin sa taraf na Access Yard m görev bölmesi gelir. Ayn ifllem için F1 dü mesi de kullan labilir.

11 Kullan c bu bölmede yer alan A r a kutusuna istedi i sözcü ü yazarak arama yapabilir, çindekiler Tablosu ndan yard m alabilir. - O ffice Yard mc s n Göster k o m u t u, O ffice Ya r d m c s n n ekranda görüntülenmesini sa lar. - Microsoft Office Online, nternet te Office Online a ba lanarak her türlü yard m almak için kullan l r. - Access Gelifltirici Kaynaklar, Microsoft firmas n n nternet teki web sayfas na ba lanarak bu programdaki geliflimlere ulaflabilmek için kullan l r. - Bize Baflvurun, Microsoft un kullan c lar na sundu u bir hizmettir. Kullan c, programla ilgili öneri ve deneyimlerini Microsoft firmas na iletmek için bu seçene i kullan r. Ancak bunun için öncelikle Müflteri Deneyimi Gelifltirme Program na kat lm fl olmas gerekir. - Örnek Veritabanlar, kullan c n n yararlanmas amac yla düzenlenmifl örnek veri taban uygulamalar na ulaflmak için kullan l r. - Güncellefltirmeleri Denetle komutu A c c e s s te yap lacak güncellemeleri denetlemek için kullan l r. - Alg la ve Onar... komutu programdaki hatalar otomatik olarak onarmak için kullan l r. - Ürünü Etkinlefltir... komutu ile O ff i c e programlar n n zaman zaman gerçeklefltirilen güncelleme ve yenilemelerinden yararlanmak için kullan l r. - Müflteri Görüfl Seçenekleri..., M i c r o s o f t un kullan c lar n n programla ilgili görüfllerini almak amac yla haz rlad bir hizmettir. Programla ilgili görüfl bildirmek isteyen kullan c bu seçene i seçtikten sonra Müflteri Deneyimi Gelifltirme Program na kat lm fl olur. - Microsoft Office Hakk nda seçene i; Microsoft PowerPoint in sürüm numaras, telif hakk, lisans bilgileri, kullan c ve kurum isimleri gibi bilgilerin ekranda görüntülenmesi için kullan l r. 2. Temel Ayarlar Yapma a. Veri taban uygulamas n n sayfa görünümünü de ifltirme Access veri taban uygulamas n n sayfa görünümünü de ifltirmek için uygulama penceresinde yer alan dü meleri kullanmak gerekir. Pencerenin üst k sm nda yer alan araç çubu undaki dü meler ve ifllevleri afla daki gibidir:. Büyük Simgeler : Nesnelere ait menü seçeneklerinin büyük simgeler durumunda görülmesini sa lar (fiekil 2.10).. Küçük Simgeler : Nesnelere ait menü seçeneklerinin küçük simgeler durumunda görülmesini sa lar.. Listele : Nesnelere ait menü seçeneklerinin listeler durumunda görülmesini sa lar.. Ayr nt lar : Nesnelere ait menü seçeneklerinin ayr nt l olarak görülmesini sa lar. 79

12 fiekil 2.10: Menü seçeneklerinin büyük simgeler durumundaki görünümü b. Araç çubu u özelliklerini de ifltirme Access program nda araç çubuklar n ve bu çubuklar n özelliklerini de ifltirmek olas d r. Bunun için pencerede yer alan Görünüm menüsünden Araç Çubuklar t klan r. Araç Çubuklar alt menüsünde bulunan Görev Bölmesi, Veri Taban, Web seçenekleri iflaretlenerek çal flma ekran nda bulunmas istenilen araç çubuklar seçilir (fiekil 2.11). fiekil 2.11: Araç Çubuklar alt menüsü 80 Access te yeni bir araç çubu u tasarlay p üzerine dü meler eklemek de olas d r. Bunun için öncelikle Görünüm menüsünden Araç Çubuklar seçilir. Ekrana gelen alt menüden Özellefltir komutu t klan r. Ekrana gelen Özellefltir penceresindeki Araç Çubuklar sekmesinde yer alan, Araç Çubuklar : kutusunda 1. Hizmet Program veya 2. Hizmet Program onay kutular iflaretlenir. Özellefltir penceresi kapat ld nda yeni bir araç çubu u ekranda görüntülenir. Yeni araç çubu unu tamamlamak için yeniden aç lan Ö z e l l e fl t i r penceresindeki K o m u t l a r sekmesi t klan r. Kategorilerine göre pencerenin sa taraf nda yer alan komutlardan istenilen; farenin sol tuflu bas l iken seçildikten sonra araç çubu u üzerine b rak l r. Böylece yeni araç çubu una yeni dü meler e k l e n m i fl olur.

13 B. B R VER TABANI YARATMA 1. Temel fllemler a. Veri taban n planlama ve tasarlama Access te haz rlanacak olan veri taban n n öncelikle hangi amaç için haz rlanaca bütün detaylar yla belirlenmelidir. Veri taban n n amac belirlendikten sonra oluflturulacak listeler haz rlanmal d r. Yine bu listelerde gerek duyulaca düflünülen bütün bilgiler eklenmelidir. b. Tablo oluflturma Access te veri taban oluflturmak için ya veri taban sihirbaz ya da bofl veri taban kullan l r. 1. Veri taban sihirbaz n kullanarak veri taban oluflturma Access program nda kullan c n n veri taban haz rlamas na yard mc olmak üzere tasarlanm fl baz haz r fonksiyonlar vard r. Kullan c bu haz r fonksiyonlar sayesinde istedi i özellikte bir veri taban oluflturabilir ve bu veri taban n kullanabilir. Bu haz r fonksiyonlardan yararlanmak için program aç ld ktan sonra Dosya menüsündeki Yeni t klan r. Bu durumda pencerenin sa bölümüne Yeni Dosya görev bölmesi eklenir. Yeni Dosya görev bölmesinde bulunan fiablonlar bafll alt ndaki Bilgisayar mda... seçene i t k l a n r. Böylece ekrana fi a b l o n l a r penceresi gelir (fiekil 2.12). Bu pencerenin Veritabanlar sekmesinde daha önceden haz rlanarak kullan c ya sunulmufl veri taban dosyalar bulunmaktad r (fiekil 2.13). fiekil 2.12: fiablonlar penceresi, Genel sekmesi 81

