STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM KALİTE RAPORU

Transkript

1 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM KALİTE RAPORU A. Daire Başkanlığı Kuruluşu 124 Sayılı Yükseköğretim üst kuruluşları ile Yükseköğretim kurumlarının idari teşkilatı hakkında Kanun hükmünde kararnamede yer almayan Strateji Geliştirme Daire Başkanlıkları, 5436 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanunun 15/C maddesi uyarınca tarihi itibari ile kurulmuştur. Üniversitemizde ise tarihinde 5467 sayılı Üniversitemizin kuruluş kanunu ile birlikte kurulmuş olup, tarihinden itibaren faaliyetlerine başlamıştır. B. Vizyon Daire Başkanlığımız olarak; Uşak Üniversitesinin dünya standartlarına ulaşması için kurumsal öncü olan; hizmet anlayışında etkili ekonomik ve verimli hizmet politikasıyla mali hizmetlerin ve kanunlarla verilmiş diğer görevlerin yapılması sırasında her türlü inceleme ve izlemeye açık hesap verilebilir, şeffaf, saygın ve güvenilir bir daire başkanlığı olmaktır. C. Misyon Daire Başkanlığımız olarak; Uşak Üniversitesi olanaklarının gelişmesi ve hizmet kalitesinin yükseltilmesinin desteklenmesi için gerekli analiz, planlama, eşgüdüm çalışmalarını hazırlamak ve izlemek. Üniversitemiz mali hizmetlerinin sunulmasında kaynakların, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasını koordine etmek. Ekip çalışmaları ve katılımcılığı ön planda tutmak, paydaşlarımız ile etkili iletişim kurmak ve iş birliği yapmak ve de mevzuatlarda öngörülen strateji geliştirme birimlerinin fonksiyonları yerine getirmek. D. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Birimleri Görev ve Sorumlulukları 5436 sayılı Kanunun 15 inci maddesinde sayılan görevler ile 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 60 ıncı maddesinde sayılan görevler Strateji Geliştirme Daire Başkanlıklarınca yürütülmektedir. Bu görevler ise şunlardır; Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve hükümet programı çerçevesinde idarenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak. İdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek. İdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak.

2 İdarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak. Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek. İdarede kurulmuşsa Strateji Geliştirme Kurulunun sekretarya hizmetlerini yürütmek. İdarenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek. İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek. Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak. Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile mali istatistikleri hazırlamak. İlgili mevzuatı çerçevesinde idare gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek. Genel bütçe kapsamı dışında kalan idarelerde muhasebe hizmetlerini yürütmek. Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak. İdarenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek. İdarenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak. İdarenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken mali iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak. Mali kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak. Ön mali kontrol faaliyetini yürütmek. İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak; üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak. Üst Yönetici tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

3 E. Teşkilat Yapısı 5018 sayılı Kanunun 60 ıncı maddesinde 3 üncü paragrafında, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının teşkilat yapısı ve birimler şöyledir; a-stratejik Planlama b-iç Kontrol ve Ön Mali Kontrol c-bütçe ve Performans Programı d-muhasebe-kesin Hesap ve Raporlama e-yazı İşleri F. Personel Bilgileri Başkanlığımız bünyesinde 13 idari personel 1 akademik personel olmak üzere toplam 14 personel bulunmaktadır. Ayrıca 4 kısmi zamanlı öğrenci dairemizde çalışmaktadır. Personellerimiz unvan dağılımı şöyledir; 1 Daire Başkanı 2 Şube Müdürü 1 İstatistikçi 2 Şef