14 fiekil 2.13: fiablonlar penceresi, Veritabanlar sekmesi Kullan c taraf ndan fiablonlar penceresindeki seçeneklerden biri seçildikten sonra Ta m a m dü mesi t klan r. Ekrana Yeni Veritaban Dosyas penceresi gelir. Bu pencerenin üst bölümünde bulunan Kay t yeri: aç l r liste kutusunda yeni oluflturulacak dosyan n saklanaca konum belirtilir. Pencerenin alt bölümündeki Dosya ad aç l r liste kutusuna yeni oluflturulacak dosyan n ad yaz l r. Veri taban dosyas n oluflturmak için Olufltur dü mesi, ifllemden vazgeçmek için ptal dü mesi t klan r. Yeni Veritaban Dosyas penceresindeki Olufltur dü mesi t kland nda ekrana, Veritaban Sihirbaz penceresi gelir (fiekil 2.14). fiekil 2.14: Veritaban Sihirbaz penceresi Uygulamaya devam etmek için Veritaban Sihirbaz penceresindeki leri> dü mesi t klan r. Böylece ekrana yeni bir Veritaban Sihirbaz penceresi aç l r (fiekil 2.15). 82

15 fiekil 2.14: 2. Veritaban Sihirbaz penceresi Ekrana gelen bu pencerenin sol bölümünde yer alan Veritaban ndaki tablolar: bölmesinden istenilen seçildikten sonra Tablodaki alanlar: listesinden gerekli seçimler yap larak leri> dü mesi t klan r. Ekrana gelen yeni pencerede ise ekran görüntüsü stili belirlenir ve yine leri> dü mesi t klan r ( fiekil 2.15). fiekil 2.15: 3. Veritaban Sihirbaz penceresi Ekrana gelen yeni pencerede raporlar n stili belirlenir ve leri> dü mesi t klan r (fiekil 2.16). Aç lan yeni Veritaban Sihirbaz penceresinde istenilen veri taban bafll yaz ld ktan sonra istenirse resim de eklenerek leri> dü mesi t klan r (fiekil 2.17). 83

16 fiekil 2.16: 4. Veritaban Sihirbaz penceresi fiekil 2.17: 5. Veritaban Sihirbaz penceresi Ekrana gelen son Veritaban sihirbaz penceresindeki S o n dü mesi t klan r (fiekil 2.18) Bu durumda ekrana veri taban n oluflturma sürecini gösteren yeni bir pencere gelecektir (fiekil 2.19). fiekil 2.18: 6. Veritaban Sihirbaz penceresi 84

17 fiekil 2.19: 6. Veri taban oluflturma sürecini gösteren pencere Veri taban oluflturma süreci tamamland nda yeni veri taban dosyas düzenlenmifl olur. Daha sonra ekrana gelen penceredeki ilgili bölüme flirket sabit bilgileri girilir (fiekil 2.20). Bu pencereye bilgiler klavyeden girilerek kapat ld nda otomatik olarak kaydedilir. Ayr ca kaydedilmesine gerek yoktur. fiekil 2.20: fiirket Bilgilerim penceresi fiirket Bilgilerim penceresi kapat ld nda ekrana Ana Geçifl Panosu penceresi gelecektir (fiekil 2.21). Bu pencerede verilerin girilece i de iflik seçenekler bulunmaktad r. Seçeneklerin her birinde yer alan onay kutular t klanarak aç l r ve istenilen bilgiler girilir. Bu ifllemi bütün seçeneklere uygulamak olas d r. Örne in; fiekil 2.21 deki pencerede yer alan Kat lanlar Gir/Görüntüle seçene i t kland nda ekrana organizasyona kat lan flirketlerin kaydedilebilece i Kat lanlar penceresi gelecektir (fiekil 2.22). fiekil 2.21: Ana Geçifl Panosu penceresi 85

18 fiekil 2.22: Kat lanlar penceresi Kat lanlar penceresinde bilgiler girildikten sonra Kay t Yap... dü mesi t klan r. Daha sonra ekrana yap lan kayd gösteren Kay t penceresi gelir. Böylece kay t yapma ifllemi tamamlanm fl olur. Veri taban dosyas yla yap lacak ifllemler sona erdi inde Bu veritaban ndan ç k seçene i t klanarak uygulama kapat l r. Haz rlanan uygulama yeniden aç lmak istendi inde A c c e s s program çal flt r ld ktan sonra D o s y a menüsünden A ç komutu ya da S t a n d a r t araç çubu u üzerinde bulunan Aç dü mesi t klan r. Ekrana gelen A ç penceresinden aç lmak istenen dosya seçildikten sonra Aç dü mesi t klan r. Ekrana Ana Geçifl Panosu g e l i r. Bu pencere kullan larak istenilen veri taban ifllemleri yap labilir. Örne in; daha önce girilen bir veriyi görmek için Kat lanlar Gir/Görüntüle seçene i t klan r ve bilgilerin ekrana gelmesi sa lan r (fiekil 2.23). fiekil 2.23:Microsoft Access- [Kat lanlar] penceresi Bofl veri taban kullan larak veri taban n n oluflturulmas Acess program nda yer alan veri taban sihirbaz ile veri taban oluflturulabilece i gibi her kullan c kendi gereksinimine göre yeni uygulamalar yapmak isteyebilir. Bunun için Access program çal flt r ld ktan sonra pencerenin sa bölümüne aç lan Yeni Dosya görev bölmesinden Bofl Veritaban seçene i t klan r. Ekrana Yeni Veritaban Dosyas penceresi gelir (fiekil 2.24).

19 fiekil 2.24: Yeni Veritaban Dosyas penceresi Ekrana gelen pencerede bulunan Dosya ad : aç l r liste kutusuna istenilen bir dosya ad yaz larak Olufltur dü mesi t klan r. Bu durumda A c c e s s penceresinin üzerine kullan c n n verdi i adla yeni bir pencere gelecektir (fiekil 2.25). fiekil 2.25: veri taban 5: Veritaban (Access 2000 dosya biçimi) penceresi Ekrana gelen pencere, Nesneler ve Gruplar ile nesnelere ait alt seçeneklerin oldu u iki bölümden oluflur. Örne in ekranda Nesneler bölümünden Tablolar seçildi inde sa taraftaki bölümde Tablolar a ait üç, Formlar seçildi inde ise Formlar a ait iki seçenek görülür. Penceredeki Tablolar nesnesine ait olan Tasar m görünümünde tablo olufltur seçene i ya çift t klan r ya da seçildikten sonra Aç... dü mesi t klan r. Ekrana kullan c n n iste ine göre düzenleyebilece i bir veri taban tablosu gelir(fiekil 2.26). 87