4 2 Bilgisayar İşletmeni 1 Akademik personel (uzman) 1 Mali Hizmetler Uzmanı 3 Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı 1 Veznedar a-personel Eğitim Durumu 2017 Yılı Personel Eğitim Durumu Lisans Doktora Kişi Sayısı 13 1 Yüzde 92,8 7,2 b-personel İletişim Bilgileri Unvan Dahili E-posta adresi Daire Başkanı Mesut ÇETİNKAYA 1702 mcetinkaya@usak.edu.tr Şube Müdürü Hicran Alp 1704 hicran.alp@usak.edu.tr Şube Müdürü Faruk ALABAY 1713 faruk.alabay@usak.edu.tr Mali Hizmetler Uzmanı Tuğba BOZ 1722 tugba.boz@usak.edu.tr Mali Hizmetler Uzmanı Yardımcısı Muzaffer 1724 muzaffer.sen@usak.edu.tr Sen Mali Hizmetler Uzmanı Yardımcısı Fatma Akbulut 1714 fatma.akbulut@usak.edu.tr Mali Hizmetler Uzmanı Yardımcısı Onur 1715 onur.mermer@usak.edu.tr Mermer Uzman Fatih ŞAHİN 1721 fatih.sahin@usak.edu.tr Şef Gonca Dağdelen 1711 gonca.dagdelen@usak.edu.tr Şef Mehmet AYTEMİR 1718 mehmet.aytemir@usak.edu.tr Bilgisayar İşletmeni Namık Kemal YİĞİT 1719 namik.yigit@usak.edu.tr Bilgisayar İşletmeni Muhammet Çakır 1723 muhammet.cakir@usak.edu.tr Veznedar SERAP YILDIZ 1717 serap.yildiz@usak.edu.tr İstatistikçi İnan AKTAŞ 1720 inan.aktas@usak.edu.tr

5 G. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Birimler Bazında Kalite Ölçümü KALİTE ÖLÇÜTÜ KALİTE ÇIKTISI MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA ŞUBESİ Muhasebe Ödeme İşlemleri Maaş Ödemeleri Evrak Akış Başarısı Genel bütçe kapsamı dışındaki idarelerde muhasebe hizmetlerini yürütmek. Gelir ve alacakların tahsil işlemlerini yürütmek. Bütçe kesin hesabını hazırlamak. Mal yönetim dönemine ilişkin icmal cetvellerini hazırlamak. İdarenin mali iş ve işlemlerini diğer idareler nezdinde yürütmek ve sonuçlandırmak. Mali kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak. Mali konularda üst yönetici tarafından verilen diğer görevleri yapmak. STRATEJİK PLANLAMA VE YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ Raporlama İdarenin stratejik planının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek. Stratejik planlamaya ilişkin her türlü çalışmaları yürütmek. İdarenin mali iş ve işlemlerini diğer idareler nezdinde yürütmek ve sonuçlandırmak. Mali kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak. Mali konularda üst yönetici tarafından verilen diğer görevleri yapmak. Mali kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak. İdare faaliyet raporunu hazırlamak. Mali istatistikleri hazırlamak.

6 KALİTE ÖLÇÜTÜ KALİTE ÇIKTISI BÜTÇE VE PERFORMANS PROGRAMI ŞUBESİ Bütçe Hazırlama Üniversite bütçe tekliflerini hazırlamak koordine etmek. Bütçe işlemleri konusunda BUMKO ile koordine çalışmak. Bütçe içi aktarma, ekleme, tenkis, ödenek tahsisi işlemlerini yürütmek. Bütçe gerçekleşme oranlarını dönemsel olarak hazırlamak. Bütçe ile ilgili diğer iş ve işlemleri gerçekleştirmek İÇ KONTROL ŞUBESİ Ödeme evraklarının ön kontrolü Harcama belgeleri ve ekleri üzerinde ödeme öncesi kontrol sürecinin yerine getirilmesi SGB.net sistemi üzerinden işlem tesis etmek. Ön mali kontrol işlemini yerine getirmek. Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları Yan ödeme cetveli kontrolü YAZI İŞLERİ BİRİMİ Gelen ve giden H. evrak Birim akışı Kalite Çıktılarını İyileştirmek Adına Yapılan Eğitim Çalışmaları sağlama Evrak kayıt veya ebys sistemi üzerinden işlem tesis etmek Personel özlük işlemlerini takip etmek (terfi, atama, hastalık izni, yıllık izin, mazeret izni vb.) Başkanlık web sitesini düzenlemek Taşınır kayıt yetkililiği görevini yerine getirmek