20 fiekil 2.26:Tablo1: Tablo penceresi Tabloda Alan Ad, Veri T ü r ü ve Tan m olmak üzere üç sütun bulunmaktad r. B i r b i l g i alan n n ad en fazla 64 karakter uzunlu unda olabilir. Bu bilgi, penceredeki Alan Ad sütununa yaz l r. Veri T ü r ü sütununda ise bu bilgi alan na girilecek bilgilerin türü belirlenir. Veri T ü r ü sütununda yer alan afla ok t kland zaman veri türleri ekranda görüntülenir (fiekil 2.27). Tan m sütununa herhangi bir bilginin girilmesi zorunlu de ildir. E er kullan c bu sütuna bilgi alan ile ilgili bir bilgi girmiflse veri girifli s ras nda bu sütuna girilmifl olan bilgi ekranda görüntülenir. fiekil 2.26:Veri Türü seçenekleri Kullan labilecek veri türleri ve ifllevleri flunlard r:. Metin: Alfabetik bilgilerin veya ifllem gerektirmeyen say sal bilgilerin girilmesi için veri türü olarak Metin kullan l r. Bu alan en fazla 255 karakter olabilir. Alan boyutlar gerekenden uzun tan mlanmamal d r.. Not: Alfabetik ve say sal bilgilerin girilmesi için kullan l r. Bu veri türünün metin türü veri alan ndan fark karaktere kadar bilgi girilebilmesidir.. Say : Üzerinde ifllem yap lmas gereken say sal bilgilerin girilmesi için kullan l r. 88

21 Bafll ca say seçenekleri flunlard r: - Bayt: 0 ile 255 aras ndaki say lar depolar. - Tam say : ile aras ndaki tam say lar depolar. - Uzun tam say : ile aras ndaki tam say lar depolar. - Tek duyarl say : ile aras ndaki say lar depolar. - Çift duyarl say : ile aras ndaki say lar depolar. - Tarih/Saat: Tarih ve saat bilgilerinin girilmesi için kullan l r. - Para birimi: Say sal veri tipinden farkl de ildir. Ancak virgülden sonraki basamaklar önemli de ildir. Bu alanda tam say k sm 15 basamak ve virgülden sonraki basamak say s 4 olan say lar tutulabilir. - Otomatik say : Bir bilgi eklendi inde otomatik olarak eklenen birbirinin ayn s olmayan, s ral veya rasgele numaralar için kullan l r. - Evet/Hay r: Do ru/yanl fl, Aç k/kapal gibi iki durumlu verilerin girilmesi için kullan l r. - OLE Nesnesi: Veri taban na resim, ses, film gibi nesnelerin eklenmesini sa lar. - Köprü: Internet adresi gibi ba lant yap lacak veriler bu tipten tan mlan r. Bu tip verilerin üzerinde t kland zaman ba lant kurulur. - Arama sihirbaz...: Baflka bir tablodan veya de erler listesinden de er seçmeyi sa layan bir alan oluflturur. Veri Türü listesinde bu seçenek seçildi inde bu de eri tan mlayacak bir sihirbaz bafllat l r. fiekil 2.27:Tasar m görünümü veri taban tablosu fiekil 2.27 de veri türü olarak Metin ve Tarih/Saat kullan lm flt r. Kullan lan her veri türünün özellikleri pencerenin alt nda yer alan Alan Özellikleri bölümündeki kullan c n n iste ine göre düzenlenebilir. Tablo alan ndaki veri giriflleri bittikten sonra Dosya menüsündeki Kaydet komutu t k l a n r. Ekrana gelen Farkl Kaydet penceresinde yer alan Tablo Ad : bölümüne istenilen ad verildikten sonra Tamam dü mesi t klan r (fiekil 2.28). 89

22 fiekil 2.28:Farkl Kaydet penceresi Tablo kaydedildikten sonra veri taban penceresinde Tablolar nesnesi seçildi inde yeni oluflturulan tablonun alt seçeneklere eklenmifl oldu u görülecektir (fiekil 2.29). fiekil 2.29:Oluflturulan tablonun veri taban penceresindeki görünümü Oluflturulduktan sonra üzerinde çal fl lmak istenen tablo çift t klanarak ya da seçildikten sonra Aç... dü mesi t klanarak aç l r. Aç lan veri girifl tablosuna kullan c taraf ndan istenilen veriler girilir (fiekil 2.30). fiekil 2.30:Tabloya veri girme 90

23 Tabloya veri girifl ifllemi tamamland ktan sonra herhangi bir kay t ifllemine gerek duyulmadan tablo kapat l r. Çünkü program verileri otomatik olarak kaydedecektir. Kaydetme ifllemi tamamland ktan sonra tabloyu kapatmak için pencerenin sa üst köflesinde bulunan Pencere Denetim dü mesi t klanarak aç lan menüden K a p a t komutu t klan r ya da Kapat dü mesi t klan r. Tabloya yeni veriler girmek için istenirse tablo yeniden aç labilir. c. Tablo içinde hareket etme A c c e s s program nda haz rlanan tablolarda, tablo içerisinde hareket etmeyi sa layan tufllar bulunmaktad r. Tablonun alt k sm nda yer alan bu tufl tak m n n ifllevleri afla daki gibidir: Birinci kayda git 5. En son kayda git 2. Bir önceki kayda git 6. Son kayd n ard ndan yeni bir kay t aç 3. mlecin bulundu u yerin kay t numaras 7. Toplam kay t say s 4. Bir sonraki kayda git Tablo içinde hareket etmeyi sa layan bu tufllar n d fl nda, klavyede yer alan Home ve End tufllar da ayn amaçla kullan labilir. ç. Tabloya veri girme Access program nda oluflturulan tablolara bilgi girifli do rudan tablodan yap labilir. Bunun için bilgi girilecek tablo seçildikten sonra Aç dü mesini t klamak ya da seçilen tabloyu çift t klamak gerekir. Aç lan tabloda her sat ra ayr bir kay t girilir (fiekil 2.31). fiekil 2.31:Veri tablosundaki kay tlar 91