7 Üniversitemizin bütçe imkanları doğrultusunda Daire Başkanlığımız personelinin en iyi şekilde yetişmesi için personelimiz seminer, konferans, vb. Eğitimlere gönderilmektedir. Bunlardan 2017 yılı eğitimleri şöyledir; tarihlerinde Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı Onur Mermer in Ankara da düzenlenmiş olan 4. Dönem Mali Hizmetler Uzman Yardımcılarının Mesleki Eğitim Programına katılımı; tarihinde Strateji Geliştirme Daire Başkanı Mesut Çetinkaya nın Ankara da Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı nda düzenlenen Kurumsal Değerlendirme Süreci Bilgilendirme Toplantısına katılımı; tarihleri arasında Strateji Geliştirme Daire Başkanı Mesut Çetinkaya nın Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü ve Çanakkale 18 Mart Üniversitesi iş birliği ile gerçekleştirilen IX. Yükseköğretim Kurumları Strateji Geliştirme Daire Başkanları Toplantısına katılımı; tarihinde Strateji Geliştirme Daire Başkanı Mesut Çetinkaya nın Üniversitemiz Rektör Vekili Prof.Dr. Sayın DALKIRAN ile Yükseköğretim Kurulu nda gerçekleştirilen Kurumsal Değerlendirme Süreci ile ilgili toplantıya katılımı; tarihinde Strateji Geliştirme Daire Başkanı Mesut Çetinkaya nın Maliye Bakanlığı nda gerçekleştirilen Üniversitemizin dönemine ait bütçe görüşmelerine katılımı; tarihinde Strateji Geliştirme Daire Başkanı Mesut Çetinkaya nın üniversitemiz dönemine ait Kalkınma Bakanlığı nda gerçekleştirilmiş olan bütçe görüşmelerine katılımı; tarihleri arasında Dumlupınar Üniversitesi ev sahipliğinde gerçekleştirilen ADIM Üniversiteleri toplantısına Strateji Geliştirme Daire Başkanı Mesut ÇETİNKAYA nın katılımı. İ.Daire Başkanlığımız Tarafından Kullanılan Otomasyon Programları Daire başkanlığımız verilerin güvenli, verimli, güncel tutulabilmesi; muhasebe iş ve işlemlerinin yürütülebilmesi için say2000i, BKMYBS (Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilgi Sistemi),KBS ne (Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi) bağlı MYS (Yeni Harcama Yönetim Sistemi), TKYS (Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi), KPHYS (Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi), Elektronik Yolluk Bildirimi,E-sgk, sgb.net, TATBİS (Tasarruf Tedbirleri Bilgi Sistemi), Ka-Ya (Kamu Yatırımları Bilgi Sistemi), KYPBS (Kamu Yatırımları Proje Bilgi Sistemi) ve E-bütçe otomasyon programları kullanılmaktadır.

8 J.2017 Yılı Bütçe Gelir ve Gider Tabloları Uşak Üniversitesi 2017 Yılı Bütçe Gelirleri Ödenek Türü 2017 BÜTÇE TAHMİNİ 2017 GERÇEKLEŞME TOPLAMI GERÇEKLEŞME ORANI % 03-Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri ,42 04-Alınan Bağış ve Yardımlar ,58 05-Diğer Gelirler ,93 Toplam ,76

9 2018 Yılı Bütçe Gelirleri Ödenek Türü 2018 BÜTÇE TAHMİNİ GERÇEKLEŞME TOPLAMI (21/03/2018) GERÇEKLEŞME ORANI % (21/03/2018) 03-Teşebbüs ve Mülkiyet Gelirleri ,26 04-Alınan Bağış ve Yardımlar ,16 05-Diğer Gelirler ,12 Toplam , Yılı Bütçe Giderleri

10 K.Hassas Görevler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Daire Başkanı 1) İdarenin stratejik plan hazırlıklarını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek, 2) İdarenin ve/veya birimlerin belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirerek üst yöneticiye sunmak, 3) İdare faaliyetlerinin stratejik plan, performans programı ve bütçeye uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek, 4) İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak ve çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunmak, 5) İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlamak, 6) Ön malî kontrol görevini yürütmek, ve görüş bildirmek 7) Uzman ve uzman yardımcılarını mali hizmetler biriminin tüm fonksiyonlarında bilgi ve deneyim elde etmelerini sağlamak üzere dengeli bir şekilde görevlendirmek. 8) Şubelerde ve alt birimlerde hizmetlerin ve görevlerin yerinde ve zamanında yerine getirilmesi, etkili, süratli ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak, 9) 5018 sayılı Kanunun 60 ıncı maddesi ile 5436 sayılı Kanunun 15 inci maddesinde sayılan görevlerle, Kanun, tüzük, yönetmelik ve yönergelerle malî hizmetler birimlerine verilen görevlerden kendilerine verilen diğer iş ve işlemleri yapmak, 10) Kanun ve diğer mevzuatta belirlenen görev ve yetkiler çerçevesinde Başkanlığı temsil etmek, 11) Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen, diğer işleri ve işlemleri yapmak, 12) Daire başkanlığında, mali hizmetler bilincinin oluşmasını sağlamak Mesut ÇETİNKAYA Strateji Geliştirme Daire Başkanı 13) Daire Personelini sevk ve idare etmek, 14) Personele iş dağıtımı yaparak onlara görev vermek ve sonuçlarını almak,