24 Verilerin girildi i tabloda en son kay ttan sonraki bofl sat r yeni kay t eklemek için kullan l r. Bu son sat ra yeni bir kay t girilmeye baflland nda o sat r n bir alt na tekrar bofl bir sat r eklenir. Her alana bilgi girildi inde Enter tufluna basarak bir sonraki alana geçilir. 2. Anahtarlar Tan mlama Access program n n en önemli özelli i ayr tablolarda saklanan bilgilerin h zla bulunabilmesi, bir araya getirilebilmesidir. Bunun için tabloda saklanan her kay t, tek olarak tan mlanan bir alan veya alanlar kümesi içermelidir. Bu bilgi, tablonun birincil anahtar olarak adland r l r. Bir tabloya birincil anahtar atand nda, A c c e s s y i n e l e n m e y i veya birincil anahtar alanlara bofl de erler girilmesini önler. Birincil anahtar bir tan mlay c olarak kabul edildi inden bir kayd di erinden ay rmak için en uygun yol birincil anahtar kullanmakt r. Örne in; ürün kodu veya çal flan numaras gibi her kay t için benzersizdir. Birincil anahtar, s k de iflmeyen bir bilgi olmal d r. Access, bir tabloya her kay t ekleniflinde 1 say artan say sal bir birincil anahtar atayabilir. Veri taban na bu kay ttan önce girilmifl baflka kay tlar eklense veya silinse bile, verilen bu numara ilgili kay tla iliflkili kal r. a. Birincil anahtar tan mlama Birincil anahtar belirlenirken benzersiz veri içeren alanlardan birinin birincil anahtar yap lmas na dikkat edilmelidir. Seçilecek alandaki veri, her kay t için özgün olmal d r; baflka bir kay tta tekrar etmemelidir. Örne in; kiflilerin adlar ya da soyadlar n içeren alanlar özgün olmad ndan birincil anahtar olarak tan mlanamaz. Access de birincil anahtar tan mlamak için öncelikle veritaban penceresindeki Tablolar nesnesinde yer alan Tasar m görünümünde tablo olufltur çift t klanarak tablo a ç l r. Tabloda istenilen alan ya da alanlar seçilir. Tek bir alan seçmek için istenen alanla ilgili sat r seçici t klan r. Birden fazla alan seçmek için ise sat r seçiciler, klavyeden Ctrl tuflu bas l yken t klan r. Daha sonra Standart araç çubu undaki Birincil Anahtar dü mesi t klanarak ifllem tamamlan r. Ayn ifllem K sayol menüsünde yer alan Birincil Anahtar seçene i t klanarak da yap labilir (fiekil 2.32). fiekil 2.32:K sayol menüsü 92

25 b. ndeks oluflturma (Dizin oluflturma) Access teki veri taban tablolar, daha sonra yap lacak ifllemlerin h zl yap lmas, kay tlar n daha h zl bulunmas için dizinlenir. Access dizinleri sorgulama yaparken, tablolar s raya sokarken, rapor olufltururken ve arama yaparken kullan r. Tabloda dizin oluflturulduktan sonra tablolar sorg u l a n a b i l i r, tablolardan ve sorgulardan rapor haz rlanabilir. Dizin oluflturma ifllemi ile bir veri taban tablosundaki bir veya daha fazla say daki sütunun de erlerini s ralamak olas d r. Örne in; müflteri listesi tablosunda bir müflteri soyad na göre arand nda dizin, tablodaki tüm sat rlar aramaktan daha h zl bir flekilde bilgi almay sa lar. Dizin oluflturmak için öncelikle aç lan veritaban penceresinde yer alan Tablolar nesnesinde yer alan Tasar m görünümünde tablo olufltur çift t klanarak tablo aç l r. Daha sonra Görünüm menüsünden Dizinler t klan r (fiekil 2.33) fiekil 2.33: Görünüm menüsü, Dizinler komutu Dizinler komutu t kland nda ekrana Dizinler penceresi gelir (fiekil 2.34). Bu pencerede yer alan Alan Ad aç l r liste kutusundan dizin oluflturmak için en fazla 16 sütun seçilebilir. Ancak daha iyi sonuç alabilmek için en fazla bir iki sütun seçmek daha uygun olacakt r. Seçilen her sütun için de erlerin dizin taraf ndan artan ya da azalan s ra ile düzenlenmesi de belirlendikten sonra gerekli di er ayarlar da yap larak veri taban diyagram kaydedilir. Böylece dizin veri taban içinde oluflturulmufl olur. fiekil 2.34: Dizinler komutu 93

26 3. Tablo Tasar m a. Tablo özelliklerini de ifltirme Access de haz rlanm fl bir tablonun görünümü de ifltirilebilir. Bir tabloda bütün özelliklerin bafllang çta tan mlanmas en do ru oland r. Ancak uygulamada genellikle temel bir tablo oluflturulup kaydedilir. Daha sonra bu özellikler kullan c n n iste ine göre de ifltirilebilir. Haz rlanan veri taban tablosunun sat r ve sütunlar nda de ifliklik yapmak için yap lmas gerekenler flunlard r: - Sütun özelliklerini de ifltirme: Tabloda yer alan sütunlarda de ifliklik yapmak için fare göstergeci, özelli i de ifltirilecek sütunun en üst k sm nda yer alan sütun ad üzerine getirilir. Farenin sol tuflu bas l tutuldu unda göstergeç afla ok fleklini al r. Sütun seçildikten sonra tufl b rak l r. Farenin sa tuflu t klanarak K sayol menüsü aç l r (fiekil 2.35). Aç lan bu menüden hangi de ifliklik yap lmak isteniyorsa o seçenek t klan r ve istenilen de ifliklik yap l r. Örne in; tablodaki veriler artan ve azalan flekilde s ralanabilir, sütun geniflli i de ifltirilebilir, istenirse sütunlar gizlenebilir ya da sütunlar silinebilir. fiekil 2.35: Veri tablosu sütunlar K sayol menüsü - Sat r özelliklerini de ifltirme: Tabloda yer alan sat rlarda de ifliklik yapmak için sat r bafl nda fare sol tuflu bas l iken özelli i de ifltirilecek sat rlar seçilir. Farenin sol tuflu bas l tutuldu unda göstergeç sa a ok fleklini al r. Sat rlar seçildikten sonra tufl b rak l r. Farenin sa tuflu t klanarak K sayol menüsü aç l r (fiekil 2.36). Aç lan bu menüden hangi de ifliklik yap lmak isteniyorsa o seçenek t klan r ve de ifliklik yap l r. 94

27 fiekil 2.36: Veri tablosu sat rlar K sayol menüsü b. Alan özelliklerini de ifltirme Access program nda haz rlanacak olan tablo Tasar m görünümünde tablo olufltur seçene inde düzenlenirken ekrana gelen penceredeki Alan Ad ve bu alanlar için kullan lacak verilerin özelliklerinin tan mlanmas gerekir. Bunu için Veri Türü seçimi yap lmal d r. Veri taban alan na ait metin, say, tarih gibi veri alan türleri vard r. Bu veri türlerinden biri seçildi inde pencerenin alt k sm nda alan özellikleri belirir (fiekil 2.37). Alan ad belirlendikten sonra öncelikle Veri Türü seçimi yap lmal, daha sonra bu veri türüne ait alan özellikleri belirlenmelidir. Böylece istenilen tür ve özellikte veri giriflinin yap labilece i alan düzenlenmifl olur. Örne in; metin alan na yanl fll kla say verisi girilmiflse bilgisayar kullan c y uyararak otomatik kontrol olana sa lar. fiekil 2.37: Metin veri türü alan özellikleri 95

28 Veri Türü seçimi yap ld ktan sonra pencerenin alt taraf nda bulunan alan özellikleri kullan c n n iste ine göre de iflebilir. Her veri türünün alan özellikleri birbirinden farkl d r. Bu nedenle bunlar de ifltirmeden önce özellikleri hakk nda bilgi sahibi olmak gerekir. Örne in; bafll ca metin alan özellikleri flunlard r: - Alan Boyutu: Burada bilgi alan na girilecek bilginin karakter say s olarak uzunlu u tan mlan r. Metin türünde alan uzunlu u en fazla 255 karakterdir. - Biçim: Bir bilgi alan na girilecek bilginin yerleflim ve görünüm flekli alan özelliklerinden Biçim kullan larak tan mlan r. - Girifl Maskesi: Bilgi alan na girilecek bilgilerin belirli bir kurala uygun olarak yaz lmas n sa lar. - Resim Ya z s : Bilgi girifli s ras nda, bilgi alanlar tan mlanm fl adlar yla görüntülenir. E er bilgi alan n n bafll n n baflka bir metin olmas isteniyorsa bu bafll n resim yaz s kutusuna yaz lmas gerekir. - Varsay lan De er: Haz rlanan bir tabloya bilgi girifli yap l rken kay t sat r nda görüntülenmesi istenen de erdir. Varsay lan kutusuna yaz lacak de er, söz konusu bilgi alan nda görüntülenecektir. - Geçerlilik Kural : Bir bilgi alan na belirtilen kural çerçevesinde bilgi giriflini zorunlu k lar. Geçerlilik kural kullan larak girilecek bilgilerin aral tan mlanabilir. Örne in; YAfi1 bilgi alan na girilebilecek de er 0 ile 15 aras nda bir de er olabilir. Bu aral k d fl nda yanl fl bir bilginin girilmesini önlemek için geçerlilik kutusuna ">=0 AND <=15" veya "BETWEEN 0 AND 15" koflulu yaz labilir. Bu durumda bu alana sadece 0 ile 15 aral nda bir bilgi girilmesi sa lanm fl olur. - Geçerlilik Metni: Geçerlilik kural na uyulmad zaman ekranda görüntülenecek uyar mesaj n n tan mlanmas n sa lar. - Gerekli: Bir bilgi alan na mutlaka bilgi girilmesi gerekiyorsa Gerekli kutusunda Evet seçilmelidir. Bu flekilde tan mlanm fl bilgi alan na bilgi girifli yap lmadan bir baflka bilgi alan na geçilemez. - S f r Uzunluk zni: Bu özellik sadece metin türü için geçerlidir. Burada Evet seçildi i zaman bilgi alan na bilgi girifli yap lmadan geçilebilir. - S ral : Bilgi alan na girilen bilgilerin artan veya azalan biçimde s ralanmas n sa lar. Evet(Yineleme Var) seçilmiflse bilgi alan ndaki verilerin tekrarlanmas na izin verilir. Evet(Yineleme Yok) seçilmiflse bilgi alan ndaki verilerin tekrarlan mas na izin verilmez. H a y r seçildi inde ise bu bilgi alan ndaki bilgiler s ralanmaz. 96

29 - Unicode S k flt rma: Bilgi alan nda 2 bayt yer tutan karakterleri 1 bayt yer tutacak flekilde s k flt r r. Bu özellik metin türü için geçerlidir. 4. Veri Taban n Güncelleme Haz rlanan bir veri taban ndaki bilgileri zaman içinde düzeltme veya de ifltirerek güncelleme gere i duyulabilir. Bu ifllem için yine haz rlanm fl tablolar kullanmak gerekir. a. Tablodaki verileri de ifltirme Access program nda verileri de ifltirmek için öncelikle verileri de ifltirilecek olan tablonun aç lm fl olmas gerekir. Bunun için veri taban penceresinde Tablolar nesnesi seçili iken kay tl dosyalardan verileri de ifltirilecek olan, çift t klanarak aç l r. Ekrana gelen tablodan hangi veri de ifltirilecekse ilgili hücre yine çift t klanarak etkinlefltirilir (fiekil 2.38). stenilen veri klavyeden girildi inde eski veri silinmifl yerine yenisi kaydedilmifl olur. fiekil 2.38: Verisi de ifltirilecek hücreyi etkinlefltirme b. Tablodaki verileri silme Aç lm fl herhangi bir tablodaki verileri silmek için silinecek veri çift t klanarak etkinlefltirilir. Daha sonra klavyeden Delete ya da Backspace tufllar na bas l r. Böylece etkin hücredeki veriler silinmifl olur. c. Veri taban na kay t ekleme Daha önce haz rlanm fl bir veri taban tablosuna veri eklemek için öncelikle bu tablonun aç lmas gerekir. Kay tl tablo çift t klanarak aç ld ktan sonra göstergeç tablonun en alt sat r nda yer alan bofl sat ra getirilir. Bu bofl sat rda hangi hücreye veri girilecekse imleç o hücrede konumland r l r ve istenilen veri girilir. Kay t eklenip tablo kapat ld nda yeni kay t tabloya eklenmifl olur (fiekil 2.39). 97