11 15) Şubelerde bulunan personelin daha üst kademeler için yetiştirilmeleri yönünde gerekli desteği sağlayarak, hizmet içi eğitim programlarının uygulanmasını sağlamak, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Yetkilisi 1) Gelirleri ve alacakları ilgili mevzuatına göre tahsil etmek, yersiz ve fazla tahsil edilenleri ilgililerine iade etmek. 2) Giderleri ve borçları hak sahiplerine ödemek. 3) Para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetleri almak, saklamak ve ilgililere vermek veya göndermek. 4) Muhasebe hizmetlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri ilgili mevzuatında belirtilen sürelerle muhafaza etmek ve denetime hazır bulundurmak. 5) Muhasebe birimini yönetmek. 6) Diğer mevzuatla verilen görevleri yapmak. 7) Muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından, 8) Ön ödeme ile kesin ödemelerin yapılması ve ön ödemelerin mahsubu aşamalarında ödeme emri belgesi ve eki belgelerin usulünce incelenmesi ve kontrolünden, 9) Ödemelerin, ilgili mevzuatın öngördüğü öncelik sırası da göz önünde bulundurularak, muhasebe kayıtlarına alınma sırasına göre yapılmasından, 10) Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerini ilgili mevzuata göre kontrol etmekten, Sorumludur. Faruk ALABAY Şube Müdürü V. Muhasebe Yetkilisi

12 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Kesin Hesap Ve Raporlama Şube Müdürlüğü 1) Mali mevzuatın uygulanmasına yönelik değişiklikleri takip etmek. 2) Birim ile ilgili yazı, tutanak ve formları teslim almak, gerekli cevapları yazmak, paraf sonrası daire başkanına sunmak, yazışmaları sınıflandırılarak 3) Mali hizmetler bilincinin oluşmasını sağlamak. 4) Sorumluluğuna verilen şubenin çalışma programını hazırlamak, birim amirine sunmak ve uygulamak, şube çalışmalarını, daire başkanlığı hizmet politikası ve çalışma plan ve programlarına göre yönetmek, şube personelinin şube içi oryantasyonunu sağlamak. 5) Şube personelini; sevk ve idare etmek, izinlerini imzalamak ve de izinler vermek. 6) Daire Başkanlığımız Gerçekleştirme görevliliğini yerine getirmek. Hicran ALP Şube Müdürü Faruk ALABAY Şube Müdürü V. Hicran ALP Şube Müdürü Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Kesin Hesap Ve Raporlama Şubesi 1.Kesin hesabın tam ve doğru olarak mevzuatta öngörülen yasal süreler içerisinde hazırlanması 2.GYMY raporlarının kamu oyuna açıklanması 3.Taşınır kesin hesabının tam ve doğru olarak mevzuatta öngörülen yasal süreler içerisinde hazırlanması Fatma AKBULUT Mali Hiz. Uzm. Yrd. Fatma AKBULUT Mali Hiz. Uzm. Yrd. Onur MERMER/ Mali Hiz. Uzm. Yrd.

13 4.AB hibe işlemlerinin yapılması 5.Projelere(Bap,Farabi,Tübitak vb.) banka hesaplarının açılması,kontrolü ve kapatılması 6.Aylık hesap evraklarının(ödeme emri belgesi,mif vb.) Sayıştay denetimine hazır hale getirilmesi 7.Teminat mektuplarının takip edilmesi 8. SGK primlerini/ keseneklerini en geç ilgili ayın son haftasına(25-30 tarihleri arası) kadar ödemek. 9. Maaş sonrası, kurum personeline ait emanet hesapları işlemlerini (icra, nafaka, sendika, kefalet) maaş ödemelerinden hemen sonra içinde bulunulan ay sonuna kadar(15-30 tarihleri arası) zamanında ödemek. Fatma AKBULUT Mali Hiz. Uzm. Yrd. Fatma AKBULUT Mali Hiz. Uzm. Yrd Onur MERMER/ Mali Hiz. Uzm. Yrd. Fatma AKBULUT/ Mali Hiz. Uzm. Yrd. Serap YILDIZ/Veznedar Onur MERMER/ Mali Hiz. Uzm. Yrd. Serap YILDIZ/Veznedar Serap YILDIZ/Veznedar Serap YILDIZ/Veznedar er aylık kefalet bordrolarını takip eden ay içinde(01-30 tarihleri arası) Kefalet Sandığı na bildirmek. 11. Vergi beyannamesini ilgi ayın 26 sına kadar kontrollü bir şekilde beyan edip, ödemek. 12.Hazineden her ay Üç Aylık Nakit Talebinde bulunmak 13.T.K.Y. lerin Sayıştay Başkanlığına ve kefalet sandığına bildirilmesi 14.Her ödeme günü için verilen gönderme emirleri hesabının kapatılması 15.Banka hesaplarının kontrolünün yapılması Serap YILDIZ/Veznedar Fatma AKBULUT/ Mali Hiz. Uzm. Yrd. Serap YILDIZ/Veznedar Fatma AKBULUT/ MaliHiz.Uzm.Yrd. Serap YILDIZ/Veznedar Fatma AKBULUT/ Mali Hiz. Uzm. Yrd. Fatma AKBULUT/ Mali Hiz. Uzm. Yrd. 17.Kişi borçlarının takibi ve tahsili 18.Kamu idare hesaplarının Sayıştay Başkanlığına bildirilmesi Fatma AKBULUT/ Mali Hiz. Uzm. Yrd. Serap YILDIZ/Veznedar

14 19.Ocak ayında üniversitenin likit durumunun tespiti ve Maliye Bakanlığına bildirilmesi Fatma AKBULUT/ Mali Hiz. Uzm. Yrd. 20.Gelirlerin takibi 21.Taşınır /taşınmaz mal işlemleri Fatma AKBULUT/ Mali Hiz. Uzm. Yrd. 22.Firma/kişi icralarini emanet hesaplarina almak 23.Firma /kişi haciz ihbarnamesine 7 gün içinde ilgili yere cevap vermek Fatma AKBULUT/ Mali Hiz. Uzm. Yrd. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Kontrol Birimi 1.Ödeme emri belgesi ve ekleri üzerinde ödeme öncesi kontrol sürecinin yerine getirilmesi(bknz. Ödeme öncesi kontrol iş akış süreci), 2- SGB.net ve e-sgk üzerinden işlem yapılması, 3- say 2000i ve KBS sistemi üzerinden işlem tesis etmek. 4- Ön mali kontrol işlemini yerine getirmek. 4a- Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları 4- Yan ödeme cetveli kontrolü Muzaffer ŞEN Mali Hiz.Uzm.Yrd. Gonca DAĞDELEN Şef MuhammetÇAKIR Bilgisayarİşletmeni Tuğba BOZ Mali Hizmetler Uzmanı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İç Kontrol Şubesi 1.Üniversite, Eylem Planının revize edilmesi, standartların uygulanması ve geliştirilmesi konusunda çalışma yapmak. 2- Eylem planı sonuçlarının belirli tarihlerde üst yönetici ve Bakanlığa sunmak.

15 3- İç kontrol sistemini tüm birimler bazında değerlendirmek için gerekli mekanızma oluşturup, sistemi iç denetim ve dış denetim raporları kapsamında değerlendirmeye alıp Bakanlık(MYK MUB) ve de üst yönetime istenilen sürelerde Kurumun, iç kontrol sistemi ve eylem planı kapsamında oluşturulan değerlendirme raporunu hazırlayarak sunmak. 4- Daire başkanlığı, iç kontrol standartlarının uygulanması ve revize edilmesi çalışmalarının takip ve düzenlemesini yapmak Tuğba BOZ Mali Hizmetler Uzmanı 5- Yönetim bilgi sistemi kapsamında Bakanlığın talimatı üzerine e-sgb sistemine veri yüklemek. 6- Ön mali kontrole tabi mali karar ve işlemlerin kontrolünü yerine getirmek; 6a-Tahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları 6b-Yan Ödeme Cetvelleri 7-Ödeme emri belgesi ve ekleri üzerinde ödeme öncesi kontrol sürecini yerine getirmek(bknz. Ödeme öncesi kontrol iş akış süreci), 8- SGB.net ve e-sgk üzerinden işlem yapmak 9- say 2000i ve KBS sistemi üzerinden işlem tesis etmek. 10- Bakanlığın öngördüğü şekilde,uzman yardımcılarına hizmet içi eğitim vermek 11- Daire Başkanlığında, gerçekleştirme görevliliğine vekalet etmek 12- Taşınır kontrol yetkililiği görevini yapmak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bütçe Ve Performans Programı Şubesi 1.Bütçe tertibinin bulunup bulunmadığının araştırılması 2.Bütçe tekliflerinin Maliye Bakanlığı nın öngördüğü mevzuatta belirtilen sürelerde hazırlanması