30 fiekil 2.39: Veri taban na kay t ekleme ç. Veri taban ndan kay t silme Access program nda daha önce kaydedilmifl sat rlar ya da sütunlar silmek için öncelikle bu sat r ya da sütunlar n seçilmifl olmas gerekir. Silinecek sütun seçilmek istenildi inde göstergeç sütun bafl na getirilir. Bu durumda göstergeç afla ok fleklini alacakt r. Farenin sol tuflu t kland nda ise sütun seçilmifl olur. Seçilen sütunu silmek için sütun seçiliyken farenin sa tuflu t klanarak aç lan K sayol menüsünden Sütun Sil komutu t klan r (fiekil 2.40). Bu komut t kland nda ekrana bir uyar penceresi gelir (fiekil 2.41). Penceredeki Evet dü mesi t kland nda sütun silinmifl olur. fiekil 2.40: K sayol menüsü, Sütun Sil komutu 98 fiekil 2.41: Alan silme uyar penceresi

31 Herhangi bir kayd silmek amac yla sat r seçmek için ise göstergeç sat r bafl na getirilir. Göstergeç sola ok fleklini ald nda farenin sol tuflu bas l tutularak istenilen kadar sat r seçildikten sonra b rak l r. Sat r seçmek için, seçilecek sat r n bafl ndayken Düzen menüsünden Kay t Seç komutu da kullan labilir. Silinecek sat r seçildikten sonra kay t silme ifllemi için afla daki yöntemlerden biri kullan l r: - Klavyeden Delete tufluna bas l r. - Düzen menüsünden Sil komutu t klan r. - Farenin sa tuflu t klanarak aç lan K sayol menüsünden Kay t Sil komutu t klan r (fiekil 2.42). fiekil 2.42: K sayol menüsü, Kay t Sil komutu Bu yöntemlerden herhangi biri kullan ld nda ekrana bir uyar penceresi gelir (fiekil 2.43). Pencerede yer alan Evet dü mesi t kland nda seçili sat r ya da sat rlar silinmifl olur. fiekil 2.43: Kay t silme uyar penceresi C. FORMLARIN KULLANIMI Veri taban dosyalar nda verilerin hepsi ayn anda görüntülendi i için istenildi i gibi incelenmesi zordur. Bunun yerine oluflturulan formlar sayesinde veriler daha düzenli olarak görülebilecektir. 1. Form Oluflturma Form oluflturmak için Access veri taban penceresi aç ld ktan sonra pencerenin sol 99

32 taraf nda yer alan Formlar nesnesi t klan r (fiekil 2.44). Bu nesne t kland nda pencerenin sa taraf na iki seçenek yerleflir. Kullan c isterse Tasar m görünümünde form olufltur seçene ini t klayabilir ya da Sihirbaz kullanarak form olufltur seçene i ile form oluflturabilir. fiekil 2.44: Form oluflturmak için Formlar nesnesini seçme a. Basit bir form oluflturma Form sihirbaz n kullanarak basit bir form oluflturmak için yap lmas gerekenler flunlard r: 1. Access veri taban penceresi aç l r. 2. Pencerede yer alan Formlar nesnesi t klan r. 3. Pencerenin sa taraf nda yer alan sihirbaz kullanarak form olufltur t klan r. Ekrana Form Sihirbaz penceresi gelir (fiekil 2.45). 100 fiekil 2.45: Form Sihirbaz penceresi 4. Ekrana gelen pencerenin üst k sm nda yer alan Tablolar/Sorgular aç l r liste kutusundan daha önce haz rlanm fl tablolardan biri seçilir. Kullanabilecek Alanlar: bölmesinden istenilen alan ya da alanlar tek tek seçilerek Seçili A l a n l a r : b ö l m e s i n e aktar l r. Alanlar tek tek seçip aktarmak için iki bölme aras nda yer alan dü mesi, tüm alanlar aktarmak için dü mesi t klan r. Aktarma ifllemi

33 tamamland ktan sonra leri> dü mesi t klan r. Ekrana 2. Form Sihirbaz penceresi gelir (fiekil 2.46). fiekil 2.46: 2. Form Sihirbaz penceresi 5. Ekrana gelen pencerede yer alan yerleflim seçeneklerinden biri seçilerek leri> dü mesi t klan r. Ekrana form stilinin seçilece i 3. Form Sihirbaz penceresi gelir (fiekil 2.47). fiekil 2.47: 3. Form Sihirbaz penceresi 6. Pencereden form stili seçildikten sonra leri> dü mesi t kland nda ekrana 4. Form Sihirbaz penceresi gelir. Bu pencerede kullan c n n iste ine göre form bafll verilir ve Son dü mesi t klan r (fiekil 2.48). Böylece basit bir form oluflturulmufl olur (fiekil 2.49). 101

34 fiekil 2.48: 4. Form Sihirbaz penceresi fiekil 2.49: Oluflturulmufl form görüntüsü b. Formlar kullanarak veri taban na bilgi girme Access'de haz rlanan formlar kullanarak veri taban na bilgi girmek de olas d r. Bunun için veri taban penceresindeki Nesneler bölümünde yer alan Formlar t klan r. Burada daha önceden haz rlanm fl formlardan istenilen biri çift t klanarak aç l r. Ekrana gelen form penceresine klavyeden yeni bilgiler girilir. Girilen kay tlar kendili inden veri taban na kaydedilece inden ayr ca kay t ifllemi yapmaya gerek yoktur. 2. Form görüntüsünü de ifltirme a. Metni biçimleme Daha önceden oluflturularak kaydedilmifl form içerisindeki metinlerin istenilen flekilde biçimlendirilmesi için yap lmas gerekenler flunlard r: Veri taban penceresinde yer alan Nesneler bölümünden Formlar t klan r. - Daha önce haz rlanm fl formlar aras ndan biçimlendirilecek form çift t klanarak a ç l r. - Access penceresinde yer alan Görünüm menüsünden Tasar m Görünümü seçene i t k l a n r. Formu tasar m görünümünde açmak için göstergeç, form ad üzerindeyken farenin sa tuflu t klanarak aç lan K sayol menüsünden Tasar m Görünümü de t klanabilir. Ekrana biçimlendirilecek form gelir. - Ekrana gelen formdaki metinlerden de ifltirilmek istenen etkinlefltirildikten sonra Biçimlendirme araç çubu unda yer alan yaz tipi, yaz tipi boyutu, metin hizalama ve yaz tipi rengi de ifltirme vb. dü meler kullan larak de ifliklikler yap l r (fiekil 2.50).