16 3.Yedek ödenek taleplerinin Maliye Bakanlığı na bildirilmesi 4.Bütçe kanunu ile kesinleşen bütçe rakamlarının birimlerin teklif ve performanslarına göre Ocak ayı içinde birimlere dağıtılması(ödenek Dağıtma) 5.Mart ayı sonuna kadar bir önceki yıla ait Kamu Yatırımları izleme Ve Değerlendirme Raporunun hazırlanması 6.Temmuz ayı sonuna kadar Kurumsal Mali Durum Ve Beklentiler Raporunun hazırlanması(cari Yıl) 7.Mart sonu,haziran sonu,eylül sonu,aralık sonu olmak üzere 3 er aylık dönemlerdeki yatırım harcamalarının Kalkınma Bakanlığı na bildirilmesi 8.Ödenek üstü harcamaların kontrol edilmesi 9.AFP (ayrıntılı finansman programı) yapılması 10.3 er aylık ödenek göndermelerinin yapılması 1.Stratejik planın koordine edilmesi ve hazırlanması Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Stratejik Planlama Ve Yönetim Bilgi Sistemi Fatih ŞAHİN/Uzman 2.İdare Faaliyet raporunun hazırlanması 3- Yönetim bilgi sistemi kapsamında iş ve işlemeri yerine getirmek 4.Birim faaliyet raporunun Fatih ŞAHİN/Uzman İnan AKTAŞ/İstatistikçi Fatih ŞAHİN/Uzman İnan AKTAŞ/İstatistikçi Fatih ŞAHİN/Uzman İnan AKTAŞ/İstatistikçi

17 hazırlanması 5.Performans programının hazırlanması 6. Kurum kalite iç değerlendirme raporu hazırlıklarında koordinasyon ve sekretarya hizmetlerini yürütmek Fatih ŞAHİN/Uzman İnan AKTAŞ/İstatistikç Fatih ŞAHİN/Uzman İnan AKTAŞ/İstatistikçi 7. İç ve dış paydaşlar ile yılda en az bir kez memnuniyet anketi düzenleyip bu anket doğrultusunda rapor hazırlama çalışmalarını yürütmek. Fatih ŞAHİN/Uzman İnan AKTAŞ/İstatistikçi 8. Diğer kurumlar tarafından gönderilen ve stratejik planlama birimini ilgilendiren anket v.b çalışmalara cevap vermek. Fatih ŞAHİN/Uzman İnan AKTAŞ/İstatistikçi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yazı İşleri 1.Evrak kayıt veya ebys sistemi üzerinden işlem tesis etmek 2.Personel özlük işlemlerini takip etmek(terfi,atama,hastalık izni,yıllık izin,mazaret izni v.b.) Namık Kemal YİĞİT/ Bilgisayar İşletmeni Namık Kemal YİĞİT/ Bilgisayar İşletmeni 3.Başkanlık web sitesini düzenlemek Namık Kemal YİĞİT/ Bilgisayar İşletmeni 4.Taşınır kayıt yetkililiği görevini yerine getirmek Namık Kemal YİĞİT/ Bilgisayar İşletmeni