35 fiekil 2.50: Form metnini biçimleme b. Arka plan renklerini de ifltirme Veri taban penceresindeki bir formun arka plan renklerini de ifltirmek için öncelikle form, tasar m görünümünde aç l r. Daha sonra form üzerinde farenin sa tuflu t klanarak Dolgu/Arka Plan Rengi seçene inden renk listesine geçilir (fiekil 2.51). Bu ifllem Biçimlendirme araç çubu u üzerinde yer alan Dolgu/Arka Plan Rengi dü mesi t klanarak da yap labilir. Burada etkinlefltirilen her metnin arka plan rengi iste e göre de ifltirilir. Form penceresi kapat l rken tasar m de iflikli ini kabul edip etmedi imizi soran bir uyar penceresi gelecektir. Bu pencerede yer alan Evet dü mesi t kland nda arka plan renkleri de ifltirilmifl olur (fiekil 2.52). fiekil 2.51: Dolgu/Arka Plan Rengi renk listesi 103

36 fiekil 2.52: Arka plan renkleri de ifltirilmifl form c. fiekil ya da grafik dosyas ekleme Haz rlan p kaydedilmifl bir formun üzerine grafik eklemek için form, tasar m görünümünde aç l r. Pencerede yer alan Ekle menüsündeki Grafik seçene i t klan r. Form üzerinde grafi in çizilece i alan t klanarak belirlenir. Ekrana Grafik Sihirbaz gelir. Grafik Sihirbaz ile istenilen tür ve flekilde grafik belirlendikten sonra verilerin grafik üzerine nas l yerlefltirilece i belirlenir. Son olarak grafik bafll da atand ktan sonra form sayfas na grafik eklenmifl olur. d. Nesnelerin s ralan fl n de ifltirme Form üzerinde yer alan nesnelerin yerleri kullan c n n iste ine göre de ifltirilebilir. Bunun için form, tasar m görünümünde aç ld ktan sonra form üzerinde yer alan nesneler sürükle b rak yöntemiyle istenilen alana sürüklenerek b rak l r. Böylece nesnelerin s ralan fl de ifltirilmifl olur (fiekil 2.53). Ç. B LG YE ER fi M fiekil 2.53: Form üzerinde yerleri de ifltirilmifl nesneler Temel ifllemler a. Veri taban program n kurma ya da veri taban oturumuna girme Access program birden fazla kullan c n n oldu u bir ortamda kullan labilir. Bu program çoklu bir ortamda kullanabilmek için öncelikle bir çal flma grubu oluflturulmal d r. Bunun için Araçlar menüsünden s ras yla Güvenlik ve Çal flma Grubu Yöneticisi

37 komutlar t klan r. Ekrana Çal flma Grubu Yöneticisi penceresi gelir (fiekil 2.54). fiekil 2.54: Çal flma Grubu Yöneticisi penceresi Bu pencerede yer alan Olufltur dü mesi t kland nda ekrana Çal flma Grubu Sahibi Bilgisi penceresi gelir (fiekil 2.55). Burada çal flma grubu ile ilgili tan mlamalar yap l r. fiekil 2.55: Çal flma Grubu Sahibi Bilgisi penceresi Tan mlamalar yap ld ktan sonra Tamam dü mesi t kland nda ekrana Çal flma Grubu Bilgi Dosyas penceresi gelir (fiekil 2.56). Pencerede veri taban n n bulundu u konum belirlendikten sonra Tamam dü mesi t klanarak ifllem tamamlanm fl olur. fiekil 2.56: Çal flma Grubu Sahibi Dosyas penceresi Önceden oluflturulmufl bir veri taban grubuna girmek için pencerede yer alan Araçlar menüsünden s ras yla Güvenlik ve Çal flma Grubu Yöneticisi t klan r. Ekrana Çal flma Grubu Yöneticisi penceresi gelir. Bu penceredeki Kat l dü mesi t kland nda ekrana Çal flma Grubu Bilgi Dosyas penceresi gelecektir.. Ekrana gelen pencerede çal flma grubu tan mlanarak Tamam dü mesi t klan r. Böylece çok kullan c l veri 105

38 taban na ulafl lm fl olur. Bir veri taban aç ld nda, önceden oturum açma yordam etkinlefltirilmiflse ekrana Oturum Aç penceresi gelir. Bu pencerede yer alan Ad metin kutusuna kullan c ad yaz l r. E er parola tan mlanm flsa bu bilgi Parola metin kutusuna yaz ld ktan sonra Tamam dü mesi t klanarak veri taban na ulafl l r. b. Verilen kriterlere dayanarak kay t bulma Access program nda haz rlanm fl bir veri tablosundan bir tak m ölçütlere göre kay t bulmak için, tablo aç kken Düzen menüsünden Bul... komutu veya Standart araç çubu undaki Bul dü mesini t klamak gerekir (fiekil 2.57). fiekil 2.57: Düzen menüsü, Bul komutu Bul... komutu t kland nda ekrana Bul ve De ifltir penceresi gelir (fiekil 2.58). Bu pencerede yer alan Aranan: aç l r liste kutusuna aranacak bilgi, Bak: aç l r liste kutusuna ise bilginin aranaca tablo ad girilir. E fl l e fl t i r : aç l r liste kutusunda efllefltirme düzeyi, Arama Yönü: aç l r liste kutusunda ise arama yönü belirlendikten sonra Sonrakini Bul dü mesi t klanarak verilen ölçüte uygun kay t bulunmufl olur. fiekil 2.58: Bul ve De ifltir penceresi 106 c. Basit bir sorgu oluflturma Sorgulama, tablo ya da tablolardaki kay tlardan istenilen koflullar sa layan kay tlar ve bu kay tlardaki istenilen alanlar seçip almak için kullan l r. Bir sorgu ile birden çok kay t ayn anda güncellefltirilebilir, silinebilir veya özel hesaplamalar

39 y a p l a b i l i r. Sorgular; verileri de iflik biçimlerde görüntülemek, de ifltirmek ve çözümlemek için kullan labilir. Basit bir sorgulama ifllemi yapmak için afla daki ifllem ad mlar uygulan r: 1. Access veri taban penceresi aç l r. 2. Nesneler bölümündeki Sorgular seçildikten sonra Yeni dü mesi t klan r. Ekrana Yeni Sorgu penceresi gelir (fiekil 2.59). fiekil 2.59: Yeni Sorgu penceresi 3. Ekrana gelen pencereden Basit Sorgu Sihirbaz seçildikten sonra Tamam dü mesi t klan r. Ekrana Basit Sorgu Sihirbaz penceresi gelir (fiekil 2.60). 4. Bu pencerede sorgu alanlar seçildikten sonra leri> dü mesi t klanarak 2. Basit Sorgu Sihirbaz penceresine geçilir Basit Sorgu Sihirbaz penceresinde sorgu bafll belirlendikten sonra Son dü mesi t klanarak ifllem tamamlanm fl olur. fiekil 2.61'de müflteri ad ve soyad na göre basit bir sorgu oluflturulmufltur. fiekil 2.60: Basit Sorgu Sihirbaz penceresi 107