18 L.Birim Risk Belirleme ve Değerlendirme 1- Başkanlığımızda kayıtlı olan demirbaşların kayıp olma riski, -Mevcut demirbaşlara barkod uygulaması yapılarak demirbaşların kaybının önlenmesi 2- ihtiyaç halinde aranılan resmi bir evrakın bulunamama riski, -EBYS sistemi ve de evrak kayıt dosyalama işlemi ile konusuna ve her bir alt birim işlemlerine göre evrakların zamanında kaydedilmesi 3-Evrakların istenilen zamandan sonra ve gecikmeli ulaştırılamama riski, -EBYS sistemi ile evrakların zamanında ulaştırılması ve de gerekli hallerde iadeli taahhütlü olarak evrakların postaya verilmesi. 4- Muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulamama riski, -say 2000 i ve KBS sisteminin etkin bir şekilde kullanılması 5- Muhasebe hizmetlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri ilgili mevzuatında belirtilen sürelerle muhafaza edememe ve denetime hazır bulunduramama riski, -Daire Başkanlığımız da mevcut bulunan arşiv odalarımızda dış denetime hazır bulundurma işlemine karşı muhasebe yetkilimiz ve de sorumlu kişilerin kontrolünde her bir dosya, defter ve belgelerin mevcut saklanmasının kontrol edilmesi. 6- İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında zamanında çalışmaları yapamama riski, -İç kontrol sisteminin kurulması ve de çalışmaların aksamadan yürütülmesi amacıyla Daire Başkanlığımızda mevcut iç kontrol alt birimi var olup konu ile ilgili kişi görevlendirilerek takibi ve de süreçleri kontrol edilmektedir. 7- Ön malî kontrol görevini yürütme kapsamında oluşacak riskler, -Başkanlığımız olarak diğer birimlerden ön mali kontrol yapılma ve de görüş bildirme formu gönderildiğinde teslim belgesi ile evrakları teslim alarak mevzuatta yer alan süreler kapsamında işlem takip edilerek yerine getirmek.

19 8- Uzman ve uzman yardımcılarını mali hizmetler biriminin tüm fonksiyonlarında bilgi ve deneyim elde etmelerini sağlamak üzere dengeli bir şekilde görevlendirme ve de hizmet içi eğitim alma konularında oluşabilecek riskler, -Uzman ve uzman yardımcılarının yetiştirilmesine ilişkin usul ve esaslara dayalı olarak birimimiz de bulunan yetişmiş personellerce hizmet içi eğitimlerinin verilmesi ve de gerekli rotasyon dönemlerinin bilincinde olarak hareket edilmesi mevcut bir uygulamadır. 9- SGK pirim ve kesenekleri ile vergi borcu beyan ve ödemelerinin zamanında yapılamama riski, - Muhasebe alt birimimiz olarak SGK pirim ve kesenekleri ile vergi borcu beyan ve ödemelerinin zamanında yapılabilmesi için konuyu takip edecek personel(veznedar) görevlendirilmiştir. 10- Üniversitemiz taşınır /taşınmaz mal işlemleri ile ilgili risk, -Başkanlığımızda bu konu ile ilgili personel görevlendirilmiş olup, ayrıca takibinin zamanında yapılabilmesi konusunda muhasebe yetkilimiz tarafından kontrol edilmektedir. 11- Daire Başkanlığımız gerçekleştirme görevinin yerine getirilememe riski, - İzin, hastalık ve benzeri durumlarda gerçekleştirme görevinin yerine getirilememesi konusunda birimimizde vekalet edecek bir personel bu konuda görevlendirilmiştir. 12- Bütçe teklifleri, ödenek tertip kontrolü, ödenek serbest bırakma, ödenek üstü harcamaların kontrolü ve de raporlar vs. hakkında riskler, - Bütçe teklifleri, ödenek tertip kontrolü, ödenek serbest bırakma, ödenek üstü harcamaların kontrolü ve de düzenlenecek raporlar vs. hakkında ilgili alt birim mevcut olup, görevli ilgili personelce e-bütçe sistemi üzerinden tüm bu işlemler zamanında takip edilmektedir. 13-Stratejik plan, performans programı, faaliyet raporu, iç-dış paydaş anketlerinin düzenlenmesi vs. ve bu doğrultuda gerekli raporların oluşturulamama riski, -Daire Başkanlığımızda stratejik plan, performans programı, faaliyet raporu, iç-dış paydaş anketlerinin düzenlenmesi vs. ve de bu doğrultuda raporların oluşturulması kapsamında mevcut alt birimimiz ve de görevli personellerce ilgili işlemler zamanında yerine getirilerek kontroller yapılmaktadır. 14- İzin, hastalık vs. gibi durumlarda işlemlerin aksama riski, - İzin, hastalık vs. gibi durumlarda işlemlerin aksamadan herhangi bir riske sebebiyet vermemesi açısından vekalet sistemi ve de personel iş paylaşımı yapılmış durumda olup kalite iş ve işlem süreçlerinin güncel tutulmasına oy birliği ile karar verilmiştir.