40 fiekil 2.61: Müflteri ad ve soyad na göre haz rlanm fl basit bir sorgu ç. Çoklu kriterlere dayanarak sorgu oluflturma Birden çok ölçüte dayanarak sorgu oluflturmak için yap lmas gerekenler flunlard r: 1. Access veri taban penceresi aç l r. 2. Nesneler bölümündeki Sorgular seçildikten sonra Yeni dü mesi t klan r. Ekrana Yeni Sorgu penceresi gelir. 3. Ekrana gelen pencerede Tasar m Görünümü seçildikten sonra Tamam dü mesi t kland nda Tabloyu Göster penceresi gelecektir (fiekil 2.62). fiekil 2.62: Tabloyu Göster penceresi 4. Tabloyu Göster penceresinde sorguda kullan lacak tablo belirlendikten sonra Ekle dü mesi t klan r ve pencere kapat l r. 5. Sorgu ekranlar nda tablodan sorguda yer alacak alanlar ayr ayr alttaki sorgu sütunlar na eklenir. Bu ifllem, alan adlar n n sürükle b rak yöntemiyle alt bölümlere eklenmesi ile olur (fiekil 2.63). 6. Sorgu sonucunda görünmesi istenmeyen alanlar için Göster onay kutular ndaki onaylar kald r labilir. Böylece çoklu ölçütlere dayanarak sorgu oluflturulmufl olur. 108

41 fiekil 2.63: Düzenlenmifl sorgu penceresi fiekil 2.64: Çoklu ölçütlere dayanarak oluflturulmufl sorgu d. Sorguyu kaydetme Haz rlanan bir sorgunun kaydedilmesi için herhangi özel bir iflleme gerek yoktur. Sorgu tablosu oluflturulduktan sonra pencere kapat ld nda otomatikman kaydedilmifl olacakt r. e. Filtreler ekleme Access program nda haz rlanan veri tabanlar binlerce veri ile dolu olabilir. Ancak, kullan c genellikle verilerin oldukça fazla oldu u tablolar yerine belirli ölçütlere uyan verileri görmek isteyebilir. Bir form veya veri sayfas ndaki kay tlar filtrelemek için Seçime Göre Filtre Uygula, Seçimi D flta Tutarak Filtre Uygula ve girilen ölçütlere göre Filtre Uygula: gibi de iflik yöntemler izlenebilir. Bunun için veri taban aç l r. Nesneler bölümünden içerisinde bilgi olan tablo etkinlefltirilir. Hangi ölçüte göre filtreleme eylemi gerçeklefltirilecekse ilgili hücre üzerinde farenin sa tuflu t klan r. Ekrana gelen K sayol menüsünden Seçime Göre Filtre Uygula komutu t klan r (fiekil 2.65). 109

42 fiekil 2.65: K sayol menüsünde yer alan Seçime Göre Filtre Uygula komutu Etkin hücredeki ölçüt d flar da b rak larak filtreleme gerçeklefltirilecekse yine ayn menüden Seçimi D flta Tutarak Filtre Uygula komutu t klan r. Kullan c belirli bir ölçüte göre filtreleme ifllemi gerçeklefltirmek istedi inde ise Filtre Uygula: komutunun yan ndaki bofl alana istedi i filtreleme ölçütünü yazd ktan sonra Enter turuna basarak filtrelemeyi bafllat r. Filtreleme ifllemi sonucunda tablodaki verilerin içerisinden belirlenen ölçütlere uygun olanlar listelenir (fiekil 2.66). Di er veriler ise ekranda görüntülenmez. fiekil 2.66: Seçime göre filtre uygulanm fl tablo f. Filtreleri kald rma Veri taban nda yap lm fl olan herhangi bir filtrelemeyi kald rmak için aç lan K sayol menüsünden Filtre/S ralama Kald r komutu t klanabilece i gibi Standart araç çubu unda yer alan Filtre/S ralama Kald r dü mesi de t klanabilir. Bu durumda tabloya uygulanan filtreleme ifllemi kald r lm fl olacakt r Sorguyu Ar tma a. Sorguya alanlar ekleme Daha önce haz rlanm fl bir sorgu tablosuna yeni alanlar eklemek için dosyan n tasar m görünümünde aç lm fl olmas gerekir. Aç lan tabloda bulunan alanlar n hemen

43 yan ndaki bofl listenin ilk hücresi t kland nda ekrana aç l r liste kutusu gelir (fiekil 2.67). Bu liste kutusundan istenilen alan ad t klanarak yeni alan eklenmifl olur. Pencere kapat l rken ekrana de iflikli i kaydetmek isteyip istemedi imizi soran bir uyar penceresi gelecektir. Bu pencerede yer alan Evet dü mesi t kland nda de ifliklik kaydedilerek pencere kapat l r. fiekil 2.67: Sorguya yeni alan ekleme b. Sorgudan alanlar kald rma Haz rlanm fl bir sorguda yer alan herhangi bir alan kald rmak için sorgu dosyas tasar m görünümünde aç ld ktan sonra, kald r lacak alan n sütun bafll t klanarak tüm sütun seçilir (fiekil 2.68). Daha sonra klavyeden D e l e t e tufluna bas larak tüm alan silinmifl olur. fiekil 2.68: Sorgudan kald r lacak alan seçme 3. Seçme ve S n fland rma a. Verilen kriterlere dayanarak verileri seçme ve s n fland rma Sorgu oluflturulurken pencerede bulunan Ölçüt: sat r tablolardan veri seçebilmek ve seçme sorgusu oluflturmak için kullan l r. Ölçüt: alan na girilecek olan uygun ölçütler kullan c taraf ndan istenilen verilerin seçilmesini sa lar. Access program nda verilen ölçütlere dayanarak verileri seçmek ve s n fland rmak da olas d r. Bunun için Sorgu nesnesi seçilerek etkinlefltirildi inde pencerenin sa taraf nda yer alan Tasar m Görünümünde Sorgu Olufltur seçene i t klan r. Ekrana gelen Tabloyu Göster penceresinden yararlan lmak istenen tablo seçilir. Pencerede yer alan 111